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On-Premise oder Cloud Computing – das ist (auch) eine Frage der Kosten

On-Premise oder Cloud Computing - das ist (auch) eine Frage der Kosten

Die Cloud kann teuer werden“ titelte Anfang Juni heise.de und räumte damit auf mit der, insbesondere von Anbieterseite gerne verwendeten Aussage, der Bezug von IT-Systemen und Anwendungen als Cloud Service sei in der Regel günstiger als ein Betrieb im eigenen Unternehmen. Im IT-Jargon wird dies häufig als „Inhouse“- oder „On-Premise“-Betrieb bezeichnet.

Als Gründe für die „Kostenexplosion“ beim Cloud Computing sehen die im heise.de Beitrag zitierten Gartner-Analysen darin, dass die „Flexibilität der Cloud-Nutzung zu einem Overkill bei der Nutzung führt.“ Das heißt, wenn neue Cloud Services einfach und schnell per Mausklick gebucht werden können, nutzt der Anwender dies auch aus und vergisst dabei, dass mit jedem Mausklick auch die Kosten steigen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, lautet deshalb der Rat der Marktforscher.

On-Premise vs. Cloud beim Einsatz von ZEP: Der Kostenvergleich

Auch bei der Entscheidung für ZEP – Zeiterfassung für Projekte stehen Unternehmen generell vor der Entscheidung, die Lösung im On-Premise-Betrieb oder als Cloud Service einzusetzen. Im ersten Fall erwerben sie dann eine entsprechende Lizenz von ZEP und installieren diese vor Ort im Unternehmen auf der firmeneigenen IT-Infrastruktur. Beim Betrieb als Cloud Service greifen die Mitarbeiter auf eine im Rechenzentrum von provantis installierte Instanz von ZEP zu. Für den Endanwender ändert sich dabei zuerst einmal nichts.

Denn unabhängig vom Betriebsmodell ist für ihn die Nutzung von ZEP jederzeit webbasiert möglich. Er greift über einen gängigen Browser oder die entsprechende App von seinem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, iPhone, Smartphone, Tablet, etc.) auf die Zeiterfassungslösung zu und erfasst dort seine Projektzeiten. Auch die für die Abrechnung der Projektzeiten verantwortlichen Mitarbeiter bzw. das Projektmanagement und die Geschäftsleitung beim Projekt-Controlling können webbasiert arbeiten und müssen keine Software auf ihrem PC oder Notebook installieren.

Kommen wir also zu den Kosten. Prinzipiell muss beim Kostenvergleich zwischen On-Premise-Betrieb und Cloud-Nutzung in zwei Kostenblöcke unterschieden werden: die direkten und die indirekten Kosten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, dass die direkten Kosten in der Regel genau quantifizierbar sind, die indirekten Kosten sich dagegen nur schwer kalkulieren lassen, da sie hauptsächlich durch Kosteneinsparungen entstehen.

Bei den direkten, berechenbaren Kosten müssen die folgenden Kostenbestandteile verglichen werden:

On-Premise
– Anschaffungskosten Softwarelizenz
– Anschaffung und Betrieb IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Internet-Anbindung, Datenspeicher, etc.)
– IT-Support (kann entweder intern erfolgen oder über einen Wartungsvertrag durch provantis übernommen werden)

Cloud Computing
– Monatliche Mietgebühr pro Mitarbeiter

Je nach Unternehmensgröße und -art wird bereits dieser Kostenvergleich in der Praxis für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Häufig stellen wir fest, dass Unternehmen bei der Kalkulation der On-Premise-Kosten gerne „schummeln“, nach dem Motto: „Die IT-Infrastruktur ist ja sowieso da!“ Das mag zwar prinzipiell stimmen, allerdings steigt mit dem Erwerb einer neuen Softwareanwendung wie z.B. ZEP natürlich der Nutzungsgrad der vorhandenen IT, was in der Regel zumindest zu höheren Betriebs- und Verwaltungskosten führt. Unter Umständen sind auch Neuinvestitionen in zusätzliche Hardware erforderlich.

„Kannst Du mir mal kurz helfen!“ – Selbst- und Freundschaftshilfen als Kostenblock

Der zweite Kostenblock, die indirekten Kosten, sind wie bereits erwähnt in der Praxis deutlich schwerer berechenbar und damit auch schwieriger zu vergleichen.

Sie bestehen z.B. aus der Entlastung der IT-Abteilung, die sich beim Cloud Computing-Betriebsmodell nicht um die Lösung kümmern muss – dafür ist der Cloud Service Provider verantwortlich – und die so gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Diesen Zeitgewinn allerdings in „Heller und Pfennig“ zu berechnen, wird nicht immer ganz einfach sein. Ähnlich schwer quantifizierbar sind die so genannten Selbst- und Freundschaftshilfen, wenn der Mitarbeiter sich selbst durch die Bedienungsanleitung kämpft oder zum x-ten Mal den IT-Verantwortlichen mit der Frage nervt: „Kannst du bitte mal schnell schauen, da funktioniert etwas nicht …“. Beim Betrieb im Cloud Computing-Modell sind diese Aufgaben ganz klar geregelt: Die Verantwortung dafür liegt beim Provider, in unserem Fall beim ZEP-Supportteam.

Kostenexplosion bei ZEP nicht möglich
Dass es zu der eingangs beschriebenen „Kostenexplosion“ kommt, ist bei der Cloud-Variante von ZEP kaum vorstellbar. Die Abrechnung pro Nutzer pro Monat impliziert ja, dass nur das bezahlt wird, was auch genutzt wird. Und tritt dann doch der Fall auf, dass weniger Nutzer benötigt werden, können die nicht genutzten Accounts zum Monatsende gekündigt werden.

Dies gilt auch für die Zusatzmodule für ZEP wie Faktura, Reisekostenabrechnung oder Projekt-Controlling. Eine größtmögliche Kostentransparenz ist also gewährleistet. Doch gilt natürlich auch hier: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Fazit: Aus der bisherigen Erfahrung lässt sich sagen, dass der Betrieb im Cloud Computing-Modell auch betriebswirtschaftlich sinnvoller ist, wenn ZEP über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Darüber hinaus „stechen“ natürlich die nicht-monetären Trümpfe wie der Vorteil, dass man sich nicht um den Betrieb kümmern muss und stets mit der aktuellen Softwareversion arbeiten kann, ohne sich über Update und Upgrades Gedanken zu machen. Die Tatsache, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen immer mehr in Richtung Cloud tendieren, zeigt sich auch bei der ZEP-Nutzung. Während sich in den „frühen Jahren“ von ZEP On-Premise-Betrieb und Cloud Nutzung die Waage hielten, entscheiden sich Neukunden mittlerweile fast ausschließlich für die Cloud-Nutzung.

Dies bestätigt beispielsweise Sandra Gröning von der Firma PIM-Consult: „Als Beratungsunternehmen im IT-Umfeld gehören wir mittlerweile zur „Generation Cloud“ und betreiben eigentlich alle unsere Software-Anwendungen in der Wolke.“ Holger May von der Firma Tedesio ergänzt: „Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

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Anwender sparen in der Cloud mehr als ein Drittel ihrer IT-Kosten ein

Kostenvergleich zwischen Cloud- und Inhouse-Betrieb von Handwerkersoftware

Anwender sparen in der Cloud mehr als ein Drittel ihrer IT-Kosten ein

Kostenvergleich zwischen Cloud- und Inhouse-Betrieb von Handwerkersoftware

Investitionen in eine neue, zeitgemäße IT-Infrastruktur stellen gerade kleine und mittelständische Handwerksbetriebe oft vor große Herausforderungen. Nicht nur aus Kosten- und Ressourcengründen, auch Befürchtungen um einen möglichen IT-Ausfall oder Datenverlust schüren trotz aller Notwendigkeit häufig die Scheu vor einer Modernisierung der IT. „Softwaresysteme und IT-Infrastrukturen lassen sich in Zeiten der Cloud kurzfristig, sicher und vor allem kostenneutral modernisieren“, entgegnet Matthias Böcker, Geschäftsführer der PDS – Programm + Datenservice GmbH. Mittelfristig können Unternehmen durch den Betrieb in der Cloud sogar mehr als ein Drittel ihrer IT-Kosten einsparen, wie das folgende Rechenbeispiel der PDS zeigt.

Wurden IT- und Softwareprojekte bis vor wenigen Jahren gerade bei kleineren Handwerksunternehmen vor allem aus Kostengründen häufig zurückgestellt, lagern Betriebe heute immer häufiger ihre IT samt der notwendigen Services wie Hosting, Administration, Wartung, Pflege und Datensicherung an spezialisierte IT-Dienstleister aus. Damit umgehen sie nicht nur hohe Initialkosten bei der Modernisierung ihrer IT, sondern können den Umfang ihres IT-Einsatzes z.B. im Hinblick auf Nutzungslizenzen, IT-Infrastruktur, Module oder Funktionen auch jederzeit an ihrem tatsächlichen Bedarf ausrichten. Dass sich dies nicht nur für mittelständische Betriebe lohnt, zeigt die Rotenburger PDS Programm + Datenservice GmbH anhand eines einfachen Kostenvergleiches für den Inhouse- und Rechenzentrums- (Cloud-) Betrieb ihrer Handwerkersoftware und IT-Infrastruktur.

Der Berechnung zugrunde liegt eine Unternehmensgröße von etwa zehn Mitarbeitern, die die Software regelmäßig zur Abbildung ihrer handwerklichen und kaufmännischen Prozesse nutzen. Der Lebenszyklus der IT-Systeme und der Vertragszeitraum wurde in der Beispielrechnung auf vier Jahre festgelegt. Nach längerem Einsatz empfiehlt sich der Austausch einzelner Systemkomponenten und die Anpassung an aktuelle Standards.

Ein Blick auf den Betriebskostenvergleich zeigt, mit welchen Initial- und laufenden Kosten bereits kleine Unternehmen zu rechnen haben, wenn sie ihre IT im eigenen Haus betreiben: Die Neuanschaffung eines Servers samt Installation, Lizenzen und zugehöriger Komponenten, Wartung, Updates, Strom, Datensicherung, Raumkosten etc. für 10 Arbeitsplätze beläuft sich auf stolze 23.750 EUR über den gesamten Lebenszyklus. Dem gegenüber steht die monatliche Miete für Software- und Hardwarekomponenten sowie die analogen IT-Services wie Einrichtung, Wartung, Support, Datensicherung und sonstige Leistungen, die mit lediglich 295 EUR monatlich bzw. 14.160 EUR über vier Jahre zu Buche schlägt. Dies entspricht einer Ersparnis von deutlich mehr als einem Drittel der gesamt anfallenden IT-Betriebskosten. Ein weiterer Pluspunkt des Cloud-Betriebes liegt in der flexiblen Nutzung und Erweiterbarkeit, wie PDS Geschäftsführer Matthias Böcker weiß: „Der Betrieb im Rechenzentrum bietet nicht nur höchste Sicherheitsstandards, sondern erlaubt auch eine jederzeitige und standortunabhängige Datenverfügbarkeit. So können Handwerksbetriebe auf einfache Weise ihre Außendienstmonteure mit mobilen Endgeräten ausstatten, um auch im Kundendienst eine durchgängige Prozessunterstützung zu gewährleisten.“

Ab sofort bietet PDS Handwerksbetrieben kostenfrei eine unternehmensspezifische Kostengegenüberstellung für den Inhouse- und Cloud-Betrieb und zeigt unter Berücksichtigung der jeweiligen Infrastruktur individuelle Einsparpotenziale auf. Weitere Informationen zu dem Kostenvergleich erhalten Unternehmen unter info@pds.de.

PDS – Programm + Datenservice GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 100 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe in den DACH-Ländern sowie in Luxemburg. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten PDS Lösungen auch mobile Anwendungen für die Baustelle wie Fahrzeugortung und Baustellenzeiterfassung. 2009 hat die PDS mit Einführung des neuen Handwerkerprogramms polaris one den Weg webbasierter Softwareanwendungen beschritten. Die zukunftsweisende Technologie von pds abacus und polaris one gibt den ca. 3.000 mittelständischen PDS Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die Seminarzentren der PDS in Rotenburg, Frankfurt (Hessen) und Schnelldorf (Bayern). Für eine ganzheitliche Betreuung der IT sorgen die ca. 30 Partnerunternehmen der PDS.

Kontakt
PDS Programm + Datenservice GmbH
Angelika Hartendorf
Mühlenstr. 22-24
27356 Rotenburg
+49 (0) 4261 – 855-302
marketing@pds.de
http://www.pds.de

Pressekontakt:
trendlux pr GmbH
Petra Spielmann
Oeverseestraße 10 – 12
22769 Hamburg
+49 (0) 40-800 80 990-0
ps@trendlux.de
http://www.trendlux.de

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Neu im SaaS-Forum Download Center: Wie rechnet sich Cloud Computing für mittelständische Unternehmen?

Cloud Computing wird die Business-IT in den nächsten Jahren grundlegend verändern: Nach Ansicht von Marktanalysten und Branchenexperten werden künftig immer mehr Unternehmen eigene IT-Infrastrukturen zurückbauen und stattdessen Anwendungen, Rechenleistung und Datenspeicher flexibel aus dem Web beziehen.
Die Firma login2work hat in einem Whitepaper einmal einen Kostenvergleich für 50 IT-Arbeitsplätze über den Zeitraum von drei Jahren erstellt. Das Whitepaper kann ab sofort kostenlos im SaaS-Forum Download-Center (http://bit.ly/h1Bgu6) heruntergeladen werden.

Bevor sich Unternehmen für eine Cloud-basierte IT-Lösung entscheiden, sollten sie stets einen detaillierten Kostenvergleich anstellen. Dabei darf nicht nur das kurzfristige Einsparpotential betrachtet werden – entscheidend ist vielmehr die Frage, ob der Cloud Service für die Organisation dauerhaft wirtschaftlicher ist als eine eigene EDV-Umgebung.

Was ist langfristig günstiger – traditionelle EDV oder Cloud-basierte Lösung?

Das aktuelle TCO-Whitepaper von login2work zeigt, wie ein derartiger Kostenvergleich aussehen kann: Anhand eines Beispielszenarios werden die Gesamtkosten für 50 IT-Arbeitsplätze in einer traditionellen EDV-Umgebung den Kosten für eine entsprechende Cloud-basierte Lösung gegenübergestellt. Die Analyse berücksichtigt neben den direkten Kosten für Hardware, Software und Betrieb auch indirekte Kostenfaktoren wie Produktivitätsverluste durch Ausfallzeiten. Als Kalkulationszeitraum wurden drei Jahre gewählt.

Weitere Informationen zum Download
Autor: login2work GmbH
Seite(n): 8
Sprache: Deutsch
Format: PDF

Das Whitepaper kann kostenlos im SaaS-Forum Download-Center (http://bit.ly/h1Bgu6) herunter geladen werden.

Über das SaaS-Forum
Ziel des SaaS-Forums ist es, Fach- und Führungskräften in Unternehmen im deutschsprachigen Raum einen Überblick über aktuelle Entwicklungen zum Thema Software-as-a-Service zu vermitteln. Darüber hinaus bemüht sich das SaaS-Forum, Licht in den Begriffsdschungel zu bringen und anhand von Beispielen Einsatzszenarien für SaaS-Lösungen in der Praxis aufzuzeigen. Weitere Informationen unter http://saas-forum.net.
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