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Hyland kooperiert mit Blue Prism bei Robotic-Process-Automation-Lösungen

Berlin, 30. September 2019 – Hyland, ein Leader im Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms*, kooperiert mit dem internationalen Spezialisten für Robotic Process Automation (RPA) Blue Prism beim Vertrieb von dessen intelligenter und vernetzter RPA-Plattform.

Ergänzend zum Lösungsportfolio von Hyland entwickelt Blue Prism flexible Tools und Lösungen für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Das Unternehmen ist als Leader im Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software** positioniert. Mit dem Zugang zu einer digitalen Workforce, die sich ständig weiterentwickelt und verbessert, haben Kunden die Möglichkeit, Transaktionen zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und Innovationen voranzubringen.

Hyland hat Zehntausende vertikalisierte Automatisierungslösungen auf Unternehmensplattformen wie OnBase und Perceptive Content implementiert. Die enge Anbindung die vernetzte RPA-Plattform von Blue Prism ergänzt das bestehende Portfolio um zusätzliche und weiterführende Funktionen. Das Produkt kreiert eine digitale Workforce durch:

– Intelligente Automatisierung ohne Programmierung dank KI per Drag-and-Drop
– Sichere Skalierbarkeit durch Konformität mit führenden Sicherheits- und Compliance-Protokollen
– Robotic Operating Model (ROM®), eine bewährte Implementierungsstrategie mit Vorlagen für die erfolgreiche Umsetzung von Robotic Process Automation
– Sofortige Konnektivität zu einem Ökosystem von Technologien, die für die Entwicklung und Skalierung intelligenter Automatisierung auf einer Plattform erforderlich sind

Das Angebot wird Anfang 2020 verfügbar sein.

Hyland-Kunden können unabhängig von Plattform und Sitz des Unternehmens die Möglichkeiten dieser neuen Partnerschaft nutzen. Neben einer großen Anzahl von Anwendungsfällen, die Kunden und Partnern zur Verfügung stehen, wurden bereits branchenspezifische Anwendungsfälle definiert.

Zitate:
„Robotic Process Automation hat für Hyland strategische Priorität. Wir sehen darin eine ausgezeichnete Ergänzung zu unserer Plattform und zu unserem umfangreichen Portfolio an Automatisierungs- und Integrationswerkzeugen. Echte Prozessautomatisierung erfordert eine Plattform, die eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen bereitstellt und somit den geschäftlichen Herausforderungen unserer Kunden gerecht wird. Mit einem Partner wie Blue Prism können wir genau diese ideale Kombination anbieten“, sagte John Phelan, Executive Vice President und Chief Product Officer bei Hyland. „Eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung sollte stets zur Verbesserung der bereits vorhandenen Systeme beitragen. Die Partnerschaft mit Blue Prism ermöglicht es unseren Kunden, den Wert ihrer Investitionen in Lösungen von Hyland zu steigern. Gleichzeitig können wir unser Automatisierungsangebot für Neukunden ausbauen.“

„Wir teilen eine gemeinsame Vision mit Hyland, bei der Kundenerfolg und Innovation im Mittelpunkt stehen“, so Ron Raczkowski, Senior Vice President of Americas Alliances and Channel bei Blue Prism. „Gemeinsam realisieren wir die leistungsfähigsten intelligenten Automatisierungsfunktionen für eine größere betriebliche Effizienz, höhere Produktivität und bessere Kundenerlebnisse.“

Weitere Informationen erhalten Sie unter Hyland.com oder auf dem diesjährigen Hyland Summit EMEA in Amsterdam vom 5. – 7. November 2019.
Erfahren Sie mehr zur Agenda der Veranstaltung und melden Sie sich kostenlos an unter www.hyland.com/emea-summit

*Gartner, Magic Quadrant for Content Services Platforms, Oktober 2018.
**Gartner, Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software, Juli 2019.
Gartner spricht keine Empfehlung für die in seinen Marktforschungspublikationen genannten Anbieter, Produkte oder Services aus. Gartner empfiehlt Anwendern nicht, nur solche Anbieter auszuwählen, die die höchsten Einstufungen oder andere Kennzeichnungen erhalten haben. Die Marktforschungspublikationen von Gartner geben die Ansichten der Forschungsabteilung von Gartner wieder und sind nicht als Tatsachenbehauptungen auszulegen. Gartner schließt jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung in Bezug auf diese Studie, wie z. B. deren marktgängige Qualität oder Eignung für einen bestimmten Verwendungszweck, aus.

Über Blue Prism
In der digitalen Wirtschaft, in der Start-Ups Märkte verändern, können nur die agilsten und innovativsten Unternehmen erfolgreich bestehen und wachsen. Wir haben Pionierarbeit auf dem Gebiet der Robotic Process Automation (RPA) geleistet, die sich als vertrauenswürdige, sichere und intelligente Automatisierungslösung für den Fortune-500-Markt und den öffentlichen Sektor etabliert hat. Jetzt stellen wir Connected-RPA mit Unterstützung des Digital Exchange (DX) App-Store bereit, was internes Unternehmertum mit den Möglichkeiten von kollaborativer Innovation verbindet.

Mit Connected-RPA von Blue Prism können unternehmenskritische Prozesse automatisiert werden, und es gibt Mitarbeitern die Freiheit, sich kreativeren und sinnvolleren Tätigkeiten zu widmen. Mehr als 1.500 Kunden weltweit nutzen die Digital Workforce von Blue Prism mit Bereitstellung in der Cloud oder vor Ort und zudem als SaaS-Angebot unter dem Namen Thoughtonomy. So werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, Milliarden von Transaktionen zu automatisieren, mit dem Ergebnis, dass Unternehmen Hunderte Millionen zusätzlicher Arbeitsstunden erhalten. Besuchen Sie www.blueprism.com, um mehr über Blue Prism (AIM: PRSM) zu erfahren.

Folgen Sie Blue Prism auf Twitter @blue_prism und auf LinkedIn.

Über Hyland
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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Iron Mountain und Hyland schließen Partnerschaft zur Automatisierung der Dokumentenaufbewahrung und Verbesserung der Compliance

Anbindung der Policy-Center-Lösung von Iron Mountain® an OnBase von Hyland ermöglicht neue Funktionen zur automatischen Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumenten-Repositories

Berlin, 26. September 2019 – Iron Mountain Incorporated, ein weltweit führende Anbieter von Speicher- und Informationsmanagement-Services, und Hyland, ein führender Anbieter von Content Services für Unternehmen weltweit, geben neue Funktionen für ein verbessertes Management von Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente und Informationen bekannt, die in der Enterprise-Information-Plattform OnBase von Hyland gespeichert werden.

Die neue Lösung Governance Rules as a Service (GRaaS) integriert die cloudbasierte Richtlinienverwaltung der Lösung Policy Center in OnBase, vergleicht Aufzeichnungsklassen mit Dokumenttypen und ergänzt entsprechende Aufbewahrungsregeln in OnBase mit einem einzigen Klick. Die Lösung automatisiert die Anwendung von Richtlinien und deren Einhaltung.

Das Management von Risiken und Compliance kann ein anspruchsvoller und manuell aufwendiger Prozess sein, da sowohl für physische als auch für digitale Aufzeichnungen gesetzlich verbindliche Aufbewahrungsregeln gelten. Die unbefristete Aufbewahrung von Daten ist nicht mehr zulässig, da Unternehmen mittlerweile wegen der Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen, wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem California Consumer Privacy Act, mit Geldbußen belegt werden können. Nach Angaben des Europäischen Datenschutzbeauftragten gab es seit Durchsetzung der Datenschutz-Grundverordnung rund 90.000 gesonderte Meldungen zu Datenschutzverletzungen. Mit den steigenden Anforderungen an die Einhaltung der Bestimmungen seitens der Unternehmen steigt auch die Herausforderung, mit den Regelungen und den diesbezüglichen Änderungen Schritt zu halten.

Dank der Verbindung aus Policy Center von Iron Mountain und OnBase können Unternehmen darauf vertrauen, dass die jeweils geltenden Vorschriften automatisch auf ihre wachsenden Informationsbestände angewandt werden.

Zitat:
„Wir wissen aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, dass Information Governance und Aufbewahrungsrichtlinien ständiger Aufmerksamkeit bedürfen, damit die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet ist“, sagte Raymond Aschenbach, Senior Vice President, Global Digital Sales & Operations bei Iron Mountain. „Die Automatisierung der Richtlinienanwendung trägt dazu bei, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verlässlich sicherzustellen und die damit verbundenen Kosten und Risiken zu senken, da manuelle Eingriffe entfallen. Die Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten im Iron Mountain Policy Center werden gestützt von fundierten Recherchen unseres internationalen Netzwerks von Anwaltskanzleien und stets an den geltenden Stand angepasst.“

„Die neue GRaaS-Lösung ist eine Antwort auf den hohen rechtlichen und manuellen Aufwand, der ansonsten mit dem Verständnis und der Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente und Daten verbunden ist. Die Lösung bietet den Kunden einen sofortigen Mehrwert. Unternehmen können von manuellen und zeitaufwendigen Prozessen, die menschlichen Fehlern unterliegen, zu einem modernen, automatisierten System übergehen, das die Compliance und Geschwindigkeit erhöht“, so John Phelan, Executive Vice President und Chief Product Officer bei Hyland. „Mit einer End-to-End-Lösung, die die Zusammenführung aller relevanten Richtlinien und Updates einerseits und die Umsetzung des Aufbewahrungszeitplans von Dokumenten andererseits umfasst, verschaffen Hyland und Iron Mountain ihren Kunden Sicherheit und Gewissheit.“

Besuchen Sie www.IronMountain.de und Hyland.com, um mehr über die Funktionalität von GRaaS zu erfahren oder den diesjährigen Hyland Summit EMEA Amsterdam vom 5. – 7. November 2019. Erfahren Sie mehr zur Agenda der Veranstaltung und melden Sie sich kostenlos an unter www.hyland.com/emea-summit

Über Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated, gegründet 1951, ist der weltweit führende Dienstleister für die Aufbewahrung und das Management von Informationen. Mehr als 225.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf die Lösungen von Iron Mountain. Das Unternehmen verfügt über ein Immobilien-Netzwerk von fast 7,9 Millionen Quadratmetern in mehr als 1.400 Einrichtungen in über 50 Ländern und schützt und bewahrt Milliarden von Wertgegenständen auf, darunter wichtige Geschäftsinformationen, hochsensible Daten sowie kulturelle und historische Artefakte. Mit Lösungen für Informationsmanagement, Digitalisierung, sichere Aufbewahrung, sichere Vernichtung sowie Rechenzentren, Cloud-Dienste und Kunstlagerung und -logistik hilft Iron Mountain seinen Kunden, Kosten und Risiken zu senken, Vorschriften einzuhalten, sich nach einer Katastrophe zu erholen und eine digitale Arbeitsweise zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter www.ironmountain.com.

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Hyland veröffentlicht OnBase Foundation und führt eine Strategie für häufigere Produktneuerungen ein

OnBase Foundation wurde auf der Hyland CommunityLIVE vorgestellt und ist die bisher funktionsreichste, sicherste und zukunftsorientierteste Version von OnBase

Cleveland/Berlin, 24. September 2019 – Hyland, führender Anbieter von Content Services für Unternehmen, führt OnBase Foundation ein. Dabei handelt es sich um die bisher funktionsreichste, sicherste und nachhaltigste Version von OnBase. Diese wurde entwickelt, um bestehende Technologieinvestitionen von Organisationen zu steigern und diese für die Zukunft zu rüsten. OnBase Foundation ist die erste einer Reihe von Produktversionen innerhalb der Content-Services-Plattform von Hyland. Sie umfasst neueste Technologien und bietet häufigere Updates. So haben Kunden schneller und einfacher Zugriff auf Verbesserungen und neue Funktionalitäten für Anwender und Administratoren.

Des Weiteren wird OnBase Foundation einige der modernsten technologischen Ansätze integrieren. Die Lösung bietet dabei den ersten von zahlreichen modernen REST-APIs sowie Identity- und Access-Management-Services und besser konfigurierbare Tools für die Entwicklung von maßgeschneiderten Anwendungen. Mit den reaktionsschnellen UX-Komponenten wird es noch einfacher sein, auf OnBase aufzubauen und diese zu erweitern und darüber hinaus ein hervorragendes Benutzererlebnis bereitzustellen.

Darüber hinaus veröffentlicht Hyland im Herbst die Saperion Foundation. Diese Foundation ist die Basis, auf der zukünftige Integrationen in die Hyland Experience Plattform erfolgen werden.

Die Foundation-Versionen der Hyland-Produkte ermöglichen eine engere Anbindung an andere Content-Services-Angebote.
Dazu gehören: Content Composer, eine Customer-Communications-Management-Lösung; ShareBase, die cloudbasierte Filesharing- und Kollaborationslösung sowie Brainware für intelligente Erfassung. OnBase Foundation bietet außerdem eine tiefere Integration mit wichtigen Unternehmenslösungen sowie eine stärkere Unterstützung für Office 365.

Im Rahmen der Verstärkung seines Governance- und Compliance-Angebots arbeitet Hyland jetzt mit Iron Mountain zusammen und bietet in diesem Rahmen eine neue Governance-Lösung an: Governance-Rules-as-a-Service erweitert und untMit OnBase Foundation startet eine neue Produktversionsstrategie, die auf der gesamten Content-Services-Plattform von Hyland eingeführt wird. Für Produkte mit Foundation-Versionen wird Hyland häufig Aktualisierungen über Enhancement Packs (EPs) bieten – angefangen mit der ersten Version von OnBase Foundation EP1. So werden regelmäßig neue Funktionen, Produkte und Sicherheitsaktualisierungen bereitgestellt – als Cloud-Services und für On-Premise-Kunden. Und während Hyland die neue Cloud-First-SaaS-Plattform weiterentwickelt, sind die Organisationen, die mit Foundation-Versionen arbeiten, gut aufgestellt, um die neuesten Funktionen direkt zu nutzen. erstützt die Automatisierung der Speicherung von Dokumenten innerhalb von OnBase.

Zitat:
„Wie der Name schon andeutet, ist OnBase Foundation eine Basis, auf der Kunden in Zukunft aufbauen können“, erklärt Bill Priemer, Präsident und CEO von Hyland. „Wir haben leistungsstarke neue Funktionen ergänzt, die unseren Kunden sofort Mehrwert bieten. Und wir haben eine neue Versionsstrategie eingeführt, um den Kunden häufigere Updates und Verbesserungen zur Verfügung zu stellen und sie für schnelle Veränderungen und langfristiges Wachstum zu rüsten.“

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M-Files integriert intelligentes Informationsmanagement in Microsoft Teams

Die KI-gestützte Lösung von M-Files verbindet Business-Systeme, optimiert Arbeitsabläufe und unterstützt Compliance. Das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit in Microsoft Teams werden so deutlich verbessert.

Ratingen, 11.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, kündigt die vollständige Integration von M-Files in Microsoft Teams an. Damit sind deutliche Steigerungen der Effizienz möglich und die unternehmensweite Zusammenarbeit wird verbessert. M-Files for Microsoft Teams bietet KI-gestütztes Informationsmanagement für Teams und führt Dokumente in Office 365, Outlook und SharePoint mit denen in anderen Systemen und Repositories in der vertrauten Teams-Umgebung zusammen.

Über die Microsoft-Teams-Benutzeroberfläche suchen die Nutzer in unterschiedlichen Systemen und Archiven nach Informationen und können diese gemeinsam mit Kollegen bearbeiten. So vermeiden Unternehmen die Risiken von Informationssilos und das einhergehende Versions- und Dublettenwirrwar bei Dokumenten, das die Produktivität hemmt und die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und anderen Vorschriften beeinträchtigt.

Mit M-Files können Nutzer von Microsoft Teams das Informationsmanagement automatisieren, indem Künstliche Intelligenz genutzt wird, um Metadaten zu generieren, die Workflows und Berechtigungen steuern. In der Benutzeroberfläche von Teams verbindet M-Files in einer Ansicht Netzwerkordner, SharePoint, File-Sharing-Dienste, ECM-Systeme, CRM, ERP sowie andere Business-Systeme und Repositories miteinander, wodurch die Informationssilos im gesamten Unternehmen für den Nutzer transparent zusammengeführt werden. Mithilfe von KI tagt M-Files Dokumente automatisch mit den richtigen Metadaten, um eine ordnungsgemäße Kategorisierung und Zuweisung von Berechtigungen zu gewährleisten. M-Files bietet Zugriff auf relevante Dokumente über mehrere Teams-Channel oder direkt in vertrauten Office-Anwendungen wie Word oder Excel, um sicherzustellen, dass Nutzer immer mit der richtigen, aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

M-Files stellt außerdem spezielle Lösungstemplates bereit, die für Microsoft Teams angepasst werden können, um die Compliance- und Regulierungsanforderungen der Kunden zu erfüllen. Diese Lösungen bieten eine automatische Aufzeichnung und Archivierung von Dokumenten und Bearbeitungsschritten, die alle compliance-relevanten Daten lückenlos erfassen und Audits deutlich vereinfachen. Darüber hinaus managt M-Files Access-Control-Listen und metadatenbasierte Sicherheitsregeln automatisch und ermöglicht den Single-Sign-On für alle Daten über die Azure-AD-Authentifizierung. Innerhalb von Microsoft Teams haben Nutzer nun beispielsweise Zugriff auf folgende Lösungen:
– M-Files HR zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten sowie Informationen und Prozessen über das gesamte Beschäftigungsverhältnis hinweg vom Onboarding bis zum Ausscheiden
– M-Files Contract Management zur Optimierung des Vertragsmanagements
– M-Files QMS zur Verwaltung strenger Qualitäts- und Compliance-Dokumentationen, einschließlich Standard Operating Procedures (SOPs), Schulungsnachweisen, CAPAs und mehr

„Mit M-Files for Microsoft Teams verbinden wir intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation mit erstklassiger Collaboration und bieten eine neue Roadmap für die digitale Transformation im gesamten Unternehmen“, sagte Mika Javanainen, Vice President for Product Marketing bei M-Files. „Gemeinsam ergänzen M-Files und Microsoft Teams Office-365-Anwendungen und andere Business-Systeme nahtlos. Der Digitale Workplace wird um einen zentralen Anlaufpunkt für alle Unternehmensinformationen ergänzt und mit automatisierten Geschäftsprozessen und individuellen Compliance-Lösungen auf ein neues Level gehoben.“

Weitere Informationen zur M-Files-Lösung für Microsoft Teams finden Sie hier:
https://www.m-files.com/de/microsoft-teams-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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global office entscheidet sich für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files

Dienstleistungsunternehmen nutzt M-Files zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen für mehr Transparenz, Synergien und Compliance. Projektumsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit M-Files-Partner Esch & Pickel.

Ratingen, 5.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass der Kommunikationsdienstleister global office GmbH aus Montabaur sich für M-Files als unternehmensweit genutzte zentrale Plattform für das Management von Dokumenten und Dateien entschieden hat.

global office ist ein rasch wachsender Dienstleister für telefonische Kommunikation und Erreichbarkeitslösungen. Das Unternehmen ist mit mehr als 40 Standorten in Deutschland und Österreich dezentral aufgestellt. Effizienz und höchste Kundenorientierung stehen im Mittelpunkt des professionellen Serviceangebots. Ein modernes Informationsmanagement ist dafür unerlässlich. Bei der Wahl des Umsetzungspartners fiel die Wahl schnell auf das Beratungshaus Esch & Pickel aus Koblenz, das bereits in den ersten Gesprächen mit Kompetenz und Zuverlässigkeit punkten konnte.

Neues Informationsmanagement ermöglicht weiteres Wachstum

Wie in den meisten mittelständischen Unternehmen stießen auch bei global office die gewachsenen Strukturen zur Ablage von Dateien und Dokumenten auf der Basis von Fileservern und Ordnern an ihre Grenzen und es drohte ein stetig größer werdender Wildwuchs in den Ablagen. Diese Problematik zog sich durch alle Abteilungen des Unternehmens, untergrub viele Bemühungen zur Effizienzsteigerung und lähmte das weitere Wachstum. Darüber hinaus konnten auf dieser Basis neue Anforderungen im Bereich von Datenschutz und Compliance wie DSGVO und GoBD nicht effektiv umgesetzt werden.

M-Files überzeugte unter anderem mit seiner einzigartig konsequenten Nutzung von Metadaten. Wie kein anderes DMS/ECM-System nutzt M-Files Metadaten als zentrales Steuerungsmittel für Informationen sowohl bei der Ablage und Suche als auch zur Steuerung von Archivierung, Zugriffsrechten und Prozessen. Für global office ist das Was-statt-wo-Prinzip von M-Files ein riesiger Meilenstein im Informationsmanagement. Damit müssen sich die Nutzer nicht mehr damit auseinandersetzen, wo eine Information abgelegt ist, sondern bei der Ablage und der Suche nur noch in Form von Metadaten angeben, worum es sich bei der Information handelt. „Mit dem Was-statt-wo-Prinzip erschließen Metadaten die abgelegten Dokumente und schaffen damit Transparenz. Bereits nach kurzer Zeit hatten alle Nutzer dieses Grundprinzip verinnerlicht, so dass der Umstieg auf das neue Dokumentenmanagement schnell und einfach war“, erklärt Stefanie Kern-Wich, Managerin Finanzen und Buchhaltung sowie Prokuristin bei der global office GmbH.

Eingangsrechnungsverarbeitung als Pilotgebiet für automatisierte Prozesse

Vor der Umstellung war der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen wenig transparent: Rechnungsbelege steckten zur Freigabe in Papier- und E-Mail-Stapeln fest, blieben während Krankheits- und Urlaubszeiten liegen oder gingen sogar verloren. Heute läuft der gesamte Prozess digital ab. Mittlerweile erreichen rund 90 Prozent der eingehenden Rechnungen das Unternehmen digital als PDF an eine dediziert dafür genutzte E-Mail-Adresse und werden von dort automatisiert in M-Files übernommen. Rechnungen in Papierform werden gescannt und ebenfalls in M-Files abgelegt. Damit befinden sich alle Eingangsrechnungen in einem lückenlos dokumentierten, transparenten und revisionssicheren Prozess. Sie erscheinen in der Buchhaltung in entsprechenden Sichten und für jede Rechnung wird ein Workflow zur Freigabe gestartet. Die Freizeichnung erfolgt durch die Fachabteilungen und Kostenstellenverantwortlichen ebenfalls digital in M-Files.

Im Durchschnitt dauert die Freigabe oder Ablehnung einer der rund 2.000 Eingangsrechnungen pro Jahr heute verlässlich maximal zwei bis drei Tage und es herrscht jederzeit Transparenz darüber, in welchem Prozessschritt sich eine einzelne Rechnung aufhält. „Die Eingangsrechnungsverwaltung mit M-Files hat zu deutlich mehr Effizienz und Transparenz im Freigabeprozess geführt. Wir sind so jederzeit auskunfts- und handlungsfähig und die Prozesssicherheit und integrierte Dokumentation erlaubt es uns, die rechtlichen Auflagen aus der GoBD effizient zu erfüllen“, erläutert Stefanie Kern-Wich. „Mit M-Files und SAP als Basis planen wir nun die Umstellung auf eine vollständig beleglose Buchhaltung.“

Flexibilität, Erweiterbarkeit und Sicherheit waren gefordert

In einem schnell wachsenden Unternehmen wie global office ist der stetige Wandel die eigentliche Konstante. M-Files ist darauf ausgelegt, sich ständig an die Anforderungen anzupassen. Dabei können Konfigurationen und Änderungen – beispielsweise an der Metadatenstruktur – auch von speziell geschulten Nutzern ohne Programmierkenntnisse durchgeführt werden. Neben der Flexibilität waren global office auch die Belange der Compliance – speziell des Datenschutzes – und der Informationssicherheit wichtig. Mit M-Files können die Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen deutlich einfacher und genauer geregelt werden als bisher. So können beispielsweise Daten verschiedener Landesgesellschaften sehr einfach durch die Zuordnung des entsprechenden Metadatenwerts getrennt werden und stehen dann nur noch den berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung.

Durchweg gelungener Start in die weitere Digitalisierung

Das Projektteam und auch die Nutzer ziehen eine ausschließlich positive Bilanz der Einführung des neuen Systems zum Management von Dokumenten, Dateien und anderen Informationen. Eine sehr hochwertige Dokumentenablage mit allem Komfort sorgt im gesamten Unternehmen für mehr Transparenz, Sicherheit und Qualität. Wie das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung eindrücklich zeigt, können Effizienz und Transparenz durch feste und teilautomatisierte Workflows deutlich gesteigert werden.

„Wir können andere Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen nur ermutigen, ein modernes System für das Management von Dokumenten und Dateien sowie Prozessen und Workflows einzuführen. Hier lohnt sich bei aller Planung vorab auch „Learning by doing“. Jedes neue System erscheint am Anfang komplex, aber ein gutes DMS überzeugt die Nutzer bereits nach wenigen Stunden, generiert sofort erkennbaren Nutzen und bietet ein Höchstmaß an Flexibilität. M-Files hat sich für uns als Plattform bewährt und Esch & Pickel hat uns als Partner bei der Umsetzung überzeugt“, fasst Stefanie Kern-Wich die Erfahrungen des Projektes zusammen.

Die detaillierte Fallstudie zu global office und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit:
https://www.m-files.com/de/customers/case-studies

Mehr Informationen zu den Spezialisten für Prozesseffizienz von Esch & Pickel: http://www.eschundpickel.de

Über global office GmbH
Die global office GmbH bietet telefonische Kommunikation und intelligente Erreichbarkeitslösungen auf Premiumlevel für Unternehmen aller Branchen. Hierbei übernimmt global office mit seinen kompetenten Fachkräften im Namen des Kunden eingehende und ausgehende Telefonate sowie Chat- und E-Mail-Dialoge. Das stark expandierende Franchise-Unternehmen stellt diese Dienstleistung in einzigartiger professioneller Ausführung und auf höchstem Servicelevel zur Verfügung. Für global office Kunden bedeutet dies eine permanente Erreichbarkeit, aus der final mehr Geschäftsabschlüsse, höhere Umsätze und eine stärkere Kundenbindung resultieren. Das Unternehmen wurde 2008 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Montabaur, Deutschland. global office unterstützt derzeit mehr als 1.000 Unternehmen mit rund 1.500 Kundenportalen. www.global-office.de

Über Esch & Pickel GmbH
Esch & Pickel bringt Effizienz in die kaufmännischen Prozesse seiner Kunden. Auf der Basis einer individuellen Analyse entstehen Lösungen, die aus leistungsfähigen Standardprogrammen kombiniert mit eigenen Entwicklungen bestehen. Dabei unterstützt Esch & Pickel die Kunden ganzheitlich als IT-Systemhaus von der Konzeption über die Einführung neuer Systeme bis hin zur Schulung der Nutzer. Als Premium Reseller von M-Files erschließt Esch & Pickel seinen Kunden die Möglichkeiten des intelligenten Informationsmanagements. Das Unternehmen ist seit über 30 Jahren erfolgreich und hat seinen Hauptsitz in Koblenz. www.eschundpickel.de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files lädt zur INNOVATE 2019 – Europas führende Konferenz für intelligentes Informationsmanagement

Die Veranstaltung bringt mehr als 800 Entscheidungsträger und Branchenexperten im finnischen Helsinki zusammen, um sich über Erkenntnisse, Trends und führende Konzepte im Umgang mit Informationen in modernen digitalen Unternehmen auszutauschen.

Ratingen, 3.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, lädt zur INNOVATE 2019 ein. Bei der Konferenz und Ausstellung werden Vordenker und Fachexperten mit hunderten Geschäftsleuten aus der ganzen Welt zusammenkommen. Die Teilnehmer erfahren und diskutieren die neuesten Trends, Entwicklungen und Innovationen im Zusammenhang mit der Verwaltung und Verarbeitung von geschäftlichen Informationen – Gartner spricht jetzt von „Content Services“, auch bekannt als Enterprise Content Management (ECM) -, um eine bessere Performance und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die INNOVATE 2019 wird am 12. September 2019 im Messukeskus Expo and Convention Center in Helsinki, Finnland, stattfinden.

Die INNOVATE 2019, früher als Intelligent Information Management (IIM) Summit bekannt, startet in ihr neuntes Jahr als eine der größten Konferenzen für ECM und Informationsmanagement in Europa. Mehr als 800 Fachleute, darunter Analysten, Trendsetter und ECM-Fachleute aus der ganzen Welt, kommen dort zusammen, um sich über die neuesten Innovationen, Trends und Best Practices in der digitalen Transformation zu informieren und ihre Partner- und Kundennetzwerke auszubauen.

Die Moderatoren der Veranstaltung diskutieren bewährte Methoden und praktische Umsetzungsstrategien, die Unternehmen dabei helfen, Innovationen durch eine intelligentere und effizientere Verwaltung von Informationen voranzutreiben.

Zu den Keyspeakern der INNOVATE 2019 gehören:
Atle Skjekkeland, Digital Business Explorer und Evangelist, The Digital Value Institute
Antti Nivala, Gründer und Chief Product Officer, M-Files
Turkka Keskinen, CIO, UPM
Elina Björklund, CEO, Reima
Miika Mäkitalo, CEO, M-Files

„Wenn wir auf das neunte Jahr unserer jährlichen Konferenz blicken, freuen wir uns darüber, dass die weltweit führenden Unternehmen unsere einzigartige Vision eines intelligenten Informationsmanagements in Rekordzahlen umsetzen“, sagte Miika Mäkitalo, CEO, M-Files. „Auf der INNOVATE 2019 gewähren Vorreiter den Teilnehmern aus erster Hand Einblicke in die Nutzung der KI-gestützten M-Files-Plattform, um ihre Unternehmen wirklich zu transformieren.“

M-Files, die Plattform für intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation, hilft Menschen dabei, Informationen effizienter zu finden und zu nutzen und verbessert damit die Performance jeder Organisation. Mit der Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI) und seinem einzigartigen „Intelligent Metadata Layer“ verfolgt M-Files einen neuen Ansatz, der alle für Unternehmen wichtige Funktionen für das Dokumenten- und Informationsmanagement bietet, einschließlich Cloud- und lokaler Repositories, Versionierung, Security, Collaboration, Workflows, eSignaturen, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Außerdem hilft M-Files dabei, Informationssilos aufzubrechen, indem es einen schnellen und einfachen Zugriff auf die richtigen Daten und Inhalte bietet, die in einer Vielzahl externer Repositories und Branchenanwendungen gespeichert sind, und zwar direkt aus ihren bevorzugten täglichen Anwendungen wie Microsoft Outlook und Teams, SharePoint, Salesforce und Google G Suite heraus.

Zu den Sponsoren der INNOVATE 2019 zählen ESRI Finland, Microsoft, Vincit, Electric Paper und AssetPoint. Für weitere Informationen oder um sich für die Veranstaltung anzumelden, besuchen Sie bitte die Webseite: https://www.mfilesinnovate.com Alle Präsentationen werden vor Ort, abhängig von der Sprache der Präsentation, ins Englische oder Finnische übersetzt.

Ein Video der Veranstaltung im Jahr 2018 finden Sie unter: https://youtu.be/2lUrDrKzJUk

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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OnBase von Hyland erhält PS 880-Zertifizierung von KPMG

Berlin, 2. September 2019 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services für Unternehmen, gibt bekannt, dass die Enterprise-Information-Plattform OnBase erneut nach dem deutschem Handels- und Steuerrecht geprüft und mit dem Standard IDW PS 880 zertifiziert wurde.

Diese Zertifizierung erfolgt nach einer unabhängigen Überprüfung durch KPMG, einer der führenden deutschen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Beratungsunternehmen. Im Rahmen der Überprüfung wird untersucht, ob Softwarelösungen die Anforderungen an die Datenspeicherung in Übereinstimmung mit den geltenden Wirtschafts- und Steuergesetzen des jeweiligen Landes unterstützen und ob die erforderlichen Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Die IDW PS 880-Zertifizierung von Hyland zeigt das Engagement des Unternehmens für höchste Sicherheits- und Rechtsstandards für die zahlreichen Kunden in der DACH-Region (Deutschland, Österreich und Schweiz).

Zitat:
„Hyland weiß, dass die Sicherheit der Software und das Vertrauen der Kunden in die Lösung zu den wichtigsten Auswahlkriterien von erfolgreichen Technologielösungen gehören. Zertifizierungen wie PS 880 sind für unsere Kunden Beleg dafür, dass wir mit nationalen und globalen Standards compliant sind und deren Kriterien vollständig erfüllen“, so Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland. „Viele unserer international agierenden Kunden müssen zudem nicht nur nationale Gesetzesvorgaben erfüllen, sondern im Gesamtkonzern eine Vielzahl von Richtlinien aus diversen Regionen der Welt einhalten. Hyland als global aufgestellter Partner ist in der Lage, seine Kunden dabei zu unterstützen.“

Über Hyland
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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M-Files erweitert Googles G Suite um Enterprise Content Management und Compliance-Unterstützung

Google G Suite wird mit M-Files zum zentralen Zugriffspunkt für E-Mail, Dokumente und andere Geschäftsdaten aus verschiedenen Repositories im Unternehmen.

Ratingen, 27.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt eine neue Integration mit Google G Suite bekannt. Die Lösung M-Files für Google G Suite erweitert die Stärken der Google G Suite bei Collaboration und der Erstellung von Inhalten um KI-gestütztes Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und umfangreiche Metadatenfunktionen für mehr Sicherheit, Governance und Compliance. Durch die Kombination der Google-G-Suite-Anwendungen mit dem intelligenten Informationsmanagement von M-Files können Unternehmen die Vorteile einer einfachen Zusammenarbeit mit Compliance verbinden.

M-Files für Google G Suite bietet außerdem die revisionssichere Archivierung, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. In einigen Staaten ist beispielsweise die Verwendung von Gmail und Google Drive als System zur dauerhaften Speicherung von Geschäftsdaten problematisch, da nicht garantiert werden kann, dass Daten das Herkunftsland nicht verlassen. M-Files für Google G Suite überwindet diese Einschränkungen.

In einem einzigen Schritt können Benutzer wichtige E-Mails mit Anhängen von Google Mail in M-Files speichern, zusammen mit Metadaten für die langfristige Aufbewahrung und einen besseren Teamzugriff. Darüber hinaus können die Nutzer per Klick native Google-Dokumente in PDF- oder Microsoft-Office-Dateiformate konvertieren und diese Kopien revisionssicher in M-Files speichern, um so einen Audit-Trail zu erstellen. M-Files kann G-Suite-Inhalte dank seiner KI-gestützten Informationsmanagementfunktionen automatisch klassifizieren und taggen und sie unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte mit Inhalten aus anderen Repositories kombinieren. So können Google-G-Suite-Nutzer ihre Dokumente jederzeit im richtigen Kontext mit anderen Informationen bearbeiten.

Unternehmen und andere Organisationen können mit den M-Files-Funktionen zur Verwaltung und Kontrolle sensibler Daten wie der automatischen Versionskontrolle, inhaltsbasierten Dokumentenberechtigungen und automatisierten Workflows, Zuweisungen und Benachrichtigungen für Reviews und Genehmigungen, Prozesse optimieren und strenge Datenschutzbestimmungen sicher einhalten.

M-Files verbindet die Anwendungen der G Suite mit anderen Business-Systemen und Repositories, wie Salesforce und Netzwerkordnern, ohne eine Migration zu erfordern. Über die vertraute Google-G-Suite-Oberfläche erhalten Organisationen Einblick in all ihre Unternehmenssysteme und einen zentralen Zugriff auf E-Mail und Dokumente.

„Mit M-Files für Google G Suite können unsere Kunden dank der modernen Funktionen der Google G Suite wie Co-Authoring optimal zusammenarbeiten“, sagte Mika Javanainen, Vice President of Product Marketing bei M-Files. „Für Unternehmen, die Gmail, Google Docs und Google Drive nutzen, erweitert M-Files das Informationsmanagement um ein modernes, KI-gestütztes Repository, das metadatenbasiert Archivierung, Sicherheit und Compliance sowie Workflows für die Optimierung von Prozessen bietet.“

„Außerdem legen wir großen Wert darauf, ein optimales Benutzererlebnis zu bieten“, fügte Javanainen hinzu. „Interne und externe Benutzer können gleichzeitig an demselben Dokument in M-Files und in Google Drive arbeiten und Inhalte auf dem Google Drive werden bei der Bearbeitung automatisch in M-Files aktualisiert.“

Weitere Informationen zu M-Files für Google G Suite auf der Website: https://www.m-files.com/en/g-suite-integration

Ein Webinar mit Live-Demo: https://go.m-files.com/G-Suite-Webinar-Registration.html

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files als bestes DMS/ECM-Produkt des Jahres nominiert

M-Files wurde für die funkschau-Leserwahl als eines der besten ITK-Produkte 2019 im Bereich DMS, EIM und ECM nominiert. Intelligentes Informationsmanagement überzeugt Kunden und Analysten.

Ratingen, 22.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, freut sich über die erneute Nominierung bei der Leserwahl des Magazins funkschau als eines der besten Produkte für DMS, EIM und ECM. Im vergangenen Jahr gehörte M-Files bereits zu den Gewinnern in dieser Kategorie.

Die diesjährige Leserwahl zu den besten ITK-Produkten läuft noch bis zum 22. September auf www.funkschau.de/produkte-wahl-2019 Dort haben die Leser die Gelegenheit, in 24 Kategorien ihre favorisierten Produkte zu küren. Jedes Jahr nehmen mehrere Tausend funkschau-Leser an der Wahl teil. Im Rahmen einer feierlichen Preisverleihung am 10. Oktober in München werden den jeweils drei Erstplatzierten die beliebten Trophäen überreicht.

Die Nominierung ist für M-Files ein hervorragendes Beispiel für das positive Marktfeedback. Immer wieder überzeugt M-Files Kunden und Analysten bei nationalen und internationalen Marktstudien und Umfragen mit seinem visionären Ansatz. Zuletzt wurde M-Files im Frühjahr vom unabhängigen Analystenhaus Nucleus Research aufgrund seiner starken Technologie, breiten Funktionalität und hohen Benutzerfreundlichkeit zum sechsten Mal in Folge als Leader und bestes ECM-Produkt ausgezeichnet.

ECM-Experten bei Kunden und Analysten sind begeistert davon, wie sich mit M-Files bestehende Informationssilos aufbrechen lassen, indem sie in ein unternehmensweites und modernes Informationsmanagement eingebunden werden. Ohne Migration können die Nutzer so alle Vorteile eines innovativen Dokumentenmanagements wie automatische Klassifizierung und Verschlagwortung, leistungsstarke Such- und Filtermöglichkeiten sowie die Verknüpfung von Dokumenten und Anwendungsdaten genießen. Da M-Files automatisiert für jede Information den relevanten Kontext ermitteln kann, entsteht eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen, die die Transparenz fördert und Prozesse beschleunigt. Auch Compliance-Richtlinien und Workflows können weitgehend automatisiert werden.

„Die Nominierung bei der funkschau-Leserwahl 2019 ist für uns ein weiterer Ansporn, den Wechsel zu einem deutlich intelligenteren Informationsmanagement voranzutreiben“, sagt Dirk Treue, Senior Channel Marketing Manager bei M-Files. „Der Markt für DMS-, EIM- und ECM-Lösungen befindet sich in einem starken Umbruch, weil Kunden und Partner mit einer neuen Generation von Lösungen neue Wege gehen wollen. M-Files ist hier führend sowohl in der Leistung als auch in der Produktvision.“

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Der Analystenreport 2019 Nucleus Research Value Matrix for Enterprise Content Management kann hier bezogen werden: https://go.m-files.com/2019-Nucleus-Research-ECM-Value-Matrix-Register-DE.html

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Dokumente via ecoDMS Web Client am Smartphone, Tablet und PC archivieren

Standort- und plattformunabhängig scannen, archivieren, automatisieren und wiederfinden mit dem ecoDMS Web Client.

Aachen, im August 2019. Mit dem ecoDMS Web Client wird eine revisionskonforme Dokumentenarchivierung standort- und plattformunabhängig für jedermann möglich. Der ecoDMS-Web Client erlaubt einen schnellen und bequemen Zugriff auf das Archivsystem ecoDMS. Der Web Client wird über den Internetbrowser geladen und ermöglicht ein bequemes Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten. Die ecoDMS GmbH hat in diesen Tagen ein brandneues Video veröffentlicht. In diesem werden die Funktionen und Möglichkeiten des Web Clients näher erläutert.

Der Zugriff auf auf das Client-Server-System ecoDMS ist mittels Web Client aus dem eigenen Netzwerk und optional auch per Fernzugriff möglich. Der Web Client bietet eine Vielzahl an ecoDMS-Funktionen.

Wie beim Desktop-Client können auch hier beliebige Dokumente via Drag und Drop archiviert werden. Mittels Klassifizierung können für jede archivierte Datei unter anderem den Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, den Status und weitere Ablageinformationen erfasst werden. Auch die Zuständigkeiten können über den Berechtigungsbereich verwaltet werden.

Das Wiederfinden der archivierten Dokumente ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente. Außerdem berücksichtigt die Software hierbei auch Metadaten, Klassifizierungsattribute und Notizen. Neben der Volltextsuche stehen weitere Filterfunktionen in der Weboberfläche zur Verfügung.

Die Bearbeitung von eingehenden Papierdokumenten erfolgt beim Web Client ebenfalls über die Inbox. Nach dem Scannen werden die digitalisierten Unterlagen abgerufen und für die Archivierung vorbereitet. Optional können PDF-Dateien bei Bedarf auch manuell über die Upload-Funktion in die Inbox geladen werden.

Einsicht in die verschiedenen Versionen einer Datei erhalten die Anwender über die Versionsverwaltung. Die einzelnen Versionen sind nach Datum sortiert und können zum Öffnen heruntergeladen werden. Die Ablage der einzelnen Versionen erfolgt über die dafür vorgesehenen ecoDMS-Plugins oder auch über den Desktop bzw. Web Client.

Über das Notizen-Fenster können individuelle Anmerkungen zu einem Dokument geschrieben, bearbeitet und gelöscht werden. Die Funktion gleicht dem bekannten Klebezettel.

Der Web Client verfügt über eine eingeschränkte Papierkorbfunktion. So können nicht mehr benötigte Dokumente aus der Standardansicht entfernt werden. Dabei werden die Dateien nicht gelöscht, sondern lediglich in einem virtuellen Papierkorb abgelegt. Ein lesbarer Zugriff auf diesen Papierkorb inkl. Wiederherstellen-Funktion ist mittels Web Client möglich. Weitere Löschfunktionen gemäß DSGVO und GoBD stehen im ecoDMS Desktop-Client zur Verfügung.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen ecoDMS-Funktionen. Als Client-Server-System gilt ecoDMS als der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige und revisionskonforme Archivierung von Dokumenten.
Die Software überzeugt außerdem mit ihrem zeitgemäßen und kundenfreundlichen Lizenzmodell. Eine Lizenz der Vollversion kostet 89 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung. Darin enthalten sind alle ecoDMS-Funktionen, Plug-ins, Add-ons, ein PDF-A-Drucker und natürlich auch der Web Client. Für den privaten Gebrauch ist ecoDMS als eingeschränkte Free4Three Version dauerhaft kostenfrei nutzbar. Als Demoversion kann das Archivsystem für die Dauer von 30 Tagen zu Testzwecken verwendet werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Salierallee 18a
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0049 241 47572 01
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