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Arbeit 4.0 – Digitale BAV Plattform für Arbeitnehmer

Digitale BAV Verwaltung – einfach (simpel) – effiziente (fast) – ökunomisch (economically) – papierlos (papierless) – wirtschaftlich (economically) –  zeitsparend (time-saving)

VIAKP e.V. – bietet Ihnen den Zugang zur Web-basierten digitalen BAV Verwaltung. Diese BAV Plattform ist grundsätzlich von jedem mobilen Endgerät, rund um die Uhr verfügbar.

Im Zeitalter der Digitalisierung kann heutzutage bereits jedes Thema über die Digitalisierung abgebildet werden.

Speziell komplexe Themen, wie die „Betriebliche Altersversorgung (bAV)“ kann über den VIAKP e.V. automatisch, einfach, effizient, ökonomisch, papierlos, zeitsparend und digital vollständig verwaltet werden.

Die HR-Abteilung und die Mitarbeiter können sich mit Ihrem persönlichen Passwort in das Web-basierte BAV Arbeitgeberportal oder BAV Arbeitnehmerportal einloggen und die Mitarbeiterapps nutzen, bzw. die Auskunft über Ihre persönliche betriebliche Altersversorgung erhalten oder sonstigen Unternehmensbenefits informieren.

Digitale bAV Plattform für Mitarbeiter (Arbeitnehmer)

Durch den digitalen persönlichen Zugangscode, auf der Grundlage des deutschen Datenschutzgesetzes, gelangt der Mitarbeiter (Arbeitnehmer) in das Web-basierte bAV Arbeitnehmerportal.

Hier findet er alle Informationen über die betriebliche Altersversorgung, die von seinem Arbeitgeber bereitgestellt werden (Digitale bAV / Arbeitnehmerportal).

Informationen der digitalen bAV Plattform für Mitarbeiter:
  • Brutto-Netto-Rechner
    Der Mitarbeiter kann online selber über den Brutto-Netto-Rechner den tatsächlichen Beitragsaufwand seiner Entgeltumwandlung für die Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds (betriebliche Altersversorgung) ausrechnen.
  • Rentenrechner – Berechnung der gesetzlichen Rente
    Jeder Mitarbeiter kann über die Mitarbeiterapps (Rentenrechner Ihrer gesetzlichen Rentenversicherung) seine voraussichtlichen gesetzlichen Rentenleistungen berechnen. Gleichzeitig wird die Rentenlücke zum derzeitigen Einkommen aufgezeigt.
  • Arbeitgeberkonzept der betrieblichen Altersversorgung
    Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die verschiedenen Durchführungswege und Tarifmöglichkeiten der betrieblichen Altersversorgung seines Arbeitgebers einzusehen.
  • Persönliche Informationen von bestehenden Verträgen in der betrieblichen Altersversorgung (bAV)
    Sofern der Mitarbeiter bereits einen oder mehrere Verträge der betrieblichen Altersversorgung bei seinem Arbeitgeber führt, kann diese Informationen online abrufen. Der aktuelle Vertragsstand, der letzte Jahresinformationsstand und sonstige Dokumente (Antragskopie, Police, Beitragsdynamik, Policennachtrag, uvm.) kann über das Web-basierte BAV-Arbeitnehmerportal abgerufen werden.
  • Digitaler Versicherungsordner für jeden Arbeitnehmer
    Jeder Arbeitnehmer führt seine persönliche Digitale Akte (E-Akte für die BAV mit allen persönlichen Personaldaten)

Durch diesen Sachverhalt kann sich jeder Mitarbeiter selber und unabhängig an welchem Aufenthaltsort er sich befindet, über die gewünschten Informationen informieren.

VIAKP e.V. verschafft Ihnen die Voraussetzung, um die bAV in Ihrem Unternehmen, künftig auf dem elektronischen Weg umzusetzen. Die digitale BAV-Akte steht jetzt für die effektive und zeitsparende Vertragsverwaltung der betrieblichen Altersversorgung im Unternehmen bereit.

Die digitale bAV Verwaltung ist auf keine Versicherungsgesellschaft begrenzt!

Alle gesetzlichen Vorschriften wurden der digitalen Realität angepasst. Durch die einfache Bedienung und Bereitstellung der Apps, kann jeder Mitarbeiter auf seinem Smartphone oder über seinen Tablet-PC die wichtigen Informationen über die betriebliche Altersversorgung (bAV) oder Unternehmensbenefits (Sachbezug, Gesundheitsmanagement, Kinderbetreuung, usw.) einsehen und erledigen.

 

Oliver Velleman

VIAKP e.V.  -your added value
Rebholzstr. 4
81377 München

Arbeit 4.0 – moderne Personalpolitik – variable Vergütung – Mehr Zeit für das Wesentliche!

 

Arbeit/Beruf Computer/Internet/IT Energie/Natur/Umwelt Finanzen/Wirtschaft Gesellschaft/Politik Pressemitteilungen Versicherung/Vorsorge

Arbeit 4.0 – Digitalisierung Ihrer betrieblichen Altersversorgung – Mehr Zeit im Personalwesen

Digitale Verwaltung im Personalwesen – Arbeit 4.0, der Schlüssel für mehr Zeit durch modernste Personalpolitik by VIAKP e.V.. Komplexe Themen digital Auslagern!

Industrie 4.0 bahn sich seinen Weg im Konzern, im Mittelstand und bei Kleinbetrieben. Digitalisierung und Archivierung verbunden mit dem deutschen Datenschutz!

VIAKP e.V. der Spezialist für variable Vergütungsmodelle im Unternehmen für Mitarbeiter ist bereits einen Schritt weiter! VIAKP e.V. zeigt Ihnen den Zugang zur modernsten Personalpolitik im Unternehmen.

Seit dem 01.01.2016 bietet der Verband die Möglichkeit, die betriebliche Altersversorgung (bAV) bei Arbeitgebern vollständig digital zu verwalten. Die Personalabteilung und die Geschäftsleitung wird vollständig entlastet und kann sich wieder auf die wesentlichen Aufgaben des Alltags widmen.

Digitale Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung über die Arbeitgeberplattform:

  • Mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben im Personalwesen
  • Komplexes Thema vollständig automatisiert und auf einen Profi ausgelagert
  • Arbeitsprozesse (Workflows) werden vollständig automatisch abgewickelt
  • Alle Dokumente können Online abgerufen werden
  • Zugriff auf alle Mitarbeiterinformationen und Dokumente für die personalverantwortlichen Personen
  • Digitale Akte für jeden Mitarbeiter
  • Gesamten Vertragsvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Versicherer online abrufbar
  • Vertragsspiegel aktuell
  • An- und Abmeldung alles Online
  • Verwaltungsplattform für alle Unternehmensbenefits
  • Vollständige Kommunikation wird direkt in den einzelnen digitalen Personalakten abgelegt
  • Umweltbewußte Verwaltung ohne Papier
  • Keine Softwareinstallierung notwendig
  • Digitale Verwaltung in Rekordzeit
  • Klassische Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung kostet zu viel Zeit und bindet Personal, damit ist jetzt Schluss – Digitale Betriebsrentenverwaltung by VIAKP e.V.
  • Tägliche Bearbeitung von aktuellen Geschäftsvorfällen
  • Überwachungskalender für die laufenden Geschäftsvorfälle
  • Gesamter Bestand der betrieblichen Altersversorgung kann zukünftig digital verwaltet werden
  • Geschäftsvorfälle können sofort abgewickelt werden (Elternzeit, Mutterschutz, Krankheit über 6 Wochen ohne Entgelt)
  • Paralleles Arbeiten möglich – in der digitalen Verwaltungsplattform können mehrere personalberechtigte Personen des Personalwesens gleichzeitig vorgänge bearbeiten
  • Einheitlicher Formularmanager sorgt für einen reibungslosen Ablauf, immer in der selben Qualität
  • Digitale Personalakte mit allen benötigten Daten der einzelnen Mitarbeiter
  • Prüfung mitgebrachter betrieblicher Altersversorgungsverträge (bAV = Arbeitgeberhaftung)
  • Dokumentierung einer Deckungsstockübertragung nach den gesetzlich festgelegten Vorschriften (§ 4 & 4a BetrAVG)
  • Zugangsberechtigtes Benutzerverzeichnis (Welche Daten, darf welche Person einsehen)
  • Employer Branding über digitale Verwaltungsplattformen im Firmendesign

Digitale Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung über das Mitarbeiterportal

  • Höchste Sicherheit durch deutschen Datenschutz (Verwaltung in Deutschland mit Zertifikat) aufgrund persönlichen Login
  • Mitarbeiter hat Zugriff auf seine gesamten Daten und Informationen
  • Kein langes Suchen nach Dokumenten oder Policen – sofortiger Onlinezugriff
  • Blitzschnelle Änderungen und automatische Kommunikation an den Versicherer (z.B. Anschrift wird im System geändert, die entsprechenden Versicherungsgesellschaften bekommen automatisch die Änderungsmitteilung, ohne das der Kunde eine Mail, Brief oder ein Telefonat tätigen muss)
  • Mitarbeiterplattform kann von allen Geräten mit Wlan Empfang zugegriffen werden
  • Aktueller Vertragsstand kann abgerufen werden
  • Apps für Mitarbeiter (Brutto / Nettorechner, Gesetzliche Rentenberechnung, Renditerechner)
  • Filme (Wie sorge ich richtig vor, Was muss ich heutzutage aufgrund der unterschiedlichen Versorgungsschichten beachten, Wie stellt sich die Aussagen bei Plusminus „Betriebliche Altersversorgung“ richtig da, Welche gesetzliche Rechtsanspruche habe ich als Arbeitgeber oder als Arbeitnehmer,Rechnet sich eine betriebliche Altersversorgung, Welche Vorteile und welche Nachteile hat eine betriebliche Altersversorgung für mich)
  • Digitaler Ordner für alle persönlichen Unterlagen (digitaler Ordner für Versicherung, digitaler Ordner für Kapitalanlage, digitaler Ordner für die Immobilienverwaltung, Ihr persönlicher digitaler Ordner für die Verwaltung aller persönlichen Angelegenheiten (Bankauszüge, Steuererklärungen und vieles mehr). Alles an einem Platz ohne das lange suchen, wie es bisher über die Papierverwaltung oder sontigen Cloudlösungen war.

VIAKP e.V. – your added value

 

 

 

 

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Neue Aktenlösung für digitales Immobilienmanagement in SAP bei top flow

Zentrale Plattform zur Organisation aller Daten und Vorgänge hinsichtlich Wirtschaftseinheiten, Mieter und Verträgen – zu jeder Zeit, standortunabhängig, in SAP

Neue Aktenlösung für digitales Immobilienmanagement in SAP bei top flow

Die digitale Immobilienakte von top flow macht das Immobilienmanagement in SAP effektiver.

Der SAP-Spezialist top flow hat seine ECM-Lösung top xRM weiterentwickelt. Neu in dem Aktenportfolio ist eine digitale Immobilienakte mit Workflowfunktionen, die wie alle Lösungen des Unternehmens nahtlos und ohne Subsysteme in SAP integriert wird.

Die digitale Immobilienakte beinhaltet alle Komponenten für ein flexibles, standortübergreifendes Immobilienmanagement in SAP (RE-FX). So entsteht eine zentrale Plattform, auf der alle Daten und Informationen zu Wirtschaftseinheiten, Mietern und Mietverträgen gebündelt werden. Automatisierte Workflows steuern Prozesse und entlasten bei Routinearbeiten wie etwa bei Abrechnungen oder Mietanpassungen.

Die neue Aktenlösung nützt branchenunabhängig allen Unternehmen die Immobilien verwalten, egal ob diese einen oder mehrere Standorte besitzen. Die digitale Immobilienakte des top xRM eignet sich beispielsweise gleichermaßen für Dienstleister im Bereich Real Estate wie auch für Handelsunternehmen zur Betreuung des Filialnetzes.

„top xRM bildet den kompletten Lebenszyklus einer Immobilie strukturiert und transparent ab. Damit wird die Immobilienverwaltung effizienter und wertorientiert, was die Erwirtschaftung gewünschter Renditen erleichtert“, erklärt Alexander Wiese, Geschäftsführer der top flow.

Eine Besonderheit der Lösung ist, dass sämtliche Kommunikations- und Abstimmungsprozesse in der elektronischen Akte und damit in SAP stattfinden. Möglich machen dies die integrierten Funktionen der Mail-Clients Outlook, Lotus Notes oder Groupwise. Zudem erfolgt die Bearbeitung und Archivierung aller notwendigen Dokumente in der Akte.

Mit der Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes werden Berechtigungen flexibel vergeben. Klare Zugriffsregelungen zeigen nur relevante Daten an und geben Sicherheit vor Datenverlust und unerlaubtem Zugriff auf Unternehmensinformationen.

Die offene Architektur der Produktsuite top xRM bietet eine einfache Erweiterbarkeit auf weitere Aktentypen – wie etwa Buchungskreisakten, Gebäudeakten oder auch die Verknüpfung mit anderen Lösungen aus dem Portfolio. Mit der Integration der Projektakte ist beispielsweise die Steuerung von Bauprojekten denkbar.

top xRM beinhaltet digitale Aktenlösungen mit Workflow-Steuerung für vielfältige Geschäftsprozesse in SAP standardmäßig unter anderem für die Bereiche Vertrieb, Einkauf, Personal, Vertrags- und Projektmanagement. Dank dem generischen Ansatz der Produktsuite sind Individuallösungen einfach und flexibel umsetzbar. Das SAP Add-on ist SAP-zertifiziert.

Über top flow GmbH
Die im Jahr 2000 in Bad Saulgau gegründete top flow GmbH entwickelt SAP-basierte und zertifizierte Add-on Software. Über 200 namhafte Kunden setzen die Lösungen der top flow GmbH weltweit ein. Das Unternehmen arbeitet an drei Standorten in Bad Saulgau, Ulm und in Berlin.
Die komplett in SAP integrierten Kernprodukte sind top MES (Manufacturing Execution in SAP ERP) für die Prozessoptimierung in der Produktion und die ECM-Produktsuite top xRM (multiple Relationship Management) zum unternehmensweiten Prozessmanagement mittels elektronischer Akten. top xRM basiert auf SAP Folders Management / Records Management.
Das Tool top se16XXL ermöglicht schnelle, effektive Ad hoc-Reportings ohne SAP-Programmierung mit voller Berechtigungssteuerung. Speziallösungen runden das Produktportfolio im Bereich Variantenkonfiguration (top VC) und Verschnittoptimierung (top TRIM) ab.
www.top-flow.de

Kontakt
top flow GmbH
Katja Praegla
Hauptstr. 100
88348 Bad Saulgau
07581/20295-21
k.praegla@top-flow.de
http://www.top-flow.de

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VEDES vertraut bei Archiv-Projekt auf CTO Balzuweit

Nürnberger Handelsunternehmen will Personaldaten aus SAP archivieren

VEDES vertraut bei Archiv-Projekt auf CTO Balzuweit

Die Experten der CTO Balzuweit GmbH wurden aktuell mit der Einführung einer Aktenlösung im Personalbereich bei der VEDES AG beauftragt. Das Handelsunternehmen möchte Daten von SAP in eine Archivlösung überführen und gesetzeskonform speichern.

Das Handelsunternehmen VEDES sieht sich aktuell einer Aufgabenstellung gegenübergestellt, die viele Unternehmen kennen: Die stetige Anreicherung des SAP-Systems mit Personaldaten geht zu Lasten der Performance und sorgt im Arbeitsablauf für unnötige Verzögerungen. Eine Möglichkeit, SAP als führendes System von unnötigem Datenstau zu entlasten, ist der Einsatz eines Archiv-Systems. „Aufgrund eines erhöhten Datenaufkommens und der damit im Zusammenhang stehenden Archivierungspflichten war es unvermeidlich, sich nach einer zentralen Archivierungslösung umzusehen“ so Julian Heinl, Projektleiter IT bei VEDES. Die kommende Auslagerung der Daten in die digitale Personalakte von EASY nextPCM soll das Ziel verfolgen, das Datenaufkommen in SAP zu reduzieren und damit Zugriffszeiten zu steigern. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und ermöglicht einen schnellen sowie orts- und anwenderunabhängigen Zugriff auf die Dokumente, was eine rasche Bearbeitungszeit sicherstellt.

Auf der Suche nach einem geeigneten Projektpartner stieß die VEDES AG auf die CTO Balzuweit GmbH. Das Stuttgarter Beratungshaus wurde von einem langjährigen Partnerunternehmen empfohlen. Ausschlaggebend für die Entscheidung war vor allem, dass eine Archivanbindung an die vorhandene SAP-Landschaft über die Archivelink-Schnittstelle realisiert werden soll. Durch die jahrelange Erfahrung im SAP-Umfeld können die Projektleiter der CTO diese Anforderungen in vollem Umfang erfüllen. Dem Wunsch nach einem revisionssicheren Archiv wird durch das breite Produktportfolio der CTO Balzuweit ebenfalls entsprochen.

Über die VEDES AG

Mit 112 Jahren ist die VEDES AG eines der traditionsreichsten Handelsunternehmen der europäischen Spielwarenbranche und vereint unter ihrem Dach Händler aus ganz Europa, die von langjähriger Erfahrung, von zukunftsorientierten Lösungen und von der hohen Leistungsfähigkeit einer tatkräftigen Unternehmensgruppe profitieren. Mit ihrer langfristig angelegten Strategie wird die Unternehmensgruppe seit mehr als einem Jahrhundert ihrer Pilotfunktion stets gerecht und entwickelt für die gesamte Branche zukunftsfähige Visionen, um die Herausforderungen eines sich wandelnden Marktes zu meistern.
www.vedes.de

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – clarc enterprise – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen clarc enterprise Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. clarc enterprise zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

clarc enterprise ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die clarc Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

www.cto.de

Kontakt
CTO Balzuweit GmbH
Miriam Arnold-Wurst
Lautlinger Weg 3
70567 Stuttgart
0711 718639 0
info@cto.de
http://www.cto.de

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top flow eröffnet neuen Standort

SAP-Spezialist gründet neue Niederlassung in zentraler Lage in Ulm

top flow eröffnet neuen Standort

Die top flow GmbH, Anbieter von SAP Add-on Software mit Hauptsitz in Bad Saulgau, ist weiter auf Expansionskurs und eröffnet nach der bereits etablierten Niederlassung in Berlin zum 01.09.2014 einen weiteren Standort in Ulm.

Das Büro befindet sich in einem Neubau in sehr zentraler Lage mit einer äußerst modernen und gehobenen Ausstattung. Das Gebäude wurde in allen Belangen auf Energieeffizienz ausgerichtet. Bereits die Planung erhielt von der Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen (DGNB) eine Auszeichnung für den konsequenten Ansatz der Nachhaltigkeit.

Eine flexibel nutzbare Infrastruktur mit Meeting- und Konferenzräumen, Kantine und Catering Service bietet Potential für Entwicklung und weiteres Wachstum. Für Mitarbeiter besteht sogar die Möglichkeit, Kinderbetreuung einer im Gebäude befindlichen Kita in Anspruch zu nehmen.

Mit den neuen Räumlichkeiten erschließt sich das Unternehmen eine neue strategische Position, um Mitarbeiter aus dem Großraum der innovativen Wirtschaftsregion Ulm/Neu Ulm zu gewinnen.

„Wir freuen uns, dass wir für die neue Niederlassung bereits hochqualifizierte Mitarbeiter einstellen und unser Team verstärken konnten“, sagt Alexander Wiese, Geschäftsführer der top flow. „Natürlich sind die Mitarbeiter die Grundlage unseres Erfolges. Wir bieten die Möglichkeit, mit anerkannter Spitzentechnologie echte Produkte und Lösungen zu entwickeln. Daneben soll es auch möglich sein, entgegen der branchenüblichen umfangreichen Reisetätigkeit, eine ausgeglichene Work-Life-Balance an einem attraktiven Standort herzustellen.“

Über top flow GmbH
Die im Jahr 2000 in Bad Saulgau gegründete top flow GmbH bietet eigene, SAP-basierte und zertifizierte Add-on Software an. Über 180 namhafte Kunden setzen die Lösungen der top flow GmbH weltweit ein. Das Unternehmen arbeitet an drei Standorten in Bad Saulgau, Berlin und Ulm.

Die SAP-integrierten Kernprodukte sind top MES (Lösung für BDE, MDE, OEE) für die Prozessoptimierung in der Produktion und die ECM-Produktsuite top xRM (multiple Relationship Management) zur unternehmensweiten Optimierung von Vorgängen mittels elektronischer Akten.
Für die ECM-Produktsuite von top xRM stehen verschiedene Aktenlösungen zur Verfügung: top sales RM (Vertriebsakte), top purchase RM (Einkaufsakte), top contract RM (Vertragsakte), top personnel RM (Personalakte), top project RM (Projektakte).

Speziallösungen runden das Produktportfolio im Bereich Variantenkonfiguration (top VC) und Verschnittoptimierung (top TRIM) ab.
Das Tool top Analytics (se16XXL) ermöglicht schnelle, effektive Ad hoc-Datenauswertungen ohne SAP-Programmierung. www.top-flow.de

Kontakt
top flow GmbH
Frau Katja Praegla
Hauptstr. 100
88348 Bad Saulgau
07581/20295-21
k.praegla@top-flow.de
http://www.top-flow.de

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Erfolgreiche SAP-Rezertifizierung der ECM-Lösung top xRM

ECM-Lösung top xRM entspricht wie bisher allen Vorgaben der SAP

Erfolgreiche SAP-Rezertifizierung der ECM-Lösung top xRM

top flow GmbH

Die SAP Add-on-Lösung top xRM hat erneut ein umfangreiches Zertifizierungsverfahren bei der SAP erfolgreich durchlaufen.

Die Zertifizierung ist wieder drei Jahre gültig. Über ein Zertifikat wird belegt, dass die Applikation alle Kriterien der SAP durchgängig einhält. Diese Vorgaben beziehen sich sowohl auf die einwandfreie technische Integrationsfähigkeit in SAP als auch auf die Funktionalitäten, Usability sowie die Performance mit sehr kurzen Antwortzeiten.

Damit darf die top flow GmbH das Produkt top xRM im Bereich ECM (Enterprise Content Management) weiterhin mit dem Status „SAP Certified“ führen.

„Für uns als langjähriger SAP-Partner ist die laufende Zertifizierung aller Produkte eine Selbstverständlichkeit. Damit garantieren wir unseren Kunden eine hohe Qualität in den Anwendungen“, sagt Alexander Wiese, einer der beiden Geschäftsführer der top flow GmbH.

Die SAP-integrierte ECM-Lösung top xRM setzt die digitale Akte neben der Dokumentation als zentrale Informationsquelle zur aktiven Steuerung von Abläufen und Prozessen im Unternehmen ein. Die Vielzahl von anfallenden Daten und Informationen aus unterschiedlichsten Welten wie E-Mail, Dokumenten, SAP oder Web-Content werden auf einer Plattform zentral zusammengeführt und sind standortunabhängig jederzeit verfügbar.

Ein flexibles Berechtigungssystem regelt die Zugriffe der beteiligten Nutzer. Es arbeiten verschiedene Benutzer oder Benutzergruppen an der Akte. Diese „wandert“ durch das Unternehmen, füllt sich dabei mit Daten und Informationen und bildet so den kompletten Prozess ab. Der Bearbeitungsfortschritt wird an verschiedenen Statusanzeigen wie der Ampelfunktion ersichtlich. Die nutzerfreundliche Handhabung orientiert sich mit Funktionen wie Drag & Drop, Dateiexplorer oder Mail-Client-Funktionen aus Outlook, Lotus Notes oder Groupwise an bekannten Arbeitsweisen aus anderen IT-Welten.

Durch das Add-on verschmelzen SAP-Anwendungen und -Belege, Dokumente und E-Mail-Funktionen zu einer Einheit. Damit steigert top xRM die Transparenz im Unternehmen und die Effektivität der Mitarbeiter in den Geschäftsprozessen.

top xRM basiert auf der Technologie von SAP Folders Management.

Die Produktsuite umfasst eine Vielzahl von Standardlösungen für Bereiche wie Vertrieb, Einkauf, Personal, Vertrags- und Projektmanagement.

Über top flow GmbH
Die im Jahr 2000 in Bad Saulgau gegründete top flow GmbH bietet eigene, SAP-basierte und zertifizierte Add-on Software an. Über 180 namhafte Kunden setzen die Lösungen der top flow GmbH weltweit ein. Das Unternehmen arbeitet an zwei Standorten in Bad Saulgau und in Berlin.
Kernprodukte sind top MES (Lösung für BDE, MDE, OEE) für die Prozessoptimierung in der Produktion und die ECM-Produktsuite top xRM (multiple Relationship Management) zur unternehmensweiten Optimierung von Vorgängen mittels elektronischer Akten.
Für die Produktsuite stehen verschiedene Aktenlösungen zur Verfügung:
top sales RM (Vertriebsakte), top purchase RM (Einkaufsakte), top contract RM (Vertragsakte), top personnel RM (Personalakte), top project RM (Projektakte).

Speziallösungen runden das Produktportfolio im Bereich Variantenkonfiguration (top VC) und Verschnittoptimierung (top TRIM) ab. Das Tool top Analytics (se16XXL) ermöglicht schnelle, effektive Ad hoc-Datenauswertungen ohne SAP-Programmierung.
www.top-flow.de

top flow GmbH
Katja Praegla
Hauptstr. 100
88348 Bad Saulgau
07581/20295-21
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Circle Unlimited vereinfacht Arbeitsabläufe im Rechtsbereich

Ein „Recht“ auf modernes Dokumentenmanagement mit cuSmarText Legal

Hamburg, den 04. Juni 2012 – Die Circle Unlimited AG erleichtert mit cuSmarText Legal jetzt gezielt dem Rechtsbereich in Unternehmen und Organisationen die Arbeitsabläufe. Die fachbereichsspezifische Lösung für das Dokumentenmanagement ermöglicht die übersichtliche Bearbeitung und revisionssichere Ablage der papierbasierten sowie elektronischen Dokumente in einer digitalen Akte. cuSmarText Legal ist dabei zu hundert Prozent in SAP, MS Office und SharePoint integriert, über die Web- oder SAP-Oberfläche zu bedienen und sicher über Mobile Devices, wie Smartphones und Tablet-PCs, verfügbar. Ein detailliertes Berechtigungs- und Zugangssystem schützt die teils hoch vertraulichen Dokumente.

„Die Fachabteilungen haben Nachholbedarf bei der Digitalisierung von Dokumenten. Die Wirklichkeit hängt hier oftmals dem gefühlten Status hinterher. Den Entscheidern ist aber die Notwendigkeit und der Bedarf an digitalen Vorgängen bewusst und die elektronische Akte für viele ein Muss“, erklärt Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG. „Unser Ziel ist es, mit cuSmarText Legal die Papierflut im Rechtsbereich auf das Notwendigste zu reduzieren und den Anwendern durch digitale Prozesse ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Zudem unterstützen wir die Fachabteilung dabei, die geforderte rechtliche und organisatorische Transparenz zu schaffen“, ergänzt Grötsch.

In der digitalen Vorgangsakte bearbeiten, ablegen und archivieren

Speziell für den Rechtsbereich bietet cuSmarText Legal vordefinierte Aktenarten, wie Mandanten- und Markenakten, mit einer übersichtlichen, individuell anpassbaren Aktenstruktur. Dabei lassen sich die Akten anlegen, auch wenn die Mandanten, Geschäftspartner oder Einzelpersonen nicht in das ERP-System, wie SAP, eingepflegt sind. Sämtliche Dokumente, wie beispielsweise Gerichtsakten, Verträge, E-Mails und Bilder zu einem Vorgang können revisionssicher, per Drag&Drop, abgelegt und archiviert werden. Unabhängig davon, ob der Zugriff auf die Dokumente über mobile Endgeräte oder Desktop-PC geschieht, cuSmarText Legal protokolliert stets revisionssicher, wer wann was an einem Dokument geändert hat.

Das Scannen der papierbasierten Unterlagen geschieht über eine integrierte Scan-Funktion. Dateien können unmittelbar in den Bildformaten TIFF und JPEG sowie als PDF- beziehungsweise PDF/A-Dokumente erstellt werden. Aufgrund der hundertprozentigen Microsoft-Integration haben die Anwender die Möglichkeit, die Dokumente und Informationen direkt in der digitalen Akte mit der gewohnten MS-Office-Anwendung zu bearbeiten und als neue Version abzulegen. Dabei ist es von Beginn des Dokumentenentstehungsprozesses an möglich, einzelne Zwischenschritte und zugehörige Annotationen, Nebenprotokolle und vieles mehr mit abzulegen – so beispielsweise bei einem Vertragsabschluss mit Geschäftspartnern, wie Kunden und Lieferanten, oder mit Mitarbeitern. Auch ist es möglich, die Dokumente mit einem Barcode zu versehen, um sie später leicht einem Mandat und einer Akte zuordnen zu können.

Termin- und Fristenüberwachung

Termine und Fristen lassen sich mit cuSmarText Legal automatisch überwachen (Fristenmanagement). Der verantwortliche Mitarbeiter wird rechtzeitig per E-Mail informiert oder eine entsprechende Folgeverarbeitung angestoßen, wie beispielsweise die automatische Gebührenstellung. Mit dem Task Management (Aufgabenmanagement) einschließlich Eskalationsfunktion kann der Anwender für sich selbst und andere Beteiligte Ad-hoc- und Mehr-Schritt-Aufgaben beispielsweise zu Mandanten, Verträgen, Vorgängen und Umläufen erstellen.

Beschleunigte Prozesse

Sämtliche in der Rechtsabteilung digital abgelegte Dokumente lassen sich mit cuSmarText Legal per Volltextsuche durchsuchen. Damit entfallen zeitaufwendige Recherchen in Papierdokumenten. Die berechtigten Mitarbeiter haben jederzeit und zeitgleich Zugriff auf die neuesten Daten und müssen nicht auf Ordner warten. Das in cuSmarText Legal integrierte Versionsmanagement und der automatische Versionsvergleich in der Akte ermöglichen zusätzlich ein schnelles Erkennen von Änderungen in umfangreichen Vertragswerken. Unklarheiten können so nach Jahren nachvollzogen und gegebenenfalls bereinigt werden.

Zusammenspiel von E-Mail-Anwendung und digitaler Akte

E-Mails lassen sich direkt aus der Akte heraus über die E-Mail-Anwendung versenden. In umgekehrter Weise integriert cuSmarText Legal Akten-Informationen in die E-Mail-Anwendung. Für den Anwender bedeutet das, dass er in MS Outlook oder IBM Lotus Notes zu einer E-Mail die Akteninhalte durchsuchen und einsehen kann. Die Google-ähnliche Suche liefert dabei unmittelbar in der E-Mail-Anwendung eine Ergebnisliste mit Vorschau der Hauptinformationen. Ein Springen zwischen den Anwendungen ist somit nicht mehr notwendig.

+++ Bildmaterial zum Download +++

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Über die Circle Unlimited AG
Die Circle Unlimited AG ist der Lösungsanbieter für SAP- und Microsoft-integriertes Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement und Lizenzmanagement per SAP, Web und Mobile App. Seit mehr als 10 Jahren ist das Unternehmen national und international für namhafte Kunden wie u.a. T-Systems, Bertelsmann, ESPRIT, Media-Saturn, Volkswagen und die Charité erfolgreich tätig. Im Fokus des SAP Software Solution & Technology sowie Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen sowie beste Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de.

Circle Unlimited AG
Alexandra Osmani
Südportal 3
22848 Norderstedt
a.osmani@cuag.de
+49(0)40 554 87-424
http://www.cuag.de

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Circle Unlimited und Cocq Datendienst bündeln ihre Stärken in der digitalen Welt der Dokumente

Hamburger IT-Unternehmen bieten ihren Kunden als Lösungspartner Full-Service

Hamburg, den 8. Dezember 2011 – Die Circle Unlimited AG und die Cocq Datendienst GmbH sind ab sofort Lösungspartner beim Dokumentenmanagement. Die IT-Unternehmen aus Hamburg bündeln ihre Stärken und unterstützen gemeinsam Anwender im deutschsprachigen Raum, die von Papier auf digitale Akten und Dokumenten-Workflows umsteigen. Ziel ist es, den Kunden als Full-Service-Partner zur Seite zu stehen – von der Digitalisierung über das eigentliche Managen der Dokumente bis hin zur Archivierung und späteren ordnungsgemäßen Vernichtung. Dafür bieten beide Unternehmen im Rahmen der Zusammenarbeit zukünftig Software beziehungsweise Dienstleistungen des jeweils anderen im Lösungspaket an. Im Einzelnen handelt es sich um die Dokumentenmanagement-Lösung cuSmarText und cuSmarText HR der Circle Unlimited sowie um die Digitalisierungs-, Archivierungs- und Hosting-Dienstleistungen von Cocq Datendienst. Circle Unlimited zeichnet sich dabei besonders durch sein Angebot mobiler Lösungen für Tablet-PCs und Smartphones aus. Cocq Datendienst bietet neben der digitalen Archivierung zudem die Originalaufbewahrung von Dokumenten in Hochregallagern an.

Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG, erklärt zur Partnerschaft: „Gemeinsam bieten wir unseren Kunden jetzt ein Full-Service-Angebot beim Umstieg von papierbasierten auf digitale Dokumenten-Workflows. Die Anwendungsunternehmen bekommen von der Digitalisierung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung alles aus einer Hand. Die Originalaufbewahrung von Dokumenten in Hochregallagern ist dabei ein besonderes Plus von Cocq Datendienst. Diese wird zunehmend von Kunden nachgefragt, denen aufgrund der Papierflut und langen Aufbewahrungsfristen geeignete Lagerräume fehlen. Wir freuen uns mit Cocq Datendienst einen derart traditionsreichen und erfahrenen Partner gewonnen zu haben, der unser Lösungsportfolio optimal abrundet.“

Klaus Jahnhofen, Geschäftsführer der Cocq Datendienst GmbH, freut sich: „Die Dokumentenmanagement-Lösung der Circle Unlimited ergänzt bestens unser Angebot im Bereich Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Als IT-Dienstleister können wir unseren Kunden jetzt eine Rundum-Lösung über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments liefern und bieten ihnen damit einen echten Mehrwert. Wir sind überzeugt, den richtigen Partner gefunden zu haben. Dafür sprechen die namhaften Referenzen von Circle Unlimited und die Lösungsfunktionalitäten, darunter insbesondere die Bereitstellung einer digitalen Akte und die mobile Anbindung. Dass wir beide auch noch hier in Hamburg angesiedelt sind, ist für die Partnerschaft aufgrund der regionalen Nähe ein zusätzlicher Vorteil.“

Pressemitteilung zum Download: http://bit.ly/uQ0CN2

Über die Cocq Datendienst GmbH

Seit dem Gründungsjahr 1967 ist die Cocq Datendienst GmbH auf IT-Dienstleistungen spezialisiert. Nach dem Einzug in eigene Produktionsräume wird seit 1972 das Rechenzentrum durch Archivdienste und SAP Hosting ergänzt. Diese Kombination ist bis heute die Geschäftsbasis. Sie erweist sich als besondere Stärke, da das SaaS-Modell, die Archivierung (Outnet) und die Informationslogistik eine ganzheitliche Lösung notwendig machen. Mit einer weitgehend automatisierten Datenerfassung und -verarbeitung sowie zusätzlichen Diensten wie der Storage- und Servervirtualisierung, IT-Beratung und -Realisierung ist Cocq Datendienst mittlerweile Partner von über 400 Unternehmen. Seit August 2010 gehört das Unternehmen zur ANS Gruppe und befindet sich damit im Verbund mit der Active Network Systems und der Active Network Sea Systems GmbH. Weitere Informationen unter www.cocq.de.
Die Circle Unlimited AG ist der Lösungsanbieter für web-basiertes, SAP- und Microsoft-integriertes Dokumentenmanagement (ECM), Vertragsmanagement, Lizenzmanagement und IT Asset Management. Seit mehr als 10 Jahren ist das Unternehmen national und international für namhafte Kunden wie u.a. T-Systems, Bertelsmann, ESPRIT, Media-Saturn, Volkswagen und die Medizinische Hochschule Hannover erfolgreich tätig. Im Fokus des SAP Software Solution und Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen sowie beste Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de.

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Pressemitteilungen

Circle Unlimited zeigt die Digitale Personalakte und automatische Dokumentengenerierung in der praktischen Anwendung

cuWebcasts informieren über Kosten- und Qualitätsvorteile

Hamburg, den 19. Oktober 2011 – Die Circle Unlimited AG setzt ihre erfolgreiche cuWebcast-Reihe auch im Oktober 2011 fort. Zu den aktuellen Themen gehören die „Digitale Personalakte“ und die „Automatische Dokumentengenerierung“. Ziel der rund einstündigen Online-Präsentationen und Live-Demos ist es, den Teilnehmern kurz und insbesondere nutzenorientiert einen Überblick über die Lösungen und ihre Möglichkeiten im praktischen Einsatz zu geben. Interessenten können sich Online zum Webcast anmelden unter: http://www.circle-unlimited.de/cuwebcast.html.

Die Termine und Themen für Oktober 2011 im Überblick:

Am 20.10.2011 um 10:30 Uhr:
Die Digitale Personalakte mit cuSmarText für HR

Das Personalwesen arbeitet häufig noch papierbasiert und damit kosten- und zeitintensiv. Daraus entstehen intransparente Papierberge, lange Recherchezeiten, eine begrenzte Verfügbarkeit der Dokumente sowie ein hoher Aufwand zum Schutz vertraulicher Informationen. Hinzu kommt das ebenfalls zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Erstellen von Bescheinigungen und Dokumenten. Die digitale Akte unterstützt dabei, die Produktivität der HR-Abteilung zu steigern und die Gesamtbetriebskosten zu senken. Wie dies geht, erfahren die Teilnehmer im Webcast. Circle Unlimited stellt cu SmartText für HR vor, eine Lösung, die zu 100 Prozent in SAP und Microsoft integriert ist und auch auf mobilen Endgeräten, wie iPhone, iPad oder BlackBerry, läuft.

Am 25.10.2011 um 14:00 Uhr:
Automatische Dokumentengenerierung aus Textbausteinen und ERP-Daten mit cuDocument Builder

Großunternehmen erzeugen täglich unzählige Dokumente, was mit hohem Zeitaufwand sowie Fehleranfälligkeit verbunden ist. Fehler in Dokumenten, wie beispielsweise Verträgen, können dazu führen, dass Waren in zu großer Menge oder zum falschen Zeitpunkt geliefert, Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen oder wichtige Fristen verpasst werden. Geschäftskritische Konsequenzen kann auch die Verwendung veralteter Haftungs-, Gewährleistungs- und Abnahmeregelungen nach sich ziehen. Der cuDocument Builder der Circle Unlimited dient dazu, sämtlichen Schriftverkehr, Dokumente und E-Mails automatisiert, standardisiert und fehlerfrei zu erstellen. Wie Unternehmen so die Effizienz steigern und gleichzeitig Kosten und Zeit sparen, erfahren die Teilnehmer im Webcast.
Die Circle Unlimited AG ist der Lösungsanbieter für web-basiertes, SAP- und Microsoft-integriertes Dokumentenmanagement (ECM), Vertragsmanagement, Lizenzmanagement und IT Asset Management. Seit mehr als 10 Jahren ist das Unternehmen national und international für namhafte Kunden wie u.a. T-Systems, Bertelsmann, ESPRIT, Media-Saturn, Volkswagen und die Medizinische Hochschule Hannover erfolgreich tätig. Im Fokus des SAP Software Solution und Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen sowie beste Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de.
Circle Unlimited AG
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