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Vorgangsprüfung im Kundenservice richtig gemacht

oder „das Gelbe vom Ei“

Vorgangsprüfung im Kundenservice richtig gemacht

aisheh3

Gesprächsaufzeichnung, Mystery Calls, Mailprüfung, Testkäufe, Prüfung Schriftverkehr … Nur ein paar der Möglichkeiten die im Kundenservice Einsatz finden, um die Bearbeitungsqualität der einzelnen Kontaktkanäle zu überprüfen. Doch was ist noch zeitgemäß? Worauf kommt es an? Was sind die wichtigsten Aspekte der Vorgangsprüfung und was sollte man besser vermeiden?

Die ersten Vorgangsprüfungen wurden Ende der 90er Jahre durchgeführt. Ziel war es herauszufinden, ob die Vorgänge von den Agenten so abgearbeitet und durchgeführt worden sind, wie die Qualitätsvorgaben des jeweiligen Unternehmens es vorgesehen haben. Je nach Kanal und Komplexität der Qualitätsrichtlinien gab es bis zu 50 (!!) verschiedene Qualitätskriterien, die es zu prüfen und bewerten galt. Mit einem einheitlichen Auftreten in Bezug auf die Vorgangsbearbeitung sollte eine hohe Qualität transportiert werden – in manchen Fällen jedoch leider am Kunden vorbei …

Je nach Größe und Anzahl von möglichen Dienstleistern, wurden die Ergebnisse aus den Vorgangs- oder Qualitätsprüfungen genutzt, um eine Bonus-/Malus-Vereinbarung mit den Dienstleistern zu forcieren. Hatte ein Dienstleister schlechte Werte bei den Vorgangsprüfungen, gab es am Ende des Monats weniger Geld. Waren die Werte überdurchschnittlich gut, wurde ein Bonus gezahlt. Soweit zur Geschichte und der aktuellen Verwendung – doch wie sieht die Zukunft aus? Machen Vorgangsprüfungen noch Sinn?

Aus unserer Sicht: Auf jeden Fall! Doch bedarfsgerecht sollten die Prüfungen sein. Bei der Konzeption der Qualitätskriterien und dem damit verbundenen Prüfkatalog geht Qualität vor Quantität. Selbstverständlich sind z. B. Verlegenheitslaute oder das korrekte Sprechtempo bei der telefonischen Bearbeitung nicht unwichtige Aspekte. Doch sind Sie der Meinung, Ihren Kunden ist es wichtig, dass speziell diese Details bei jedem Agenten sitzen? Den Kunden ist viel wichtiger, dass man sich Zeit für ihr Anliegen nimmt, individuell auf die Bedürfnisse eingeht und eine passende Lösung findet. Über Verlegenheitslaute wird ein Kunde sich nicht einmal wundern, wenn der Agent sich wirklich für sein Anliegen interessiert und einsetzt.

Was sollte denn nun geprüft werden? Welche Kriterien machen Sinn? Eine universale Antwort kann hier nicht gegeben werden, da die Kriterien sehr stark mit dem Qualitätsbewusstsein des Unternehmens und den Qualitätsansprüchen der jeweiligen Kunden zusammenhängen. Ein „VIP Platin Kunde“ erwartet beispielsweise von Natur aus, dass er nicht in einer Warteschleife warten muss und dass der Agent überaus freundlich mit der Anfrage umzugehen weiß.

Bei der Auswahl und Zusammenstellung der Prüfkriterien sollten Sie darauf achten, dass die Kriterien im Fokus liegen, die Ihnen und Ihrer Kunden wichtig sind. Freundlichkeit, fachliche Kompetenz, gekonnte Fragestellungen, zielgerichtete Gesprächsführung und das gewisse Etwas sollten bei keinem Prüfkatalog fehlen. Auch ein subjektiver Gesamteindruck des Prüfers macht Sinn, um die Atmosphäre und das Gespräch an sich bewerten zu können, ohne feste Leitfäden oder Kriterien. Wichtig ist, dass die Kriterien eine konkrete Definition haben und somit keine Diskussionen über „Kriterium erfüllt“ und „Kriterium nicht erfüllt“ entstehen. Ziel der Vorgangsprüfung sollte es sein, vorhandene Schwachstellen zu identifizieren, um diese im Nachgang abzustellen, sei es durch individuelle Schulungen, Prozessanpassungen oder Änderungen am IT-System.

Wir empfehlen Ihnen nicht zu vergessen, worum es letztendlich geht: Ihre Kunden zufriedenzustellen – sind Ihre Kunden zufrieden, kann man sicherlich über Verlegenheitslaute oder zu lang wirkende Gesprächspausen hinwegschauen …

Gerne unterstützt Sie die Bolzhauser AG bei der Planung und Umsetzung Ihrer Vorgangsprüfung, egal egal, ob es um den Kontaktkanal Telefon, E-Mail, Chat oder Social Media geht – sprechen Sie uns gerne an!

Die Bolzhauser AG – Ihr strategischer Wertschöpfungspartner bei der Steigerung Ihrer Kundenzufriedenheit!

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Qualität am Telefon – Trends in der Kommunikation

Lange Zeit galt im Kundenservice die Devise, je einheitlicher der Kontakt zum Kunden, um so einheitlicher ist das Bild des Unternehmens, das nach außen vermittelt wird. So entstanden Gesprächsleitfäden, die den Mitarbeitern Formulierungen aufzwangen, wie ein vermeintlich perfektes Kundengespräch zu führen sei. Von der starren Begrüßungsformel, über festgelegte Gesprächsphasen – mit strikten Wortvorgaben -, bis hin zur hölzernen Abschlussformel.

Den Kundenberatern wurden dabei Formulierungen aufgezwungen, die oftmals weder dem Wesen der Mitarbeiter entsprachen, noch zur Persönlichkeit der Kunden passten. Das hatte zur Folge, dass sich nicht nur die Kundenberater in ihrer Rolle unwohl fühlten. Gravierender ist, dass die Kunden oftmals das Gefühl hatten, es ginge gar nicht um sie als Mensch. Sie zeigten sich von der Routine genervt. Nur allzu oft bekamen die Kundenberater direkt zu Gesprächsbeginn von den Kunden zu hören, dass sie kein typisches „Callcentergequatsche“ wünschen.

Selbst Fragen, die Serviceorientierung vermitteln sollten, wurden zum Bumerang für die Kundenberater. Die Frage: „Was kann ich für Sie tun?“ implizierte bei vielen Kunden die Schlussfolgerung, mit einem kommunikativ geschulten Mitarbeiter zu sprechen. Mancher Kunde nahm dieses zum Anlass, sich über die Frage sogar lustig zu machen, indem er antwortete: „Sie können mir gern einen Kaffee bringen“. Kundenberater, die starren Gesprächsleitfaden folgen, klingen häufig wie Sprachroboter und nicht wie Mitarbeiter, denen die Belange des Kunden wirklich am Herzen liegen.

Einige Unternehmen haben dies bereits erkannt und denken um. Authentizität und Individualität lassen Gespräche natürlicher und echter werden. Der Kunde steht im Vordergrund. Small Talk sowie Emotionalität und Empathie sorgen dafür, dass eine Kundenbeziehung und Kundenbindung aufgebaut werden kann.

Ist nunmehr der Verzicht von jeglichen Vorgaben für die Mitarbeiter, der Schlüssel zum serviceorientierten Kundengespräch? Jeder redet so, wie es für richtig gehalten wird? Nicht ganz!
Vielmehr geht es darum, starre Formulierungsvorgaben durch flexible Leitfäden zu ersetzen, die ein individuelles Eingehen auf den Kunden ermöglichen. In den einzelnen Gesprächsphasen lassen sich die einzelnen Gesprächsgrundlagen und ggf. auch unternehmensspezifischen Vorgaben darstellen. Ähnlich wie Leitplanken, helfen diese Art von Leitfäden die „Spur“ anzuzeigen, auf der man sich frei bewegen kann. Hierdurch entsteht Sicherheit.

Das folgende Beispiel dient der Verdeutlichung: Ein aufgebrachter Kunde ruft an der Hotline an, weil seine Ware nicht kommt. Der Kundenberater schaut nach und entdeckt eine Verzögerung im Versandablauf, die in der Verantwortung des Unternehmens liegt. Hier kann die Vorgabe im Leitfaden gemacht werden, immer wenn es die Schuld des Unternehmens ist, hat sich der Kundenberater dafür zu entschuldigen. Wie die Entschuldigung genau formuliert wird, ist hingegen dem Kundenberater überlassen. Unterschiedliche Formulierungsbeispiele sollen den Kundenberater dahingehend unterstützen, seine eigenen Formulierungen im Rahmen der Leitplanken zu finden und nicht einen bestimmten Satz nachzuplappern. Womit der eine Kundenberater Erfolg hat, muss bei dem anderen noch lange nicht klappen.

Schlussendlich geht es darum, einen guten Draht zum Kunden zu finden, auf das Kundenanliegen sowie auf den jeweiligen Kunden angemessen zu reagieren.

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Das A und O im Service Center: Die Personaleinsatzplanung

Worauf es ankommt und wie es geht – auch ohne teure Software!

Das A und O im Service Center: Die Personaleinsatzplanung

Word Cloud Bolzhauser AG

Eine der wichtigsten Säulen in der Ablauforganisation eines Service Centers ist die Personaleinsatzplanung. Sie regelt wann welcher Agent den unterschiedlichen Kontaktkanälen zugeordnet ist, um die Kundenanfragen bearbeiten zu können. Klingt eigentlich ganz einfach, oder?! Wir haben die Erfahrung gemacht, dass wichtige Aspekte zu einer optimalen und zielgerichteten Einsatzplanung nicht ausreichend betrachtet werden. Doch wie sieht sie nun aus, die optimale Personaleinsatzplanung? „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“ – soweit so gut, dennoch möchten wir Ihnen die wichtigsten Aspekte und „Regeln“ für Ihre optimale Einsatzplanung in unserem aktuellen Blogbeitrag erläutern.

Die korrekte Zeiteinheit
Elementar für eine gute Einsatzplanung ist die korrekte Wahl der Zeiteinheit, welche für die Planung zugrunde gelegt wird. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine Einteilung auf halbstündiger Basis die meisten Vorteile bietet. Zum einen ist die Zeiteinheit nicht zu groß gewählt, um wichtige, produktive Zeiten zu verlieren. Sie ist hingegen auch nicht zu klein gewählt, weil Ihre Mitarbeiter zwischen unterschiedlichen Kontaktkanälen und Tätigkeiten flexibel wechseln können. Schritt 1 sollte also die Einteilung Ihrer Servicezeiten auf Halbstundenbasis sein.

Das Kontaktvolumen und historische Daten
Genauso wichtig ist die korrekte Bestimmung des Anfragenaufkommens, bzw. des Kontaktvolumens je nach Kanal. Bedenken Sie bei der Bestimmung der Daten, dass Kunden ggf. doppelte Anliegen platzieren, wenn es ihnen nicht zu schnell ging. So kann ein Kunde z. B. zwei oder mehrmals angerufen haben (Wiederanrufer / Wiederwähler) oder gar noch eine E-Mail oder einen Facebook-Post mit dem identischen Anliegen platziert haben. Treffen Sie hier die richtige Entscheidung bei der Bestimmung der Kontaktanfragen. In Bezug auf die telefonischen Kontakte, wird Ihre Telefonanlage Sie mit den richtigen Daten versorgen. Doch auch hier gibt es je nach Telefonanlagenmodell und Reporting einiges zu beachten. Schnell ist man in der falschen Spalte und rechnet mit den angenommenen Anrufen und nicht mit den angebotenen Anrufen. Ähnlich verhält es sich mit E-Mails, Facebook, Chats und weiteren Kanälen. Wir empfehlen Ihnen, die letzten 10 – 14 Wochen, sowie einen Vorjahreswert (falls vorhanden) für die optimale Planung in Betracht zu ziehen. Somit kann eine sichere Prognose für die Kontaktzahlen der kommenden Monate errechnet (!) werden.

Die Bestimmung Ihrer Prozesszeiten
Die Dauer, wie lange Ihre Mitarbeiter für die Abarbeitung der Anfragen (je nach Kanal) benötigen, ist eine weitere, wichtige Säule für die Einsatzplanung. Verlassen Sie sich nicht gleich auf systemische Zeiten aus der Telefonanlage oder aus Ihrem Mail System. Hinterfragen Sie Calldauer, Wartezeiten, Warteschleifen, Nachbearbeitungszeiten, Systemdokumentation, interne Klärungen, …, … um die korrekte Prozesszeiten pro Vorgang, bzw. Vorgangsart zu bestimmen. Gegebenenfalls macht eine händische, stichprobenartige Messung der Zeiten Sinn, wenn Sie sich sicher sein wollen.

Personalvolumen und Arbeitsaufkommen
Haben Sie schon Ihr zur Verfügung stehendes Personalvolumen korrekt bestimmt? Haben Sie alle Aspekte bedacht? Urlaub, Krankheit, Tätigkeiten für den Betriebsrat, Meetingzeiten, Weiterbildungszeiten, Schulungen, sonstige geplante und ungeplante unproduktive Zeiten? Wenn ja, dann sind Sie auf dem richtigen Weg Wenn nein, empfehlen wir Ihnen die Erstellung eines „Produktivzeitmodells“ um das echte und korrekte Personalvolumen für die Abarbeitung der Kundenanfragen zu bestimmen. Selbst vermeintlich klein oder unwichtig wirkende Zeiten, die bei der Planung vergessen werden, können je nach Größe und Anzahl Ihrer Mitarbeiter verheerende Folgen nach sich ziehen. Bestimmen Sie Ihr zur Verfügung stehendes Personal je nach Kanal / Vorgangsart und machen Sie eine Gegenüberstellung zum Arbeitsaufkommen, welches Sie anhand der korrekten Prozesszeiten und des Kontaktvolumens recht schnell bestimmen können. Gibt es hier bereits große Unterschiede? Eine Unterdeckung sorgt für unzufriedene Kunden, lange Wartezeiten und schlechten Erreichbarkeitswerten. Eine Überdeckung sorgt ggf. für „gelangweilte“ Mitarbeiter und Gewinnverlust!

Einsatzplanung mit Excel?
Nun, was fange ich mit den ganzen Daten und Kennzahlen an? Welches System, welches Tool ist das Richtige, um die Planung zu vollenden?! Es gibt sicherlich viele, (zum Teil teure) Softwarenanbieter am Markt, die eine gute Planung versprechen. Manche halten auch diese Versprechen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass bei einem Personalkörper kleiner 100 Mitarbeiter die Personaleinsatzplanung mit Microsoft Excel optimal funktioniert. Die Planung mit Excel bietet viele Vorteile: Es muss keine teure, zusätzliche Software angeschafft werden, die Planung mit Excel lässt sich ganz individuell auf viele unterschiedliche Szenarien anpassen und eine Einweisung dauert nur wenige Stunden. Steht „die Planungsdatei“ mit all ihren Informationen und Kennzahlen, ist die Einsatzplanung fast ein Kinderspiel. Mit der Einsatzplanung via Microsoft Excel haben wir in vielen Projekten fantastische Ergebnisse erzielen können. Nicht nur, dass die Prognose sehr genau war, nein – die Planung funktionierte perfekt. Keine Über- oder Unterdeckung, keine wartenden und unzufriedenen Kunden, tolle Erreichbarkeit und perfekt verplante Mitarbeiter in Bezug auf die geforderte Erreichbarkeit.

Und die Moral von der Geschicht´?
„halb geplant funktioniert einfach nicht!“. Eine gute und solide Einsatzplanung sollte in jedem Service Center vorhanden sein. Ganz egal ob sie wenige oder sehr viele Kontakte zu bearbeiten haben. Die Planung funktioniert nur dann, wenn verlässliche und realistische Daten zugrunde liegen. Sie benötigen keine teure Software und kein „Projekt“ für eine gute Einsatzplanung. Mit Excel und den oben dargestellten Informationen steht Ihre Einsatzplanung innerhalb eines halben Tages – versprochen! Um ebenfalls eine Planungssicherheit für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten, sollten Sie mit Ihrer Planung stets 1-2 Monate im voraus sein. Somit können Sie auch auf plötzliche Ereignisse reagieren.

Gerne unterstützt Sie die Bolzhauser AG bei Ihrer Personaleinsatzplanung! Steigern Sie die Produktivität, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Erreichbarkeit. Reduzieren Sie Ihre unproduktiven Zeiten und die Wartezeiten Ihrer Kunden: Wir sind für Sie da!

Die Bolzhauser AG – Ihr strategischer Wertschöpfungspartner bei der Steigerung Ihrer Kundenzufriedenheit!

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