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Digitalisierung und elektronische Archivierung schnell, einfach und günstig

Mit dem Dokumentenarchiv ecoDMS und dem E-Mailarchiv ecoMAILZ können alle Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher, kostengünstig und gesetzeskonform in elektronischen Archiven gespeichert werden.

Aachen, im Februar 2019. Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet erstklassige Archivierungssoftware zu fairen Preisen an. Unternehmen und Privatleute können mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ und dem E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ jegliche Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher und gesetzeskonform in elektronischen Archiven speichern. Das günstige Lizenzmodell macht den Einsatz dieser Software für jedermann möglich. Mit einem Lizenzpreis von einmalig 89 Euro pro gleichzeitiger Verbindung für das ecoDMS Archiv und 49 Euro pro Benutzer für ecoMAILZ sind die Produkte der Aachener Spitzenreiter der günstigen Archivsysteme. Die Produkte können unabhängig voneinander erworben und eingesetzt werden.

Elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS
Die elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS ist mehr als nur die revisionskonforme, langfristige Aufbewahrung von Informationen. ecoDMS bietet einen unternehmensweiten, plattform- und standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente, Informationen und Daten. In Sekundenschnelle können ein- und ausgehende Dokumente im Archivsystem abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden. Die Zuordnung neuer Dokumente kann ecoDMS automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen vornehmen. Das ecoDMS Archiv verwaltet sämtliche Informationen, die digital vorliegen oder ins elektronische Format überführt werden können. Dazu zählen Rechnungen, Verträge, Anschreiben, Kontoauszüge, Tabellen, Anschreiben, Multimedia-Dateien, Zeichnungen, Bestellungen, Notizen und vieles mehr. Die Metadaten, Klassifizierungen und Inhalte jeder einzelnen Datei bilden die Basis für ein rasches Wiederfinden. Hierzu bietet ecoDMS intelligente Suchfunktionen, darunter eine Volltextsuche. Der Volltextindex wird automatisch mit der Archivierung einer Datei vom Archivsystem im Hintergrund erzeugt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche andere Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten im System. In einer Dokumentenvorschau können die Suchergebnisse bequem angesehen werden. Zugriff auf die Datenbank und somit auf das gesamte Archivsystem erhält man via Desktop Client am Computer und via Web Client über den Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Das System erfüllt die Anforderungen eines Dokumentenarchivs voll und ganz Neben den vielen Archivierungsmöglichkeiten und Suchfunktionen bietet ecoDMS den vollen Luxus. Angefangen von einer integrierten Versionsverwaltung, Versand- und Exportfunktionen, einem virtuellen Clipboard zum Bündeln von Dokumenten, über einen flexiblen Einstellungsdialog zum Abbilden eigener Strukturen und Dokumentenarten, bis hin zu einem eingebauten Notizblock, einem automatischen Wiedervorlagesystem, einer lückenlosen Protokollierungen aller Abläufe mittels Historie, Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird und einem PDF/A-Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Das System arbeitet revisionskonform. Dabei werden die Regeln und Anforderungen der DSGVO und GoBD zeitgemäß eingehalten und erfüllt. Für Privatleute ist die Software als leicht eingeschränkte Free4Three dauerhaft kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion wird einmalig bezahlt und ist dann zeitlich unbeschränkt für die erworbene ecoDMS Version gültig.

Automatische E-Mailarchivierung mit ecoMAILZ
Das E-Mailarchiv ecoMAILZ dient der langfristigen, gesetzeskonformen und voll automatischen Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. ecoMAILZ ruft alle E-Mails direkt am Mailserver ab und legt sie anschließend selbstständig im Mailarchiv ab. Das zweistufige Archivierungskonzept dieser Software eröffnet den Anwendern ganz neue Möglichkeiten bei der E-Mailarchivierung. Gleichzeitig wird die Privatsphäre geschützt. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Über einen Web Client erhält man am Computer, Smartphone und Tablet standortunabhängigen Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Auch die gesamte Administration und Einrichtung erfolgt bequem und einfach über den Web Client. Über die integrierte Volltextsuche sind benötigte E-Mails schnell abrufbar. ecoMAILZ arbeitet gesetzeskonform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Optional kann ecoMAILZ an das Dokumentenarchiv ecoDMS angeschlossen werden. Hierzu gibt es ein Plugin, welches fester Bestandteil dieser Archivlösung ist. Auch für MS Outlook und Thunderbird sind eigene Plugin enthalten. So kann der Archivierungsstatus direkt im Mailclient überwacht werden. Die Software kann kostenlos mit bis zu 3.000 E-Mails getestet werden. Im Preis der Vollversion inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es auf der Internetseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Salierallee 18a
52066 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

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Quick, Easy and Low-Cost Digitalisation and Electronic Archiving

The ecoDMS document archive and the ecoMAILZ email archive allow long-term, secure, low-cost and legally conform storage of all documents, files and emails in electronic archives.

Aachen, February 2019. ecoDMS GmbH from Aachen offers first class archiving software at fair prices. Companies and private individuals alike can use the „ecoDMS“ document archive and the „ecoMAILZ“ email archive for the long-term, legally conform storage of all documents, files and emails. Given the extremely fair licensing model, everyone can use this software. At a one-off license fee of 89 Euro per simultaneous connection for ecoDMS Archive and 49 Euro per user for ecoMAILZ, the products of the Aachen-based company are top of the low-cost archiving systems. The products can be purchased and used as a standalone solution.

Electronic Document Archiving with ecoDMS
Electronic document archiving with ecoDMS is more than just audit-compliant, long-term archiving of data. ecoDMS offers cross-company, cross-platform and cross-location access to all documents, information and data. Within seconds users can store, manage and retrieve incoming and outgoing documents in the archiving system. ecoDMS automatically allocates new documents based on classification templates. ecoDMS Archive manages all information that is available as or can be converted to a digital format. This includes invoices, contracts, cover letters, account statements, tables, multimedia files, drawings, orders, notes and much more. The metadata, classifications and contents of each file provide the necessary information for quick retrieval. To do so, ecoDMS offers intelligent search functions, including a full-text search. The archiving system automatically creates a full-text index when a file is archived. The system also has many more search and filter functions. A document preview allows the viewing of search results. The desktop client and the web client enable access to the database and the entire archiving system from a PC, smart phone and tablet. The system fulfils all requirements of a document archive. Apart from the many archiving and search functions, ecoDMS offers plenty more luxurious features. ecoDMS leaves nothing to be desired: It includes integrated version management, sending and exporting functions, a virtual clipboard for bundling documents, a flexible settings dialogue box where users can map their own structures and document types, an integrated notepad, an automatic resubmission system, gapless logging using a history, plugins for MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook and Thunderbird and a PDF/A printer for archiving from all printable third-party applications. The system processes are compliant with auditing standards. It complies with and fulfils the rules and requirements of the GDPR and the Generally Accepted Principles of Computerised Accounting Systems in Germany. For private individuals the software is available for free in a slightly restricted Free4Three version. A license of the full version of a purchased ecoDMS version is paid for once and is then valid for an unlimited period.

Automatic Email Archiving with ecoMAILZ
The ecoMAILZ email archive is designed for long-term, legally compliant and fully automatic archiving of incoming and outgoing emails. ecoMAILZ retrieves all emails directly from the mail server and automatically stores them in the mail archive. The two-step archiving concept of this software opens new possibilities for archiving emails. At the same time, it ensures that privacy is protected. The software is quick to install and easy to operate. The web client enables access to all archived emails from any location with a computer, smart phone and tablet. The entire administration and setup is comfortable and easy through the web client. The integrated full-text search allows quick retrieval of emails. ecoMAILZ is legally compliant and fulfils the requirements of the GDPR. Optionally, ecoMAILZ can be connected with the ecoDMS document archive. This requires a plugin which is integrated in the archiving solution. The solution also contains plugins for MS Outlook and Thunderbird to monitor the archiving status in the mail client. The software can be tested for free with up to 3,000 emails. The fee for the full version includes updates and upgrades over a period of 24 months. A user can archive and use several email accounts.

For this and more information, visit the ecoDMS GmbH website at https://www.ecodms.de

ecoDMS GmbH, based in Aachen, North Rhine-Westphalia (Germany), offers archiving software for private users, SMEs and large corporations. With a unique development and pricing model, ecoDMS GmbH stands out among the numerous competitors. The environmentally friendly use of a modern sales channel without requiring data carriers and postal delivery and no third-party licences enables sensationally fair prices. The price for the archiving system including full-text recognition and all plugins is unique.

The creation of ecoDMS began in 2004 with planning and implementing a software for digitally processing incoming emails for a large customer of applord GmbH. Based on the many years of experience in the field of document archiving and workflow, applord GmbH successfully implemented this project and developed the ecoDMS Server. This ecoDMS Server today forms the foundation of the ecoDMS archiving software.

The large interest in the software and a steadily growing customer base led to the foundation of ecoDMS GmbH. On 1 October 2014, managing directors Michael Schmitz and Helge Lühmann founded ecoDMS GmbH in Aachen as a new pillar of applord Holding Europe. All distribution rights of the „ecoDMS Archive“ software package were transferred from applord GmbH to ecoDMS GmbH. Already, the IT company has thousands of satisfied users all over Europe. More than half of those are business clients spanning all kinds of industries and company sizes.

Together with applord, appecon and applord Information Technologies, ecoDMS forms the strong service partnership of applord Holding Europe GmbH. The company locations in Germany and Austria operate across Europe. The applord group stands for state-of-the-art, sophisticated IT. applord group combines a broad product and services spectrum from the development of custom software solutions to standardised software applications and managing large IT projects.

ecoDMS sells its products through the internet. With just a few mouse-clicks, customers can purchase licences and support in the online shop. The software is immediately dispatched environmentally friendly via e-mail. Prior to purchasing, prospective users can always refer to the manufacturer’s website for detailed information. All sales, price and product information are downloadable. The manuals describe in detail the installation steps, settings and functions of the products. Moreover, there are free videos and a demo version.

Contact
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Salierallee 18a
52066 Aachen
Phone: 0049 241 47572 01
E-Mail: news@ecodms.de
Url: https://www.ecodms.de

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Mobiler Zugriff auf Unternehmens-Kontakte.

Jetzt DSGVO-Konform & mit höchster Usability.

Weltweit einzigartige Entwicklung schützt Kontakte vor Zugriff durch Messenger-Dienste – datenschutzkonforme Kommunikation – Beliebter Instant-Messenger jetzt problemlos auch dienstlich nutzbar – Private und dienstliche Kontakte separat verwalten mit funktionierender Rufnummeridentifikation – Komfortable Anwendung und Konfigurierungsmöglichkeiten für Unternehmen.

Kleine App, große Sicherheit: Das in Karlsruhe beheimatete Unternehmen Mobile Box – App Consulting hat seine App SecureContact X Business auf den Markt gebracht. Diese ermöglicht eine datenschutzkonforme, sichere Nutzung von WhatsApp sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld unter iOS. Das Besondere daran: Die Identifikation eingehender Anrufe funktioniert – anders als bei bestehenden Lösungen – einwandfrei.

Das Verwalten von Kontakten in einer separaten Containerlösung wird von vielen Anbietern angeboten. Dabei setzen diese Container nur auf die persönlichen Kontakte des Anwenders. Mit der neuesten Lösung SecureContact Business – einer übergreifenden App – können erstmals Kontakte aus verschiedenen Quellen, wie CRM Systemen, CardDav, Mailservern und persönlichen Adressbüchern zusammengefasst verfügbar gemacht werden.

SecureContact X Business ist dabei die einzige Lösung, die es Ihnen erlaubt, auch Ihre globale Adressliste abgesichert offline verfügbar zu machen (Voraussetzung: Exchange >=2013 oder Microsoft Office 365). Ihre Mitarbeiter erkennen nun bei jedem Anruf, wer sie aus der Firma anruft.

Weitere Features sind eine gezielte Sperre dienstlicher Kontakte im Urlaubsmodus und die Möglichkeit den Zugriff auf die Daten per PIN zu schützen.

Eine solche Vorgehensweise ist nötig, da heute Geschäftskontakte häufig per WhatsApp abgewickelt werden. Projekt-, Arbeitsgruppen- oder themenbezogene Kontaktdaten werden unter iOS neben privaten Kontaktdaten gespeichert. Das bedeutet, dass sie komplett in Messenger-Dienste, Social-Media-Apps und andere Services eingelesen, ins Internet übertragen und weiterverarbeitet werden können.

Privatleute sollten – Unternehmen müssen zwingend aktiv werden und die Daten im Adressbuch schützen. Und das aus mehreren Gründen: So entschied im Juni 2017 das Amtsgerichtes Bad Hersfeld (Az. F 111/17 EASO), dass allein die Nutzung von WhatsApp gegen das deutsche Datenschutzrecht verstößt. Begründet wurde das Urteil unter anderem damit, dass die App sämtliche Kontaktdaten aus den Smartphones der Nutzer an die WhatsApp Inc. weiterleitet ohne jedoch die ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen einzuholen. Der zweite Grund: Seit Mai 2018 trat die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Dadurch wurde das Datenschutzrecht EU-weit vereinheitlicht, was unter anderem eine erweiterte Haftung der Geschäftsleitung von Unternehmen nach sich zieht. Darüber hinaus erhöhen sich die Bußgelder deutlich.

Dank der tiefen Integration in iOS sind Ihre Kontakte so nicht nur sicher, Sie erhalten auch eine Anruferidentifikation bei eingehenden Anrufen. Dank der SecureContact Tastatur sind Ihre Kontakte in jeder App nur eine Finger – Geste entfernt. Sie können damit einfach und bedarfsgerecht in anderen Apps genutzt werden. Dabei unterstützt SecureContact X Business bereits heute eine Menge an Drittherstellern.

SecureContact X Business hat es sich zur Aufgabe gemacht, alle notwendigen Verarbeitungen in der App selbst zu vollziehen. Sie können z.B. direkt mit einem Server wie Microsoft Exchange kommunizieren. Haben Sie ein anderes System für Ihre Kontakte im Einsatz, können Sie dieses (aktuell) per SecureToolbox (Batch) anbinden. Fragen Sie uns nach weiteren Informationen.

Setzen Firmen auf eine eigene App Entwicklung, lässt sich SecureContact X Business darin integrieren. Sie erhalten durch so genannte **xCallBacks** – nach entsprechender Freischaltung – die Möglichkeit mit Ihren Apps auf die Daten in SecureContact zuzugreifen. So können Sie z.B. Ihren Workforce Mitarbeitern direkt die Kontaktdaten zu einem Workforce-Auftrag anzeigen. Die notwendige API gibt die MobileBox bei entsprechenden Anfragen an bestehende Kunden gerne weiter.

Die Verwaltung der App per MDM (AppConfig) wird mit SecureContact X Business um eine sichere und flexible Remote-Konfiguration für BYOD Geräte erweitert. Diese neue optional verfügbare SecureConfigurationCloud ermöglicht es Firmen jeder Größe die SecureContact X Business abgesichert und vollständig automatisch konfiguriert einzusetzen – auch dann, wenn das jeweilige Gerät keinem MDM untersteht. SecureContact X Business kann daher sowohl auf firmeneigenen als auch auf privaten Geräten hoch flexibel eingerichtet und verwaltet werden.

Feature: Datenschutz und -sicherheit
– Security by Design
– Höchster Datenschutz & DSGVO-Konfromität
– Support für PIN / TouchID / FaceID
– AppConfig via MDM und/oder SecureConfiguration Cloud
– Support für Basic, NTLM und Kerberos, sowie VPN Support durch iOS

Feature: Produktivitätssteigerung
– bedarfsgerecht auf Kontakte aus unterschiedlichen Quellen (CardDav, Exchange, …) zugreifen
– Anruferidentifikation bei eingehenden Anrufen
– Urlaubsmodus
– Integration in Drittanbieter Apps
– direkte Anbindung diverser VoIP, eMail und Messenger Apps
– Unterstützung von MDM bzw. dessen Abwesenheit

Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten unter : https://www.mobilebox-consuting.de

Hinweis: Microsoft Office 365, Outlook.com sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern.

Wir haben uns zur Aufgabe gestellt, Ihnen die Potentiale mobiler Geräte in Ihren Geschäftsprozessen näher zu bringen.
Wir unterstützten bei Konzeption, Erstellung und Einführung.

Zusätzlich bieten wir ein breites App-Spektrum an, damit Sie im Umgang mit Ihren Kontakten auf der sicheren Seite sind.

Egal ob OnPremis, Office 365 oder über unsere Cloud-Lösung. Ihre Kontakte gehören Ihnen, Sie werden mit unseren Apps in die Lage versetzt, mit diesen eigenverantwortlich umzugehen.

Dabei stellen unsere Produkte eine am Markt bisher nicht abgedeckte Möglichkeit zur Verfügung, erkundigen Sie sich selbst…

Firmenkontakt
Mobile Box – App Consulting UG
Mark Zimmermann
Augustenburgstrasse 88
76229 Karlsruhe
015152458996
Info@mobilebox-consulting.de
http://www.mobilebox-consulting.de

Pressekontakt
Mobile Box – App Consulting UG
mark Zimmermann
Augustenburgstrasse 88
76229 Karlsruhe
015152458996
Mark_zimmermann@mac.com
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Sichere Firmware bei USB-Sticks, so funktioniert der Schutz vor BadUSB

Kanguru liefert weltweit die einzigen BadUSB sicheren USB-Sticks mit Schreibschutz und Seriennummer

OPTIMAL, exklusiver Distributor von Kanguru, liefert den weltweit ersten USB-Stick 3.0, der durch Signatur und sichere Firmware vor BadUSB-Attacken schützt. Der Kanguru FlashTrust ist für sicherheitsbewusste Anwender und Organisationen eine einfache Alternative zu hardware-verschlüsselten USB-Stick’s. Der FlashTrust verfügt zudem über einen physischen Schreibschutz.

BadUSB Angriff auf USB-Sticks

Der amerikanische Hersteller Kanguru reagiert mit Kanguru FlashTrust auf die sogenannten BadUSB-Attacken: Ihre Firmware kann nicht unauthorisiert geändert werden und ist dadurch nicht angreifbar. Im August 2014 war auf der BlackHat-Konferenz in Las Vegas eine neue Klasse von Angriffen vorgestellt worden, die von manipulierten USB-Geräten ausgeht. Die Firmware auf Sticks, Smartphones und Tastaturen wird dabei verändert, um Kriminellen den Zugang zu fremden Computern zu ermöglichen, damit sie Zugang zu Passwörtern oder anderen sensiblen Daten erlangen.

Lösung

„Kanguru FlashTrust ist der erste USB-Stick, der nicht hardware-verschlüsselt und dennoch vor BadUSB-Attacken sicher ist“, erklärt Bert Rheinbach, Geschäftsführer von OPTIMAL System-Beratung. „Mit RSA-2048 Bit digital signiert und mit sicherer Firmware macht er Verbraucher und Unternehmen immun gegen das Risiko potentieller Angriffe.“

Weitere Lösungen

Im Zuge der EU-DSGVO, die am 25. Mai in Kraft trat, können sensible Daten auch auf Kanguru Defender USB-Sticks gesichert werden. Diese USB-Stick’s sind hardwareverschlüsselt und besitzen verschiedene Zertifizierungen. Unter anderem auch die höchstmögliche Zertifzierung: eine BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) Zertifizierung. Kanguru Defender USB-Sticks zählen zu den schnellsten und sichersten USB-Stick’s am Markt.

Weiterführende Links:

Webseite der OPTIMAL: optimal.de

Weitere Informationen zum FlashTrust: Kanguru FlashTrust

Weitere Informationen zu BSI zertifizierten USB-Sticks: BSI USB-Sticks

ONLINE-Shop: shop.optimal.de

Flash-Trust im Shop: FlashTrust im Shop

OPTIMAL System-Beratung ist ein IT-Systemhaus mit den Schwerpunkten Sicherheit und Client Management. OPTIMAL findet einfache Lösungen für komplizierte Anforderungen in IT-Management und Systemadministration, dabei entwickelt das Systemhaus eigene Produkte oder erweitert und verbessert vorhandene Lösungen. www.optimal.de

In Deutschland und Österreich sowie den deutschsprachigen Bereichen der Schweiz und Italiens beliefert OPTIMAL System-Beratung die Anwender entweder direkt oder mit Hilfe seiner vielen Partner. Als Teil eines weltweiten Distributionsnetzes ist OPTIMAL ständig auf der Suche nach innovativen Produkten. Die Aachener Systemberatung ist Mitglied im Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW).

Kontakt
OPTIMAL System-Beratung GmbH & Co KG
Bert Rheinbach
Dennewartstrasse 27
52068 Aachen
+49 241 531088 250
info@optimal.de
http://www.optimal.de

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Sensible Daten auf USB-Sticks speichern (BasedOn BSI Software/Hardware) nach DSGVO

Sensible Daten auf hardwareverschlüsselten USB-Sticks mit aufgedruckter Seriennummer und physischem Schreibschutz speichern.

Die OPTIMAL bietet hardwareverschlüsselte, hochsichere FIPS 140-2 zertifizierte USB-Sticks im eigenen Online-Shop an. Der USB-Stick Kanguru Defender Elite 300 (BasedOn BSI Software/Hardware) mit aufgedruckter Seriennummer speichert Daten entsprechend der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Mit FIPS 140-2 besitzt der hardwareverschlüsselte USB-Stick eine hohe Akkreditierung und gilt als sicher gemäß DSGVO. Die USB-Stick’s basieren auf der Kanguru Serie Elite200 die BSI zertifiziert sind und gelten somit auch als hochsicher.

Im deutschsprachigen europäischen Raum ist Kanguru Defender exklusiv bei OPTIMAL System-Beratung erhältlich. Mit diesen Sticks kann man sicher sein, dass die Daten auch im Falle eines Verlust des Sticks nicht von Hackern ausgelesen werden können. Die USB-Sticks verfügen über einen physischem Schreibschutz und einer aufgedruckten Seriennummer.

Verfügbare Größen

Die USB-Stick’s Kanguru Defender Elite300 sind in den Grössen 8GB, 16GB, 32GB, 64GB, 128GB verfügbar.

Weitere Zertifizierungen und Sicherheit

Die USB-Sticks sind BadUSB sicher und löschen sich nach 6-maliger falscher Passworteingabe selbstständig. Der Kanguru Defender Elite300 verfügt über einen physischen Schreibschutz. Eine Vielzahl an Sicherheitsoptionen garantieren den zuverlässigen Einsatz unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Zielgruppen

Als Zielgruppe kommen Behörden, Versicherungen, Banken, Militär, Rechtsanwälte, Ärzte und Firmen in Frage die Wert auf eine erhöhte Sicherheit beim Transport von Daten legen. Des weiteren sollte jedes Unternehmen, dass personenbezogene Daten auf USB-Sticks speichert auschließlich zertifizierte Sticks verwenden um im Falle eines Verlusts nicht mit dem Datenschutz in Konflikt zu geraten und sich selbst anzeigen zu müssen.

Optionen der USB-Stick“s

Die USB-Stick“s lassen sich optional aus der Ferne oder per lokalem Programm verwalten und bieten somit eine erweiterte Sicherheit.

Weiterführende Links:

Webseite der OPTIMAL: optimal.de

Informationen zum USB-Stick: Kanguru Defender

ONLINE-Shop: shop.optimal.de

Weitere Pressemitteilungen der OPTIMAL:

Zu sicheren USB-Sticks: Sichere Stick’s (auch BSI)

Zu normalen USB-Stick’s: Normale Stick’s

Zur patentierten Softwareverteilung: Softwareverteilung

Zur schnellen Betriebssysteminstallation (WinPE unter 10 Sekunden): OSDeploy

Zur optimalen Energieverwaltung: Energie-Management

OPTIMAL System-Beratung ist ein IT-Systemhaus mit den Schwerpunkten Sicherheit und Client Management. OPTIMAL findet einfache Lösungen für komplizierte Anforderungen in IT-Management und Systemadministration, dabei entwickelt das Systemhaus eigene Produkte oder erweitert und verbessert vorhandene Lösungen. www.optimal.de

In Deutschland und Österreich sowie den deutschsprachigen Bereichen der Schweiz und Italiens beliefert OPTIMAL System-Beratung die Anwender entweder direkt oder mit Hilfe seiner vielen Partner. Als Teil eines weltweiten Distributionsnetzes ist OPTIMAL ständig auf der Suche nach innovativen Produkten. Die Aachener Systemberatung ist Mitglied im Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW).

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Aktuelle Nachrichten Gesundheit/Medizin Pressemitteilungen

Verstöße gegen die DSGVO – Bisher über 40 Bußgelder verhängt: Schmidt + Kampshoff unterstützt Praxen und Krankenhäuser bei der datenschutzkonformen Entsorgung von Röntgenbildern

Bremen, 31. Januar 2019 – Mit dem Inkrafttreten der seit 25. Mai 2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist der Schutz personenbezogener Daten europaweit umfassend neu geregelt und verschärft worden. Die Einhaltung der DSGVO wird durch die Aufsichtsbehörden (Landesdatenschutzbeauftragten) seitdem streng kontrolliert. Auch betroffene Personen können auf Rechtsverletzungen empfindlich reagieren. Laut eines Berichts des Handelsblatts vom 18. Januar haben die Datenschutzbeauftragten der Länder bislang 41 Bußgelder verhängt. An der Spitze der Fälle steht dabei Nordrhein-Westfalen mit 33 Bußgeldbescheiden. Dahinter folgen Hamburg mit drei, Baden-Württemberg und Berlin mit jeweils zwei verhängten Bußgeldern und im Saarland gab es bisher eins.

Ermittelt werde aber deutschlandweit. Die Höhe der Strafgelder fällt dabei sehr unterschiedlich hoch aus. Ausgelöst waren diese am häufigsten durch die Beschwerden durch Betroffene. Datenpannen müssen von den Unternehmen und Verantwortlichen selbst angezeigt werden. Die Prüfaktivitäten der zuständigen Behörden werden zunehmend intensiviert, unzählige weitere Verfahren seien eingeleitet.
Beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) bspw. laufen laut eigenen Angaben derzeit 85 Bußgeldverfahren. Das höchste Einzel-Bußgeld habe mit 80.000 € der Landesdatenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg verhängt. Bei diesem Fall gelangten Gesundheitsdaten aufgrund mangelhafter interner Kontrollsysteme ins Internet.

Als spezialisierter Entsorger von Röntgenfilmen und dazugehörigen Patientenakten ist Schmidt + Kampshoff seit jeher mit dem Thema Datenschutz und der gesetzes-konformen Vernichtung personenbezogener Daten unmittelbar betraut. Es gehört quasi zum täglichen Geschäft des nach Kreislaufwirtschafts- und Bundesdatenschutzgesetz zertifizierten Entsorgers human- und veterinärmedizinische Einrichtungen wie auch Unternehmen aus Industrie und Werkstoffprüfung sowie Digitalisierer und Militärarchive in Sachen Archivpflege und Entsorgung von Röntgenfilmen und dazugehörigen Akten zu beraten und betreuen.

„Das oben genannte Beispiel zum Datenverstoß in Baden-Württemberg zeigt deutlich, welche Unsicherheiten es auch fast ein Jahr nach Erlass der neuen verbindlichen Datenschutzrichtlinien gibt. Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat viele interne Prozesse in Kliniken, Arztpraxen und anderen medizinischen Einrichtungen auf den Kopf gestellt“, berichtet Monica Calvo Moreno, Vertriebsleiterin und Datenschutzkoordinatorin von Schmidt + Kampshoff. Schutz und Umgang sensibler Patientendaten bis zu ihrer sicheren Aufbewahrung und Entsorgung von Befunddaten wie Röntgenbilder unterliegt seit Erlass der neuen DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) noch schärferen Datenschutz-Vorschriften. Bei Rechtsverletzungen drohen Abmahnungen und hohe Geldbußen. Da Röntgenfilme und Datenträger personenbezogene Informationen enthalten, müssen sie sicher aufbewahrt und umgehend nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist datenschutz-konform vernichtet werden. In der Verantwortung stehen hier Praxis oder Klinikleiter.

Gemäss Art. 28 DSGVO müssen Entsorger von Röntgenfilmen und Datenträgern darauf achten, dass ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag vorliegt. „Seriöse Entsorgungsunternehmen sind zertifiziert und stellen immer einen gesetztes-konformen AV-Vertrag zur Verfügung. Wenn diese über keine eigene Entsorgungsanlage verfügen, dass heißt, wenn sie auf Drittanbieter zurückgreifen, müssen diese ebenso auditiert und im AV-Vertrag ausgewiesen sein“, rät Calvo Moreno bei der Wahl des Entsorgers. „Eine vollständige Dokumentation nach abgeschlossener Vernichtung und Verwertung, sind obligatorisch. Hiermit können Arztpraxen und Kliniken auch gegenüber den Aufsichtsbehörden belegen, dass alle Dokumente entsprechend ihrer Verantwortung als Abfallerzeuger sicher entsorgt wurden “, betont die Datenschutzkoordinatorin von Schmidtentsorgung.

Um das Sammeln von Kleinmengen in Arztpraxen während des laufenden Betriebs zu erleichtern, hat Schmidt+ Kampshoff GmbH für Ärzte – egal ob Facharztpraxis, Zahnklinik oder Tierarztpraxis – die Röntgenfilm-Box entwickelt. Darin können etwa 20 kg Röntgenfilme in einer kompakten Größe von 60x40x20 cm platzsparend und sicher gesammelt und aufbewahrt werden. Ist die Box voll, wird sie datenschutzkonform mit Plomben verschlossen und von Schmidtentsorgung zur Röntgenfilmverwertung abgeholt. Das Konzept der Röntgenfilm-Box entspricht den umfangreichen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung. Schmidt + Kampshoff agiert dementsprechend als Auftragsverarbeiter und erfüllt alle in den Artikeln 28 und 32 DSGVO genannten Anforderungen.

Die Schmidt + Kampshoff GmbH ist für die Röntgenfilmentsorgung nach höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards zertifiziert. Die Datenschutzexperten des renommierten Mission 100 e.V. bescheinigen dem hanseatischen Entsorgungsunternehmen, dass es die an die Vernichtung von Informationsträgern mit dem Schutzbedarf der Schutzklassen 1 bis 3 gestellten technischen und organisatorischen Anforderung gemäß der dafür maßgeblichen internationalen Norm ISO/IEC21964 (DIN 66399) erfüllt. Der zertifizierte Entsorgungsfachbetrieb verwertet alle Röntgenfilme in seiner eigenen Entsorgungsanlage im nordrhein-westfälischen Rhede.

Weiterführende Informationen zur Entsorgung von Röntgenfilmen und Patientenakten unter www.schmidtentsorgung.de.

Die Röntgenfilm-Box für bis zu 20 kg Röntgenbilder kann unter www.x-raycycling.de kostenfrei bestellt werden.

 

Kontakt: Monica Calvo Moreno, Schmidt + Kampshoff GmbH, Georg-Henschel-Str. 1, 28197 Bremen, Telefon: +49 421 835 444 0, Telefax: +49 421 835 444 11, E-Mail: monica.calvo-moreno@schmidtentsorgung.de

Pressekontakt: Katrin Sturm, Agenda 17. Agentur für Public Relations, Dittrichring 17, 04109 Leipzig Telefon: +49 341 980 90 90, Telefax: +49 341 980 89 17, E-Mail: info@agenda17.de

Pressemitteilungen

Vertrauliche Daten sicher nach DSGVO verschlüsseln und transportieren

Sensible Daten auf hardwareverschlüsselten USB-Sticks mit aufgedruckter Seriennummer und physischem Schreibschutz nach EU-DSGVO speichern.

Die OPTIMAL bietet hardwareverschlüsselte, hochsichere FIPS 140-2 zertifizierte USB-Sticks im eigenen Online-Shop an. Der USB-Stick Kanguru Defender300 (BasedOn BSI Software/Hardware) mit aufgedruckter Seriennummer speichert Daten entsprechend der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Mit FIPS 140-2 besitzt der hardwareverschlüsselte USB-Stick eine hohe Akkreditierung und gilt als sicher gemäß DSGVO. Die USB-Stick’s basieren auf der Kanguru Serie Elite200 die BSI zertifiziert sind und gelten somit auch als hochsicher (BasedOn BSI Software/Hardware).

Im deutschsprachigen europäischen Raum ist Kanguru Defender exklusiv bei OPTIMAL System-Beratung erhältlich. Mit diesen Sticks kann man sicher sein, dass die Daten auch im Falle eines Verlust des Sticks nicht von Hackern ausgelesen werden können. Die USB-Sticks verfügen über einen physischem Schreibschutz und einer aufgedruckten Seriennummer.

Verfügbare Größen

Die USB-Stick’s Kanguru Defender Elite300 sind in den Grössen 8GB, 16GB, 32GB, 64GB, 128GB verfügbar.

Weitere Zertifizierungen und Sicherheit

Die USB-Sticks sind BadUSB sicher und löschen sich nach 6-maliger falscher Passworteingabe selbstständig. Der Kanguru Defender Elite300 verfügt über einen physischen Schreibschutz. Eine Vielzahl an Sicherheitsoptionen garantieren den zuverlässigen Einsatz unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Zielgruppen

Als Zielgruppe kommen Behörden, Versicherungen, Banken, Militär, Rechtsanwälte, Ärzte und Firmen in Frage die Wert auf eine erhöhte Sicherheit beim Transport von Daten legen. Des weiteren sollte jedes Unternehmen, dass personenbezogene Daten auf USB-Sticks speichert auschließlich zertifizierte Sticks verwenden um im Falle eines Verlusts nicht mit dem Datenschutz in Konflikt zu geraten und sich selbst anzeigen zu müssen.

Optionen der USB-Stick“s

Die USB-Stick“s lassen sich optional aus der Ferne oder per lokalem Programm verwalten und bieten somit eine erweiterte Sicherheit.

Weiterführende Links:

Webseite der OPTIMAL: optimal.de

Informationen zum USB-Stick: Kanguru Defender

ONLINE-Shop: shop.optimal.de

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Zu sicheren USB-Sticks: Sichere Stick’s (auch BSI)

Zu normalen USB-Stick’s: Normale Stick’s

Zur patentierten Softwareverteilung: Softwareverteilung

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OPTIMAL System-Beratung ist ein IT-Systemhaus mit den Schwerpunkten Sicherheit und Client Management. OPTIMAL findet einfache Lösungen für komplizierte Anforderungen in IT-Management und Systemadministration, dabei entwickelt das Systemhaus eigene Produkte oder erweitert und verbessert vorhandene Lösungen. www.optimal.de

In Deutschland und Österreich sowie den deutschsprachigen Bereichen der Schweiz und Italiens beliefert OPTIMAL System-Beratung die Anwender entweder direkt oder mit Hilfe seiner vielen Partner. Als Teil eines weltweiten Distributionsnetzes ist OPTIMAL ständig auf der Suche nach innovativen Produkten. Die Aachener Systemberatung ist Mitglied im Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW).

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Pressemitteilungen

IDEAL JUMBOs – Hausintern Schreddern in XXL!

Die neuen IDEAL JUMBO-Aktenvernichter erzielen bei Leistung und Volumen absolute Spitzenwerte. Für eine DSGVO-sichere Vernichtung großer Papiermengen.

Think Big: Wo andere Schredder schon lange nicht mehr mithalten können, kommen die neuen JUMBO Aktenvernichter von IDEAL noch nicht mal ansatzweise an ihre Grenzen. Denn diese Datenschützer erzielen bei Leistung und Volumen absolute Spitzenwerte. So schrecken die JUMBOs auch vor der DSGVO-sicheren Vernichtung großer Papiermengen nicht zurück. Ebenfalls überzeugend ist ihr gigantisch hohes Auffangvolumen, was außergewöhnlich lange Leerungsintervalle garantiert. Und on top garantieren die XXL-Geräte die Vernichtung vertraulicher Daten komplett unter eigener Kontrolle.

Die IDEAL-Aktenvernichter 2465 CC, 2604 CC, 3105 CC sowie 4005 CC (jeweils in der Schnittvariante 2 x 15 mm und 4 x 40 mm) sind – neben den bekannten Schnittvarianten – ganz neu jeweils auch als JUMBO-Version erhältlich.

Extra hohes Auffangvolumen für lange Leerungsintervalle
Das besondere Highlight der IDEAL-Modelle 2604 CC JUMBO, 3105 CC JUMBO und 4005 CC JUMBO: Die „Blaue Tonne“ kommt als Auffangbehälter zum Einsatz. Dadurch erreichen diese Modelle ein überdurchschnittlich hohes Auffangvolumen von 240 Litern. Dank der mitgelieferten Blauen Tonne kann das Schnittgut ganz einfach dem allgemeinen Papier-Recycling zugeführt werden. Auch das kleinste JUMBO-Modell IDEAL 2465 weist mit einem 75 Liter-Schnittgutbehälter ein doppelt so hohes Auffangvolumen wie seine Standardvarianten auf. Der umweltfreundliche Schnittgutbehälter ist mit oder ohne Auffangsack verwendbar. Die Leerung erfolgt sauber und bequem durch die Maschinen-Fronttüre.

Vertrauliche Dokumente sicher hausintern schreddern
Bei großen Mengen zu schreddernder vertraulicher Daten scheint auf den ersten Blick die Entsorgung durch externe Dienstleister reizvoll, da Faktoren wie Kapitalbindung, Verantwortung und Arbeitsaufwand vermeintlich nach außen verlagert werden. Doch die Realität sieht vielfach anders aus: Große Sammelstellen, lange Transportwege und unkontrollierbare Zwischenstationen sind bei Entsorgern an der Tagesordnung. Außerdem ist das Schredder-Ergebnis nicht sichtbar und das daraus resultierende Risiko unkalkulierbar. Vor allem lässt sich die Verantwortung für die Entsorgung ausgedienter Datenträger sowie die Haftung im Fall eines Missbrauchs nicht delegieren – so schreibt es das Gesetz vor. Die hochwertigen IDEAL Aktenvernichter arbeiten zudem über viele Jahre. Im Gegensatz zu den fix anfallenden Entsorgergebühren amortisiert sich der Shredder-Kaufpreis deshalb bereits schon nach kurzer Zeit. Und vor allem sorgen die IDEAL JUMBOs für eine sichere hausinterne Entsorgung, wodurch der Datenschutz komplett unter eigener Kontrolle bleibt.

Automatischer Öler garantiert konstante Leistung
Die Modelle IDEAL 3105 JUMBO und IDEAL 4005 JUMBO werden standardmäßig mit automatischem Öler geliefert. Der IDEAL 2604 Jumbo ist wahlweise mit oder ohne automatischen Öler verfügbar. Die fein dosierte, automatische Öleinspritzung auf die Schneidwalzen während des Shredderns garantiert eine gleichbleibend hohe Schnittleistung. Gleichzeitig bindet das umweltgerechte Spezialöl entstehenden Staub und reinigt und pflegt die Messerwellen. Höhenverstellbare Füße an allen JUMBO-Aktenvernichtern ermöglichen eine Platzierung dieser Geräte auch auf problematischen Flächen. Unebenheiten beim Bodenbelag können damit spielend ausgeglichen werden.

Seit mehr als sechs Jahrzehnten werden unter der Marke IDEAL sehr erfolgreich Aktenvernichter und Schneidemaschinen für den anspruchsvollen Anwender im professionellen Büro oder im graphischen Bereich angeboten. Höchstwerte bei Qualität und Sicherheit erfüllen die IDEAL Produkte ebenso wie überdurchschnittliche Ansprüche hinsichtlich Bedienfreundlichkeit, Bedienkomfort, Zuverlässigkeit und Design. Unter IDEAL Health bietet IDEAL mit einem attraktiven Sortiment von Luftreinigern und Luftbefeuchtern zudem vielfältigste Lösungen für gute Raumluft. Die Marke IDEAL steht seit jeher für höchste Qualität in Sachen Büro-Ausstattung. Das gilt natürlich auch für die IDEAL Luftreiniger und Luftbefeuchter, die nicht nur durch ihre hochwertige Bauweise überzeugen. Aber auch was den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen und eine umweltverträgliche Produktion anbelangt, gehen die IDEAL Produkte mit gutem Beispiel voran. Generell werden alle Produkte nachhaltig und umweltschonend hergestellt.

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Silke Naeschke
Simon-Schweitzer-Straße 34
72336 Balingen
07433/269-131
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Pressemitteilungen

Zum Europäischen Datenschutztag

lexoffice: DSGVO in der Buchhaltung – was ist wichtig?

Freiburg, 24.1.2019 – Am 28. Januar ist Europäischer Datenschutztag. lexoffice hat diesen Termin zum Anlass genommen, das Thema Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Buchhaltung etwas genauer unter die Lupe zu nehmen und hat dazu einen Experten befragt. Raik Mickler, Datenschutzbeauftragter und Legal Counsel der Haufe Group, erklärt im folgenden Interview, worauf es beim Thema Datenschutz in der Buchhaltung besonders ankommt.

Herr Mickler, dass sich die DSGVO 2018 geändert hat, hat vermutlich jeder mitbekommen. Aber bin ich als Kleinunternehmer oder Selbstständiger von ihr ebenfalls betroffen?

„Auf jeden Fall! Denn die DSGVO regelt, wie ein Unternehmen mit personenbezogenen Kundendaten umzugehen hat. Und da jeder Betrieb – egal, ob Selbstständiger, Start-up, Freiberufler, Kleinstbetrieb, Mittelständler oder Großkonzern – auf irgendeine Art Kontakt mit seinen Kunden hat, greift hier die DSGVO.“

In Hinblick auf die Buchhaltung: Gibt es hier spezielle Aspekte zu beachten?

„Für die Buchhaltung sind insbesondere die Punkte Datenauskunft, Datensperrung, Datenlöschung und die allgemeine Informationspflicht relevant. Bei der Datenauskunft gilt es zu beachten, dass bereits dann, wenn ein potenzieller Kunde eine Anfrage stellt, eine Datenverarbeitung stattfindet, da er für diesen Zweck eine Emailadresse oder Telefonnummer nennen muss. Online-Kontaktformulare fragen jedoch meist aus logistischen Gründen noch weitere Daten wie Adresse oder Alter ab. Darauf muss der Unternehmer aber in seinen Datenschutzhinweisen hinweisen und angeben, wie er mit den Daten umgeht, zum Beispiel wie lange sie gespeichert werden. Das gilt übrigens auch für Daten, die durch das einfache Surfen auf der Firmen-Internetpräsenz erfasst werden, wie etwa IP-Adressen oder ähnliches.“

Worauf müssen Unternehmer bei der Speicherung und Löschung achten?
„Was die Speicherung von Kundendaten betrifft, so müssen diese sicher und gegen Missbrauch geschützt abgelegt werden. Das bedeutet, dass bereits bei der Abfrage auf eine sichere Verbindung – also eine SSL-zertifizierte Webseite – zu achten ist. Darüber hinaus dürfen Unbefugte keinen Zugriff haben, und die Daten müssen an einem sicheren Ort abgespeichert sein. Haben im Unternehmen mehr als neun Mitarbeiter Zugriff auf Kundendaten, werden Daten weitervermittelt oder besonders sensible Daten abgefragt, dann muss zusätzlich ein Datenschutzbeauftragter benannt sein, der sich um die Einhaltung der DSGVO in der Firma kümmert. Der dritte Punkt – die Datenlöschung – muss nicht nur gesetzeskonform, sondern auch ohne gesonderte Anfrage erfolgen. Bisher mussten Kunden aktiv um Löschung der nicht mehr benötigten Daten bitten. Mit der neuen DSGVO ist es nun Pflicht des Unternehmens, diese Daten zu löschen.“

Was konkret bedeutet die Informationspflicht für Unternehmer?

„Damit Kunden wissen, welche ihrer Daten auf Grund gesetzlicher Anforderungen langfristig gespeichert werden, gibt es eine Informationspflicht. Diese besagt, dass der Unternehmer jederzeit in der Lage sein muss, Auskunft über vorliegende Daten zu geben. Zudem umfasst die Informationspflicht eine Dokumentationspflicht, die eine Protokollierung datenschutzrelevanter Vorgänge zwingend vorschreibt.“

Die DSGVO umfasst auch die sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung – was bedeutet das für die Buchhaltung?

„Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist immer dann durchzuführen, wenn besonders sensible Daten abgefragt wurden oder die Datenverarbeitung dazu bestimmt war, die Persönlichkeit des Betroffenen zu bewerten. Für die Buchhaltung relevante Daten fallen hier jedoch in der Regel nicht darunter, d.h.: Entwarnung!“

Wo bekomme ich Hilfe bei der Umsetzung der DSGVO in der Buchhaltung?

„Ein praktischer und sicherer Helfer bei der Umsetzung sind Online-Buchhaltungslösungen wie lexoffice. Denn diese stellen quasi automatisch sicher, dass die Buchhaltung die DSGVO-Vorgaben erfüllt. Bei der Auswahl der Software ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass ich als Unternehmer immer selbst für meine Buchhaltung verantwortlich bleibe – auch wenn diese mit Hilfe der Software bei einem Dienstleister erledigt wird. Daher sollte mit dem jeweiligen Dienstleister bzw. Anbieter unbedingt eine Auftrags-Vereinbarungsverordnung gemäß DSGVO geschlossen werden. Bei lexoffice wird dieser Vertrag z.B. automatisch mit Eröffnung des Kontos abgeschlossen und ist jederzeit für den Nutzer downloadbar.“

Wenn ich als Unternehmer meine Buchhaltung in Papierform mache, kann ich die DSGVO-Anforderungen dann trotzdem erfüllen?

„Nein, denn dann sind die Daten in der Regel weder zentral an einem sicheren Ort abgelegt, noch habe ich jederzeit sofortigen Zugriff auf alle Unterlagen, und die Daten können Diebstahl, Brand oder Wasserschäden zum Opfer fallen. Hat ein Unternehmen hingegen zum Beispiel lexoffice im Einsatz, dann ist gewährleistet, dass alle Daten zentral in hochsicheren Datenzentren in Deutschland gespeichert sind. Der Unternehmer hat also jederzeit auf Knopfdruck vollen Zugriff auf alle Daten und kann sicher sein, den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Und auch zwei weitere Forderungen der DSGVO erfüllt eine gute Buchhaltungssoftware automatisch: Sie verfügt über ein so genanntes Berechtigungskonzept – also die Möglichkeit, Datenzugriffsrechte festzulegen. Wenn die Software gleichzeitig eine jederzeit einsehbare Protokollierung erstellt, lässt sich die Verarbeitung der Daten sehr detailliert nachvollziehen. lexoffice beispielsweise protokolliert sämtliche Aktivitäten, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Kontaktdaten bearbeitet hat.“

Herr Mickler, vielen Dank für das Gespräch!

Tipp: Umfassende Hilfestellungen zum Thema DSGVO – zum Beispiel das kostenlose eBook: „Datenschutz-Grundverordnung: Die neuen Regelungen sicher anwenden“ sowie viele weitere Informationen zum Thema bietet lexoffice unter:

https://www.lexoffice.de/datenschutz-und-datensicherheit/

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Mit den Produkten von Lexware, einer Marke der Haufe Group, bringen Anwender ihre geschäftlichen und privaten Finanzen in Ordnung. Von der Buchhaltung über Warenwirtschaft bis zu den Steuern. Die Lösungen sind übersichtlich und einfach und können nahezu ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Lexware bietet eine Rundum-Absicherung mit innovativer Software, umfassende Online-Services, Branchen-Wissen und Business-Netzwerken. Über eine Million Nutzer arbeiten mit Deutschlands führenden Business-Komplett-Lösungen für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bis 50 Mitarbeiter. Weitere Informationen unter: www.lexware.de

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Varonis Datensicherheits-Plattform 7.0 erkennt Datenvorfälle noch schneller und gibt gezielte Empfehlungen

Genauere Bedrohungserkennung und -abwehr durch verbesserte Threat Intelligence, neue Dashboards und Incident Response Playbooks

Varonis Systems, Inc. (NASDAQ:VRNS) stellt die neue Version seiner bewährten Datensicherheits-Plattform zum Schutz vor Insiderbedrohungen und Cyberangriffen vor. Die neue Version bietet den Kunden erweiterte Funktionen zur Bedrohungserkennung und -abwehr, wie beispielsweise eine verbesserte Threat Intelligence, neue Dashboards für größere Transparenz oder in die Benutzeroberfläche integrierte Handlungsempfehlungen, denen die Kunden bei Vorfällen einfach folgen können.

Weitere Highlights der Version 7.0:
Neue Dashboards zeigen Cloud-, Active Directory- und DSGVO-Risiken
Active-Directory-Risiko-, DSGVO- und Office365-Dashboards bieten auf einen Blick Transparenz in kritische Bereiche und Bedrohungen der wichtigsten Datenspeicher. Widgets in jedem Dashboard bieten einen Drilldown-Kontext und veranschaulichen Sicherheitsrisiken: von anfälligen Benutzerkonten über gefährdete Cloud-Daten bis hin zu möglichen Compliance-Verstößen.

Zusätzliche Office365- und Active-Directory-Ereignisse verdeutlichen Bedrohungskontext für präzisere Warnungen
Angreifer nutzen häufig Schwachstellen oder Fehlkonfigurationen in Azure und lokalem Active Directory, um Berechtigungen zu erweitern und so auf Daten zuzugreifen, einschließlich in Exchange Online gespeicherter E-Mails. Varonis 7.0 ergänzt die Überwachung von Exchange Online, Azure AD und Active Directory um neue Ereignis- und Entitätsinformationen. Durch zusätzliche Telemetrie von Verzeichnisdiensten können Kunden Bedrohungen vor Ort und in der Cloud schneller erkennen und entsprechend reagieren.

Incident-Response-Handlungsempfehlungen zeigen nächste Schritte
Vorfallreaktionspläne aus dem Varonis-Cybersicherheitsforschungslabor sind nun als Playbooks in die Benutzeroberfläche integriert. Sicherheitsexperten haben dafür Best Practices für die Reaktion auf verschiedene Arten von Cyberangriffen erarbeitet: von der Meldung über die Eindämmung bis hin zur Wiederherstellung sowie umsetzbare Maßnahmen zur Eliminierung von Bedrohungen und zur Verbesserung der Sicherheitslage bei zukünftigen Angriffen.

Threat Intelligence für tiefere Einblicke
Auffällige und bösartige Verbindungen können mit schlüsselfertigen Bedrohungsinformationen überwacht und verfolgt werden. Varonis Security Insights und Events werden um Informationen über riskante externe Verbindungen erweitert. Kunden können nun externe IP- und URL-Anpassungen in einen Kontext mit verdächtigem Verhalten und ungewöhnlichen Aktivitäten stellen, um einen tieferen Einblick in potenzielle Sicherheitsvorfälle zu erhalten.

Erkennen von Box-Sicherheitsereignissen
Durch die Integration mit Box können Kunden Ereignisse (auch durch nichtbefugte Nutzer/Impersonation) filtern, suchen und sortieren, risikoreiches Verhalten (wie übermäßiges Teilen) sichtbar machen und Schwachstellen aufdecken.

Plus an Geschwindigkeit und Skalierbarkeit durch Solr
Version 7 optimiert den Einsatz von Solr für deutlich schnellere und intuitivere Untersuchungen. Solr ermöglicht eine schnelle Datenaggregation, Visualisierung und horizontale Skalierbarkeit auf gängiger Hardware, selbst bei Milliarden von Ereignissen. Der innovative Ansatz ermöglicht deutliche Leistungssteigerungen bei relativ geringem Hardware-Bedarf. Die Kunden profitieren dabei von einer schnelleren Autovervollständigungs-Funktion und besseren Suchergebnissen, auf die sie sofort zugreifen können – sogar bereits während der Kompilierung.

Weitere Funktionalitäten umfassen zusätzliche vorkonfigurierte Berichte (einschließlich Berichte über stark exponierte regulierte und DSGVO-Daten), neue Bedrohungsmodelle zur Erkennung weiterer Arten von Cyberangriffen sowie gespeicherte Suchen für kollaborativere Untersuchungen.

Varonis verfolgt seit seiner Gründung 2005 einen anderen Ansatz als die meisten IT-Sicherheits-Anbieter, indem es die Unternehmensdaten ins Zentrum der Sicherheitsstrategie stellt: sensible Dateien und E-Mails, vertrauliche Kunden-, Patienten- und Mitarbeiterdaten, Finanzdaten, Strategie- und Produktpläne sowie sonstiges geistiges Eigentum.

Die Varonis Datensicherheits-Plattform (DSP) erkennt Insider-Bedrohungen und Cyberangriffe durch die Analyse von Daten, Kontoaktivitäten und Nutzerverhalten, verhindert oder begrenzt Datensicherheitsverstöße, indem sie sensible und veraltete Daten sperrt und bewahrt einen sicheren Zustand der Systeme durch effiziente Automatisierung.

Mit dem Schwerpunkt auf Datensicherheit adressiert Varonis eine Vielzahl von Anwendungsfällen wie Governance, Compliance, Klassifizierung und Bedrohungsanalyse. Das börsennotierte Unternehmen verfügt weltweit über Niederlassungen und Partner. Varonis hat rund 6.350 Kunden weltweit (Stand: 30. September 2018), darunter sind führende Unternehmen aus den Bereichen Technologie, Konsumgüter, Einzelhandel, Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Produktion, Energie, Medien und Bildung.

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