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Stadt Essen entscheidet sich für Online-Baugenehmigung mit cit und XBau 2.0

Ruhrmetropole digitalisiert Baugenehmigungsverfahren, um Prozesse und Kommunikation zwischen externen und internen Beteiligten zu beschleunigen. Genehmigungsprozess soll medienbruchfrei und effizienter werden.

Dettingen/Teck, 24.1.2019 – Die cit GmbH, Spezialist für E-Government und formularbasierte Prozesse, setzt im Projekt „Baugenehmigung online“ gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (ESH) die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens für die Stadt Essen um.

Damit sollen die Prozesse und Kommunikation zwischen Bauherren, Anliegern, Planern und Verwaltung beschleunigt und der gesamte Genehmigungsprozess künftig medienbruchfrei und effizienter werden.

Von analogen Papierbergen zu ausschließlich digitalen Unterlagen

Die Stadt Essen nutzt für die Bearbeitung von Baugenehmigungsverfahren im Amt für Stadtplanung und Bauordnung die Software „ProBAUG“ der Prosoz Herten GmbH. Aktuell werden eingehende Bauanträge weitgehend noch analog bearbeitet. Sowohl die Anträge und Planungsunterlagen, als auch die Dokumente für die verfahrensbegleitenden Abstimmungsprozesse werden zu Stellungnahmen und Mitzeichnungen klassisch in Papierform in der Verwaltung weitergereicht. Nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses werden diese Papierunterlagen dauerhaft in den Hausakten archiviert.

Ziel des Projektes BG-Online ist es, den kompletten Antragsprozess vom Eingang der Antrags- und Planunterlagen bis zur Archivierung medienbruchfrei auf eine rein elektronische Vorgangsbearbeitung mit ausschließlich digitalen Unterlagen umzustellen.

cit intelliForm stellt dabei die Plattform zur Verfügung, über die die Bauanträge angenommen werden, bevor sie in das Fachverfahren zur Bearbeitung übernommen werden. Über die Plattform sollen die Antragsteller, die Entwurfsverfassenden und die Fachplaner künftig gemeinsam die Bauvorlagen zusammenstellen können und somit immer Zugriff auf einen aktuellen Planungsstand haben.

Kommunikationsstandard der Zukunft: XBau 2.0 kommt zum Einsatz

Als eines der ersten Projekte bundesweit setzt die Stadt Essen für Baugenehmigung online auf den neuen XBau-2.0-Standard für den Austausch von Informationen zwischen den verschiedenen Systemen, um die Zukunftsfähigkeit der Lösung sicherzustellen und Synergien schneller nutzen zu können.

XBau 2.0 ist ein XML-basierter Standard für den Datenaustausch der Bauaufsichtsbehörden mit ihren Kommunikationspartnern. Dazu gehören auf Seiten des Bauherrn beispielsweise Architekten, Prüfsachverständige und Fachplaner, in der Verwaltung verschiedene Ämter und als dritte Gruppe Fachbehörden. Letztere werden mit XBau in die Lage versetzt, ihre Prozesse ämterübergreifend und medienbruchfrei auszuführen. Das führt zu erheblichen Effizienzgewinnen und beschleunigt den Entscheidungsprozess: Vom Antragsteller eingehende XBau-konforme Daten und Unterlagen können beispielsweise bei Prüfungen der Bauaufsicht sofort einbezogen werden. An Dritte im Prozess können Daten maßgeschneidert geliefert werden. Fachbehörden, die von der Bauaufsicht zur Stellungnahme beteiligt werden, profitieren ihrerseits, weil sie effizienter mit der Bauaufsicht zusammenarbeiten können.

Der Kommunikationsstandard XBau 2.0 wurde im Herbst 2017 vom IT-Planungsrat verbindlich verabschiedet. Jede Lösung für die Baugenehmigung online, die den XBau-2.0-Standard nicht vollumfänglich nutzen würde, hätte unweigerlich in eine Sackgasse mit Mehrkosten und mangelnder Effizienz geführt. Auch wenn das Projektteam auf die Verabschiedung und Ausgestaltung des Standards warten musste, zahlt sich die Verzögerung nun aus. Die neue Lösung konnte so von Beginn an auf den neuen Standard des Planungsrats und der Bauministerkonferenz hin konzipiert werden.

XBau 2.0 sichert Zukunftsfähigkeit, steigert Flexibilität und Effizienz

„Im Baugenehmigungsverfahren gibt es besonders viele verwaltungsinterne als auch externe Beteiligte, es erfordert deshalb eine intensive Kommunikation und einen umfassenden Datenaustausch zwischen den Akteuren“, erklärt Thilo Schuster, geschäftsführender Gesellschafter der cit GmbH. „Wir empfehlen deshalb allen Kommunen, die ihr Baugenehmigungsverfahren ebenfalls digitalisieren wollen, die umfassende Nutzung des Standards XBau 2.0. Er sichert nicht nur die Zukunftsfähigkeit der Lösung, sondern erhöht auch die Flexibilität in der Nutzung verschiedener Systeme bei den unterschiedlichen Akteuren und steigert letztlich die Effizienz in der Projektumsetzung.“

„Die cit ist bei diesem Projekt mit ihrem Erfahrungsschatz bei der Umsetzung von E-Government-Verfahren ein wertvoller Partner“, erklärt Ralf Zientkowski vom Amt für Stadtplanung und Bauordnung der Stadt Essen. „Besonders Baugenehmigungsverfahren sind sehr umfangreich und komplex. Eine übergreifende Dokumentation der Sollprozesse im Vorfeld und die praktischen Hinweise der cit haben dazu beigetragen, dass wir die Umsetzung der Lösung sehr effektiv planen konnten und jetzt strukturiert angehen können.“

In Essen arbeitet das Projektteam derzeit an der Integration in das städtische Netzwerk und der Entwicklung der Prozesse im Fachverfahren. Im nächsten Schritt ist eine interne Testphase angesetzt, die dann in eine Pilotphase mit Anträgen ausgewählter Antragsteller übergeht.

Weitere Produkte aus dem Bereich Formularserver finden Sie hier: http://www.cit.de/loesungen

Weitere News im Kontext von formular- und dokumentbasierter Software finden Sie hier: http://www.cit.de/presse

Die cit GmbH ist ein führender Anbieter von flexiblen Plattformen für die Erstellung von mobilen Anwendungen, WebApps, Online-Formularen, für Formularmanagement und Formularserver, Anliegen- und Fallmanagement sowie für alle dokumentbasierten Prozesse.

Mit der innovativen Produktfamilie cit intelliForm unterstützt die cit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen wie Banken und Versicherungen bei der webbasierten Umsetzung komplexer Antrags- und Verwaltungsabläufe im E-Government und im Kundenservice. Die assistentengestützten Formulare, mobilen Anwendungen und Formularlösungen von cit verbessern den Kundenservice, beschleunigen Prozesse und reduzieren Aufwände und Kosten.

Zu den Kunden der cit gehören viele Behörden und Institutionen im öffentlichen Bereich wie zum Beispiel die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden und Erfurt ebenso wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft. Weiterhin gehören zu den Kunden namhafte Unternehmen wie der W. Kohlhammer Verlag und die DSV Service GmbH. Die Produkte von cit werden auch von innovativen Partnern wie u.a. ITEOS, der OpenLimit SignCubes AG oder der T-Systems erfolgreich eingesetzt.

Die cit GmbH wurde 1993 gegründet und hat ihren Stammsitz in Dettingen/Teck. Mehr Informationen zum Unternehmen und dem Produktportfolio finden Sie unter www.cit.de .

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Elektronische Bauanträge für Werbeanlagen mit cit intelliForm

Bauaufsicht Frankfurt/Main schafft in Pilotprojekt die Basis für digitale Abwicklung aller baurechtlichen Prozesse. Kommunikation zwischen Antragsteller und Behörde sowie Einreichen umfangreicher Unterlagen nun online möglich.

Elektronische Bauanträge für Werbeanlagen mit cit intelliForm

Bauaufsicht Frankfurt ermöglicht Online-Bauantrag für Werbeanlagen

Dettingen/Teck, 16.11.2017 – Die cit GmbH, Spezialist für formular- und dokumentbasierte Software, hat in Zusammenarbeit mit der OTS Informationstechnologie AG einen Online-Formularassistenten zur elektronischen Bauantragstellung für Werbeanlagen für die Bauaufsicht der Stadt Frankfurt/Main entwickelt.

Die Abwicklung des Bauantragverfahrens sollte komplett medienbruchfrei elektronisch erfolgen können. Zu den weiteren Anforderungen gehörten die Möglichkeit zur vollständigen elektronischen Einreichung der umfangreichen Daten und Bauvorlagen über den Formularassistenten sowie die anschließende kontrollierte Übernahme in das Fachverfahren, das von der OTS Informationstechnologie geliefert wird.

„Wichtig war uns außerdem, dass während des Baugenehmigungsverfahrens über eine Kommunikationsplattform mit der vom Bauherrn bevollmächtigten und verantwortlichen Person effizient papierlos kommuniziert werden kann“, erläutert Berthold Reinke, ehemaliger Leiter Informationstechnik bei der Bauaufsicht Frankfurt die weiteren Anforderungen, die die Behörde im Rahmen des Projektes umsetzen wollte. „Darüber hinaus sollten die Bauvorlagen als eAkte sicher in einem DMS-System archiviert werden.“

Auch die Möglichkeit zur Unterbrechung des Ausfüllprozesses sollte gegeben sein. Dazu können die eingegebenen Daten auf jeder Seite zwischengespeichert werden. Die Ablage erfolgt automatisch lokal. Ein Klick auf die gespeicherte HTML-Datei ruft den Formularassistenten mit den bis dahin eingegebenen Daten wieder auf, so dass der Antrag weiter ausgefüllt werden kann.

Als besondere Herausforderung mussten Schnittstellen geschaffen werden, die die heterogene Softwarelandschaft bestehend aus der Fachanwendung, der elektronischen Akte, dem Formularassistenten, der Expertenauskunft (Kommunikationsplattform) und verschiedenen Office-Anwendungen erfolgreich und reibungslos funktionieren lassen.

Eine weitere Hürde stellte die Unterschrifts- und Schriftformerfordernis dar: Da es in Hessen derzeit noch keine Regelungen für eine digitale Unterschrift als gültige Willenserklärung bei der Antragstellung gibt, entschlossen sich die Projektbeteiligten dazu, ähnlich wie bei der digitalen Steuererklärung dem digitalen Antrag einen Mantelbogen als Hilfsmittel der Rechtssicherheit beizufügen, der ausgedruckt, unterschrieben und parallel zum digitalen Antrag abgegeben wird. Dieser Mantelbogen wird automatisch vom Formularassistenten aufbereitet. Mit dessen Unterzeichnung bestätigen Bauherr und Entwurfsverfasser die Inhalte und Richtigkeit des digitalen Antrags und der digital eingereichten Unterlagen. Auch die Baugenehmigung muss aufgrund der gegenwärtigen Rechtslage derzeit noch in Papierform erteilt werden.

Mit dem Ergebnis des elektronischen Bauantrags ist Berthold Reinke sehr zufrieden: „Die Anwendungen „Formularassistent“ und „Expertenauskunft“, die von externen Beteiligten genutzt werden, sind webbasiert und ausgesprochen benutzerfreundlich gestaltet. Intern freuen wir uns über die verbesserte Qualität der Antragsunterlagen, die papierlose, zeit- und wegesparende Antragseinreichung und
-bearbeitung und die Vermeidung von Doppelarbeiten bei der Datenerfassung.“

Peter Lechner von der OTS hebt besonders die Möglichkeiten des Austauschs zwischen den an der Antragstellung und -bearbeitung Beteiligten hervor: „Von der Antragstellung über die Unterlagennachlieferung bis zur Dokumentenbereitstellung durch die Bauaufsicht können Behörde und Antragsteller bürozeitenunabhängig über eine Plattform sicher miteinander kommunizieren und auf alle Unterlagen zugreifen.“

„Der eingesetzte moderne Formularassistent führt den Benutzer durch den Antrag und prüft bereits während des Ausfüllens die Plausibilität der Daten“, ergänzt Thilo Schuster, Geschäftsführer bei der cit. „Der rechtlich notwendige Mantelbogen ergibt sich aus den gemachten Angaben und erfordert keine gesonderte Erstellung.“

Nach rund einem Jahr im Einsatz können die Frankfurter bereits deutlich steigende Fallzahlen verzeichnen. Mit der Novellierung der Hessischen Bauordnung sollen künftig auch die rechtlichen Voraussetzungen für eine vereinfachte und vollständig medienbruchfreie Abwicklung auf elektronischem Wege geschaffen werden, bei der dann auch der Mantelbogen wieder entfallen kann.

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Die cit GmbH ist ein führender Anbieter von flexiblen Plattformen für die Erstellung von mobilen Anwendungen, WebApps, Online-Formularen, für Formularmanagement und Formularserver, Antrags- und Fallmanagement sowie für alle dokumentbasierten Prozesse.
Mit der innovativen Produktfamilie cit intelliForm unterstützt die cit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen wie Banken und Versicherungen bei der webbasierten Umsetzung komplexer Antrags- und Verwaltungsabläufe im E-Government und im Kundenservice. Die assistentengestützten Formulare, mobilen Anwendungen und Formularlösungen von cit verbessern den Kundenservice, beschleunigen Prozesse und reduzieren Aufwände und Kosten. Dabei erstreckt sich das Lösungsspektrum von cit von einfachen, ausfüllbaren PDFs bis hin zu komplexen Formular-Assistenten.
Zu den Kunden der cit gehören viele Behörden und Institutionen im öffentlichen Bereich wie zum Beispiel die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden und Erfurt ebenso wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft. Weiterhin gehören zu den Kunden namhafte Unternehmen wie der W. Kohlhammer Verlag und die netbank AG. Die Produkte von cit werden auch von innovativen Partnern wie u.a. der Datenzentrale Baden-Württemberg, der OpenLimit SignCubes AG oder der T-Systems erfolgreich eingesetzt.
Die cit GmbH wurde 1993 gegründet und hat ihren Stammsitz in Dettingen/Teck. Mehr Informationen zum Unternehmen und dem Produktportfolio unter www.cit.de .

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