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M-Files integriert intelligentes Informationsmanagement in Microsoft Teams

Die KI-gestützte Lösung von M-Files verbindet Business-Systeme, optimiert Arbeitsabläufe und unterstützt Compliance. Das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit in Microsoft Teams werden so deutlich verbessert.

Ratingen, 11.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, kündigt die vollständige Integration von M-Files in Microsoft Teams an. Damit sind deutliche Steigerungen der Effizienz möglich und die unternehmensweite Zusammenarbeit wird verbessert. M-Files for Microsoft Teams bietet KI-gestütztes Informationsmanagement für Teams und führt Dokumente in Office 365, Outlook und SharePoint mit denen in anderen Systemen und Repositories in der vertrauten Teams-Umgebung zusammen.

Über die Microsoft-Teams-Benutzeroberfläche suchen die Nutzer in unterschiedlichen Systemen und Archiven nach Informationen und können diese gemeinsam mit Kollegen bearbeiten. So vermeiden Unternehmen die Risiken von Informationssilos und das einhergehende Versions- und Dublettenwirrwar bei Dokumenten, das die Produktivität hemmt und die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und anderen Vorschriften beeinträchtigt.

Mit M-Files können Nutzer von Microsoft Teams das Informationsmanagement automatisieren, indem Künstliche Intelligenz genutzt wird, um Metadaten zu generieren, die Workflows und Berechtigungen steuern. In der Benutzeroberfläche von Teams verbindet M-Files in einer Ansicht Netzwerkordner, SharePoint, File-Sharing-Dienste, ECM-Systeme, CRM, ERP sowie andere Business-Systeme und Repositories miteinander, wodurch die Informationssilos im gesamten Unternehmen für den Nutzer transparent zusammengeführt werden. Mithilfe von KI tagt M-Files Dokumente automatisch mit den richtigen Metadaten, um eine ordnungsgemäße Kategorisierung und Zuweisung von Berechtigungen zu gewährleisten. M-Files bietet Zugriff auf relevante Dokumente über mehrere Teams-Channel oder direkt in vertrauten Office-Anwendungen wie Word oder Excel, um sicherzustellen, dass Nutzer immer mit der richtigen, aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

M-Files stellt außerdem spezielle Lösungstemplates bereit, die für Microsoft Teams angepasst werden können, um die Compliance- und Regulierungsanforderungen der Kunden zu erfüllen. Diese Lösungen bieten eine automatische Aufzeichnung und Archivierung von Dokumenten und Bearbeitungsschritten, die alle compliance-relevanten Daten lückenlos erfassen und Audits deutlich vereinfachen. Darüber hinaus managt M-Files Access-Control-Listen und metadatenbasierte Sicherheitsregeln automatisch und ermöglicht den Single-Sign-On für alle Daten über die Azure-AD-Authentifizierung. Innerhalb von Microsoft Teams haben Nutzer nun beispielsweise Zugriff auf folgende Lösungen:
– M-Files HR zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten sowie Informationen und Prozessen über das gesamte Beschäftigungsverhältnis hinweg vom Onboarding bis zum Ausscheiden
– M-Files Contract Management zur Optimierung des Vertragsmanagements
– M-Files QMS zur Verwaltung strenger Qualitäts- und Compliance-Dokumentationen, einschließlich Standard Operating Procedures (SOPs), Schulungsnachweisen, CAPAs und mehr

„Mit M-Files for Microsoft Teams verbinden wir intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation mit erstklassiger Collaboration und bieten eine neue Roadmap für die digitale Transformation im gesamten Unternehmen“, sagte Mika Javanainen, Vice President for Product Marketing bei M-Files. „Gemeinsam ergänzen M-Files und Microsoft Teams Office-365-Anwendungen und andere Business-Systeme nahtlos. Der Digitale Workplace wird um einen zentralen Anlaufpunkt für alle Unternehmensinformationen ergänzt und mit automatisierten Geschäftsprozessen und individuellen Compliance-Lösungen auf ein neues Level gehoben.“

Weitere Informationen zur M-Files-Lösung für Microsoft Teams finden Sie hier:
https://www.m-files.com/de/microsoft-teams-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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global office entscheidet sich für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files

Dienstleistungsunternehmen nutzt M-Files zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen für mehr Transparenz, Synergien und Compliance. Projektumsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit M-Files-Partner Esch & Pickel.

Ratingen, 5.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass der Kommunikationsdienstleister global office GmbH aus Montabaur sich für M-Files als unternehmensweit genutzte zentrale Plattform für das Management von Dokumenten und Dateien entschieden hat.

global office ist ein rasch wachsender Dienstleister für telefonische Kommunikation und Erreichbarkeitslösungen. Das Unternehmen ist mit mehr als 40 Standorten in Deutschland und Österreich dezentral aufgestellt. Effizienz und höchste Kundenorientierung stehen im Mittelpunkt des professionellen Serviceangebots. Ein modernes Informationsmanagement ist dafür unerlässlich. Bei der Wahl des Umsetzungspartners fiel die Wahl schnell auf das Beratungshaus Esch & Pickel aus Koblenz, das bereits in den ersten Gesprächen mit Kompetenz und Zuverlässigkeit punkten konnte.

Neues Informationsmanagement ermöglicht weiteres Wachstum

Wie in den meisten mittelständischen Unternehmen stießen auch bei global office die gewachsenen Strukturen zur Ablage von Dateien und Dokumenten auf der Basis von Fileservern und Ordnern an ihre Grenzen und es drohte ein stetig größer werdender Wildwuchs in den Ablagen. Diese Problematik zog sich durch alle Abteilungen des Unternehmens, untergrub viele Bemühungen zur Effizienzsteigerung und lähmte das weitere Wachstum. Darüber hinaus konnten auf dieser Basis neue Anforderungen im Bereich von Datenschutz und Compliance wie DSGVO und GoBD nicht effektiv umgesetzt werden.

M-Files überzeugte unter anderem mit seiner einzigartig konsequenten Nutzung von Metadaten. Wie kein anderes DMS/ECM-System nutzt M-Files Metadaten als zentrales Steuerungsmittel für Informationen sowohl bei der Ablage und Suche als auch zur Steuerung von Archivierung, Zugriffsrechten und Prozessen. Für global office ist das Was-statt-wo-Prinzip von M-Files ein riesiger Meilenstein im Informationsmanagement. Damit müssen sich die Nutzer nicht mehr damit auseinandersetzen, wo eine Information abgelegt ist, sondern bei der Ablage und der Suche nur noch in Form von Metadaten angeben, worum es sich bei der Information handelt. „Mit dem Was-statt-wo-Prinzip erschließen Metadaten die abgelegten Dokumente und schaffen damit Transparenz. Bereits nach kurzer Zeit hatten alle Nutzer dieses Grundprinzip verinnerlicht, so dass der Umstieg auf das neue Dokumentenmanagement schnell und einfach war“, erklärt Stefanie Kern-Wich, Managerin Finanzen und Buchhaltung sowie Prokuristin bei der global office GmbH.

Eingangsrechnungsverarbeitung als Pilotgebiet für automatisierte Prozesse

Vor der Umstellung war der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen wenig transparent: Rechnungsbelege steckten zur Freigabe in Papier- und E-Mail-Stapeln fest, blieben während Krankheits- und Urlaubszeiten liegen oder gingen sogar verloren. Heute läuft der gesamte Prozess digital ab. Mittlerweile erreichen rund 90 Prozent der eingehenden Rechnungen das Unternehmen digital als PDF an eine dediziert dafür genutzte E-Mail-Adresse und werden von dort automatisiert in M-Files übernommen. Rechnungen in Papierform werden gescannt und ebenfalls in M-Files abgelegt. Damit befinden sich alle Eingangsrechnungen in einem lückenlos dokumentierten, transparenten und revisionssicheren Prozess. Sie erscheinen in der Buchhaltung in entsprechenden Sichten und für jede Rechnung wird ein Workflow zur Freigabe gestartet. Die Freizeichnung erfolgt durch die Fachabteilungen und Kostenstellenverantwortlichen ebenfalls digital in M-Files.

Im Durchschnitt dauert die Freigabe oder Ablehnung einer der rund 2.000 Eingangsrechnungen pro Jahr heute verlässlich maximal zwei bis drei Tage und es herrscht jederzeit Transparenz darüber, in welchem Prozessschritt sich eine einzelne Rechnung aufhält. „Die Eingangsrechnungsverwaltung mit M-Files hat zu deutlich mehr Effizienz und Transparenz im Freigabeprozess geführt. Wir sind so jederzeit auskunfts- und handlungsfähig und die Prozesssicherheit und integrierte Dokumentation erlaubt es uns, die rechtlichen Auflagen aus der GoBD effizient zu erfüllen“, erläutert Stefanie Kern-Wich. „Mit M-Files und SAP als Basis planen wir nun die Umstellung auf eine vollständig beleglose Buchhaltung.“

Flexibilität, Erweiterbarkeit und Sicherheit waren gefordert

In einem schnell wachsenden Unternehmen wie global office ist der stetige Wandel die eigentliche Konstante. M-Files ist darauf ausgelegt, sich ständig an die Anforderungen anzupassen. Dabei können Konfigurationen und Änderungen – beispielsweise an der Metadatenstruktur – auch von speziell geschulten Nutzern ohne Programmierkenntnisse durchgeführt werden. Neben der Flexibilität waren global office auch die Belange der Compliance – speziell des Datenschutzes – und der Informationssicherheit wichtig. Mit M-Files können die Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen deutlich einfacher und genauer geregelt werden als bisher. So können beispielsweise Daten verschiedener Landesgesellschaften sehr einfach durch die Zuordnung des entsprechenden Metadatenwerts getrennt werden und stehen dann nur noch den berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung.

Durchweg gelungener Start in die weitere Digitalisierung

Das Projektteam und auch die Nutzer ziehen eine ausschließlich positive Bilanz der Einführung des neuen Systems zum Management von Dokumenten, Dateien und anderen Informationen. Eine sehr hochwertige Dokumentenablage mit allem Komfort sorgt im gesamten Unternehmen für mehr Transparenz, Sicherheit und Qualität. Wie das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung eindrücklich zeigt, können Effizienz und Transparenz durch feste und teilautomatisierte Workflows deutlich gesteigert werden.

„Wir können andere Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen nur ermutigen, ein modernes System für das Management von Dokumenten und Dateien sowie Prozessen und Workflows einzuführen. Hier lohnt sich bei aller Planung vorab auch „Learning by doing“. Jedes neue System erscheint am Anfang komplex, aber ein gutes DMS überzeugt die Nutzer bereits nach wenigen Stunden, generiert sofort erkennbaren Nutzen und bietet ein Höchstmaß an Flexibilität. M-Files hat sich für uns als Plattform bewährt und Esch & Pickel hat uns als Partner bei der Umsetzung überzeugt“, fasst Stefanie Kern-Wich die Erfahrungen des Projektes zusammen.

Die detaillierte Fallstudie zu global office und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit:
https://www.m-files.com/de/customers/case-studies

Mehr Informationen zu den Spezialisten für Prozesseffizienz von Esch & Pickel: http://www.eschundpickel.de

Über global office GmbH
Die global office GmbH bietet telefonische Kommunikation und intelligente Erreichbarkeitslösungen auf Premiumlevel für Unternehmen aller Branchen. Hierbei übernimmt global office mit seinen kompetenten Fachkräften im Namen des Kunden eingehende und ausgehende Telefonate sowie Chat- und E-Mail-Dialoge. Das stark expandierende Franchise-Unternehmen stellt diese Dienstleistung in einzigartiger professioneller Ausführung und auf höchstem Servicelevel zur Verfügung. Für global office Kunden bedeutet dies eine permanente Erreichbarkeit, aus der final mehr Geschäftsabschlüsse, höhere Umsätze und eine stärkere Kundenbindung resultieren. Das Unternehmen wurde 2008 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Montabaur, Deutschland. global office unterstützt derzeit mehr als 1.000 Unternehmen mit rund 1.500 Kundenportalen. www.global-office.de

Über Esch & Pickel GmbH
Esch & Pickel bringt Effizienz in die kaufmännischen Prozesse seiner Kunden. Auf der Basis einer individuellen Analyse entstehen Lösungen, die aus leistungsfähigen Standardprogrammen kombiniert mit eigenen Entwicklungen bestehen. Dabei unterstützt Esch & Pickel die Kunden ganzheitlich als IT-Systemhaus von der Konzeption über die Einführung neuer Systeme bis hin zur Schulung der Nutzer. Als Premium Reseller von M-Files erschließt Esch & Pickel seinen Kunden die Möglichkeiten des intelligenten Informationsmanagements. Das Unternehmen ist seit über 30 Jahren erfolgreich und hat seinen Hauptsitz in Koblenz. www.eschundpickel.de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files lädt zur INNOVATE 2019 – Europas führende Konferenz für intelligentes Informationsmanagement

Die Veranstaltung bringt mehr als 800 Entscheidungsträger und Branchenexperten im finnischen Helsinki zusammen, um sich über Erkenntnisse, Trends und führende Konzepte im Umgang mit Informationen in modernen digitalen Unternehmen auszutauschen.

Ratingen, 3.9.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, lädt zur INNOVATE 2019 ein. Bei der Konferenz und Ausstellung werden Vordenker und Fachexperten mit hunderten Geschäftsleuten aus der ganzen Welt zusammenkommen. Die Teilnehmer erfahren und diskutieren die neuesten Trends, Entwicklungen und Innovationen im Zusammenhang mit der Verwaltung und Verarbeitung von geschäftlichen Informationen – Gartner spricht jetzt von „Content Services“, auch bekannt als Enterprise Content Management (ECM) -, um eine bessere Performance und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die INNOVATE 2019 wird am 12. September 2019 im Messukeskus Expo and Convention Center in Helsinki, Finnland, stattfinden.

Die INNOVATE 2019, früher als Intelligent Information Management (IIM) Summit bekannt, startet in ihr neuntes Jahr als eine der größten Konferenzen für ECM und Informationsmanagement in Europa. Mehr als 800 Fachleute, darunter Analysten, Trendsetter und ECM-Fachleute aus der ganzen Welt, kommen dort zusammen, um sich über die neuesten Innovationen, Trends und Best Practices in der digitalen Transformation zu informieren und ihre Partner- und Kundennetzwerke auszubauen.

Die Moderatoren der Veranstaltung diskutieren bewährte Methoden und praktische Umsetzungsstrategien, die Unternehmen dabei helfen, Innovationen durch eine intelligentere und effizientere Verwaltung von Informationen voranzutreiben.

Zu den Keyspeakern der INNOVATE 2019 gehören:
Atle Skjekkeland, Digital Business Explorer und Evangelist, The Digital Value Institute
Antti Nivala, Gründer und Chief Product Officer, M-Files
Turkka Keskinen, CIO, UPM
Elina Björklund, CEO, Reima
Miika Mäkitalo, CEO, M-Files

„Wenn wir auf das neunte Jahr unserer jährlichen Konferenz blicken, freuen wir uns darüber, dass die weltweit führenden Unternehmen unsere einzigartige Vision eines intelligenten Informationsmanagements in Rekordzahlen umsetzen“, sagte Miika Mäkitalo, CEO, M-Files. „Auf der INNOVATE 2019 gewähren Vorreiter den Teilnehmern aus erster Hand Einblicke in die Nutzung der KI-gestützten M-Files-Plattform, um ihre Unternehmen wirklich zu transformieren.“

M-Files, die Plattform für intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation, hilft Menschen dabei, Informationen effizienter zu finden und zu nutzen und verbessert damit die Performance jeder Organisation. Mit der Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI) und seinem einzigartigen „Intelligent Metadata Layer“ verfolgt M-Files einen neuen Ansatz, der alle für Unternehmen wichtige Funktionen für das Dokumenten- und Informationsmanagement bietet, einschließlich Cloud- und lokaler Repositories, Versionierung, Security, Collaboration, Workflows, eSignaturen, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Außerdem hilft M-Files dabei, Informationssilos aufzubrechen, indem es einen schnellen und einfachen Zugriff auf die richtigen Daten und Inhalte bietet, die in einer Vielzahl externer Repositories und Branchenanwendungen gespeichert sind, und zwar direkt aus ihren bevorzugten täglichen Anwendungen wie Microsoft Outlook und Teams, SharePoint, Salesforce und Google G Suite heraus.

Zu den Sponsoren der INNOVATE 2019 zählen ESRI Finland, Microsoft, Vincit, Electric Paper und AssetPoint. Für weitere Informationen oder um sich für die Veranstaltung anzumelden, besuchen Sie bitte die Webseite: https://www.mfilesinnovate.com Alle Präsentationen werden vor Ort, abhängig von der Sprache der Präsentation, ins Englische oder Finnische übersetzt.

Ein Video der Veranstaltung im Jahr 2018 finden Sie unter: https://youtu.be/2lUrDrKzJUk

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files erweitert Googles G Suite um Enterprise Content Management und Compliance-Unterstützung

Google G Suite wird mit M-Files zum zentralen Zugriffspunkt für E-Mail, Dokumente und andere Geschäftsdaten aus verschiedenen Repositories im Unternehmen.

Ratingen, 27.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt eine neue Integration mit Google G Suite bekannt. Die Lösung M-Files für Google G Suite erweitert die Stärken der Google G Suite bei Collaboration und der Erstellung von Inhalten um KI-gestütztes Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und umfangreiche Metadatenfunktionen für mehr Sicherheit, Governance und Compliance. Durch die Kombination der Google-G-Suite-Anwendungen mit dem intelligenten Informationsmanagement von M-Files können Unternehmen die Vorteile einer einfachen Zusammenarbeit mit Compliance verbinden.

M-Files für Google G Suite bietet außerdem die revisionssichere Archivierung, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. In einigen Staaten ist beispielsweise die Verwendung von Gmail und Google Drive als System zur dauerhaften Speicherung von Geschäftsdaten problematisch, da nicht garantiert werden kann, dass Daten das Herkunftsland nicht verlassen. M-Files für Google G Suite überwindet diese Einschränkungen.

In einem einzigen Schritt können Benutzer wichtige E-Mails mit Anhängen von Google Mail in M-Files speichern, zusammen mit Metadaten für die langfristige Aufbewahrung und einen besseren Teamzugriff. Darüber hinaus können die Nutzer per Klick native Google-Dokumente in PDF- oder Microsoft-Office-Dateiformate konvertieren und diese Kopien revisionssicher in M-Files speichern, um so einen Audit-Trail zu erstellen. M-Files kann G-Suite-Inhalte dank seiner KI-gestützten Informationsmanagementfunktionen automatisch klassifizieren und taggen und sie unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte mit Inhalten aus anderen Repositories kombinieren. So können Google-G-Suite-Nutzer ihre Dokumente jederzeit im richtigen Kontext mit anderen Informationen bearbeiten.

Unternehmen und andere Organisationen können mit den M-Files-Funktionen zur Verwaltung und Kontrolle sensibler Daten wie der automatischen Versionskontrolle, inhaltsbasierten Dokumentenberechtigungen und automatisierten Workflows, Zuweisungen und Benachrichtigungen für Reviews und Genehmigungen, Prozesse optimieren und strenge Datenschutzbestimmungen sicher einhalten.

M-Files verbindet die Anwendungen der G Suite mit anderen Business-Systemen und Repositories, wie Salesforce und Netzwerkordnern, ohne eine Migration zu erfordern. Über die vertraute Google-G-Suite-Oberfläche erhalten Organisationen Einblick in all ihre Unternehmenssysteme und einen zentralen Zugriff auf E-Mail und Dokumente.

„Mit M-Files für Google G Suite können unsere Kunden dank der modernen Funktionen der Google G Suite wie Co-Authoring optimal zusammenarbeiten“, sagte Mika Javanainen, Vice President of Product Marketing bei M-Files. „Für Unternehmen, die Gmail, Google Docs und Google Drive nutzen, erweitert M-Files das Informationsmanagement um ein modernes, KI-gestütztes Repository, das metadatenbasiert Archivierung, Sicherheit und Compliance sowie Workflows für die Optimierung von Prozessen bietet.“

„Außerdem legen wir großen Wert darauf, ein optimales Benutzererlebnis zu bieten“, fügte Javanainen hinzu. „Interne und externe Benutzer können gleichzeitig an demselben Dokument in M-Files und in Google Drive arbeiten und Inhalte auf dem Google Drive werden bei der Bearbeitung automatisch in M-Files aktualisiert.“

Weitere Informationen zu M-Files für Google G Suite auf der Website: https://www.m-files.com/en/g-suite-integration

Ein Webinar mit Live-Demo: https://go.m-files.com/G-Suite-Webinar-Registration.html

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Partner entwickeln erfolgreich eigene Lösungen auf der M-Files-Plattform für intelligentes Informationsmanagement

Spezielles Programm zur Unterstützung der Partner bei der Entwicklung eigener Lösungen wächst deutlich. Zahl der M-Files Certified Application Partner hat sich im zweiten Jahr verdreifacht.

Ratingen, 5.8.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich die Anzahl der Certified Application Partner (CAP) im zweiten Jahr des Programms verdreifacht hat. Das stark wachsende M-Files-CAP-Programm bietet Partnern wie Softwareanbietern (ISV) und Resellern, die auf der Basis der M-Files-Plattform für intelligentes Informationsmanagement eigenständige Anwendungen entwickeln, umfangreiche Unterstützung in technischen Fragen und in der Vermarktung.

Die von CAP-Programmmitgliedern unabhängig und eigenständig erstellten Anwendungen erweitern M-Files um eine Vielzahl von Lösungen, wie Branchenlösungen, Analysetools, Erweiterungen der Benutzeroberfläche, vorkonfigurierten Vorlagen und Workflows und vieles mehr. Weitere Themenfelder sind Imaging- oder OCR-Anwendungen, Tools für die Metadatenanalyse und Datenmigration sowie Konnektoren und Integrationen, mit deren Hilfe eine Vielzahl strukturierter und unstrukturierter Informationssysteme integriert werden kann.

„Zum zweijährigen Bestehen des Programms danken wir unseren zertifizierten Partnern für ihre exzellenten Leistungen in der Entwicklung und im Kundenservice“, sagte Scott Erickson, Senior Vice President Channel Sales bei M-Files. „Unser CAP-Programm ist so erfolgreich, weil es den Partnern konkret dabei hilft, ihren Erfolg zu maximieren. Sie erhalten nicht nur intensive Beratung zu den technischen Integrationsmethoden und der Verwendung von M-Files-APIs, sondern werden von uns auch aktiv darin unterstützt, sowohl Kunden als auch andere Partner von M-Files mit ihren Produkten zu erreichen.“

Seit dem Start 2017 hat M-Files das CAP-Programm auf Dutzende von Partnern ausgeweitet, von denen einige mehrere Produkte anbieten. Jedes Jahr zeichnet M-Files aus dem Kreis der CAP-Partner besonders gelungene Lösungen aus. Kürzlich wurde der Partner Seidr als Certified Application Partner des Jahres 2019 ausgezeichnet. „Wir freuen uns über die Auszeichnung zum Certified Application Partner 2019 und wünschen dem CAP-Programm weiterhin viel Erfolg“, sagte Owen O“Connor, Mitbegründer und Präsident von Seidr. „Unsere cloudbasierte Integrationsplattform DatumSync kann nun einen deutlichen Mehrwert für M-Files-Implementierungen bieten, indem sie M-Files dynamisch mit ERP- und Buchhaltungslösungen von Kunden integriert. Das M-Files-CAP-Programm hat es uns ermöglicht, unsere Produkte eng miteinander zu verzahnen. Die Zusammenarbeit mit dem M-Files-Team war von Anfang an fantastisch.“

Auch andere Mitglieder des Partnerprogramms zeigen sich von den Vorteilen von CAP begeistert: „Der zentrale Wert des CAP-Programms für Laminin Solutions besteht darin, eng mit M-Files zusammenzuarbeiten, bestmöglichen technischen Support zu erhalten und unseren MFSQL Connector optimal auf die zukünftige Produktentwicklung von M-Files anzupassen“, sagte LeRoux Cilliers, Director bei Laminin Solutions. „Weitere Vorteile sind die Marketingunterstützung und der Zugang zu anderen Partnern und Kunden außerhalb unserer Region.“ „Neben der umfassenden Erfahrung mit M-Files-Implementierungen sind Systemintegration und Cloud-Technologien unsere Stärken“, sagte Ivan Marković, CEO von Unitfly. „Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, dem CAP-Programm beizutreten, um Produkte zu entwickeln, die die Integrationsfähigkeiten von M-Files erweitern und M-Files insbesondere mit anderen Microsoft-Azure-Diensten verbinden.“ EzeScan, ein weiteres Mitglied des CAP-Programms, bietet intelligente Erfassungslösungen mit einer WebApps-Plattform, die eine flexible Lösung für die Verarbeitung und das Hochladen von Dokumenten in M-Files von unterwegs über Mobiltelefone und Tablets bietet. „EzeScan betrachtet M-Files als Marktführer im Bereich Informationsmanagement und die Mitgliedschaft im CAP-Programms hat uns Einblick in das weltweite M-Files-Partner-Ökosystem verschafft“, sagte Bob Gristock, Channel Sales Manager bei EzeScan. „Das war sehr wertvoll für EzeScan und ein wesentlicher Treiber für deutliche Mehrumsätze durch M-Files-Partner.“ „Wir glauben, dass M-Files mit dem CAP-Programm hervorragende Arbeit geleistet hat“, zeigte sich Matt Irish, europäischer Partnermanager bei Objectif Lune, begeistert. „Es hat uns enorm dabei geholfen, fantastische Beziehungen zu M-Files und seinen Partnern aufzubauen, und wir freuen uns auf den weiteren Erfolg des Programms.“

„Das CAP-Programm bietet Partnern ein optimales Umfeld, um mit eigenen Produkten und Komponenten am überdurchschnittlichen Wachstum von M-Files teilzuhaben“, erklärte Herbert Lörch, Vice President of DACH Sales bei M-Files. „Auch für die traditionell starke ECM-Entwickler-Community im deutschsprachigen Raum bietet die M-Files-Plattform eine optimale Basis, um intelligente Lösungen für das Informationsmanagement zu entwickeln.“

Mehr zum Certified Application Partner Programm von M-Files:
https://www.m-files.com/de/cap?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=cap-program-announcement&utm_campaign=de-pr-content-mktg

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=cap-program-announcement&utm_campaign=de-pr-content-mktg

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Herbert Lörch führt DACH-Vertrieb bei M-Files

Der erfahrene Manager leitet das rasch wachsende Vertriebsteam des ECM-Spezialisten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neue Kunden und Partner im Fokus.

Ratingen, 24.7.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass das Unternehmen den erfahrenen ECM-Manager Herbert Lörch als Vice President Sales für die DACH-Region gewinnen konnte.

Herbert Lörch bringt mehr als 20 Jahre Erfahrung im ECM-Vertrieb mit und ist mit allen Belangen des Software- und SaaS-Geschäfts sehr vertraut. Vor seinem Einstieg bei M-Files war er unter anderem Sales Director bei FileNET (IBM) in Österreich und der Schweiz, CEO des ECM-Herstellers SAPERION AG aus Berlin und verantwortlich für das europäische Geschäft bei Hyland. So kennt er den Markt für DMS/ECM-Lösungen und seine Akteure bestens und kann dieses Know-how nun für M-Files einsetzen.

Bei M-Files führt Lörch den Vertrieb der innovativen Lösungen für das intelligente Informationsmanagement im deutschsprachigen Raum sowohl über Partner als auch im Direktgeschäft. „Wir haben auf dem deutschsprachigen Markt noch enormes Potential. Dabei setzen wir einen klaren Fokus auf unser Channel-Business, das wir mit strategischen Deals im Direktgeschäft unterstützen wollen“, sagt Lörch. „M-Files hat einen einzigartigen Ansatz, der Analysten, Partner und vor allem Kunden begeistert. Es gibt derzeit kein Produkt am Markt, das Flexibilität und Einfachheit besser kombiniert und gleichzeitig intelligente Prozesse besser unterstützt als M-Files. Das war ein wesentlicher Grund, mich für M-Files zu entscheiden.“

Der Ausbau des deutschsprachigen Marktes ist klares Ziel von M-Files: Bis zum Jahresende soll sich das Team in der Größe verdoppeln. Sowohl Kunden als auch Partner profitieren von einem erfrischend neuen Weg mit intelligentem Informationsmanagement. So können bestehende Informationssilos ohne Migration in einem übergreifenden Ansatz erschlossen, mit künstlicher Intelligenz aufgewertet und mit einheitlichen Policies für Sicherheit und Compliance verwaltet werden.

„Die DACH-Region ist ein wichtiger Markt für M-Files, den wir konsequent ausbauen. Herbert wird uns mit seiner Kenntnis des deutschsprachigen Marktes dabei entscheidend voranbringen“, erklärt Julian Cook, Senior VP of Global Sales bei M-Files. „Schon heute wachsen wir auch in der gesamten DACH-Region deutlich schneller als der Markt und diese Dynamik wird sich durch unser einzigartiges Angebot und Herberts Expertise weiter verstärken.“

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Eine Testversion von M-Files kann hier angefordert werden:
https://www.m-files.com/de/try-free-m-files

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Pressemitteilungen

M-Files präsentiert KI-gestütztes Informationsmanagement für Office 365 auf der Microsoft Inspire 2019

Die erste intelligente Informationsmanagementlösung, die einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen im Unternehmen direkt aus Teams, Outlook und SharePoint Online heraus bietet.

Ratingen, 11.7.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass das Unternehmen auf der Microsoft Inspire 2019 eine neue Lösungsfamilie für Microsoft-Office-365-Lösungen vorstellen wird.

Auf der größten Partnerkonferenz von Microsoft wird M-Files seine neue Integration mit Teams, Outlook und SharePoint Online in Live-Demos präsentieren und die Zusammenarbeit mit Partnern aus dem Microsoft-Ecosystem ausbauen.

M-Files hat kürzlich seine KI-gestützten Informationsmanagementlösungen für Microsoft Office 365 erweitert und bietet sofort einsatzbereite Funktionen für Dokumentenmanagement, Compliance und Governance an, die sich nahtlos in die bekannten Office-365-Anwendungen integrieren. Über Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams können Benutzer damit direkt auch auf Daten und Dokumente zugreifen, die in externen Repositories und Branchenanwendungen gespeichert sind – ohne dass dafür Daten migriert werden müssen. Zu den unterstützten Quellen gehören On-Premises File Server, File-Sharing-Anwendungen, bestehende ECM-Systeme sowie CRM- und ERP-Anwendungen.

Mit den neuen Lösungen können Benutzer all ihre Daten direkt in den vertrauten Benutzeroberflächen von Microsoft Office 365 verwalten, anstatt ständig zwischen Anwendungen hin und her springen zu müssen. Unternehmen können sofort automatische Verschlagwortung und Klassifizierung, die Versionsverwaltung, die einfachen Workflows, elektronische Unterschriften und vieles mehr von M-Files in der Microsoft-Welt nutzen. Administratoren haben die Möglichkeit, übergreifend Zugriffsrechte, Sicherheitsmechanismen und Compliance-Funktionen effizient selbst für die Inhalte zu verwalten, die außerhalb von M-Files in anderen Repositories wie File-Servern, SharePoint, Dropbox oder OpenText liegen. Für Funktionen wie Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung verwendet M-Files künstliche Intelligenz, um die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Informationen einzuschätzen und um den richtigen Kontext mit anderen Informationen herzustellen.

M-Files bietet eigene Repositories in der Cloud und On-Premises mit einer einzigartigen Dual-Deployment-Benutzerlizenz an. Damit sind Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch lizenzmäßig jederzeit für den Wechsel in die Cloud vorbereitet. Die cloudbasierte Lösung von M-Files läuft auf der äußerst zuverlässigen und skalierbaren Microsoft-Azure-Cloud-Plattform und wird von Partnern und Kunden sehr gut angenommen. Im ersten Quartal 2019 wurden seitens der US-Partner von M-Files bereits 83 Prozent des Kundenvolumens als abonnementbasiertes Geschäft abgewickelt. Mit geografisch verteilten Rechenzentren ist eine schnelle und compliancegerechte Bereitstellung weltweit möglich.

M-Files zeigt auf der Microsoft Inspire auch erstmals das neue KI-gesteuerte Advanced Plugin für Microsoft Outlook. Mit der neuen Lösung können Benutzer, die Outlook als primäre Benutzeroberfläche bevorzugen, direkt auf Inhalte und Daten zugreifen, ohne zu einer anderen Anwendung wechseln zu müssen. Das spart Zeit und Mühe, weil die relevantesten Informationen sofort angezeigt werden, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. Die KI-basierten Funktionen sorgen unter anderem dafür, dass Nutzer optimal dabei unterstützt werden, Inhalte und E-Mails korrekt abzulegen.

„Es wird geschätzt, dass 80 bis 90 Prozent der Geschäftsinformationen in unstrukturierten Inhalten wie Dokumenten, Dateien, Bildern usw. enthalten sind. So sind alle Geschäftsprozesse und Anwendungen darauf angewiesen, diese Inhalte effizient zu finden und einfach darauf zugreifen zu können“, sagte Scott Erickson, Senior Vice President Channel Sales bei M-Files. „M-Files ermöglicht diesen einfachen Zugang zu wichtigen Informationen, unabhängig davon, wo sie im gesamten Unternehmen gespeichert sind. Mit den neuen Microsoft-Integrationen kann jede Nutzergruppe aus ihrer bevorzugten Microsoft-Umgebung heraus direkt auf den übergreifend verwalteten Dokumentenbestand zugreifen. Damit wird die tägliche Arbeit drastisch vereinfacht und die Adaption von Office 365 beschleunigt.“

Die Konferenz Microsoft Inspire findet in der nächsten Woche vom 14. bis 18. Juli 2019 im Mandalay Bay Convention Center in Las Vegas (USA) statt. M-Files ist mit Vorträgen und einem Messestand (Nr. 1916) vertreten.

Weitere Informationen zu den neuen Add-Ins für Microsoft SharePoint Online, Microsoft Outlook und Microsoft Teams: https://www.m-files.com/de/microsoft-sharepoint-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files macht Microsoft Office 365 zum zentralen Zugriffspunkt für alle Unternehmensinformationen

M-Files ermöglicht mit KI den direkten Zugriff auf externe Quellen und Systeme in Microsoft Office 365. Das vereinfacht die tägliche Arbeit und fördert deutlich die Benutzerakzeptanz.

Ratingen, 8.7.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, veröffentlicht eine neue Generation der Integration mit Microsoft Office 365-Lösungen.
M-Files fügt sich jetzt nahtlos in die vertrauten Benutzeroberflächen von Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams ein und bietet über die gewohnte Microsoft-Benutzeroberfläche einfachen Zugriff auf umfangreiche Funktionen zum Dokumentenmanagement sowie zur Sicherung von Compliance und Governance.

Von SharePoint, Outlook und Teams aus bietet M-Files direkten Zugriff auf Unternehmensdaten und Dokumente, die in verschiedenen externen Repositories und Anwendungen gespeichert sind. Zu den out-of-the-box unterstützten Quellen gehören Netzwerkfolder on-premises, OneDrive for Business, SharePoint Server, Dropbox, Google Drive, Box, Legacy-ECM-Systeme wie OpenText sowie CRM- und ERP-Anwendungen, einschließlich Salesforce und Microsoft Dynamics 365. Dabei müssen die Daten nicht migriert werden, sondern können am bestehenden Ort genutzt werden. Anstatt ständig zwischen den Office 365-Anwendungen und anderen Anwendungen zu wechseln, können Benutzer mittels M-Files direkt über die Benutzeroberflächen von Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams auf diese Daten zugreifen. Zusätzlich zu diesem einzigartigen Zugriff auf unternehmensweit verteilte Informationen bietet M-Files eine Reihe innovativer Content Services wie Versionierung, Zugriffssteuerung, intelligente Workflows, elektronische Signaturen, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Dabei wird jede Mischung aus Cloud und lokalen Repositories unterstützt.

M-Files verwendet künstliche Intelligenz für die automatische Analyse von Dokumenten, um sie zu klassifizieren, relevante Metadaten und Kontextbezüge zu gewinnen und um den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Informationen wie personenbezogenen Daten zu gewährleisten, wie es in Vorschriften wie der DSGVO vorgeschrieben ist. Moderne KI-Funktionen, einschließlich Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung, ermöglichen tiefe Einblicke in die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Dokumenten und anderen Informationen. Sie leiten Benutzer und automatisieren Prozesse, um Governance und Compliance zu gewährleisten.

Mit den neuen integrierten Lösungen profitieren Microsoft Office 365-Benutzer von der metadatenbasierten Architektur von M-Files, mit der Dokumente und anderer Content automatisch richtig behandelt werden können. Nutzer können sie jederzeit im richtigen Kontext abrufen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Beispielsweise kann die Rechtsabteilung über den Fallordner in Outlook auf die neueste Version einer Vereinbarung zugreifen, während ein Projektteam über eine Projektteamwebsite in SharePoint auf dieselbe Datei zugreifen kann und der Kundenservice diese Vereinbarung über einen Kanal in Teams nutzt. Der Zugriff auf Inhalte wird über die einmalige Anmeldung bei Azure AD autorisiert, und Dokumente werden basierend auf ihren Metadaten automatisch gesichert.

„Unser Business stützt sich auf Microsoft Office 365-Anwendungen. Daher ist es uns sehr wichtig, deren Nutzung und den damit verbundenen ROI zu optimieren“, sagte Guillaume Malet, IT-Manager beim Schweizer Bauunternehmen Induni, einem begeisterten Kunden von M-Files. „Der Wert von Lösungen steigt sofort, wenn sie gut mit Office 365 zusammenarbeiten. M-Files macht genau das, indem es den unternehmensweiten Zugriff auf Informationen aus Office 365 heraus ermöglicht, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. Das hilft unseren Mitarbeitern, produktiver zu werden. Auf diese Weise können sie die benötigten Informationen finden und sich gleichzeitig auf die jeweilige Aufgabe in der Benutzeroberfläche konzentrieren, mit der sie am besten vertraut sind.“

„Wir machen Microsoft Office 365 zum einheitlichen Zugang, über den im Unternehmen alle relevanten Informationen im richtigen Kontext angezeigt und abgerufen werden können“, sagte Mika Javanainen, Vice President Product Marketing bei M-Files. „Laut Gartner wird der volle Nutzen von Office 365 oft erst bei der umfassenden Migration von Daten realisiert. Um diese Hürde zu umgehen, haben wir all diese externen Informationssilos automatisiert erschlossen, damit Unternehmen Office 365 vom ersten Tag an mit maximaler Effizienz nutzen können. Damit ist ein wesentliches Hindernis für die Nutzung von Office 365 ausgeräumt. Mit M-Files besteht sofort Zugriff und basierend auf der tatsächlichen Nutzung kann entschieden werden, welche Inhalte sukzessive nach Office 365 migriert werden müssen.“

„Unternehmen verlassen sich auf Microsoft SharePoint und Microsoft Office 365 als Kernelemente des modernen digitalen Arbeitsplatzes“, sagte Mike Ammerlaan, Director Microsoft 365 Ecosystem bei Microsoft. „M-Files steigert den Nutzen beider Produkte bei der digitalen Unterstützung der Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie der Sicherung von Governance und Compliance.“

Weitere Informationen zu den neuen Add-Ins für Microsoft SharePoint Online, Microsoft Outlook und Microsoft Teams: https://www.m-files.com/de/microsoft-sharepoint-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files: https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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AB Enzymes nutzt M-Files für weltweites Qualitäts- und Informationsmanagement

Biotech-Unternehmen nutzt M-Files als zentrales QMS sowie zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Prozessen für mehr Transparenz, Synergien und Compliance.

Ratingen, 27.6.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich das Biotech-Unternehmen AB Enzymes für M-Files als zentrale Plattform für QM-Prozesse und Informationsmanagement entschieden hat. Insbesondere die Unterstützung des dezentral organisierten Unternehmens in Zertifizierungen, Audits und anderen regulatorischen Anforderungen stand bei der Auswahl im Fokus.
AB Enzymes entwickelt und produziert Enzyme für die Lebensmittelindustrie sowie für technische Anwendungen und unterliegt damit höchsten Qualitätsansprüchen und zahlreichen regulatorischen Anforderungen. Das erstreckt sich von der umfassenden Dokumentation von Projekten und Produkten über die transparente Kommunikation mit allen Beteiligten bis zur nachweislichen Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Vorgaben und Prozessen. AB Enzymes wird regelmäßig nach strengen Richtlinien und Standards aus den Bereichen Qualitätsmanagement (ISO 9001), Lebensmittel- und Tierfuttersicherheit (HACCP, FSSC 22000, Fami-QS, GMP+), Ressourcen- und Umweltschutz (ISO 50001, 14001) sowie nach religionsgesetzlichen Vorschriften wie Kosher und Halal geprüft und zertifiziert.

Kombination aus Informationsmanagement und Qualitätsmanagement

Dafür suchte das Unternehmen nach einem System zum Management von Dokumenten und Prozessen, das nicht nur die speziellen Bedürfnisse des Qualitätsmanagements abbildet, sondern auch als universelle Plattform für das Informationsmanagement des gesamten Unternehmens dienen kann. Alle Beteiligten der weltweiten Organisation – ob in der Entwicklung in Darmstadt, in der Produktion in Finnland oder in einem der zahlreichen Vertriebsbüros weltweit – sollten jederzeit auf alle relevanten Dokumente in der richtigen Version zugreifen können. Die erforderlichen Arbeits- und Abstimmprozesse sollten dabei eingehalten und dokumentiert werden. Die dafür klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sollte im System verwaltet werden können und für alle Nutzer transparent sein.
M-Files hatte sich bereits im Produktionsbetrieb in Finnland bewährt. Nun setzt auch AB Enzymes auf M-Files als generelle Plattform für das intelligente Informationsmanagement und auf die Lösung M-Files QMS zur Umsetzung der Anforderungen im Qualitätsmanagement.
Die umgesetzte Lösung besteht heute aus drei wesentlichen Bereichen: Zum einen wird M-Files für das klassische Dokumentenmanagement eingesetzt. Hier werden Arbeitsdokumente, Präsentationen, Berichte und alle anderen Dokumente des täglichen Geschäftsbetriebs verwaltet.
Als zweiter Bereich wird die Lösung M-Files QMS für das unternehmensweite Qualitätsmanagement genutzt. M-Files QMS unterstützt AB Enzymes in der Automatisierung und Dokumentation wiederkehrender Aufgaben und Prozesse dank umfassender Workflowfunktionen, integrierter Planungsansichten und Erinnerungsbenachrichtigungen. Zudem werden alle qualitätsbezogenen Dokumente wie beispielsweise Standard Operating Procedures (SOPs) mit komplettem Versionsverlauf und gesteuerter Veröffentlichung, mit Workflows und rollenbasiertem Zugriff sicher verwaltet.
Die Verwaltung von Produktinformationen – speziell Spezifikationen und Rezepturen – bildet den dritten Bereich. Als wichtige Unternehmensgeheimnisse bilden sie den Kern des Geschäftserfolgs von AB Enzymes. Diese Assets galt es besonders zu schützen. Ein wichtiges Instrument für die Bewältigung der umfangreichen Unterlagen ist die konsequente Nutzung von Metadaten. Jedem Dokument in M-Files wird eine Klasse zugewiesen, die nicht nur die Metadatenstruktur definiert, sondern auch zur Steuerung der Zugriffsrechte genutzt werden kann. Alle Informationen in SAP können mit Informationen in M-Files verknüpft werden.
Für diese drei Bereiche wurden drei sogenannte Vaults – eigenständige Datenbereiche in M-Files – angelegt. System und Daten werden dabei innerhalb des Unternehmensnetzes on premises verarbeitet und verwaltet. Berechtigte Nutzer können die für sie relevanten Informationen auch unterwegs offline nutzen, was vor der Einführung von M-Files nicht möglich war.

Coaches und Trainings beschleunigen Einführung und Umsetzung von Prozessen

Das Projekt wurde nach verbindlicher Zieldefinition und gründlicher Planung mit modernen Methoden des Projektmanagements umgesetzt. Dazu gehörte die Aufteilung in drei Unterprojekte und die Nutzung von Sponsoren in der Organisation. Besonderes Augenmerk wurde auf die Umsetzung eines Ownership-Modells gelegt: Für jede Information und jeden Prozess ist ein Owner festgelegt, der den Umgang mit dieser Information – von der Versionierung bis zur Vergabe von Zugriffsrechten – steuert.
Begleitet wurde das Projekt durch Consultants von M-Files, die AB Enzymes als Coaches zur Verfügung standen und das Projekt mit Ideen und Rat beschleunigten.
„M-Files wirkt wie ein Katalysator. Es triggert die Diskussion über den richtigen Umgang mit Dokumenten und Prozessen und hilft uns, einheitliche Regeln umzusetzen und zu kontrollieren“, erklärt Dr. Susanna Eerola, Product Service Manager bei AB Enzymes GmbH.
Immer mehr Prozesse werden mittlerweile durch M-Files unterstützt und teilweise automatisiert. Dabei profitiert AB Enzymes von der besonderen Flexibilität von M-Files, die auch das Change Management erleichtert.
„Unser Informationsmanagement mit M-Files entwickelt sich jeden Tag weiter“, führt Dr. Eerola weiter aus. „Wir bauen Metadatenstrukturen und Prozessumsetzungen kontinuierlich aus. M-Files macht uns das so einfach, dass wir die Nutzer eng einbinden und sie ihre Ideen oft auch eigenständig umsetzen können. So kommen wir immer wieder schnell zu deutlich spürbaren Verbesserungen. Diese Erfolgserlebnisse sind für das Change Management sehr positiv.“
Heute können alle Mitarbeiter bei AB Enzymes M-Files als zentrale, gemeinsame Plattform nutzen, um Prozesse, Dokumente und Abläufe zu teilen. Das stärkt die Transparenz und das gemeinsame Verständnis darüber, wie die einzelnen Teams arbeiten und Informationen austauschen. Die Abläufe sind effizienter und die Entscheidungsfindung ist durch eine bessere Informationsbasis schneller. Die integrierte Umsetzung von QMS und Produktdatenmanagement innerhalb des zentralen Informationsmanagements schafft zusätzliche Synergien.
Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
http://bit.ly/31XTjDF
Die detaillierte Fallstudie zu AB Enzymes und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit:
http://bit.ly/2J95N30

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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M-Files erweitert Salesforce Customer 360 um den kontextbasierten Zugriff auf alle Dokumente

M-Files for Salesforce integriert sich nahtlos in die Salesforce-Oberfläche und bietet Zugriff auf externe Repositories wie Filesystem, SharePoint oder ECM-Lösungen. Dabei werden per KI die im Kontext relevanten Informationen automatisch ermittelt.

Ratingen, 11.6.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt heute den Launch einer völlig neuen Informationsmanagementlösung für Salesforce bekannt. M-Files for Salesforce integriert seine Content Services nahtlos in Salesforce und bietet über die dem Nutzer vertraute Salesforce-Oberfläche einfachen Zugriff auf alle Funktionen für intelligentes Informationsmanagement, Compliance und Governance. Das sonst übliche Hin und her zwischen verschiedenen Anwendungen und Salesforce entfällt für die Salesforce-Nutzer und M-Files stellt alle Informationen in den jeweiligen Kontext.

M-Files for Salesforce bietet Salesforce eine Reihe spezieller, KI-gestützter Funktionen für die Verwaltung von Dokumenten und anderen Informationen, darunter Cloud- und lokale Repositories, Versionsverwaltung, feingranulare und automatisierte Zugriffsberechtigungen, Collaborationsfunktionen, Workflows, digitale Unterschriften, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Die Migration von Daten entfällt, da Salesforce-Nutzer direkten Zugriff auf zahlreiche externe Ablagen und andere Geschäftsanwendungen wie lokale Fileserver, OneDrive, SharePoint, Dropbox, Google Drive, Box und Legacy-ECM-Plattformen wie OpenText sowie ERP-Anwendungen wie NetSuite, SAP oder Microsoft Dynamics haben. M-Files verbessert unmittelbar die Produktivität, da Salesforce-Nutzer sich vollständig auf die Kunden und Opportunities konzentrieren können, an denen sie gerade arbeiten, ohne dazu ständig für wichtige Dokumente oder Informationen in andere Anwendungen wechseln zu müssen.

Im September 2018 kündigte Salesforce seine Customer-360-Initiative mit dem Ziel an, „das Kundenerlebnis auf der weltweit führenden CRM-Plattform zu vereinheitlichen“. In der Ankündigung heißt es weiter: „Mit Customer 360 […] verfügen Unternehmen über ein vollständiges, aktuelles und kontextbezogenes Kundenprofil.“ Laut Datamation, einem Forschungs- und Analyseunternehmen von eWeek, machen unstrukturierte Daten 85 Prozent oder mehr der Unternehmensdaten aus. Unstrukturierte Daten umfassen Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint, E-Mail-, Video- und Audiodateien, Chat und mehr. Die Integration dieser Informationen ist also unumgänglich. Von entscheidender Bedeutung ist es dabei, die im jeweiligen Kontext relevanten Dokumente und Daten vom Rest abzuheben. Der Schlüssel dazu ist die Ermittlung der Relevanz auf Grundlage der Beziehung zum Kunden. Das „kontextuell relevante Profil“ wird als eines der Hauptziele der Salesforce-Customer-360-Initiative beschrieben.

„Es geht darum, die Relevanz von Informationen für die jeweilige Aufgabe zu erkennen und sie dann schnell und intuitiv dem Benutzer zur Verfügung zu stellen, wenn er sie benötigt“, sagt Mika Javanainen, Vice President für Produktmarketing bei M-Files. „Relevanz wird durch den Kontext bestimmt, der in diesem Fall durch die Beziehung zum gerade bearbeiteten Kunden hergestellt wird. M-Files bietet eine 360-Grad-Sicht auf Informationen, die durch so gut wie jede Beziehung oder Eigenschaft – wie z. B. Kunden, Kontakte, Projekte, Fälle usw. – gesteuert werden kann, die für das Unternehmen wichtig ist, um den Kontext und die Relevanz zu ermitteln. Dies ist die perfekte Ergänzung zu Salesforce Customer 360.“

M-Files for Salesforce nutzt modernste KI und Content Analytics, um den Kontext automatisiert herzustellen. So können beispielsweise Dokumente und andere wichtige Daten zu einem Kunden automatisch und dynamisch dort angezeigt werden, wo und wann sie benötigt werden. Moderne KI-Funktionen, einschließlich Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung, ermöglichen tiefe Einblicke in die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Informationen. Das erhöht die Produktivität, leitet die Benutzer zum richtigen Handeln an und automatisiert Prozesse für die Einhaltung von Governance und Compliance. Damit wird der Wert jeder Salesforce-Anwendung erheblich erhöht.

„Die Salesforce-Plattform ist eine wichtige Basis für all unsere Vertriebs- und Kundendienstaktivitäten“, erläutert Troy Adams, Head of Technology bei VDA, einem gemeinsamen Kunden von M-Files und Salesforce, der Design- und Engineering-Services für Aufzüge, Rolltreppen, Fahrsteige und Aufzugssysteme anbietet. „Dank der neuen nahtlosen Integration in Salesforce können wir mithilfe von M-Files unsere Vertriebsprozesse optimieren, indem Teams – ohne die vertraute Salesforce-Benutzeroberfläche verlassen zu müssen – auf jedes System oder Repository und die zugehörigen Dokumente und strukturierten Daten zugreifen und diese verwalten können.“

Weitere Informationen zu mehr Benutzerfreundlichkeit und Nutzen in Salesforce mit M-Files:
https://www.m-files.com/de/salesforce-integration

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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