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Veranstaltungsreihe: Herausforderung Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen

(Mynewsdesk) Die isp-kommunal (Geschäftsbereich der Gesellschaft für Vertrieb und Entwicklung individueller Software mbH) aus Hannover lädt kommunale Fachverantwortliche und Interessierte zu einer Vortragsreihe in ganz Deutschland ein, bei dem das Thema strategische Wege zur Umsetzung kommunaler Digitalisierung im Zentrum steht

Alle öffentlichen Verwaltungen in ganz Deutschland sehen sich mit der Digitalisierung konfrontiert. Neben der Notwendigkeit auf gesellschaftliche und wirtschaftliche Digitalisierungsfortschritte zu reagieren, fordert auch der Gesetzgeber im Rahmen des E-Government Gesetzes, der DSGVO und anderer Gesetze und Verordnungen einen Strategiewechsel.

Die isp-kommunal und ihr Geschäftsführer Burkhard Wedell haben aus Ihren täglichen und beinahe vier Jahrzehnte währenden Erfahrungen heraus erkannt, dass viele Kommunen angesichts des Ausmaßes dieses Digitalisierungsvorhabens und auf Grund der oft gegebenen Begrenzungen, wie beispielsweise Personalmangel, Ressourcenknappheit und dem bevorstehenden Generationswechsel, das Projekt Digitalisierung als Hindernis oder gar als unmöglich wahrnehmen.

Die Veranstaltungsreihe soll zeigen, dass mit der richtigen Herangehensweise und einer klaren Strategie die Digitalisierung nicht bloß zu bewältigen ist, sondern auch einen klaren Mehrwert für Kommunen darstellt, der Faktoren wie beispielsweise die Personalsituation auf Dauer positiv beeinflussen können.

Die Veranstaltung findet in folgenden Städten statt:

13.11.2019 Düsseldorf

20.11.2019 Koblenz

21.11.2019 Frankfurt am Main

26.11.2019 Kiel

28.11.2019 Hannover

03.12.2019 München

04.12.2019 Stuttgart

Der zweite Teil der Veranstaltungsreihe in den östlichen Bundesländern wird im Frühjahr 2020 stattfinden.

Für weitere Informationen zu der Veranstaltungsreihe „Herausforderung Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen“ besuchen Sie die Website unter http://www.digitalisierung-kommunal.de oder nehmen Sie direkt Kontakt auf.

Kontakt:

isp-kommunal

Schiffgraben 20

30159 Hannover

Tel. 0511 / 35795-0

info@isp-kommunal.de

https://www.isp-kommunal.de/

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M-Files integriert intelligentes Informationsmanagement in Microsoft Teams

Die KI-gestützte Lösung von M-Files verbindet Business-Systeme, optimiert Arbeitsabläufe und unterstützt Compliance. Das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit in Microsoft Teams werden so deutlich verbessert.

Ratingen, 11.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, kündigt die vollständige Integration von M-Files in Microsoft Teams an. Damit sind deutliche Steigerungen der Effizienz möglich und die unternehmensweite Zusammenarbeit wird verbessert. M-Files for Microsoft Teams bietet KI-gestütztes Informationsmanagement für Teams und führt Dokumente in Office 365, Outlook und SharePoint mit denen in anderen Systemen und Repositories in der vertrauten Teams-Umgebung zusammen.

Über die Microsoft-Teams-Benutzeroberfläche suchen die Nutzer in unterschiedlichen Systemen und Archiven nach Informationen und können diese gemeinsam mit Kollegen bearbeiten. So vermeiden Unternehmen die Risiken von Informationssilos und das einhergehende Versions- und Dublettenwirrwar bei Dokumenten, das die Produktivität hemmt und die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und anderen Vorschriften beeinträchtigt.

Mit M-Files können Nutzer von Microsoft Teams das Informationsmanagement automatisieren, indem Künstliche Intelligenz genutzt wird, um Metadaten zu generieren, die Workflows und Berechtigungen steuern. In der Benutzeroberfläche von Teams verbindet M-Files in einer Ansicht Netzwerkordner, SharePoint, File-Sharing-Dienste, ECM-Systeme, CRM, ERP sowie andere Business-Systeme und Repositories miteinander, wodurch die Informationssilos im gesamten Unternehmen für den Nutzer transparent zusammengeführt werden. Mithilfe von KI tagt M-Files Dokumente automatisch mit den richtigen Metadaten, um eine ordnungsgemäße Kategorisierung und Zuweisung von Berechtigungen zu gewährleisten. M-Files bietet Zugriff auf relevante Dokumente über mehrere Teams-Channel oder direkt in vertrauten Office-Anwendungen wie Word oder Excel, um sicherzustellen, dass Nutzer immer mit der richtigen, aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

M-Files stellt außerdem spezielle Lösungstemplates bereit, die für Microsoft Teams angepasst werden können, um die Compliance- und Regulierungsanforderungen der Kunden zu erfüllen. Diese Lösungen bieten eine automatische Aufzeichnung und Archivierung von Dokumenten und Bearbeitungsschritten, die alle compliance-relevanten Daten lückenlos erfassen und Audits deutlich vereinfachen. Darüber hinaus managt M-Files Access-Control-Listen und metadatenbasierte Sicherheitsregeln automatisch und ermöglicht den Single-Sign-On für alle Daten über die Azure-AD-Authentifizierung. Innerhalb von Microsoft Teams haben Nutzer nun beispielsweise Zugriff auf folgende Lösungen:
– M-Files HR zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten sowie Informationen und Prozessen über das gesamte Beschäftigungsverhältnis hinweg vom Onboarding bis zum Ausscheiden
– M-Files Contract Management zur Optimierung des Vertragsmanagements
– M-Files QMS zur Verwaltung strenger Qualitäts- und Compliance-Dokumentationen, einschließlich Standard Operating Procedures (SOPs), Schulungsnachweisen, CAPAs und mehr

„Mit M-Files for Microsoft Teams verbinden wir intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation mit erstklassiger Collaboration und bieten eine neue Roadmap für die digitale Transformation im gesamten Unternehmen“, sagte Mika Javanainen, Vice President for Product Marketing bei M-Files. „Gemeinsam ergänzen M-Files und Microsoft Teams Office-365-Anwendungen und andere Business-Systeme nahtlos. Der Digitale Workplace wird um einen zentralen Anlaufpunkt für alle Unternehmensinformationen ergänzt und mit automatisierten Geschäftsprozessen und individuellen Compliance-Lösungen auf ein neues Level gehoben.“

Weitere Informationen zur M-Files-Lösung für Microsoft Teams finden Sie hier:
https://www.m-files.com/de/microsoft-teams-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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global office entscheidet sich für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files

Dienstleistungsunternehmen nutzt M-Files zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen für mehr Transparenz, Synergien und Compliance. Projektumsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit M-Files-Partner Esch & Pickel.

Ratingen, 5.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass der Kommunikationsdienstleister global office GmbH aus Montabaur sich für M-Files als unternehmensweit genutzte zentrale Plattform für das Management von Dokumenten und Dateien entschieden hat.

global office ist ein rasch wachsender Dienstleister für telefonische Kommunikation und Erreichbarkeitslösungen. Das Unternehmen ist mit mehr als 40 Standorten in Deutschland und Österreich dezentral aufgestellt. Effizienz und höchste Kundenorientierung stehen im Mittelpunkt des professionellen Serviceangebots. Ein modernes Informationsmanagement ist dafür unerlässlich. Bei der Wahl des Umsetzungspartners fiel die Wahl schnell auf das Beratungshaus Esch & Pickel aus Koblenz, das bereits in den ersten Gesprächen mit Kompetenz und Zuverlässigkeit punkten konnte.

Neues Informationsmanagement ermöglicht weiteres Wachstum

Wie in den meisten mittelständischen Unternehmen stießen auch bei global office die gewachsenen Strukturen zur Ablage von Dateien und Dokumenten auf der Basis von Fileservern und Ordnern an ihre Grenzen und es drohte ein stetig größer werdender Wildwuchs in den Ablagen. Diese Problematik zog sich durch alle Abteilungen des Unternehmens, untergrub viele Bemühungen zur Effizienzsteigerung und lähmte das weitere Wachstum. Darüber hinaus konnten auf dieser Basis neue Anforderungen im Bereich von Datenschutz und Compliance wie DSGVO und GoBD nicht effektiv umgesetzt werden.

M-Files überzeugte unter anderem mit seiner einzigartig konsequenten Nutzung von Metadaten. Wie kein anderes DMS/ECM-System nutzt M-Files Metadaten als zentrales Steuerungsmittel für Informationen sowohl bei der Ablage und Suche als auch zur Steuerung von Archivierung, Zugriffsrechten und Prozessen. Für global office ist das Was-statt-wo-Prinzip von M-Files ein riesiger Meilenstein im Informationsmanagement. Damit müssen sich die Nutzer nicht mehr damit auseinandersetzen, wo eine Information abgelegt ist, sondern bei der Ablage und der Suche nur noch in Form von Metadaten angeben, worum es sich bei der Information handelt. „Mit dem Was-statt-wo-Prinzip erschließen Metadaten die abgelegten Dokumente und schaffen damit Transparenz. Bereits nach kurzer Zeit hatten alle Nutzer dieses Grundprinzip verinnerlicht, so dass der Umstieg auf das neue Dokumentenmanagement schnell und einfach war“, erklärt Stefanie Kern-Wich, Managerin Finanzen und Buchhaltung sowie Prokuristin bei der global office GmbH.

Eingangsrechnungsverarbeitung als Pilotgebiet für automatisierte Prozesse

Vor der Umstellung war der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen wenig transparent: Rechnungsbelege steckten zur Freigabe in Papier- und E-Mail-Stapeln fest, blieben während Krankheits- und Urlaubszeiten liegen oder gingen sogar verloren. Heute läuft der gesamte Prozess digital ab. Mittlerweile erreichen rund 90 Prozent der eingehenden Rechnungen das Unternehmen digital als PDF an eine dediziert dafür genutzte E-Mail-Adresse und werden von dort automatisiert in M-Files übernommen. Rechnungen in Papierform werden gescannt und ebenfalls in M-Files abgelegt. Damit befinden sich alle Eingangsrechnungen in einem lückenlos dokumentierten, transparenten und revisionssicheren Prozess. Sie erscheinen in der Buchhaltung in entsprechenden Sichten und für jede Rechnung wird ein Workflow zur Freigabe gestartet. Die Freizeichnung erfolgt durch die Fachabteilungen und Kostenstellenverantwortlichen ebenfalls digital in M-Files.

Im Durchschnitt dauert die Freigabe oder Ablehnung einer der rund 2.000 Eingangsrechnungen pro Jahr heute verlässlich maximal zwei bis drei Tage und es herrscht jederzeit Transparenz darüber, in welchem Prozessschritt sich eine einzelne Rechnung aufhält. „Die Eingangsrechnungsverwaltung mit M-Files hat zu deutlich mehr Effizienz und Transparenz im Freigabeprozess geführt. Wir sind so jederzeit auskunfts- und handlungsfähig und die Prozesssicherheit und integrierte Dokumentation erlaubt es uns, die rechtlichen Auflagen aus der GoBD effizient zu erfüllen“, erläutert Stefanie Kern-Wich. „Mit M-Files und SAP als Basis planen wir nun die Umstellung auf eine vollständig beleglose Buchhaltung.“

Flexibilität, Erweiterbarkeit und Sicherheit waren gefordert

In einem schnell wachsenden Unternehmen wie global office ist der stetige Wandel die eigentliche Konstante. M-Files ist darauf ausgelegt, sich ständig an die Anforderungen anzupassen. Dabei können Konfigurationen und Änderungen – beispielsweise an der Metadatenstruktur – auch von speziell geschulten Nutzern ohne Programmierkenntnisse durchgeführt werden. Neben der Flexibilität waren global office auch die Belange der Compliance – speziell des Datenschutzes – und der Informationssicherheit wichtig. Mit M-Files können die Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen deutlich einfacher und genauer geregelt werden als bisher. So können beispielsweise Daten verschiedener Landesgesellschaften sehr einfach durch die Zuordnung des entsprechenden Metadatenwerts getrennt werden und stehen dann nur noch den berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung.

Durchweg gelungener Start in die weitere Digitalisierung

Das Projektteam und auch die Nutzer ziehen eine ausschließlich positive Bilanz der Einführung des neuen Systems zum Management von Dokumenten, Dateien und anderen Informationen. Eine sehr hochwertige Dokumentenablage mit allem Komfort sorgt im gesamten Unternehmen für mehr Transparenz, Sicherheit und Qualität. Wie das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung eindrücklich zeigt, können Effizienz und Transparenz durch feste und teilautomatisierte Workflows deutlich gesteigert werden.

„Wir können andere Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen nur ermutigen, ein modernes System für das Management von Dokumenten und Dateien sowie Prozessen und Workflows einzuführen. Hier lohnt sich bei aller Planung vorab auch „Learning by doing“. Jedes neue System erscheint am Anfang komplex, aber ein gutes DMS überzeugt die Nutzer bereits nach wenigen Stunden, generiert sofort erkennbaren Nutzen und bietet ein Höchstmaß an Flexibilität. M-Files hat sich für uns als Plattform bewährt und Esch & Pickel hat uns als Partner bei der Umsetzung überzeugt“, fasst Stefanie Kern-Wich die Erfahrungen des Projektes zusammen.

Die detaillierte Fallstudie zu global office und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit:
https://www.m-files.com/de/customers/case-studies

Mehr Informationen zu den Spezialisten für Prozesseffizienz von Esch & Pickel: http://www.eschundpickel.de

Über global office GmbH
Die global office GmbH bietet telefonische Kommunikation und intelligente Erreichbarkeitslösungen auf Premiumlevel für Unternehmen aller Branchen. Hierbei übernimmt global office mit seinen kompetenten Fachkräften im Namen des Kunden eingehende und ausgehende Telefonate sowie Chat- und E-Mail-Dialoge. Das stark expandierende Franchise-Unternehmen stellt diese Dienstleistung in einzigartiger professioneller Ausführung und auf höchstem Servicelevel zur Verfügung. Für global office Kunden bedeutet dies eine permanente Erreichbarkeit, aus der final mehr Geschäftsabschlüsse, höhere Umsätze und eine stärkere Kundenbindung resultieren. Das Unternehmen wurde 2008 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Montabaur, Deutschland. global office unterstützt derzeit mehr als 1.000 Unternehmen mit rund 1.500 Kundenportalen. www.global-office.de

Über Esch & Pickel GmbH
Esch & Pickel bringt Effizienz in die kaufmännischen Prozesse seiner Kunden. Auf der Basis einer individuellen Analyse entstehen Lösungen, die aus leistungsfähigen Standardprogrammen kombiniert mit eigenen Entwicklungen bestehen. Dabei unterstützt Esch & Pickel die Kunden ganzheitlich als IT-Systemhaus von der Konzeption über die Einführung neuer Systeme bis hin zur Schulung der Nutzer. Als Premium Reseller von M-Files erschließt Esch & Pickel seinen Kunden die Möglichkeiten des intelligenten Informationsmanagements. Das Unternehmen ist seit über 30 Jahren erfolgreich und hat seinen Hauptsitz in Koblenz. www.eschundpickel.de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files lädt zur INNOVATE 2019 – Europas führende Konferenz für intelligentes Informationsmanagement

Die Veranstaltung bringt mehr als 800 Entscheidungsträger und Branchenexperten im finnischen Helsinki zusammen, um sich über Erkenntnisse, Trends und führende Konzepte im Umgang mit Informationen in modernen digitalen Unternehmen auszutauschen.

Ratingen, 3.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, lädt zur INNOVATE 2019 ein. Bei der Konferenz und Ausstellung werden Vordenker und Fachexperten mit hunderten Geschäftsleuten aus der ganzen Welt zusammenkommen. Die Teilnehmer erfahren und diskutieren die neuesten Trends, Entwicklungen und Innovationen im Zusammenhang mit der Verwaltung und Verarbeitung von geschäftlichen Informationen – Gartner spricht jetzt von „Content Services“, auch bekannt als Enterprise Content Management (ECM) -, um eine bessere Performance und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die INNOVATE 2019 wird am 12. September 2019 im Messukeskus Expo and Convention Center in Helsinki, Finnland, stattfinden.

Die INNOVATE 2019, früher als Intelligent Information Management (IIM) Summit bekannt, startet in ihr neuntes Jahr als eine der größten Konferenzen für ECM und Informationsmanagement in Europa. Mehr als 800 Fachleute, darunter Analysten, Trendsetter und ECM-Fachleute aus der ganzen Welt, kommen dort zusammen, um sich über die neuesten Innovationen, Trends und Best Practices in der digitalen Transformation zu informieren und ihre Partner- und Kundennetzwerke auszubauen.

Die Moderatoren der Veranstaltung diskutieren bewährte Methoden und praktische Umsetzungsstrategien, die Unternehmen dabei helfen, Innovationen durch eine intelligentere und effizientere Verwaltung von Informationen voranzutreiben.

Zu den Keyspeakern der INNOVATE 2019 gehören:
Atle Skjekkeland, Digital Business Explorer und Evangelist, The Digital Value Institute
Antti Nivala, Gründer und Chief Product Officer, M-Files
Turkka Keskinen, CIO, UPM
Elina Björklund, CEO, Reima
Miika Mäkitalo, CEO, M-Files

„Wenn wir auf das neunte Jahr unserer jährlichen Konferenz blicken, freuen wir uns darüber, dass die weltweit führenden Unternehmen unsere einzigartige Vision eines intelligenten Informationsmanagements in Rekordzahlen umsetzen“, sagte Miika Mäkitalo, CEO, M-Files. „Auf der INNOVATE 2019 gewähren Vorreiter den Teilnehmern aus erster Hand Einblicke in die Nutzung der KI-gestützten M-Files-Plattform, um ihre Unternehmen wirklich zu transformieren.“

M-Files, die Plattform für intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation, hilft Menschen dabei, Informationen effizienter zu finden und zu nutzen und verbessert damit die Performance jeder Organisation. Mit der Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI) und seinem einzigartigen „Intelligent Metadata Layer“ verfolgt M-Files einen neuen Ansatz, der alle für Unternehmen wichtige Funktionen für das Dokumenten- und Informationsmanagement bietet, einschließlich Cloud- und lokaler Repositories, Versionierung, Security, Collaboration, Workflows, eSignaturen, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Außerdem hilft M-Files dabei, Informationssilos aufzubrechen, indem es einen schnellen und einfachen Zugriff auf die richtigen Daten und Inhalte bietet, die in einer Vielzahl externer Repositories und Branchenanwendungen gespeichert sind, und zwar direkt aus ihren bevorzugten täglichen Anwendungen wie Microsoft Outlook und Teams, SharePoint, Salesforce und Google G Suite heraus.

Zu den Sponsoren der INNOVATE 2019 zählen ESRI Finland, Microsoft, Vincit, Electric Paper und AssetPoint. Für weitere Informationen oder um sich für die Veranstaltung anzumelden, besuchen Sie bitte die Webseite: https://www.mfilesinnovate.com Alle Präsentationen werden vor Ort, abhängig von der Sprache der Präsentation, ins Englische oder Finnische übersetzt.

Ein Video der Veranstaltung im Jahr 2018 finden Sie unter: https://youtu.be/2lUrDrKzJUk

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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OnBase von Hyland erhält PS 880-Zertifizierung von KPMG

Berlin, 2. September 2019 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services für Unternehmen, gibt bekannt, dass die Enterprise-Information-Plattform OnBase erneut nach dem deutschem Handels- und Steuerrecht geprüft und mit dem Standard IDW PS 880 zertifiziert wurde.

Diese Zertifizierung erfolgt nach einer unabhängigen Überprüfung durch KPMG, einer der führenden deutschen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Beratungsunternehmen. Im Rahmen der Überprüfung wird untersucht, ob Softwarelösungen die Anforderungen an die Datenspeicherung in Übereinstimmung mit den geltenden Wirtschafts- und Steuergesetzen des jeweiligen Landes unterstützen und ob die erforderlichen Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Die IDW PS 880-Zertifizierung von Hyland zeigt das Engagement des Unternehmens für höchste Sicherheits- und Rechtsstandards für die zahlreichen Kunden in der DACH-Region (Deutschland, Österreich und Schweiz).

Zitat:
„Hyland weiß, dass die Sicherheit der Software und das Vertrauen der Kunden in die Lösung zu den wichtigsten Auswahlkriterien von erfolgreichen Technologielösungen gehören. Zertifizierungen wie PS 880 sind für unsere Kunden Beleg dafür, dass wir mit nationalen und globalen Standards compliant sind und deren Kriterien vollständig erfüllen“, so Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland. „Viele unserer international agierenden Kunden müssen zudem nicht nur nationale Gesetzesvorgaben erfüllen, sondern im Gesamtkonzern eine Vielzahl von Richtlinien aus diversen Regionen der Welt einhalten. Hyland als global aufgestellter Partner ist in der Lage, seine Kunden dabei zu unterstützen.“

Über Hyland
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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M-Files erweitert Googles G Suite um Enterprise Content Management und Compliance-Unterstützung

Google G Suite wird mit M-Files zum zentralen Zugriffspunkt für E-Mail, Dokumente und andere Geschäftsdaten aus verschiedenen Repositories im Unternehmen.

Ratingen, 27.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt eine neue Integration mit Google G Suite bekannt. Die Lösung M-Files für Google G Suite erweitert die Stärken der Google G Suite bei Collaboration und der Erstellung von Inhalten um KI-gestütztes Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und umfangreiche Metadatenfunktionen für mehr Sicherheit, Governance und Compliance. Durch die Kombination der Google-G-Suite-Anwendungen mit dem intelligenten Informationsmanagement von M-Files können Unternehmen die Vorteile einer einfachen Zusammenarbeit mit Compliance verbinden.

M-Files für Google G Suite bietet außerdem die revisionssichere Archivierung, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. In einigen Staaten ist beispielsweise die Verwendung von Gmail und Google Drive als System zur dauerhaften Speicherung von Geschäftsdaten problematisch, da nicht garantiert werden kann, dass Daten das Herkunftsland nicht verlassen. M-Files für Google G Suite überwindet diese Einschränkungen.

In einem einzigen Schritt können Benutzer wichtige E-Mails mit Anhängen von Google Mail in M-Files speichern, zusammen mit Metadaten für die langfristige Aufbewahrung und einen besseren Teamzugriff. Darüber hinaus können die Nutzer per Klick native Google-Dokumente in PDF- oder Microsoft-Office-Dateiformate konvertieren und diese Kopien revisionssicher in M-Files speichern, um so einen Audit-Trail zu erstellen. M-Files kann G-Suite-Inhalte dank seiner KI-gestützten Informationsmanagementfunktionen automatisch klassifizieren und taggen und sie unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte mit Inhalten aus anderen Repositories kombinieren. So können Google-G-Suite-Nutzer ihre Dokumente jederzeit im richtigen Kontext mit anderen Informationen bearbeiten.

Unternehmen und andere Organisationen können mit den M-Files-Funktionen zur Verwaltung und Kontrolle sensibler Daten wie der automatischen Versionskontrolle, inhaltsbasierten Dokumentenberechtigungen und automatisierten Workflows, Zuweisungen und Benachrichtigungen für Reviews und Genehmigungen, Prozesse optimieren und strenge Datenschutzbestimmungen sicher einhalten.

M-Files verbindet die Anwendungen der G Suite mit anderen Business-Systemen und Repositories, wie Salesforce und Netzwerkordnern, ohne eine Migration zu erfordern. Über die vertraute Google-G-Suite-Oberfläche erhalten Organisationen Einblick in all ihre Unternehmenssysteme und einen zentralen Zugriff auf E-Mail und Dokumente.

„Mit M-Files für Google G Suite können unsere Kunden dank der modernen Funktionen der Google G Suite wie Co-Authoring optimal zusammenarbeiten“, sagte Mika Javanainen, Vice President of Product Marketing bei M-Files. „Für Unternehmen, die Gmail, Google Docs und Google Drive nutzen, erweitert M-Files das Informationsmanagement um ein modernes, KI-gestütztes Repository, das metadatenbasiert Archivierung, Sicherheit und Compliance sowie Workflows für die Optimierung von Prozessen bietet.“

„Außerdem legen wir großen Wert darauf, ein optimales Benutzererlebnis zu bieten“, fügte Javanainen hinzu. „Interne und externe Benutzer können gleichzeitig an demselben Dokument in M-Files und in Google Drive arbeiten und Inhalte auf dem Google Drive werden bei der Bearbeitung automatisch in M-Files aktualisiert.“

Weitere Informationen zu M-Files für Google G Suite auf der Website: https://www.m-files.com/en/g-suite-integration

Ein Webinar mit Live-Demo: https://go.m-files.com/G-Suite-Webinar-Registration.html

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easyJOB ist auch eine CRM-Software

Sie gehören zum Wichtigsten, was eine Firma besitzt: gute Kundenbeziehungen. Wir helfen Ihnen, sie zu pflegen und zu optimieren. Unsere Agentursoftware eignet sich ideal, um Kundendaten einfach zu erfassen, Kontakthistorien einzusehen, Leads zu verfolgen und Mailingverteiler zu pflegen. So haben Sie alle wichtigen Informationen immer genau zur richtigen Zeit im Blick.

Bestes Kundendatenmanagement

Auch beim Thema CRM folgen wir unserem Ansatz, Funktionstiefe und Customizing zu verbinden.

– Neben den klassischen Adressarten (wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) können Sie auch ganz einfach zusätzliche, individuelle Adressarten z. B. „New Business“ definieren.
– Adress- und Personenkriterien sind frei wählbar und helfen Ihnen bei der Selektion Ihrer Kontakte.
– Um noch weitere Angaben einzupflegen, stehen Ihnen zahlreiche individuelle, frei nutzbare Zusatzfelder zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel verantwortliche Mitarbeiter aufführen oder zusätzliche Daten (Bestellnummer oder Zugangsdaten) erfassen.

Im Sinne einer effektiven und sicheren Nutzung können Sie genau festlegen, wer in Ihrer Agentur welche Kundendaten einsehen oder bearbeiten darf.

Lead-Management und nachvollziehbarer Kundenkontakt

easyJOB bildet den vollständigen Prozess ab: von Kaltakquise und Erstkontakt, über die Anfrage, bis zur Angebotserstellung und dem Projektabschluss. Für das Neugeschäft stellt Ihnen easyJOB alle Instrumente und Daten auf einen Blick zur Verfügung. Sie können jeden Akquisitions-Status verfolgen, erstellen auf Knopfdruck Wiedervorlagen, generieren einfach Serienbriefe und selektieren nach individuellen Kriterien Adressen, wenn Sie nachfassen wollen. So reduzieren Sie massiv den Aufwand, bis aus einem Kontakt ein Interessent und dann ein Kunde wird.

Unsere Software easyJOB unterstützt Sie und Ihr Team optimal: Ob Wiedervorlagen, Termine für Abstimmungen oder Präsentationen, Gesprächsnotizen, E-Mails, Dokumente – dank der lückenlosen Dokumentation behalten Sie immer den Überblick. So verpassen Sie keinen Termin, keine Anfrage geht verloren, kein verschicktes Angebot gerät in Vergessenheit.

Viele unserer Nutzer setzen easyJOB auch für Ihre Marketingaktivitäten und für eine gezielte, persönliche Ansprache ein. Sie können zum Beispiel Mailing-Listen für Newsletter erstellen oder erhalten automatische Geburtstagserinnerungen.

Ansichten konfigurieren mit dem neuen Tool „eDV“

Wir entwickeln unsere Software kontinuierlich weiter – auch im Bereich CRM. Mit unserem Tool easyDataVisualizer können Sie auch im Funktionsbereich „Adressen“ die Datenansichten frei konfigurieren. Außerdem können Sie schnell Felder auswählen, deren Position und Sortierung bestimmen, Zeilen zusammenfassen, gruppieren und Werte pivotieren. So generieren Sie sich genau die Ansicht Ihrer Daten, die Sie brauchen und speichern sich dieses Layout als Vorlage ab. Mit der Technologie des eDV händeln Sie auch große Datenmengen mit erstaunlicher Performance.

Schneller fündig werden mit dem eDV Filter

Die Filterfunktionen (ähnlich Excel) im eDV Tool sorgen dafür, dass Sie exakt die gewünschten Datensätze selektieren können und ohne großen Zeitaufwand schnell an alle gewünschten Informationen im Bereich Adressen und Notizen kommen.
So ist es möglich, Adressen nach einem bestimmten Kriterium zu durchsuchen, in diesem Beispiel wurden alle Personen herausgefiltert, die das Kriterium „Newsletter“ besitzen.

Weitere Beispiele sind das Durchsuchen eines Adresssatzes mit Filter zu einer bestimmten Postleitzahl, um zum Beispiel nur Münchner Kunden zu selektieren, oder auch das Durchsuchen von Notizen unter Anwendung des Filterkriteriums „Notiz Thema“ gleich „Freigabe Bilder“, um alle Notizen anzusehen, die als Thema „Freigabe Bilder“ enthalten.

Mit der globalen Änderung ganze Datensätze bearbeiten

Sie möchten einer Auswahl von Adressen oder Personen z.B. ein bestimmtes Kriterium hinzufügen, wollen dafür aber nicht jeden Datensatz einzeln bearbeiten? Kein Problem mit unserer Funktion „globale Änderung“ können Sie in einem Arbeitsschritt das gewünschte Kriterium auf die markierten Datensätze vergeben. Außerdem ist es möglich, den Status der ausgewählten Adressen zu ändern sowie auch andere Informationen (beispielsweise Anrede). Auch personenbezogene Merkmale können auf diesem Weg auf andere Personen übertragen werden.

Weniger Adresschaos mit dem Dublettenabgleich

Kennen Sie das? Im Eifer des Gefechts haben Sie vergessen, nachzuschauen, ob die Adresse, die Sie gerade anlegen wollen, bereits im System existiert. Und schon haben Sie zwei Adressen zu einem Kunden. Oder mehr! Mit easyJOB finden Sie jedoch ganz schnell alle Doppelgänger und können Ihre Datenbanken so immer aufgeräumt halten. Dazu wählen Sie einfach die gewünschten Adressen aus und klicken dann im Reiter „Bearbeiten“ auf „Adressduplikate suchen“. Anschließend werden Ihnen alle Adressen angezeigt, die mehrfach in Ihrem System vorhanden sind.

easyJOB hilft, Ihre Datensätze DSGVO-konform zu verwalten

Neue Datenschutzrichtlinien erschweren so manchem Unternehmen die tägliche Arbeit. Das muss aber nicht sein – arbeiten Sie weiterhin effizient und datenschutzkonform mit unserer Agentursoftware: easyJOB unterstützt Sie dank ausgeklügelter Funktionen bei der Einhaltung der DSGVO. Erfahren Sie jetzt mehr!

Weitere nützliche Features

Ergänzend zu diesen CRM-Funktionen bietet easyJOB einige zusätzliche nützliche Features:

– Adressanlage (Import aus Excel, Zwischenablage, vCard)
– Export-Schnittstelle für Excel, einfach anzupassen für jede Anwendung (Serienbriefe, Mailing, e-Mailings)
– Copy&Paste von easyJOB direkt nach Excel
– Drucken in diversen Formaten und Layouts (Etiketten, Namensschilder, …)
– individuelle Selektionsvorlagen – etwa um die jährlich wiederkehrende Frage „Wer bekommt dieses Jahr eigentlich ein Weihnachtsgeschenk?“ mit einem Klick zu beantworten
– Auswertungen zu den besten Kunden/Lieferanten und gewonnenen/verlorenen Kunden
– Erweiterung der Mitarbeiterdaten um HR-Funktionen wie SoftSkills
– und natürlich: sortieren, synchronisieren, suchen und – dank der SuperSearch – auch ganz schnell finden.

Fazit: Die CRM-Möglichkeiten in easyJOB werden vielfach noch unterschätzt. Die Kunden, die sie jedoch aktiv nutzen, schätzen sie sehr – so das Feedback ganz unterschiedlicher Agenturen. Probieren Sie es auch: Gerne konfigurieren wir mit Ihnen zusammen Ihr „CRM in easyJOB“ – ganz einfach und hoch effizient.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Hyland als Leader in Forrester Wave Report positioniert

Das Unternehmen wird für sein umfassendes Angebot an Content- und Prozessmanagementanwendungen, seinen Kundenservice sowie Workflow- und Capture-Funktionen ausgezeichnet

Berlin, 19. August 2019 – Hyland, ein führender Anbieter von Content Services für Unternehmen weltweit, wurde im „The Forrester Wave™: Enterprise Content Management (ECM) Content Platforms, Q3 2019“ Report als „Leader“ ausgezeichnet. Das Analystenhaus bewertet Technologieanbieter anhand von 26 verschiedenen Kriterien und evaluiert das Produktangebot, die Strategie und die Marktpräsenz von ECM-Lösungen. Diese definiert Forrester als ein breites Spektrum von Dokumenten-, Prozess- und Analyse-Services.

Hyland erhält im Report die höchstmögliche Punktzahl für transaktionale Content Services und wurde für folgende Leistungen ausgezeichnet:

– Bereitstellung zuverlässiger, content- und prozessintensiver Anwendungen für die Finanzindustrie, den öffentlichen Sektor, das Hochschul- und Gesundheitswesen sowie andere Zielmärkte
– Umfassende Workflow-, E-Signatur-, Formular- und Capture-Funktionen
– Komplettlösungen für allgemeine Einsatzszenarien und die Integration in Plattformen von Drittanbietern, die für wichtige Branchen unverzichtbar sind
– Hervorragende Modernisierungsmaßnahmen, die von einem erstklassigem Customer Support unterstützt werden

Der Kundenservice von Hyland wurde im Forrester Report als Differenzierungsmerkmal gegenüber größeren Mitbewerbern hervorgehoben. Das Unternehmen schneidet seinen Service genau auf die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Branchen zu und bietet ein umfassendes Angebot an professionellen Dienstleistungen an – einschließlich technischem Support, Beratung, Migration, Schulungen und Customizing. Zusätzlich zur unternehmensweiten Ausrichtung auf hervorragenden Service, verfügt Hyland über eine Customer- Success-Organisation, die sich ausschließlich auf Kundenfeedback und -Support fokussiert. Es umfasst ein erweitertes Kundenberaterteam (bei dem jedem Kunden ein Berater zugewiesen wird) sowie ein Customer Experience Team.

Zitat:
„Wir sind der Meinung, dass der Report von Forrester viele der Dinge hervorhebt, die unsere Kunden an Hyland schätzen – die zuverlässige Funktionalität unserer Plattform, unser breites Lösungsangebot und unsere kundenorientierte Unternehmenskultur“, so Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland. „Durch die Bereitstellung von Lösungen, die das Arbeitsumfeld intelligent automatisieren und Nutzern einen vollständigen Überblick über alle Informationen geben, die sie für eine effektive Arbeit benötigen, ermöglichen wir es Unternehmen, wichtige Verbindungen mit den Menschen herzustellen, für die sie arbeiten.“

Erfahren Sie mehr über Hyland und seine Lösungen unter Hyland.com/de-de

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Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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Partner entwickeln erfolgreich eigene Lösungen auf der M-Files-Plattform für intelligentes Informationsmanagement

Spezielles Programm zur Unterstützung der Partner bei der Entwicklung eigener Lösungen wächst deutlich. Zahl der M-Files Certified Application Partner hat sich im zweiten Jahr verdreifacht.

Ratingen, 5.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich die Anzahl der Certified Application Partner (CAP) im zweiten Jahr des Programms verdreifacht hat. Das stark wachsende M-Files-CAP-Programm bietet Partnern wie Softwareanbietern (ISV) und Resellern, die auf der Basis der M-Files-Plattform für intelligentes Informationsmanagement eigenständige Anwendungen entwickeln, umfangreiche Unterstützung in technischen Fragen und in der Vermarktung.

Die von CAP-Programmmitgliedern unabhängig und eigenständig erstellten Anwendungen erweitern M-Files um eine Vielzahl von Lösungen, wie Branchenlösungen, Analysetools, Erweiterungen der Benutzeroberfläche, vorkonfigurierten Vorlagen und Workflows und vieles mehr. Weitere Themenfelder sind Imaging- oder OCR-Anwendungen, Tools für die Metadatenanalyse und Datenmigration sowie Konnektoren und Integrationen, mit deren Hilfe eine Vielzahl strukturierter und unstrukturierter Informationssysteme integriert werden kann.

„Zum zweijährigen Bestehen des Programms danken wir unseren zertifizierten Partnern für ihre exzellenten Leistungen in der Entwicklung und im Kundenservice“, sagte Scott Erickson, Senior Vice President Channel Sales bei M-Files. „Unser CAP-Programm ist so erfolgreich, weil es den Partnern konkret dabei hilft, ihren Erfolg zu maximieren. Sie erhalten nicht nur intensive Beratung zu den technischen Integrationsmethoden und der Verwendung von M-Files-APIs, sondern werden von uns auch aktiv darin unterstützt, sowohl Kunden als auch andere Partner von M-Files mit ihren Produkten zu erreichen.“

Seit dem Start 2017 hat M-Files das CAP-Programm auf Dutzende von Partnern ausgeweitet, von denen einige mehrere Produkte anbieten. Jedes Jahr zeichnet M-Files aus dem Kreis der CAP-Partner besonders gelungene Lösungen aus. Kürzlich wurde der Partner Seidr als Certified Application Partner des Jahres 2019 ausgezeichnet. „Wir freuen uns über die Auszeichnung zum Certified Application Partner 2019 und wünschen dem CAP-Programm weiterhin viel Erfolg“, sagte Owen O“Connor, Mitbegründer und Präsident von Seidr. „Unsere cloudbasierte Integrationsplattform DatumSync kann nun einen deutlichen Mehrwert für M-Files-Implementierungen bieten, indem sie M-Files dynamisch mit ERP- und Buchhaltungslösungen von Kunden integriert. Das M-Files-CAP-Programm hat es uns ermöglicht, unsere Produkte eng miteinander zu verzahnen. Die Zusammenarbeit mit dem M-Files-Team war von Anfang an fantastisch.“

Auch andere Mitglieder des Partnerprogramms zeigen sich von den Vorteilen von CAP begeistert: „Der zentrale Wert des CAP-Programms für Laminin Solutions besteht darin, eng mit M-Files zusammenzuarbeiten, bestmöglichen technischen Support zu erhalten und unseren MFSQL Connector optimal auf die zukünftige Produktentwicklung von M-Files anzupassen“, sagte LeRoux Cilliers, Director bei Laminin Solutions. „Weitere Vorteile sind die Marketingunterstützung und der Zugang zu anderen Partnern und Kunden außerhalb unserer Region.“ „Neben der umfassenden Erfahrung mit M-Files-Implementierungen sind Systemintegration und Cloud-Technologien unsere Stärken“, sagte Ivan Marković, CEO von Unitfly. „Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, dem CAP-Programm beizutreten, um Produkte zu entwickeln, die die Integrationsfähigkeiten von M-Files erweitern und M-Files insbesondere mit anderen Microsoft-Azure-Diensten verbinden.“ EzeScan, ein weiteres Mitglied des CAP-Programms, bietet intelligente Erfassungslösungen mit einer WebApps-Plattform, die eine flexible Lösung für die Verarbeitung und das Hochladen von Dokumenten in M-Files von unterwegs über Mobiltelefone und Tablets bietet. „EzeScan betrachtet M-Files als Marktführer im Bereich Informationsmanagement und die Mitgliedschaft im CAP-Programms hat uns Einblick in das weltweite M-Files-Partner-Ökosystem verschafft“, sagte Bob Gristock, Channel Sales Manager bei EzeScan. „Das war sehr wertvoll für EzeScan und ein wesentlicher Treiber für deutliche Mehrumsätze durch M-Files-Partner.“ „Wir glauben, dass M-Files mit dem CAP-Programm hervorragende Arbeit geleistet hat“, zeigte sich Matt Irish, europäischer Partnermanager bei Objectif Lune, begeistert. „Es hat uns enorm dabei geholfen, fantastische Beziehungen zu M-Files und seinen Partnern aufzubauen, und wir freuen uns auf den weiteren Erfolg des Programms.“

„Das CAP-Programm bietet Partnern ein optimales Umfeld, um mit eigenen Produkten und Komponenten am überdurchschnittlichen Wachstum von M-Files teilzuhaben“, erklärte Herbert Lörch, Vice President of DACH Sales bei M-Files. „Auch für die traditionell starke ECM-Entwickler-Community im deutschsprachigen Raum bietet die M-Files-Plattform eine optimale Basis, um intelligente Lösungen für das Informationsmanagement zu entwickeln.“

Mehr zum Certified Application Partner Programm von M-Files:
https://www.m-files.com/de/cap?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=cap-program-announcement&utm_campaign=de-pr-content-mktg

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=cap-program-announcement&utm_campaign=de-pr-content-mktg

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Agentursoftware easyJOB Release 5.10 mit neuen Funktionen

Das Release 5.10 ist von den Wünschen unserer Kunden geprägt. So können Sie beispielsweise künftig mehrere Kostenvoranschläge zu einem „Sammel-Kostenvoranschlag“ zusammenführen. Mit dem neuen Rechtekonzept „Autorisierung“ verwalten Sie die Zugriffe Ihrer Mitarbeiter auf Mandanten, Kunden und Jobs noch einfacher. So lässt sich easyJOB optimal auf Ihre Anforderungen anpassen und Sie sparen Zeit bei der Einrichtung.

Erstellen Sie ganz einfach einen Sammel-Kostenvoranschlag

Generieren Sie einen Kostenvoranschlag für mehrere ausgewählte Projekte eines Kunden. Wählen Sie dazu entweder ganze Jobs oder pro Job nur bestimmte Leistungen aus, die in den Sammel-KV einfließen sollen – dadurch lässt sich der Sammel-KV ganz individuell gestalten. Durch die Reihenfolge der Jobs wird die Anzeige der Angebotspositionen gesteuert, eine Änderung ist via Drag & Drop möglich. Entscheiden Sie sich zudem für ein individuell passendes Layout. Soll er wie ein Job dargestellt werden, oder möchten Sie zusätzliche Informationen andrucken, um hervorzuheben, dass Sie den KV aus mehreren Jobs generiert haben? Das erstellte Dokument wird am zuerst ausgewählten Job hinterlegt. Auch für Auftragsbestätigungen können Sie nun analog Sammel-Auftragsbestätigungen erstellen.

Im Zuge der Neugestaltung haben wir die Menüpunkte ER/AR in Einkauf/Verkauf umbenannt. Die Druckfunktionen für den KV sind jetzt unter dem Menüpunkt „Verkauf“ zu finden. Haben Sie in easyJOB einen Freigabeprozess für die Erstellung des Kostenvoranschlags eingerichtet, wird dieser automatisch gestartet. Bei mehreren Freigabeprozessen wählen Sie den gewünschten Freigabeprozess aus.

Steuern Sie Mitarbeiterzugriffe auf Mandanten und vertrauliche Projekte

Mit dem Release 5.10 haben wir ein neues Rechtekonzept für die Autorisierung von Mitarbeitern implementiert. Sie können damit die Ebenen Mandant, Kunde, Produkt und Job entweder auf „öffentlich“ oder „vertraulich“ setzen. Wird eine Ebene – zum Beispiel ein Kunde – als vertraulich definiert, müssen Sie die Mitarbeiter, die Zugriff erhalten sollen, dieser Ebene erst zuordnen. Die Autorisierung können Sie dabei individuell justieren von ganz restriktiv, dass also nur ein bestimmter Job zugänglich ist, bis zu ganz frei, so dass alles für alle zugänglich ist.

Besonders hilfreich ist die Multi-Mandantenverwaltung. Schalten Sie einen Mitarbeiter für ein oder zwei Tochterunternehmen frei, aber sperren Sie ihn für weitere Mandanten. Bei Bedarf definieren Sie eine Ausnahme-Regelung. Sie können einem Mitarbeiter beispielsweise den generellen Zugriff auf einen Mandanten verwehren, ihn aber für einen bestimmten Projekt-Job desselben eine – gegebenenfalls zeitlich begrenzte – Autorisierung erteilen. Oder Sie stellen einen „geheimen“ Kunden auf vertraulich und ordnen diesem nur eine Handvoll Mitarbeiter zu.

Mit dem Release 5.10 sind wir auch dem Wunsch einiger Kunden nachgekommen, Gemeinkosten-Jobs auf vertraulich setzen zu können und nur autorisierte Mitarbeiter dafür freizuschalten.

Lassen Sie sich Ihre Reports in easyJOB automatisiert erstellen und zusenden

easyJOB nimmt Ihnen lästige Routineaufgaben ab. Für regelmäßig wiederkehrende Auswertungen haben wir die Funktion „Report-Aufgabenplanung“ entwickelt. Hierüber können Sie sich Auswertungen zu Ihren Projekten und Stundenreports automatisch zusenden lassen. Starten Sie die Funktion über das Menü „Extras“ und definieren Sie eine Reportvorlage. Legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem dieser erstellt werden soll. Sobald der Report fertig ist, sendet easyJOB ihn an die im Verteiler festgelegten Mitarbeiter. Dies geschieht alles, ohne Ihr Zutun, im Hintergrund.

Nutzen Sie die neue Prüffunktion zur PDF/A-Konformität

Um den Datenaustausch mittels PDFs zu unterstützen, prüft easyJOB nun beim Druck, ob generierte Auftrags-, Kostenvoranschlags- und Faktura-Layouts PDF/A-konform sind. Dies ist beispielsweise für die Nutzung von ZUGFeRD Voraussetzung.

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die das Handling und die Usability enorm verbessern.

In jedem Release finden sich nicht nur neu entwickelte Funktionen, sondern auch eine Vielzahl an minimalen Verbesserungen, die das Arbeiten mit easyJOB nachhaltig optimieren. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Erleichterung für unsere Kunden. Im Folgenden ein paar Beispiele:

Legen Sie Dokumente nie wieder doppelt und dreifach ab

Ihre Ablage wird durch das mehrfache Downloaden, beispielsweise von angehängten E-Mail-Logos, unübersichtlich? Damit ist jetzt Schluss. Die Duplikatsprüfung in easyJOB prüft beim Speichern von E-Mail-Anhängen, ob bereits eine identische Datei vorhanden ist. Wenn ja, wird diese Datei nicht noch einmal gespeichert. Ist die Datei zwischenzeitlich geändert worden, legt easyJOB eine neue Version an.

Analysieren Sie die prozentuale Auslastung von Arbeitsgruppen

In der Ressourcenübersicht können Sie sich fortan die Auslastung der Mitarbeiter gesammelt nach Arbeitsgruppe ansehen. Die Summe der verplanten Stunden wird entweder als absoluter Wert oder prozentual angezeigt.

Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf

Ab sofort finden Sie das Kontextmenü via rechter Maustaste auch in der Termin-/Aufgabenliste. So können Sie den Status einer Aufgabe schneller bearbeiten. Übrigens: Die rechte Maustaste können Sie auch bei vielen Widgets auf der Startseite nutzen. Probieren Sie es einfach mal aus, zum Beispiel beim Widget „zuletzt verwendete Jobs“ oder in der „SuperSearch“. Profitieren Sie dabei vom direkten Aufruf verwandter Funktionen.

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Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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