Tag Archives: E-Mail-Archivierung

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PaperOffice 2019 – Das papierlose Büro wird Realität

Papierchaos ade: PaperOffice 2019 räumt Schreibtisch und Aktenschränke ordentlich auf. Funktionsvielfalt, Sicherheit und eine intuitive Bedienung machen die neue Version des Dokument- und Informationsmanagement-Systems zum echten Alltagshelfer.

PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung – und ist damit so etwas wie der persönliche Hauself fürs Büro. Ein wirklich cleverer Hauself. Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, Hochleistungs-Texterkennung, Stichwortsuche – für PaperOffice 2019 kein Problem. Damit richtet sich das System nicht nur an Freunde magischer Bürohaustiere, sondern an alle Chefs und Arbeitnehmer, die ihr Zeitmanagement optimieren möchten. Warum? Wer PaperOffice nutzt, spart im Jahresdurchschnitt rund 150 Stunden ein, die anderenfalls bei der Suche nach Office-Dokumenten verstreichen. Genug Zeit, um endlich das Business-Englisch zu meistern, eine Weiterbildung anzugehen – oder es mal etwas ruhiger angehen zu lassen.

Der Clou: PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert. ScanConnect, das standardmäßig integrierten Scannermodul, nimmt eingescannte Papierdokumente in Sekundenschnelle in das System auf. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen versehen werden.
Das Modul OutlookConnect wiederum ermöglicht den schnellen und intuitiven Import von E-Mails – ohne Drittsoftware. Das Speichern von E-Mails und zugehörigen Anhängen in gemeinsamen Dokumentenmappen sorgt dabei für eine größtmögliche Übersicht. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle Vorgaben des Gesetzgebers (GoBD-Konformität).

Im praktischen Büroalltag treibt PaperOffice 2019 der „Digitalisierung“ den bloßen Buzzword-Charakter aus. Einmal digitalisiert, können sämtliche Dokumente mit der internen Suchmaschine durchsucht werden – egal ob, E-Mail, PDF oder eingescanntes Papierdokument. Die Live-Stichwortsuche liefert sämtliche Treffer im Handumdrehen. Filtereinstellungen grenzen die angezeigten Suchergebnisse nach Datum, Benutzer, Dokumenttyp oder Schlüsselwörter ein.
Gut zu wissen: Paper Office 2019 ist keine Cloudlösung. Alle Dokumente werden lokal gespeichert – mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung. So bleibt die Kontrolle stets beim Anwender. Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Kontakt
PaperOffice Europe
Ulrike Schneider
Businesscenter Platz der Einheit 1
60327 Frankfurt

irina.shevchenko@paperoffice.com
http://www.paperoffice.com

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

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Digitalisieren und archivieren mit der Software ecoDMS und ecoMAILZ

Dokumente, Dateien, E-Mails und Informationen langfristig, sicher, günstig und einfach elektronisch archivieren mit den Archivsystemen der ecoDMS GmbH.

Digitalisieren und archivieren mit der Software ecoDMS und ecoMAILZ

Software zur Digitalisierung & Archivierung kann durchaus günstig für jedermann angeboten werden.

Aachen, im August 2017. Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen aus Aachen, dass sich auf den Verkauf moderner, elektronischer Archivsysteme spezialisiert hat. Die Softwarefirma bietet erstklassige Standardsoftware zur Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Dateien, E-Mails und Informationen an. Ein besonders faires Preisleistungsverhältnis, flexible Konfigurationsmöglichkeiten, die Plattformunabhängigkeit und eine einfache Bedienung sind wesentliche Merkmale der angebotenen Anwendungen. Zielgruppe sind beliebige Firmen, Konzerne und auch Privatleute.

Entwickelt, gewartet und supported werden die Archivsysteme von dem erfolgreichen Softwareentwickler applord, einem Unternehmen, das wie ecoDMS Teil der renommierten applord Holding Europe ist. Mit den beiden Archivsystemen ecoDMS und ecoMAILZ beweist die applord Gruppe, dass professionelle Software zur Digitalisierung und Archivierung durchaus günstig für jedermann angeboten werden kann.

Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem „ecoDMS“ können die Nutzer alle Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. Alle Daten liegen beim Kunden und nicht auf fremden Servern. Die Dokumente werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Der komponentenbasierte Process Server (ecoDMS Server) ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und enorme Skalierbarkeit der gesamten Archivlösung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Jedes Unternehmen hat so die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Eine Lizenz kostet einmalig erschwingliche 69 Euro pro gleichzeitiger Verbindung. Dieser Preis ist im DMS-Sektor einzigartig.

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden.

ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem.

Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.

Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes „Responsive Design“ erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software.

Auch hier überzeugt die ecoDMS GmbH mit einem günstigen Lizenzmodell. Der einmalige Preis von 49 Euro pro Benutzer ist unschlagbar im Bereich der E-Mailarchivierung.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Mehr unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
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Andrea Warmuth
Salierallee 18a
52066 Aachen
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news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

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E-Mail Archivierung nach GoBD – Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!

E-Mail Archivierung nach GoBD - Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!

E-Mail Archivierung nach GoBD (Bildquelle: https://pixabay.com/de/finger-smartphone-bildschir)

Dass Geschäftspapiere einer ordnungsgemäßen Buchführung bedürfen, ist jedem Unternehmer bekannt. Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen oder kurz alle Dokumente, die steuerlich relevant sind, sind aufzubewahren- das regelt das Gesetz. Was bisher allerdings nur für Dokumente in Papierform galt, muss seit dem 01. Januar 2017 uneingeschränkt auch für digitale Geschäftsunterlagen und insbesondere für E-Mails erfolgen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für digitale Dokumente und Emails

Seit Anfang diesen Jahres sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) in Kraft getreten. Die GoBD gelten dabei für alle buchführenden Unternehmen. Konkret bedeutet das, dass Papiere, die Geschäfte vorbereiten, durchführen, abschließen und rückgängig machen, für die Dauer von mindestens 6 bis 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Dabei reicht es nicht aus, die Dokumente und E-Mails auf einem einfachen Datenspeicher abzulegen. Es muss gewährleistet werden, dass diese unverändert, verschlüsselt und fälschungssicher aufbewahrt werden. Wer kein Archivierungssystem hat, bewegt sich deshalb auf dünnem Eis.

Strafen wegen fehlender Langzeitarchivierung

Wirtschaftsprüfer sind jetzt dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archiviertes Datenmaterial, zu ahnden. Strafen wegen fehlender Dokumente und E-Mail Archivierung können Unternehmen von nun an teuer zu stehen kommen. Wer im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung keine entsprechende E-Mail Archivierung vorweisen kann, wird seitens des Finanzamtes geschätzt. Diese Schätzung fällt für Unternehmen meist negativ aus. Wirtschaftsprüfer rechnen deshalb damit, dass sie in diesem Jahr zuhauf Fiskalstrafen aussprechen müssen, denn wie in allen anderen Fällen, schützt auch hier Unwissenheit nicht vor Strafe.

Langzeitarchivierung -Voraussetzungen für E-Mail Archivierung gemäß GoBD

Um den gesetzlichen Anforderungen des GoBD zu entsprechen, müssen Unternehmer mit ihrem E-Mail Archivierungssystem folgende Punkte erfüllen:
– Die Daten müssen unveränderbar gespeichert werden (WORM-Medien)
– Sie müssen vollständig und jederzeit verfügbar gespeichert werden
– Die Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden
– Umwandlungen des Dateiformats sind unzulässig
– Die Auswahl einer bestimmten, dem Original nicht entsprechenden, Aufbewahrungsart ist nicht gestattet
– Das Datensystem muss Sicherungen, Sperrungen und automatische Protokolle bzw. Backups integriert haben

Sind diese Punkte vollends erfüllt, ist ein Unternehmen rechtmäßig für E-Mail Archivierung gemäß GoBD ausgestattet.

Vorteile der E-Mail Archivierung nach GoBD

– Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen
– Schutz vor Datenverlust
– Vorbeugung von Strafen wegen Nichteinhaltung
– Effektiveres Arbeiten und produktiveres Arbeiten
– schnelle Suche und kein „langsames Laden“ von E-Mails und Anhängen
– Reduzierung des Speicherbedarfs
– Größe des Postfachs kann klein gehalten werden
– Automatische Backups und einfaches Restoring

Für mehr Informationen zum Thema Dokumenten Archivierung, E-Mail Archivierung, Archivierungslösungen und Dokumentation elektronischer Geschäftsdokumente, kontaktieren Sie uns gerne unter Angebot E-Mail Archivierung oder rufen Sie uns direkt unter +49 231 33028080 an. Wir helfen wir Ihnen gerne umgehende Maßnahmen für eine gesetzteskonforme Langzeitarchivierung von E-Mails und Dokumente, zu ergreifen.

Als Dienstleister unterstützen wir Agenturen und Unternehmen bei der digitalen Transformation von unternehmerischen Prozessen. Insbesondere in den Bereichen IT, Webentwicklung und Spezialprogrammierung konnten wir in den letzten Jahren vielen Agenturen und Unternehmen aus der Metropole Ruhr unterstützen (gerne auch white-label). Sollten Sie Interesse an unser Dienstleistung haben, so kontaktieren Sie uns um Ihren Mitbewerbern voraus zu sein!

Kontakt
DoWorks e.K.
Sabesan Yoganathan
Hohe Str. 16
44139 Dortmund
0231 33028080
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http://www.doworks.de

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Gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten, Dateien und E-Mails mit ecoDMS und ecoMAILZ

Die ecoDMS GmbH präsentiert moderne und neuartige Softwareprodukte zur gesetzeskonformen Archivierung aller Daten.

Gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten, Dateien und E-Mails mit ecoDMS und ecoMAILZ

Gesetzeskonformen Archivierung aller Daten.

Aachen, im April 2017. Die ecoDMS GmbH aus Aachen steht für moderne und neuartige Softwarelösungen zur gesetzeskonformen Archivierung. Wesentliche Merkmale der ecoDMS-Produkte sind eine benutzerfreundliche Bedienung, Plattformunabhängigkeit, voller Funktionsumfang und ein faires Preis-Leistungsverhältnis.

Mit dem gleichnamigen Dokumentenarchiv ecoDMS befindet sich die IT-Firma bereits seit vielen Jahren auf Erfolgskurs. Das ecoDMS Archiv ist die optimale Software zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dokumente und Informationen. Ob Rechnung, Angebot, Lieferschein, Vertrag, E-Mail, Bild, Zeichnung oder PDF. In ecoDMS können alle Dokumente und Informationen sicher und langfristig gespeichert werden. Die Software eignet sich für den gewerblichen Einsatz in unterschiedlichsten Betriebsgrößen und Branchen. Außerdem ist sie inhaltlich und preislich auch ideal für Privatleute.

Um den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) gerecht zu werden, erfüllt die Software mit ihrer modernen Client-Server-Technologie, der Dokumentenhistorie und einer professionellen Benutzer- und Gruppenverwaltung die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung.

Das System ist schnell installiert und leicht zu erlernen. Das ecoDMS Archiv verfügt über jegliche Funktionen, die von einem Archivsystem erwartet werden. Angefangen von der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, über die bequeme Ablage per Drag und Drop von beliebigen, bereits digitalen Dateien und der Bereitstellung verschiedener Plugins für Office- und E-Mail Programme, lässt ecoDMS keine Wünsche offen.

Über die integrierte Volltextsuche ist das Wiederfinden der archivierten Dateien kinderleicht. Jede lesbare Information wird vom System automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Es genügt die Eingabe von Suchbegriffen um in Sekundenschnelle auf die gewünschten Dokumente zuzugreifen. In einem PDF-Vorschaufenster können die Dokumente direkt im ecoDMS Client begutachtet werden.

Das ecoDMS-Programm gibt es für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Docker inklusive Support für Synology und QNAP, Raspbian, Android und iOS. Das ermöglicht einen nahezu grenzenlosen und standortunabhängigen Zugriff auf die Dokumente.

Ab Sommer 2017 setzt die ecoDMS GmbH noch einen drauf. In Zeiten der Digitalisierung bekommt die Archivierung von E-Mails eine immer wichtigere Bedeutung. Aus aktuellem Anlass steht für Sommer 2017 die Veröffentlichung der hauseigenen Software ecoMAILZ zur gesetzeskonformen E-Mailarchivierung an. Mit ecoMAILZ erweitert das Aachener Softwareunternehmen das Portfolio um eine weitere, unverzichtbare Archivlösung.

Mit ecoMAILZ können ein- und ausgehende E-Mails bereits am Server abgegriffen und automatisiert archiviert werden. Dabei erfüllt die Software die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von E-Mails. Die ecoDMS GmbH hat bereits bei der Entwicklung von ecoMAILZ von Beginn an Wert auf eine GoBD-konforme Realisierung gelegt.

ecoMAILZ bietet die Möglichkeit, bestehende E-Mails ab einem frei wählbaren Startzeitpunkt zu importieren, sowie von anderen E-Mail Archivierungssystemen umzusteigen. Alle E-Mails und deren Anhänge können vollständig, revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. Selbstverständlich können rückwirkend auch ältere E-Mails archiviert werden. Das zweistufige Archivierungskonzept eröffnet völlig neue Möglichkeiten bei der E-Mail Archivierung und sichert die Privatsphäre.

Preislich wird ecoMAILZ, genau wie ecoDMS, einmalig sein. Das günstige Lizenzmodell wird auch bei dieser Software fortgeführt. Eine Verschmelzung der beiden Programme ecoDMS und ecoMAILZ ist ebenfalls angedacht.

Die Veröffentlichung von ecoMAILZ ist für Sommer 2017 geplant. Der genaue Releasetermin wird rechtzeitig auf der Webseite des Herstelles bekanntgegeben.

Diese und weitere Informationen des Archiv-Anbieters gibt es im Internet unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH bildet zusammen mit der applord GmbH und der appecon GmbH den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die renommierte Aachener Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat die applord GmbH das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser ecoDMS Server bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivsoftware.

Der überwältigende Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm hat 2014 die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Mit Wirkung ab dem 01.10.2014 sind sämtliche Vertriebsrechte des Software-Paketes ecoDMS von der applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen worden.

Das Aachener Unternehmen bietet Archivierungssoftware für Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Leistungsstarke und praxisgerechte Funktionalitäten, modernste Technologien, plattformunabhängige Komponenten, eine benutzerfreundliche Bedienung und ein faires Preis-Leistungsverhältnis begeistern tausende Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in weiteren europäischen Ländern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Die ecoDMS GmbH zeichnet ein hohes Maß an Qualität und Service aus. Jung, modern und voller Tatendrang eröffnet das Unternehmen neue Wege bei der Dokumentenarchivierung. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach.

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Computer/Internet/IT Pressemitteilungen

Rechtssichere E-Mail Archivierung – sind Sie bereit?

Seit 1. Januar 2017 ist das letzte Hintertürchen geschlossen und Unternehmen müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ uneingeschränkt erfüllen. Ist Ihr Unternehmen gewappnet und verfügt über eine rechtskonforme E-Mail – Archivierungslösung?


 

Jetzt gesetzlich absichern, mit einer rechtssicheren E-Mail Archivierungslösung

Die GoBD formulieren die Anforderungen an die Nutzung von IT-gestützter Buchführung und allen damit verbundenen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen, unter anderem auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie Angebote, Rechnungen etc. Lesen Sie im Dokument der Bitkom die 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD, das sehr verständlich erklärt, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss. Das Dokument kann unter https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html (Link zur Seite der BITKOM) heruntergeladen werden.

Elektronische Archivierung ist Pflicht

Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher galt: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Im Einzelfall ist auch die E-Mail selbst als Geschäftsbrief aufzubewahren. Digitale Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Damit ist klar: Sie haben dringenden Handlungsbedarf, wenn Ihr Unternehmen noch nicht über eine professionelle E-Mail Archivierungslösung verfügt!

Weitere Vorteile von E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor handels-, steuer- und strafrechtlichen Konsequenzen, sondern bietet einen echten Mehrwert für Anwender und auch Unternehmen. Denn E-Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, wenn sie bereits archiviert wurden. Sie sparen damit teuren Speicherplatz und reduzieren die Last auf den Mail-Servern. Zusätzlich verringern sich dadurch die Wiederherstellungszeiten in einem Datennotfall, womit die Anforderung jederzeitiger Verfügbarkeit und Lesbarkeit sowie die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist.

Ihre Lösung zur rechtskonformen E-Mail Archivierung

Mit dem Barracuda Message Archiver sind Sie beim Thema Compliance auf der sicheren Seite: Der Barracuda Message Archiver bietet ein E-Mail Archivierungssystem gemäß aller für Deutschland geltenden Gesetze und Vorschriften. Zu seinen Kernfunktionen gehören revisionssichere Archivierung einschließlich Suchfunktion, Exportmöglichkeit und redundanter Speicherung.

Der Barracuda Message Archiver entspricht allen in Deutschland geltenden Archivierungsvorschriften:

1. Rechtsakten, die Archivierungspflichten vorsehen

  • Abgabenordnung (AO)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung

2. Rechtsakten, die die Datenarchivierung beschränken

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Telekommunikationsgesetz (TKG)
  • Telemediengesetz (TMG)

Mehr dazu auch auf der offiziellen Barracudar Webseite oder lesen Sie das Barracuda Whitepaper zur rechtskonformen E-Mail Archivierung.

 Die technischen Vorteile im Überblick:

Mobile Applikationen für Zugriff jederzeit und überall

  • Outlook-Add-in für kombinierte Suche im Posteingang und Archiv
  • Automatische Erkennung und Import von PSTs
  • Stubbing von Anhängen und ganzen Nachrichten
  • Einzellösung für E-Mail und Instant Message Archivierung
  • Physische und virtuelle Lösungsoptionen für On-Premise-, Private- und Public-Cloud Umgebungen

Melden Sie sich noch heute bei uns und wir machen Ihr Unternehmen fit für die GoBD unter:

Kontaktformular
Tel: 07572 – 7648-100

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Ab Sommer 2017: Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung mit ecoMAILZ

Mit ecoMAILZ können alle E-Mails und deren Anhänge vollständig, revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden.

Ab Sommer 2017: Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung mit ecoMAILZ

Die Veröffentlichung von ecoMAILZ ist für Sommer 2017 geplant.

Aachen, im Januar 2017. Das Jahr 2017 steht unter dem Motto „sichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung“. Ab Sommer 2017 können mit ecoMAILZ alle Anforderungen umgesetzt werden. Auch wenn ecoMAILZ erst im Sommer 2017 erscheint, stehen die Nutzer jetzt nicht unter Zugzwang. Mit der Einführung von ecoMAILZ können alle E-Mails und deren Anhänge vollständig, revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. Anbieter dieser Archivlösung ist die ecoDMS GmbH aus Aachen, die bereits durch das beliebte Archivsystem ecoDMS sehr erfolgreich in der DMS-Branche unterwegs ist.

Selbstverständlich können mit ecoMAILZ rückwirkend auch ältere E-Mails archiviert werden. Das Startdatum der E-Mail Archivierung kann flexibel festlegt werden: So können zum Beispiel alle E-Mails ab dem 01.01.2017 archiviert werden.

Das zweistufige Archivierungskonzept eröffnet völlig neue Möglichkeiten bei der E-Mail Archivierung und sichert die Privatsphäre. Die Nutzer dürfen sich auf ein modernes E-Mail Archivierungssystem, das eine automatische, gesetzeskonforme und revisionssichere E-Mail Archivierung für jedermann möglich macht, freuen.

Bei der Entwicklung von ecoMAILZ wurde von Beginn an Wert auf eine GoBD-konforme Realisierung gelegt. Neben den technischen Vorteilen, die ecoMAILZ als E-Mail Archiv bietet, erfüllt die Einführung von ecoMAILZ die geltenden rechtlichen Anforderungen.

Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. So können beispielsweise private E-Mails innerhalb einer Frist entsprechend gekennzeichnet werden. ecoMAILZ erkennt die Markierungen und weiß, dass diese nicht in das Archiv überführt werden sollen.

Die E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten und performanten E-Mail Archiv.

Über Plugins für Thunderbird und Outlook behalten die Nutzer stets die Übersicht über den Status der E-Mails. Sollte eine E-Mail z.B. in der E-Mail Anwendung gelöscht worden sein, können diese über den plattformübergreifenden WebClient mobil und auch am Arbeitsplatz schnell wiedergefunden werden.
ecoDMS Kunden profitieren besonders von der Verzahnung zwischen ecoMAILZ und ecoDMS. Über das Archivsystem können die E-Mails schnell, bequem und komfortabel verwaltet und angesehen werden.

Das Lizenzmodell von ecoMAILZ ist fair und günstig. Eine Lizenz kostet einmalig 49,00 Euro inkl. 19% MwSt. pro Benutzer. Die Lizenzkosten sind abhängig von der Anzahl eingerichteter Benutzer. Ein Benutzer kann dabei mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

Die Veröffentlichung von ecoMAILZ ist für Sommer 2017 geplant. Der genaue Release Termin steht derzeit noch nicht fest. Die ecoDMS GmbH wird diesen zeitnah auf der ecoDMS Webseite, in den News und via Newsletter bekanntgeben.

Diese und weitere Informationen gibt es unter https://www.ecodms.de.

Die ecoDMS GmbH bildet zusammen mit der applord GmbH und der appecon GmbH den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die renommierte Aachener Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat die applord GmbH das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser ecoDMS Server bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivsoftware.

Der überwältigende Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm hat 2014 die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Die ecoDMS GmbH zeichnet ein hohes Maß an Qualität und Service aus. Jung, modern und voller Tatendrang eröffnet das Unternehmen neue Wege bei der Dokumentenarchivierung. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach.

Das Aachener Unternehmen bietet Archivierungssoftware für Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Leistungsstarke und praxisgerechte Funktionalitäten, modernste Technologien, plattformunabhängige Komponenten, eine benutzerfreundliche Bedienung und ein faires Preis-Leistungsverhältnis begeistern tausende Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in weiteren europäischen Ländern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

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Computer/Internet/IT Pressemitteilungen

hamcos ist REDDOXX Certified Partner

Das IT Consulting Unternehmen hamcos erweitert sein Portfolio und ist ab sofort zertifizierter REDDOXX Partner. Mit der REDDOXX Gesamtlösung für die Bereiche E-Mail-Archivierung, Anti-Spam, digitale Signatur und Verschlüsselung bietet hamcos Ihnen eine rundum sichere E-Mail Kommunikation.


Warum hat sich hamcos für REDDOXX als Partner entschieden? Wenn es um effiziente und rechtssichere E-Mail-Verwaltung geht, ist REDDOXX mit seinen Lösungen einer der momentanen Marktführer.

Der deutsche Hersteller entwickelte ein Produktpaket, das folgende vier Bereiche komplett abdeckt: E-Mail-Archivierung, Anti-Spam, digitale Signatur und Verschlüsselung. Egal welche Unternehmensgröße, das REDDOXX Portfolio bietet Ihnen rechtskonforme und langfristige E-Mail Archivierung, Schutz vor Spam-Nachrichten und sichere E-Mail Kommunikation.

Gerne hilft Ihnen hamcos hier bei der Planung, Installation und Beratung. Bei einem individuellen und unverbindlichen Termin zeigt Ihnen ein hamcos Mitarbeiter gerne, wie REDDOXX Ihre internen Abläufe rund um den E-Mail-Verkehr optimiert und Ihre IT Infrastruktur entlastet sowie Kosten in Storagekapazitäten und Filesystemen senkt. hamcos freut sich über Ihre Anfrage!

Mehr Informationen rund um REDDOXX erhalten Sie hier.

Pressemitteilungen

Sichere Archivierung für Office 365 und Exchange Online

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Nutzung von Office 365 als Cloud-Service für die E-Mail-Kommunikation. Zur Archivierung der Daten sollte allerdings auf eine externe, hybride Lösung wie dg mail zurückgegriffen werden.

Sichere Archivierung für Office 365 und Exchange Online

dataglobal bietet eine übergreifende Lösung zur Archivierung von Cloud- und On-Premises-Daten an

HEILBRONN, 10.12.2015 – dataglobal, Technologieführer für Klassifizierung und Archivierung, unterstützt mit dem neuesten Release von dg mail auch die Archivierung von Exchange Online in Office 365.

Das Cloud-Service-Modell ist eine der wichtigsten und tiefgreifendsten Veränderungen in der IT-Industrie der letzten zwanzig Jahre. Aktuell werden immer mehr Anwendungssysteme als Service angeboten. Ein wichtiges Beispiel dafür ist Office 365 von Microsoft. Unter diesem Oberbegriff bietet Microsoft die bekannten Plattformen Exchange und SharePoint als Online-Service an.

Kunden von Exchange Online haben sogar die Möglichkeit, eine optionale Archivierungsfunktion für einzelne oder alle Postfächer zu buchen. Nach Ansicht vieler Experten ist die angebotene Zusatzfunktion jedoch nicht ausreichend, zu teuer und führt außerdem konzeptionell in die Sackgasse, da das Office-365-Archiv eine Insellösung darstellt, die nicht mit anderen Archivdaten verknüpft oder in anderen Anwendungen bereitgestellt werden kann.

Die Nutzer des Exchange-Online-Services können allerdings sehr von der Archivierung ihrer Mail-Kommunikation außerhalb der Office-365-Umgebung profitieren. Hauptvorteile hierbei sind eine höhere Sicherheit, die Unabhängigkeit vom Cloud-Anbieter sowie Aufwandseinsparungen bei Migrationen.

Zielführend ist vor allem ein hybrides Archivkonzept, das die gemeinsame Archivierung von Cloud- und On-Premises-Daten unter der vollen Kontrolle des Kunden erlaubt. Mit der Lösung dg mail basierend auf dem hybriden Unified-Archiving-Backbone dg hyparchive bietet dataglobal ein solches Modell.

Ein besonderer Vorteil des hybriden Lösungsansatzes liegt darin, dass die archivierten Daten sicher unter der eigenen Kontrolle und zugänglich für die geordnete interne Nutzung bleiben. Die Vorteile lassen sich in drei wesentliche Aspekte einordnen:

Strategische Unabhängigkeit

Die archivierten Unternehmensdaten sind ein wesentliches Asset eines jeden Unternehmens. Mit der Entscheidung, das zentrale Archiv selbst zu betreiben, behält ein Unternehmen die Kontrolle über diese Informationen und die Unabhängigkeit von externen Cloud-Anbietern. Der Wechsel zwischen Cloud-Anbietern gestaltet sich sehr viel einfacher, wenn die wichtigsten Daten und die großen Volumina auch unter eigener Kontrolle vorliegen.

Sicherheit

Viele Unternehmen sehen die Sicherheit von Cloud-Services in Bezug auf Ausspähung und Datenverlust als eine wesentliche Schwachstelle. Mit der Archivierung der Daten im eigenen Hause kann nicht nur dem Datenverlust vorgebeugt werden, sondern es können auch wichtige Daten vor Ausspähung geschützt werden.

Funktionalität

Viele Experten sind sich darüber einig, dass in der Erschließung der großen Mengen an unstrukturierten Daten in den Unternehmen ein enormes Potenzial für die Zukunft liegt. Aktuelle Trends wie Big Data und Content-Analytics sind ein Ausdruck dieser Hoffnung.

Ein unternehmensweit genutztes Archiv, das unstrukturierte Daten aus einer Vielzahl von Anwendungen bündelt, ist für ein derartiges Vorhaben ein natürlicher Verbündeter. Hybride Archivierungslösungen wie dg hyparchive können sowohl Informationen aus Anwendungen on-premises als auch aus der Cloud archivieren. Damit können Cloud-Daten bereits im Archiv mit On-Premises-Daten in Kontext zueinander gesetzt und miteinander verknüpft werden. Das Archiv kann diese Daten dann gemeinsam zur Nutzung sowohl für Cloud- als auch On-Premises-Anwendungen bereitstellen. So können auch übergreifende Ansätze für Big Data oder Content-Analytics unterstützt werden.

Wie diese drei Aspekte zeigen, bieten hybride Lösungsansätze für die Archivierung deutliche Vorteile. Als Option kann die eigentliche Datenhaltung für die Archivierung auch wiederum in einer Cloud erfolgen. Dort werden die Daten dann jedoch von dg hyparchive komprimiert und verschlüsselt abgelegt, um die gewonnenen Sicherheitsvorteile nicht zu verlieren. Ebenso empfiehlt sich die Nutzung eines anderen Cloud-Anbieters als für die Live-Systeme, um das Risiko zu streuen.

Darüber hinaus bietet die Mailarchivierung mit dg hyparchive besondere Vorteile bei der Migration von einer On-Premises-Exchange-Installation nach Exchange Online / Office 365 bzw. von einem Exchange-Online-Anbieter zum nächsten.

„Mit unserem hybriden Archivkonzept geben wir unseren Kunden die Möglichkeit, kostenseitig attraktive Angebote wie Office 365 zu nutzen, ohne dabei die Kontrolle über die eigenen Daten zu verlieren“, sagt Stephan Unser, COO von dataglobal. „Für viele Kunden wird die Zukunft aus einer Mischung von Cloud- und On-Premises-Anwendungen bestehen. Dem tragen wir mit dg hyparchive vollumfänglich Rechnung und sichern unseren Kunden so Unabhängigkeit und Sicherheit.“

Hier finden Sie mehr Informationen über das Produkt dg mail zur sicheren Archivierung von Mail-Kommunikation über Exchange Online / Office 365:
www.dataglobal.com/cloud_archiving

Mehr Informationen über den übergreifenden Ansatz zur unternehmensweiten Archivierung finden Sie hier:
www.dataglobal.com/unified_archiving

dataglobal ist führender Anbieter für die automatisierte Klassifizierung von Daten, die übergreifende Archivierung (Unified Archiving bzw. Enterprise Information Archiving) und die unternehmensweite Steuerung des Information Managements (Unified Information Governance). Mit seinen Lösungen unterstützt dataglobal seine Kunden in den Bereichen IT-Sicherheit, Governance, Risk-Management, Compliance und eDiscovery. Dabei optimieren die dataglobal-Produkte Systeme wie Storage-Plattformen und Filer, File-Server, Mail-Server, SharePoint, DMS/ECM-Systeme, ERP- und Drittanwendungen und helfen den Kunden, diese Systeme kostengünstig zu betreiben und gleichzeitig die Informationen, die von diesen Systemen generiert werden, sicher zu verwalten und zu schützen.
Zahlreiche Installationen in über 40 Ländern weltweit sind ein Beweis für die Leistungsfähigkeit der Produkte von dataglobal. Zu den Kunden von dataglobal gehören 3M, AUDI, Gruppe Deutsche Börse, Knorr-Bremse und Zehnder.
dataglobal hat seinen Hauptsitz in Heilbronn und einen weiteren Standort in Deutschland in Gaildorf bei Stuttgart. Im Ausland hat dataglobal zudem Büros in Boston (USA) und Cluj-Napoca (Rumänien). Darüber hinaus verfügt dataglobal über ein weltweit erfolgreiches Netzwerk von Implementierungspartnern.

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Pressemitteilungen

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement in der deutschen Cloud

docuvita solutions erweitert das Cloud-Dokumentenmanagementsystem docuvita online mit einem Modul zur E-Mail-Archivierung

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement in der deutschen Cloud

Thierhaupten, 17. November 2015 – Die im bayerischen Thierhaupten ansässige docuvita solutions GmbH, Spezialist für Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen, hat ihr Online Dokumentenmanagementsystem docuvita online um ein neues Modul zur E-Mail-Archivierung erweitert.

Nach geltender Rechtsprechung handelt es sich bei geschäftlichen E-Mails zu kaufmännischen Sachverhalten um empfangene bzw. abgesandte Handelsbriefe, die nach HGB aufbewahrungspflichtig sind. „Seit Anfang 2015 die GoBD in Kraft getreten sind, haben gerade kleine Unternehmen bei der rechts- und steuersicheren Aufbewahrung von E-Mails und elektronischen Dokumenten den Nachholbedarf erkannt“ erläutert Gerd Schäffer, Geschäftsführer der docuvita solutions GmbH.
(Anm.: GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Die E-Mail-Archivierung unterstützt nahezu alle verfügbaren Mailsysteme mit IMAP-Zugriff. Microsoft Exchange eigene Journal-Postfächer werden ebenso unterstützt wie Google Apps for Work. Das docuvita-System speichert jede E-Mail nur ein einziges Mal und gibt den Empfängern und dem Absender darauf Zugriff.
Neben der rechtskonformen Archivierung der Mails eignet sich docuvita online auch zum Verkleinern der Mail-Postfächer, da nicht mehr alle Mails im Mailsystem verbleiben müssen. Die Recherche ist jederzeit direkt in docuvita über den gesamten Volltext möglich. Auch der Inhalt der Anhänge wird in die Suche einbezogen.
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert.

Die docuvita solutions GmbH liefert Lösungen zum unternehmensweiten Management von Dokumenten, den damit verbundenen Prozessen sowie zur revisionssicheren Archivierung. Neben dem klassischen Projektgeschäft betreibt die docuvita solutions GmbH das Cloud-Angebot docuvita online (www.docuvita-online.de). Es ermöglicht auch kleinen Unternehmen ohne große Anfangsinvestitionen kostengünstige und rechtskonforme Archivierung und Dokumentenmanagement zu betreiben.

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Pressemitteilungen

dataglobal gewinnt den IT-Award 2015 in Platin für Archivierung

dataglobal gewinnt den Platin-IT-Award für Archivierung, die höchste Auszeichnung der Leser des Fachmediums Storage-Insider. Kombination von Archivierung mit Klassifizierung und Cloud Enabling war dafür ausschlaggebend.

dataglobal gewinnt den IT-Award 2015 in Platin für Archivierung

Wolfgang Munz (CEO) und Stephan Unser (COO) von dataglobal freuen sich über die Auszeichnung.

HEILBRONN, 5.11.2015 – dataglobal, Technologieführer für Klassifizierung und Archivierung, freut sich über die Auszeichnung mit dem erstmals vergebenen IT-Award 2015 in der Kategorie „Archivierung“ in Platin.

Die Insider-Portale der Vogel IT-Medien (darunter Storage-Insider, DataCenter-Insider und Security-Insider) hatten in einer groß angelegten Befragung ihre Leser dazu aufgerufen, ihre Stimmen für die IT-Awards abzugeben. Für insgesamt 50 Kategorien aus den jeweiligen Themenbereichen ihrer Portale hatten die Redaktionen jeweils zehn Unternehmen nominiert. Ausgewählt wurden Unternehmen, denen es gelungen ist, sich laut Vogel-IT „in der jüngsten Vergangenheit besonders positiv hervorzutun – sei es durch bahnbrechende neue Technologien, herausragende Produkte und Konzepte oder durch zukunftsweisende Strategien“. Darüber hinaus konnten die Leser auch eigene Kandidaten für die verschiedenen Kategorien vorschlagen.

Insgesamt wurden rund 28.000 Stimmen abgegeben, aus denen die Gewinner dann ermittelt und im Rahmen einer großen Abendgala in der vergangenen Woche in Augsburg ausgezeichnet wurden. Laut Werner Nieberle, Geschäftsführer Vogel IT-Medien, haben es die IT-Awards „auf Anhieb zur größten Auszeichnung für Informationstechnologie geschafft, die es in Deutschland jemals gegeben hat“.

dataglobal erhielt für das Produkt dg hyparchive zur unternehmensweiten Archivierung die höchste Auszeichnung, Platin, in der Kategorie „Archivierung“ und war damit Gesamtsieger in dieser Kategorie. dg hyparchive ist eine unternehmensweit einsetzbare Lösung zur Archivierung aller relevanten Informationen wie Belegen, Dokumenten, Mails, Dateien, Share-Objekten und ERP-Daten. Das vollständig zertifizierte und revisionssichere System erlaubt die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichsten Quellen in einem zentralen Repository.

So können nicht nur teure Insellösungen in der Archivierung abgelöst werden, sondern aus dem Archiv wird eine wichtige Komponente im Wissensmanagement und Basis für Big-Data-Analysen in der immer stärker werdenden Flut an unstrukturierten Daten.

„dataglobal überzeugt uns immer wieder mit innovativen Ansätzen. Die Verwendung von automatischer Klassifizierung zur Steuerung der unternehmensweiten Archivierung ist dafür ein schönes Beispiel“, sagt Nieberle. „Daher hat die Redaktion des Storage-Insider dataglobal gerne für den IT-Award nominiert. Unsere Leser waren von diesem Konzept offenbar ebenso begeistert wie wir.“

dataglobal ist mit dem Produkt dg classification führend in der automatisierten Klassifizierung von unstrukturierten Daten wie Dokumenten, Dateien oder Mails. Dabei werden die Daten auf Basis ihres Inhalts nach fachlichen Kriterien klassifiziert. So kann das selbstlernende Produkt beispielsweise Verträge oder kaufmännische Belege im Filesystem oder SharePoint erkennen und automatisiert der Archivierung zuführen. Die notwendigen Metadaten können dabei zur geordneten Ablage im Archiv automatisch erkannt werden.

Bei diesem sogenannten Auto-Tagging werden Metadaten wie beispielsweise Kundennummern oder Projektkennzeichen automatisch erkannt, die in der Archivierung verwendet werden können. So ist es möglich, im Archiv Daten aus den unterschiedlichsten Quellen projektbezogen zusammenzufassen. Auch bei der Suche können diese zusätzlichen Metadaten genutzt werden, um durch Filterung zu besseren Ergebnissen zu kommen.

„Unsere Kunden setzen mit unserer Software ein wertbasiertes Management von Informationen um. Mit der automatischen und v.a. inhaltlichen Klassifizierung wird der Wert eines Informationsobjektes deutlich. Die Klassifizierung kann so die richtige Behandlung von Informationen steuern. Auf diese Weise werden beispielsweise wichtige Daten archiviert oder sensible Daten nicht in die Cloud verschoben“, sagt Wolfgang Munz, CEO dataglobal. „Wir freuen uns sehr, dass uns die Leser vom Storage-Insider zum besten Archivprodukt gewählt haben und sehen das als weiteren Ansporn für die Zukunft.“

Mehr Informationen über das mit dem IT-Award 2015 in Platin ausgezeichnete Produkt finden Sie hier: http://www.dataglobal.com/dg_hyparchive

Weitere Informationen zu den IT-Awards finden Sie hier: http://www.storage-insider.de/award

dataglobal ist führender Anbieter für die automatisierte Klassifizierung von Daten, die übergreifende Archivierung (Unified Archiving bzw. Enterprise Information Archiving) und die unternehmensweite Steuerung des Information Managements (Unified Information Governance). Mit seinen Lösungen unterstützt dataglobal seine Kunden in den Bereichen IT-Sicherheit, Governance, Risk-Management, Compliance und eDiscovery. Dabei optimieren die dataglobal-Produkte Systeme wie Storage-Plattformen und Filer, File-Server, Mail-Server, SharePoint, DMS/ECM-Systeme, ERP- und Drittanwendungen und helfen den Kunden, diese Systeme kostengünstig zu betreiben und gleichzeitig die Informationen, die von diesen Systemen generiert werden, sicher zu verwalten und zu schützen.
Zahlreiche Installationen in über 40 Ländern weltweit sind ein Beweis für die Leistungsfähigkeit der Produkte von dataglobal. Zu den Kunden von dataglobal gehören 3M, AUDI, Gruppe Deutsche Börse, Knorr-Bremse und Zehnder.
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