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Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt es wie „Sand am Meer“. Die Auswahl reicht von der Standardsoftware Microsoft Excel, die mit Hilfe spezifischer Vorlagen und Erweiterungen zur Zeiterfassungslösung „umgebogen“ wird, über Speziallösungen, die häufig in Verbindung mit entsprechender Hardware zur Zugangskontrolle angeboten werden bis hin zu mobilen Apps, die aus den bekannten App Stores heruntergeladen werden können. Unternehmen, die eine Zeiterfassungssoftware einsetzen möchten, stehen damit vor der Herausforderung, sich aus der Fülle der verfügbaren Lösungen die für sie optimale Lösung herauszusuchen.

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung

Wie eingangs erwähnt gibt es im Bereich Zeiterfassung unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware. Diese beginnen bereits bei der Frage, welche Zeit erfasst werden soll. Geht es um die reine Anwesenheit eines (Schicht-) Mitarbeiters, u.U. mit der entsprechenden Zugangskontrolle zu einem Firmengebäude oder einer Fabrikanlage? Geht es darum, die Arbeitszeit eines externen Mitarbeiters zu protokollieren oder geht es letztendlich darum, die geleisteten Projektzeiten sowohl intern als auch extern gegenüber einem Auftraggeber/Kunden zu erfassen und abzurechnen? In vielen projektorientierten Branchen wie der IT-Branche, der Unternehmensberatung, der Agenturbranche, dem Architektur- und Ingenieurwesen oder sonstigen Dienstleistungsbranchen geht es speziell um letzteren Fall, mit dem wir uns daher im Folgenden konkreter beschäftigen möchten.

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Präzision, Flexibilität, Mobilität, Benutzerfreundlichkeit

Die Präzision bei der Zeiterfassung spielt gerade im Projektgeschäft eine zentrale Rolle. Denn schließlich basiert auf den erfassten Zeiten letztendlich auch die Abrechnung mit dem Auftraggeber. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass möglichst genau nachgewiesen werden kann, wer wann welche Arbeiten für welches Projekt geleistet hat. Gelingt dieser Nachweis, erfolgt in der Regel auch eine zeitnahe Freigabe durch den Kunden, gelingt er nicht, kommt es zu Nachfragen und die Abrechnung verzögert sich.

Ein weiterer Aspekt im Projektgeschäft ist die Vielfalt an Abrechnungsmodellen: Nach Tagessätzen, nach Stundensätzen, nach vereinbarten Pauschalen. Beschränkt sich die Zeiterfassung lediglich auf das reine Erfassen der Stunden, sind Nacharbeiten erforderlich, denn diese Stunden müssen natürlich mit den vereinbarten Abrechnungsmodellen verknüpft werden, um letztendlich einen betriebswirtschaftlichen Überblick über das Projektgeschäft zu vermitteln und eine Abrechnung der geleisteten Projektzeiten zu ermöglichen.

Ein weiterer Gesichtspunkt, der speziell bei projektorientierten Unternehmen eine zentrale Rolle spielt, ist die Mobilität, denn die Projektarbeiten finden in der Regel vor Ort beim Kunden statt. Aus diesem Grund macht es Sinn, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig über ein mobiles Endgerät (Laptop, Smartphone, Tablet) zu erfassen. Dasselbe gilt für die entsprechenden Reisekosten und Belege. Damit muss er mit dieser Arbeit nicht erst warten, bis er das nächste Mal wieder an seinem Schreibtisch im Büro sitzt.

Eng mit dem Thema Mobilität verbunden ist der letzte Punkt auf der Anforderungsliste für Zeiterfassungssoftware: die Benutzerfreundlichkeit. Das Erfassen von Projektzeiten mit den entsprechenden Reisekosten und Belegen gehört nicht gerade zu den „Lieblingsaufgaben“ vieler Mitarbeiter, sondern wird eher als notwendiges Übel angesehen. Auf der anderen Seite ist die Geschäftsleitung wie bereits erwähnt natürlich auf eine präzise und zeitnahe Erfassung angewiesen, weil nur so auch eine präzise und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann. Wie zahlreiche Praxisbeispiele zeigen, spielen Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive, leicht verständliche Benutzeroberfläche für die Akzeptanz einer Zeiterfassung – und damit deren Nutzung – eine zentrale Rolle.

Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

1. Modularität
Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt, Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalität ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln.
Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

2. Mobilität
Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

3. Integration in Projekt-Controlling
Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.

ZEP: Weil Zeit Geld ist

Mit ZEP bietet die Firma provantis IT Solutions eine webbasierte Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an, die speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Nicht umsonst steht ZEP für „Zeiterfassung für Projekte“. Grundlage für die Entwicklung der Lösung waren die langjährigen Erfahrungen der beiden Firmengründer Thilo Jahke und Oliver Lieven im Projektgeschäft eines mittelständischen IT-Dienstleister und die dabei auftretenden Anforderungen an eine Softwarelösung in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling.

Einen Überblick über die Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

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Fünf Tipps, worauf Sie beim Cloud Backup achten sollten

PROGTECH gibt Tipps zur richtigen Auswahl eines Cloud Backup Service

Fünf Tipps, worauf Sie beim Cloud Backup achten sollten

PROGTECH gibts Tipps zur Cloud Backup-Auswahl

Die Firma PROGTECH, einer der erfahrensten IT-Dienstleister mit Schwerpunkt Datensicherheit in Deutschland und Anbieter des Cloud Backup Services BAYERN BACKUP , hat eine Checkliste veröffentlicht, worauf Unternehmen achten sollten, wenn Sie einen Cloud Backup Service einsetzen möchten. Damit sind sie in der Lage, von den Vorteilen einer Backuplösung „aus der Wolke“ zu profitieren, ohne die Risiken fürchten zu müssen.

Unternehmen, die nicht regelmäßig ein Backup ihrer wichtigsten Unternehmensdaten erstellen, bewegen sich auf dünnem Eis, denn Gründe für einen Ausfall der IT gibt es heutzutage leider viele. So können technische Defekte an der Hardware einen Datenzugriff verhindern, Mitarbeiter können Daten versehentlich (aber leider immer häufiger auch absichtlich) löschen und die Bedrohung durch Schadprogramme nimmt kontinuierlich zu. Weitere Gefahren sind der Diebstahl mobiler Endgeräte (Notebook, Smartphone) oder mobiler Datenträger (USB-Sticks). Und in Zeiten des Klimawechsels sind leider auch wetterbedingte Beschädigungen durch Blitzschlag oder Überschwemmungen in unseren Breiten keine Besonderheit mehr – denken Sie nur an das Hochwasser an Donau und Elbe vor ziemlich genau einem Jahr, im Juni 2013.

„Fach- und Führungskräfte sollten also gewarnt sein und dem Thema Backup und Recovery eine zentrale Rolle in ihren IT-Security-Überlegungen einräumen“, erklärt Michael Schimanski, Geschäftsführer, PROGTECH GmbH. „Denn sind die Unternehmensdaten einmal verloren, kann die Devise nur lauten: Möglichst schnell das letzte Backup einspielen!“

Wie das Marktforschungsinstitut Techconsult in einer Studie im Jahr 2013 berechnete, kostet ein mittelständisches Unternehmen ein IT-Ausfall im Schnitt 25.000 Euro – pro Stunde!! (vgl. http://www.cio.de/knowledgecenter/security/2918599/)

Cloud-Backup – die Alternative zum traditionellen Backup?

Auch wenn viele Unternehmen speziell hier in Deutschland noch Vorbehalte gegen das Thema Cloud Computing im Allgemeinen und Cloud Backup im speziellen hegen, so setzt sich Cloud Backup Services als Alternative zum traditionellen Backup mit Magnetband, Festplatte oder optischem Speichermedium immer mehr durch. Denn im Gegensatz zum Inhouse-Backup-System bietet ein Cloud Backup Service doch einige Vorteile: So liegen die Daten eben nicht im eigenen Keller oder Serverraum, sondern im Rechenzentrum des Service Providers. Dieses Rechenzentrum bietet in der Regel eine IT-Infrastruktur und ein Sicherheit-Niveau, das sich gerade kleine und mittlere Unternehmen gar nicht leisten können – und auch nicht möchten. Der Dienstleister kümmert sich um den reibungslosen Betrieb, überprüft in regelmäßigen Abständen die Funktionstüchtigkeit der Backups und kümmert sich auch sonst um alle technischen Belange. In der Regel fallen für diesen Service dann sogar deutlich niedrigere Kosten an als beim Eigenbetrieb. Und wenn wir schon bei den Kosten sind: Diese werden flexibel nach Verbrauch abgerechnet und können dabei sogar sinken, wenn der Speicherbedarf sinkt.

Für Unternehmen, die noch zögern, ihre Unternehmensdaten einem externen Dritten anzuvertrauen, hat PROGTECH die wichtigsten Tipps zusammengefasst, auf die diese Unternehmen bei der Auswahl eines Cloud Backup Services – und des entsprechenden Anbieters – achten sollten.

Tipp 1: Achten Sie auf den Firmensitz des Anbieters, die dort geltenden Datenschutzregeln und den Standort des Rechenzentrums

Im besten Fall betreibt der Anbieter seinen Service in Deutschland, denn dann gelten die strengen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und damit können auch Sie sicher sein, diesen Anforderungen zu genügen. Die Verantwortung für Ihre Daten tragen nämlich weiter Sie!

Tipp 2: Fragen Sie nach, ob der Anbieter Sie beim Erstellen und Überprüfen einer Backup-Strategie unterstützt?

Online-Speicherdienste a la Dropbox gibt es viele. Ein professioneller Backup Service Provider unterscheidet sich davon, indem er Ihnen dabei hilft, die „W“-Fragen einer professionellen Backup-Strategie („Was wird wann womit wo gespeichert?“) für ein möglichst effizientes und ressourcen-schonendes Archivieren Ihrer Daten zu beantworten.

Tipp 3: Achten Sie darauf, wie die Zugriffsrechte geregelt sind.

In der Regel sollten nur Sie Zugriff auf Ihre Daten haben und sonst keiner. Dies schließt auch den Service Provider ein.

Tipp 4: Welche Verschlüsselungstechniken werden eingesetzt?

Achten Sie darauf, dass der Service Provider die Daten nicht nur bei der Übertragung zwischen Ihnen und seinem Rechenzentrum („in-flight“) verschlüsselt, sondern auch im Rechenzentrum selbst („at-rest“). Im Idealfall werden die Daten bereits bei Ihnen Vorort verschlüsselt und bleiben dies auch die ganze Zeit.

Tipp 5: Was passiert bei Beendigung der Zusammenarbeit?

Achten Sie darauf, wie im Vertrag, den Sie mit dem Cloud Backup Provider schließen, die Ausstiegsklauseln geregelt sind. Wie kommen Sie bei Beendigung des Vertrags wieder an Ihre Daten? Ist geregelt, dass nach Beendigung des Vertrags beim Provider alle Daten inklusive der Sicherheitskopien zuverlässig gelöscht werden?

Wenn Sie diese Tipps beachten, sollten Sie in der Lage sein, von den genannten Vorteilen eines Cloud Backup Services zu profitieren, ohne Risiken fürchten zu müssen.

Bildrechte: PROGTECH GmbH Bildquelle:PROGTECH GmbH

Mit seinem Cloud Backup-Service BAYERN BACKUP unterstützt PROGTECH insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, ihre Daten auf der Grundlage modernster Technologie zu sichern und im Bedarfsfall wiederherzustellen. Geschäfts- und IT-Leitung dieser Unternehmen sind damit in der Lage, bei geringstem Zeit- und Kostenaufwand ihren Haftungsverpflichtungen nachzukommen. Darüber hinaus können sie sicher sein, im Fall eines Datenverlusts oder Ausfalls ihrer IT-Systeme innerhalb kürzester Zeit wieder auf ihre Unternehmensdaten zugreifen und damit ihren Geschäftsbetrieb wieder aufnehmen zu können. Sie sparen außerdem die Kosten für die Neuerfassung verloren gegangener Daten.
Darüber hinaus bietet PROGTECH ein speziell für kleine und mittlere IT-Dienstleister mit Schwerpunkt IT-Security konzipiertes Partnerprogramm, das es diesen Unternehmen ermöglicht, ohne großen Aufwand eine professionelle Online-Backup-Lösung in ihr Portfolio aufzunehmen und damit zusätzlichen Umsatz zu generieren.
Als „Cloud Service Made in Germany“ speichert BAYERN BACKUP alle Kundendaten in Rechenzentren in Deutschland. BAYERN BACKUP-Kunden können also auch sicher sein, selbst den strengsten Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes an die Datenhaltung im Inland zu entsprechen.

PROGTECH GmbH
Michael Schimanski
Thaler Berg 27
84428 Buchbach
+49 (8086) 9472-0
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Werner Grohmann
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+49 (0) 201 7495722
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Wärme aus zuverlässiger Quelle:

Gütezeichen schützt beim Brennstoffeinkauf

Wärme aus zuverlässiger Quelle:

Foto: Fotolia (No. 4833)

sup.- Jederzeit abrufbereite Heizungswärme und maßgeschneiderter Warmwasserkomfort sind wichtige Voraussetzungen für Wohnlichkeit und Wohlbefinden. Überall dort, wo die Wärmeenergie nicht per Leitung ins Haus kommt, gibt es aber noch einen weiteren, ebenso bedeutsamen Faktor: die Zuverlässigkeit des jeweiligen Brennstoffhändlers. Ganz gleich, ob mit Heizöl, Flüssiggas, Pellets oder Kohle geheizt wird – entscheidend sind pünktliche Lieferungen, exakte Mengenerfassung, korrekte Abrechnungen sowie eine Produktgüte, die stets den gesetzlichen Normen entspricht. Um Händler mit diesen Qualitätsmerkmalen zu finden, bedienen sich Heizungsbesitzer ganz unterschiedlicher Methoden, vom Nachbarschaftstipp über die Anzeigenauswertung bis zum Internet-Verbraucherportal mit Kundenbewertungen.

Diese Auswahlkriterien haben natürlich den Nachteil, mehr oder weniger subjektiv gefärbt zu sein. Wesentlich aussagekräftiger sind die Beurteilungen neutraler und professioneller Sachverständiger, die nicht nur die Qualität von Waren und Service, sondern auch die Lagereinrichtungen, das Innere der Fahrzeuge und die Liefertechnik samt Zähleranlagen inspizieren dürfen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse stehen den Brennstoffkunden völlig kostenfrei zur Verfügung. Sie müssen nur darauf achten, dass der beauftragte Lieferant mit dem RAL-Gütezeichen Energiehandel ausgezeichnet wurde. Dieses Prädikat gibt es nämlich als Honorierung, wenn die aufwändigen Kontrollen der Gutachter ohne Beanstandungen absolviert werden. Ein praktischer Verbraucher-Service also, der vor unseriösen Offerten ebenso schützen kann wie vor Heizungsausfällen aufgrund ungeeigneter Ware oder falsch gemessenen Liefermengen. Alle Brennstoffhändler mit dem RAL-Gütezeichen sind auf der Internetseite www.guetezeichen-energiehandel.de aufgelistet.

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