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Hyland lanciert OnBase Loan Document Tracking

Neue Lösung beschleunigt den Kreditlebenszyklus und bietet Finanzinstituten vollständige Transparenz im Kreditprozess

Berlin, 11. Juli 2019 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services für die Finanzdienstleistungsbranche, bringt eine neue Lösung auf den Markt, die Kreditgeber bei der Automatisierung des Kreditprozesses unterstützt: OnBase Loan Document Tracking. Die Lösung verbindet Informationen aus unterschiedlichen Systemen und bietet Kreditgebern mehr Transparenz und Kontrolle, indem sie die Dokumentationsanforderungen aller Phasen des Kreditlebenszyklus innerhalb einer einzigen Anwendung verwaltet.

OnBase Loan Document Tracking unterstützt Kreditgeber bei der Bereitstellung einer hervorragenden Customer Experience. Die Lösung bietet dazu einen vollständigen Überblick über alle erforderlichen Informationen und Dokumente und stellt sicher, dass Unternehmen und Organisationen die jeweiligen Compliance-Vorschriften einhalten. OnBase Loan Document Tracking ermöglicht Kreditgebern zudem einen zentralen, digitalen Zugriff auf alle kreditrelevanten Informationen. So erhalten Sachbearbeiter während des gesamten Kreditzyklus Zugang zu genau den Informationen, die sie benötigen, um Darlehen schneller abzuschließen und Kreditnehmern ein höheres Service-Level zu bieten.

„Die in Zusammenarbeit mit bestehenden OnBase-Kunden entwickelte Lösung trackt die unterschiedlichen Dokumente, die für verschiedene Kreditarten benötigt werden. Durch das sofortige Anstoßen des Tracking-Prozesses ab dem Zeitpunkt der Antragstellung, und durch die Konsolidierung der Informationen in einem einzigen System, erhalten die Mitarbeiter einen vollständigen Überblick potenzieller Antragsteller und über den aktiven Kreditlebenszyklus. So können sie Echtzeitberichte erstellen und mehr über den Zustand des gesamten Kreditportfolios erfahren“, so Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland.

Mit Beginn des Kreditprozesses erhalten Sachbearbeiter automatische Benachrichtigungen und können nachverfolgen, welche Dokumente bisher empfangen wurden, welche fehlen, oder bereits verfallen sind und welche Informationen noch eingeholt werden müssen. Das unterstützt die Kreditgeber bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften während des gesamten Kreditlebenszyklus.

Da relevante Informationen dank der neuen Lösung sofort verfügbar sind, erhalten Auditoren zudem eine aufschlussreiche Sicht auf die Kreditakte, einschließlich detaillierter Listen über abgeschlossene und offene Positionen.

Weitere Informationen über die OnBase Loan Document Tracking-Lösung finden Sie unter www.hyland.com/de-DE/finanzdienstleistungen

Über Hyland
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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M-Files präsentiert KI-gestütztes Informationsmanagement für Office 365 auf der Microsoft Inspire 2019

Die erste intelligente Informationsmanagementlösung, die einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen im Unternehmen direkt aus Teams, Outlook und SharePoint Online heraus bietet.

Ratingen, 11.7.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass das Unternehmen auf der Microsoft Inspire 2019 eine neue Lösungsfamilie für Microsoft-Office-365-Lösungen vorstellen wird.

Auf der größten Partnerkonferenz von Microsoft wird M-Files seine neue Integration mit Teams, Outlook und SharePoint Online in Live-Demos präsentieren und die Zusammenarbeit mit Partnern aus dem Microsoft-Ecosystem ausbauen.

M-Files hat kürzlich seine KI-gestützten Informationsmanagementlösungen für Microsoft Office 365 erweitert und bietet sofort einsatzbereite Funktionen für Dokumentenmanagement, Compliance und Governance an, die sich nahtlos in die bekannten Office-365-Anwendungen integrieren. Über Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams können Benutzer damit direkt auch auf Daten und Dokumente zugreifen, die in externen Repositories und Branchenanwendungen gespeichert sind – ohne dass dafür Daten migriert werden müssen. Zu den unterstützten Quellen gehören On-Premises File Server, File-Sharing-Anwendungen, bestehende ECM-Systeme sowie CRM- und ERP-Anwendungen.

Mit den neuen Lösungen können Benutzer all ihre Daten direkt in den vertrauten Benutzeroberflächen von Microsoft Office 365 verwalten, anstatt ständig zwischen Anwendungen hin und her springen zu müssen. Unternehmen können sofort automatische Verschlagwortung und Klassifizierung, die Versionsverwaltung, die einfachen Workflows, elektronische Unterschriften und vieles mehr von M-Files in der Microsoft-Welt nutzen. Administratoren haben die Möglichkeit, übergreifend Zugriffsrechte, Sicherheitsmechanismen und Compliance-Funktionen effizient selbst für die Inhalte zu verwalten, die außerhalb von M-Files in anderen Repositories wie File-Servern, SharePoint, Dropbox oder OpenText liegen. Für Funktionen wie Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung verwendet M-Files künstliche Intelligenz, um die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Informationen einzuschätzen und um den richtigen Kontext mit anderen Informationen herzustellen.

M-Files bietet eigene Repositories in der Cloud und On-Premises mit einer einzigartigen Dual-Deployment-Benutzerlizenz an. Damit sind Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch lizenzmäßig jederzeit für den Wechsel in die Cloud vorbereitet. Die cloudbasierte Lösung von M-Files läuft auf der äußerst zuverlässigen und skalierbaren Microsoft-Azure-Cloud-Plattform und wird von Partnern und Kunden sehr gut angenommen. Im ersten Quartal 2019 wurden seitens der US-Partner von M-Files bereits 83 Prozent des Kundenvolumens als abonnementbasiertes Geschäft abgewickelt. Mit geografisch verteilten Rechenzentren ist eine schnelle und compliancegerechte Bereitstellung weltweit möglich.

M-Files zeigt auf der Microsoft Inspire auch erstmals das neue KI-gesteuerte Advanced Plugin für Microsoft Outlook. Mit der neuen Lösung können Benutzer, die Outlook als primäre Benutzeroberfläche bevorzugen, direkt auf Inhalte und Daten zugreifen, ohne zu einer anderen Anwendung wechseln zu müssen. Das spart Zeit und Mühe, weil die relevantesten Informationen sofort angezeigt werden, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. Die KI-basierten Funktionen sorgen unter anderem dafür, dass Nutzer optimal dabei unterstützt werden, Inhalte und E-Mails korrekt abzulegen.

„Es wird geschätzt, dass 80 bis 90 Prozent der Geschäftsinformationen in unstrukturierten Inhalten wie Dokumenten, Dateien, Bildern usw. enthalten sind. So sind alle Geschäftsprozesse und Anwendungen darauf angewiesen, diese Inhalte effizient zu finden und einfach darauf zugreifen zu können“, sagte Scott Erickson, Senior Vice President Channel Sales bei M-Files. „M-Files ermöglicht diesen einfachen Zugang zu wichtigen Informationen, unabhängig davon, wo sie im gesamten Unternehmen gespeichert sind. Mit den neuen Microsoft-Integrationen kann jede Nutzergruppe aus ihrer bevorzugten Microsoft-Umgebung heraus direkt auf den übergreifend verwalteten Dokumentenbestand zugreifen. Damit wird die tägliche Arbeit drastisch vereinfacht und die Adaption von Office 365 beschleunigt.“

Die Konferenz Microsoft Inspire findet in der nächsten Woche vom 14. bis 18. Juli 2019 im Mandalay Bay Convention Center in Las Vegas (USA) statt. M-Files ist mit Vorträgen und einem Messestand (Nr. 1916) vertreten.

Weitere Informationen zu den neuen Add-Ins für Microsoft SharePoint Online, Microsoft Outlook und Microsoft Teams: https://www.m-files.com/de/microsoft-sharepoint-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Eventagentur Jazzunique setzt auf Agentursoftware easyJOB

Eventmanagement und Architektur, wie passt das zusammen? Jesper Götsch, Gründer und Geschäftsführer der Agentur Jazzunique, erklärt im Interview, warum gerade diese Kombination für den Erfolg seines Unternehmens verantwortlich ist – seit rund 15 Jahren. Mehrmals war die Frankfurter Firma in der Zeit zudem schon mit der Herausforderung konfrontiert, ganz neue Geschäftsbereiche zu integrieren und Prozesse daher von Grund auf neu zu denken. Im Interview erzählt Götsch, wie dabei auch die richtige Agentursoftware hilft.

Herr Götsch, Ihre Agentur vereint zwei sehr unterschiedliche Bereiche. Wie kam es dazu?

2004 habe ich Jazzunique gegründet, damals noch mit klarem Eventfokus, mein Bruder ist 2006 dazugestoßen. Als Architekt konnte er unser Leistungsspektrum perfekt ergänzen: Event plus Architektur im Raum. Wir haben schon früh damit begonnen, beide Disziplinen immer gemeinsam zu denken und waren damit damals schon dem Markt voraus. Auch heute, nach 15 Jahren, ist diese ganzheitliche und interdisziplinäre Herangehensweise noch eines unserer wichtigsten Alleinstellungsmerkmale.
Wie heben Sie sich von anderen Agenturen aus der Branche ab?

Unser Fokus liegt heute auf ganzheitlicher Erlebniskommunikation. Wir gestalten und entwickeln Formate, Orte und Ereignisse, an denen Menschen und Marken hautnah zusammentreffen – echte Markenerlebnisse, die in Erinnerung bleiben und starke Wirkung entfalten.

Wie ist Jazzunique strukturiert?

Unsere rund 60 Mitarbeiter arbeiten stark interdisziplinär, aber dennoch strukturiert in Units mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

In der „Live Communication“ schaffen wir es durch emotionale Inszenierungen und deren Produktion, dass die Botschaften unserer Kunden von deren Kunden nicht nur wahrgenommen, sondern auch verstanden werden und in Erinnerung bleiben. Die Veranstaltungsformate reichen dabei von Produktpräsentationen, über Führungskräfte-Tagungen bis hin zu Roadshows. Immer mehr sind wir hier auch Impuls- und Content-Geber für andere Kommunikationskanäle.

Das bedeutet, wir erwecken Strategien, Storys und Inhalte zum Leben, um diese in digitalen Kanälen zu kommunizieren.

In der Unit „Brand Spaces“ kreieren wir Raumkonzepte für Stores, Showrooms, Pop-Up-Formate, Büros oder Messeauftritte. Vor allem die Projekte im Bereich Office Design nehmen immer stärker zu. Hier geht es nicht nur um die reine Gestaltung, sondern auch um Zukunftstrends und soziologische Faktoren wie das Thema „New Work“.

In unserer Unit „Design“ entwickeln wir die richtige visuelle Sprache für unterschiedlichste Medien – mit integrierten Kampagnen, Key Visuals, Corporate Design, Broschüren oder Websites.

Vieles ist dabei gar nicht mehr in einzelnen Units abzubilden. Oft entwickeln wir inzwischen ganzheitliche Kommunikations-Kampagnen, in welchen die jeweiligen Spezialisten gleichberechtigt arbeiten. Natürlich liegt dabei bei uns immer ein gewisser Schwerpunkt auf dem echten Markenerlebnis – das ist unsere DNA, hierfür schlägt unser Herz.

Sie haben sich 2017 für easyJOB entschieden. Wieso?

Genau, wir haben easyJOB eingeführt, um Prozesse zu optimieren und die Möglichkeit zu haben, uns flexibel in verschiedene Richtungen weiter zu entwickeln. Wir haben ein System gesucht, das sich unseren Bedürfnissen anpasst und uns nicht feste Strukturen aufzwingt. Die besondere Flexibilität von easyJOB bringt natürlich auch eine gewisse Komplexität mit sich. Zurzeit nutzen wir die Software für die kaufmännische Projektabwicklung, wie Budgetplanung, Kalkulation, Abrechnung, Buchhaltung und Zeiterfassung. Wir sehen aber noch weiteres Potential, so zum Beispiel CRM-Funktionen zu integrieren. Auch die Ressourcenplanung möchten wir zukünftig nutzen.

Sie haben schon mehrfach auch neue Geschäftsbereiche gegründet. Wie integrieren Sie diese in easyJOB?

Vor fünf Jahren haben wir beispielsweise die Firma „Taste of Now“ gegründet – ein Catering-Unternehmen. Hier entwickeln wir zu jeder Kommunikation den passenden Catering-Ansatz und arbeiten je nach Konzept mit unterschiedlichen Partnern zusammen. Und ganz aktuell das Unternehmen „Echo Juliet“, eine Agentur spezialisiert auf die Erlebniskommunikation in der Luftfahrt.

easyJOB hilft uns da enorm. Denn die Software verfügt über eine ausgereifte Mandantenverwaltung. So ist es möglich, über getrennte Datenbestände, Informationen strikt nach Mandant und Unternehmen zu trennen. Auf der anderen Seite ermöglicht sie den Mitarbeitern aber ein leichtes Hin- und Herwechseln und somit ein komfortables Bearbeiten der Daten.

Wir sehen easyJOB als Unternehmerplattform, in der wir mehrere Unternehmen gleichzeitig managen können. Das bietet viele Möglichkeiten für die Zukunft. Denn die grundlegenden Abteilungen und Prozesse sind ja bereits vorhanden und können für neue Unternehmen schnell adaptiert werden – ohne große Reibungsverluste und vor allem in einem System. So sind wir sehr schnell handlungsfähig.

Sie haben in den vergangenen Jahren zwei große Systemumstellungen durchgeführt. Wie sind Ihre Mitarbeiter damit zurechtgekommen?

Ja, das stimmt. Zum einen haben wir im Jahr 2017 auf easyJOB umgestellt, zum anderen in diesem Jahr auf die G Suite von Google. Das war immer ein großer Aufwand, der fast den ganzen Laden auf den Kopf gestellt hat. Da ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen und einzubinden. Wir haben rechtzeitig über die geplanten Veränderungen informiert und entsprechende Fokusgruppen gebildet, die sich intensiv mit den neuen Lösungen auseinandergesetzt haben.

Wie gelingt es, bei den schnellen technologischen Entwicklungen die Unternehmenskultur in der Balance zu halten?

Aktuell beschäftigen wir uns intensiv mit unserer eigenen Ausrichtung als Agentur. Auch hier ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Mitarbeiter stark einzubeziehen. Anfang des Jahres haben wir unser erstes Kick-off-Meeting veranstaltet. Aus vorangegangenen Veranstaltungen entstand das Bedürfnis, sich mehr Zeit für ein gemeinsames Auseinandersetzen quer über alle Hierarchien und Units hinweg zu nehmen. Wir haben uns intensiv mit den Werten und der Seele unseres Unternehmens beschäftigt.

Worauf kommt es dabei an?

Darauf, es überhaupt zu schaffen, Unternehmenswerte zu entwickeln und diese dann auch an die Mitarbeiter zu vermitteln. Werte müssen ja gelebt werden. In intensiven Workshops haben wir verschiedene Themen erarbeitet, zum Beispiel ging es um unsere Feedbackkultur, um die interne Kommunikation und die Weiterentwicklung von internen Strukturen der Agentur. Erst kürzlich haben wir zudem ein „Innovation-Game“ initiiert. Hierbei setzten sich alle Mitarbeiter in interdisziplinären Teams mit den internen Prozessen auseinander und entwickeln neue, innovative Ansätze für ein besseres und strukturierteres Miteinander. Wir waren begeistert, wie viele gute Ideen am Ende präsentiert wurden.

Mit welchen Herausforderungen müssen sich Agenturen künftig stärker auseinandersetzen?

Generell werden Live-Kommunikation und echte Begegnungen, in Zeiten der zunehmenden Disruption und Digitalisierung, immer wichtiger. Auch die Fülle an Themen und Richtlinien, die wir berücksichtigen müssen, nimmt immer mehr zu. Zum Beispiel Produktion, DSGVO, technische Entwicklung, datengetriebene Kommunikation – dabei wächst der Bedarf an Spezialisten. Auch für die strategische Ausrichtung unserer Agentur hat das Konsequenzen. Wir müssen unser Profil schärfen und bewusst entscheiden, wo wir internes Spezialistentum stärken und wo wir Allianzen bilden. Das heißt, Leistungspartner zu suchen, die fehlende Bereiche abdecken, um allen Anforderungen gerecht zu werden.

Das war auch einer der Gründe, warum wir uns dem PLUS Germany Netzwerk angeschlossen haben, einem Zusammenschluss von sechs führenden unabhängigen, nationalen und internationalen Agenturen.

PLUS Germany versteht sich als kreativer Gegenentwurf zu den durch bürokratische Prozesse schwerfällig gewordenen Agenturriesen in der Marketing- und PR-Branche. Es ist toll zu erleben, wie schnell heute solche Netzwerk-Gedanken zum Leben erweckt werden können und direkt erfolgreich starten.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Bildquelle: © Jazzunique, by Stefan Höning

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OPTIMAL SYSTEMS auf der analytica Lab Africa in Johannesburg

Reichlich Zeit für Networking: Fachmesse mit spannenden Vorträge und Workshops

Berlin, 08.07.2019 – OPTIMAL SYSTEMS, Spezialist für Informationsmanagement-Software, ist auf Südafrikas einziger Fachmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und Diagnostik vertreten. Von Dienstag, 9. Juli, bis Donnerstag, 11. Juli präsentieren sich auf der analytica Lab Africa 2019 lokale und internationale Marktführer der Branche im Gallagher Convention Centre auf über 6000 Quadratmetern in Johannesburg.

Die Messe versammelt Entscheider aus den Branchen Chemie, Pharmazie, Gesundheitswesen, Qualitätssicherung und Laborfachhandel sowie Experten aus der industriellen und öffentlichen Forschung in der südafrikanischen Hauptstadt. „Wir freuen uns auf interessante Gespräche. An unserem Stand stellen wir unter anderem enaio® LIMS vor, ein Modul des Laboratory Content Centers“, so Jan Seyfarth, Managing Director bei OPTIMAL SYSTEMS Jena.

Das Laboratory Information Management System (LIMS) von OPTIMAL SYSTEMS ermöglicht es, Laborvorgänge nach eigenen Vorgaben digital abzubilden und zu automatisieren. enaio® LIMS gewährleistet eine lückenlose und vollständige Integration der Laborarbeit in die Prozesslandschaft des jeweiligen Unternehmens. Alle Lösungen im Portfolio werden den hohen Anforderungen im regulierten Umfeld gerecht: Mit nachvollziehbaren Workflows und revisionssicherer Archivierung.

Die analytica Lab Africa bietet einen umfassenden Überblick über das gesamte Themenspektrum von Laboratorien in Forschung und Industrie in den unterschiedlichsten Branchen. Über 145 Aussteller aus 15 Ländern bieten rund 6000 Besuchern informative Einblicke. Interaktive Seminare und ein Labordemobereich runden das Angebot ab. Die Messe in Johannesburg findet zusammen mit der Food & Drink Technology (fdt) Africa und der Fachmesse für Wasser, Abwasser, Abfall und Recycling IFAT Africa statt. Abgedeckt wird das gesamte Spektrum der Labortechnologie und -analyse, der Lebensmittel- und Getränkeproduktion sowie der Technologien für Wasser, Abwasser, Abfall und Recycling.

Zur Gruppe des Berliner Unternehmens OPTIMAL SYSTEMS gehören 16 Gesellschaften und Niederlassungen in Europa. OPTIMAL SYSTEMS Jena entwickelt seit Jahren innovative Lösungen für das digitale Arbeiten mit Dokumenten. Die Fachleute verfügen über Spezialkenntnisse aus den Bereichen Biologie, Sicherheit, Automotive und Chemie. Das Team ist zertifiziert nach ISO 9001:2015, Ü2-sicherheitsüberprüft und arbeitet nach dem BSI-Grundschutz für IT-Sicherheit.

Termin: 09. – 11. Juni 2019
Ort: Gallagher Convention Centre, 1685 Johannesburg, Südafrika
Halle: 3
Stand: H05.2
Weitere Informationen: www.optimal-systems.de/termine/analytica-lab-africa-2019

OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und ist einer der führenden deutschen Anbieter von digitalen Informationsmanagement-Lösungen. Die Unternehmensgruppe, zu der Gesellschaften in Deutschland, Österreich, Schweiz und Serbien an insgesamt 16 Standorten mit insgesamt über 450 Mitarbeitern gehören, kooperiert weltweit mit über 75 Vertriebs- und Technologiepartnern. Hierzu zählen u. a. itelligence, adesso, IBM, Microsoft und SAP. Mit den beiden Produktlinien – der Enterprise Content Management-Lösung enaio® sowie der Content Services Platform – unterstützt OPTIMAL SYSTEMS Unternehmen und Behörden bei der Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung aller Geschäftsprozesse rund um die zentrale Organisation von Unternehmenswissen. Heute arbeiten europaweit täglich über eine halbe Million Anwender in knapp 2.300 Firmen erfolgreich mit Softwaretechnologie von OPTIMAL SYSTEMS. 2018 wurde das Unternehmen vom Portal „Die Deutsche Wirtschaft“ zum „Innovator des Jahres“ in der Kategorie Technologie gekürt.

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M-Files macht Microsoft Office 365 zum zentralen Zugriffspunkt für alle Unternehmensinformationen

M-Files ermöglicht mit KI den direkten Zugriff auf externe Quellen und Systeme in Microsoft Office 365. Das vereinfacht die tägliche Arbeit und fördert deutlich die Benutzerakzeptanz.

Ratingen, 8.7.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, veröffentlicht eine neue Generation der Integration mit Microsoft Office 365-Lösungen.
M-Files fügt sich jetzt nahtlos in die vertrauten Benutzeroberflächen von Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams ein und bietet über die gewohnte Microsoft-Benutzeroberfläche einfachen Zugriff auf umfangreiche Funktionen zum Dokumentenmanagement sowie zur Sicherung von Compliance und Governance.

Von SharePoint, Outlook und Teams aus bietet M-Files direkten Zugriff auf Unternehmensdaten und Dokumente, die in verschiedenen externen Repositories und Anwendungen gespeichert sind. Zu den out-of-the-box unterstützten Quellen gehören Netzwerkfolder on-premises, OneDrive for Business, SharePoint Server, Dropbox, Google Drive, Box, Legacy-ECM-Systeme wie OpenText sowie CRM- und ERP-Anwendungen, einschließlich Salesforce und Microsoft Dynamics 365. Dabei müssen die Daten nicht migriert werden, sondern können am bestehenden Ort genutzt werden. Anstatt ständig zwischen den Office 365-Anwendungen und anderen Anwendungen zu wechseln, können Benutzer mittels M-Files direkt über die Benutzeroberflächen von Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams auf diese Daten zugreifen. Zusätzlich zu diesem einzigartigen Zugriff auf unternehmensweit verteilte Informationen bietet M-Files eine Reihe innovativer Content Services wie Versionierung, Zugriffssteuerung, intelligente Workflows, elektronische Signaturen, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Dabei wird jede Mischung aus Cloud und lokalen Repositories unterstützt.

M-Files verwendet künstliche Intelligenz für die automatische Analyse von Dokumenten, um sie zu klassifizieren, relevante Metadaten und Kontextbezüge zu gewinnen und um den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Informationen wie personenbezogenen Daten zu gewährleisten, wie es in Vorschriften wie der DSGVO vorgeschrieben ist. Moderne KI-Funktionen, einschließlich Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung, ermöglichen tiefe Einblicke in die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Dokumenten und anderen Informationen. Sie leiten Benutzer und automatisieren Prozesse, um Governance und Compliance zu gewährleisten.

Mit den neuen integrierten Lösungen profitieren Microsoft Office 365-Benutzer von der metadatenbasierten Architektur von M-Files, mit der Dokumente und anderer Content automatisch richtig behandelt werden können. Nutzer können sie jederzeit im richtigen Kontext abrufen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Beispielsweise kann die Rechtsabteilung über den Fallordner in Outlook auf die neueste Version einer Vereinbarung zugreifen, während ein Projektteam über eine Projektteamwebsite in SharePoint auf dieselbe Datei zugreifen kann und der Kundenservice diese Vereinbarung über einen Kanal in Teams nutzt. Der Zugriff auf Inhalte wird über die einmalige Anmeldung bei Azure AD autorisiert, und Dokumente werden basierend auf ihren Metadaten automatisch gesichert.

„Unser Business stützt sich auf Microsoft Office 365-Anwendungen. Daher ist es uns sehr wichtig, deren Nutzung und den damit verbundenen ROI zu optimieren“, sagte Guillaume Malet, IT-Manager beim Schweizer Bauunternehmen Induni, einem begeisterten Kunden von M-Files. „Der Wert von Lösungen steigt sofort, wenn sie gut mit Office 365 zusammenarbeiten. M-Files macht genau das, indem es den unternehmensweiten Zugriff auf Informationen aus Office 365 heraus ermöglicht, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. Das hilft unseren Mitarbeitern, produktiver zu werden. Auf diese Weise können sie die benötigten Informationen finden und sich gleichzeitig auf die jeweilige Aufgabe in der Benutzeroberfläche konzentrieren, mit der sie am besten vertraut sind.“

„Wir machen Microsoft Office 365 zum einheitlichen Zugang, über den im Unternehmen alle relevanten Informationen im richtigen Kontext angezeigt und abgerufen werden können“, sagte Mika Javanainen, Vice President Product Marketing bei M-Files. „Laut Gartner wird der volle Nutzen von Office 365 oft erst bei der umfassenden Migration von Daten realisiert. Um diese Hürde zu umgehen, haben wir all diese externen Informationssilos automatisiert erschlossen, damit Unternehmen Office 365 vom ersten Tag an mit maximaler Effizienz nutzen können. Damit ist ein wesentliches Hindernis für die Nutzung von Office 365 ausgeräumt. Mit M-Files besteht sofort Zugriff und basierend auf der tatsächlichen Nutzung kann entschieden werden, welche Inhalte sukzessive nach Office 365 migriert werden müssen.“

„Unternehmen verlassen sich auf Microsoft SharePoint und Microsoft Office 365 als Kernelemente des modernen digitalen Arbeitsplatzes“, sagte Mike Ammerlaan, Director Microsoft 365 Ecosystem bei Microsoft. „M-Files steigert den Nutzen beider Produkte bei der digitalen Unterstützung der Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie der Sicherung von Governance und Compliance.“

Weitere Informationen zu den neuen Add-Ins für Microsoft SharePoint Online, Microsoft Outlook und Microsoft Teams: https://www.m-files.com/de/microsoft-sharepoint-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files: https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Auszeichnung: CTO Balzuweit ist TOP 100 Innovator

Stuttgarter Softwarehersteller erhält begehrten Innovationspreis

Die CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart hat bei der 26. Ausgabe des Innovationswettbewerbs TOP 100 den Sprung unter die Besten geschafft. Das Unternehmen wurde deshalb am 28. Juni von dem Mentor des Wettbewerbs, Ranga Yogeshwar, sowie dem wissenschaftlichen Leiter des Vergleichs, Prof. Dr. Nikolaus Franke, und compamedia in der Frankfurter Jahrhunderthalle ausgezeichnet. In dem unabhängigen Auswahlverfahren überzeugte das Unternehmen mit 50 Mitarbeitern besonders im Bereich „Innovative Prozesse und Organisation“.

398 Unternehmen bewarben sich in diesem Jahr für die TOP 100-Auszeichnung, 65 Prozent der ausgezeichneten Unternehmen sind familiengeführte Betriebe – so auch CTO: Markus Balzuweit leitet das 1990 gegründete Unternehmen mit seinem Bruder Dennis in zweiter Generation. Der ECM-Spezialist befasst sich mit der umfassenden digitalen Dokumentenverwaltung.

2017 nutzte nur jede dritte Firma eine digitale Dokumentenverwaltung. Mittlerweile seien einzelne Kunden zwar schon weiter und sammelten Erfahrungen in Teilbereichen wie dem Personalwesen oder dem Rechnungseingang, um dann das digitale Dokumentenmanagement für alle Geschäftsprozesse zu implementieren. Vor allem im Mittelstand sieht Markus Balzuweit aber noch Nachholbedarf: „Viele unserer Kunden sind tatsächlich noch mit dem Hin- und Herreichen von Papierakten beschäftigt. Unsere Aufgabe ist es dabei, Potentiale aufzuzeigen, wie mit Hilfe digitaler Prozesse die Arbeit vereinfacht und Ressourcen gespart werden können.“ Daher überrascht es auch nicht, dass CTO in der Kategorie „Innovative Prozesse und Organisation“ die Auszeichnung TOP100 erhalten hat.

Der Dreh- und Angelpunkt jeder Lösung ist die CTO-eigene Softwareplattform CLARC. Das System extrahiert und klassifiziert Informationen aus Word- und PDF-Dokumenten, Tabellen oder E-Mails, um sie dann geordnet etwa in ERP-Systeme von SAP einzuspeisen. Bisher waren die IT-Spezialisten vordringlich damit beschäftigt, die Funktionen der Plattform kontinuierlich zu erweitern und zu optimieren. Gegenwärtig geht es vor allem um den Aufbau einer Cloud-Infrastruktur.

Ranga Yogeshwar, der seit 2011 den Wettbewerb als Mentor begleitet, fasst die Qualitäten der TOP 100 wie folgt zusammen: „Offenheit für Neues, das Tolerieren von Fehlern, das beständige Bestreben, Dinge neu und anders zu machen – das sind die Merkmale einer guten Innovationskultur. Einer Kultur, wie sie in den mittelständischen Firmen gelebt wird, die wir mit TOP 100 auszeichnen. Es sind herausragende Mittelständler, deren Innovationsgeist Teil ihrer DNA geworden ist. Es sind weitsichtige und zupackende Entrepreneure, bei denen Innovation tagtäglich an erster Stelle steht.“

Die CTO Balzuweit GmbH fokussiert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 ganzheitlich auf das Thema der Document Related Technologies: Beleglesung, Workflow und Archivierung. Auf Basis dieser langjährigen Erfahrungen im DMS und ECM Bereich entstand die umfassende Document Processing Suite – CLARC ENTERPRISE – welche seit nun mehr als 10 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird.

Die modernen CLARC ENTERPRISE-Technologien orientieren sich an den Anforderungen internationaler Unternehmen und vereinen alle wichtigen Document Management Services und Funktionen zentral an einem Punkt. CLARC ENTERPRISE zeichnet sich darüber hinaus durch seine Hochverfügbarkeit, gute Skalierbarkeit und eine effiziente Lastverteilung aus.

CLARC ENTERPRISE ist das Framework für die Implementierung und Entwicklung leistungsstarker ECM- Lösungen, konzipiert für die Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Flexible Konfigurations- und Entwicklungsschnittstellen bieten optimale Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Infrastrukturen.

Durch die enge Verzahnung mit dem stetig wachsenden Partnerkanal verfügt die CTO Balzuweit über kompetente Spezialisten, welche die CLARC-Software Lösungen in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen wie Industrie, Handel, Pharmazie oder Automotive erfolgreich implementieren.

Die Integrationen reichen dabei von Varial, SAP, SAP Business One, XAL, Navision, PSI Penta, P2plus bis zu Arriba, SHC, INTEX und div. Microsoft Office Lösungen.

www.cto.de

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Dokumentenmanagement neu gedacht in Nürnberg

Erfrischend neue Wege zu mehr Effizienz, Transparenz und Qualität im Management von Dokumenten zeigt ein interaktiver Workshop von TSO-DATA auf.

Nürnberg, 12.6.2019 – TSO-DATA, IT-Systemhaus und Spezialist für DMS, CRM und ERP, lädt zu einem spannenden Workshop über neue Wege im intelligenten Management von Informationen und Dokumenten auf Basis der ECM-Lösung M-Files ein. M-Files ist nach unabhängigen Analysteneinschätzungen technologisch und konzeptionell unangefochten führend. Erst kürzlich wurde es vom Analystenhaus Nucleus Research als Vorreiter in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit ausgezeichnet und von Kunden auf der Bewertungsplattform TrustRadius zum besten ECM-System gewählt.

„Mit M-Files gibt es endlich einen neuen Ansatz im Dokumentenmanagement, der nutzerfreundlich ist und mit dem alten Chaos von unzähligen Ablagen und Systemen aufräumt. Auch die Zeiten reiner Archivlösungen sind vorbei. Heute geht der Trend zum abteilungsübergreifenden Nutzen, Bearbeiten und Teilen von Informationen. Ich verspreche allen Teilnehmern am Workshop ein echtes Wow-Erlebnis“, erläutert Andreas Blom, DMS-Experte bei TSO-DATA und Referent des Workshops.

Neue Ansätze revolutionieren das Dokumenten- und Informationsmanagement

Zu Beginn des Workshops werden die neuen Ansätze im Dokumentenmanagement vorgestellt. Dazu gehören die Ablösung von Ordnerstrukturen durch beliebige dynamische Sichten, das Zusammenfassen aller Datenquellen und Ablagen in einem übergreifenden Konzept und die intensive Nutzung von Metadaten, um alle Dateien und Dokumente mit relevanten Geschäftsobjekten wie Kunden, Projekten, Vorgängen oder ähnlichem zu verknüpfen. Das Was-statt-wo-Prinzip revolutioniert das Suchen und Finden. Mit modernen Formen der Zusammenarbeit und automatisierten Workflows können Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen deutlich verbessert werden. Die Integration von M-Files in z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central steigert den Nutzen noch weiter. Durch die Verbindung von ERP- und ECM-System profitieren Anwender von den Stärken beider Systeme.

Personalakten und Vertragsmanagement als konkrete Beispiele

Am konkreten Beispiel der Führung digitaler Personalakten werden die genannten Innovationen erläutert. Dadurch wird deutlich, wie moderne Strukturen für deutlich mehr Transparenz genutzt werden können. Intelligente Berechtigungskonzepte sorgen für Compliance und Sicherheit. Am Beispiel Vertragsmanagement werden die Versionierung und Freigabe von Dokumenten sowie die Lenkung in definierten Workflows illustriert. Für beide Anwendungsfälle – Personalakten und Vertragsmanagement – bietet TSO-DATA vorgefertigte Lösungstemplates an, die alle gängigen Anforderungen abdecken und ggf. einfach auch auf individuelle Gegebenheiten angepasst werden können.

DSGVO-Anforderungen in M-Files abbilden

Zur rechtskonformen Einhaltung der DSGVO brauchen Unternehmen deutlich mehr Unterstützung beispielsweise für die automatische Klassifizierung von Schutzklassen, zur Verwaltung von Löschanfragen und -fristen sowie zur feinen Steuerung von Zugriffsrechten. Mit M-Files und der DSGVO-Toolbox für M-Files von TSO-DATA zeigen die ECM-Experten, wie die Anforderungen der DSGVO praxisnah, sicher und effizient erfüllt werden können. Mit M-Files werden die relevanten Dokumente klassifiziert und die notwendigen Metadaten – beispielsweise für Löschfristen – direkt an den Dokumenten hinterlegt. So wird der individuelle Schutzbedarf garantiert und Transparenz über den Bestand an personengebundenen Daten und deren Löschfristen hergestellt.

„Mit M-Files können wir Unternehmen helfen, alle Informationen deutlich effizienter zu verwalten. Aus Nutzersicht stellt M-Files einen echten Durchbruch dar: Endlich können alle relevanten Dokumente aus beliebigen Quellen im richtigen Kontext genutzt werden, ohne dass sich der Nutzer Gedanken machen muss, wo konkret die Datei abgelegt ist. Die Steuerung von Workflows und Berechtigungen über die Inhalte der Dokumente sorgt dafür, dass die Dinge quasi automatisch richtig laufen“, erläutert Blom die Vorteile von M-Files und den Nutzen des Workshops. Der kostenlose halbtägige Workshop findet am 27.6.2019 am TSO-DATA-Standort in Nürnberg statt.

Interessenten finden weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung unter: https://bit.ly/2YNBmpY

Wer an diesem Termin verhindert ist oder nicht aus der Region Nürnberg stammt, kann auch die Online-Version des Workshops am 26.9.2019 wahrnehmen: https://bit.ly/2OQIkFW

Als zukunftsorientiertes Business-Systemhaus beschäftigt TSO-DATA an drei Standorten rund 160 Mitarbeiter. Seit 1991 gehören innovative IT-Lösungen und -Dienstleistungen zu unserem Portfolio. Bei der Umsetzung setzen wir auf moderne Technologien, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen ausgerichtet sind. Der Fokus unseres Lösungsportfolios liegt dabei auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV, KatarGo und LS Retail, Dynamics 365 CRM, Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint und M-Files, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud Services. Als IT-Full Service Partner begleiten wir Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und Umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht unserer Philosophie „IT im Herzen“. www.tso.de

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M-Files erweitert Salesforce Customer 360 um den kontextbasierten Zugriff auf alle Dokumente

M-Files for Salesforce integriert sich nahtlos in die Salesforce-Oberfläche und bietet Zugriff auf externe Repositories wie Filesystem, SharePoint oder ECM-Lösungen. Dabei werden per KI die im Kontext relevanten Informationen automatisch ermittelt.

Ratingen, 11.6.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt heute den Launch einer völlig neuen Informationsmanagementlösung für Salesforce bekannt. M-Files for Salesforce integriert seine Content Services nahtlos in Salesforce und bietet über die dem Nutzer vertraute Salesforce-Oberfläche einfachen Zugriff auf alle Funktionen für intelligentes Informationsmanagement, Compliance und Governance. Das sonst übliche Hin und her zwischen verschiedenen Anwendungen und Salesforce entfällt für die Salesforce-Nutzer und M-Files stellt alle Informationen in den jeweiligen Kontext.

M-Files for Salesforce bietet Salesforce eine Reihe spezieller, KI-gestützter Funktionen für die Verwaltung von Dokumenten und anderen Informationen, darunter Cloud- und lokale Repositories, Versionsverwaltung, feingranulare und automatisierte Zugriffsberechtigungen, Collaborationsfunktionen, Workflows, digitale Unterschriften, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Die Migration von Daten entfällt, da Salesforce-Nutzer direkten Zugriff auf zahlreiche externe Ablagen und andere Geschäftsanwendungen wie lokale Fileserver, OneDrive, SharePoint, Dropbox, Google Drive, Box und Legacy-ECM-Plattformen wie OpenText sowie ERP-Anwendungen wie NetSuite, SAP oder Microsoft Dynamics haben. M-Files verbessert unmittelbar die Produktivität, da Salesforce-Nutzer sich vollständig auf die Kunden und Opportunities konzentrieren können, an denen sie gerade arbeiten, ohne dazu ständig für wichtige Dokumente oder Informationen in andere Anwendungen wechseln zu müssen.

Im September 2018 kündigte Salesforce seine Customer-360-Initiative mit dem Ziel an, „das Kundenerlebnis auf der weltweit führenden CRM-Plattform zu vereinheitlichen“. In der Ankündigung heißt es weiter: „Mit Customer 360 […] verfügen Unternehmen über ein vollständiges, aktuelles und kontextbezogenes Kundenprofil.“ Laut Datamation, einem Forschungs- und Analyseunternehmen von eWeek, machen unstrukturierte Daten 85 Prozent oder mehr der Unternehmensdaten aus. Unstrukturierte Daten umfassen Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint, E-Mail-, Video- und Audiodateien, Chat und mehr. Die Integration dieser Informationen ist also unumgänglich. Von entscheidender Bedeutung ist es dabei, die im jeweiligen Kontext relevanten Dokumente und Daten vom Rest abzuheben. Der Schlüssel dazu ist die Ermittlung der Relevanz auf Grundlage der Beziehung zum Kunden. Das „kontextuell relevante Profil“ wird als eines der Hauptziele der Salesforce-Customer-360-Initiative beschrieben.

„Es geht darum, die Relevanz von Informationen für die jeweilige Aufgabe zu erkennen und sie dann schnell und intuitiv dem Benutzer zur Verfügung zu stellen, wenn er sie benötigt“, sagt Mika Javanainen, Vice President für Produktmarketing bei M-Files. „Relevanz wird durch den Kontext bestimmt, der in diesem Fall durch die Beziehung zum gerade bearbeiteten Kunden hergestellt wird. M-Files bietet eine 360-Grad-Sicht auf Informationen, die durch so gut wie jede Beziehung oder Eigenschaft – wie z. B. Kunden, Kontakte, Projekte, Fälle usw. – gesteuert werden kann, die für das Unternehmen wichtig ist, um den Kontext und die Relevanz zu ermitteln. Dies ist die perfekte Ergänzung zu Salesforce Customer 360.“

M-Files for Salesforce nutzt modernste KI und Content Analytics, um den Kontext automatisiert herzustellen. So können beispielsweise Dokumente und andere wichtige Daten zu einem Kunden automatisch und dynamisch dort angezeigt werden, wo und wann sie benötigt werden. Moderne KI-Funktionen, einschließlich Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung, ermöglichen tiefe Einblicke in die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Informationen. Das erhöht die Produktivität, leitet die Benutzer zum richtigen Handeln an und automatisiert Prozesse für die Einhaltung von Governance und Compliance. Damit wird der Wert jeder Salesforce-Anwendung erheblich erhöht.

„Die Salesforce-Plattform ist eine wichtige Basis für all unsere Vertriebs- und Kundendienstaktivitäten“, erläutert Troy Adams, Head of Technology bei VDA, einem gemeinsamen Kunden von M-Files und Salesforce, der Design- und Engineering-Services für Aufzüge, Rolltreppen, Fahrsteige und Aufzugssysteme anbietet. „Dank der neuen nahtlosen Integration in Salesforce können wir mithilfe von M-Files unsere Vertriebsprozesse optimieren, indem Teams – ohne die vertraute Salesforce-Benutzeroberfläche verlassen zu müssen – auf jedes System oder Repository und die zugehörigen Dokumente und strukturierten Daten zugreifen und diese verwalten können.“

Weitere Informationen zu mehr Benutzerfreundlichkeit und Nutzen in Salesforce mit M-Files:
https://www.m-files.com/de/salesforce-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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B&B Concept AG optimiert Steuerberatungsprozesse mit M-Files

Schweizer Treuhandunternehmen digitalisiert das Dokumentenmanagement in den Finanzdienstleistungsprozessen und erzeugt so erhebliche Effizienzgewinne und mehr Transparenz in den Mandaten.

Zürich/Ratingen, 4.6.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, und die Schweizer ECM-Experten der Faigle Solutions AG geben gemeinsam bekannt, dass sich die B&B Concept für M-Files als zentrale Plattform für das Dokumentenmanagement entschieden hat und die Lösung vom langjährigen M-Files-Partner Faigle Solutions AG erfolgreich umgesetzt wurde.

Die B&B Concept, eine Steuerberatungsgesellschaft und Finanzdienstleister, versteht sich als Partner und Katalysator für die Digitalisierung der Finanzprozesse ihrer Kunden. Durch die Effizienzsteigerung aus Standardisierung und Automatisierung gewinnen Steuerberater und Kunden Freiräume für die Erarbeitung von Lösungen zu den entscheidenden Fragestellungen im Bereich Finanzen. Als erster Schritt stand für die B&B Concept zunächst die Digitalisierung der eigenen Prozesse im Fokus.

Starkes Metadaten-Management gewünscht

Für das Management der Dokumente ihrer rund eintausend Mandanten suchte das Unternehmen nach deutlich mehr als einer reinen Scan- und Archivierungslösung: Das System sollte in der Lage sein, zusätzlich zum Dokument zahlreiche Detailinformationen zu verwalten. Bei Versicherungsverträgen sind beispielsweise die Laufzeiten, bei Steuerunterlagen etwaige Fristen entscheidend. Die neue Lösung sollte also über ein starkes Metadaten-Management verfügen, so dass ergänzende Informationen zu einem Dokument wie die Klassifizierung (Vertrag, Rechnung, Auftrag), Beziehungen (Kunde, Lieferant, Artikel) oder wichtige Daten (Termine, Summen) mit abgelegt werden können.

Nach der Beratung durch die ECM-Spezialisten der Faigle Solutions entschied sich die B&B Concept rasch für M-Files als Plattform für die Digitalisierung. M-Files ist nicht nur führend in der Anwendung von Metadaten, sondern bietet auch die geforderten Möglichkeiten zur Prozesssteuerung und Automatisierung mittels Workflows.

M-Files als Herzstück der Datenverarbeitung

Nach einem Jahr mit M-Files wurde die zuvor genutzte CRM-Lösung vollständig ersetzt. Alle Kundendaten und -dokumente werden nun mit M-Files und dem angebundenen ABACUS ERP-System verwaltet. „M-Files ist heute das Herzstück unserer Datenverarbeitung“, erklärt Boris Blaser, Inhaber der B&B Concept AG.

Alle – durchaus komplexen – sechs Kernprozesse der Steuerberatung bei B&B Concept werden inzwischen mit M-Files bearbeitet. Hier zeigt sich besonders die Stärke der digitalen Verarbeitung mit der Lösung: Da alle Prozesse und Checklisten mit M-Files gepflegt werden, besteht jederzeit volle Transparenz über den Stand der Arbeiten bei allen Mandanten.

„Während wir früher mühsam versuchen mussten, diese Transparenz in zahlreichen Excel-Listen herzustellen, haben wir sie heute besser, aktueller und deutlich einfacher auf Knopfdruck verfügbar, weil unser System die Prozesse implizit nachverfolgt“, macht Blaser deutlich. „Wir sehen jederzeit, wo wir stehen, wo wichtige Fristen einzuhalten sind oder wo ad-hoc Klärungsbedarf besteht.“

Schnellerer Informationsfluss, gesteigerte Effizienz, bessere Qualität der Arbeit

Automatisierte E-Mails an die Kunden – beispielsweise im Bereich Mehrwertsteuer-Abrechnung – und der digitale Fluss von Belegen und Unterlagen zwischen Steuerberater und Kunden steigern die Effizienz enorm und sorgen für einen schnelleren Informationsfluss. Durch die Digitalisierung und Automatisierung hat sich die mühsame manuelle Arbeit drastisch verringert. Das Beratungsteam kann damit heute deutlich mehr Mandanten betreuen – beim aktuellen Personalmangel in der Branche ein willkommenes Wachstumspotential.

Auch die Qualität der Arbeit konnte mit der Automatisierung und der damit einhergehenden Standardisierung erheblich gesteigert werden, da die Software die Einhaltung der Prozesse überwacht. Zudem haben sich die Leistungen auf die inhaltliche Beratung zu Finanzfragen verlagert – ein deutlicher Vorteil für die Kunden.

Faigle Solutions starker Partner für effiziente Umsetzung der Lösung

Ein wichtiger Garant für den Erfolg war die Zusammenarbeit mit Faigle Solutions. „Faigle hat uns bereits seit langem mit einer hervorragenden Servicequalität beeindruckt. In diesem Projekt haben wir zudem von der hohen technischen und fachlichen Kompetenz profitiert“, lobt Blaser. Die Effizienz in der Umsetzung durch Faigle Solutions in Kombination mit dem Preisgefüge von M-Files sorgte für überschaubare Investitionskosten, die sich bereits im ersten Jahr vollständig amortisieren konnten. Für die Zukunft plant B&B Concept den weiteren Ausbau der Nutzung. Aktuell soll beispielsweise der Prozess zur Neuaufnahme von Kunden optimiert werden.

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Die vollständige Fallstudie zur B&B Concept AG und weitere interessante Kundenberichte von M-Files:
https://www.m-files.com/de/customers/case-studies

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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ABBYY und M-Files verstärken Zusammenarbeit

Intensive Partnerschaft mit tiefer Integration der Produkte beschleunigt mit KI-gestütztem, intelligentem Informationsmanagement die digitale Transformation der gemeinsamen Kunden.

Milpitas, CA (USA) und Dallas, TX (USA), 3.6.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, und ABBYY®, ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Services für Content IQ, intensivieren ihre Technologie-Allianz, um das gemeinsame Angebot für KI-gesteuerte Dokumentenmanagementlösungen weiter zu verbessern.

ABBYY wurde nach dem Launch seines FlexiCapture Connector für M-Files Mitglied im Programm für Certified Application Partner (CAP) von M-Files. Der Konnektor integriert die intelligenten Datenextraktions- und Erkennungsfunktionen von ABBYY nahtlos in die intelligente Informationsmanagementlösung von M-Files. Damit können End-to-End-Lösungen wie beispielsweise die Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig automatisiert werden. Das CAP-Programm zeichnet Partner aus, die eine Zertifizierung erhalten haben und bietet breite Unterstützung bei der Entwicklung und Vermarktung von Geschäftsanwendungen auf Basis der Plattform für intelligentes Informationsmanagement von M-Files.

„Der Ausbau unserer Partnerschaft mit M-Files ist ein weiterer Beweis für den wachsenden Bedarf an intelligenten Dokumentenverarbeitungslösungen, die Flexibilität und Agilität ermöglichen und strategische Initiativen zur digitalen Transformation in Unternehmen unterstützen“, kommentiert Bruce Orcutt, Senior Vice President of Product Marketing bei ABBYY. „Es ist uns eine Ehre, ein Certified Application Partner von M-Files zu sein und wir freuen uns auf eine effektive und langfristige Zusammenarbeit zum Nutzen unserer gemeinsamen Kunden.“

Die verstärkte Allianz erleichtert auch die Integration von ABBYYs Capture-as-a-Service-Funktionalität in M-Files: Nutzer von M-Files können nun die Klassifizierungs-, Extraktions- und Transformationsdienste von ABBYY zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Dokuments nutzen.

„Wir sind stolz auf die Intensivierung unserer schnell wachsenden Partnerschaft mit ABBYY. Sie ermöglicht es uns, unsere KI-basierten Lösungen und Services weiter auszubauen und so die Geschäftsprozesse und das Nutzererlebnis unserer Kunden zu verbessern“, sagt Michael Tanner, Vice President of Strategie and Corporate Development bei M-Files. „Unsere vertiefte Zusammenarbeit mit ABBYY liefert einen neuen Impuls dafür, die ausgezeichneten Lösungen für KI-gesteuerte, intelligente Dokumentenverarbeitung von ABBYY in unserer innovativen Plattform für intelligentes Informationsmanagement stärker zu nutzen.“

Darüber hinaus ist M-Files durch die vertiefte Zusammenarbeit in der Lage, ABBYYs Text Analytics for Contracts, eine SaaS-Plattform für die Identifizierung und Analyse von Vertragsdokumenten, in seiner Plattform für intelligentes Informationsmanagement zu nutzen. Text Analytics for Contracts integriert die leistungsstarken Funktionen zur Recognition, Advanced Linguistics, Data Capture und Natural Language Processing von ABBYY, um automatisiert Geschäftsdaten in Verträgen und Leasingvereinbarungen zu identifizieren und extrahieren. Damit kann die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sichergestellt und Datenmigrationen beschleunigt werden.

„Die Partnerschaft zwischen ABBYY und M-Files hat es uns ermöglicht, ihre integrierten Technologien zu nutzen, um unsere Rechnungsprozesse zu rationalisieren und unsere Lieferanten besser zu bedienen“, sagt Angela Costa, Transactional Services Manager bei Probuild, einem gemeinsamen Kunden. „Mit der ABBYY- und M-Files-Lösung können wir monatlich Tausende von Rechnungen verarbeiten. Dadurch konnten die Betriebskosten erheblich gesenkt, die Bearbeitungszeiten verkürzt und das Suchen und Abrufen von Rechnungsdokumenten benutzerfreundlich erleichtert werden.“

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Weitere Informationen zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files und ABBYY Flexicapture:
http://bit.ly/mfiles_abbyy_flexicapture

Über ABBYY

ABBYY ist ein globaler Anbieter von Lösungen und Services für Content IQ. Wir bieten ein breites Spektrum an KI-basierten Technologien und Lösungen, die Geschäftsdokumente und andere Inhalte in nutzbare Informationen umwandeln. ABBYY hilft Unternehmen – wie Banken, Versicherungen, Logistikanbietern, Organisationen aus dem Gesundheitswesen und anderen Branchen – die Digitale Transformation zu meistern. ABBYY Technologien werden von einigen der größten internationalen Firmen, öffentlichen Institutionen und Behörden, aber auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie mehr als 50 Millionen Einzelanwendern genutzt. ABBYY hat Niederlassungen in 11 Ländern und mehr als 1.100 Mitarbeiter. Weitere Informationen finden Sie im Web unter www.ABBYY.com ABBYY und das ABBYY Logo sind entweder registrierte Warenzeichen oder Warenzeichen von ABBYY Software Ltd. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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