Tag Archives: gesetzeskonform archivieren

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Digitalisierung und elektronische Archivierung schnell, einfach und günstig

Mit dem Dokumentenarchiv ecoDMS und dem E-Mailarchiv ecoMAILZ können alle Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher, kostengünstig und gesetzeskonform in elektronischen Archiven gespeichert werden.

Aachen, im Februar 2019. Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet erstklassige Archivierungssoftware zu fairen Preisen an. Unternehmen und Privatleute können mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ und dem E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ jegliche Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher und gesetzeskonform in elektronischen Archiven speichern. Das günstige Lizenzmodell macht den Einsatz dieser Software für jedermann möglich. Mit einem Lizenzpreis von einmalig 89 Euro pro gleichzeitiger Verbindung für das ecoDMS Archiv und 49 Euro pro Benutzer für ecoMAILZ sind die Produkte der Aachener Spitzenreiter der günstigen Archivsysteme. Die Produkte können unabhängig voneinander erworben und eingesetzt werden.

Elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS
Die elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS ist mehr als nur die revisionskonforme, langfristige Aufbewahrung von Informationen. ecoDMS bietet einen unternehmensweiten, plattform- und standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente, Informationen und Daten. In Sekundenschnelle können ein- und ausgehende Dokumente im Archivsystem abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden. Die Zuordnung neuer Dokumente kann ecoDMS automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen vornehmen. Das ecoDMS Archiv verwaltet sämtliche Informationen, die digital vorliegen oder ins elektronische Format überführt werden können. Dazu zählen Rechnungen, Verträge, Anschreiben, Kontoauszüge, Tabellen, Anschreiben, Multimedia-Dateien, Zeichnungen, Bestellungen, Notizen und vieles mehr. Die Metadaten, Klassifizierungen und Inhalte jeder einzelnen Datei bilden die Basis für ein rasches Wiederfinden. Hierzu bietet ecoDMS intelligente Suchfunktionen, darunter eine Volltextsuche. Der Volltextindex wird automatisch mit der Archivierung einer Datei vom Archivsystem im Hintergrund erzeugt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche andere Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten im System. In einer Dokumentenvorschau können die Suchergebnisse bequem angesehen werden. Zugriff auf die Datenbank und somit auf das gesamte Archivsystem erhält man via Desktop Client am Computer und via Web Client über den Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Das System erfüllt die Anforderungen eines Dokumentenarchivs voll und ganz Neben den vielen Archivierungsmöglichkeiten und Suchfunktionen bietet ecoDMS den vollen Luxus. Angefangen von einer integrierten Versionsverwaltung, Versand- und Exportfunktionen, einem virtuellen Clipboard zum Bündeln von Dokumenten, über einen flexiblen Einstellungsdialog zum Abbilden eigener Strukturen und Dokumentenarten, bis hin zu einem eingebauten Notizblock, einem automatischen Wiedervorlagesystem, einer lückenlosen Protokollierungen aller Abläufe mittels Historie, Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird und einem PDF/A-Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Das System arbeitet revisionskonform. Dabei werden die Regeln und Anforderungen der DSGVO und GoBD zeitgemäß eingehalten und erfüllt. Für Privatleute ist die Software als leicht eingeschränkte Free4Three dauerhaft kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion wird einmalig bezahlt und ist dann zeitlich unbeschränkt für die erworbene ecoDMS Version gültig.

Automatische E-Mailarchivierung mit ecoMAILZ
Das E-Mailarchiv ecoMAILZ dient der langfristigen, gesetzeskonformen und voll automatischen Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. ecoMAILZ ruft alle E-Mails direkt am Mailserver ab und legt sie anschließend selbstständig im Mailarchiv ab. Das zweistufige Archivierungskonzept dieser Software eröffnet den Anwendern ganz neue Möglichkeiten bei der E-Mailarchivierung. Gleichzeitig wird die Privatsphäre geschützt. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Über einen Web Client erhält man am Computer, Smartphone und Tablet standortunabhängigen Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Auch die gesamte Administration und Einrichtung erfolgt bequem und einfach über den Web Client. Über die integrierte Volltextsuche sind benötigte E-Mails schnell abrufbar. ecoMAILZ arbeitet gesetzeskonform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Optional kann ecoMAILZ an das Dokumentenarchiv ecoDMS angeschlossen werden. Hierzu gibt es ein Plugin, welches fester Bestandteil dieser Archivlösung ist. Auch für MS Outlook und Thunderbird sind eigene Plugin enthalten. So kann der Archivierungsstatus direkt im Mailclient überwacht werden. Die Software kann kostenlos mit bis zu 3.000 E-Mails getestet werden. Im Preis der Vollversion inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es auf der Internetseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Salierallee 18a
52066 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

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Gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO mit ecoDMS

Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform in einem digitalen Archiv gespeichert werden.

Gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO mit ecoDMS

Dokumente gemäß DSGVO & GoBD archivieren

Aachen, im November 2018. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform und sicher in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das System arbeitet revisionskonform und orientiert sich an den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Das aktuelle Major Release von ecoDMS hat speziell zur Einhaltung der GoBD und DSGVO neue Funktionen erhalten. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und dessen Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.

Dokumente gemäß DSGVO & GoBD löschen
ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und GoBD-Anforderungen orientiert. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Der Zugriff auf das Protokoll und deren „Klassifizierungsreste“ setzt bestimmte Systemberechtigungen beim Benutzer voraus.

Benutzer gesetzeskonform entfernen
Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Dieser kann auch eine Gruppe oder eine Systemberechtigung sein. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.

Revisionssicher Archivieren mit ecoDMS
Das Archivsystem ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von Dateien und Dokumenten. Die Revisionssicherheit im Allgemeinen ist allerdings von mehreren Faktoren abhängig und sie kann nur durch das Archiv einsetzende Unternehmen selbst erreicht werden. Maßgeblich für die Revisionssicherheit sind unter anderem ein technisch revisionskonformes Archiv (Software), dessen professionelle Einrichtung und Handhabung, die korrekte Zuweisung von Zugriffsrechten, eine regelmäßige Datensicherung und die Durchführung der korrekten internen Arbeitsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens. Des weiteren wird eine den GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit gefordert.

Die Nummer Eins bei der Dokumentenarchivierung
ecoDMS gilt schon lange als der Standard für eine professionelle Dokumentenarchivierung. Mit diesem modernen Archivsystem können jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet eingescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne weiteres Zutun der Anwender klassifiziert werden. Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Dies ist nur ein winziger Auszug des Funktionsumfangs dieser Software. Das System kann zum günstigen Preis von einmalig 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung unter www.ecodms.de und bei den inzwischen über 1000 Resellern erworben werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
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Gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO mit ecoDMS

Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform in einem digitalen Archiv gespeichert werden.

Gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO mit ecoDMS

Gesetzeskonform archivieren mit ecoDMS

Aachen, im November 2018. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform und sicher in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das System arbeitet revisionskonform und orientiert sich an den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Das aktuelle Major Release von ecoDMS hat speziell zur Einhaltung der GoBD und DSGVO neue Funktionen erhalten. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und dessen Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.

Dokumente gemäß DSGVO & GoBD löschen
ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und GoBD-Anforderungen orientiert. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Der Zugriff auf das Protokoll und deren „Klassifizierungsreste“ setzt bestimmte Systemberechtigungen beim Benutzer voraus.

Benutzer gesetzeskonform entfernen
Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Dieser kann auch eine Gruppe oder eine Systemberechtigung sein. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.

Revisionssicher Archivieren mit ecoDMS
Das Archivsystem ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von Dateien und Dokumenten. Die Revisionssicherheit im Allgemeinen ist allerdings von mehreren Faktoren abhängig und sie kann nur durch das Archiv einsetzende Unternehmen selbst erreicht werden. Maßgeblich für die Revisionssicherheit sind unter anderem ein technisch revisionskonformes Archiv (Software), dessen professionelle Einrichtung und Handhabung, die korrekte Zuweisung von Zugriffsrechten, eine regelmäßige Datensicherung und die Durchführung der korrekten internen Arbeitsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens. Des weiteren wird eine den GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit gefordert.

Die Nummer Eins bei der Dokumentenarchivierung
ecoDMS gilt schon lange als der Standard für eine professionelle Dokumentenarchivierung. Mit diesem modernen Archivsystem können jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet eingescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne weiteres Zutun der Anwender klassifiziert werden. Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Dies ist nur ein winziger Auszug des Funktionsumfangs dieser Software. Das System kann zum günstigen Preis von einmalig 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung unter www.ecodms.de und bei den inzwischen über 1000 Resellern erworben werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
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Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher archivieren

Mit dem elektronischen Dokumentenarchiv Dateien und Informationen gesetzeskonform und revisionssicher archivieren.

Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher archivieren

ecoDMS gilt als der Standard für eine langfristige, revisionssichere Dokumentenarchivierung.

Aachen, im Januar 2017. Das wohl weltweit günstigste Archivsystem kommt aus Aachen. Die Software ecoDMS gilt als der Standard für eine langfristige, revisionssichere Dokumentenarchivierung.

ecoDMS ist eines der großartigen Erfolgsprojekte der renommierten applord Gruppe. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat der Softwareentwickler, die applord GmbH, im Jahre 2004 den ecoDMS Server entwickelt und damit die Basis für eine einzigartige Archivlösung geschaffen. Inzwischen ist ecoDMS europaweit bei tausenden Firmen- und Privatkunden erfolgreich im Einsatz. Der sensationelle Erfolg hat 2014 zur Gründung der gleichnamigen Firma, der ecoDMS GmbH, geführt. Zusammen mit den Firmen applord und appecon bildet ecoDMS heute den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH.

Mit ecoDMS können Privatleute und Firmen beliebiger Branchen und Größen günstig, sicher und einfach von den Vorteilen moderner Dokumentenarchivierung profitieren. Das Dokumenten-Management-System archiviert alle Dateien und Informationen in einem zentralen, elektronischen Dokumentenarchiv. Dabei erfüllt die Software die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung und stellt somit die Verfügbarkeit und Vertraulichkeit beliebiger Datenmengen langfristig sicher.

Beim ecoDMS Archiv handelt es sich um eine Software, die für jedermann erschwinglich und verständlich ist. Ein fairer Lizenzpreis, ohne jegliche verpflichtende Zusatzkosten bei vollem Funktionsumfang, ist ein wesentliches Merkmal. ecoDMS ist das erste Archivsystem für die breite Masse. Der günstige Anschaffungspreis von 69 Euro brutto pro Lizenz für das gesamte Dokumentenarchiv inklusive Volltexterkennung und jeglicher Office-, E-Mail- und Mobile Plugins ist einmalig. Eine einfache Bedienung und die plattformübergreifende Einsatzfähigkeit unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspbian, Synology, QNAP, Android und iOS machen aus ecoDMS eine runde Sache.

Papierdokumente, E-Mails, Verträge, Rechnungen, PDFs, Zeichnungen, Office-Dokumente, Tabellen, Bilder, Musik, Videos, Briefe; beliebige Dateien und Informationen können mit diesem plattformunabhängigen Archivsystem gesetzeskonform und revisionssicher gespeichert werden.

Mit wenigen Mausklicks werden die Dokumente archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf sogar automatisch kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Datei an der richtigen Stelle und für die zuständigen Benutzer ab.

Via Desktop Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Das Wiederfinden der archivierten Daten ist dabei so einfach wie googeln.

Mit der Archivierung kümmert sich ecoDMS außerdem um die Vertraulichkeit der Dokumente. Für jeden Ordner und jedes Dokument können individuelle Zugriffsrechte vergeben werden. Zur Wahrung der Revisionssicherheit verfügt ecoDMS unter anderem auch über eine Historie. Hier werden die Verarbeitungs- und Archivierungsschritte einer Datei automatisch protokolliert.

ecoDMS kann von beliebig vielen Benutzern gleichzeitig verwendet werden und bietet ohne Einschränkung Platz für alle Dokumente: Papierdokumente werden einfach mit einem Dokumentenscanner eingescannt. Speziell für die gängigen Office Anwendungen wie Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice verfügt ecoDMS über fertige Plugins. Diese sind in wenigen Schritten installiert und ermöglichen dann eine direkte Archivierung aus den genannten Anwendungen. Über die integrierte Versionsverwaltung können die Office Dateien anschließend sogar weiter bearbeitet und als neue Version abgespeichert werden. Eigene Addons gibt es außerdem für die E-Mailarchivierung aus Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird.

Besonders praktisch ist auch der virtuelle PDF/A Drucker von ecoDMS. Dokumente können hiermit sofort aus beliebigen druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware im PDF/A Format archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms.

Im ecoDMS-Onlineshop unter www.ecodms.de können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support zu fairen Preisen erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell per E-Mail. Jegliche Produkt-, Preis- und Vertriebsdetails sind zudem frei zugänglich auf ecoDMS.de veröffentlicht. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos. Außerdem kann ecoDMS 30 Tage unverbindlich getestet werden. Mit der Free4Three Edition gibt es zudem eine Gratis-Version für Privatleute.

Die ecoDMS GmbH bildet zusammen mit der applord GmbH und der appecon GmbH den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die renommierte Aachener Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat die applord GmbH das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser ecoDMS Server bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivsoftware.

Der überwältigende Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm hat 2014 die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Die ecoDMS GmbH zeichnet ein hohes Maß an Qualität und Service aus. Jung, modern und voller Tatendrang eröffnet das Unternehmen neue Wege bei der Dokumentenarchivierung. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach.

Das Aachener Unternehmen bietet Archivierungssoftware für Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Leistungsstarke und praxisgerechte Funktionalitäten, modernste Technologien, plattformunabhängige Komponenten, eine benutzerfreundliche Bedienung und ein faires Preis-Leistungsverhältnis begeistern tausende Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in weiteren europäischen Ländern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

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„Sicherheit unter Brief und Siegel“: ByteActionMail 30 Tage kostenlos

Die E-Mail als digitales Einschreiben

Münster/Hessen, 30. Mai 2012 – Eine klassische E-Mail hat die Qualität einer offenen Postkarte. Daher birgt der konventionelle E-Mail-Verkehr einige Risiken – gerade bei sensiblem Inhalt. Gehaltsabrechnungen oder Steuererklärungen beispielsweise werden noch immer bevorzugt per Brief oder Einschreiben versendet. Abhilfe schafft die ByteAction GmbH (www.byteaction.de) mit der Software ByteActionMail. Sie kombiniert die einfache Mail mit dem sicheren Brief. Ab sofort kann jeder ByteActionMail 30 Tage kostenlos und ohne Risiko oder Verbindlichkeiten testen. Interessierte können sich unter www.sicher.byteaction.de registrieren. Infos über das Produkt unter www.byteaction.de/byteactionmail.

ByteActionMail verwandelt herkömmliche E-Mails in vertrauliche, elektronische Briefe mit automatischer Empfangsbestätigung. Dieser Service hebt sich von anderen Anbietern gesetzeskonformer E-Mail-Übermittlung ab, da bei ByteAction der Nutzer keinen speziellen neuen E-Mail-Account benötigt bzw. kein Wechsel des bestehenden Accounts erforderlich ist. Die vorhandene E-Mail-Adresse kann einfach weiterbenutzt werden. Die Software arbeitet mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse auf Empfängerseite oder bei Bedarf auch über das ByteActionMail-Web-Portal. Versendete E-Mails und deren Anhang werden bei der Übertragung mit einem Sicherheitsschlüssel versehen – quasi versiegelt. Der Empfänger erhält automatisch und getrennt von der Nachricht den Schlüsselcode, so dass nur er die E-Mail öffnen kann. Dazu ist keine komplexe Key-Installation nötig, wie es früher oder bei anderen Produkten nötig war bzw. ist. Nach dem Zugriff erhält der Absender automatisch eine Empfangsbestätigung, die ihm versichert, dass der Inhalt vom Empfänger erhalten wurde.

Geschützte Privatsphäre auf Abruf
Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind die vertraulichen Nachrichten stets nur für den jeweiligen Nutzer lesbar. Dies gilt beispielsweise für alle beteiligten Parteien in einem Unternehmen, wie z.B. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, IT-Personal, Geschäftsführer oder Betriebsrat. Das Mitlesen der „privaten Post“ ist ausgeschlossen.

Zusätzlich verfügt ByteActionMail über eine übersichtliche Historie: Alle versendeten und empfangenen Mails sind dort archiviert und jederzeit verfügbar. Das Lesen bei ByteActionMail ist für den Empfänger immer kostenfrei. Mit ByteActionMail können vertrauliche Unterlagen nun sicher und bedenkenlos von nahezu jedem Ort aus jederzeit per E-Mail zu Gericht, Notar, Finanzamt etc. gesendet werden.

ByteActionMail kann ab sofort 30 Tage kostenlos getestet werden: www.byteaction.de/byteactionmail.

Weitere Informationen unter www.byteaction.de.

Hochauflösendes Bildmaterial kann unter byteaction@sprengel-pr.com angefordert werden.

Über ByteAction GmbH
Die 1992 gegründete ByteAction GmbH ist ein Full-Service-IT-Dienstleister im Bereich E-Mail-Management für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei fungiert ByteAction zum einen als Software-Hersteller, zum anderen als erfahrenes Systemhaus. Das Leistungsspektrum der eigenentwickelten Lösungen reicht von Spamfilter über Virenschutz und Content-Filter bis hin zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Kernkompetenzen sind zudem ganzheitliche Planung, Konzeptionierung sowie Implementierung von Netzwerken und Sicherheitspaketen sowie die Programmierung und Anbindung von Datenbanken und Internetlösungen. Alle Produkte sind modular aufgebaut, unternehmensweit skalierbar und bieten dem Kunden eine hohe Investitionssicherheit. Die E-Mail-Archivierungslösung BytStorMail® z.B. wird als vorkonfigurierte plug&play-fähige Appliance, via Virtualisierung oder als SaaS geliefert. ByteAction entwickelt ausschließlich in Deutschland und mit dem Fokus auf die lokalen Anforderungen und Vorgaben des Gesetzgebers (Compliance). Das Unternehmen verfügt über qualifizierte Partnerschaften mit renommierten Herstellern, u.a. EMC, Fujitsu, IBM, Juniper, Microsoft, Oracle/Sun Microsystems und Telekom Deutschland. Weitere Informationen unter www.byteaction.de.
ByteAction GmbH
Korcan Ataman
Auf der Beune 83-85
64839 Münster
(0 60 71) 92 16 30

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