Tag Archives: Dokumentenmanagementsystem

Pressemitteilungen

Dokumentenmanagementsystem bei Automobilzulieferer eingeführt.

DMS Software M-Files bei mittelständischem Automobilzulieferer beschleunigt Workflows und Rechnungsverarbeitung

Die metz automotive GmbH ist ein junges mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Nordbayern. Als Zulieferer der Automobilbranche ist metz auf die Herstellung von Prüflehren, Messsystemen, Werkzeugen und Prototypen spezialisiert. So werden jährlich mehr als 100.000 Bauteile wie Kopfstützen oder Blechhalterungen ausgeliefert. Aufgrund der steigenden Menge an Dokumenten und Daten wie etwa eingehenden und ausgehenden Rechnungen, entschied sich das innovative und wachsende Unternehmen Anfang 2018 dazu, M-Files als zentrales Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Information Management (EIM) einzuführen. Insbesondere die Rechnungsverarbeitung sollte mit Workflows und Freigabeprozessen effizienter gestaltet und mit DMS Funktionen ergänzt werden.

Zentrale Anforderungen
Zentrale Anforderung war die Integration in bestehenden Systemen. So sollte die ERP-Lösung TaxMetall von Vectotax angebunden werden. Des Weiteren war eine enge Integration in die MS Office Umgebung gewünscht. Metz entschied sich für eine Server-Installation, da sich der hauseigene leistungsstarke Server hierfür ideal qualifizierte. „Wir wollen Daten aus unseren Systemen wie ERP oder FiBu mit Daten aus E-Mails oder Papierdokumenten zentral zusammenführen“, so Josef Metz, Geschäftsführer der metz automotive GmbH.

M-Files mit Innovativem Workflowmanager
Bei der Entscheidung für M-Files spielte der innovative und individuelle Workflowmanager eine ausschlaggebende Rolle. Insbesondere in der digitalen Rechnungsverarbeitung stellte sich schnell heraus, dass M-Files mit effizienten Rechnungsworkflows den Wunsch nach einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung vollumfänglich erfüllen kann. Weitere Workflows zur Vertrags- und Bestellfreigabe rundeten das Anforderungsprofil ab.

ERP Integration
Die Integration der ERP-Lösung TaxMetall und die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren, Aufträge und Anfragen in M-Files war zentraler Bestandteil im Projektablauf. Sämtliche Dokumente, die in TaxMetall erstellt werden, werden in M-Files übernommen, darunter:
Kundenanfragen
Angebote
Auftragsbestätigung
Lieferscheine
Rechnungen
Bestellungen / Stornobestellungen
Lieferantenanfragen
Proformarechnungen
Korrekturrechnungen
Vorablieferscheine

„Wir können nun wie gewohnt Dokumente in unserer ERP-Anwendung erstellen und an M-Files exportieren. So nutzen wir die Funktionen von M-Files wie Workflows, mobiler Zugriff oder digitale Archivierung und steigern gleichzeitig die Akzeptanz der Mitarbeiter“.

Ausblick
Dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht über Nacht geschieht, ist sich Josef Metz bewusst: „Das ist ein Weg den man gehen muss. Mit der Digitalisierung steigt auch der Anspruch an einer erfolgreichen Zusammenarbeit, seitens der Kunden, Partner oder auch Mitarbeiter“, so Metz. Vorerst soll jedoch klein gestartet werden und nach Bedarf weiter ausgerollt werden. Hierfür eignet sich M-Files als skalierbare und zukunftsfähige DMS-Lösung ideal.
„fido hat uns im gesamten Projektverlauf kompetent geführt und gelenkt, unter stetiger Berücksichtigung unserer individuellen Wünsche und Anforderungen. Von Anfang an haben wir uns gut aufgehoben gefühlt, was bei einem solch umfangreichen Projekt wichtig ist.“

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fido bietet Digitalisierungslösungen für Unternehmen. Dies umfasst den Bereich Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Managed Print Services und Dokumentenmanagement.

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Dokumentenmanagementsystem für die Industrie

Bekuma entscheidet sich für DMS Software von M-Files

Dokumentenmanagementsystem für die Industrie

Dokumentenmanagementsystem für produkzierende Industrie

Erneut entscheidet sich ein Unternehmen aus der Industrie für das Dokumentenmanagementsystem von M-Files. Ziel war es der papierbasierten Informationsverarbeitung den Rücken zu kehren und generell das Unternehmen Schritt für Schritt weiter zu digitalisieren.

Die Bekuma Kunststofftechnik GmbH & Co.KG ist ein familien-geführtes mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Baden Württemberg. Spezialisiert auf hochwertige Kunststoffteile, setzt Bekuma mit rund 75 Mitarbeitern auf innovative Produktlösungen in der Kunststofftechnik. Bekuma repräsentiert die schwäbische Tugend und strebt nach Perfektion durch Innovation, welche Sie dazu antrieb die Digitalisierung im Unternehmen voran zu treiben.
Dadurch war es ein zentrales Anliegen Bekumas, interne Prozesse innovativer und automatisiert zu gestalten. Die Entscheidung fiel auf das Dokumentenmanagementsystem und den Anbieter fido GmbH. „Wir waren auf der Suche nach Lösungen für eine produktivere interne Datenverarbeitung. Die stetig wachsende Anzahl an Daten und Dokumenten waren in Papierform nur noch mit viel Aufwand zu handeln. Jetzt sind wir an dem Punkt, dass die immer größer werdende Ordnerflut eingedämmt und abgebaut werden muss“, so Steffen Schmidberger von Bekuma.
M-Files wird zunächst für die digitale Archivierung verwendet um die Archivierung aller Dokumente bereitzustellen. Hierbei werden alle Dokumente gescannt und archiviert. Für diesen Digitalisierungsprozess beauftragte Bekuma ein internes Team von Verantwortlichen und legte eine interne Struktur fest, welche drei unabhängige digitale Archive (Vaults) definiert. Führungskräfte, Personalabteilung und die Verwaltung des gesamten Betriebs erhielten jeweils einen Vault. So laufen Unternehmensführungs-, Personal- und Unternehmensweite Angelegenheiten unabhängig und voneinander ab, was der doppelten Absicherung von sensiblen Daten dient.

Datensicherheit wird bei M-Files groß geschrieben. So können innerhalb eines Vaults Berechtigungen zur Einsicht, Bearbeitung oder Administration der Dokumente vergeben werden, natürlich können Berechtigungstrukturen auch übernommen oder auf Rollen basierend angewendet werden. Zusätzlich hierzu können auch Berechtigungssysteme bis auf das einzelne Objekt und Dokument vergeben werden, was wiederum bei einigen Anwendungsfällen in herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen so oft nicht abgebildet werden konnte.
M-Files stellt zudem eine allumfassende revisionssichere Archivierung bereit. „Uns war wichtig, dass wir einen unabhängigen Vault für die Verwaltung bereitstellen, in dem unser Tagesgeschäft und unsere Routinen ablaufen können. In diesem Vault werden sämtliche Dokumente wie zum Beispiel der 8D-Report bei Reklamationen oder Eingangsrechnungen bearbeitet“, so Steffen Schmidberger von Bekuma der positiv anmerkt: „M-Files integriert sich nahtlos in unsere bestehende Systeme und übernahm alle relevante Daten von Kunden, Lieferanten und Produkten, dies kam uns sehr entgegen“.
M-Files bezieht sämtliche Informationen aus bestehenden Systemen wie das ERP oder CRM-System und erleichtert den Digitalisierungsprozess deutlich. Zusätzlich besteht keinerlei Risiko bezüglich des Verlusts von Daten.

Pluspunkt in Sachen Bedienbarkeit und Automatisierung
Ausschlaggebend für die Wahl von M-Files war die einfache Handhabung: „Im Vergleich zur anderen DMS Software war M-Files von Anfang an plausibel und machte den besten Eindruck. Da meine Mitarbeiter keine IT-Fachleute sind, muss ich bezüglich meiner Entscheidung die Bedienbarkeit der Software hoch ansiedeln. Sonst würde die Einführung einer solchen Software uns keinen Mehrwert schaffen“.
Die Oberfläche des Dokumentenmanagementsystems ist so intuitiv gestaltet, dass es nur wenig Schulung bedarf. Die Software lässt sich leicht bedienen, die Oberfläche ist so aufgebaut, dass sämtliche Funktionen nahezu selbsterklärend sind. M-Files verfügt zudem über ein ausgezeichnetes Videoportal zur Erklärung von komplexeren Funktionen. Zur intuitiven Bedienung trägt auch das Konzept der Metadaten bei. Dokumente werden nicht nach dem Speicherort gesucht, sondern nach dem was Sie sind (Metadaten). Somit wird ein mehrfaches Speichern von Dokumenten verhindert. Anders betrachtet: M-Files filtert anhand der Suchinformation und der Metadaten die für Sie relevanten Dokumente.
Ein weiterer Pluspunkt stellt die leicht zu erstellenden oder vorgefertigten Dokumentenvorlagen dar, welche das Produktivitätspotenzial in den Routinearbeiten um ein vielfaches steigert. „Mit der Erstellung von Vorlagen, beispielsweise in Rechnungen oder Verträge können wir Dokumente, welche ähnlich sind aber einzelne abweichende Informationen aufweisen schneller erstellen. Bei einer großen Bearbeitungsmenge ist dies eine großer Vorteil“.

Nach dem Digitalisierungsprozess ist vor der Automatisierung
„Wir müssen weiterdenken. Wir haben nicht nur die digitale Archivierung unserer Dokumente im Blick, sondern wollen eine automatisierte Bearbeitung und einen zuverlässigen Unternehmensdurchlauf einkommender Dokumente, bis sie den Weg ins digitale Archiv finden. Mit fido als Ansprechpartner sind wir diesbezüglich in besten Händen“.
Um die Routinen im Tagesgeschäft aufrecht zu erhalten ist ein effizienter Datenaustausch zwischen den Unternehmensabteilungen sinnvoll. Ein zuverlässiger Workflow von Dokumenten, Daten und Informationen ist ein relevanter Erfolgstreiber der die Produktivität um ein vielfaches steigern kann und das Tagesgeschäft bequemer gestaltet.

Intelligentes Dokumentenmanagement
Aktuell hat die vollständige Digitalisierung aller Dokumente und der Abbau der Ordnerstruktur Priorität. Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido empfiehlt hierbei, dass man einzelne Bereiche nach und nach digitalisiert und nennt die Rechnungsverarbeitung als Beispiel: „Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen umfasst einige essentielle Funktionen von M-Files, bezieht Unternehmensabteilungen ein und eignet sich ideal für die Bildung von Workflows“. Noch ist M-Files nicht 100% in das Unternehmen integriert. „Dies ist ein Prozess der zu durchlaufen ist. Man muss sich auf Veränderungen einlassen, dann entfaltet M-Files sein ganzes Potenzial“.
Bekuma ist bereit der Digitalisierung entgegenzutreten, Chancen zu nutzen und das Unternehmen voranzutreiben.

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Dokumentenmanagementsystem für die Logistik

Erfahrungsbericht von Pape Logistiks, Hamburg

Dokumentenmanagementsystem für die Logistik

Dokumentenmanagementsystem für die Logistik

Auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem befand sich das in Hamburg ansässige Speditions- und Gefahrgutunternehmenen Pape Logistics GmbH & Co.KG. Langfristig, so die Zielsetzung für das DMS System, sollten alle Prozesse in der Logistik und in der Lagerei, komplett papierlos ablaufen. Ebenso soll zukünfig viele wiederkehrende Aufgaben durch die DMS Software automatisiert werden können. Routinearbeiten, sowie das automatisierte Scannen, klassifziieren und zuordnen soll weitestgehend unterstützt ablaufen.

Die Ausgangssituation von Pape Logistik

Vor einigen Jahren wurde ein E-Mail Archivierungprogramm eingeführt. In einem weiteren Schritt wurde eine weitere Workflowsoftware eingeführt für die Schadensdokumentation und Benennung der Bilder eingesetzt, was umständlich und zeitaufwendig war. Pape Logistics hatten bereits mehrere DMS Systeme getestet, suchten aber ein System, dass in der Handhabung einfach sein sollte und alle zukünftigen Anforderungen abdeckt. So wurden zu aller erst alle Anbieter in kurzen Webdemos betrachtet. So konnten schnell die eigenen Anforderungen präzisiert werden. Darauf folgend gab es mit zwei Anbietern eine Testphase.

Jörg Truchel „An M-Files schätze ich die Administration, die vom User selbst ausgeht. Fido stellte mir sofort eine Testversion zur Verfügung und bot eine Admin-Schulung an, womit ich direkt starten konnte“.

Gründe für die Entscheidung für ein DMS System von fido

einfache Bedienung
Umfangreiches integriertes Workflowmanagement
mobiler Zugriff
hohe Anpassbarkeit
transparentes Lizenzmodell
Pape wollte viel anpassen können
Hinzu kam die Tatsache, dass fido in Workshops die Mitarbeiter befähigte, so viel wie möglich selbst anzupassen. Klares Ziel: In den nächsten 5 Jahren sollen Schritt für Schritt einzelne Prozesse bis hin zum kompletten Unternehmen digitalisiert werden.

„M-Files passt sich an unsere Strukturen an, nicht andersherum. Als die Mitarbeiter das erste Mal sahen wie einfach und unkompliziert das Scannen und automatische Archivieren geht, waren alle Zweifel verfolgen“, so Truchel.

footer-Blogartikel

Flexibles Lizenzmodell ohne Limitierungen

Da das klar definierte Ziel war, „papierlos auch in der Spedition und LKW Abfertigung zu arbeiten“, suchte Pape Logistics ein DMS System, was die Zukünftige Anforderungen schon jetzt erfüllt und auf Transparenz und Flexibilität, insbesondere bei den Folgekosten späterer Erweiterungen, setzt. Dabei spielte das unbegrenzte und flexible Lizenzmodell eine zentrale Rolle. Anfangs werden monatlich rund 3000 Dokumente digitalisiert. Mit fortschreitendem Digitalisierungsgrad wird die Zahl der zu digitalisierenden Dokumente stetig steigen. Ein einfaches Lizenzmodell, bei dem zusätzliche Nutzer lizensiert werden, ist daher die effizienteste Lösung auch für die Zukunft.

Stärken von M-Files

Der größte Nutzen von M-Files für Pape Logistics entfaltete sich nach eigenen Angaben in der Administrierbarkeit durch das Unternehmen selbst. So konnten nach entsprechenden Admin Schulungen Änderungen direkt vorgenommen werden.

Erkenntnisse und Ausblick

Das Bilderarchiv wird ebenfalls in M-Files übertragen werden
Workflows und Freigaben werden zukünftig auch per App erfolgen
Das Scannen und Erfassen von Dokumenten in das DMS System erfolgt nun automatisiert. Dadurch wurde eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern geschaffen.

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Auftrag aus Bayern

PDV liefert VIS-Suite an 6 Bezirke in Bayern

Auftrag aus Bayern

Einer der führenden E-Akte-Hersteller in Deutschland

Die PDV-Systeme GmbH hat den Auftrag erhalten, in den nächsten vier Jahren ca. 2.500 Verwaltungsarbeitsplätze in den Bezirken Oberbayern, Niederbayern, Oberfranken, Mittelfranken, Oberpfalz und Schwaben mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS-Suite auszustatten.
„Nach einem neunmonatigen EU-weiten Auswahlverfahren, bestehend aus Teilnahmewettbewerb, Ausschreibungsbeantwortung, Präsentation und Teststellung, wurde unser Produkt VIS-Suite als bestes System zur digitalen Aktenführung ausgewählt.“, erklart PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling. „Gemeinsam mit meinem Team freue ich mich riesig über diesen Auftrag. Ein derartiger Erfolg ist nur möglich, wenn die gesamte Mannschaft Überdurchschnittliches leistet.“ Und er betont: „Wir fühlen uns auch bestärkt in unserer Produktstrategie. Insbesondere die Ergonomie spielt bei uns eine herausragende Rolle. Der Anwender steht im Fokus.“
Gegenstand des Auftrags ist neben der Auslieferung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) das Customizing sowie die Wartung und Pflege des Systems. Die in den Bezirken vorhandenen und teils unterschiedlichen Fachverfahren sollen durch geeignete Schnittstellen mit dem System verbunden werden.
Die VIS-Suite besteht aus vorintegrierten Modulen, die den Kundenanforderungen entsprechend ausgewählt, angepasst und zu einer homogenen Lösung zusammengestellt werden können. Geschäftsprozesse in der Verwaltung können somit vollständig digitalisiert werden. Für die Anwender werden verschiedene Bedienoberflachen im System bereitgestellt und damit die Bedürfnisse von unterschiedlichen Nutzergruppen optimal bedient. Das neueste Produkt der VIS-Suite-Familie ist VIS-Scan. Ausgerüstet mit künstlicher Intelligenz (KI) beschleunigt die Scan-Software nicht nur die herkömmliche Posteingangsbearbeitung, sondern auch die nachfolgenden Prozesse der elektronischen Aktenführung.
Die PDV-Systeme hatte im vergangenen Jahr mit der VIS-Suite den Platin-Award der Fachzeitschrift eGovernment Computing gewonnen. Für 2017 ist sie erneut für den Preis nominiert.

Softwarehersteller für Systeme zur elektronischen Aktenführung (E-Akte)

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GoBD: Viele Anforderungen – eine Lösung

Mit der DOCBOX® entspannt ins Jahr 2017

GoBD: Viele Anforderungen - eine Lösung

Jetzt wird es ernst für alle Unternehmen, die elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme nutzen und damit für die Finanzbuchhaltung wichtige Dokumente erzeugen. Die Übergangsfrist für die Einführung der GoBD* endet am 31.12.2016. Die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen sind somit ab Januar 2017 endgültig zu beachten. Zu den wichtigsten Änderungen im Zuge der GoBD zählen die Unveränderbarkeit von Dokumenten, deren Aufbewahrung und Indizierung. Mit der DOCBOX® begegnen Sie diesen Herausforderungen mit unternehmerischer Gelassenheit.

Die DOCBOX® archiviert Ihre Daten revisionssicher
Buchungen von Eingangsrechnungen müssen ab 2017 innerhalb von acht bis zehn Tagen durchgeführt werden. Sie dürfen die Originale durch Scannen elektronisch archivieren. Hierbei muss jedoch die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet sein.
Die DOCBOX® speichert Ihre Daten sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar. Zusätzlich sparen Sie sich dadurch in Zukunft die Ablage der Dokumente in Ordnern.

Die DOCBOX® verwaltet Ihre Dokumente im Original
Ein weiterer Grundsatz der GoBD betrifft die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten im Original. Das betrifft etwa Rechnungen und Kontoauszüge, die nicht als Papierdokumente, sondern im PDF- oder Bildformat das Unternehmen erreichen.
Die DOCBOX® garantiert Ihnen auch hier eine revisionssichere Dokumentenverwaltung und -archivierung analog zur aktuellen Gesetzgebung.

Die DOCBOX® indiziert Ihre Dokumente
Die GoBD schreiben ferner vor, dass Sie Ihre Dokumente – mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen – archivieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass das elektronische Dokument während der gesamten Aufbewahrungsfrist unter dem zugeteilten Index verwaltet und vor allem auch jederzeit wiedergefunden wird.
Die DOCBOX® liest und indiziert den gesamten Dokumententext mit Hilfe der integrierten OCR-Software bereits beim Archivieren. So finden Sie später Ihre Dokumente blitzschnell schon bei der Eingabe weniger Zeichen.

Sind Sie angekommen im Zeitalter der GoBD? Feiern Sie mit der DOCBOX® entspannt ins Jahr 2017. Seit Jahren ist die DOCBOX® erfolgreich für unsere Kunden im Einsatz. Darauf können Sie sich verlassen.

DOCBOX® – Das Dokumentenmanagementsystem mit Wiederfindungsgarantie.

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

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DOCBOX®: Eine sichere Anlage

Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach investiert in die Zukunft

DOCBOX®: Eine sichere Anlage

Geldgeschäfte sind Vertrauenssache. Banken leben vom Vertrauen ihrer Kunden.
Das tägliche Geschäftsfeld umfasst ein weites Spektrum: Sparen, Kreditvergabe und Finanzierung, Wertpapierhandel, Versicherung, um nur ein paar wenige zu nennen. Jeder dieser Prozesse erfordert eine Unterschrift des Kunden und die eines oder mehrerer Sachbearbeiter/s. Und jeder einzelne Vertrag wurde bisher in einem Ordner abgelegt, mit der Folge, dass in den Bankfilialen ein immenser Platzbedarf entsteht, ganz zu schweigen von der Thematik einer revisionssicheren Aufbewahrung. Vertragsformulare kommen – salopp gesagt – schnell aus dem Computer, aber nur schwer – handschriftlich unterzeichnet – wieder dort hinein. Deshalb stellt die Verwaltung von großen Datenbeständen, für Banken eine ständig wachsende Herausforderung dar. Dokumentenmanagementsysteme für die elektronische Archivierung sind heutzutage in der Bankenwirtschaft existenziell.

Die DOCBOX® schafft Revisionssicherheit
Durch die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems DOCBOX® www.docbox.eu hat die Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach ihre Prozesse so optimiert, dass das Risikomanagement des Unternehmens bestmöglich unterstützt wird. Jetzt werden alle Vorgänge zentral als Original eingescannt. So erhält jeder Kunde eine individuelle digitale Akte, in der alle relevanten Informationen revisionssicher hinterlegt sind. Alle Dokumente sind damit unveränderbar. Durch die gezielte Suche nach den Dokumentennamen sind sie jederzeit schnell wiederauffindbar. Vergleichbar einer Suchmaschine im Internet sind die Dokumente natürlich auch über die Eingabe weniger Zeichen zu finden, wofür die integrierte OCR-Software verantwortlich zeichnet. Dicke Aktenordner gehören der Vergangenheit an. „Mehr als 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den verschiedensten Abteilungen wenden nun die DOCBOX® im Tagesgeschäft an“, so IT-Verantwortlicher Toni Zeiner.

Raiffeisenbank drückt Stempel auf
Mit der Nutzung des DOCBOX® Stempel-Moduls schafft die Raiffeisenbank Sicherheit. Darauf können sich die Kunden verlassen. Mit dem Modul setzt die Bank Stempel auf ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente. Wie früher per Hand, als die Verträge noch im Ordner abgelegt wurden. Nur eben jetzt mit selbst kreierten elektronischen Stempeln. Absolut sicher und nachhaltig. „Seriöse Beratung, Zuverlässigkeit und Verantwortung stehen im Mittelpunkt des täglichen Bankgeschäfts. Diese Stärken spielen wir mit der DOCBOX® voll aus“, resümiert Zeiner.

Zusammengefasst hat der Einsatz der DOCBOX® zwei entscheidende Vorteile für die Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach: Er mildert den immensen regulatorischen Druck auf IT sowie Fachabteilungen des Bankinstituts und er verschafft dem Bankhaus zusätzliche Wettbewerbsvorteile.

Zum Unternehmen: Die Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach eG betreibt neun Geschäftsstellen, hat über 12.000 Mitglieder und verfügt über eine Bilanzsumme von knapp 372 Mio. Euro.

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sykasoft und DOCBOX® schließen strategische Allianz

sykasoft und DOCBOX® schließen strategische Allianz

sykasoft und DOCBOX® schließen strategische Allianz

Wenn zwei erfolgreiche Systemhäuser kooperieren, dann profitieren vor allem die Kunden. Durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems DOCBOX® in die Branchen-Software sykasoft haben sich für die Anwender unschlagbare Synergieeffekte ergeben. Die Software, die den Betrieb organisiert, trifft auf die Suchmaschine für Dokumente.

sykasoft – Der Branchenprimus
Mit der Branchensoftware sykasoft www.sykasoft.de steht Handwerksbetrieben seit Jahren ein hoch effizientes Instrument zur Verfügung. Die Programm-Module decken alle kaufmännischen Arbeitsabläufe im Betrieb ab und vereinfachen so für die Unternehmer tägliche Routinearbeiten. Ob Auftragsbearbeitung, Kalkulation, Kundendienst-Organisation, Planung, Ausführung, Abrechnung oder Auswertung – sykasoft ist der starke Partner des Handwerks.

Software, die den Betrieb organisiert
Mit sykasoft verwalten Betriebe komfortabel ihre Stammdaten. Eine leistungsstarke Projektabwicklung sowie eine flexible Kalkulation garantieren effiziente Arbeitsprozesse. sykasoft unterstützt bei der Organisation des Kundendienstes – ob im Büro oder unterwegs. Zahlungsverkehr und Finanzen haben Unternehmen mit sykasoft immer im Blick. Zahlreiche Zusatzmodule machen sykasoft flexibel und für die Anforderungen des Kunden erweiterbar.

DOCBOX® – Die Suchmaschine für Dokumente
Über 12.000 Anwender vertrauen bereits der Dokumentenmanagement-Software aus dem Hause aktivweb www.docbox.eu Das Funktionsprinzip ist so einfach wie genial. Und es ist vor allem anwenderfreundlich. Die Nutzer scannen Dokumente ein und senden diese an die DOCBOX®. Der DOCBOX® Direktdrucker erlaubt die vollautomatische revisionssichere Archivierung von Dokumenten sowie von E-Mails. Die Drag-&-Drop-Funktion ermöglicht die schnelle und einfache Ablage von PDF-Dokumenten oder Ordnern per Mausklick. Von jedem Arbeitsplatz aus kann per Internetbrowser nach den Dokumenten gesucht werden. Mit der DOCBOX® sparen Betriebe Zeit, Geld, Papier und Raum.

Einlegen, Ablegen, Wiederfinden, Workflow
Die DOCBOX® bietet Unternehmen einen aktiven Aktenschrank. Effizient, blitzschnell, revisionssicher und einfach. Die DOCBOX® befreit von täglich anfallenden Papierbergen. Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Die DOCBOX® speichert Dokumente sicher, unverändert, vollständig ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar. Und die Software ist schnell und einfach zu installieren sowie anzuwenden.

Gemeinsam besser. Besser gemeinsam.
Unter diesem Motto steht die Kooperation von sykasoft und DOCBOX®. Gemeinsam besser für unsere Kunden. sykasoft implementiert die DOCBOX®. Alle Arbeitsabläufe werden jetzt vereinfacht, Dokumente automatisch archiviert. Mit sykasoft und der DOCBOX® immer einen Schritt voraus. In diesem Sinne freuen wir uns auf den gemeinsamen Weg: bis hierher und noch viel weiter.

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Papier und Daten sicher archivieren

Mit der preisgünstigen ecoDMS Archivlösung können Papierdokumente eingescannt und anschließend zusammen mit beliebigen Dateien sicher in einem digitalen Archiv gespeichert werden.

Papier und Daten sicher archivieren

Papier und beliebige, digitale Dateien einfach, sicher und günstig archivieren mit ecoDMS

Aachen, im März 2016. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS kann die Archivierung, Aufbewahrung, Verwaltung und das Wiederfinden von Papierdokumenten und beliebigen digitalen Dateien einfach, sicher und günstig realisiert werden.

ecoDMS zählt zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Tausende Benutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und eine einfache Bedienung, ein faires Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung. Der erschwingliche Preis von 49 Euro pro Lizenz ist in der Branche einzigartig. Für Privatleute ist die Nutzung sogar mit eingeschränkter Funktionalität kostenfrei.

Das System ist leicht zu verstehen und kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden. Beinahe jedes Dateiformat kann in ecoDMS archiviert werden. Dokumente, die beispielsweise auf dem Computer gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop in den ecoDMS Client gezogen und dann entsprechend zugeordnet werden. Alle Dokumente, die bei der Archivierung anhand einer Klassifizierungsvorlage erkannt werden, können sogar automatisch vorklassifiziert werden.

Die Ablage von Papierdokumenten ist mit ecoDMS ebenfalls bequem und einfach möglich. Der Posteingang muss lediglich mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann über das Scanprogramm ecoICE klassifiziert und archiviert werden. Über die Klassifizierung können für jedes Dokument die Dokumentenart, der Ordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben werden. Für eingescannte Dokumente besteht darüber hinaus die Möglichkeit einer Dunkelverarbeitung. In diesem Fall können Dokumente, ohne das Zutun eines Benutzers, automatisch nach dem Scannen klassifiziert und archiviert werden. Die Dokumente werden dann direkt nach dem Scannen im Archiv abgelegt.

ecoDMS verfügt über verschiedene Such- und Filterfunktionen. Diese machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Dateien und Informationen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Es sind beispielsweise Suchanfragen mit Hilfe der Volltexterkennung, innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen möglich.

Die ecoDMS Vollversion bietet alles, was ein DMS ausmacht: Ein Programm zur Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, die eigentliche DMS Oberfläche mit einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung, Plug-ins für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook, ein PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen, zahlreiche Suchfunktionen, eine integrierte und voll automatische OCR Volltextindizierung, eine Versionsverwaltung, umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Anbindungen zu Active Directory und LDAP und vieles mehr.

Wer sich für die Software interessiert, kann diese 30 Tage lang als Demoversion testen. Die Komponenten der Demo- und Vollversion sind identisch. Durch Einspielen einer Lizenz wird die Vollversion aktiviert. Die Lizenz kann im Onlineshop unter www.ecodms.de erworben werden. Auf der Webseite können darüber hinaus ausführliche Dokumentationen und Produktinformationen als Text und Video abgerufen werden.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die Aachener Firma das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System zur datenbankgestützten Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Die Software ist ein Client-Server-System. ecoDMS wird zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen Daten und Informationen genutzt. Die ecoDMS GmbH zeichnet ein hohes Maß an Qualität und Service aus. Jung, modern und voller Tatendrang eröffnet die Software Firma mit ecoDMS neue Wege bei der Dokumentenarchivierung. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden.

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foxdox von d.velop empfohlen für die Digitalisierung von Personalmanagements-Prozessen

foxdox von d.velop empfohlen für die Digitalisierung von Personalmanagements-Prozessen

(Mynewsdesk) Das cloud-basierte Dokumentenmanagement-System foxdox von d.velop wird im Social Business Vendor Benchmark 2015 als „Social Business Leader“ ausgezeichnet

In Verwaltungen und deutschen Unternehmen wächst zusehends der Druck auf die Personalabteilungen zur Modernisierung und Anpassung, um die anstehenden Geschäftsprozesse zeitgemäß abzubilden und kostensparend zu bewältigen. Die Digitalisierung manueller, bislang papierbasierter, Vorgänge ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Aus Gründen der Einfachheit und der geringen Installations- und Folgekosten, bieten sich zu diesem Zweck leichte, cloud-basierte Lösungen an, welche keinerlei lokalen Aufwände für den Systembetrieb sowie unverzügliches, produktives Arbeiten versprechen.Viele Fragen gibt es dabei zum Aspekt der zur Datensicherheit, da ein unberechtigter Zugriff Dritter auf vertrauliche Personaldaten jederzeit ausgeschlossen sein muss.

Der „Social Business Vendor Benchmark“ des deutschen Analystenhauses Experton bewertet in diesem Zusammenhang regelmäßig Softwarelösungen, welche einfaches Arbeiten ermöglichen, auf der anderen Seite aber allen Unternehmensstandards rund um den einfachen Betrieb und der Sicherheit gerecht werden.

Erneut wurde dabei 2015 die Produktlinie „foxdox“ von d.velop sehr positiv bewertet und konnte sich unter den Top 5 Anbietern positionieren, – und das vor namhaften Unternehmen wie Dropbox oder Google.

Mit dem Know-how und dem Portfolio der d.velop Gruppe im Hintergrund, bewerteten die Fachleute der Experton die Lösung als “Garant zur Sicherstellung aktueller Herausforderungen und der nötigen Wandlungsfähigkeit im Kontext der Digitalisierung von Geschäftsprozessen“.

foxdox bietet den Personalabteilungen Anwenderfreundlichkeit und Skalierbarkeit sowie einem hohen Maß an Sicherheit durch die Bereitstellung in deutschen Rechenzentren und die strikte Einhaltung deutscher Datenschutzbestimmungen.

„d.velop foxdox bildet die Brücke vom leichtgewichtigem File-Sharing zu einerseits anspruchsvollem Enterprise Content Management sowie andererseits zu verschiedensten Collaborations-Plattformen für die Digitalisierung von Fachverfahren und Prozessen. In Summe bietet d.velop somit ein komplettes Portfolio für das Social ECM, “ lautet die Aussage von Heiko Henkes, Manager Advisor der Experton Group AG.

In Summe erhält ein Unternehmen durch foxdox eine sichere Infrastruktur zum Austausch und zur Ablage von Dokumenten. Auch und speziell über Unternehmensgrenzen hinaus können Dokumente beliebiger Art rechtskonform und sicher verschlüsselt auf rein deutschen Servern für die User transportiert und archiviert werden.

foxdox vom 16.-20. März auf der CeBIT 2015: d.velop, Halle 3, Stand H20

Kontakt:

d.velop business services GmbH

Andreas Viersbach

Handelsregister Coesfeld: HRB 11782

USt.IdNr: DE222474471

Schildarpstraße 6-8

48712 Gescher

Telefon: +49 (0) 2542 9307-0

Fax: +49 (0) 2542 9307-20

Mailkontakt: support@foxdox.de

Webseite: http://www.foxdox.de

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Frank-Michael Preuss
Mendelssohnstrasse 7
30173 Hannover
0511471637
info@fmpreuss.de
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Pressemitteilungen

foxdox – Dokumentenverwaltung made in Germany

(Mynewsdesk) foxdox ist ein internetbasiertes System für ein effizientes Dokumentenmanagement, das alle Aufgaben einer modernen Dokumentverwaltung online übernimmt und dabei ausschließlich deutsche Server verwendet.

Professioneller Daten- und Content-Austausch nehmen im täglichen Arbeitsleben eine tragende Rolle ein. Jegliche Form von Unternehmensaktivitäten ist auf den sicheren und reibungslosen digitalen Austausch von Informationen aller Art angewiesen. Ohne ausgelagerte Speichermedien ist das heute nicht mehr denkbar. Aber auch im privaten Bereich ist es selbstverständlich geworden, Datenspeicher in der Cloud zu nutzen, um beispielsweise Texte, Fotos und Videos zu managen und mit anderen zu teilen. Das funktioniert klassisch am Desktop, aber auch mobil mit dem Zugriff über Web, Smartphone und Tablet.

Mit foxdox hat die d.velop business services GmbH ein System geschaffen, das die Vorteile einer Online-Plattform bietet, ohne dabei die Nachteile einer reinen Massenmarkt-Cloud in Kauf nehmen zu müssen. Innerhalb des eigenen Accounts kann der foxdox-Nutzer seine Dokumente, Fotos und Videos verwalten, teilen und recherchieren – und hat dabei jederzeit die volle Kontrolle über seine Dokumente.

Was macht foxdox im Marktvergleich so interessant?

Daten bei foxdox werden nicht einfach irgendwohin ausgelagert – alles spielt sich auf deutschen Datenservern unter Einhaltung deutscher Datenschutz-Richtlinien ab. Auch komplexe Verschlüsselungsmethoden garantieren den hochsicheren Austausch von Dokumenten und Daten aller Art. Dabei bleiben im Gegensatz zu vielen Massenmarktanbietern die Eigentumsrechte an den Daten und Dokumenten zu 100% bei den Nutzern.

Zahlreiche Features runden Funktionalität und Bedienkomfort ab, z.B. Volltextsuche, individuelle Freigaben an Personen und Gruppen, eigenes Anlegen und Definieren von Ordnern und Dokumententypen. Dadurch wird auch ein gezieltes Zustellen von Dokumenten an definierte Empfängerkreise möglich.

Für wen ist foxdox gedacht?

Viele Unternehmen gehen verstärkt neue Wege, wenn es um die bestehende Datenkommunikation geht. Das vollständig papierlose Büro wird vielleicht Fiktion bleiben, jedoch können zahlreiche Arbeitsprozesse durch ein zeitgemäßes Dokumentmanagement vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt werden – und nebenbei können dabei Kosten und wertvolle Ressourcen deutlich eingespart werden. Das gilt beispielsweise für öffentliche Verwaltungen, Versorger und Unternehmen des Gesundheitswesens, aber eigentlich für alle Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren wollen.

Auch Privatpersonen profitieren von foxdox. Denn der Ruf nach Sicherheit ist groß geworden. Für den Schutz der persönlichen Daten sieht die Mehrheit der deutschen Bevölkerung (65 Prozent) sich in erster Linie selbst in der Verantwortung. Lediglich neun Prozent der Deutschen machen für den Schutz der persönlichen Daten die Softwareanbieter verantwortlich. (Auseiner aktuelle Studie des Marktforschungsinstituts nhi²). Diese Verantwortung übernimmt foxdox und sorgt für ein sicheres und komfortables Dokumentenmanagement.

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Telefon: +49 (0) 2542 9307-0

Fax: +49 (0) 2561 979989-102

Mailkontakt: support@foxdox.de

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