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Pressemitteilungen

M-Files integriert intelligentes Informationsmanagement in Microsoft Teams

Die KI-gestützte Lösung von M-Files verbindet Business-Systeme, optimiert Arbeitsabläufe und unterstützt Compliance. Das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit in Microsoft Teams werden so deutlich verbessert.

Ratingen, 11.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, kündigt die vollständige Integration von M-Files in Microsoft Teams an. Damit sind deutliche Steigerungen der Effizienz möglich und die unternehmensweite Zusammenarbeit wird verbessert. M-Files for Microsoft Teams bietet KI-gestütztes Informationsmanagement für Teams und führt Dokumente in Office 365, Outlook und SharePoint mit denen in anderen Systemen und Repositories in der vertrauten Teams-Umgebung zusammen.

Über die Microsoft-Teams-Benutzeroberfläche suchen die Nutzer in unterschiedlichen Systemen und Archiven nach Informationen und können diese gemeinsam mit Kollegen bearbeiten. So vermeiden Unternehmen die Risiken von Informationssilos und das einhergehende Versions- und Dublettenwirrwar bei Dokumenten, das die Produktivität hemmt und die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und anderen Vorschriften beeinträchtigt.

Mit M-Files können Nutzer von Microsoft Teams das Informationsmanagement automatisieren, indem Künstliche Intelligenz genutzt wird, um Metadaten zu generieren, die Workflows und Berechtigungen steuern. In der Benutzeroberfläche von Teams verbindet M-Files in einer Ansicht Netzwerkordner, SharePoint, File-Sharing-Dienste, ECM-Systeme, CRM, ERP sowie andere Business-Systeme und Repositories miteinander, wodurch die Informationssilos im gesamten Unternehmen für den Nutzer transparent zusammengeführt werden. Mithilfe von KI tagt M-Files Dokumente automatisch mit den richtigen Metadaten, um eine ordnungsgemäße Kategorisierung und Zuweisung von Berechtigungen zu gewährleisten. M-Files bietet Zugriff auf relevante Dokumente über mehrere Teams-Channel oder direkt in vertrauten Office-Anwendungen wie Word oder Excel, um sicherzustellen, dass Nutzer immer mit der richtigen, aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

M-Files stellt außerdem spezielle Lösungstemplates bereit, die für Microsoft Teams angepasst werden können, um die Compliance- und Regulierungsanforderungen der Kunden zu erfüllen. Diese Lösungen bieten eine automatische Aufzeichnung und Archivierung von Dokumenten und Bearbeitungsschritten, die alle compliance-relevanten Daten lückenlos erfassen und Audits deutlich vereinfachen. Darüber hinaus managt M-Files Access-Control-Listen und metadatenbasierte Sicherheitsregeln automatisch und ermöglicht den Single-Sign-On für alle Daten über die Azure-AD-Authentifizierung. Innerhalb von Microsoft Teams haben Nutzer nun beispielsweise Zugriff auf folgende Lösungen:
– M-Files HR zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten sowie Informationen und Prozessen über das gesamte Beschäftigungsverhältnis hinweg vom Onboarding bis zum Ausscheiden
– M-Files Contract Management zur Optimierung des Vertragsmanagements
– M-Files QMS zur Verwaltung strenger Qualitäts- und Compliance-Dokumentationen, einschließlich Standard Operating Procedures (SOPs), Schulungsnachweisen, CAPAs und mehr

„Mit M-Files for Microsoft Teams verbinden wir intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation mit erstklassiger Collaboration und bieten eine neue Roadmap für die digitale Transformation im gesamten Unternehmen“, sagte Mika Javanainen, Vice President for Product Marketing bei M-Files. „Gemeinsam ergänzen M-Files und Microsoft Teams Office-365-Anwendungen und andere Business-Systeme nahtlos. Der Digitale Workplace wird um einen zentralen Anlaufpunkt für alle Unternehmensinformationen ergänzt und mit automatisierten Geschäftsprozessen und individuellen Compliance-Lösungen auf ein neues Level gehoben.“

Weitere Informationen zur M-Files-Lösung für Microsoft Teams finden Sie hier:
https://www.m-files.com/de/microsoft-teams-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Kaseya-Studie zur IT in KMU: Modernisierung der IT stagniert, Bedarf an IT-Management nimmt zu

Jährliche Kaseya IT Operations Benchmark Studie verzeichnet innerhalb der letzten drei Jahre keinerlei Fortschritte beim IT-Reifegrad in Unternehmen, während das Thema Sicherheit weiterhin große Bedenken bereitet

München, 05. September 2019 – Kaseya, der führende Anbieter von umfassenden IT-Management-Lösungen für Managed Service Provider (MSP) sowie IT-Abteilungen, veröffentlicht die Ergebnisse seiner fünften jährlichen IT-Benchmark-Studie zum IT-Operations. Die Erkenntnisse der „The 2019 State of IT Operations for SMBs“ zeigen, wie sich die IT in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) weiterentwickeln, während gleichzeitig die Anforderungen an das IT-Management zunehmen und die externen Bedrohungen immer komplexer werden.

Die Studie zeigt eine Reihe neuer Trends in der IT-Betriebslandschaft, darunter:

Sicherheit bleibt höchste Priorität und Patch-Management als verbesserungswürdiger Schlüsselbereich: Angesichts immer raffinierterer Cyberangriffe und hochkarätiger Sicherheitsverstöße bleiben effizientere Sicherheitsmaßnahmen für die meisten mittelständischen Unternehmen das größte Anliegen. 32 Prozent der Befragten erlebten in den letzten fünf Jahren eine Sicherheitsverletzung (ein leichter Rückgang gegenüber 35 Prozent im Jahr 2018), wobei mindestens 10 Prozent im vergangenen Jahr von einer Verletzung betroffen waren.

Die diesjährigen Umfragedaten zeigten, dass automatisiertes Software-Patch-Management bei den meisten KMU einer der Schlüsselbereiche ist, den es unbedingt zu verbessern gilt: Lediglich 42 Prozent der Befragten automatisieren ihr Patch-Management oder planen dies künftig zu tun. Ebenfalls nur 42 Prozent überwachen Drittanbieter-Software und spielen wichtige Patches innerhalb von 30 Tagen auf. Große Sicherheitsverletzungen sind häufig auf versäumtes Patching zurückzuführen, deshalb plant die Hälfte der Befragten das automatisierte Patchen auszubauen.

Zudem zeigte sich ein starker Zusammenhang zwischen Ausfällen und Datenschutzverletzungen. Fast 61 Prozent der Befragten, die sich über einen Sicherheitsverstoß im vergangenen Jahr beklagten, verzeichneten auch zwei bis vier Ausfälle (ein Anstieg von 15 Prozent gegenüber 2018). Dies ist ein weiterer Indikator für die zögerlichen Fortschritte der IT-Reife.

Insgesamt ist es nicht verwunderlich, dass verlässliche Sicherheit für 57 Prozent der KMU die oberste IT-Priorität hat (letztes Jahr waren es 54 Prozent; 2017 lediglich 40 Prozent).

Cloud gewinnt an Bedeutung für Backup und Disaster Recovery

Fast 90 Prozent der Befragten führen regelmäßig Backups durch. Die Sicherung in der Cloud in Kombination mit den anderen Speichermedien gehört zu den fünf besten Business Continuity and Disaster Recovery (BCDR)-Strategien – so auch durchgeführt von 33 Prozent der Befragten.

Besorgniserregend ist, dass nur 29 Prozent ihre SaaS-Anwendungsdaten (Microsoft Office 365, G Suite, Salesforce usw.) sichern und sich diese Situation gegenüber 2018 nicht verbessert hat. Die erhobenen Daten zeigen, dass sich viele ihrer Eigenverantwortung nicht bewusst sind und nicht wissen, dass SaaS-Datensicherungen für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen in der Regel ihre Aufgabe ist.

Insgesamt ist die Cloud sehr beliebt, die Bedenken sind längst vom Tisch. Unternehmen stellen oft unternehmenskritische Apps über die Cloud bereit: Dies setzt sie einem großen Risiko aus, da sie ihre SaaS-Anwendungsdaten nicht sichern.

IT-Reife entwickelt sich nicht weiter
Der Begriff IT-Reife beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten, über die ein Unternehmen zum IT-Management verfügt. Die IT-Reife lässt dadurch Rückschlüsse zu, wie die IT-Abteilung zum Wachstum eines Unternehmens beitragen kann. Allerdings zeigen die Studienergebnisse in Sachen IT-Reife keine Verbesserungen in den letzten drei Jahren. Mehr als 50 Prozent der Befragten verbleiben auf den beiden niedrigsten Stufen der IT-Betriebsreife. Viele von ihnen sind laut ihrer Befragung über ihre IT-Management-Fähigkeiten im ständigen Alarmzustand. 35 Prozent der Befragten befinden sich auf dem niedrigsten Niveau der IT-Betriebsreife (reaktiv); weitere 21 Prozent auf dem zweiten Reifegrad (effizient), während nur 11 Prozent der Befragten angaben, eine strategische Rolle bei der Förderung von Geschäftsinnovationen (Strategic Level of Maturity) zu spielen.

Weitere Ergebnisse:
– Widersprüchliche Prioritäten bei Service Levels: Höhere Service Levels bereitzustellen bleibt auch 2019 eine der höchsten Prioritäten, steht aber im Widerspruch zur rückläufigen Zahl derjenigen, die Service Level Agreements (SLAs) definiert haben. In den letzten drei Jahren ist der Anteil ohne formelle SLAs unter den Befragten gestiegen: 2017 waren es 35 Prozent, 2018 schon 39 Prozent und dieses Jahr beläuft es sich auf 43 Prozent.
– Steigender Einfluss der IT-Abteilungen auf die Führungsebene: Der Einfluss der IT-Leiter auf die Entscheidungsfindung in den Unternehmen ist in den letzten drei Jahren deutlich gestiegen. Fast die Hälfte aller Befragten gibt an, dass der Leiter der IT-Abteilung einen enormen Einfluss auf die Entscheidungsfindung der Führungsebene in ihrem Unternehmen hat.
– DSGVO gewinnt an Durchsetzungskraft: Die Datenschutz-Grundverordnung ist seit ihrer Einführung im Mai 2018 vom sechsten Platz (2018) dieses Jahr auf den dritten Platz aufgerückt.

„Die Einführung moderner IT-Lösungen ermöglicht es, Strukturen und den täglichen Arbeitsablauf heutiger IT-Teams voranzutreiben, so dass Unternehmen ihren Kunden ein breiteres Lösungsportfolio und mehr Service bieten können. Da diese Technologien sich weiterentwickeln werden, bleiben die Wettbewerbsbedingungen weiterhin gleich. Mittelständische Unternehmen und kleinere IT-Organisationen setzen leistungsfähigere Tools ein, um mit ihren Kollegen in großen Unternehmen mitzuhalten“, sagte Mike Puglia, Chief Strategy Officer, Kaseya. „Mit diesen neuen Tools können IT-Teams den Herausforderungen der kontinuierlich steigenden Kundenerwartungen und Sicherheitsbedrohungen begegnen, denn diese verlangen von häufig überlasteten Mitarbeitern ständige Innovationen und operative Verbesserungen.“

Die diesjährige Studie basiert auf der Befragung von 400 Teilnehmern weltweit.

Kaseya führt seit 2014 die IT Operations Umfrage durch, um die Trends und Möglichkeiten von KMU-IT-Teams zu ermitteln, dieses Wissen mit der IT-Community zu teilen und die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen.

Den vollständigen Bericht „2019 State of IT Operations for SMBs“ finden Sie unter: https://www.kaseya.com/resource/2019-it-operations-survey-report/

Kaseya ist der führende Anbieter umfassender IT Management-Lösungen für Managed Service Provider (MSP) sowie IT Abteilungen. Mit seiner offenen Plattform und dem kundenorientierten Ansatz, liefert Kaseya modernste Technologien, um IT effizient zu verwalten, zu sichern und wiederherzustellen. Die Kaseya IT Complete Plattform ist die branchenweit umfassendste, integrierteste Lösungs Suite, mit der IT Verantwortliche den Geschäftserfolg weiter vorantreiben. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamte IT zentral zu steuern sowie Niederlassungen und verteilte Umgebungen per Fernzugriff einfach zu verwalten. Sie stellt vereinfachtes Backup und Disaster Recovery bereit und automatisiert IT Management Funktionen. Die Lösungen von Kaseya verwalten weltweit mehr als zehn Millionen Endgeräte. Kaseya ist ein privat geführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Dublin, Irland und hat Standorte in mehr als 20 Ländern. Weitere Informationen sind auf der Webseite zu finden: www.kaseya.com Folgen Sie uns auf Twitter @KaseyaCorp.

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global office entscheidet sich für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files

Dienstleistungsunternehmen nutzt M-Files zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen für mehr Transparenz, Synergien und Compliance. Projektumsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit M-Files-Partner Esch & Pickel.

Ratingen, 5.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass der Kommunikationsdienstleister global office GmbH aus Montabaur sich für M-Files als unternehmensweit genutzte zentrale Plattform für das Management von Dokumenten und Dateien entschieden hat.

global office ist ein rasch wachsender Dienstleister für telefonische Kommunikation und Erreichbarkeitslösungen. Das Unternehmen ist mit mehr als 40 Standorten in Deutschland und Österreich dezentral aufgestellt. Effizienz und höchste Kundenorientierung stehen im Mittelpunkt des professionellen Serviceangebots. Ein modernes Informationsmanagement ist dafür unerlässlich. Bei der Wahl des Umsetzungspartners fiel die Wahl schnell auf das Beratungshaus Esch & Pickel aus Koblenz, das bereits in den ersten Gesprächen mit Kompetenz und Zuverlässigkeit punkten konnte.

Neues Informationsmanagement ermöglicht weiteres Wachstum

Wie in den meisten mittelständischen Unternehmen stießen auch bei global office die gewachsenen Strukturen zur Ablage von Dateien und Dokumenten auf der Basis von Fileservern und Ordnern an ihre Grenzen und es drohte ein stetig größer werdender Wildwuchs in den Ablagen. Diese Problematik zog sich durch alle Abteilungen des Unternehmens, untergrub viele Bemühungen zur Effizienzsteigerung und lähmte das weitere Wachstum. Darüber hinaus konnten auf dieser Basis neue Anforderungen im Bereich von Datenschutz und Compliance wie DSGVO und GoBD nicht effektiv umgesetzt werden.

M-Files überzeugte unter anderem mit seiner einzigartig konsequenten Nutzung von Metadaten. Wie kein anderes DMS/ECM-System nutzt M-Files Metadaten als zentrales Steuerungsmittel für Informationen sowohl bei der Ablage und Suche als auch zur Steuerung von Archivierung, Zugriffsrechten und Prozessen. Für global office ist das Was-statt-wo-Prinzip von M-Files ein riesiger Meilenstein im Informationsmanagement. Damit müssen sich die Nutzer nicht mehr damit auseinandersetzen, wo eine Information abgelegt ist, sondern bei der Ablage und der Suche nur noch in Form von Metadaten angeben, worum es sich bei der Information handelt. „Mit dem Was-statt-wo-Prinzip erschließen Metadaten die abgelegten Dokumente und schaffen damit Transparenz. Bereits nach kurzer Zeit hatten alle Nutzer dieses Grundprinzip verinnerlicht, so dass der Umstieg auf das neue Dokumentenmanagement schnell und einfach war“, erklärt Stefanie Kern-Wich, Managerin Finanzen und Buchhaltung sowie Prokuristin bei der global office GmbH.

Eingangsrechnungsverarbeitung als Pilotgebiet für automatisierte Prozesse

Vor der Umstellung war der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen wenig transparent: Rechnungsbelege steckten zur Freigabe in Papier- und E-Mail-Stapeln fest, blieben während Krankheits- und Urlaubszeiten liegen oder gingen sogar verloren. Heute läuft der gesamte Prozess digital ab. Mittlerweile erreichen rund 90 Prozent der eingehenden Rechnungen das Unternehmen digital als PDF an eine dediziert dafür genutzte E-Mail-Adresse und werden von dort automatisiert in M-Files übernommen. Rechnungen in Papierform werden gescannt und ebenfalls in M-Files abgelegt. Damit befinden sich alle Eingangsrechnungen in einem lückenlos dokumentierten, transparenten und revisionssicheren Prozess. Sie erscheinen in der Buchhaltung in entsprechenden Sichten und für jede Rechnung wird ein Workflow zur Freigabe gestartet. Die Freizeichnung erfolgt durch die Fachabteilungen und Kostenstellenverantwortlichen ebenfalls digital in M-Files.

Im Durchschnitt dauert die Freigabe oder Ablehnung einer der rund 2.000 Eingangsrechnungen pro Jahr heute verlässlich maximal zwei bis drei Tage und es herrscht jederzeit Transparenz darüber, in welchem Prozessschritt sich eine einzelne Rechnung aufhält. „Die Eingangsrechnungsverwaltung mit M-Files hat zu deutlich mehr Effizienz und Transparenz im Freigabeprozess geführt. Wir sind so jederzeit auskunfts- und handlungsfähig und die Prozesssicherheit und integrierte Dokumentation erlaubt es uns, die rechtlichen Auflagen aus der GoBD effizient zu erfüllen“, erläutert Stefanie Kern-Wich. „Mit M-Files und SAP als Basis planen wir nun die Umstellung auf eine vollständig beleglose Buchhaltung.“

Flexibilität, Erweiterbarkeit und Sicherheit waren gefordert

In einem schnell wachsenden Unternehmen wie global office ist der stetige Wandel die eigentliche Konstante. M-Files ist darauf ausgelegt, sich ständig an die Anforderungen anzupassen. Dabei können Konfigurationen und Änderungen – beispielsweise an der Metadatenstruktur – auch von speziell geschulten Nutzern ohne Programmierkenntnisse durchgeführt werden. Neben der Flexibilität waren global office auch die Belange der Compliance – speziell des Datenschutzes – und der Informationssicherheit wichtig. Mit M-Files können die Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen deutlich einfacher und genauer geregelt werden als bisher. So können beispielsweise Daten verschiedener Landesgesellschaften sehr einfach durch die Zuordnung des entsprechenden Metadatenwerts getrennt werden und stehen dann nur noch den berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung.

Durchweg gelungener Start in die weitere Digitalisierung

Das Projektteam und auch die Nutzer ziehen eine ausschließlich positive Bilanz der Einführung des neuen Systems zum Management von Dokumenten, Dateien und anderen Informationen. Eine sehr hochwertige Dokumentenablage mit allem Komfort sorgt im gesamten Unternehmen für mehr Transparenz, Sicherheit und Qualität. Wie das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung eindrücklich zeigt, können Effizienz und Transparenz durch feste und teilautomatisierte Workflows deutlich gesteigert werden.

„Wir können andere Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen nur ermutigen, ein modernes System für das Management von Dokumenten und Dateien sowie Prozessen und Workflows einzuführen. Hier lohnt sich bei aller Planung vorab auch „Learning by doing“. Jedes neue System erscheint am Anfang komplex, aber ein gutes DMS überzeugt die Nutzer bereits nach wenigen Stunden, generiert sofort erkennbaren Nutzen und bietet ein Höchstmaß an Flexibilität. M-Files hat sich für uns als Plattform bewährt und Esch & Pickel hat uns als Partner bei der Umsetzung überzeugt“, fasst Stefanie Kern-Wich die Erfahrungen des Projektes zusammen.

Die detaillierte Fallstudie zu global office und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit:
https://www.m-files.com/de/customers/case-studies

Mehr Informationen zu den Spezialisten für Prozesseffizienz von Esch & Pickel: http://www.eschundpickel.de

Über global office GmbH
Die global office GmbH bietet telefonische Kommunikation und intelligente Erreichbarkeitslösungen auf Premiumlevel für Unternehmen aller Branchen. Hierbei übernimmt global office mit seinen kompetenten Fachkräften im Namen des Kunden eingehende und ausgehende Telefonate sowie Chat- und E-Mail-Dialoge. Das stark expandierende Franchise-Unternehmen stellt diese Dienstleistung in einzigartiger professioneller Ausführung und auf höchstem Servicelevel zur Verfügung. Für global office Kunden bedeutet dies eine permanente Erreichbarkeit, aus der final mehr Geschäftsabschlüsse, höhere Umsätze und eine stärkere Kundenbindung resultieren. Das Unternehmen wurde 2008 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Montabaur, Deutschland. global office unterstützt derzeit mehr als 1.000 Unternehmen mit rund 1.500 Kundenportalen. www.global-office.de

Über Esch & Pickel GmbH
Esch & Pickel bringt Effizienz in die kaufmännischen Prozesse seiner Kunden. Auf der Basis einer individuellen Analyse entstehen Lösungen, die aus leistungsfähigen Standardprogrammen kombiniert mit eigenen Entwicklungen bestehen. Dabei unterstützt Esch & Pickel die Kunden ganzheitlich als IT-Systemhaus von der Konzeption über die Einführung neuer Systeme bis hin zur Schulung der Nutzer. Als Premium Reseller von M-Files erschließt Esch & Pickel seinen Kunden die Möglichkeiten des intelligenten Informationsmanagements. Das Unternehmen ist seit über 30 Jahren erfolgreich und hat seinen Hauptsitz in Koblenz. www.eschundpickel.de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files erweitert Googles G Suite um Enterprise Content Management und Compliance-Unterstützung

Google G Suite wird mit M-Files zum zentralen Zugriffspunkt für E-Mail, Dokumente und andere Geschäftsdaten aus verschiedenen Repositories im Unternehmen.

Ratingen, 27.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt eine neue Integration mit Google G Suite bekannt. Die Lösung M-Files für Google G Suite erweitert die Stärken der Google G Suite bei Collaboration und der Erstellung von Inhalten um KI-gestütztes Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und umfangreiche Metadatenfunktionen für mehr Sicherheit, Governance und Compliance. Durch die Kombination der Google-G-Suite-Anwendungen mit dem intelligenten Informationsmanagement von M-Files können Unternehmen die Vorteile einer einfachen Zusammenarbeit mit Compliance verbinden.

M-Files für Google G Suite bietet außerdem die revisionssichere Archivierung, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. In einigen Staaten ist beispielsweise die Verwendung von Gmail und Google Drive als System zur dauerhaften Speicherung von Geschäftsdaten problematisch, da nicht garantiert werden kann, dass Daten das Herkunftsland nicht verlassen. M-Files für Google G Suite überwindet diese Einschränkungen.

In einem einzigen Schritt können Benutzer wichtige E-Mails mit Anhängen von Google Mail in M-Files speichern, zusammen mit Metadaten für die langfristige Aufbewahrung und einen besseren Teamzugriff. Darüber hinaus können die Nutzer per Klick native Google-Dokumente in PDF- oder Microsoft-Office-Dateiformate konvertieren und diese Kopien revisionssicher in M-Files speichern, um so einen Audit-Trail zu erstellen. M-Files kann G-Suite-Inhalte dank seiner KI-gestützten Informationsmanagementfunktionen automatisch klassifizieren und taggen und sie unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte mit Inhalten aus anderen Repositories kombinieren. So können Google-G-Suite-Nutzer ihre Dokumente jederzeit im richtigen Kontext mit anderen Informationen bearbeiten.

Unternehmen und andere Organisationen können mit den M-Files-Funktionen zur Verwaltung und Kontrolle sensibler Daten wie der automatischen Versionskontrolle, inhaltsbasierten Dokumentenberechtigungen und automatisierten Workflows, Zuweisungen und Benachrichtigungen für Reviews und Genehmigungen, Prozesse optimieren und strenge Datenschutzbestimmungen sicher einhalten.

M-Files verbindet die Anwendungen der G Suite mit anderen Business-Systemen und Repositories, wie Salesforce und Netzwerkordnern, ohne eine Migration zu erfordern. Über die vertraute Google-G-Suite-Oberfläche erhalten Organisationen Einblick in all ihre Unternehmenssysteme und einen zentralen Zugriff auf E-Mail und Dokumente.

„Mit M-Files für Google G Suite können unsere Kunden dank der modernen Funktionen der Google G Suite wie Co-Authoring optimal zusammenarbeiten“, sagte Mika Javanainen, Vice President of Product Marketing bei M-Files. „Für Unternehmen, die Gmail, Google Docs und Google Drive nutzen, erweitert M-Files das Informationsmanagement um ein modernes, KI-gestütztes Repository, das metadatenbasiert Archivierung, Sicherheit und Compliance sowie Workflows für die Optimierung von Prozessen bietet.“

„Außerdem legen wir großen Wert darauf, ein optimales Benutzererlebnis zu bieten“, fügte Javanainen hinzu. „Interne und externe Benutzer können gleichzeitig an demselben Dokument in M-Files und in Google Drive arbeiten und Inhalte auf dem Google Drive werden bei der Bearbeitung automatisch in M-Files aktualisiert.“

Weitere Informationen zu M-Files für Google G Suite auf der Website: https://www.m-files.com/en/g-suite-integration

Ein Webinar mit Live-Demo: https://go.m-files.com/G-Suite-Webinar-Registration.html

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Mehr Umsatz für MSP mit integrierten Cyber-Sicherheits-Lösungen

Von Nick Streaker, CTO bei ID Agent, einem Kaseya Unternehmen

Vor langer Zeit mussten MSP lediglich Services wie Endpoint Security oder Firewall Management anbieten, um die Sicherheit ihrer Kunden zu gewährleisten. Doch entwickeln Cyber Kriminelle ihre Angriffe stetig weiter und gehen dabei immer gezielter und bösartiger vor – sie nutzen eine wachsende Zahl Angriffsvektoren und Taktiken, um ihre Erfolgsaussichten zu verbessern. Das zeigt, dass die alten Ansätze nicht mehr genügen.

Laut den jährlichen Auswertungen des Verizon Data Breach Investigations Report öffnen zudem Nutzerfehler Tür und Tor für Cyberkriminelle: 90 Prozent der erfolgreichen Unternehmensangriffe erfolgen über Phishing-Betrug. Endpoint-Sicherheit ist nach wie vor unerlässlich, schützt aber den ahnungslosen Nutzer nicht vor dem Klick auf die authentisch aussehende Mail.

Welcher Schutz sollte das Security-Stack ergänzen? ID Agent, ein Kaseya Unternehmen, erklärt zwei zentrale Ansatzpunkte, die MSP in Betracht ziehen können.

Training: Phishing-Simulationen und Sicherheitsschulungen für Endanwender
Social Engineering Angriffe haben eine hohe Erfolgsquote – das heißt im Umkehrschluss, dass unvorbereitete, ahnungslose Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein großes Sicherheitsrisiko für die eigenen Klienten bedeuten. Wer die Ursachen dafür angeht – etwa die Naivität bei Online Bedrohungen und Risiken – der verbessert die Nutzerfahrung, weil es weniger Ausfallzeiten durch Bedrohungen oder Schadsoftware gibt. Doch auch finanziell lohnt sich das Training für mehr Security Sensibilität: Angesichts der möglichen Strafen bei Cyber Vorfällen und Datenschutzverletzungen, zahlt sich das Training im Grunde von selbst.

Aktuell gibt es einige MSP, die solche Trainings bereits als kostenpflichtigen Zusatzservice anbieten. Bei anderen wiederum ist die Nutzerausbildung als Standardkomponente im Angebotspaketen inbegriffen – genauso wie der Endgeräteschutz und Patching Dienst. Bei beiden Modellen profitieren MSP, weil sie weniger Vorfälle, Service Anrufe oder Folgen bewältigen müssen, sobald sich die Klienten für die entsprechenden Trainingseinheiten und Phishing Simulationen angemeldet haben.

Schutz auf DNS Ebene
Indem sie den Schutz direkt auf DNS Ebene verankern, können kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oder MSP die Internetnutzung über LAN, WLAN oder Gäste WLAN kontrollieren. So stellen sie sicher, dass HR und regulatorische Richtlinien eingehalten werden. Außerdem stoppen sie Malware, bevor sie Netzwerk, Endgeräte und Nutzer erreicht.

Der DNS Schutz hat noch weitere Vorteile: Wenn Streaming Seiten oder P2P Downloads (Torrents) blockiert sind, ist mehr Bandbreite für Netzwerkfunktionen verfügbar. Und sind Social Media oder Gaming Seiten nicht mehr erreichbar, sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger abgelenkt. Zu guter Letzt vermeiden Unternehmen interne und externe Ansehensverluste, wenn unangemessene oder verstörende Inhalte blockiert sind.

MSP können DNS Schutz als Dienstleistung ähnlich wie Trainings anbieten – als Premium Service oder als Zeit und Geld sparenden Zusatz für ihre Sicherheitspakete. Zusammengefasst: Mit dem Schutz auf DNS Ebene sparen MSP Arbeitsstunden beim Security Support, während die Unternehmen selbst produktiver und sicherer werden.

Fazit
Online Bedrohungen und Malware Taktiken entwickeln sich unablässig weiter. Deshalb genügt es nicht mehr, Endgeräte vor eingehender Malware zu schützen. Da die Kriminellen weiterhin Schwachstellen auf Anwender und Netzwerkebene ausnutzen, sollten MSP effektive, integrierte Sicherheitspuffer anbieten. Dann profitieren beide Seiten: Unternehmen sind besser geschützt und die MSP haben neue Möglichkeiten mit Cyber Sicherheit Umsatz zu machen.

Kaseya ist der führende Anbieter umfassender IT Management-Lösungen für Managed Service Provider (MSP) sowie IT Abteilungen. Mit seiner offenen Plattform und dem kundenorientierten Ansatz, liefert Kaseya modernste Technologien, um IT effizient zu verwalten, zu sichern und wiederherzustellen. Die Kaseya IT Complete Plattform ist die branchenweit umfassendste, integrierteste Lösungs Suite, mit der IT Verantwortliche den Geschäftserfolg weiter vorantreiben. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamte IT zentral zu steuern sowie Niederlassungen und verteilte Umgebungen per Fernzugriff einfach zu verwalten. Sie stellt vereinfachtes Backup und Disaster Recovery bereit und automatisiert IT Management Funktionen. Die Lösungen von Kaseya verwalten weltweit mehr als zehn Millionen Endgeräte. Kaseya ist ein privat geführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Dublin, Irland und hat Standorte in mehr als 20 Ländern. Weitere Informationen sind auf der Webseite zu finden: www.kaseya.com Folgen Sie uns auf Twitter @KaseyaCorp.

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M-Files als bestes DMS/ECM-Produkt des Jahres nominiert

M-Files wurde für die funkschau-Leserwahl als eines der besten ITK-Produkte 2019 im Bereich DMS, EIM und ECM nominiert. Intelligentes Informationsmanagement überzeugt Kunden und Analysten.

Ratingen, 22.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, freut sich über die erneute Nominierung bei der Leserwahl des Magazins funkschau als eines der besten Produkte für DMS, EIM und ECM. Im vergangenen Jahr gehörte M-Files bereits zu den Gewinnern in dieser Kategorie.

Die diesjährige Leserwahl zu den besten ITK-Produkten läuft noch bis zum 22. September auf www.funkschau.de/produkte-wahl-2019 Dort haben die Leser die Gelegenheit, in 24 Kategorien ihre favorisierten Produkte zu küren. Jedes Jahr nehmen mehrere Tausend funkschau-Leser an der Wahl teil. Im Rahmen einer feierlichen Preisverleihung am 10. Oktober in München werden den jeweils drei Erstplatzierten die beliebten Trophäen überreicht.

Die Nominierung ist für M-Files ein hervorragendes Beispiel für das positive Marktfeedback. Immer wieder überzeugt M-Files Kunden und Analysten bei nationalen und internationalen Marktstudien und Umfragen mit seinem visionären Ansatz. Zuletzt wurde M-Files im Frühjahr vom unabhängigen Analystenhaus Nucleus Research aufgrund seiner starken Technologie, breiten Funktionalität und hohen Benutzerfreundlichkeit zum sechsten Mal in Folge als Leader und bestes ECM-Produkt ausgezeichnet.

ECM-Experten bei Kunden und Analysten sind begeistert davon, wie sich mit M-Files bestehende Informationssilos aufbrechen lassen, indem sie in ein unternehmensweites und modernes Informationsmanagement eingebunden werden. Ohne Migration können die Nutzer so alle Vorteile eines innovativen Dokumentenmanagements wie automatische Klassifizierung und Verschlagwortung, leistungsstarke Such- und Filtermöglichkeiten sowie die Verknüpfung von Dokumenten und Anwendungsdaten genießen. Da M-Files automatisiert für jede Information den relevanten Kontext ermitteln kann, entsteht eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen, die die Transparenz fördert und Prozesse beschleunigt. Auch Compliance-Richtlinien und Workflows können weitgehend automatisiert werden.

„Die Nominierung bei der funkschau-Leserwahl 2019 ist für uns ein weiterer Ansporn, den Wechsel zu einem deutlich intelligenteren Informationsmanagement voranzutreiben“, sagt Dirk Treue, Senior Channel Marketing Manager bei M-Files. „Der Markt für DMS-, EIM- und ECM-Lösungen befindet sich in einem starken Umbruch, weil Kunden und Partner mit einer neuen Generation von Lösungen neue Wege gehen wollen. M-Files ist hier führend sowohl in der Leistung als auch in der Produktvision.“

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Der Analystenreport 2019 Nucleus Research Value Matrix for Enterprise Content Management kann hier bezogen werden: https://go.m-files.com/2019-Nucleus-Research-ECM-Value-Matrix-Register-DE.html

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

Pressemitteilungen

Labforward is releasing an app to support laboratories working in regulated environments: The Signature Workflows app for labfolder

Berlin, 07/23/2019: Working compliantly is incredibly important in the laboratory, but getting the necessary signatures can slow down progress and productivity. Introducing their new feature, „Signature Workflows“, Labforward has developed a solution that streamlines reviewing and signing entries within collaborative projects so that the workflow isn’t slowed down unnecessarily by the validation process.

When it comes to projects in the lab that require complex validation for content, a simple validation system is not sufficient. Feedback from scientists working in regulated environments showed that it became complicated when many signatures had to be acquired to validate laboratory results and reports. When multiple people were involved and the process wasn’t clear this could significantly slow down the workflow.

To address this issue, Labforward has created an optional feature in addition to their current „Sign & Witness“ feature in the labfolder ELN. The aim of the new „Signature Workflows App“ is to take the functions of „Sign & Witness“ a step further. By giving more freedom to customise and have more control over who signs and witnesses, the validation process does not interfere with the entire workflow of the project.
The new functions found in the „Signature Workflow“ include:

Creating workflows with several reviewing steps, each containing multiple reviewers.
Assigning workflows to specific projects.
Moving entries to different projects after workflow completion.
Status of approval or rejection for an entry.
Associating different tags & comments to each action.

„With this app, we’re allowing laboratories in regulated environments to speed up their workflows and do the work they usually would need a separate document management solution for,“ says Florian Hauer, CPO and co-founder of Labforward.
Labforwards first paid extension option, „Signature Workflows“ is available to everyone on their labfolder ELN advanced plan and can be purchased as an add-on.
Standard prices start at around 11EUR per user per month additional to the advanced plan prices.
To find out more about the new labfolder „Signature Workflows“ app click here for more information.

Press kit
Link to photos, videos, and screenshots: 19-07-23 Press kit

Labforward provides digital tools for the laboratory. Amongst its products are the well-designed electronic lab notebook (ELN) labfolder, and the Internet-of-Things (IoT) platform cubuslab.
Labforward was formed by the merger of labfolder GmbH and cubuslab GmbH in May 2019. labfolder was founded by Simon Bungers (CEO) and biophysicist Florian Hauer (CPO), who were later joined by Yannick Skop (CCO) and Mario Russo (CTO). Dominic Lutjohann and Julian Lubke, who founded cubuslab GmbH in 2015 joined the Labforward team as co-founders and as leaders of the cubuslab product.
The labfolder ELN is used by more than 30,000 international scientists and supports laboratory teams to record, share, retrieve and validate data as a team. To learn more about electronic lab notebooks, please visit: https://www.labfolder.com/electronic-lab-notebook-eln-research-guide/

The cubuslab platform can remotely control and monitor laboratory devices and equipment as well as execute structured and automated workflows. Data is stored centrally and is always available for data management platforms such as labfolder or other ELN or LIMS systems.

The increasing demand of digital solutions in the regulated laboratory environment has resulted in the continuous growth of Labforward, which is supported by investors such as Peppermint Ventures, the IBB Beteiligungsgesellschaft, Vogel Ventures and a consortium of other expert business angels.

Contact
Labforward GmbH
Simon Bungers
Elsenstr. 106
12435 Berlin
Phone: 00493086459390
E-Mail: simon.bungers@labforward.io
Url: https://www.labforward.io

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Labforward is releasing an app to support laboratories working in regulated environments: The Signature Workflows app for labfolder

Berlin, 07/23/2019: Working compliantly is incredibly important in the laboratory, but getting the necessary signatures can slow down progress and productivity. Introducing their new feature, „Signature Workflows“, Labforward has developed a solution that streamlines reviewing and signing entries within collaborative projects so that the workflow isn’t slowed down unnecessarily by the validation process.

When it comes to projects in the lab that require complex validation for content, a simple validation system is not sufficient. Feedback from scientists working in regulated environments showed that it became complicated when many signatures had to be acquired to validate laboratory results and reports. When multiple people were involved and the process wasn’t clear this could significantly slow down the workflow.

To address this issue, Labforward has created an optional feature in addition to their current „Sign & Witness“ feature in the labfolder ELN. The aim of the new „Signature Workflows App“ is to take the functions of „Sign & Witness“ a step further. By giving more freedom to customise and have more control over who signs and witnesses, the validation process does not interfere with the entire workflow of the project.
The new functions found in the „Signature Workflow“ include:

Creating workflows with several reviewing steps, each containing multiple reviewers.
Assigning workflows to specific projects.
Moving entries to different projects after workflow completion.
Status of approval or rejection for an entry.
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„With this app, we’re allowing laboratories in regulated environments to speed up their workflows and do the work they usually would need a separate document management solution for,“ says Florian Hauer, CPO and co-founder of Labforward.
Labforwards first paid extension option, „Signature Workflows“ is available to everyone on their labfolder ELN advanced plan and can be purchased as an add-on.
Standard prices start at around 11EUR per user per month additional to the advanced plan prices.
To find out more about the new labfolder „Signature Workflows“ app click here for more information.

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Labforward provides digital tools for the laboratory. Amongst its products are the well-designed electronic lab notebook (ELN) labfolder, and the Internet-of-Things (IoT) platform cubuslab.
Labforward was formed by the merger of labfolder GmbH and cubuslab GmbH in May 2019. labfolder was founded by Simon Bungers (CEO) and biophysicist Florian Hauer (CPO), who were later joined by Yannick Skop (CCO) and Mario Russo (CTO). Dominic Lutjohann and Julian Lubke, who founded cubuslab GmbH in 2015 joined the Labforward team as co-founders and as leaders of the cubuslab product.
The labfolder ELN is used by more than 30,000 international scientists and supports laboratory teams to record, share, retrieve and validate data as a team. To learn more about electronic lab notebooks, please visit: https://www.labfolder.com/electronic-lab-notebook-eln-research-guide/

The cubuslab platform can remotely control and monitor laboratory devices and equipment as well as execute structured and automated workflows. Data is stored centrally and is always available for data management platforms such as labfolder or other ELN or LIMS systems.

The increasing demand of digital solutions in the regulated laboratory environment has resulted in the continuous growth of Labforward, which is supported by investors such as Peppermint Ventures, the IBB Beteiligungsgesellschaft, Vogel Ventures and a consortium of other expert business angels.

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Pressemitteilungen

AB Enzymes nutzt M-Files für weltweites Qualitäts- und Informationsmanagement

Biotech-Unternehmen nutzt M-Files als zentrales QMS sowie zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen für mehr Transparenz, Synergien und Compliance.

Ratingen, 27.6.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich das Biotech-Unternehmen AB Enzymes für M-Files als zentrale Plattform für QM-Prozesse und Informationsmanagement entschieden hat. Insbesondere die Unterstützung des dezentral organisierten Unternehmens in Zertifizierungen, Audits und anderen regulatorischen Anforderungen stand bei der Auswahl im Fokus.
AB Enzymes entwickelt und produziert Enzyme für die Lebensmittelindustrie sowie für technische Anwendungen und unterliegt damit höchsten Qualitätsansprüchen und zahlreichen regulatorischen Anforderungen. Das erstreckt sich von der umfassenden Dokumentation von Projekten und Produkten über die transparente Kommunikation mit allen Beteiligten bis zur nachweislichen Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Vorgaben und Prozessen. AB Enzymes wird regelmäßig nach strengen Richtlinien und Standards aus den Bereichen Qualitätsmanagement (ISO 9001), Lebensmittel- und Tierfuttersicherheit (HACCP, FSSC 22000, Fami-QS, GMP+), Ressourcen- und Umweltschutz (ISO 50001, 14001) sowie nach religionsgesetzlichen Vorschriften wie Kosher und Halal geprüft und zertifiziert.

Kombination aus Informationsmanagement und Qualitätsmanagement

Dafür suchte das Unternehmen nach einem System zum Management von Dokumenten und Prozessen, das nicht nur die speziellen Bedürfnisse des Qualitätsmanagements abbildet, sondern auch als universelle Plattform für das Informationsmanagement des gesamten Unternehmens dienen kann. Alle Beteiligten der weltweiten Organisation – ob in der Entwicklung in Darmstadt, in der Produktion in Finnland oder in einem der zahlreichen Vertriebsbüros weltweit – sollten jederzeit auf alle relevanten Dokumente in der richtigen Version zugreifen können. Die erforderlichen Arbeits- und Abstimmprozesse sollten dabei eingehalten und dokumentiert werden. Die dafür klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sollte im System verwaltet werden können und für alle Nutzer transparent sein.
M-Files hatte sich bereits im Produktionsbetrieb in Finnland bewährt. Nun setzt auch AB Enzymes auf M-Files als generelle Plattform für das intelligente Informationsmanagement und auf die Lösung M-Files QMS zur Umsetzung der Anforderungen im Qualitätsmanagement.
Die umgesetzte Lösung besteht heute aus drei wesentlichen Bereichen: Zum einen wird M-Files für das klassische Dokumentenmanagement eingesetzt. Hier werden Arbeitsdokumente, Präsentationen, Berichte und alle anderen Dokumente des täglichen Geschäftsbetriebs verwaltet.
Als zweiter Bereich wird die Lösung M-Files QMS für das unternehmensweite Qualitätsmanagement genutzt. M-Files QMS unterstützt AB Enzymes in der Automatisierung und Dokumentation wiederkehrender Aufgaben und Prozesse dank umfassender Workflowfunktionen, integrierter Planungsansichten und Erinnerungsbenachrichtigungen. Zudem werden alle qualitätsbezogenen Dokumente wie beispielsweise Standard Operating Procedures (SOPs) mit komplettem Versionsverlauf und gesteuerter Veröffentlichung, mit Workflows und rollenbasiertem Zugriff sicher verwaltet.
Die Verwaltung von Produktinformationen – speziell Spezifikationen und Rezepturen – bildet den dritten Bereich. Als wichtige Unternehmensgeheimnisse bilden sie den Kern des Geschäftserfolgs von AB Enzymes. Diese Assets galt es besonders zu schützen. Ein wichtiges Instrument für die Bewältigung der umfangreichen Unterlagen ist die konsequente Nutzung von Metadaten. Jedem Dokument in M-Files wird eine Klasse zugewiesen, die nicht nur die Metadatenstruktur definiert, sondern auch zur Steuerung der Zugriffsrechte genutzt werden kann. Alle Informationen in SAP können mit Informationen in M-Files verknüpft werden.
Für diese drei Bereiche wurden drei sogenannte Vaults – eigenständige Datenbereiche in M-Files – angelegt. System und Daten werden dabei innerhalb des Unternehmensnetzes on premises verarbeitet und verwaltet. Berechtigte Nutzer können die für sie relevanten Informationen auch unterwegs offline nutzen, was vor der Einführung von M-Files nicht möglich war.

Coaches und Trainings beschleunigen Einführung und Umsetzung von Prozessen

Das Projekt wurde nach verbindlicher Zieldefinition und gründlicher Planung mit modernen Methoden des Projektmanagements umgesetzt. Dazu gehörte die Aufteilung in drei Unterprojekte und die Nutzung von Sponsoren in der Organisation. Besonderes Augenmerk wurde auf die Umsetzung eines Ownership-Modells gelegt: Für jede Information und jeden Prozess ist ein Owner festgelegt, der den Umgang mit dieser Information – von der Versionierung bis zur Vergabe von Zugriffsrechten – steuert.
Begleitet wurde das Projekt durch Consultants von M-Files, die AB Enzymes als Coaches zur Verfügung standen und das Projekt mit Ideen und Rat beschleunigten.
„M-Files wirkt wie ein Katalysator. Es triggert die Diskussion über den richtigen Umgang mit Dokumenten und Prozessen und hilft uns, einheitliche Regeln umzusetzen und zu kontrollieren“, erklärt Dr. Susanna Eerola, Product Service Manager bei AB Enzymes GmbH.
Immer mehr Prozesse werden mittlerweile durch M-Files unterstützt und teilweise automatisiert. Dabei profitiert AB Enzymes von der besonderen Flexibilität von M-Files, die auch das Change Management erleichtert.
„Unser Informationsmanagement mit M-Files entwickelt sich jeden Tag weiter“, führt Dr. Eerola weiter aus. „Wir bauen Metadatenstrukturen und Prozessumsetzungen kontinuierlich aus. M-Files macht uns das so einfach, dass wir die Nutzer eng einbinden und sie ihre Ideen oft auch eigenständig umsetzen können. So kommen wir immer wieder schnell zu deutlich spürbaren Verbesserungen. Diese Erfolgserlebnisse sind für das Change Management sehr positiv.“
Heute können alle Mitarbeiter bei AB Enzymes M-Files als zentrale, gemeinsame Plattform nutzen, um Prozesse, Dokumente und Abläufe zu teilen. Das stärkt die Transparenz und das gemeinsame Verständnis darüber, wie die einzelnen Teams arbeiten und Informationen austauschen. Die Abläufe sind effizienter und die Entscheidungsfindung ist durch eine bessere Informationsbasis schneller. Die integrierte Umsetzung von QMS und Produktdatenmanagement innerhalb des zentralen Informationsmanagements schafft zusätzliche Synergien.
Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
http://bit.ly/31XTjDF
Die detaillierte Fallstudie zu AB Enzymes und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit:
http://bit.ly/2J95N30

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Track & Trace von Pharmazeutika: METTLER TOLEDO lädt zum Praxisforum Russlandserialisierung

Heppenheim, 24. Juni 2019 – METTLER TOLEDO veranstaltet am 9. Juli 2019 ein kostenloses Praxisforum zu den im Oktober 2019 in Kraft tretenden Serialisierungs- und Aggregationsvorschriften für Arzneimittel in Russland. Hersteller, die Pharmaka in Russland vertreiben oder den Einstieg in den Markt planen, sind eingeladen am Standort Heppenheim mit Experten über die russischen Anforderungen und ihre Auswirkungen zu diskutieren und die Serialisierungslösungen von METTLER TOLEDO live kennenzulernen.

Seit Jahresbeginn hat sich in der russischen Gesetzeslandschaft einiges getan: Die Frist für das Inkrafttreten der kürzlich angekündigten Serialisierungs- und Aggregationsvorschriften zum 1. Januar 2020 war Pharmaherstellern bereits bekannt. Ende 2018 jedoch veröffentlichte die russische Regierung eine überarbeitete Version des föderalen Gesetzes Nr. 488-FZ. Diese Aktualisierung sieht ein früheres Inkrafttreten der Bestimmungen für Arzneimittel zur Behandlung von seltenen Erkrankungen (12 Nosologies) bereits zum 1. Oktober 2019 vor.

METTLER TOLEDO informiert auf dem kostenlosen Praxisforum Russlandserialisierung (9. Juli 2019, 10-17 Uhr, Heppenheim) über das bevorstehende Gesetz zur Arzneimittelsicherheit und präsentiert Track-&-Trace-Lösungen, mit denen Pharmahersteller die prozesssichere Serialisierung und Aggregation in kürzester Zeit sicherstellen. Während einer anschließenden Abendveranstaltung können sich die Teilnehmer und Referenten in entspannter Atmosphäre austauschen und offene Fragen diskutieren.

Alle Informationen zum Praxisforum sowie das Anmeldeformular finden interessierte Leser unter https://www.mt.com/de/de/home/events/seminars/Praxisforum_Russlandserialisierung0.html

Hintergrund: Serialisierungsvorschriften Russland
Der Unterschied zu Serialisierungsvorschriften wie der EU-Fälschungsrichtlinie FMD oder der US-amerikanischen DSCSA besteht in der Komplexität der russischen Anforderungen. Pharmahersteller müssen jeden einzelnen Artikel mit einem Kryptoschlüssel und einem individuellen Kryptocode versehen, der für jede Seriennummer über einen Webservice oder eine Verschlüsselungshardware bei den russischen Behörden angefordert werden muss. Durch den Kryptocode erhöht sich die im Data Matrix Code zu druckende Datenmenge deutlich. Das neue Gesetz fordert außerdem die vollständige Aggregation aller Einheiten, sowie eine umfangreiche Dokumentations- und Meldepflicht für alle logistischen Vorgänge im Lebenszyklus einer Verpackung.

„Pharmahersteller sehen sich mit der Gesetzesaktualisierung schnell näher rückenden Compliance-Fristen und höchst komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen gegenüber“, so Minthia von Wiarda, International Marketing Managerin bei METTLER TOLEDO. „Im Gegensatz zu den EU-Vorschriften, die hauptsächlich für verschreibungspflichtige Arzneimittel gelten, betreffen die russischen Bestimmungen zudem eine deutlich breitere Palette an Pharmaprodukten, einschließlich rezeptfreier Arzneimittel.“

METTLER TOLEDO PCE produziert und vertreibt vielfältige Lösungen für die Qualitätskontrolle in der Pharmaindustrie sowie Komplettsysteme zur Serialisierung und Aggregation. Das Unternehmen mit Sitz im hessischen Heppenheim ist seit 2011 Teil der METTLER TOLEDO Gruppe. Für weiterführende Produktinformation: www.mt.com/pce

METTLER TOLEDO ist der größte Anbieter von End-of-Line-Inspektionssystemen, die in der Produktion und Verpackung der Lebensmittel-, Pharma- und anderen Branchen eingesetzt werden. Führende Marken von METTLER TOLEDO Inspektionssystemen sind Garvens Kontrollwaagen, Safeline Röntgeninspektionssysteme und Metallsuchgeräte sowie CI-Vision optische Kontrollsysteme. Weitere Informationen über METTLER TOLEDO finden Sie unter www.mt.com

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+49 (0) 173 9840 346
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