Tag Archives: Assistenz

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Marit Zenk als Talk-Gast beim FDP Ortsverband Strande

Diesjähriger Talk-Gast beim Ladies Lunch des FDP Ortsverbands Strande war Marit Zenk. DIE MAC – Management Assistants“ Consultant, stellte sich den Fragen der Bundestagsabgeordneten Christine Aschenberg-Dugnus.

„Endlich mal ein Ladies Lunch, wo man für sich etwas mitnehmen kann. Die anderen kann ich auch in der GALA lesen“, sagte ein Gast, der regelmäßig zu dieser Veranstaltung kommt.
Den knapp 70 geladenen Gästen aus Kultur, Medien, Wirtschaft und Ehrenamt
ging es ähnlich. Sie waren von der frischen und unkonventionellen Art Marit Zenks begeistert.

Die gesundheitliche Sprecherin der FDP-Bundestagsfraktion Christine Aschenberg-Dugnus interviewte die Management Assistants“ Consultant zu den Themen Kommunikation, Netzwerken, Verantwortung und Stress-Management.

„Kommunikation ist unsere Allzweckwaffe. Wir drücken uns ununterbrochen aus. Verbal und nonverbal.“ Marit Zenk demonstrierte im Zusammenspiel mit Christine Aschenberg-Dugnus, dass man bereits anhand der Begrüßung seinen Gesprächspartner einschätzen könne. Sensus, Corpus, Intellektus oder Lingua – was ist das Heimatgebiet meines Gegenübers? Diese vier Dimensionen entspringen dem SCIL® Profile und ermöglichen eine angemessene Interaktion. Weiter führte sie aus, dass wenn man mit seinen fünf Sinnen bewusst filtere, seine Zeitgenossen intensiver wahrnehmen könne. Was sehe, höre, fühle, rieche oder schmecke ich? „Die Wortwahl meines Gesprächspartners gibt Anhaltspunkte dafür, welche Sinne besonders stark ausgeprägt sind. Und damit unsere Kommunikation erfolgreich verläuft, sollten wir diese Sinne ansprechen“, empfiehlt DIE MAC.

Zudem erläuterte Marit Zenk den richtigen Aufbau von Netzwerken und machte deutlich, dass ein Nehmen ohne ein Geben nicht funktionieren könne. Hier käme auch das Abenteuer Verantwortung ins Spiel: Empathisch und mutig müsse man agieren und seine eigenen Grenzen kennen, um sozial- und systemverträglich zu sein. Punkte, die für manche Stress bedeuten.

Als Allheilmittel gegen Stress stellte Zenk dem Publikum ihren imaginären Lieblingsordner vor: ISSO – es ist so wie es ist. Hier kämen all die Dinge hinein, die man nicht ändern könne. Allerdings nachdem man innegehalten und reflektiert habe, ob und was man in Zukunft ändern oder besser machen könne. Haken an Tatsachen zu machen und den Kopf für wichtige Dinge frei zu bekommen, würde eine signifikante Erleichterung bringen. Wer diesen Ordner bei sich gedanklich installiere, könne sich eine Menge Zeit und Energie sparen.

Für ihre praktischen Ansätze mit einer Schippe Humor erhielt Marit Zenk immer wieder Szenenapplaus und durchweg positives Feedback der Teilnehmerinnen.

So war der Ladies Lunch, organisiert vom FDP Ortsverband Strande, ein voller Erfolg.
In den vergangenen Jahren zählten zu den Talk-Gästen Sabine Christiansen, Ralf Moeller, Vicky Leandros und Bettina Tietjen. In 2019 war Marit Zenk auf der Bühne und resümiert: „Es war eine gelungene Veranstaltung und ich fühlte mich geehrt, als Gast dabei sein zu dürfen. Mir wurde ganz warm ums Herz bei dem Interesse an meinem Werdegang und an meinem Wirken.“

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Marit Zenk, DIE MAC – MANAGEMENT ASSISTANTS‘ CONSULTANT- bisher bekannt als Deutschlands 1. Secretary Coach sowie als Erfolgsteamtrainer, ist seit 2008 Unternehmerin. Jahrelang war sie selbst Assistentin auf Top Level in verschiedenen Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen an verschiedenen Standorten. Heute ist sie Beraterin für Chefs und Sparringspartnerin für Assistenzen.
Sie weiß, was ein Chef sich wünscht und ebenso, was die Assistenz heute leisten muss: In Zeiten von Digitalisierung ist Anpassungsfähigkeit unumgänglich, Resilienz notwendig und Empathie wichtiger denn je. In ihrer Arbeit setzt Marit Zenk auf Loyalität, Professionalität und Verbindlichkeit. Ihr Ziel: Aus Chef & Assistenz ein Erfolgsteam zu machen. Für High Performance im Office.

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Der Leistungsdruck steigt

DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk beobachtet, wie sich der Leistungsdruck beim Chef top down auswirkt und gibt wertvolle Tipps, wie man dem zunehmenden Leistungsdruck im Office standhält.

Wenn der Druck in den Führungsetagen steigt, steige er auch in den Vorzimmern. Die Assistenz müsse für fundierte Informationen und professionelle Unterstützung als rechte Hand des Managers sorgen. „Leistungsdruck heißt, seine Aufgaben nicht nur schnell, sondern auch gewissenhaft zu erledigen“, weiß Management Assistants“ Consultant Marit Zenk. Um als professionell wahrgenommen zu werden, zähle vor allem die Qualität.

Marit Zenk hat wertvolle Tipps für Assistenzen zusammengestellt und rät zunächst, einen Abgleich der Erwartungen vorzunehmen. „Was wird von einem erwartet und was erwartet man von sich selbst?“ Erst eine Gegenüberstellung mache die Zielsetzung klar und könne sicherstellen, dass sowohl die Assistenz als auch der Chef mit dem Ergebnis zufrieden sind. „Was genau sind Ihre Aufgaben – und was nicht? Wie viel Zeit steht Ihnen dafür zur Verfügung?“ Nur wer seine Aufgaben fest im Blick hat, könne die Prioritäten richtig setzen. Zudem sei gutes Selbst-Management wichtig, um den Erwartungen und eigenen Ansprüchen gerecht zu werden. Der Coach empfiehlt, sich selbst auf den Prüfstand zu stellen. „Wie gut haben Sie sich im Griff? Was können Sie tun, um sich in Ihren bestmöglichen Zustand zu versetzen? Sind Sie gut organisiert? Seien Sie fair zu sich selbst, nehmen Sie Erfolgserlebnisse wahr und finden Sie Freude an Ihrer Arbeit“, fasst Zenk zusammen.

Des Weiteren sei es wichtig, sich seiner Verantwortung bewusst zu werden und gute Qualität abzuliefern. Mit einem souveränen Auftreten gelänge auch die richtige Positionierung. Zenk ermutigt, die nötige Rückendeckung beim Chef einzufordern. „Das heißt nicht, dass Sie Ihren Chef in jede E-Mail einkopieren. Das ist keine Chefentlastung, sondern eine Belastung“, gibt Marit Zenk zu bedenken. Bei einer klaren Aufgaberegelung sei dies nicht notwendig. Es gelte, dem Chef regelmäßig kurz und knackig zu berichten, was alles erledigt wurde und was noch ausstehe. „Statusreport“ nennt das DIE MAC.

Netzwerken steht ebenfalls auf der Top-Ten-Liste von Marit Zenk. Hier ginge es darum, sowohl intern als auch extern, Kontakte zu knüpfen und zu pflegen. Ein großes Netzwerk biete ein Mehr an Wissen und so manches Mal könne dadurch Unmögliches möglich gemacht werden. Abschließend hebt Zenk hervor, wie wichtig Weiterbildung sei. „Nehmen Sie Fortbildungschancen an, tauschen Sie sich mit Kollegen aus, gleichen Sie sich ab, damit Sie frische Impulse bekommen und beweglich bleiben.“

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Bildquelle: © Uwe Klössing www.werdewelt-berlin.info

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Unternehmerin unterstützt die DLRG mit einer Strandpatenschaft

Management Assistants“ Consultant Marit Zenk ist stolze Strandpatin und erzählt im Interview, warum sie die DLRG unterstützt

Die ehemalige Leistungsschwimmerin setzt sich für mehr Sicherheit an unseren Gewässern ein. Denn sie weiß, dass neben Nichtschwimmern auch geübte Schwimmer und Wassersportler in lebensbedrohliche Situationen geraten können. Jedoch kann die DLRG viel mehr als Menschen vor dem Ertrinkungstod bewahren. Marit Zenk erzählt uns im Interview von den altruistischen Einsätzen der DLRG und wie es zu ihrer Strandpatenschaft kam.

Frau Zenk, woher stammt Ihre Begeisterung für die DLRG?
„Wir trainierten früher oft im gleichen Becken. Mittlerweile ist die DLRG die größte Wasserrettungsorganisation der Welt und leistet wichtige Dienste in der Schwimmausbildung, der Ersten Hilfe, im Rettungsdienst, im Katastrophenschutz, im Gesundheits- und Breitensport sowie in der Kinder- und Jugendarbeit. Dieses breite Spektrum wird ausschließlich ehrenamtlich abgedeckt. Das finde ich absolut bemerkenswert und ziehe meinen Hut vor allen Mitwirkenden.“

Und was beeindruckt Sie an der Arbeit der DLRG?
„Grundsätzlich habe ich großen Respekt vor allen, die Ehrenämter bekleiden. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie viel Herzblut dabei im Spiel ist und wie viel Zeit und Kraft solche Tätigkeiten binden. Die DLRG beweist mit ihren 106 Jahren einen langen Atem. Das heißt, sie macht Vieles richtig, ihr Einsatz ist wichtig und stets altruistisch. Ich finde, das sollte gewürdigt und belohnt werden.“

Waren Sie selbst schon einmal auf die Hilfe der DLRG angewiesen?
„Hierzulande nicht. Im Ausland gab es zwei Situationen, wo ich sie gern an meiner Seite gewusst hätte: Auf Mauritius trieb mich ablandiger Wind mit meinem Surfbrett gefährlich weit raus und in Kroatien wurde ich selbst zur Rettungsschwimmerin.“

Wie unterstützen Sie die DLRG?
„Schon vor ein paar Jahren wurde ich auf die Spendenart in Form einer Strandpatenschaft aufmerksam und war begeistert von der Idee dieser unterstützenden Mitgliedschaft. Ich konnte mir meinen Lieblingsstrand aussuchen und bedanke mich für den grandiosen Einsatz der DLRG seither mit einer regelmäßigen Spende.“

Wieso schenken Sie der DLRG gerade heute Ihre Aufmerksamkeit?
„Ich komme gerade von einem Radurlaub entlang der Ostsee zurück, der natürlich mit ausreichend Badestopps verbunden war. Immer wieder sah ich die Rot-Gelben bei ihrer Arbeit und mir war es ein Bedürfnis, auf deren großartige Arbeit hinzuweisen. Als Mitglied bekomme ich mit, dass die DLRG Jahr für Jahr um öffentliche Gelder kämpft und auf Spenden angewiesen ist, um den Ansprüchen an Material und Technik gerecht werden zu können. Auch fehlt es an freiwilligen Übungsleitern, Rettungsschwimmern und Einsatzkräften. Zudem ist auch die Nachwuchsgewinnung eine Herausforderung. Dass immer mehr Schwimmbäder, vor allem in kleinen Gemeinden geschlossen werden, macht es deutlich schwieriger. Wussten Sie, dass ein Viertel der Grundschulkinder keinen Schwimmunterricht mehr haben? Insgesamt hat sich die Zahl der Nichtschwimmer deutlich erhöht. Es gibt viele Möglichkeiten, Gutes zu tun. Ob als Stifter, Spender – regelmäßig oder einmalig – die Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft e. V. freut sich über jegliche Art der Unterstützung. Auch kleinen Beiträgen wird gedankt.“

Informieren Sie sich gern auf https://www.dlrg.de/spenden Den Flyer zur Strandpatenschaft finden Sie hier: https://sh.dlrg.de/fileadmin/groups/12000000/Downloads/Strandpaten/Strandparten-Flyer.pdf

Wir danken Frau Zenk für dieses Interview.

Marit Zenk, DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – bewahrt ebenfalls Menschen vor dem Ertrinken. Glücklicherweise nur im übertragenen Sinne. Ihr liegen die Assistenzen am Herzen, die oft die Rettungsschwimmer ihrer Chefs sind. Mehr zu Marit Zenk finden Sie unter https://www.marit-zenk.com

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Wer im Office Verantwortung übernimmt, hilft sich selbst

Warum es sich lohnt, Verantwortung im Office zu übernehmen, weiß DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk

Wenn im Office niemand Verantwortung übernähme, dann wäre ein geregelter Arbeitsalltag nicht möglich – das beginnt schon bei der Geschirrspülmaschine. Wenn sich keiner für Aufgaben verantwortlich fühlt, dann werden sie auch nicht erledigt. Standardsätze wie „Wir müssen warten, bis der Chef zurückkommt.“ oder „Ich habe das noch nie gemacht.“ sind vorprogrammiert.

„Wenn niemand Verantwortung übernimmt, dann bedeutet das im schlimmsten Fall einen Image-Schaden, den Jobverlust oder sogar den Ruin des gesamten Unternehmens“, weiß DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk. Eine wichtige Voraussetzung, um Verantwortung übernehmen zu können, ist der Handlungsspielraum, den der Vorgesetzte aufzeigt. In diesem kann und sollte man sich frei bewegen und seine Entscheidungen treffen. Um diese Entscheidungskompetenz gewissenhaft anwenden zu können, braucht es weitere Handlungskompetenzen, wie die Fach-, Sozial- und Selbstkompetenz, die stetig ausgebaut werden sollten.

„Sie bekommen Aufgaben immer dann anvertraut, wenn man Ihnen die Erledigung auch zutraut. Und zwar qualitativ“, verrät Marit Zenk. „Jeder sollte Verantwortung übernehmen und kann es auch, wenn er sich nur selbst vertraut. Lassen Sie sich nicht verunsichern und stellen Sie sicher, dass diese drei Ampeln auf Grün sind: Dürfen, Können und Wollen“, ergänzt Zenk.

Die Management Assistants“ Consultant liefert gute Gründe, warum es sich bezahlt macht, Verantwortung zu übernehmen: „Sie können die Welt maßgeblich mitgestalten. Mit jeder Entscheidung wird Ihre Komfortzone durch die gesammelten Erfahrungen etwas größer. Sie gewinnen an Sicherheit, Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein, weil Sie sich in Ihrer Kompetenz erleben. Zudem erfahren Sie Anerkennung und Wertschätzung, gelten als gewissenhaft, professionell, vertrauensvoll, zuverlässig und sind ein Vorbild für andere, weil Sie zeigen, wie es geht. Mit dieser Positionierung verbessern Sie Ihr Ansehen und Ihren Stand.“

Es lohnt sich, Verantwortung zu übernehmen. Für sich selbst und für andere.

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Netzwerken – die Grundlagen für ein funktionierendes Netzwerk

DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk weiß, wie eine Assistenz ein gutes Netzwerk aufbaut

Als rechte Hand vom Chef ist die Assistenz eine Alleskönnerin. Sie macht möglich, was möglich zu machen ist, koordiniert, plant, jongliert und hält ihm den Rücken frei. Ihre guten Verbindungen innerhalb des Unternehmens als auch nach außen sind wie kleine Helferlein, die im Hintergrund wirken. Je besser eine Assistenz vernetzt ist, desto leichter macht sie sich den Job. Marit Zenk, früher auch bekannt als Deutschlands 1. Secretary Coach, gibt Tipps, wie Assistenzen gezielt ein eigenes Netzwerk aufbauen können.

Wenn man neu in ein Unternehmen kommt, beginnt man natürlich auf einer grünen Wiese. „Sollte der Chef seine neue Kraft nicht selbst den Abteilungen vorstellen, sollte sie diesen ersten Schritt allein gehen“, rät die Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk. Wem es leichter fällt, nimmt einen geschäftlichen Vorgang zum Anlass für die Kurzvorstellung.

Die Zuständigkeiten der Kollegen sind ein weiterer Punkt, den man als Assistenz wissen sollte. „Gehen Sie gezielt auf Einzelne zu und fragen Sie nach deren Tätigkeit.“ Doch nicht nur der Arbeitsplatz, auch die Mittagspausen oder die eventuell gemeinsamen Heimfahrten lassen sich wunderbar nutzen, um die Menschen um sich herum besser kennenzulernen, empfiehlt Marit Zenk weiter: „Je besser Sie sich gegenseitig kennen, desto fester wird die Beziehungsebene. So können Sie dienstlich schneller und unkomplizierter auf der Sachebene kommunizieren und sicherlich auch auf mehr Unterstützung bauen.“

Zenk selbst erinnert sich aus ihrer aktiven Zeit als Vorstandsassistentin an regelmäßige „Montagsrunden“ unter den Assistenzen: „In unseren Treffen zu Beginn einer neuen Woche wurden alle anstehenden Termine besprochen, wer wann im Haus ist, geplante Besuche oder auch schon mal kurzfristige Vertretungen oder Unterstützungen besprochen. Darüber hinaus war dieser Rahmen eine gute Gelegenheit, Hürden aus dem Weg zu räumen und Aufgaben sowie Prozesse zu vereinheitlichen und zu verschlanken. Davon hat unser ganzes Umfeld profitiert.“

Es lohnt sich, ein gutes Netzwerk aufzubauen. Eine Person kann viel erreichen, mehrere zusammen noch viel mehr.

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Wenn der Chef geht

Was tun, wenn der Chef geht? DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk mit dem 5-Punkte-Plan für die Assistenz

Der Chef geht. Oft ein Schock für die Assistenz. Sie könnte den Kopf in den Sand stecken, in Panik ausbrechen oder verzweifeln. „In diesem – auch für die Assistenz – hoch emotionalen Fall, sollte sie sich auf ihre drei Tugenden besinnen: Loyalität, Zuverlässigkeit und Professionalität“, rät DIE MAC Marit Zenk und gibt 5 Tipps, wie sich eine Assistenz am besten beim plötzlichen Verlust ihres Chefs verhält.

1. Fokus Gegenwart: Erst einmal ganz bewusst ein paar Mal tief durchatmen, um die Anspannung herunterzufahren und Sauerstoff in alle Zellen zu bekommen. Das ermöglicht die Rückbesinnung und die nötige Konzentration: Was ist als Nächstes zu tun? Welche Fragen kommen auf und müssen beantwortet werden? Was muss von wem erledigt werden?

2. Das Wording: Was nach außen kommuniziert werden darf, muss mit den Verantwortlichen abgesprochen werden. Ebenso wer die Themen und Unterschriften an seiner Stelle übernimmt. Gleiches gilt für Anrufer. Diese sollten – wie bei bisherigen Abwesenheiten des Chefs auch – souverän und verbindlich an kompetente Kollegen weiterverbunden werden.

3. Die Haltung: Wenn die Assistenz mit ihrem Chef nochmals in Kontakt kommt, sollte sie die Haltung bewahren. Natürlich darf sie ihr Mitgefühl ausdrücken und ihm im Rahmen ihrer Möglichkeiten auch noch den ein oder anderen Dienst erweisen.

4. Der Ausgleich: Die Nachricht über den plötzlichen Chefwechsel sitzt tief. Die Assistenz sollte nach ihrem Arbeitstag der Enthüllung auf jeden Fall etwas für sich tun. Sport treiben, sich mit Freunden treffen, mit dem Partner spazieren gehen … Bewegung, Gespräche und Ablenkung helfen bei der Verarbeitung.

5. Fokus Zukunft: Am Tag danach sollte die Assistenz wie gewohnt an ihren Arbeitsplatz gehen und ganz offen das Gespräch mit den Entscheidern suchen. Damit zeigt sie, dass sie jeden Schritt wohl durchdacht macht und offen für einen neuen Vorgesetzten ist.

„Die Assistenz sollte sich nicht darum sorgen, ihrem alten Chef in den Rücken zu fallen. Sie verhält sich höchst professionell und versucht nur, ihre Zukunft aktiv mitzugestalten“, schließt Zenk.

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Das Aus im Sekretariat

Was tun, wenn die Assistenz geht? DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk mit dem 5-Punkte-Plan für Chefs

Ob Kündigung oder Entlassung – wenn die Assistenz geht, hat der Chef erst einmal Einiges zu regeln. Völlig unabhängig davon, ob er den Weggang seiner „rechten Hand“ begrüßt oder nicht, sollten einige Dinge unbedingt beachtet werden. DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk hat einen 5-Punkte-Plan für Chefs, um den Fall der Fälle mustergültig zu meistern.

1. Vorbildliches Verhalten
Ungeachtet dessen, wie die Trennung vonstatten gegangen ist, erwartet man in der Führungsriege vorbildliches Verhalten. „Der Chef sollte sich unbedingt mit seiner Assistenz besprechen, wie dieser Schritt kommuniziert werden soll“, rät Marit Zenk, die selbst viele Jahre Vorstandsassistenz war und im Sekretariat bestens erfahren ist. Außerdem rät die Expertin für einen offenen Umgang mit der Situation, sodass die Chance besteht, dass sich sogar von intern potenzielle Anwärterinnen auf den frei werdenden Job melden.

2. Als Einheit auftreten
Ungeachtet des Trennungsgrunds empfiehlt Marit Zenk, weiterhin als Einheit aufzutreten: „Kein Chef möchte sich angreifbar machen und bis zum Schluss auf seine Assistenz zählen können.“ Ein weiterhin respektvoller Umgang miteinander zeige für beide Seiten höchste Professionalität.

3. Offenheit bei Gesprächen mit Nachfolgern
Stehen Gespräche mit potenziellen Nachfolgern an, liegt es am Chef, ob er seine Assistenz mit einbinden möchte. „Hier braucht es Fingerspitzengefühl und Anstand. Jedes Fehlverhalten kann sich auf die Arbeitsleistung der Assistenz niederschlagen.“ Offenheit und Taktgefühl machen bei der nachrückenden Kandidatin einen positiven Eindruck und sorgen dafür, dass die scheidende Assistenz ihr Gesicht wahrt.

4. Sauberer Übergang
Je korrekter sich der Chef verhält, desto besser wird der Übergang verlaufen. „Es sollte immer daran gedacht werden, dass so ein Wechsel im Sekretariat von Kollegen sehr genau beobachtet und bewertet wird“, weiß Zenk. Sind die Ansprüche geklärt, kann die Übergabe eingeleitet werden. Erfährt eine Assistenz Unterstützung in ihrem Fortgang, wird sie die Nachfolgerin besser einarbeiten können.

5. Beim Abschied Leistung anerkennen
An ihrem letzten Arbeitstag ist es eine Selbstverständlichkeit, dass die Assistenz in aller Form verabschiedet wird. Es wird darauf geschaut, wie in der Führungsriege mit der Situation umgegangen wird. Nun ist ein guter Zeitpunkt, um die Zeit nochmals Revue passieren zu lassen. „Leistung gehört anerkannt. Und wenn sich Chef & Assistenz als Team prächtig verstanden haben, wird der Ausdruck des Bedauerns leichter fallen.“

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Drahtseilakt neuer Job

DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk gibt die wichtigsten Tipps für einen guten Start am neuen Arbeitsplatz

Der erste Arbeitstag im neuen Job ist ganz schön aufreibend. Neue Umgebung, neue Kollegen und ein neuer Chef sind erst einmal Unsicherheitsfaktoren. Umgekehrt natürlich genauso, denn ob der oder die Neue in das bestehende Team passt, kann man nicht garantieren. Das Ganze gleicht einem Drahtseilakt. DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk gibt praktische Tipps speziell für die ersten Tage im neuen Job einer Assistenz.

„An der neuen Wirkungsstätte angekommen, sollte man die Zeit nutzen, um alles zu begutachten“, rät die im Sekretariat bestens erfahrene Marit Zenk – früher auch bekannt als „Deutschlands 1. Secretary Coach und Erfolgsteamtrainer“. Welche Technik ist vorhanden? Welche Peripheriegeräte stehen zur Verfügung? Funktioniert die Zugangskarte zu allen relevanten Bereichen? Im zweiten Schritt ist es wichtig, sich einen Überblick über alles Wesentliche zu verschaffen, was das Unternehmen selbst betrifft. Namen der Geschäftsführer, Firmengeschichte, Unternehmenswerte etc. „Solche Details zu wissen, gibt Sicherheit, zeigt Engagement und unterstreicht die Kompetenz in der Außenwirkung“, erklärt Zenk weiter.

Direkt mit Kritikpunkten oder Verbesserungsvorschlägen anzukommen, ist in den ersten Arbeitstagen im neuen Job nicht zu empfehlen. Vielmehr sollte man zunächst einmal beobachten. „So tritt man nicht gleich ins erste Fettnäpfchen.“ Optimierungsvorschläge können zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam diskutiert werden.

Die Assistenz sollte sich zu Beginn mit ihrem neuen Chef zusammensetzen, gegenseitige Erwartungshaltungen besprechen und die ,Dos and Don“ts“ abklopfen. Das fördert das Vertrauen, gibt Sicherheit und schafft Klarheit auf beiden Seiten. Um proaktiv an die Dinge herangehen zu können, sollte man wissen, wie der Chef tickt und was in der Firma üblich ist.

Da der Wirkungsbereich einer Assistenz sehr breit aufgestellt ist, ist das interne und externe Vernetzen eine Voraussetzung, die geschaffen werden muss. „Wenn man weiß, wer im Unternehmen womit betraut ist, kann man bestimmte Aufgaben effizienter erledigen.“ Last but not least führt Marit Zenk den Fokus auf die Selbst- und Sozialkompetenz einer Assistenz: „Gut zu sich selbst und zu seinem Umfeld zu sein, zeigt, dass man neben seiner Fachkompetenz auch mit empathischen Fähigkeiten punkten kann.“

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So geht Chefentlastung

DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk hat nun mit Österreich die D-A-CH-Region komplettiert

Sie ist die Brückenbauerin zwischen Chef und Assistenz. Sie weiß, wie eine Top-Assistenz aufgestellt sein muss, damit Chefentlastung wirklich stattfinden kann. Marit Zenk ist Expertin für Sekretariat und Assistenz und hat mit ihrem ersten Auftritt in Austria die D-A-CH-Region komplettiert.

Viele kennen Marit Zenk noch als Deutschlands 1. Secretary Coach und Erfolgsteamtrainer. Heute ist sie in der gesamten D-A-CH-Region für das Erfolgsteam Chef & Assistenz unterwegs. Jüngst bei der Wirtschaftskammer Tirol in Innsbruck anlässlich eines Seminars für die Berufsgruppe Büroservice, wo sie sogar zwei Herren begrüßen konnte. Das Thema: Chefentlastung – die persönliche Assistenz.

„Meist sitzen in meinen Workshops und Seminaren weibliche Assistenzen, daher freute es mich ganz besonders, in Innsbruck eine Chefin sowie einen Chef begrüßen zu dürfen, der gleich zwei von seinen Damen mitbrachte. Auch ein männlicher Assistent gehört noch zur Ausnahme. Das war klasse!“ Vor allem wollten die Chefs hören, was sie selbst tun können, um ihre Assistenz zu unterstützen.

Der anwesende Chef, welcher auch Sprecher der Berufsgruppe Büroservice bei der Wirtschaftskammer Tirol ist, gab bereits in der Mittagspause kund, dass Marit Zenk ihm schon den ganzen Vormittag aus der Seele spricht und er sich als Erwartung gesetzt hatte, den Chef zu verstehen. Er fand es spannend, dass die Office-Expertin den Assistenzen im Seminar immer wieder den Blick durch die Chefbrille ermöglichte.

Das Feedback insgesamt: „Viel Stoff, aber sehr lehrreich“, „Hat Spaß gemacht“, „Spannend und informativ“, „Wichtige Themen perfekt erklärt“, „Viel Neues gelernt, neue Inputs, klare Denk-/Sichtweise“, „Einblick womit der Chef zu kämpfen hat“, „Sehr aufschlussreich“.

Jüngst erschien auch das neue Buch von Marit Zenk im SpringerGabler-Verlag: „Der Anti-Stress-Trainer für Assistenzen – mit Souveränität und Gelassenheit das Sekretariat meistern“.

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Assistenz-Tagungen 2019

Das Forum für Assistenz und Office Management

Assistenz-Tagungen 2019

Auch 2019 machen die Top-Speaker Alexandra Gebhardt, Enisa Romanic, Marion Schilcher, Luise Seidler, Phil Stauffer und Marit Zenk die Tagungsteilnehmer fit für die anspruchsvollen Herausforderungen im Büro-Alltag.

Wie gut sie den Nerv der Teilnehmer treffen, zeigen viele positive Rückmeldungen, z.B.:

„Frische, moderne Vorträge. Sehr hilfsbereite Dozentinnen. Sehr informative Veranstaltung.“

„Eine wirklich gelungene Veranstaltung. Super organisiert, mit wirklich tollen Referenten, klasse Tipps und viel Spaß! Es ist nur zu empfehlen…“

„Sehr motivierend und stärkend, viele gute Tipps, praxisbezogen, angenehme Atmosphäre und tolle Menschen.“

Aus acht Workshops und drei Keynotes stellen sich die Teilnehmer selbst ihr individuelles Tagungsprogramm zusammen. Dadurch kann jeder seine eigenen Schwerpunkte setzen, beispielsweise „Clever netzwerken und positionieren“, „agiles Arbeiten in der Assistenz“ oder „Digitales Notiz-Management“.

Die Tagung findet auch 2019 wieder deutschlandweit statt: in Köln (24.01.2019). Hamburg (21.02.2019), Leipzig (12.09.2019) und München (21.11.2019).

Ausführliche Informationen zu den Referenten und zum vollständigen Programm sind unter www.tagung-assistenz.de zu finden.

Über die AKADEMIE HERKERT

„Wissen, das ankommt“. Dieser Slogan ist für die AKADEMIE HERKERT Anspruch und Versprechen zugleich – davon konnten sich 2017 rund 10.000 Fach- und Führungskräfte selbst überzeugen. Mit einer Weiterempfehlungsrate von 92 Prozent unter den Veranstaltungsteilnehmern zählt die AKADEMIE HERKERT zu den führenden deutschen Bildungsträgern für anspruchsvolle Kunden. Jede Veranstaltung wird durchgehend evaluiert und weiterentwickelt, um den Teilnehmern fachlich und methodisch stets Weiterbildung auf höchstem Niveau zu garantieren.

Die AKADEMIE HERKERT ist das Bildungshaus der 1988 gegründeten FORUM VERLAG HERKERT GMBH, einer Tochtergesellschaft der international erfolgreichen FORUM MEDIA GROUP (FMG) mit Sitz in Merching (bei München). Die FMG zählt zu den „größten Fachverlagen Deutschlands“ (kress pro, 2017).

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