Tag Archives: Dokumenten-Management

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Ricoh übernimmt DocuWare

Ricoh hat am 2. Juli die Übernahme von DocuWare, einem führenden Anbieter von Enterprise Content Management Software, bekanntgegeben.

Mit Unternehmenszentralen in Deutschland und den USA bietet DocuWare Cloud- und On-Premises-Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung an. Das Unternehmen hat weltweit über 12000 Kunden in mehr als 90 Ländern und vertreibt seine Software über ein Netzwerk von rund 600 Partnern.

David Mills, Corporate Senior Vice President, Ricoh Company Ltd, zur Übernahme: „Wir arbeiten konsequent daran, einen Geschäftsbereich weiter auszubauen, der den wachsenden Anforderungen von Unternehmen rund um den Globus Rechnung trägt. Wir sehen eine starke Nachfrage bei unseren Kunden, den Wert ihrer Dokumente und Arbeitsabläufe zu optimieren, um ihr Wachstum zu fördern. Die Übernahme von DocuWare, Anbieter einer marktführenden Cloud First-Lösung, ist ein ganz wichtiger Schritt, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wir freuen uns über die zusätzlichen Möglichkeiten, die wir unseren bestehenden und neuen Kunden bieten können.“

Ricoh ist seit Jahren erfolgreicher DocuWare-Partner und vertreibt die ECM-Software nicht nur, sondern setzt sie auch selbst ein. Mills fügt hinzu: „Geschäftsprozesse werden mit DocuWare einfacher und effizienter, menschliche Fehler deutlich reduziert und vor allem wird die Unternehmenseffizienz verbessert. Mitarbeiter können ihre wertvolle Arbeitszeit für wichtigere Aufgaben einsetzen. Unser Ziel bei Ricoh ist es, die Digitalisierung des Arbeitsplatzes zu unterstützen und voranzutreiben. Das bedeutet in der Praxis, Menschen schneller und komfortabler mit Informationen zu versorgen sowie die Kommunikation und Kreativität zu verbessern. Durch Nutzung von Synergien werden wir dieses Ziel schneller erreichen. DocuWare wird als eigenständige Tochtergesellschaft von Ricoh agieren und das äußerst erfolgreiche Partnerprogramm beibehalten. Wir werden den Ausbau des Vertriebsnetzes vorantreiben und in die Weiterentwicklung der Produkte investieren. DocuWare lässt sich über die Ricoh Smart-Integration bereits jetzt nahtlos mit unseren neuen Multifunktionssystemen der IM C-Serie verbinden. Unsere Kunden können dadurch Dokumente einfach und sicher digitalisieren und direkt in einen intelligenten Workflow einspielen.“ Mills weiter: „Als langjähriger Partner versteht Ricoh die Stärke des DocuWare-Channels im Hinblick auf die Vermarktung von Lösungen für Dokumenten-Management- und Workflow-Automatisierungs-Lösungen. Wir möchten diesen Vermarktungsansatz stärken und ausbauen, indem wir das DocuWare-Team tatkräftig unterstützen und von ihm lernen.“

Die DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger und Max Ertl fassen zusammen: „DocuWare verfolgt einen ehrgeizigen Wachstumsplan, der es ermöglicht, aktuellen und zukünftigen Partnern moderne Dokumenten-Management- und Workflow-Technologien zur Verfügung zu stellen. Ricoh als starker Investor gibt uns die Sicherheit, dass wir unsere Ziele erreichen und weiterhin ein zuverlässiger, vertrauenswürdiger und innovativer Anbieter für die gesamte DocuWare-Partner- und Kunden-Community sein werden.“

Ricoh investiert in Technologien und Services für den digitalen Arbeitsplatz, indem es sowohl organisch als auch durch Akquisitionen wächst. Die Übernahme von DocuWare steht im Einklang mit der Strategie von Ricoh, sein Angebot zur Transformation digitaler Arbeitsplätze auszubauen.
Der Abschluss der Transaktion mit DocuWare wird für den Sommer 2019 erwartet, vorbehaltlich der Zustimmung der zuständigen Wettbewerbsbehörden in Deutschland und Österreich und der Erfüllung weiterer rechtlicher Bedingungen. Nach Abschluss der Transaktion wird DocuWare als Tochtergesellschaft von Ricoh mit den Geschäftsführern Dr. Michael Berger und Max Ertl fungieren.

DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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docurex® Neuerungen auf einen Blick

Stuttgart, Juli 2019 – Sensible Daten und vertrauliche Unternehmenskommunikation fordern ein Höchstmaß an Sicherheit. Um den höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, steht die stetige Weiterentwicklung für die virtuellen Datenräume docurex® im Vordergrund. Der Stuttgarter Unternehmen docurex® bietet seinen Kunden regelmäßige Erweiterungen, die für die verbesserte Nutzung und noch mehr Sicherheit sorgen.

Mehr Kontrolle über die Inhalte
Als Administrator hat man bei docurex® schon immer eine vollständige Kontrolle über alle Dokumente gehabt. Mit wenigen Schritten konnte man Zugriffsberechtigungen auf Ordner, Unterordner und sogar einzelne Dokumente erteilen oder entziehen. Ab sofort können Administratoren zusätzlich pro Dokument oder Ordner einsehen, welche Benutzer darauf Zugriff haben und welche Berechtigungen der Benutzer aus seinen Gruppenmitgliedschaften auf diese Objekte hat. Damit bekommen Administratoren mit wenigen Klicks übersichtliche Auswertungen für alle vergebenen Zugriffsberechtigungen.

Weniger Fehler = mehr Sicherheit
Docurex® Datenräume sind nicht nur einfach zu nutzen, sondern auch intuitiv – das schätzen docurex® Kunden besonders, weil dadurch Fehler vermieden werden können. Das ist in Bezug auf Rechtevergabe für einzelne Ordner und Dokumente besonders wichtig. Eine essenzielle Neuerung für die Administratoren – Neue Ordner können nun erstellt werden, ohne dass diese automatisch die Rechte vom überordneten Ordner erben. Damit kann vermieden werden, dass aus Versehen falsche Zugriffsrechte den Nutzern erteilt werden.

Individuelle Datenräume – perfekt angepasst an Ihre Wünsche
Auch optisch tut sich viel bei docurex® – Kunden können nicht nur ihren Datenraum farblich an das Corporate Design ihres Unternehmens anpassen lassen. Auch bei der Arbeit mit dem Datenraum können sie ihre individuellen Einstellungen der Dokumentansicht automatisch abspeichern lassen. So bleibt der gewünschte Benutzeransicht (Breite des Ordnerbaums, eingeblendete Spalten im Dokumentbereich, etc.) immer erhalten.

Dokumente sicher betrachten
Um für die Vorschau zugelassene Dokumente zusätzlich zu schützen, werden sie beim Download automatisch in ein durch ein Wasserzeichen geschütztes PDF umgewandelt.
Ein weiterer Pluspunkt für die Administratoren der docurex® Datenräume – sie können einen Datenraumexport nun per Formular im Datenraum beantragen. Die Art des Exports (nur Daten, Daten inklusive Protokolle etc.) kann dabei individuell festgelegt werden.

docurex ®
Matthias Böhmichen
Breitscheidstr. 65
70176 Stuttgart
info@docurex.com
+49 711 4889 020
http://www.docurex.com/

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Automatisierung von Rechnungsprozessen in Kommunen

Digitalisierungsprojekte von Rechnungsverarbeitungsprozessen in Kommunen sind auch ohne langes Ausschreibungsverfahren möglich.

Das Traditionsunternehmen Horn & Görwitz GmbH & Co. KG ist in der Hauptstadtregion Berlin der erste Ansprechpartner für die Optimierung von dokumentenbezogenen Geschäftsprozessen. Dies gilt für lokale Unternehmen ebenso wie für internationale Konzerne. Aktuell werden ebenfalls im öffentlichen Sektor durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen neue Ressourcen geschaffen. Die Implementierung einer standardisierten Möglichkeit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet Horn & Görwitz jetzt in Partnerschaft mit dem deutschen Anbieter für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Workflow-Automatisierung DocuWare. Mit der speziell für Kommunen gestalteten Software-Lösung werden Herausforderungen wie der kommende X-Rechnung-Standard, das Inkrafttreten der §2b UstG-Änderung sowie das E-Goverment-Vorhaben der Bundesregierung adressiert.

Die Umstellung von einer manuellen und papierbasierten, hin zu einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung, verkürzt die Prozessdauer signifikant und schafft Freiräume für andere Aufgabenbereiche. In der Folge werden Rechnungen viel schneller bearbeitet und bezahlt. „Allein die jährlichen Einsparungen durch Skonto wird die Digitalisierung mit der DocuWare Cloud-Lösung in den überlasteten Kommunen refinanzieren.“ teilt Elia Luttenberger, Experte für die Realisierung von Content Management Systemen in Unternehmen, mit. In Verbindung mit Ersetzendem Scannen werden eingegangene Papierbelege digitalisiert und zeitnah vernichtet. Ein teurer Ausbau bestehender Archive ist mit digitalen Lösungen nicht notwendig und teure Lagerflächen werden eingespart. Zudem werden bestehende Aktenpläne mit dem System abgebildet. Kommunen entscheiden , ob sie mit oder ohne Aktenplan arbeiten. Alle Unterlagen werden im Nachgang rechtskonform und zentral archiviert und werden nachträglich zu jeder Zeit per Volltextsuche, und ohne Aktenzeichennummer, gefunden.

Die Lösung für die Rechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess und gewährleistet die GoBD-konforme Aufbewahrung aller gängigen Rechnungsformate. Spätestens mit Ende der Übergangsfrist zum 31. Dezember 2020 sind Kommunen umsatzsteuerpflichtig. Elektronische Rechnungen sind, nach der gesetzlichen Regelung durch § 2b UStG für Kommunen, ebenfalls elektronisch aufzubewahren. „Als zertifizierter Kommunen-Partner sind wir mit DocuWare in der Lage, aufwändige Geschäftsprozesse in kleinen und mittleren Kommunen zu optimieren.“ erklärt Salam Rubaii, Ansprechpartner für ECM-Lösungen bei Horn & Görwitz. Durch attraktive Preisgestaltung und einen dezentralen Betrieb der Software in einem Rechenzentrum bleiben öffentliche Auftraggeber innerhalb der Limits für Freihändige Vergaben. Aufwändige Ausschreibungsverfahren sind nicht notwendig. Weiterhin lassen sich Projekte aufgrund hoher Standardisierung direkt und zeitnah realisieren.

Weitere Informationen erhalten Sie online, unter:
E-Rechnung für Kommunen

Ansprechpartner Horn & Görwitz GmbH & Co. KG:

Herr Elia Luttenberger
Senior Sales Consultant ECM-Lösungen
Tel.: 030.34984-130
E-Mail: eluttenberger@horn-goerwitz.de

Herr Salam Rubaii
Senior Sales Consultant ECM-Lösungen
Tel.: 030.34984-375
E-Mail: srubaii@horn-goerwitz.de

Das 1898 in Berlin gegründete Unternehmen setzt Maßstäbe in der Entwicklung, Implementierung und Pflege von Systemlösungen aller Größenordnungen. Das Ziel ist immer das Gleiche: dauerhaft effiziente und sichere Strukturen zu schaffen, die Spitzenleistungen ermöglichen – ob für ein kleines Startup, ein mittelständisches Unternehmen oder international agierende Konzerne. Horn & Görwitz ist Gründungsmitglied der Compass Gruppe – einem Zusammenschluss führender Unternehmen der Informationstechnologie. Qualität, Kompetenz und Innovation sind die Triebfedern dieses Netzwerks und gewährleisten, dass Kunden sich bundesweit und international auf Horn & Görwitz-Qualität verlassen können.

Kontakt
Horn & Görwitz GmbH & Co. KG
Sebastian Schlehofer
Kaiserin-Augusta-Allee 14
10553 Berlin
++49(0)30-34984-0
sschlehofer@horn-goerwitz.de
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Mehr Power auch in der Cloud

DocuWare Version 7.1: Rechnungspositionen automatisch verarbeiten / Workflows kostengünstig ausweiten

DocuWare, Anbieter von Cloud-Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation, verbessert mit DocuWare Version 7.1 vor allem die Bearbeitung von Workflow-Aufgaben deutlich. Das Highlight des neuen Releases ist die automatische Verarbeitung von Rechnungspositionen. Und die neue Benutzerlizenz „Workflow User“ bietet Cloud-Anwendern mehr Möglichkeiten.

Schnelle und sichere Prozesse sind heutzutage das A&O in jedem Unternehmen und die Basis für Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit. Denn sie garantieren klaren Aufgabenzuweisungen, prompte Bearbeitung und strukturierten Informationsfluss. DocuWare Version 7.1 bietet nun eine Reihe neuer Funktionen, um Arbeitsschritte innerhalb von Workflows noch schneller und bequemer zu erledigen und gleichzeitig noch übersichtlicher darzustellen. So lassen sich zum Beispiel mehrere Aufgaben parallel bearbeiten, Aufgaben zur besseren Übersicht filtern und Benachrichtigungsmails gleichzeitig an weitere Adressaten versenden.

Das Highlight der neuen Version stellt die Unterstützung der automatisierten Rechnungsverarbeitung auch auf Basis einzelner Rechnungspositionen dar. Splitbuchungsprozesse, also die Zuweisung einzelner Posten auf verschiedene Kostenstellen inklusive verteilter Freigaben, lassen sich damit jetzt mühelos umsetzen. Die intelligente Indexierung erkennt dabei die einzelnen Einträge und überträgt sie als Metadaten in ein neues Feld. Diese Einträge liegen der Steuerung des Rechnungs-Workflows zugrunde.

Bereits vor einem Jahr bestätigte DocuWare mit Verfügbarkeit der vierten Generation der Cloud-Architektur seine Vorreiterrolle im Cloud-Segment. DocuWare Version 7 überzeugte durch höchste Performance, Stabilität und Skalierbarkeit. Der Cloud First-Strategie folgend bietet DocuWare mit der Version 7.1 nun die neue Benutzerlizenz „Workflow User“ an, mit der Cloud-Anwender unternehmensweite Workflows kostengünstig realisieren können. Diese Lizenz ist für Mitarbeiter geeignet, die selbst keine Dokumente archivieren, aber im Rahmen von Workflows dennoch Aufgaben zu erledigen haben und lesend auf archivierte Dokumente Zugriff benötigen. Zudem können Benutzer mit dieser Lizenz auch Formulare ausfüllen und speichern.

„Die neuen Funktionen ermöglichen Unternehmen jeglicher Größe und Branche ein noch zeitsparenderes und effizienteres Arbeiten“, sagt DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. Berger, der seit mehr als 10 Jahren das Entwicklungsteam leitet, sieht in der neuen Version einen weiteren Schritt, Unternehmen vom Einsatz einer Cloud-Lösung zu überzeugen: „Mit DocuWare Version 7.1 erhalten unsere Kunden zusätzliche Möglichkeiten, komplexe Aufgaben einfach abzuwickeln und übergreifende Prozesse zu realisieren, ohne eine komplexe IT-Infrastruktur vorhalten zu müssen.

DocuWare Version 7.1 gibt es als Cloud- und On-Premises-Software mit identischem Funktionsumfang.

DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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Die moderne Verwaltung ist digital

DocuWare bringt vorkonfigurierte Lösung für Kommunen auf den Markt

Germering, den 2. April 2019 – Mit DocuWare für Kommunen präsentiert DocuWare, Anbieter von Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation, eine maßgeschneiderte Lösung für die Rechnungsverarbeitung in der Öffentlichen Verwaltung. Amtsleiter und Mitarbeiter/-innen der Verwaltung gewinnen eine umfassende Sicht auf Vorgänge, können Dienstwege sowie Amtsverfahren automatisieren und alle Unterlagen rechtskonform zentral archivieren.

Rechnungen abzeichnen, sachlich und rechnerisch prüfen, Auszahlungsanordnungen erstellen und Zahlungen buchen – Aufgaben, die in jedem Rathaus zur täglichen Routine gehören. In vielen Amtsgebäuden befinden sich die Rechnungen noch in Umlaufmappen; Prüf- und Anordnungsverfahren nehmen viel Zeit in Anspruch und durch die manuelle Bearbeitung treten Fehler auf. DocuWare für Kommunen zum Thema Rechnungsverarbeitung wurde gemeinsam mit Mitarbeitern aus Gemeindeverwaltungen in ganz Deutschland speziell für die Ansprüche in Rathäusern entwickelt. Die Lösung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess und stellt die GoBD-konforme Aufbewahrung aller gängigen Rechnungsformate sicher. Dies ist durch die Neuregelung des § 2b UStG für Kommunen von großer Bedeutung, denn spätestens mit dem Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020, wenn Kommunen umsatzsteuerpflichtig sind, müssen sie Rechnungen elektronisch aufbewahren.

Durch vorkonfigurierte Vorlagen schnell einsetzbar

Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe macht den Umstieg auf digitale Akten sehr einfach. Und eine einfache Implementierung und intuitive Benutzerführung lassen Verwaltungen jeder Größe schnell produktiv arbeiten. Einen besonders hohen Stellenwert hat zudem die einfache Integration mit anderen Anwendungen.

Die Rechnungsverarbeitung erfolgt vom Erfassen bis zum Buchen durchgängig digital. Rechnungen jeden Formats werden einheitlich erfasst, automatisch ausgelesen und auf den digitalen Dienstweg gegeben. Die Mitzeichnung, Prüfung und Freigabe können sowohl am Desktop-PC als auch am Tablet oder Smartphone erfolgen. Außenstellen wie Kindergärten, Schulen, der Bauhof, die Feuerwehr oder auch Planungsbüros lassen sich somit direkt in die sachliche und rechnerische Prüfung einbinden. Auszahlungsanordnungen werden im vertrauten Finanzfachverfahren erstellt, automatisch mit der Rechnung abgelegt und digital rechtskonform signiert. Dank intelligenter Schutzmechanismen wie Zugriffsberechtigung bis auf Dokumentebene werden die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Und auf Knopfdruck stehen alle zusammengehörigen Informationen den berechtigten Mitarbeiter/-innen am Bildschirm zur Verfügung.

„Die Nachfrage nach vorkonfigurierten Lösungen nimmt stark zu“, begründet DocuWare-Geschäftsführer Max Ertl die Entwicklung von fertigen Paketen für spezielle Anwendungsfälle. „Das belegen bereits unsere in 2018 auf den Markt gebrachten Systemen für einzelne Prozesse wie Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement. Neben den finanziellen und organisatorischen Vorteilen kommt ihnen zugute, dass sie dank fertiger Konfigurationen schnell einsetzbar sind und keine langwierigen professionellen Dienstleistungen erfordern.“

DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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Automatisierung und Smart Factory: bpi solutions stellt Schlüsselelemente für die Digitalisierung vor

(Mynewsdesk) Software und IT-Lösungen sind ein zentrales Thema auf der Hannover Messe 2019. Ihre Rolle besteht darin, die einzelnen Glieder der industriellen Wertschöpfungskette zu verbinden. Für die Fachbesucher werden die Themen Automatisierung und Smart Factory zur Pflicht. bpi solutions greift diese Themen auf und stellt dabei die Themen IT-Lösungen und integrierte Prozesse in den Mittelpunkt für die Vernetzung von Produktion, Logistik, Verwaltung und Kunden am Messestand E03 in Halle 6.

Daten werden erst dann wertvoll, wenn sie in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht werden: Daten aus der Konstruktion etwa mit denen aus dem Betrieb eines Produkts oder einer Maschine. Daten in der Verwaltung etwa mit denen der Rechnungsverarbeitung, dem Vertrieb, dem Service und dem Support. Bevor die Analyse von Big Data ansteht, brauchen Unternehmen ein geeignetes Management ihrer Daten aus der Verwaltung und dem Engineering. Produkt-Lebenszyklus-Management, Dokumenten Management, Customer Relationship Management und Archivierung verlieren deshalb auch in Zeiten des Internets der Dinge (IoT) nicht an Bedeutung, sondern geben entscheidende Hinweise zur Verbesserung der internen Abläufe. Gleiches gilt für das Business Process Management, mit dem via Workflows und Prozessautomatisierung Daten erfasst, verarbeitet, optimiert und mit weiteren Anwendungen verknüpft werden. Sie helfen den Unternehmen nicht mehr nur, Aufträge zu erstellen, abzuwickeln und abzurechnen. Sie dienen dazu, im Vorfeld abschätzen zu können, ob eine Kundenanfrage in welchem Zeit- und Kostenrahmen angenommen werden kann. Die Software sorgt auf diese Weise für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Unter dem Eindruck der Digitalisierung ändert sich somit die Bedeutung der Standardsoftware. Sie schafft die Grundlage dafür, dass mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Cloud-Services die wachsende Menge von Daten nutzbar gemacht wird.

Smart Factory gehört zu den Publikumsmagneten auf der Hannover Messe. bpi solutions stellt ein breites Spektrum am Messestand E03 in Halle 6 vor, um in vernetzten und flexibel agierenden Unternehmen die Wertschöpfung, Effizienz und Prozesssicherheit zu steigern. Best Practice-Lösungen und der Live-Demonstrator Intrexx Industrial geben tiefe Einblicke in das Thema digitale Transformation.“

Diese Pressemitteilung wurde via Mynewsdesk versendet. Weitere Informationen finden Sie im bpi solutions gmbh & co. kg

Über bpi solutions 

Die bpi solutions gmbh & co. kg, Software- und Beratungshaus in Bielefeld, unterstützt ihre Kunden seit Beginn der 1980erJahre erfolgreich mit einem unternehmensüber­greifenden Lösungskonzept von einfach zu bedie­nender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen. Das Leistungsspektrum reicht von der Be­ratung, über die Konzeption und die Entwicklung bis zur Integration neuer Anwendungen. Schwerpunkte sind die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Marketing, Verkauf und Service. Grundlage sind die eigenen Produkte und Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Manage­ment, Cross Media Publishing, Supplier Relationship Management und integrierten Portallösungen. Die Lösungen helfen schnelle Kommunikationswege aufzubauen und umfassende Informationen sowohl dem Innen- und Außendienst als auch Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus ist bpi solutions als Systemintegrator in den Bereichen Geschäftsprozess-integration, Dokumenten Management und Archivierung tätig. Ausgangspunkt sind die auf Standardtechnologien basierenden Lösungen führender Hersteller wie CAS Software AG, dataglobal GmbH, Insiders Technologies GmbH, INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH, OPTIMAL SYSTEMS GmbH, United Planet GmbH, die nicht nur IT-Systeme integrieren, sondern auch die Geschäftsprozessmodellierung ermöglichen, Prozesse über­wachen und Ergebnisse auswerten, sowie Echtzeitinformationen zur Optimierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen. Durch innovative Prozessintegration, effektives Datenmanagement und revisionssicheres Archivieren erreichen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und sichern durch vorausschauendes Handeln ihren Wettbewerbsvor­sprung.

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Hans Kemeny
Krackser Straße 12
33659 Bielefeld
015201529198
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http://www.themenportal.de/elektronik-hardware/automatisierung-und-smart-factory-bpi-solutions-stellt-schluesselelemente-fuer-die-digitalisierung-vor-

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Digitalisierung und elektronische Archivierung schnell, einfach und günstig

Mit dem Dokumentenarchiv ecoDMS und dem E-Mailarchiv ecoMAILZ können alle Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher, kostengünstig und gesetzeskonform in elektronischen Archiven gespeichert werden.

Aachen, im Februar 2019. Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet erstklassige Archivierungssoftware zu fairen Preisen an. Unternehmen und Privatleute können mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ und dem E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ jegliche Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher und gesetzeskonform in elektronischen Archiven speichern. Das günstige Lizenzmodell macht den Einsatz dieser Software für jedermann möglich. Mit einem Lizenzpreis von einmalig 89 Euro pro gleichzeitiger Verbindung für das ecoDMS Archiv und 49 Euro pro Benutzer für ecoMAILZ sind die Produkte der Aachener Spitzenreiter der günstigen Archivsysteme. Die Produkte können unabhängig voneinander erworben und eingesetzt werden.

Elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS
Die elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS ist mehr als nur die revisionskonforme, langfristige Aufbewahrung von Informationen. ecoDMS bietet einen unternehmensweiten, plattform- und standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente, Informationen und Daten. In Sekundenschnelle können ein- und ausgehende Dokumente im Archivsystem abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden. Die Zuordnung neuer Dokumente kann ecoDMS automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen vornehmen. Das ecoDMS Archiv verwaltet sämtliche Informationen, die digital vorliegen oder ins elektronische Format überführt werden können. Dazu zählen Rechnungen, Verträge, Anschreiben, Kontoauszüge, Tabellen, Anschreiben, Multimedia-Dateien, Zeichnungen, Bestellungen, Notizen und vieles mehr. Die Metadaten, Klassifizierungen und Inhalte jeder einzelnen Datei bilden die Basis für ein rasches Wiederfinden. Hierzu bietet ecoDMS intelligente Suchfunktionen, darunter eine Volltextsuche. Der Volltextindex wird automatisch mit der Archivierung einer Datei vom Archivsystem im Hintergrund erzeugt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche andere Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten im System. In einer Dokumentenvorschau können die Suchergebnisse bequem angesehen werden. Zugriff auf die Datenbank und somit auf das gesamte Archivsystem erhält man via Desktop Client am Computer und via Web Client über den Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Das System erfüllt die Anforderungen eines Dokumentenarchivs voll und ganz Neben den vielen Archivierungsmöglichkeiten und Suchfunktionen bietet ecoDMS den vollen Luxus. Angefangen von einer integrierten Versionsverwaltung, Versand- und Exportfunktionen, einem virtuellen Clipboard zum Bündeln von Dokumenten, über einen flexiblen Einstellungsdialog zum Abbilden eigener Strukturen und Dokumentenarten, bis hin zu einem eingebauten Notizblock, einem automatischen Wiedervorlagesystem, einer lückenlosen Protokollierungen aller Abläufe mittels Historie, Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird und einem PDF/A-Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Das System arbeitet revisionskonform. Dabei werden die Regeln und Anforderungen der DSGVO und GoBD zeitgemäß eingehalten und erfüllt. Für Privatleute ist die Software als leicht eingeschränkte Free4Three dauerhaft kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion wird einmalig bezahlt und ist dann zeitlich unbeschränkt für die erworbene ecoDMS Version gültig.

Automatische E-Mailarchivierung mit ecoMAILZ
Das E-Mailarchiv ecoMAILZ dient der langfristigen, gesetzeskonformen und voll automatischen Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. ecoMAILZ ruft alle E-Mails direkt am Mailserver ab und legt sie anschließend selbstständig im Mailarchiv ab. Das zweistufige Archivierungskonzept dieser Software eröffnet den Anwendern ganz neue Möglichkeiten bei der E-Mailarchivierung. Gleichzeitig wird die Privatsphäre geschützt. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Über einen Web Client erhält man am Computer, Smartphone und Tablet standortunabhängigen Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Auch die gesamte Administration und Einrichtung erfolgt bequem und einfach über den Web Client. Über die integrierte Volltextsuche sind benötigte E-Mails schnell abrufbar. ecoMAILZ arbeitet gesetzeskonform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Optional kann ecoMAILZ an das Dokumentenarchiv ecoDMS angeschlossen werden. Hierzu gibt es ein Plugin, welches fester Bestandteil dieser Archivlösung ist. Auch für MS Outlook und Thunderbird sind eigene Plugin enthalten. So kann der Archivierungsstatus direkt im Mailclient überwacht werden. Die Software kann kostenlos mit bis zu 3.000 E-Mails getestet werden. Im Preis der Vollversion inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es auf der Internetseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Salierallee 18a
52066 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

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DocuWare Gruppe baut Führungsrolle im Cloud-Markt aus

Zahl der DocuWare Cloud-Kunden steigt auf 2.000, User-Zahl verdoppelt sich

Germering, den 31. Januar 2019 – Anfang 2019 hatten sich mehr als 2.000 Kunden aus den unterschiedlichen Branchen für das Software as a Service (SaaS)-Modell des Unternehmens entschieden. Zusammen mit dem exponentiellen Wachstum bei Anwendern und archivierten Dokumenten ist DocuWare weiterhin führend im Mittelstand bei Cloud-basierten Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation.

Die Zahl der Unternehmen, die sich für DocuWare Cloud entschieden haben, wuchs 2018 um 53 Prozent. Mehr als 100.000 Anwendern haben inzwischen DocuWare Cloud lizenziert, ein Plus von 100 Prozent gegenüber 2017. Die Anzahl der in der Wolke abgelegten Dokumente stieg um 257 Prozent in 2017 und im vergangenen Jahr um 124 Prozent auf 112 Millionen. Insgesamt ist die Cloud-basierte Lösung mittlerweile in 158 Ländern im Einsatz. Die Implementierungen reichen von vier bis weit über 1.000 Anwendern, die Anwendungen von der einfachen Archivierung bis hin zum anspruchsvollen Management von abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen.

Im Rahmen ihrer Cloud-Strategie setzen immer mehr Unternehmen auf DocuWare; dadurch haben sich Akzeptanz und Nutzung von DocuWare Cloud signifikant erhöht. Zwischen 2016 und 2018 stiegen die User-Zahl pro Kunde und die Zahl der archivierten Dokumente pro Kunde um 37 beziehungsweise 126 Prozent.

Unternehmen, die DocuWare Cloud einsetzen, verteilen sich über Nord- und Südamerika (42 Prozent) sowie die Regionen DACH (27 Prozent) und EMEA / RoW (31 Prozent). Im Jahr 2018 entschied sich wie schon im Jahr zuvor fast die Hälfte aller Neukunden für das SaaS-Modell im Vergleich zur On-Premises-Lösung.

Wachstumstreiber in 2018: DocuWare Kinetic Solutions und DocuWare Cloud Partner

Im Jahr 2018 startete DocuWare zwei neue Programme, die das Cloud-Wachstum beschleunigten. Zum einen wurde das DocuWare Cloud Partner-Programm in Deutschland erfolgreich ausgerollt, wodurch zahlreiche neue Partner gewonnen werden konnten, die sich ausschließlich auf den Vertrieb der Cloud-Technologie des Unternehmens konzentrieren. Zum anderen stieß die Einführung der DocuWare Kinetic Solutions bei den etablierten Partnern und Kunden des Unternehmens auf großes Interesse. Durch diese Cloud-basierten vorkonfigurierten Lösungen – momentan verfügbar für Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement – lässt sich die Implementierungszeit auf wenige Stunden verkürzen und DocuWare schnell einsetzen. In diesem Jahr wird DocuWare sein Cloud Partner-Programm auch in den USA anbieten und weitere Cloud-basierte vorkonfigurierte Lösungen auf den Markt bringen.

DocuWare-Geschäftsführer Max Ertl blickt zuversichtlich in die Zukunft: „Immer mehr Kunden erkennen die technischen und finanziellen Vorteile der Cloud. Unsere strategischen Initiativen stellen sicher, dass Kunden, die Cloud-Lösungen suchen, genau das bekommen, was sie zur Optimierung ihrer Kernprozesse benötigen.“

Zur richtigen Zeit auf die Cloud gesetzt

Im Jahr 2012 brachte DocuWare seine erste SaaS-basierte Public Cloud-Lösung unter dem Namen DocuWare Online auf den Markt. Heute heißt sie DocuWare Cloud und verfügt über den vollständigen Funktionsumfang der etablierten On-Premises-Lösung des Unternehmens. Um seinen Kunden weltweit höchste Verfügbarkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit zu bieten, setzt DocuWare auf Microsoft Azure als Plattform für DocuWare Cloud.

Dr. Michael Berger, der seit Anfang dieses Jahres ebenfalls als Geschäftsführer die Geschicke des Unternehmens lenkt, legte mit der Einführung des Web Clients vor elf Jahren den Grundstein für ein echtes Cloud-System. Auch er sieht die Strategie des Unternehmens bestätigt: „DocuWare investiert weiterhin in die Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Flexibilität und Skalierbarkeit seiner Cloud-Architektur. Wir sehen ein enormes Potenzial bei kleinen und mittleren Unternehmen, da Führungskräfte durch sich ständig ändernde Marktgegebenheiten Geschäftsprozesse nicht nur optimieren, sondern auch automatisieren müssen.“

DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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Pressemitteilungen

Start in die nächste Generation

DocuWare Version 7 – Höchste Performance, Stabilität und Skalierbarkeit

Start in die nächste Generation

Dr. Michael Berger, Chief Technical Officer, DocuWare Group

Germering, den 5. Juni 2018 – DocuWare, Anbieter von Cloud-Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation, setzt mit DocuWare Version 7 neue Maßstäbe in Bezug auf Performance, Stabilität und Skalierbarkeit. Die Plattform wurde deutlich verbessert und um neue Funktionen erweitert. DocuWare positioniert sich damit weiterhin als erste Wahl für Unternehmen, die flexible, integrierte Content Services suchen.

Mit der vierten Generation der Cloud-Architektur bestätigt DocuWare Version 7 seine Vorreiterrolle im Cloud-Segment. Performance, Stabilität und Skalierbarkeit der kompletten Plattform wurden optimiert bei gleichzeitiger Verbesserung der Benutzeroberfläche. Dadurch eignet sich die Lösung auch für große Unternehmen.

Neben der neuen Active-Directory-Unterstützung und dem Handling von deutlich mehr gleichzeitigen Benutzern ist die Oberfläche messbar schneller. So sinken mit DocuWare Version 7 beispielsweise die Zeiten bei Suche und Ablage um ca. 50 bzw. 35 Prozent, bei Änderung von Indexdaten um ca. 75 Prozent. Eine leistungsfähigere Workflow-Engine beschleunigt und vereinfacht die Steuerung von Workflow-Aufgaben.

„Wir sind sehr stolz auf diese Cloud-Plattform der nächsten Generation. Das sehr hohe fachspezifische Know-how unseres Teams ist die Grundlage einer Lösung, die zahlreiche Vorteile für unsere Kunden bietet“, sagt Dr. Michael Berger, Chief Technical Officer bei DocuWare. „Die signifikanten Verbesserungen der Benutzeroberfläche zusammen mit den neuen Funktionen machen DocuWare Version 7 zum besten Werkzeug auf dem Markt, um Wissensarbeitern mehr Effizienz und Produktivität bei ihrer täglichen Arbeit zu bieten“, fügt Berger hinzu.

Die neue Version ist ein Meilenstein in der DocuWare-Historie. Sie ermöglicht beispielsweise eine verbesserte Informationserfassung mit automatisierter Indexierung von Dokumenten, um sie in nachgelagerten Workflows besser verarbeiten zu können. Des Weiteren bietet DocuWare Forms wesentliche Verbesserungen wie flexible Layout-Optionen, progressive Eingabedarstellungen und eine optimierte Feldvalidierung. Connect to Outlook verwendet jetzt eine intelligente Archivierung, um E-Mail-Dubletten zu vermeiden und die Datenintegrität und Datenbankeffizienz zu verbessern.

Neu ist auch, dass CSV-Dateien auf allen Systemebenen exportiert werden können, um Audits, Compliance-Messungen und Analysen durchführen zu können. Und ein neuer mobiler Client mit verbesserter Architektur macht es Anwendern sehr einfach, von unterwegs Dokumente abzurufen und Workflow-Aufgaben zu erledigen.

DocuWare Version 7 bildet auch die Grundlage der neuen DocuWare Kinetic Solutions. Dabei handelt es sich um Cloud-basierte, vorkonfigurierte Workflows für gängige Geschäftsprozesse, etwa Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement. Die Lösungen verkürzen den Zeitaufwand für Professional Services erheblich und ermöglichen einen deutlich schnelleren Einsatz und damit eine höhere Produktivität.

DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar sieht in der neuen Version einen weiteren Durchbruch in der beeindruckenden Firmengeschichte: „Durch den konsequenten Einsatz modernster Architektur und Technologie sind wir in der Lage, unseren Kunden die besten Cloud-Lösungen anzubieten. Cloud First wird auch in Zukunft unsere Strategie lauten. Wir freuen uns sehr darüber, unseren Partnern und Kunden die nächste, sehr leistungsstarke Generation unserer Lösungen bereitzustellen.“

DocuWare Version 7 gibt es als Cloud- und On-Premises-Software. DocuWare Kinetic Solutions sind nur Cloud-basiert verfügbar.

DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 70 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.

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Pressemitteilungen

CEBIT 2018: Zukunftssicher alle Dokumente elektronisch archivieren, verwalten und finden

ecoDMS stellt auf der CEBIT 2018 die neuesten Lösungen für eine langfristige, revisionskonforme und günstige Speicherung von Dokumenten, Dateien und E-Mails vor.

CEBIT 2018: Zukunftssicher alle Dokumente elektronisch archivieren, verwalten und finden

ecoDMS stellt in Halle 5 an Stand D58 u.a. ecoDMS & ecoMAILZ vor

Aachen, im März 2018. Die ecoDMS GmbH ist in diesem Jahr als Aussteller auf der CEBIT in Hannover mit dabei. Das Aachener Softwareunternehmen stellt in Halle 5 an Stand D58 unter anderem die hauseigenen Archivsysteme „ecoDMS “ (Dokumenten-Management-System) und „ecoMAILZ“ (E-Mailarchiv) vor.

Bei den Aachenern dreht sich alles rund um die moderne und für jedermann erschwingliche Dokumenten- und E-Mailarchivierung. Zielgruppe sind kleine sowie große Unternehmen und auch Privatleute werden mit den Archivsystemen des IT-Unternehmens angesprochen. Die ecoDMS GmbH hat es nämlich geschafft, die ersten Archivsysteme zu schaffen, die sich technisch, inhaltlich und preislich für beliebige Nutzerkreise und Branchen eignen.

Die Messebesucher lernen am ecoDMS-Stand die neuesten Lösungen für eine langfristige, revisionskonforme und preisgünstige Speicherung von Dokumenten, Dateien und E-Mails kennen. Unter dem Motto „Digitalisierung 2.0“ kündigt ecoDMS darüber hinaus schon jetzt weitere Archivierungs-Highlights und Neuerungen an. Erste Geheimnisse sollen noch vor der Messe gelüftet werden. Heute stellen die Aachener ihre Software „ecoDMS Archiv“ näher vor.

Mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ können alle Dokumente und Dateien langfristig und sicher in einem zentralen, elektronischen Archiv gespeichert werden. Jede lesbare Information wird automatisch mit der Archivierung im Hintergrund vom System ausgelesen und verschlagwortet. Das macht ein Wiederfinden der gewünschten Daten in Sekundenschnelle unter anderem via Volltextsuche möglich. Die Einrichtung des Client-Server-Systems kann bequem vom Benutzer selbst vorgenommen werden. Dabei können die eigenen Strukturen und Berechtigungen individuell abgebildet werden.

Das DMS-System hebt sich vor allem durch das einzigartige volumenunabhängige „Low-Cost-Konzept“ und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Viele tausend Kunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software machen den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 69,00 Euro brutto. Im Lizenzpreis sind alle Funktionen enthalten, die man von einem Dokumentenarchiv erwartet. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung. Als i-Tüpfelchen erhält jeder Lizenznehmer eine „Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie“. Das bedeutet für den Kunden eine festes Preis-Leistungsverhältnis und die Sicherheit langfristig zum gleichen Lizenzpreis die neuesten ecoDMS-Versionen zu beziehen.

Unter dem Motto „Scannen, archivieren, verwalten, finden“ erleichtert ecoDMS das Dokumenten-Management ungemein. Nach dem Scannen können die digitalisierten Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und vieles mehr direkt über die Programmoberfläche abgerufen und ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Für den Scanvorgang können nahezu alle Dokumentenscanner und Multifunktionsgeräte verwendet werden.

Die Vollversion beinhaltet neben den Client- und Server-Komponenten außerdem Plugins für Outlook und Thunderbird, die eine manuelle Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat „.eml“ und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen darüber hinaus eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Office-Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem Anwender anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden. Daten, die bereits in digitaler Form vorliegen, können per Drag und Drop einfach ins Archiv gezogen werden.

Bei der Archivierung von Dokumenten erkennt der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Für alle „Web-affinen“ bietet ecoDMS Apps für Android und IOS an, die eine direkte Archivierung und einen sicheren Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus erlauben. Über die Weboberfläche ist darüber hinaus ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Der technische Aufbau dieser Archivlösung macht das digitale Archiv allerdings auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen.

Die Software-Lizenz ist in verschiedenen „Editionen“ erhältlich, wobei die Komponenten identisch sind. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktions- und Leistungsumfang. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS- Lösungen, kann die gesamte Software frei beim Hersteller unter www.ecodms.de heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion mit fast allen Funktionen freigeschaltet. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS-Onlineshop zum Preis von 69,00 Euro erworben werden. Der günstige Lizenzpreis kann verständlicherweise keine Zusatzleistungen wie zum Beispiel Support durch die ecoDMS-Techniker enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support- und Serviceleistungen können bei Bedarf individuell und natürlich zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen hinzu erworben werden.

Speziell für Firmenkunden bietet ecoDMS darüber hinaus ecoDMS One an. Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes „Full Service Package“ für Firmenkunden. Mit ecoDMS One ermöglicht die ecoDMS GmbH Firmenkunden eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software-Updates und technischen Support durch den Hersteller. Wer sich für ecoDMS One entscheidet, bekommt während der erworbenen Laufzeit alle Major- und Release-Updates der Archivsysteme kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich enthält ecoDMS One technischen Support durch den Hersteller nach dem modernen Prepaid-Prinzip.

Weitere Informationen können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Andrea Warmuth
Salierallee 18a
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https://www.ecodms.de