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Premiere: Deutsch-französischer Experten-Workshop zur elektronischen Rechnungsstellung

Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) lädt erstmals deutsch-französisches Fachgremium zum Austausch über die Zukunft der Rechnungsstandards ein

Premiere: Deutsch-französischer Experten-Workshop zur elektronischen Rechnungsstellung

Saarbrücken, 4. März 2015 – Unter der Schirmherrschaft der saarländischen Ministerpräsidentin Annegret Kramp-Karrenbauer trifft sich am 26./27. März 2015 eine deutsch-französische Expertengruppe aus Politik und Wirtschaft, um über eine europaweite Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung zu beraten. Ziel ist es, sich über die Erfahrungen, die man in Deutschland und Frankreich bereits mit elektronischen Formaten wie dem ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) gemacht hat, auszutauschen.

Der hochkarätige Workshop, an dem 30 IT-Spezialisten sowie Regierungsvertreter beider Länder teilnehmen, findet in der Zentrale der eurodata AG in Saarbrücken statt. Sie befassen sich mit der Weiterentwicklung dieses Datenformats und informieren sich über die praktischen Erfahrungen, die involvierte Unternehmen, verantwortliche IT-Berater sowie die Politik seit Einführung des elektronischen Rechnungsformats gemacht haben.

Uwe Richter, Vorstandsvorsitzender der eurodata AG: „Die Idee hinter dieser Tagung ist, die internationalen ZUGFeRD-Experten in Dialog miteinander zu bringen und diesen Austausch kontinuierlich fortzuführen. eurodata ist an dieser Stelle allerdings nicht nur Gastgeber, sondern kann auch anhand konkreter Kundenbeispiele verdeutlichen, wie sich das neue Format in der Realität umsetzen lässt und wo sich Probleme abzeichnen.“ Neben konkreten Projekten in Deutschland und Frankreich beschäftigen sich die Experten auch mit Fragen nach einer europaweiten Anwendung von hybriden Rechnungsformaten. Zudem beleuchten Vertreter des VDA (Verband deutscher Automobilhersteller) und von Galia (Verband französischer Automobilhersteller) die speziellen Anforderungen und Erfahrungen im Bereich der Automobilindustrie.

Nach Vorstellung der Experten von FeRD soll dieser deutsch-französische Workshop regelmäßig stattfinden und eine Brücke zwischen Theorie und Praxis herstellen, mit dem Ziel, den ZUGFeRD-Standard so weiter zu entwickeln, dass einer medienbruchfreien Rechnungsverarbeitung in Europa bald nichts mehr entgegen steht.

HINWEIS: Interviewoptionen
Vertreter der deutschen und französischen Ministerien, des VDA oder der beteiligten Unternehmen stehen für Interviews zum Thema ZUGFeRD gerne zur Verfügung. Bei konkreten Interviewwünschen wenden Sie sich zur Terminabsprache bitte an Markus Metz, eurodata AG.

Die eurodata AG entwickelt und vermarktet cloudbasierte Softwarelösungen für Handelsnetze, Steuerberater und KMUs sowie Softwareprodukte zur Implementierung von Smart Services für mehrstufige Prozesse und Datenintegration. Mehr als 50.000 Kunden vertrauen den eurodata-Hochleistungsrechenzentren, einer sicheren Cloud „Made in Germany“, mit professionellen Web- und Cloud-Dienstleistungen. Damit übernehmen wir auch die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der Lösungen. Die eurodata AG wurde 1965 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Saarbrücken. Heute fokussieren sich mehr als 500 Mitarbeiter nachhaltig um den Erfolg unserer Kunden in ganz Europa. www.eurodata.de

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Invoice control: FibuNet webIC geht mit ZUGFeRD vorneweg

Invoice control: FibuNet webIC geht mit ZUGFeRD vorneweg

Screenshot FibuNet WebIC Rechnungssicht

Unabhängig von Ort und Zeit werden mit FibuNet webIC Eingangsrechnungen automatisch erfasst, bearbeitet und archiviert. Die so erfassten Buchungsdaten werden „auf Knopfdruck“ in die FiBu übernommen. Alternativ zum Einscannen von Rechnungen können buchungsrelevante Daten digitaler Rechnungen im PDF-Format nun auch direkt elektronisch ausgelesen und übernommen werden. FibuNet webIC unterstützt dabei den Datenstandard für elektronische Rechnungen „ZUGFeRD“ und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen bei der Erfassung und Archivierung von elektronischen Rechnungen in höchstem Maße.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames, übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das einen sicheren Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern gewährleistet und zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger eine effektive Kommunikation strukturierter Daten ermöglicht („ZUGFeRD“ Format).

Datenstandard für den Austausch elektronischer Rechnungen
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat wurde von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das Format erlaubt es, Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF Datei mit eingebettetem XML-Code zu übermitteln. Die strukturierten Daten können aus der XML-Datei so direkt ausgelesen und verarbeitet werden. Das PDF/A3-Format entspricht dabei den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

ZUGFeRD erleichtert die Einhaltung unternehmensbezogener Richtlinien und rechtlicher Anforderungen. Die PDF/A3-Datei ist dabei auf lange Dauer archivierbar, denn der ISO-Standard definiert, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht, damit die langfristige Lesbarkeit garantiert ist. Dies ist völlig unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem die Dokumente erstellt wurden.

ZUGFeRD Integration in webIC vereinfacht automatisierte Rechnungsbearbeitung
Das ZUGFeRD-Datenformat ergänzt und optimiert in idealer Weise die Softwareanwendung zur automatisierten Rechnungsbearbeitung FibuNet webIC , die bereits bei rund 100 namhaften Unternehmen im Einsatz ist. Neben der Integration mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung sind Schnittstellen u.a. zu den Buchführungsprogrammen von SAP R/3® und zu Microsoft Dynamics AX® verfügbar.

FibuNet webIC nutzt OCR-Erkennung und befüllt aus eingescannten Papierrechnungen automatisch die rechnungsrelevanten Felder für die Vorkontierung, wie z.B. Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Rechnungsbetrag. Alternativ zum Scannen können auch elektronische Rechnungen im PDF-Format direkt integriert werden. Das FibuNet-eigene Smart-Archiv übernimmt dabei eine E-Mail mit dem angehängten PDF automatisch aus einem definierten Postfach (z.B. rechnungseingang@musterfirma.de) und stellt sie dem webIC zur Verfügung. Die buchungsrelevanten Rechnungsdaten werden dann automatisch in die dafür vorgesehenen Felder zur weiteren Bearbeitung übertragen und das dazugehörige Rechnungsbild wird übernommen. Die Eingangs-E-Mail wird schließlich zusammen mit dem originalen PDF im webIC als nicht löschbares Dokument zur Rechnung archiviert.

Fristen jederzeit im Blick
Die digitalen Rechnungen werden daraufhin in den Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt. FibuNet webIC unterstützt die Anwender bei der termingerechten Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Über Eskalationsmeldungen im Prüfungsprozess lässt sich die Einhaltung von Fristen verlässlich überwachen, wie beispielsweise Skontofristen. Durch die Beschleunigung des Prüfungsprozesses und die zeitnahe Buchung der Rechnungen ist auch der Vorsteuerabzug periodengerecht gewährleistet.

Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten können jederzeit auf alle Belege im System zugreifen. Sie haben schnellen Zugriff auf die Daten, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen. Die Kontierungen werden am Ende des Prozesses auf Knopfdruck in die Finanzbuchhaltung übernommen und mit dem Rechnungs-Scan, der Bearbeitungshistorie und sämtlichen Anlagen (z.B. Lieferscheine) verlinkt.

OCR-Erkennung nicht mehr erforderlich
Durch die Unterstützung des ZUGFeRD-Rechnungsformates ist die OCR-Erkennung bei Eingangsrechnungen nicht mehr erforderlich, da die strukturierten Daten aus der XML-Datei ausgelesen werden können. Mittels FibuNet webIC kann für ZUGFeRD Rechnungen der Nachweis vom Rechnungseingang bis in die Finanzbuchhaltung vollständig und lückenlos erbracht werden. Damit werden alle gesetzlichen Anforderungen bezüglich Durchgängigkeit des Rechnungsbearbeitungsprozesses und bezüglich der elektronischen Archivierung erfüllt.

Dirk-Peter Kuballa, Steuerexperte beim Finanzministerium Schleswig-Holstein, weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass FibuNet mit seiner Lösung bereits die Anforderungen der Finanzverwaltung im ersten Entwurf der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) umsetzt. Danach sind „Art und Umfang der maschinellen Auswertbarkeit nach den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten zu beurteilen und die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit ist nicht zulässig“. Dies bedeutet bei Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat, dass beim Rechnungsempfänger sowohl das Rechnungsbild (Image) als auch die XML-Daten erhalten bleiben und in einem Rechnungsbearbeitungsprozess insbesondere die XML-Daten nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden.
Bildquelle:kein externes Copyright

Der Name FibuNet steht für die Entwicklung besonders leistungsfähiger und sicherer Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Die 100% GDPdU- & GoBS zertifizierte Lösung FibuNet bietet dem Anwender auch bei sehr großen Datenmengen ein Höchstmaß an Sicherheit, Schnelligkeit und Funktionalität.

Über inzwischen 1.400 namhafte Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Auszug aus der Kundenliste: Berliner Effektengesellschaft, domainfactory, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Golf House Direktversand, Hurtigruten, IG Bau, Intercard AG, Netto Marken-Discount, Pearl GmbH.

Laut der gemeinsam mit der Computerwoche und der Trovarit AG erhobenen Kundenzufriedenheitsstudie 2012 hat FibuNet die mit Abstand zufriedensten Kunden mit ihrer Rechnungswesen-Software bei Unternehmen zwischen 100 und 500 Mitarbeitern. Weitere Informationen: www.fibunet.de

FibuNet GmbH
Doris Dreyer
Carl-Zeiss-Straße 3
24568 Kaltenkirchen
+49 (0) 4191 87 39-0
beratung@fibunet.de
http://www.fibunet.de

trendlux pr GmbH
Petra Spielmann
Oeverseestraße 10 – 12
22769 Hamburg
+49 (0) 40 800 80 99 0-0
info@trendlux.de
http://www.trendlux.de

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ZUGFeRD-Rechnungen im Dokumentenmanagement-System verarbeiten

Das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte „ZUGFeRD“-Format für digitale Rechnungen ermöglicht die einheitliche und strukturierte Übertragung von Rechnungsdaten zwischen Sender und Empfänger. Als eine der ersten DMS/ECM-Lösungen liest das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core diese Daten aus, archiviert sie und stellt sie zur Weiterverarbeitung zur Verfügu

ZUGFeRD-Rechnungen im Dokumentenmanagement-System verarbeiten

Dr. Friedrich Wilhelm Haug (re.), am Messestand von agorum®

Ostfildern, 10.10.2013 – Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, ist eine nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung. FeRD wurde unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder,

des Bundeskanzleramtes sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft 2010 in Berlin gegründet. Das FeRD hat die Aufgabe, die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen zu verbessern und arbeitet daran, die Thematik E-Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten und Maßnahmen zum Einsatz elektronischer Rechnungen umzusetzen.

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat ermöglicht es, Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF-Datei integriert zu verschicken und diese auszulesen und zu verarbeiten. Das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core ist eine der ersten DMS-Lösungen, die mit diesem Format umgehen können und Daten wie Bruttobetrag, Empfänger oder Rechnungsdatum aus ZUGFeRD-Rechnungsbelegen automatisch auslesen und weiterverarbeiten können. Diese Möglichkeit wurde erstmals auf der diesjährigen DMS EXPO von agorum® gezeigt. Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat beim Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, ließ sich die Umsetzung auf dem Stand der agorum® Software GmbH zeigen.

Weitere Informationen zum Unternehmen:
http://www.agorum.com

Weitere Informationen zu ZUGFeRD:
http://www.ferd-net.de/

Die agorum® Software GmbH ist der Hersteller des Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core. Das Unternehmen feiert 2013 sein 15-jähriges Jubiläum, denn es existiert seit 1998 in Ostfildern/Nellingen, ganz in der Nähe des Stuttgarter Flughafens. Ab 2002 begann die Entwicklung von agorum® core – 2008 entschieden die beiden Geschäftsführer, Rolf Lang und Oliver Schulze, das DMS als Open Source Software anzubieten. Seither hat sich agorum® core als hochflexibles und einfach zu bedienendes Dokumentenmanagement-System/Enterprise-Content-Management-System im Markt etabliert. Vertrieben und integriert wird das DMS direkt über den Hersteller oder über die rund 50 Vertragspartner in Deutschland, Österreich, Liechtenstein und der Schweiz.

Kontakt:
agorum® Software GmbH
Natalie Schweizer
Vogelsangstr. 22
73760 Ostfildern
0711/358718-40
natalie.schweizer@agorum.com
http://www.agorum.com

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DMS EXPO: PDF Association informiert über alle PDF-Standards

Berlin/Stuttgart, 16. August 2013. In diesem Jahr wurde das PDF-Format 20 Jahre alt. Es ist mittlerweile das meistgenutzte Datei-Format und seit 2008 ein ISO-Standard. Mit zunehmender Marktdurchdringung von PDF wurden weitere Spezifizierungen entwickelt, die ebenfalls von der ISO als Standard ratifiziert wurden. Auf der DMS EXPO – 24. bis 26. September 2013 in Stuttgart – informieren Mitglieder der PDF Association über diese PDF-Standards, angefangen von PDF als solchem, über PDF/A für die Langzeitarchivierung und Rechnungsaustausch, PDF/UA für barrierefreie Nutzung von PDF-Dokumenten, PDF/VT für Variablen Transaktionsdruck bis hin zu PDF/X für die Übermittlung von Druckvorlagen. Zur DMS EXPO steht vor allem das Thema elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A-3 und dem ZUGFeRD-Datenmodell im Mittelpunkt. Am Tag vor der Messe veranstaltet die PDF Association ein halbtägiges Seminar rund um den PDF/A-Standard und den elektronischen Rechnungsaustausch mit PDF/A-3.

Zahlreiche Mitglieder der PDF Association fokussieren ihren DMS EXPO-Auftritt auf PDF/A und den aktuellen dritten Normteil. Dieser greift den Container-Gedanken von PDF auf und ermöglicht gänzlich neue Anwendungsszenarien. Dazu gehören unter anderem die hybride Archivierung, bei der die digital erzeugten Quelldokumente in die PDF/A-3-Datei eingebettet werden, und die E-Mail-Archivierung, wo unterschiedliche Szenarien möglich sind: Das Spektrum reicht von einer automatisierten Server-seitigen bis hin zu einer manuellen Konvertierung nach PDF/A auf dem Client. Darüber hinaus können E-Mails und deren Attachments einzeln im PDF/A-Format archiviert oder in einer mehrseitigen PDF/A-Datei zusammengefasst werden. Wird PDF/A-3 eingesetzt, sind die E-Mails samt Anhängen im archivtauglichen PDF/A-Format in einer einzigen Datei eingebettet.

Herausragendes Beispiel für den Einsatz von PDF/A-3 ist der elektronische Rechnungsaustausch auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ und wird vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) entwickelt, in dem sich auch die PDF Association stark engagiert. Das Datenmodell definiert, wie das sicher archivierbare Belegbild einer Rechnung und deren Daten als XML in einer PDF/A-3-Datei verbunden sind. Damit ebnet es den Weg für elektronischen Rechnungsaustausch und die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten vor allem auch für kleinere und mittlere Unternehmen. Wie Unternehmen elektronische Rechnungen auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells erstellen oder verarbeiten können, erfahren die Besucher der DMS EXPO an mehreren Messeständen von Mitgliedern der PDF Association. Die callas software GmbH beispielsweise zeigt eine neue Version des pdfaPilot, mit der Unternehmen ZUGFeRD-kompatible Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten können. Dabei unterstützt die Version 5.0 den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats. Die InovoOlution GmbH präsentiert im Rahmen ihrer Input-Management-Lösung NOVO Mail, wie die Rechnungsinformationen im Workflow-Prozess an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Die LuraTech Europe GmbH führt die praktische Integration am Beispiel der Warenwirtschaft von Lexware vor, mit der sowohl Rechnungen erstellt als auch eingehende Rechnungen verarbeitet werden können.

Zahlreiche weitere Mitglieder wie z.B. die Actino Software GmbH, intarsys consulting GmbH oder die PDFlib GmbH bieten darüber hinaus Lösungen rund um ZUGFeRD. Eine Übersicht hat die PDF/A Association unter http://www.pdfa.org/ZUGFeRD-kompatibel zusammengestellt, die kontinuierlich erweitertet wird. Detaillierte Informationen zum Thema elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A-3 und der Familie der PDF/A-Standards gibt es darüber hinaus bereits am Vortag (23. September 2013) der DMS EXPO. Hier veranstaltet die PDF Association nachmittags ein Seminar. Außerdem liegt die Informationsbroschüre „PDF/A kompakt“ an den Messeständen der Mitglieder aus. Diese fasst auf knapp 20 Seiten die Expertise aus sieben Jahren Erfahrung mit PDF/A zusammen.

Auch über die Weiterentwicklung des PDF/UA-Standards (UA steht für Universal Accessibility, also universelle Barrierefreiheit) können sich die Besucher der DMS EXPO eingehend informieren. Im Juli 2012 als ISO-Standard ISO 14289-1 erschienen, wird er demnächst vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) auch in einer deutschen Fassung publiziert. Ein Entwurf der deutschen Übersetzung kann bis 22. September 2013 auf der DIN-Website eingesehen bzw. kommentiert werden. Für PDF/UA haben die Experten der PDF Association ebenfalls eine umfassende Informationsbroschüre erstellt, die den Besuchern der DMS EXPO kostenlos ausgehändigt wird. Sie erhalten hiermit einen fundierten Überblick über die Anforderungen und Wege zur Barrierefreiheit bei der Erstellung und Nutzung von PDF-Dokumenten.

Die Mitglieder der PDF Association auf der DMS EXPO 2013:

– callas software GmbH – Halle 5, Stand C41
– Compart AG – Halle 5, Stand D71
– ICOM Software Research oHG – Halle 5, Stand C35
– icon Systemhaus GmbH – Halle 5, Stand D39
– InovoOlution GmbH – Halle 5, Stand D39
– Janich & Klass Computertechnik GmbH – Halle 5, Stand E57
– JoinApps AG – Halle 5, Stand E64
– levigo solutions gmbH – Halle 5, Stand D39
– LuraTech Europe GmbH – Halle 5, Stand D17
– microform GmbH – Halle 5, Stand E57
– Mikrografija d.o.o. – Halle 5, Stand B68
– OPTIMAL SYSTEMS GmbH – Halle 5, Stand D31
– PDF Tools AG – Halle 5, Stand E64
– Satz-Rechen-Zentrum – Halle 5, Stand C51
– SEAL Systems AG – Halle 5, Stand C41

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Actino Software GmbH, Adobe Systems Inc., callas software GmbH, intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, Projektleiter ISO 32000, dem PDF-Standard, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt
PDF Association
Thomas Zellmann
Neue Kantstr. 14
14057 Berlin
Telefon: +49 30 39 40 50 – 0
info@pdfa.org
http://www.pdfa.org

Pressekontakt:
good news! GmbH
Nicole Körber
Kolberger Str. 36
23617 Stockelsdorf
Telefon: +49 451 88199-12
pdfa@goodnews.de
http://www.goodnews.de

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PDF/A-3 mit ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch

PDF Association führt traditionell im Vorfeld der DMS EXPO ein Seminar in Stuttgart durch.

Berlin, 1. August 2013. Auch in diesem Jahr informiert die PDF Association im Rahmen eines halbtägigen Seminars unmittelbar vor Beginn der DMS EXPO, nämlich am 23. September nachmittags, umfassend über PDF-Standards. Das Schwerpunktthema in diesem Jahr lautet „PDF/A-3 mit ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsaustausch“. Das ZUGFeRD-Datenmodell (Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland) definiert, wie das sicher archivierbare Belegbild einer Rechnung und deren Daten als XML in einer PDF/A-3-Datei verbunden sind. Damit ebnet es den Weg für elektronischen Rechnungsaustausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten. Auch die praktische Umsetzung dieser Vorgehensweise wird auf dem Seminar erläutert. Zielgruppe des Seminars sind sowohl Anwenderunternehmen als auch ERP-Anbieter. Zusätzlich zeigen Experten des internationalen Verbandes in den Räumlichkeiten der Messe Stuttgart anhand von zahlreichen Praxisbeispielen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen von den Eigenschaften des Standardformates profitieren und ihre Prozesse optimieren können.

PDF/A als ISO-Standard hat sich mittlerweile auch als De-facto-Standard etabliert. Seine Eigenschaft als ein technisch gutes PDF ist in zahlreichen Bereichen hilfreich, Insbesondere mit dem seit 2012 verabschiedeten dritten Normteil haben sich die Einsatzgebiete von PDF/A massiv erweitert. Dieses erlaubt, in einer PDF/A-3-Datei weitere Dateien beliebigen Formates einzubinden, ohne die Archivtauglichkeit des PDF/A-Teils zu gefährden. Welche neuen Möglichkeiten damit einhergehen, zeigt das Seminar der PDF Association auf.

Zu Beginn der Veranstaltung wird Michael Karbe, Vorstand PDF Association, das PDF/A-Format mit seinen Normteilen erläutern und damit das Grundlagenwissen vermitteln. Wie Organisationen mit PDF/A-3 ihre internen Prozesse mit Hilfe von PDF/A-3 optimieren können, stellt Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender der PDF Association, dar.
Bei den dann folgenden beiden Präsentationen steht das Thema elektronischer Rechnungsaustausch im Mittelpunkt. Dr. Bernd Wild, Vorstand PDF Association, erläutert zunächst das ZUGFeRD-Datenmodell. Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association, wird danach zeigen, wie praktisch mit rechnungsverarbeitenden Systemen ZUGFeRD-konforme Dateien erstellt werden können.

Die Teilnahmegebühr für das ganztägige Seminar beträgt 250 Euro zzgl. MwSt.. Weitere Informationen befinden sich unter http://www.pdfa.org , die Anmeldung ist unter http://www.amiando.com/DMS-ZUGFeRD möglich.

Über PDF/A

PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Innerhalb der PDF Association ist das PDF/A Competence Center zentrale Anlaufstelle für das PDF/A-Format. Im Jahr 2006 gegründet, ging im Herbst 2011 aus dem PDF/A Competence Center die PDF Association hervor. Das PDF/A Competence Center ist der erste und derzeit größte Kompetenzbereich der PDF Association.

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Actino Software GmbH, Adobe Systems Inc., callas software GmbH, intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, Projektleiter ISO 32000, dem PDF-Standard, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

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DATEV für neuen Standard bei eRechnungen

Starkes Engagement für effiziente kaufmännische Prozesse im Mittelstand

DATEV für neuen Standard bei eRechnungen

(ddp direct) Nürnberg, 04. Juli 2013: Die DATEV eG setzt sich für den neuen Standard bei elektronischen Rechnungen „ZUGFeRD“ ein. Der IT-Dienstleister engagiert sich bereits seit einigen Jahren auch mit eigenen Lösungen für die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen im Mittelstand. „Wir hoffen, dass der neue Standard künftig auch in der Kommunikation mit Behörden und großen Unternehmen genutzt werden kann“, sagte Prof. Dieter Kempf, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG, auf der Jahrespressekonferenz des Anbieters von Software und IT-Dienstleistungen. „Das neue pdf-Format für elektronische Rechnungen hat dann das Potenzial, wirklich zum Zugpferd für die sichere und effiziente unternehmensübergreifende Kommunikation rund um die betriebswirtschaftlichen Prozesse aller Unternehmen zu werden“, so Kempf.

Die DATEV kümmert sich seit vielen Jahren um den Einsatz moderner kaufmännischer IT-Lösungen in mittelständischen Unternehmen. Ziel ist es, damit einerseits den rechtlich notwendigen Verwaltungsaufwand in den Betrieben und bei deren Steuerberatern zu begrenzen und andererseits die Unternehmensdaten für das betriebswirtschaftliche Management zeitnah verfügbar zu machen. Ein wichtiger Teil dieses Engagements der Genossenschaft ist die Schaffung effizienter sowie rechtlich und technisch sicherer Lösungen für den digitalen Datenaustausch mit Geschäftspartnern, Banken, Behörden und sonstigen Institutionen.

Unternehmen verabschieden sich von Papierbelegen

Der Nürnberger IT-Dienstleister bietet seit 2005 mit „Unternehmen online“ sehr erfolgreich eine Lösung an, über die Belege digitalisiert und dann im DATEV-Rechenzentrum gespeichert werden können. Dort stehen sie im geschützten Umfeld sowohl dem Unternehmen wie auch dem jeweiligen Steuerberater zur Weiterverwendung zur Verfügung. Vor vier Jahren wurde die Lösung ergänzt um eine Funktion, mit der sich elektronische Rechnungen auf einfache und rechtssichere Art sowohl akzeptieren als auch versenden lassen. Über 70.000 Unternehmer nutzen inzwischen die Lösung “ Belegverwaltung online “ und verabschiedeten sich damit von Schuhkartons und Pendelordnern voller Belege.

Mit dem vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelten neuen pdf-Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide FeRD) lässt sich diese Entwicklung weiter vorantreiben – bis hin zu einem automatischen Erfassen der Belegdaten etwa für die Finanzbuchführung und den Zahlungsverkehr. Möglich wird dies, weil diese als XML-Daten in dem pdf-Bild hinterlegt werden und beispielsweise von der Software für das Rechnungswesen automatisch ausgelesen und zugeordnet werden können. Der Umweg über eine OCR-Erkennung ist dann nicht mehr nötig. Mit wenigen Klicks lassen sich so Buchungen ausführen und Zahlungen auslösen. Für mittelständische Unternehmen hätte das auch den Vorteil, dass die Kontrolle und das Management der eigenen Zahlungsein- und -ausgänge deutlich vereinfacht würden. Damit können offene Posten besser gemanagt und somit die Liquidität des Unternehmens verbessert werden.

ZUGFeRD schafft branchenübergreifenden Standard

„ZUGFeRD hat viele Vorteile“, so Kempf. „Der neue Standard ist branchen-übergreifend und konzentriert sich auf den Kern relevanter Rechnungsbestandteile. Dadurch wird er in vielen, vor allem auch in kleinen und mittleren Unternehmen einsetzbar.“ Da es sich dabei um eine Variation des bekannten pdf-Formats handle, könnten alle Systeme damit arbeiten, egal ob sie den Vorteil der XML-Daten nutzen oder nicht.

Die DATEV mit ihrer in über 40 Jahren gesammelten Erfahrung rund um digitale Prozesse im kaufmännischen Bereich von Unternehmen, war im Rahmen des FeRD an der Entwicklung des ZUGFeRD-Standards beteiligt. Sie wird diesen in ihr eigenes Softwareangebot integrieren. Eine Pilotversion für die Annahme von eRechnungen mit diesem Standard wird es voraussichtlich 2014 geben. Sobald diese dann ausführlich getestet und für den Markt freigegeben ist, soll sie allen Nutzern von „Unternehmen online“ automatisch zur Verfügung stehen.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland strebt an, den Standard in eine DIN-Normierung zu überführen. Damit erhalten Unternehmen, Kanzleien, Behörden, Institutionen und Softwarehersteller eine Investitionssicherheit, die die flächendeckende Verbreitung von ZUGFeRD unterstützen würde. „Der elektronische Austausch von Rechnungen in Deutschland könnte so auf ein neues, effizienteres Niveau gehoben werden“, resümiert Kempf.

Diese und weitere Pressemitteilungen finden Interessierte im DATEV-Pressearchiv unter http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=144758

Shortlink zu dieser Pressemitteilung:
http://shortpr.com/dcw50r

Permanentlink zu dieser Pressemitteilung:
http://www.themenportal.de/wirtschaft/datev-fuer-neuen-standard-bei-erechnungen-14580

=== DATEV eG – Software und IT Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte… (Bild) ===

Shortlink:
http://shortpr.com/1kmeph

Permanentlink:
http://www.themenportal.de/bilder/datev-eg-software-und-it-dienstleistungen-fuer-steuerberater-wirtschaftspruefer-rechtsanwaelte-68924

Die DATEV eG, Nürnberg, ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Über den Kreis der Mitglieder hinaus zählen auch Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen zu den Kunden. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Organisation und Planung. Mit über 40.000 Mitgliedern, rund 6.500 Mitarbeitern und einem Umsatz von 760 Millionen Euro im Jahr 2012 zählt die 1966 gegründete DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen beispielsweise im bekannten Lünendonk-Ranking Platz Vier in der Kategorie Softwarehäuser (gelistet nach Umsatz in Deutschland).

Kontakt:
DATEV eG
Claudia Specht
Paumgartnerstr. 6-14
90429 Nürnberg
49 911 319-1450
claudia.specht@datev.de
www.datev.de

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VeR begrüßt Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Datenformates

VeR begrüßt Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Datenformates

Stefan Groß, Vorstandsvorsitzender des VeR

München, 5. Juni 2013. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat kürzlich den ZUGFeRD Release Candidate präsentiert. Damit wird der künftige Austausch elektronischer Rechnungen auf Basis eines einheitlichen Datenformates weiter vorangetrieben. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) e.V., Kooperationspartner im FeRD, fördert die Initiative und begrüßt die Weiterentwicklung des Datenformates.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es stellt gerade durch die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten den entscheidenden Baustein Richtung Prozessoptimierung beim elektronischen Rechnungsaustausch dar. Auf diese Weise werden Medienbrüche vermieden und der gesamte Rechnungsstellungs- und Rechnungsprüfungsprozess lässt sich nahezu vollständig automatisieren. Stefan Groß, Vorstandsvorsitzender des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) und Steuerberater bei PETERS, SCHÖNBERGER & PARTNER GBR sagt: „Was die Automatisierung der elektronischen Rechnungsversendung und -verarbeitung angeht, sind die Entwicklungen rund um den ZUGFeRD-Standard geradezu ein digitaler Glücksfall. Spätestens damit würde der raschen Verbreitung der elektronischen Rechnung nichts mehr im Wege stehen.“

Bildrechte: E-Invoice Alliance Germany e.V.

Über den VeR:

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern und Beratungsunternehmen für den elektronischen Rechnungsaustausch sowie von Unternehmen, die E-Invoicing im Einsatz haben. Der Verband versteht sich somit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Durch gezielte Aufklärung will der VeR die Akzeptanz von E-Invoicing bei Unternehmen und in der Öffentlichkeit erhöhen. Der Verband liefert aktuelle Informationen zu allen technischen und rechtlichen Fragen rund um E-Invoicing. Zudem engagiert er sich für die Vereinfachung im elektronischen Rechnungsaustausch – auch auf internationaler Ebene. Im März 2010 hat der Verband einen Roaming-Standard für die bessere Zusammenarbeit zwischen E-Invoicing-Anbietern vorgestellt und damit eine Vorreiterrolle übernommen. Aktuell hat der VeR 51 Mitglieder. Weitere Infos unter www.e-invoice-alliance.de.

Kontakt
E-Invoice Alliance Germany e.V. – VeR – Verband elektronische Rechnung
Julia Sonnhalter
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Elektronischer Rechnungsaustausch mit PDF/A-3 und mehr

PDF Association richtet weiteres Seminar zum PDF/A-Standard und ZUGFeRD aus

Berlin, 28. Mai 2013. Die Nutzung von PDF/A-3 zur Langzeitarchivierung und für den Austausch elektronischer Rechnungen steht im Mittelpunkt eines ganztägigen Seminars der PDF Association, das am 10. Juli 2013 in München stattfindet. Experten des internationalen Verbandes zeigen in den Räumlichkeiten von Adobe Systems an Hand von zahlreichen Praxisbeispielen, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen von den Eigenschaften des Standardformates profitieren und ihre Prozesse optimieren können. Dabei geht es insbesondere um den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen mit PDF/A-3 als Trägerformat auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells (Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland). Dieses definiert, wie das sicher archivierbare Belegbild einer Rechnung und deren Daten als XML in einer PDF/A-3-Datei verbunden sind. ZUGFeRD ebnet somit den Weg für elektronischen Rechnungsaustausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten. Auch die praktische Umsetzung dieser Vorgehensweise wird auf dem Seminar erläutert. Zielgruppe des Seminars sind sowohl Anwenderunternehmen als auch ERP-Anbieter.

PDF/A als ISO-Standard für Dokumente hat sich mittlerweile breitflächig etabliert. Seine Eigenschaften sind in zahlreichen Bereichen nutzbar, die weit über die klassische Langzeitarchivierung hinausgehen. Insbesondere mit dem seit 2012 verabschiedeten dritten Normteil haben sich die Einsatzgebiete von PDF/A massiv erweitert. Dieses erlaubt, dass in einer PDF/A-3-Datei weitere Dateien beliebigen Formates eingebunden werden können, ohne damit die Archivtauglichkeit des PDF/A-Teils zu gefährden. Die damit einhergehenden neuen Möglichkeiten zeigt das Seminar der PDF Association auf.

Zu Beginn der Veranstaltung wird Ulrich Isermeyer von der Adobe Systems GmbH das PDF/A-Format mit seinen Normteilen erläutern und damit das Grundlagenwissen vermitteln. Dann zeigt Bernd Wild von der intarsys GmbH PDF/A-3-Anwendungsfälle aus der Praxis. In seinem anschließenden Vortrag greift er die Diskussion um das Für und Wider von PDF/A-3 als universelles Archivformat auf.

Bei den dann folgenden beiden Präsentationen steht das Thema elektronischer Rechnungsaustausch im Mittelpunkt. Gastredner Andreas Pelekies von der GS1 Germany GmbH erläutert zunächst das ZUGFeRD-Datenmodell. Thomas Zellmann von der LuraTech Europe GmbH wird danach zeigen, wie praktisch mit rechnungsverarbeitenden Systemen ZUGFeRD-konforme Dateien erstellt werden können.

Wie Organisationen mit PDF/A-3 ihre internen Prozesse mit Hilfe von PDF/A-3 optimieren können, stellt Dietrich von Seggern von der callas software GmbH dar. Zum Abschluss wird Franois Fernandès von der levigo solutions GmbH weitere Einsatzmöglichkeiten des ISO-Formates für die Zukunft aufzeigen.

Die Teilnahmegebühr für das ganztägige Seminar beträgt 299 Euro zzgl. 19 % Mehrwertsteuer. Weitere Informationen befinden sich unter www.pdfa.org , eine Anmeldung ist unter www.pdfa.org/pdfa3-ZUGFeRD möglich.

Über PDF/A
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Innerhalb der PDF Association ist das PDF/A Competence Center zentrale Anlaufstelle für das PDF/A-Format. Im Jahr 2006 gegründet, ging im Herbst 2011 aus dem PDF/A Competence Center die PDF Association hervor. Das PDF/A Competence Center ist der erste und derzeit größte Kompetenzbereich der PDF Association.

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Actino Software GmbH, Adobe Systems Inc., callas software GmbH, intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, Projektleiter ISO 32000, dem PDF-Standard, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

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VOI intensiviert Zusammenarbeit mit FeRD

Markteinführung des ZUGFeRD- Rechnungsformates ist gemeinsames Ziel

VOI intensiviert Zusammenarbeit mit FeRD

Marcus Hartmann, Mitglied im VOI-Vorstand und Leiter des VOI-Competence Centers EIM.

Bonn, 21. Mai 2013. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. intensiviert sein Engagement innerhalb des FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland. Damit will der Fachverband den Austausch elektronischer Rechnungen auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells vorantreiben. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“. Das Datenmodell soll als einheitliches Format entwickelt werden und den elektronischen Rechnungsaustausch vereinfachen.

Bereits seit 2012 kooperiert der VOI über das Competence Center „Electronic Invoice Management“ (CC EIM) mit dem FeRD. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. gegründet, mit dem der VOI seit langem zusammenarbeitet ( www.ferd-net.de ).

Ziel des FeRD ist, den elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinfachen und Bürokratiekosten abzubauen. Dazu arbeiten Verbände und Softwareanbieter gemeinsam an dem ZUGFeRD-Datenmodell, das voraussichtlich Ende 2013 verabschiedet wird. Das Modell sieht vor, dass Rechnungen und Daten elektronisch versendet, empfangen und automatisiert verarbeitet werden können. Gleichzeitig soll das digitale Image langfristig archivierbar und manipulationssicher zur Verfügung stehen.

Der VOI fördert die Entwicklung des ZUGFeRD-Datenmodells, das zu einem Standard werden soll. Marcus Hartmann, Mitglied im VOI-Vorstand und Leiter des VOI-Competence Centers EIM: „Wir begrüßen diese Initiative vor allen Dingen deshalb, weil sich das ZUGFeRD-Datenmodell am Cross Industry Invoice Standard (CII) der UN/CEFACT-Organisation orientiert und so auch die internationale Einsatzfähigkeit gewährleistet ist.“ Der VOI repräsentiert mit seinen rund 200 Mitgliedsunternehmen insbesondere die Anbieter von Lösungen rund um die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Dokumenten und den damit verbundenen Prozessen. Stefan Engel-Flechsig, Leiter des FeRD ergänzt: „Die VOI-Mitglieder haben das Potential, durch die Unterstützung von ZUGFeRD für eine flächendeckende Einführung und Nutzung dieses Austauschformates beizutragen – insbesondere, wenn es um die rechtssichere Archivierung von ZUGFeRD-Rechnungen bzw. den Rechnungsworkflow geht.“

Zu diesen Fragestellungen wird sich der VOI innerhalb des FeRD einbringen und konkrete Handlungsempfehlungen erarbeiten, die er dann Interessenten zur Verfügung stellt. Für VOI-Mitglieder, die sich aktiv in diesem Thema engagieren und die Integration des ZUGFeRD-Datenmodells in ihren Lösungen vorantreiben wollen, bietet der VOI in Kooperation mit FeRD zwei Informationsveranstaltungen an:

am 14. Juni 2013 in Stuttgart:
http://www.voi.de/veranstaltungen/viewevent/160-voi-workshop-electronic-invoice-management-in-kooperation-mit-ferd-in-stuttgart

sowie am 21. Juni 2013 in Herdecke bei Dortmund:
http://www.voi.de/veranstaltungen/viewevent/161-voi-workshop-electronic-invoice-management-in-kooperation-mit-ferd-in-herdecke

Mehr Informationen und Anmeldung über www.voi.de

Bildrechte: VOI e. V.

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

Der VOI „voice of information“ übernimmt als unabhängiger Kompetenzträger und Netzwerk für Anwender, Berater, Dienstleister und Hersteller von dokumentenbasierten Lösungen die anwendungsorientierte Themenführerschaft für integrierte Applikationen rund um Dokumenten-Management-Systeme und Enterprise-Content-Management-Systeme unter Einbindung von Software, Hardware und spezifischem Know-how zur Schaffung von hocheffizienten Gesamtlösungen für die Bearbeitungsprozesse in Dienstleistungsunternehmen, Handel und Industrie sowie öffentlichen Institutionen. Weitere Infos unter www.voi.de

Kontakt
VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
Peter Schmerler
Heilsbachstr. 25
53123 Bonn
Telefon: +49 228 90820-89
voi@voi.de
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ZUGFeRD: COI implementiert den neuen Standard für elektronische Rechnungen auf Basis Microsoft SharePoint

ZUGFeRD: COI implementiert den neuen Standard für elektronische Rechnungen auf Basis Microsoft SharePoint

(ddp direct) Die COI GmbH wartet mit einer Lösung für den neuen Standard „ZUGFeRD“ zum elektronischen Austausch von Rechnungen in Deutschland auf Basis von Microsoft SharePoint auf. Der Erlanger Softwarespezialist reagiert damit auf den kommenden Standard und packt das Thema in einen ansprechenden Anwendungsrahmen. Bereits auf der CeBIT wurde der erste Prototyp erfolgreich präsentiert. COI bietet interessierten Unternehmen im Rahmen eines Webinares die Möglichkeit, sich detaillierter zum Thema zu informieren und die COI-ZUGFeRD-Lösung in der Live-Präsentation anzusehen. Außerdem wurde eine XING-Gruppe mit dem Namen „ZUGFeRD“ ins Leben gerufen, um über die Belange rund um den neuen Standard zu informieren.

Hintergrund zum Thema ZUGFeRD:
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), initiiert und gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, kümmert sich um die nationale Konsensbildung der durch die EU vorgegebenen Regelungen für den elektronischen Rechnungsaustausch. Dabei steht die aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung als Dokument und als Datenstruktur im Vordergrund.

Mit dem neuen Standard soll der Austausch und die vereinfachte Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen allen Arten von Geschäftspartnern ermöglicht werden, ohne dass diese individuelle Vereinbarungen treffen müssen. Hierbei wird besonders darauf geachtet, dass ein einheitliches und allgemeingültiges Format definiert wird. Dieses soll für Anwender, welche keine automatische Weiterverarbeitung planen, ebenso nutzbar sein, wie für Unternehmen, welche das Potential aus der elektronischen Verwertbarkeit ausschöpfen möchten. Das definierte, übergreifende Datenformat für elektronische Rechnungen „ZUGFeRD“ ist die technische Basis für die Umsetzung des erleichterten elektronischen Rechnungsaustausches in Deutschland und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Auch der BITKOM unterstützt die Standardisierung und hat bereits ein Management Summary erstellt, das den zu erwartenden konkreten Nutzen durch die erfolgreiche Etablierung des Standards darstellt (BITKOM Kompetenzbereich ECM). Im Rahmen der ZUGFeRD-Initiative bietet die COI GmbH nun eine erste Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, die den Rechnungsstandard in einem benutzerfreundlichen Anwendungsrahmen abbildet.

Die COI-ZUGFeRD-Lösung:
Die COI-ZUGFeRD-Lösung ist die erste und einzige Pilotanwendung, welche auf Basis von Microsoft SharePoint den ZUGFeRD-Standard in einer Anwendung zur Verfügung stellt. Die COI-Lösung nutzt zur PDF-Analyse den pdfaPilot der callas software GmbH und bietet ein Standard-Gateway, welches die Eingangspostkorbfunktion in Verbindung mit SharePoint zur Verfügung stellt. ZUGFeRD-Rechnungen werden zentral an das COI-Gateway geschickt, geprüft und weiterverarbeitet. Die COI-Anwendung analysiert das PDF-Dokument und liest die Rechnungsdaten laut ZUGFeRD-Spezifikation aus und stellt diese in Microsoft SharePoint zur Verfügung. Nach erfolgreicher Prüfung der Eingangsrechnung gegen den ZUGFeRD-Standard wird die Rechnung eingeaktet und anschließend dem Rechnungsprüfungsworkflow übermittelt.

Dieser in Microsoft SharePoint definierte Workflow nutzt die Rechnungsdaten inkl. des PDF-Dokuments, um die Prozessschritte der Rechnungsprüfung digital in Microsoft SharePoint abzuwickeln. Die Anwender haben jederzeit die Möglichkeit, die einzelnen Prozessschritte zu verfolgen und bei Bedarf auf die Historie bereits durchgeführter Prüfprozesse zuzugreifen. Die Prüfprozesse nutzen dabei direkt die ZUGFeRD-Rechnungsdaten, wie z. B. die Höhe der Rechnung, um darauf aufbauend den Genehmigungsprozess passend zu steuern. In den nachfolgenden Prozessschritten können die Rechnungen automatisch an ERP-Systeme gemeldet, in der ECM-Plattform der Lieferantenakte zugeordnet und revisionssicher ins Langzeitarchiv übertragen werden. Aufwändige Leseverfahren zur Erkennung von Inhalten mit den sich daran anschließenden Prüfungen gehören somit der Vergangenheit an. Die Prozesszeiten der Rechnungsverarbeitung lassen sich so durchgängig beschleunigen.

„Mit dem ZUGFeRD-Standard bekommt das Thema elektronischer Rechnungsaustausch einen kräftigen Schub. In Verbindung mit der Standardplattform Microsoft SharePoint, welche inzwischen in vielen Unternehmen als zentrale Informationsplattform eingesetzt wird, integrieren wir den Rechnungsverarbeitungsprozess in diese überall verfügbare Plattform. Aufwändige Auslese-, Qualifizierungs- und Papierverteilprozesse können somit entfallen.“, erklärt Walter Koch, Entwicklungsleiter bei der COI GmbH.

Das kostenlose COI-Webinar zum Thema „ZUGFeRD“ mit dem Titel „Erleichterter elektronischer Rechnungsaustausch in Deutschland – ZUGFeRD in der Praxis“ findet am 25. April 2013 von 09:30 – 10:15 Uhr statt.

Die Anmeldung erfolgt direkt unter http://www.coi.de/anmeldung_webinare

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Die 1988 gegründete COI GmbH zählt zu den führenden deutschen Anbietern im Bereich Archivierung, Dokumenten-, Workflow- und Informationsmanagement. Das Produktportfolio beinhaltet leistungsfähige ECM-Komponenten, welche als Standardlösung einsetzbar sind und bei Bedarf individuell angepasst werden können. Kaufmännische und technische Umgebungen mit der Unterstützung unterschiedlichster Unternehmensabläufe, wie Vertrags-, Personal-, Kunden- und Lieferantenverwaltung, als auch die übergreifende Prozessunterstützung stehen im Fokus. Ergänzend werden branchenspezifische Prozesse optimiert, wie die Arzneimittelzulassung, Lösungen zur GxP-gerechten Dokumentation, Anlagenbetrieb und -wartung. Das E-Mail-Management, die CAD- und Microsoft SharePoint-Integrationen, die Anbindung von ERP-Systemen (SAP, Dynamics NAV), sowie der Betrieb der Software als SaaS-Anwendung sind weitere Themen. Umfangreiche Dienstleistungen zur Microsoft-Plattform SharePoint, von der Einführungsberatung über die direkte Technologieunterstützung bis hin zu Lösungsentwicklungen, u.a. Implementierungs- und Anpassungsleistungen zu KnowledgeLake-Produkten, runden das Profil ab.

Kontakt:
COI Consulting für Office und Information Management GmbH
Erika Schmuck
Am Weichselgarten 23
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+49 9131 93 99 31 78
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