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PaperOffice 2019 – Das papierlose Büro wird Realität

Papierchaos ade: PaperOffice 2019 räumt Schreibtisch und Aktenschränke ordentlich auf. Funktionsvielfalt, Sicherheit und eine intuitive Bedienung machen die neue Version des Dokument- und Informationsmanagement-Systems zum echten Alltagshelfer.

PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung – und ist damit so etwas wie der persönliche Hauself fürs Büro. Ein wirklich cleverer Hauself. Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, Hochleistungs-Texterkennung, Stichwortsuche – für PaperOffice 2019 kein Problem. Damit richtet sich das System nicht nur an Freunde magischer Bürohaustiere, sondern an alle Chefs und Arbeitnehmer, die ihr Zeitmanagement optimieren möchten. Warum? Wer PaperOffice nutzt, spart im Jahresdurchschnitt rund 150 Stunden ein, die anderenfalls bei der Suche nach Office-Dokumenten verstreichen. Genug Zeit, um endlich das Business-Englisch zu meistern, eine Weiterbildung anzugehen – oder es mal etwas ruhiger angehen zu lassen.

Der Clou: PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert. ScanConnect, das standardmäßig integrierten Scannermodul, nimmt eingescannte Papierdokumente in Sekundenschnelle in das System auf. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen versehen werden.
Das Modul OutlookConnect wiederum ermöglicht den schnellen und intuitiven Import von E-Mails – ohne Drittsoftware. Das Speichern von E-Mails und zugehörigen Anhängen in gemeinsamen Dokumentenmappen sorgt dabei für eine größtmögliche Übersicht. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle Vorgaben des Gesetzgebers (GoBD-Konformität).

Im praktischen Büroalltag treibt PaperOffice 2019 der „Digitalisierung“ den bloßen Buzzword-Charakter aus. Einmal digitalisiert, können sämtliche Dokumente mit der internen Suchmaschine durchsucht werden – egal ob, E-Mail, PDF oder eingescanntes Papierdokument. Die Live-Stichwortsuche liefert sämtliche Treffer im Handumdrehen. Filtereinstellungen grenzen die angezeigten Suchergebnisse nach Datum, Benutzer, Dokumenttyp oder Schlüsselwörter ein.
Gut zu wissen: Paper Office 2019 ist keine Cloudlösung. Alle Dokumente werden lokal gespeichert – mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung. So bleibt die Kontrolle stets beim Anwender. Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Kontakt
PaperOffice Europe
Ulrike Schneider
Businesscenter Platz der Einheit 1
60327 Frankfurt

irina.shevchenko@paperoffice.com
http://www.paperoffice.com

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

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Aufbewahrungsfristen für Patientenakten laufen im Dezember aus

Praxen und Kliniken bereiten Archivräumung nach Bundesdatenschutzgesetz vor

Bremen, 18. Dezember 2017 – Die Zeit um den Jahreswechsel nutzen viele medizinische Einrichtungen, um ihre Archive von Akten und Röntgenfilmen zu befreien, die nicht mehr länger aufbewahrt werden müssen. Denn am 1. Januar 2018 ist die 10-jährige gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Patientenakten und Röntgenfilme abgelaufen, die vor 2008 erstellt wurden. Die nun anstehende Entsorgung muss gemäß Kreislaufwirtschafts- und Bundesdatenschutzgesetz organisiert werden. Denn die vertraulichen Patientendaten – sowohl von Mensch als auch Tier – unterliegen bis zur sicheren Vernichtung der Schweigepflicht. Die Schmidt + Kampshoff GmbH betreut auch in diesem Jahr wieder eine Vielzahl an Medizinern bei der jährlichen Archivräumung. Das hanseatische Unternehmen hat sich auf maßgeschneiderte Entsorgungs- und Archivierungslösungen sowohl für Krankenhäuser als auch Arztpraxen spezialisiert. Während Kliniken meist den Komplettservice mit Archivräumung und Entsorgung nutzen, sortieren Arztpraxen alte Akten häufig selbst aus – je nach Menge mithilfe von Datensicherheitsbehältern (DSB) oder der Röntgenfilm-Box für Kleinmengen.
„Gerade in ärztlichen Praxen ist Platz in Aktenschränken oder -regalen ein rares Gut, weshalb die jährliche Archivpflege unverzichtbar bleibt. Viele Ärzte nutzen dafür den Jahreswechsel und sortieren gemeinsam mit dem Praxisteam alte Unterlagen aus. Wir von Schmidtentsorgung stellen dafür die passenden Datensicherheitsbehälter zur Verfügung. Bei kleineren Mengen an Röntgenbildern, wie sie meist in Arztpraxen anfallen, haben sich unsere handlichen Röntgenfilm-Boxen bewährt“, erläutert Monica Calvo Moreno, Datenschutzbeauftragte von Schmidt + Kampshoff. „Als Entsorgungsfachbetrieb stehen wir bei allen Fragen rund um die Archivpflege beratend und helfend zur Seite. So ist zwar bekannt, dass Patientenakten 10 Jahre nach der letzten Behandlung entsorgt werden können, jedoch gibt es häufig noch Unsicherheiten bei den enthaltenen Röntgenfilmen. Hier erreichen uns Fragen wie: Sind Röntgenaufnahmen von Kindern länger aufzubewahren als die von Erwachsenen? Können Röntgenbilder von Tieren mit deren Tod vernichtet werden? Dürfen digitalisierte Aufnahmen schon eher entsorgt werden? Oder auch: Warum sind Röntgentherapie-Aufnahmen mit 30 Jahren so deutlich länger aufzubewahren?“

Schmidt + Kampshoff berät medizinische Einrichtungen umfassend und kostenfrei zur ordnungsgemäßen Entsorgung von Röntgenfilmen und Patientenakten. Als anerkannter Betrieb gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) entsorgt Schmidtentsorgung nach den höchsten Datenschutzgrundsätzen in Deutschland und auch den ab Mai 2018 geltenden Forderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung. Röntgenfilme, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden in der eigenen Entsorgungsanlage in Rhede nach DIN SPEC 66399-3 (Schutzklasse 1, 2; Sicherheitsstufe P3, P4, F1) vernichtet. Enthaltene Wertstoffe führt das Unternehmen umweltgerecht in den Wirtschaftskreislauf zurück.

Weiterführende Informationen zur Entsorgung von Röntgenfilmen und Patientenakten finden Sie unter www.schmidtentsorgung.de. Die Röntgenfilm-Box für bis zu 20 kg Röntgenbilder kann unter www.x-raycycling.de kostenfrei bestellt werden.
Kontakt: Monica Calvo Moreno, Schmidt + Kampshoff GmbH, Georg-Henschel-Str. 1, 28197 Bremen, Tel.: 0421 835 444 0, Fax: 0421 835 444 11, E-Mail: monica.calvo-moreno@schmidtentsorgung.de
Pressekontakt: Katrin Sturm, Agenda 17. Agentur für Public Relations, Dittrichring 17, 04109 Leipzig, Telefon: +49 341 980 90 90, Telefax: +49 341 980 89 17, E-Mail: info@agenda17.de
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Röntgenfilm-Box zur Entsorgung von Kleinmengen

Schmidtentsorgung vereinfacht kostenfreie Bestellung mithilfe eines neuen Online-Bestellsystems

Bremen, 23. November 2017 – Obgleich jedes Jahr viele human- und veterinärmedizinische Einrichtungen auf die digitale Röntgentechnik umstellen, lagern noch immer unzählige analoge Röntgenbilder in ärztlichen Archiven. Hintergrund: Das Gesetz schreibt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren vor. Die anschließende Entsorgung kostet Ärzte und Mitarbeiter im meist hektischen Praxisalltag wertvolle Zeit – zu Lasten der Patientenversorgung. Deshalb hat die Schmidt + Kampshoff GmbH, zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb aus Bremen, ihren Entsorgungsservice um eine komfortable Kleinmengenlösung erweitert. Gerade Arztpraxen mit häufig nur geringen Mengen an Röntgenfilmen erhalten mit dem sogenannten X-Raycycling-Service eine schnelle, kostenfreie und datenschutzkonforme Entsorgungslösung: Die Röntgenfim-Box, die etwa 20 Kilogramm Röntgenfilme fasst. Dank eines neuen, vereinfachten Bestellsystems über www.x-raycycling.de können Ärzte und Unternehmen die kostenfreie Box nun in wenigen Sekunden bestellen.

„X-Raycycling ist ein Produkt, das aus unserer über 30-jährigen Erfahrung in der zertifizierten Röntgenfilmentsorgung resultiert: Viele Ärzte müssen sich mit der ordnungsgemäßen Entsorgung von kleineren Mengen an Röntgenbildern auseinandersetzen. Durch die immensen Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben fehlt dafür aber schlichtweg die Zeit. Überfüllte Archive und ein erschwerter Zugriff auf Patientendaten sind die Folge. Um dem entgegenzuwirken und wertvolle Rohstoffe in den Wirtschaftskreislauf zurückzuführen, haben wir mit X-Raycycling eine deutschlandweit flächendeckende Entsorgungslösung für kleinere Mengen an alten Röntgenfilmen entwickelt“, erläutert Monica Calvo Moreno, Datenschutzbeauftragte und Vertriebsleiterin von Schmidtentsorgung, den neuen Service. „Die Bestellung der Röntgenfilm-Box über unsere neue Website www.x-raycycling.de ist nun so schnell und einfach möglich, dass sie von jeder Praxismitarbeiterin und jedem Praxismitarbeiter mit ein paar Klicks erledigt werden kann“, betont Calvo Moreno weiter.

Nach Angabe der Kontaktdaten sowie der gewünschten Anzahl an Röntgenfilmboxen – es können auch mehrere kostenfrei bestellt werden – liefert Schmidt + Kampshoff die Box innerhalb von zwei bis maximal drei Werktagen an. Anschließend kann sie befüllt und mit mitgelieferten Plomben verschlossen werden. Zum Wunschtermin holt Schmidtentsorgung die volle Box dann zur datenschutzkonformen Entsorgung ab. Die enthaltenen Filme werden in der eigenen Anlage des Unternehmens in Rhede nach DIN SPEC 66399-3 vernichtet. Für größere Mengen an Röntgenbildern, digitale Röntgenfilme und Patientenakten bietet Schmidt + Kampshoff ebenfalls zertifizierte Entsorgungslösungen an. Auch die externe Aktenarchivierung in Hochsicherheitsarchiven gehört seit diesem Jahr zum Portfolio des Entsorgers.

Weiterführende Informationen zur Entsorgung von Röntgenfilmen unter www.x-raycycling.de und www.schmidtentsorgung.de.

Kontakt: Monica Calvo Moreno, Schmidt + Kampshoff GmbH, Georg-Henschel-Str. 1, 28197 Bremen, Telefon: +49 421 835 444 0, Telefax: +49 421 835 444 11, E-Mail: monica.calvo-moreno@schmidtentsorgung.de

Pressekontakt: Katrin Sturm, Agenda 17. Agentur für Public Relations, Dittrichring 17, 04109 Leipzig, Telefon: +49 341 980 90 90, Telefax: +49 341 980 89 17, E-Mail: info@agenda17.de

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Neuprodukt mit SAP-Bezug

CTO Balzuweit stellt universellen Konnektor für SAP & EASY Documents vor

Neuprodukt mit SAP-Bezug

Die CTO Balzuweit GmbH stellt ein neues Produkt in Ihrem Portfolio vor: clarc iLink for SAP & DOCUMENTS. Die Software ermöglicht es, SAP-Vorgänge in EASY Documents zu bearbeiten oder Workflows zu starten. Inhalte können dabei automatisch synchronisiert und sehr einfach verzahnt werden. Eine in SAP integrierte Anlagenliste bietet den direkten Zugriff auf verknüpfte Vorgänge in EASY Documents.

Um einen Datenaustausch zwischen SAP und EASY Documents zu realisieren, wurden in der Vergangenheit häufig projekt- und kostenintensive Individual-Schnittstellen benötigt. Daher entschied sich die CTO Balzuweit GmbH zur Entwicklung einer universellen Lösungsplattform für unterschiedliche Business-Anforderungen, die individuelle Projekt-Entwicklungen überflüssig werden lässt.

Bei dem Neuprodukt „clarc iLink for SAP & DOCUMENTS“ handelt es sich um einen universellen Konnektor für EASY Documents. Er ermöglicht das automatische Erstellen und Updaten von Inhalten in Documents, die mit einem SAP-Vorgang in Zusammenhang stehen. So können beispielsweise Kundendaten, welche in SAP als führendem System verwaltet werden, gleichzeitig aber auch in Documents vorliegen sollen, ganz einfach synchronisiert und verknüpft werden. Mittels individueller Konfiguration werden weitere Funktionen möglich: Beispielsweise Workflows zu starten, Schattentabellen zu füllen, Akten- und Daten zu synchronisieren oder das statische und dynamische Verknüpfen von Inhalten. So können Vorgänge, wie beispielsweise die Anlage eines neuen Mitarbeiters in SAP, der zugleich einen zugehörigen Workflow in Documents auslösen soll, oder Änderungen von Kundenakten in SAP, die in Documents übertragen werden sollen, ganz ohne Benutzerinteraktion durchgeführt werden.

Die in den generischen Objektdiensten verankerte Anlagenliste ermöglicht zudem eine spezialisierte Suchfunktion zu dem im Kontext stehenden SAP-Vorgang in Documents. In der Praxis wird dadurch etwa die Suche nach allen archivierten Vorgängen zu einem Kreditor vereinfacht.

Ein weiterer Vorteil des Konnektors liegt in der Anpassungsfähigkeit an individuelle Kundenbedürfnisse, was vor allem für SAP Objekte, Berechtigungen und Ansichten gilt.

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

www.cto.de

Kontakt
CTO Balzuweit GmbH
Miriam Arnold-Wurst
Lautlinger Weg 3
70567 Stuttgart
0711 718639 0
info@cto.de
http://www.cto.de

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Unfassbar und doch schnell passiert

Unfassbar und doch schnell passiert

Nils Gehring, Geschäftsführer der META Archivdepot GmbH, Oberhausen

Wie heute bekannt wurde, sind in Berlin sicherheitsrelevante Unterlagen zum neuen Flughafen BER auf offener Straße in zwei Müllcontainern entsorgt worden. Vor der Sicherstellung durch die Polizei sollen sich Passanten an den Akten unbehelligt bedient haben. Die vermeintlich aus einem Architekturbüro stammenden Dokumente enthielten laut Berichterstattung des Tagesspiegels höchst sensibles Datenmaterial, unter anderem detaillierte Angaben zu Strom- und Förderanlage, aber auch Schaltpläne und Grundrisse des Terminals.

http://www.tagesspiegel.de/berlin/ber-schwere-daten-panne-hochbrisante-akten-in-muellcontainern-entdeckt/10090230.html

K O M M E N T A R von Nils Gehring, META Archivdepot GmbH , Oberhausen

Oberhausen, 24. Juni 2014. Man mag kaum glauben, was da passiert ist: Durch unsachgemäßen Umgang gerät höchst brisantes Aktenmaterial in Umlauf und somit komplett außer Kontrolle. Ohne große Phantasie lassen sich unzählige Szenarien für die schmerzlichsten Risikopotenziale finden – die latente Terrorgefahr ist da nur Spitze des Eisbergs.

Ein Einzelfall? Keineswegs. Immer wieder wird Archivgut nicht sensibel genug behandelt, aus Uneinsichtigkeit, mangelndem Problembewusstsein, Schlamperei und Bequemlichkeit oder sei es nur, um an der falschen Stelle Geld zu sparen. Was am einen Tag noch als Hochsicherheitsthema gilt, landet am nächsten Tag dann im Altpapiercontainer an der nächsten Ecke.

Aber oft sind es auch schlichtweg nur die fehlenden „Sach“-Kenntnisse, die einer „sach“-gemäßen Entsorgung entgegenstehen. Denn bei Weitem nicht alle handelsüblichen Aktenvernichter erzielen die gleichen Ergebnisse. Interessantes dazu findet sich in der DIN 66399 genauso wie im Paragraphen 5 des Bundesdatenschutzgesetzes, der die Verpflichtung auf das Datengeheimnis mit Blick auf die beteiligten Personen fokussiert.

Egal für welches Unternehmen und welche Organisation, auch unabhängig von deren Größe, lohnt es sich in jedem Fall, den Archivalien über den gesamten Lebenzyklus hinweg die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken – und dazu gehört neben ihrer Aufbewahrung gerade auch die fachgerechte Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Die gute Nachricht: Es gibt nicht nur bewährte Konzepte, sondern auch spezialisierte Dienstleister, die dabei mit Rat und Tat zur Seite stehen. Damit man seine Akten nicht im Altpapier findet – allenfalls sachgemäß irreversibel unkenntlich gemacht!

Autor: Nils Gehring | ng@akten.net

Bildrechte: META Archivdepot GmbH Bildquelle:META Archivdepot GmbH

Über META Archivdepot
Die Wurzeln von META Archivdepot in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die in Familienbesitz befindliche META Archivdepot GmbH aus Oberhausen als erfahrener Spezialist und kompetenter Systemgeber rund um die Themen von Datenarchivierung, -logistik und -pflege. Seit 1995 bietet das META-System Kunden aller Branchen individuelle Lösungen für deren Archivlogistik. Zum Portfolio zählen insbesondere physische Aktenarchivierung, Datenträgerlagerung, Digitalisierung und Aktenvernichtung; im Mittelpunkt aller zentralen Prozesse steht die selbstentwickelte Software ArchiStore®. META Archivdepot agiert über ein flächendeckendes Netzwerk eigenständiger (allesamt DIN EN ISO 9001:2008-zertifizierter) Partner an 20 Standorten in Deutschland, den Niederlanden, in Österreich und in der Schweiz. Deren aktuelles eingelagertes Gesamtarchivvolumen beträgt rund 510.000 Aktenmeter. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle etwa 1.000 Mitarbeiter zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Sozialgeheimnis verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.akten.net abgerufen werden.

META Archivdepot GmbH
Nils Gehring
Max-Planck-Ring 62
46049 Oberhausen
+49/(0)208/82034-37
ng@akten.net
http://www.akten.net

ars publicandi GmbH
Martina Overmann
Schulstraße 28
66976 Rodalben
06331/5543-0
MOvermann@ars-pr.de
http://www.ars-pr.de

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Die Frauenkammer – Jannes C. Cramer

Spannend bis zum Schluß

Die Frauenkammer – Jannes C. Cramer

In einem abgelegenen, unbelebten Teil der Stadt wird eine Frauenleiche gefunden. Als die Ermittlungen keine verwertbaren Spuren liefern, wird der Fall zu den Akten gelegt, bis wenige Wochen später eine zweite Tote für offene Fragen sorgt. Ein tragischer Unfall oder ein weiterer Mord? Wie sich schnell herausstellt, scheint es eine Verbindung zwischen beiden Fällen zu geben. Für Kommissar Frank Holper beginnt eine mühsame Ermittlungsarbeit, für die er schon bald die Hilfe eines externen Beraters in Anspruch nimmt. Eine sinnvolle Idee oder ein verhängnisvoller Fehler?

Zur Buchwebsite: http://die-frauenkammer.de
Leseprobe & Bestellung: http://bit.ly/1cuhPg6

„Die Frauenkammer“ hat es beim WriteMovies Wettbewerb, einem internationalen Autoren-Wettbewerb für Drehbücher und Romane, unter über 1.000 Einsendungen ins Finale geschafft.

***
Jannes C. Cramer, geboren im Jahr 1981, arbeitet als selbstständiger Programmierer und Software-Entwickler in Koblenz. Mit „Die Frauenkammer“ schrieb er seinen ersten Kriminalroman, der als E-Book und als traditionell gedrucktes Taschenbuch erschienen ist.

Windsor Verlag
Eric J Somes
Glockengiesserwall
20095 Hamburg
4940809081180
eric.j.somes@windsor-verlag.com
http://windsor-verlag.de

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DELOITTE „FAST FIFTY“ AUSZEICHNUNG FÜR DOCUBYTE

DOKUBYTE, die Experten im Bereich digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung erhalten Auszeichnung.

DELOITTE "FAST FIFTY" AUSZEICHNUNG FÜR DOCUBYTE

München, 08.11. 2013

Der Münchner Profi für digitale Archivierung und Scanservice DOCUBYTE hat mit einem Umsatzwachstum von über 160% in fünf Jahren die renommierte „Fast Fifty“ Auszeichnung der Wirtschaftsprüfungssgesellschaft Deloitte erhalten. Damit honoriert Deloitte die Entwicklung des DOCUBYTE Onlinearchivs, das vielen Unternehmen dabei hilft, durch elektronische Archivierung und digitales Dokumentenmanagement schnell und ohne Investitionen in den Genuss des papierlosen Büros zu kommen.

DOCUBYTE kann in seinem hochtechnisierten Scan-Zentrum in Planegg bei München jeden Tag 100.000 Blatt Dokumente digitalisieren und Akten scannen. Zu den Kunden von DOCUBYTE gehören renommierte deutsche Unternehmen aus allen Wirtschaftsbereichen sowie Universitäten, Bibliotheken und Behörden. Hauptgrund für das starke Wachstum von DOCUBYTE sind Innovationsgeist und kundenfreundliche Lösungen.

Digitale Archivierung als Auftrag begreifen

Das DOCUBYTE Onlinearchiv ist ein Cloud-Speicher für digitale Dokumente, welcher ohne Investitionskosten innerhalb weniger Stunden beliebig skalierbar und extrem gut geschützt bereit steht. Ein digitaler Panzerschrank, der keinen Millimeter Platz im Büro wegnimmt und in dem alles sofort gefunden wird. Da Kunden sofort mit dem elektronischen Archiv arbeiten können und das System ohne Schulung intuitiv bedient werden kann, begeistert diese Lösung schon zahlreiche Firmen in ganz Deutschland.

Mit der Deloitte-Auszeichnung sieht sich DOCUBYTE-Gründer und Geschäftsführer Holger Martens bestätigt in seiner Überzeugung, dass das papierlose Büro immer mehr von einem lang gehegten Traum zu einer Realität des Alltags wird. „Das papierlose Büro, möglich durch Kombination von Scanservice und digitale Dokumentenmanagement-Systeme, läutet eine neue Ära des effizienten, stressfreien Arbeitens ein. Wir sind stolz darauf, für dieses Ziel unseren Teil einzubringen.“ So Herr Martens in Reaktion auf die Preisverleihung.

Das papierlose Büro zum Ausprobieren

Für ein effizientes digitales Dokumentenmanagement, welches letztlich das Ziel der digitalen Aktenarchivierung ist, reicht Dokumente Scannen nicht aus. Es muss auch softwareseitig ein leistungsfähiges digitales Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden. Für viele Unternehmen ist es nicht leicht, bei der Vielzahl der angebotenen Systeme das richtige zu finden. Es fallen teilweise hohe Investitionen an, Kosten für Unternehmensberater und Schulung der Mitarbeiter. Immer wieder kommt es trotz alldem vor, dass sich in der täglichen Arbeit dann herausstellt: Das System ist nicht geeignet für die realen Erfordernisse.

Genau aus diesem Grunde hat DOCUBYTE das Onlinearchiv entwickelt. Dieses System wird ohne Anfangsinvestitionen als SaaS (Software as a Service) zur Verfügung gestellt. Es fallen geringe monatliche Gebühren für die Nutzung an, die sich nach der Größe des benötigten Datenvolumen und der Anzahl der Benutzer richten. Das elektronische Archiv kann innerhalb eines halben Tages eingerichtet werden und die Bedienung ist so einfach, dass Mitarbeiter nach einer kurzen Einweisung sofort loslegen können.

Aufgrund dieser Flexibilität kann z. B. eine Abteilung einer Firma das elektronische Archiv einfach testen und praktische Erfahrungen mit den „digitalen Dokumenten“ sammeln. Der Nutzen ist sofort spürbar, endlose Projekt- und Beratungsgespräche sind passé. Sofort kann effizient mit den digitalen Dokumenten gearbeitet werden. Mitarbeiter haben plötzlich mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben, anstatt ewig in Aktenordnern nach Dokumenten zu suchen. Dies senkt die Kosten, motiviert die Mitarbeiter und führt zu zufriedeneren Kunden.

Know-How für das ideale papierlose Büro

Auf seiner Website www.docubyte.de hält DOCUBYTE viele weitere Informationen über elektronische Archivierung und Tipps und Tricks rund um das Thema Dokumentendigitalisierung für große und kleine Unternehmen bereit. In seinem Blog informiert DOCUBYTE zudem über aktuelle Entwicklungen im Bereich digitales Dokumentenmanagement und Beispiele von erfolgreichen Projekten.

Für ein papierloses Büro: DOCUBYTE. Von Papier befreit.

Bildrechte: Deloitte

DOCUBYTE e.K. ist der Experte für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Mehr Informationen finden Sie auf www.docubyte.de.

Kontakt:
DOCUBYTE e.K.
Joachim Görbert
Lochhamer Str. 31
82152 Planegg-Martinsried
01573 – 15 20 100
presse@docubyte.de
http://www.docubyte.de

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Akten schneller und variabel ins Rollen bringen

Fairfix stellt neue Vario-Modelle des Aktenrollwagens vor / Verstellbarer Fachboden für flexiblen Transport in Behörden und Büros

TÖGING AM INN – Ordner und Schriftstücke schneller und variabel bewegen: Fairfix hat die neuen Vario-Modelle des Aktenrollwagens vorgestellt, der in Behörden und Büros den Verwaltungsweg beschleunigt. „Wir bringen Akten noch schneller ins Rollen“, sagt Fairfix-Inhaber Johannes Köberl aus dem oberbayerischen Töging am Inn (Lkr. Altötting).

Die Vario-Modelle des Aktenrollwagens aus OSB-Material versprechen noch mehr Flexibilität beim Transport von Akten und Schriftstücken. Die Etagen- und Fachhöhe ist in der neuesten Auflage der Umzugshilfe individuell auf das Transportgut einstellbar. Die 32-mm-Lochschienen sind flächenbündig eingefräst, die einzelnen Fachböden wurden mit Feder-Bolzen ausgestattet. „Das gesamte Fassungsvolumen lässt sich noch effektiver nutzen“, erklärt Johannes Köberl die Neuheit.

Mit einer ebenso einfachen wie professionellen Idee hat der holztechnische Fachbetrieb Fairfix die perfekte Lösung: Der Aktenrollwagen nimmt beidseitig Akten, Ordner und andere Ablagesysteme auf. Auf der Abdeckung finden zwei Umzugskartons mit Büromaterialien Platz. Mit Hilfe von Stretch-Folie wird die Ladung schnell und preiswert gesichert, die Wagen werden nummeriert und landen so genau an ihrem Bestimmungsort. Für das Transportunternehmen bedeutet diese einfache Handhabung eine enorme Zeit-, Kraft- und Aufwandsersparnis. Und der Kunde kann sich über einen problemlosen Ablauf und günstige Umzugskosten freuen.

Fairfix-Aktenrollwagen dienen in Behörden und Büros in erster Linie zum Umzug von Registraturen. „Akten müssen nicht mehr umsortiert werden“, beschreibt Köberl den Vorteil des Aktenrollwagens. „Ordner kommen direkt vom Regal in den Rollwagen. Im Archiv oder einer anderen Registratur angekommen, werden die Ordner wieder ins Regal gestellt.“ Die Poststelle kann mit dem Aktenrollwagen die Post schneller hin- und herbewegen.

Verstärktes Chassis
Aktenrollwagen für Behörden und Büros sind eine Weiterentwicklung der Umzugshilfen für Speditionen. Statt dreien wurden fünf Regalböden aus mit 18 mm dickem mehrschicht-verleimtem Birkenholz eingesetzt. Die Rollwagen sind 1,93 Meter hoch (normal 1,26 Meter). Die Fächer sind leicht geschrägt zur Mittelwand, so dass die Akten sicher verstaut bleiben. „Ein Rollwagen fasst rund 7,50 Meter Regal“, rechnet Fairfix-Inhaber Johannes Köberl vor. Das Chassis des Spezialaktenrollwagens ist auf eine Nutzlast von 950 kg (normal 400 kg) ausgelegt. Die 125-mm-Rollen mit blauen Elastik-Rädern lassen sich abriebfest auf Teppich- und Holzböden bewegen.
Professionelle Umzugshilfe
„Wir haben Büro-Umzüge genauer unter die Lupe genommen“, sagt Fairfix-Inhaber Johannes Köberl. Erst verpacken die Möbelspediteure Ordner, Akten und Büromaterial in Kartons und beladen den Lastwagen. Am neuen Standort wird ausgeladen und ausgepackt. Kartons und Inhalt werden häufig beschädigt, Transportgüter gehen verloren. „Das kostet nicht nur Zeit, sondern häufig auch Nerven“, weiß Köberl. Die Transporthilfe des holztechnischen Betriebs wird beidseitig mit Akten und Ordnern beladen.
Interessante Alternative: Kaufen oder mieten?
Individuell kalkulierte, stückzahlabhängige Preise machen den Kauf des Aktenrollwagens besonders günstig. Als Alternative zum Kauf bietet Fairfix Miet-Aktenrollwagen für den reibungslosen Umzug. Das Modell Optima-groß (Art-Nr. 00S350) mit einer Traglast von 350 kg und Korpusabmessungen (HxBxT) von 1143 x 800 x 605 mm bei einer Gesamthöhe mit Rollen und Kranz von 1298 mm kann – gerade für Transportunternehmen interessant – kostengünstig gemietet werden.

Über Fairfix e. K.
Das Unternehmen wurde 1999 gegründet – damals als Montagebetrieb für Messestände und Bauelemente. Innerhalb kurzer Zeit entwickelte sich das junge, dynamische Unternehmen dann zum Holztechnischen Fachbetrieb mit einem vielseitigen Leistungsangebot und hochmodernen Produktionsmöglichkeiten.
Heute besteht das Kerngeschäft in der Entwicklung und Fertigung von systematischen und kundenspezifischen Verpackungs- und Transportkisten für Logistik und Export. Bekannt ist Fairfix zudem für hochwertige Transportgeräte zur professionellen Anwendung in der Umzugs- und Möbellogistikbranche. Aber auch zahlreiche Firmen, Institutionen und Behörden der öffentlichen Hand setzen auf die hohe Qualität der rollenden Transporthilfen, die auch in einem eigenen Online-Shop angeboten werden.
Ergänzend zum Kerngeschäft „Verpackungen und Transportsysteme“ realisiert Fairfix anspruchsvolle Projekte im Innenausbau, Laden- und Messebau. Unter dem Markennamen „Loft&Lounge“ werden hochwertige Massivholzmöbel gefertigt, wodurch die vielseitigen Produktionsmöglichkeiten der Schreinerei vollständig genutzt werden.

Über Fairfix e. K.
Das Unternehmen wurde 1999 gegründet – damals als Montagebetrieb für Messestände und Bauelemente. Innerhalb kurzer Zeit entwickelte sich das junge, dynamische Unternehmen dann zum Holztechnischen Fachbetrieb mit einem vielseitigen Leistungsangebot und hochmodernen Produktionsmöglichkeiten.
Heute besteht das Kerngeschäft in der Entwicklung und Fertigung von systematischen und kundenspezifischen Verpackungs- und Transportkisten für Logistik und Export. Bekannt ist FAIRFIX zudem für hochwertige Transportgeräte zur professionellen Anwendung in der Umzugs- und Möbellogistikbranche. Aber auch zahlreiche Firmen, Institutionen und Behörden der öffentlichen Hand setzen auf die hohe Qualität der rollenden Transporthilfen, die auch in einem eigenen Online-Shop angeboten werden.
Ergänzend zum Kerngeschäft „Verpackungen und Transportsysteme“ realisiert Fairfix anspruchsvolle Projekte im Innenausbau, Laden- und Messebau. Unter dem Markenname „Loft&Lounge“ werden hochwertige Massivholzmöbel gefertigt, wodurch die vielseitigen Produktionsmöglichkeiten der Schreinerei vollständig genutzt werden.

Fairfix e. K.
Johannes Köberl
Traunsteiner Straße 63
D-84513 Töging am Inn
+49 (0) 86 31 / 99 0 29 77

http://www.fairfix.de
fastfix@fairfix.de

Pressekontakt:
Pressebüro König
Josef König
Franz-Xaver-Neun-Straße 6
84347 Pfarrkirchen
info@koenig-online.de
08561910771
http://www.koenig-online.de

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Automobilzulieferer Eissmann Automotive Deutschland realisiert unternehmensweite ECM-Strategie mit SER

Neustadt/Wied / Bad Urach, 20.03.2012. Die Eissmann Automotive Deutschland GmbH hat sich für die DOXiS4 iECM-Suite von SER entschieden. Ziel ist es, alle geschäftsprozessrelevanten Informationen und Daten zusammenhängend und papierlos dazustellen. Mehrere 100 Stunden von Such- und Wegezeiten pro Jahr sollen durch die Abschaffung des papierbasierten Arbeitens drastisch reduziert werden.

Besonders wichtig bei der Umsetzung einer unternehmensweiten ECM-Strategie sind Eissmann die frühe Erfassung der Eingangspost, die automatisierte und workflowgestützte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, elektronische Akten für Lieferanten, Verträge, Projekte und Personal sowie die E-Mail-Archivierung. Nach den Implementierungsphasen der Teilprojekte ist jeweils ein Roll-out in die weltweiten Tochterunternehmen geplant.

„Wir in der IT & IT-Organisation verstehen uns als moderner Dienstleister für den gesamten Konzern. Daher möchten wir unseren internen Kunden eine effiziente, DV-gestützte Arbeitsweise ermöglichen und dabei ganzheitliche Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zur Verfügung stellen“, erläutert Projektleiter Cornelius Hilbig die ECM-Strategie seines Unternehmens.

Erstes Teilprojekt: E-Mail-Archivierung

Vorrangiges Ziel des ersten Teilprojekts ist angesichts der stetig steigenden Flut von E-Mails die E-Mail Archivierung. Damit wird die technische Basis für die Reduzierung der Exchange-Datenbank geschaffen und zusätzlich über eine revisionssichere Langzeitarchivierung die gesetzlichen Vorschriften eingehalten (Journaling.

Der Entscheidung des Automobilzulieferers für DOXiS4 von SER war ein umfangreiches Auswahlverfahren mit zu Beginn elf Anbietern vorausgegangen. Gesucht wurde ein Softwarehersteller, der die im Lastenheft definierten Ziele der Eissmann Group Automotive erfüllt und nicht nur DMS- und Archivierungsverständnis mitbringt, sondern über eine vollintegrative ECM-Suite verfügt. Die Lösung musste insbesondere den internationalen Anforderungen bzgl. Mehrsprachigkeit gewachsen sein und das immer bedeutsamere mobile Arbeiten unterstützen.

Über Eissmann Group Automotive

Als Entwicklungs- und Wertschöpfungspartner der Automobilindustrie ist die Eissmann Group Automotive ein weltweit führender Hersteller hochwertiger Bedienmodule, Verkleidungsteile und kompletter Fahrzeuginnenräume. Die Eissmann-Gruppe hat alles im Programm, was den Innenraum eines Automobils aufwertet. Das Portfolio reicht von Verkleidungsteilen wie Mittelkonsolen, Instrumententafeln, Armauflagen und Türverkleidungen über kombinierte Bedienteile wie Schaltgriffe, Handbremsverkleidungen und Wählhebel bis hin zu kompletten Verkleidungssystemen. Die Innovationskraft sichert die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Die international tätige Unternehmensgruppe verfügt über zehn Produktionsstandorte in Deutschland, Ungarn, Tschechien, Slowakei, Mexiko, USA und China. Sie erzielte 2011 einen Umsatz von 245 Mio. Euro. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.eissmann.com.

Über die SER-Gruppe

SER ist größter deutscher Softwarehersteller und Direktanbieter von Enterprise Content Management Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit über 370 Mitarbeitern in 14 Gesellschaften an 21 eigenen Standorten in Europa bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern mit Präsenz in fast jedem europäischen Land. Insgesamt zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 1.000.000 Usern zu den Kunden der SER. Seit 25 Jahren entwickelt SER Software „Made in Germany“ für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die komplett serviceorientierte DOXiS4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, elektronische Akten und Workflow, die automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.ser.de.
SER Solutions Deutschland GmbH
Bärbel Heuser-Roth
Innovationspark Rahms
53577 Neustadt/Wied
baerbel.heuser-roth@ser.de
+49 2683 984 220
http://www.ser.de

Pressemitteilungen

6.000 beschädigte Akten sind jetzt fit für die Langzeitarchivierung

Behrens & Schuleit schloss außergewöhnliches Digitalisierungsprojekt erfolgreich ab / Informationen nach Brand gesichert

Düsseldorf/Peine, 23. September 2011 – Die Dokumentenexperten der Behrens & Schuleit GmbH haben ein besonders herausforderndes Projekt abgeschlossen: Sie konnten zirka 6.000 Akten, die bei einem Brand im Ausländeramt Peine im Januar 2011 teils erheblich beschädigt worden waren, digitalisieren und somit wichtige Informationen vor dem Verlust bewahren.

Die durch Feuer und Löschwasser stark in Mitleidenschaft gezogenen Unterlagen waren äußerst wichtig, da es sich bei ihnen um nur ein Mal vorliegende Dokumente handelte, die unter anderem für laufende Verfahren benötigt wurden und werden. Dazu gehörten beispielsweise Pässe. Deshalb suchte der Landkreis nach einer Lösung, um zu retten, was noch zu retten war. Auf Empfehlung nahm der Landkreis Kontakt mit der Behrens & Schuleit GmbH auf. Die Düsseldorfer gehören zu den Spezialisten in allen Fragen rund ums Dokument und bieten umfassende Dienstleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Und: Sie konnten auch in dieser Situation helfen.

Durch ein Gutachten wurde der Zustand der Akten festgestellt. Ein Sanierungsunternehmen wurde mit Vorgaben aus dem Gutachten beauftragt, die verbliebenen Akten zu sortieren, einzuschweißen und für den Transport in Kartons zu verpacken. In Düsseldorf angekommen, begann sofort die Rettungsaktion: Die Unterlagen wurden ausgepackt, voneinander getrennt sowie von verschmolzenen Klarsichthüllen, Ruß und Heftklammern befreit. „Dabei mussten die Mitarbeiter nicht nur äußerst sorgsam mit dem Papier umgehen. Aufgrund der starken Geruchskontamination waren sie auch gezwungen, die Akten in separaten Räumen zu verarbeiten – zeitweise sogar unter Verwendung von Atemschutzmasken“, erklärt Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH.

Der schlechte Zustand des Papiers ließ eine durchgehende Stapelverarbeitung der Dokumente nicht zu. Die Mitarbeiter mussten sie von Hand an einen Durchlaufscanner legen oder mit Hilfe eines Buchscanners digitalisieren. Nur so konnte gewährleistet werden, dass besonders stark beschädigte Exemplare ohne gerade Flächen bestmöglich digitalisiert wurden. Auch Informationen auf Fragmenten ließen sich auf diese Weise einlesen.

Die erfassten Dokumente wurden täglich verschlagwortet, in das PDF/A-Format konvertiert und auf einem FTP-Server zum Download bereitgestellt. Durch die Verwendung von PDF/A, dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, konnte Behrens & Schuleit die Akten auch dauerhaft retten.

Weil das Ausländeramt nach dem Brand zunächst über keinerlei Unterlagen verfügte, hatten die rund fünf Mitarbeiter, die bei Behrens & Schuleit mit dem Projekt betraut waren, noch eine weitere Herausforderung zu meistern: Sie mussten dringend benötigte Akten zeitnah aus dem Bestand heraussuchen und digitalisieren. Da die Unterlagen vorsortiert waren, gelang ihnen dies – ebenso wie die gewünschte möglichst schnelle Verarbeitung der gesamten Akten. In nur drei Monaten konnten sie alle noch vorhandenen Informationen sichern und die alten Akten gemäß den Datenschutzbestimmungen vernichten.
Über die Behrens & Schuleit GmbH:

Die Behrens & Schuleit GmbH wurde bereits 1929 in Düsseldorf gegründet und unterstützt seitdem ihre Kunden in allen Fragen rund um das Dokument. Heute bietet das Unternehmen umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Dazu gehören die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente (Input-/Outputmanagement) und die Beratung rund um Dokumenten- und Process-Management. Behrens & Schuleit begleitet sowohl kaufmännische Dokumente als auch großformatige Zeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklusses. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem die Daimler AG, der Flughafen Düsseldorf, das Maritim Hotel Düsseldorf, die Thyssen Krupp Stahl AG und die Victoria Versicherungen AG.

Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 75 Mitarbeiter und verfügt – neben seiner Zentrale in Düsseldorf – über Vertriebsbüros in Bad Bentheim, Meckenheim und Osnabrück. Geschäftsführer sind Dieter Rick und Thomas Rick. Behrens & Schuleit ist aktives Mitglied im Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. (FMI) und im VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Darüber hinaus ist Thomas Rick Past President des Regionalkreises Niederrhein des BJU (Die Jungen Unternehmer) und Vorstandsmitglied im ASU (Die Familienunternehmer), Regionalkreis Düsseldorf. Weitere Informationen: www.behrens-schuleit.de
Behrens & Schuleit GmbH
Cristina Castrillón
Fleher Straße 198
40223 Düsseldorf
Telefon: 0211 15758-10

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