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Hilfe, Hilfe ich ertrinke

IT-Umstellungen und Ihre großen und kleinen Katastrophen

Hilfe, Hilfe ich ertrinke

Mensch Prozess und Software gehören zusammen (Bildquelle: Pixabay cco Lizenz)

immer zu Beginn eines neuen Jahres ist es wieder soweit. Neue IT-Systeme werden eingeführt, vielfach mit großen und größten Schwierigkeiten. Aufträge können dann nicht erfasst, Produktionen nicht geplant, Rechnungen nicht geschrieben, Zahlungen nicht gebucht oder Mahnungen nicht gedruckt werden um nur einige Bereiche zu nennen. Es beschleicht uns das Gefühl, das das Unternehmen zum Stillstand gekommen ist. Chaos, Chaos überall, man hört die Rufe „Hilfe, Hilfe wir ertrinken“, doch wer rettet uns?

Funktionsfähigkeit als erstes

Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, ist es nass, da kann man leider nichts mehr dran ändern. Jetzt muss der erste Blick auf die Funktionsfähigkeit des Unternehmens ausgerichtet sein, nicht auf Schadenersatzansprüche. Wie man Zeit damit vergeudet, über Schuld oder Schadenersatz nachzudenken, statt über die Lösung des Problems, hat man bei der Einführung des Mautsystems in Deutschland gesehen. Jeder verschwendete Tag in einem Unternehmen kostet viel Geld. Hier anzusetzen, ist vorrangig für den Geschäftserfolg.

Erst mal Frust abbauen

Da sind jetzt die frustrierten Mitarbeiter, die in ihrer täglichen Arbeit gehemmt sind. Einzelne nicht funktionierende Bereiche werden leicht auf das ganze System übertragen nach dem Motto: „Nichts geht mehr“. Würde man genauer hinschauen, ließe sich feststellen, dass das System zumindest in Teilbereichen funktionieren könnte, wenn man es ließe. Hier gilt es schnell ein Ventil zu schaffen, über das die einzelnen User ihrem Ärger Luft machen können. Am besten geschieht dies über ein internes Forum zu diesem Bereich, gekoppelt mit einer permanent besetzten Hotline. So lässt sich ein Großteil der kleinen Probleme schnell beheben.

Prozesse untersuchen und angleichen

Auch das Projektteam, das die Software-Einführung begleitet hat, bekommt jetzt eine neue wichtige Funktion. Anhand der Beschwerden aus den Fachabteilungen muss überprüft werden, ob die Probleme auf eine falsche Software-Programmierung oder einen nicht funktionierenden Geschäftsprozess zurückzuführen sind. Programmierfehler sollten normalerweise schnell behoben sein. Geschäftsprozesse müssen in den Einzelschritten auf Logik und Schnittstellen überprüft werden. Neue ERP-Systeme wie SAP sind i.d.R. abteilungsübergreifend. Geschäftsprozesse sind oft auf diese ineinandergreifende Funktion des Systems nicht vorbereitet und müssen angepasst werden.

Vorbeugen ist besser als reparieren

All diese Löcher, die jetzt geflickt werden müssen, hätte man natürlich im Vorfeld vermeiden können. Da, wo jetzt herumgedoktert, wird, sind die Fehler vorher gemacht worden. Das liegt daran, dass neue Systeme heute in den meisten Fällen nur technisch, nicht organisatorisch eingeführt werden. Nachdem sich ein Unternehmen für eine Software entschieden hat, kommen IT-Spezialisten und ermitteln zusammen mit dem Unternehmen die Anforderungen für das neue System. Sie fügen auf Wunsch die eine oder andere kleine Verbesserung hinzu und programmieren die Software für den gewünschten Einsatzzweck.

Wer fragt nach bestehenden Prozessen

Viel Programmierarbeit wird dabei z.B. verschwendet, dem Unternehmen unabhängig von Aussagekraft und Effektivität Auswertungen in möglichst ähnlicher Form wie bisher zu liefern. Eingeweihte kennen die Probleme von sprechenden Artikelnummern oder unnötig komplexen Prozessabläufen. Fast niemand der IT Consultants kommt auf die Idee, solche Geschäftsprozesse in Frage zu stellen, wenn sie nicht extrem von Standardprozessen abweichen. Warum auch, extra Programmierung bringt der Software-Firma extra Geld bei der Einführung und bei jedem Update.

Organisation und IT gehören zusammen

Besser dagegen wäre, wenn Mitarbeiter eines Unternehmens mit Organisationsberatern im Vorfeld einer Softwareeinführung die Unternehmensprozesse erfassen und auf Effektivität, Optimierung und Schnittstellenproblematiken überprüfen. Keep it simple wird immer erzählt und selten gelebt. Die beste Darstellung der Prozesse und Auswertungen wird dann das Pflichtenheft fürs neue System. Die Umsetzung durch die IT Firma muss von diesem Team begleitet, überwacht und auf Funktionsfähigkeit überprüft werden. Eine solche Vorgehensweise spart jedem Unternehmen viel Geld, verkürzt garantiert Software Einführungen und wird neue Systeme zu einem bedeutend höheren Wahrscheinlichkeitsgrad ohne Schwierigkeiten in einem Unternehmen etablieren. Aber kaum ein Unternehmen geht so vor.

Warum solche Missstände

Wenn man nun versucht, den Gründen nachzugehen, warum IT-Systeme nicht systematisch eingeführt werden, kommt man schnell zum Kern dieses Problems. IT-Konzepte beschäftigen sich nicht mit der Optimierung von Arbeitsprozessen, denn nicht für jeden zu optimierenden Arbeitsprozess braucht man Software. Software Angebote enthalten keine Bereiche der Prozessoptimierung, sie würden sich sonst verteuern. Aber das Wesentlichste ist; wenn ein IT-Consultant den Wunsch eines Unternehmens erfüllt, also abbildet, was im Unternehmen im Moment geschieht, macht er subjektiv keinen Fehler. Warum sollte er also versuchen, auf Prozessoptimierungen hinzuweisen, die er zum einen nicht bezahlt bekommt und die ihn zum anderen mit Verantwortung belasten, wenn der neue Prozess hinterher nicht funktioniert. Mal abgesehen davon, ob dieser Consultant als Programmierer dazu überhaupt von seinem Erfahrungs- und Wissenspotential in der Lage ist.

An die eigene Nase packen

Der tiefere Grund liegt also im Unternehmen, das die Weichen stellt. Es muss Mitarbeiter mit Organisationsberatern und IT-Consultants zusammenbringen und diese zuerst getrennt und dann zusammen den Prozess entwickeln, begleiten, kontrollieren und implementieren lassen. Das wird zu echten Verbesserungen im Unternehmen führen mit optimierten Organisationsstrukturen und IT-Systemen zu geringeren Kosten. Natürlich auch zu einfacheren Implementierungen der neuen Programme. Da wird niemand mehr ertrinken, denn alle sitzen dann in einem Boot. Was zum Schluss aber auch nicht vergessen werden sollte: Moderne IT-System wie z.B. SAP beginnen in ihren wirklichen Möglichkeiten zur Unternehmensoptimierung erst mit der Einführung. 90% aller IT-Budgets schließen aber mit der Einführung des Systems ab. Das ist in etwa so, als wenn man sich einen Düsenjäger kauft und ihn anschließend über die Straße schiebt. Dafür hätte ein Handwagen auch gereicht.

Dies ist ein Artikel von Königskonzept. Wir sind ein Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Vertrieb und Organisation. Wir geben regelmäßig zu Managementthemen Fachartikel heraus. Auf Vereinbarung erarbeiten wir für Sie aus diesem Artikel eine spezielle exklusive auf Ihre Leserschaft zugeschnittene Version. Alle bisher erschienen Artikel finden Sie unter http://www.koenigskonzept.de/aktuelles/fachartikel.php

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Grundreinigung in Berln vom Meisterbetrieb

Conzept Clean ist Ihr Fachbetrieb für Grundreinigung aller Art

Grundreinigung in Berln vom Meisterbetrieb

Parkettreinigung

Conzept Clean ist eine junge, dynamische Reinigungsfirma in Berlin. Unsere Firmenphilosophie wird getragen von einem modernen Qualitätsmanagement, einer hohen Professionalität und geschulten Mitarbeitern, die ihre Arbeiten fachmännisch ausüben und regelmäßig fortgebildet werden. In der Großstadt Berlin sowie im näheren Umland sind wir daher gerne für Sie da, wenn es um die Unterhaltsreinigung Ihrer Privathaushalte, Treppenhäuser und natürlich sämtlicher Firmenbereiche geht.
Da Conzept Clean ein Meisterbetrieb ist, sind wir als fachmännische Reinigungsfirma ferner spezialisiert auf alle Bereiche der Sonderreinigung im Bauwesen, Solarsektor sowie in allen Formen der Gebäudereinigung.

Grundreinigung Berlin

Eine Grundreinigung Berlin ( http://www.conzept-clean.de/Grundreinigung.php ) erfolgt in der Regel ein- bis zweimal jährlich. Natürlich richten wir uns auch hierbei individuell nach den Wünschen unserer Kunden. Um bei einer Grundreinigung Berlin den normalen Arbeitsablauf unserer Auftraggeber nicht zu stören, führen wir die erheblich zeitaufwändigere Grundreinigung Berlin stets nach vorheriger Terminabsprache mit Ihnen durch.

Grundreinigung von PVC und Linoleum

PVC und Linoleum sind sehr robuste und pflegeleichte Bodenbeläge. Aus diesem Grunde sind sie häufig in Arztpraxen, Bürogebäuden und privaten Haushalten anzutreffen. Bei einer Grundreinigung von PVC und Linoleum erfahren sie durch unsere Reinigungsfirma ein besonderes Pflegeverfahren, das mit einer Sonderreinigung gleichzusetzen ist. Auf diese Weise erhalten diese Bodenbeläge eine neue Pflegeschicht, die ihnen ein frisches Aussehen verleiht und ihre Stabilität stärkt. Selbstverständlich wird auch die Reinigung von PVC und Linoleum von einem hohen Qualitätsmanagement getragen, das allen modernen Ansprüchen gerecht wird.

Grundreinigung von Parkettböden

Parkett ist ein natürlicher und sehr edler Bodenbelag, der mit nur sehr wenig Feuchtigkeit gereinigt werden darf. Durch seine versiegelte oder verölte Oberschicht erhält Parkett eine lange Lebensdauer, die ferner durch ihre ästhetische Optik überzeugt. Um diese möglichst lange zu erhalten, empfehlen wir als professionelle Reinigungsfirma unseren Kunden, nach einer gewissen Zeit auch am Parkett eine Sonderreinigung vornehmen zu lassen. Wie in allen unseren Dienstleistungssparten arbeitet Conzept Clean auch hier ausschließlich nach dem Qualitätsmanagement und mit innovativen, ökologisch verträglichen Reinigungsmitteln. Dies sind wir Ihnen, Ihrem Parkett und natürlich der Umwelt schuldig.

Mehr Infos zu den Leistungen erfahren Sie hier http://www.conzept-clean.de

Seit der Gründung des Unternehmens im Januar 2010 als Meisterbetrieb in der Gebäudereinigung mit Sitz in Berlin ist unsere Firma beständig gewachsen. Heute sorgen 13 Angestellte sowie zwei Nachwuchskräfte für alle Standards, die einem sorgfältigen Qualitätsmanagement entsprechen. Dieses gilt für die
fachgerechte Reinigung privater Wohnungen und Häuser, alle gewerblichen Unternehmen und die spezielle Sonderreinigung. Dabei unternehmen wir auch Verantwortung für nachfolgende Generationen und bilden unsere beiden Auszubildenden fachspezifisch auf ihrem Weg in ihre Zukunft aus.

Kontakt
Conzept Clean
Jens Geisler
Ringenwalder Str. 12
12679 Berlin
03054703118
info@conzept-clean.de
http:www.conzept-clean.de

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BComplete Büro-Tipp 1: Berater für Büros müssen die verborgene Unternehmenskultur in die Planungen einbeziehen

Nicht nur die Arbeitsabläufe im Büro, sondern auch dessen Umfeld muss analysiert werden

BComplete Büro-Tipp 1: Berater für Büros müssen die verborgene Unternehmenskultur in die Planungen einbeziehen

Die Medienagentur

Unternehmenskultur schafft Büro – und umgekehrt/Von der offenen und verborgenen Unternehmenskultur/Changemanagement erfordert definierte Verantwortung/Checkliste der Vor- und Nachteile von Bürotypen

1. Februar 2013 – „Das Büro erlebte in den letzten Jahren einen rasanten Veränderungsprozess, der aber bei ca. 80% der Entscheider im Unternehmen noch nicht angekommen ist“, erklärt Marcus Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH, dem Träger von BComplete. Der ambitionierte Anspruch von BComplete ( www.bcomplete.eu ), einem internationalen Netzwerk von Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand, ist es, das Büro zu einem Erfolgsinstrument zu machen. „Dafür ist es erforderlich, sich intensiv mit den Bedürfnissen im Unternehmen auseinander zu setzen“, so Haas, „denn die Beratung für ein Büro endet nicht mit dem Verkauf der Grundausstattung wie Tische, Sesseln und Lampen.“

Ausgerichtet auf die Kultur des Unternehmens

Die Basis jeder nachhaltigen Beratung in Sachen Büro ist das Ausloten der konkreten Erfordernisse im Unternehmen. Eindeutige Messlatte ist dafür immer die Kultur des Unternehmens. Entsprechend den Bedürfnissen der Nutzer hat auch jeder Typ von Büro seine Vor- und Nachteile, gleich ob nun Zellenbüro, Gruppenbüro, Großraumbüro, Kombibüro oder die modernen Formen Business Club und Reversibles Büro. Umgekehrt schafft die Art des Büros auch eine unbewusste Unternehmenskultur. „Aufgabe des Beraters ist es daher auch, sich mit der verborgenen Unternehmenskultur auseinander zu setzen“, erklärt Haas die Vorgangsweise in der Beratung durch die Partner von BComplete.

Die vielen Funktionen vom Büro

In der Praxis habe es sich bewährt, ein detailliertes Anforderungsprofil für das Büro auf Basis der Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erstellen. „Platzbedarf, Beleuchtung,
Konzentrationsmöglichkeit, Statussymbol, Archivieren, Regelbedarf beim Raumklima, Verkehrsflächen mit den Kollegen, Interaktion mit Kollegen oder Sichtkontakt sind wichtige

Fragen, die vom Büroexperten zu analysieren sind“, legt Haas klar. „Elementar ist es nicht nur den Arbeitsablauf im Büro, sondern das gesamte Umfeld des Büros zu analysieren. Also gibt es, um ein Beispiel zu nennen, in der Nähe vom Büro die Möglichkeit, sich rasch einen Snack zu holen? Wenn nein, dann sollte für die Küche ein entsprechend großer Kühlschrank angeschafft werden.“

Erfolgsfaktor Kommunikation

„Häufig wird mit der Implementierung eines neuen Büros in eine jahrelang gewachsene Struktur sehr unsensibel eingegriffen“, führt Haas ergänzend aus. „Gleich, ob nun ein neuer Standort bezogen wird, oder das Büro mit Möbeln ausgestattet wird. Die Geschäftsführung sollte sich bewusst sein, dass jede Veränderung zu einer Verunsicherung bei den Mitarbeitern führt“, erläutert Haas aus der täglichen Praxis von BComplete. „Mitarbeiter müssen angestammte ´Reviere´ auf Anweisung der Geschäftsführung verlassen, oder plötzlich sitzen die Betroffenen einem Vis-a-vis gegenüber, mit dem sie schon seit Jahren nicht zusammenarbeiten können. Allesamt bekannte Beispiele sind der Kampf um den Temperaturregler, oder die Lautstärke der Musik aus dem Radio.“

Zeichen der Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter

Haas empfiehlt der Geschäftsführung sich auch Gedanken über die Information der Mitarbeiter zu machen: „Natürlich ist es das vorrangige Ziel eines neuen Büros die Produktivität und die Wertschöpfung zu steigern. Es ist aber auch gegenüber den Mitarbeitern ein Zeichen der Wertschätzung – und dies sollte man ihnen auch sagen. Wie bei jedem Changemanagement sollte ein Change Agent in der Führung positioniert sein und für die relevanten Bereiche, wie Konfliktmanagement, Projektmanagement, Coaching oder Kommunikationstechniken geschult sein. Ideal ist es, wenn er ausschließlich für das Veränderungsvorhaben zuständig ist.“

BComplete-Partner gibt es in Deutschland u. a. in Binzen, Cadolzburg, Eggenfelden, Gründau, Happurg, Kaiserslautern, Karlsruhe, Minden, München, Rottenburg und Stuttgart.

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Erich R. Jeske
All4Press
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Weitere Informationen sowie die Vor- und Nachteile von Büroarten finden Sie auf: www.reichl-presseportal.at/BComplete

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