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Pressemitteilungen

M-Files unterstützt sein Partnernetzwerk aktiv beim Wandel zu abo- und cloudbasiertem Geschäft

Innovatives Partnerprogramm hilft M-Files-Partnern beim Zugang zu schnell wachsendem Markt für SaaS und Cloud. Einzigartig einfaches Lizenzmodell bietet hohe Flexibilität und Transparenz.

Dallas/Ratingen, 27.5.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sein weltweites Partnernetzwerk große Fortschritte beim Übergang zu einem abo- und cloudbasierten Geschäftsmodell macht. Ein neues Partnerprogramm, innovative Lizenzoptionen und neue Softwarefunktionen haben die Umstellung zu Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) für Dokumenten- und Informationsmanagement von M-Files sowohl für Kunden als auch für Partner optimiert und beschleunigt.

Im ersten Quartal 2019 basierten 49 Prozent des Geschäfts, das über M-Files-Partner in Deutschland, Österreich und der Schweiz abgewickelt wurde, auf Abonnements. Die abobasierten Services wurden weltweit generell gut angenommen, mit durchschnittlich 54 Prozent in Europa, 83 Prozent in den USA und 72 Prozent in Australien/Neuseeland. Da sich die gesamte IT-Branche schnell auf abo- und cloudbasierte Modelle zubewegt, befindet sich M-Files auf deutlichem Wachstumskurs. Die enorme Erfahrung des Unternehmens mit der Bereitstellung von Cloud-Lösungen basierend auf der Infrastruktur von Microsoft Azure ebnet den Weg für die Partner-Community.

Mit einem abobasierten Geschäftsmodell können M-Files-Partner mehr und schneller Geschäfte abschließen, weil es kundennäher besser auf die Belange des Kunden eingeht. So können Nutzung und Lizenzierung flexibel nach oben oder unten skalieren und es sind deutlich geringere Anfangsinvestitionen notwendig. Durch die Verlagerung von Investitions- zu Betriebskosten sowie einer klaren, einfachen Preisgestaltung und Lizenzierung ist die Wirtschaftlichkeit einer Lösung leichter zu kalkulieren und das Risiko geringer.

Da die Kunden weniger Investitionen vorab in Hardware und Software erbringen müssen, können sie mehr in die Beratung investieren, die von den Partnern geleistet wird, was eine besser auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Lösung ermöglicht. Darüber hinaus profitieren die Kunden von der kontinuierlichen Verbesserung der M-Files-Lösung durch automatische, regelmäßige Updates, die im Abo eingeschlossen sind. Schließlich sorgt der stetig steigende, wiederkehrende Umsatz bei den M-Files-Partnern für größere wirtschaftliche Stabilität, die es dem Partner erlaubt, sein Geschäft weiter auszubauen.

M-Files erweiterte sein Abo-Geschäftsmodell mit der Einführung von M-Files Online im August 2018. M-Files Online ist die erste Lösung für intelligentes Informationsmanagement, die eine „All-in-one“-Lizenzierung für die on-premises, hybride und Cloud-Nutzung anbietet. Mit seinem einzigartigen Ansatz entkoppelt M-Files den Wechsel zu einer abobasierten Lizenzierung von einem Umzug in die Cloud. Das bedeutet, dass ein M-Files-Online-Kunde die gleiche Lizenz für eine Nutzung on-premises, in der Cloud oder einem hybriden Mix aus beidem verwenden kann. Somit sind alle Kunden von M-Files Online nicht nur technisch, sondern auch kaufmännisch „cloud-ready“, selbst wenn sie aktuell oder langfristig noch nicht bereit sind, in die Cloud umziehen. Diese einzigartige Flexibilität hat sich als Katalysator für das Geschäft mit M-Files erwiesen.

„Unsere Partner sehen die gleichen Vorteile eines abobasierten Geschäftsmodells wie wir“, sagte Scott Erickson, Senior VP of Worldwide Channel Sales bei M-Files. „Unsere Partner sind der Kern unserer Wachstumsstrategie und wir sind sehr an ihrem Erfolg interessiert. Deshalb freuen wir uns über die hohen und weiter steigenden Umsätze, die sie aus dem abobasierten Geschäft mit uns generieren. Die Zahlen zeigen, dass unsere Lösungen, unser Geschäftsmodell und unser Partnerprogramm sowohl für sie als auch für uns gut funktionieren.“

„Unsere Kunden schätzen die große Flexibilität, die M-Files sowohl technisch als auch lizenzmäßig bietet. So können einzelne Teile des Informationsbestands für die Nutzer völlig transparent in die Cloud verlagert werden und die Lizenz deckt dies bereits komplett ab“, stimmt Lars Riemenschneider, Geschäftsführer von Electric Paper Informationssysteme GmbH, einem langjährig erfolgreichen M-Files-Partner in Deutschland bei.

Erfahren Sie hier mehr über das globale Partnerprogramm von M-Files:
https://www.m-files.com/de/partners?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=arr-transition-new-partner-program&utm_campaign=de-pr-content-mktg

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=arr-transition-new-partner-program&utm_campaign=de-pr-content-mktg

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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TSO-DATA veröffentlicht umfassendes Workshop-Programm für 2019

Wissenstransfer zu den Themen Microsoft Dynamics 365, Retail, eCommerce, Cloud, DMS/ECM, Business Intelligence sowie die Neuvorstellung von Roasting 365. Praxisnahe Tipps & Tricks-Sessions, Hands-On-Workshops und Onlineseminare.

Osnabrück, 9.4.2019 – TSO-DATA, IT-Spezialist und Microsoft Partner, vermittelt in einem umfassenden Workshop-Programm praxisnahes Know-how für Einsteiger und Experten.

Mit einem breit gefächerten Angebot an Veranstaltungen informiert TSO-DATA Kunden und Interessenten zu aktuellen Themen, neuesten Produkten sowie zu Lösungshighlights und IT-Events.

Dabei teilen die Experten von TSO-DATA wertvolle Praxiserfahrung aus vielen erfolgreichen Projekten, dem eigenen R&D-Team sowie aus dem engen Austausch mit führenden Herstellern in ihrem Segment wie beispielsweise Microsoft, TARGIT, LS Retail und M-Files.

– Lösungen für Retail
Von der all-in-one Retaillösung LS Central bis hin zu punktuellen Themen wie die Unterstützung von Kartenzahlungsterminals am POS, Dynamics 365 Business Central on-premises und Cloud, die Anbindung von Drittsystemen, Monitoring oder Sprachsteuerung via LS Alexa finden Interessenten aus Handel und Gastronomie hier ein spannendes Informationsangebot.
25.06.2019, online: LS Central – Die all-in-one Retaillösung
10.09.2019, online: LS Comfort – Erweiterungen von LS Retail

– Dokumentenmanagement und intelligentes Informationsmanagement
Auf Basis der mehrfach ausgezeichneten ECM-Lösung M-Files zeigt TSO-DATA neue Wege im intelligenten Management von Informationen und Dokumenten auf. Auch konkrete Lösungen zur Optimierung einzelner Prozesse wie beispielsweise der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central/NAV werden vorgestellt.
27.06.2019, Nürnberg: M-Files – Dokumentenmanagement neu gedacht
26.09.2019, online: M-Files – Dokumentenmanagement neu gedacht
06.11.2019, online: Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mit Business Central/NAV

– Microsoft Cloud Infrastruktur und Services
Als langjähriger Gold-Partner von Microsoft u.a. für die Cloud-Plattform ist TSO-DATA Spezialist für die Einführung und Nutzung von Office 365 als moderne Arbeitsplatzumgebung und Azure als cloudbasierte IT-Infrastruktur. Lernen Sie die Vielfalt und Einsatzmöglichkeiten von Azure und Office 365 kennen.
03.05.2019, Osnabrück: Office 365 – Ihr moderner Arbeitsplatz
23.05.2019, Osnabrück: Microsoft Azure – Wir bringen Ihre IT-Infrastrukturumgebung in die Cloud

– Business Intelligence mit TARGIT und Microsoft Power BI
TSO-DATA bietet Workshops für Fortgeschrittene im Design und der Nutzung von Dashboards mit TARGIT sowie ein Onlineseminar für NAV-Anwender und Controller zur Nutzung von Power BI an.
25.04.2019, Osnabrück: TARGIT Business Intelligence – Dashboarddesign
03.09.2019, online: Microsoft Power BI – Machen Sie Ihre NAV-Daten transparent

– Roasting 365 – die Business-Software-Komplettlösung für Röstereien
Mit Roasting 365 hat TSO-DATA eine cloudbasierte Anwendung als Software-as-a-Service (SaaS), basierend auf Dynamics 365 Business Central, entwickelt. In dem Onlineworkshop lernen Sie die Funktionen, Besonderheiten und Module der Lösung kennen.
19.11.2019, online: Roasting 365 – die Business Management Lösung für Kaffeeröster

Das Workshop-Programm wird kontinuierlich ausgebaut und aktualisiert. TSO-DATA bedient sich dabei der gesamten Klaviatur moderner Veranstaltungsformate: In interaktiven Präsenzveranstaltungen werden nützliche Tipps & Tricks geteilt. In speziellen „Hands-On“-Workshops kann das Gelernte gleich am System in die Praxis umgesetzt werden. Diese Vor-Ort-Veranstaltungen werden in Osnabrück und Nürnberg angeboten. Ergänzt werden sie durch kompakte Onlinesessions, die unkompliziert genutzt werden können.

Allen Veranstaltungen gemein ist der hohe eigene Anspruch der Referenten an den geleisteten Wissenstransfer. „Wir verstehen uns als Partner und Katalysator für unsere Kunden. Deshalb wollen wir unsere Kunden fundiert informieren und der Transfer unseres Know-how steht für uns im Mittelpunkt. Mit unserem Workshop-Programm bieten wir beides in kompakter und effizienter Form an und freuen uns über den sehr guten Zuspruch“, erläutert Thomas Hagedorn, Vertriebsleiter bei TSO-DATA die Motivation für das Workshop-Programm.

Interessenten finden das vollständige Workshop-Programm 2019 unter: https://www.tso.de/aktuelles/workshops-2019/

Weitere Informationen zu TSO-DATA: https://www.tso.de

Als zukunftsorientiertes Business-Systemhaus beschäftigt TSO-DATA an drei Standorten rund 160 Mitarbeiter. Seit 1991 gehören innovative IT-Lösungen und -Dienstleistungen zu unserem Portfolio. Bei der Umsetzung setzen wir auf moderne Technologien, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen ausgerichtet sind. Der Fokus unseres Lösungsportfolios liegt dabei auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV, KatarGo und LS Retail, Dynamics 365 CRM, Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint und M-Files, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud Services. Als IT-Full Service Partner begleiten wir Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und Umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht unserer Philosophie „IT im Herzen“. www.tso.de

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Extension Experts 2019: Das Microsoft Dynamics 365 Business Central/NAV-Anwenderforum mit TSO-DATA

Experten für Business Central/NAV informieren in Vorträgen, Live-Präsentationen und Networking über aktuelle Lösungserweiterungen und Entwicklungen aus dem NAV-Umfeld. Jetzt Early-Bird-Ticket sichern und ein Musicalwochenende gewinnen.

Osnabrück, 26.3.2019 – TSO-DATA, IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner, lädt gemeinsam mit vielen weiteren namhaften Lösungspartnern zum 2. Anwenderforum Extension Experts für Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Microsoft Dynamics NAV) nach Hamburg ein.

Nach der erfolgreichen Premiere der Extension Experts 2018 in Frankfurt wird die eintägige Veranstaltung in diesem Jahr ausgebaut und bietet in der Hansestadt einen noch größeren Mix an Fachvorträgen, Live-Präsentationen und Möglichkeiten zum Austausch über intelligente und flexible Erweiterungen und Apps für Microsoft Dynamics 365 Business Central/NAV.

Mehr als 30 Aussteller teilen am 5. September im Emporio Tower ihr Wissen und stehen für den fachlichen Austausch unter NAV-Anwendern zur Verfügung.

TSO-DATA informiert zu Datenschutz, Anbindung von Webshops, CRM und DMS

TSO-DATA legt den Fokus bei den Extension Experts auf die Themen Integration, Kunden- und Dokumentenmanagement sowie Datenschutz. Neben der Anbindung der Dokumentenmanagementsysteme M-Files und Microsoft SharePoint an Dynamics 365 Business Central/NAV präsentieren die Experten die Integration der CRM-Module „Field Service“ und „Sales“ in das ERP-System. Außerdem erhalten Besucher einen tiefen Einblick in Möglichkeiten der Webshop-Anbindung mit dem WebConnector und zum Thema Datenschutz mit der DSGVO-Toolbox.

Vertriebsleiter Thomas Hagedorn, Experte für Dynamics 365 Business Central/NAV, wird gemeinsam mit zwei weiteren Ansprechpartnern für intelligentes Dokumenten- und Enterprise Content Management sowie Kundenmanagement vor Ort sein.

„Wir waren überwältigt von dem Erfolg der ersten Extension Experts im vergangenen Jahr“, erklärt Thomas Hagedorn, Vertriebsleiter TSO-DATA. „Das zeigt uns, dass es in der NAV-Community offenbar einen großen Bedarf für eine derartige Veranstaltung zum fachlichen Austausch gibt. Die Extension Experts sind die Gelegenheit, um mit Anwendern über die von uns angebotenen Lösungswege zu sprechen.“

Die Extension Experts finden am Donnerstag, den 5. September 2019, im Emporio Tower Hamburg statt. Die Plätze sind begrenzt, eine zeitnahe Anmeldung wird deshalb empfohlen.

Wer jetzt noch bis zum 30. April für die Veranstaltung ein Early-Bird-Ticket zum reduzierten Preis bucht, hat die Möglichkeit, mit etwas Glück für das Wochenende direkt nach den Extension Experts zwei Tickets für das Tina-Turner-Musical in Hamburg inkl. Unterkunft zu gewinnen.

Weitere Informationen sowie Anmeldemöglichkeiten zu den Extension Experts finden Interessenten hier: https://www.extensionexperts.com/?utm_source=tso&utm_medium=pressemitteilung

Weitere Informationen zu TSO-DATA erhalten Sie hier: https://www.tso.de/?utm_source=tso&utm_medium=pressemitteilung

Als zukunftsorientiertes Business-Systemhaus beschäftigt TSO-DATA an drei Standorten rund 160 Mitarbeiter. Seit 1991 gehören innovative IT-Lösungen und -Dienstleistungen zu unserem Portfolio. Bei der Umsetzung setzen wir auf moderne Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen. Der Fokus unseres Lösungsportfolios liegt dabei auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV, KatarGo und LS Retail, Dynamics 365 CRM, Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint und M-Files, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud Services. Als IT-Full Service Partner begleiten wir Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und Umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht unserer Philosophie „IT im Herzen“. www.tso.de

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M-Files überzeugt mit mehr als 30% Wachstum in wiederkehrenden Umsätzen in 2018

Cloud-Geschäft als Treiber. Unternehmen verzeichnet für die vergangenen zehn Jahre einen Umsatzanstieg um mehr als 3.000 Prozent.

Dallas/Ratingen, 12.2.2019 – M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass das Unternehmen das zehnte Jahr in Folge stark gewachsen ist. Grundlage des Erfolgs sind seine innovativen Lösungen zum Informationsmanagement, mit denen die Kunden Dokumente und Informationen im richtigen Kontext von jedem Gerät aus leicht finden, managen und bearbeiten können.

Mit dem weiteren erfolgreichen Ausbau seines Software-as-a-Service-Geschäfts (SaaS) konnte M-Files die wiederkehrenden Umsätze (Engl. Annual Recurring Revenues, kurz ARR) in 2018 um mehr als 30 Prozent gegenüber 2017 ausbauen. Dabei nahmen die wiederkehrenden Umsätze aus der Nutzung des unternehmenseigenen Cloud-Services sogar um mehr als 70 Prozent gegenüber dem Vorjahr zu. Die starke Entwicklung 2018 ist der jüngste Meilenstein in der kontinuierlichen Erfolgsgeschichte des Unternehmens, die über die vergangenen zehn Jahre zu einem kumulativen Umsatzwachstum von mehr als 3.000 Prozent führte.

„2018 war für M-Files ein weiteres aufregendes Jahr, in dem unser Wachstum wieder deutlich über dem Gesamtmarkt lag. Das ist ein klares Indiz dafür, dass Unternehmen und Organisationen unseren einzigartigen Ansatz des intelligenten Informationsmanagements gerne annehmen“, sagte Miika Mäkitalo, CEO der M-Files Corporation. „Neben der Veröffentlichung von M-Files Online, einer überzeugenden neuen SaaS-Lösung, waren unser rasant wachsendes Partnernetzwerk und der Ausbau unserer globalen Präsenz ausschlaggebend für den Erfolg.“

Exponentielles Kunden- und Partnerwachstum

M-Files konnte im Jahr 2018 mehr als 1.000 neue Kunden gewinnen und damit die Gesamtzahl der Kunden, die die Plattform nutzen, auf weltweit mehr als 9.000 steigern. Darunter sind globale Unternehmen aus den Branchen Manufacturing, Professional Services, Bauwesen, Finanzdienstleistungen, Life Sciences, Energie, Immobilien, Gesundheitswesen und mehr. Darüber hinaus stieg 2018 die Anzahl der Kunden, die den Cloud-Service des Unternehmens nutzen, um mehr als 75 Prozent.

M-Files erweiterte zudem sein globales Partnernetzwerk um große Marken wie Konica Minolta, Ricoh, Iron Mountain und Kyocera. Die wachsende Liste von hunderten von Partnern weltweit mit Spezialkenntnissen in wichtigen Anwendungsfällen, vertikalen Branchen und Systemintegration wurde dadurch erneut erweitert.

M-Files baut Führungsposition im intelligenten Informationsmanagement aus

Das Unternehmen hat in 2018 außerdem M-Files Online veröffentlicht, die einzige wirklich hybride intelligente Plattform für Informationsmanagement, mit der Kunden sowohl Cloud- als auch On-Premises-Lösungen implementieren können, ohne dafür separate Lizenzen erwerben zu müssen. Die Einführung neuer Methoden der künstlichen Intelligenz ermöglicht es, die Dokumentenverwaltung und damit verbundene Prozesse wie automatisches Taggen und Klassifizieren zu automatisieren.

Aufbauend auf dem Intelligent Metadata Layer, der 2017 eingeführt wurde, brachte M-Files zehn neue Konnektoren auf den Markt, darunter SharePoint, OneDrive for Business, OpenText Content Server, IBM FileNet P8, Documentum, Amazon S3 und Microsoft SQL Server.

Globale Investitionen und viele Auszeichnungen

2018 erhielt M-Files 27 Millionen Euro von der Europäischen Investitionsbank (EIB) – eine der bislang größten Investitionen der EIB im IT-Sektor, um die Technologieentwicklung und internationale Expansion weiter voranzutreiben.

Für seinen visionären Ansatz im Informationsmanagement wurde das Unternehmen mehrfach ausgezeichnet, darunter die Nennung als Visionär im Gartner 2018 Magic Quadrant for Content Services Platforms (CSP), als Leader in der Nucleus Research ECM Technology Matrix und als Best Document Management Software/System for Law Firms vom Inc. Magazine. Darüber hinaus wurde M-Files mit dem prestigeträchtigen Internationalization Award des Präsidenten der Republik Finnland für seinen weltweiten Erfolg, seine innovativen Lösungen für das intelligente Informationsmanagement und die positive Wirkung auf die finnische Wirtschaft geehrt.

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=momentum-2018&utm_campaign=de-pr-content-mktg

Auf der Website steht auch eine Guided Tour für das Produkt bereit:
https://www.m-files.com/de/tour?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=momentum-2018&utm_campaign=de-pr-content-mktg

M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Dokumentenmanagementsystem bei Automobilzulieferer eingeführt.

DMS Software M-Files bei mittelständischem Automobilzulieferer beschleunigt Workflows und Rechnungsverarbeitung

Die metz automotive GmbH ist ein junges mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Nordbayern. Als Zulieferer der Automobilbranche ist metz auf die Herstellung von Prüflehren, Messsystemen, Werkzeugen und Prototypen spezialisiert. So werden jährlich mehr als 100.000 Bauteile wie Kopfstützen oder Blechhalterungen ausgeliefert. Aufgrund der steigenden Menge an Dokumenten und Daten wie etwa eingehenden und ausgehenden Rechnungen, entschied sich das innovative und wachsende Unternehmen Anfang 2018 dazu, M-Files als zentrales Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Information Management (EIM) einzuführen. Insbesondere die Rechnungsverarbeitung sollte mit Workflows und Freigabeprozessen effizienter gestaltet und mit DMS Funktionen ergänzt werden.

Zentrale Anforderungen
Zentrale Anforderung war die Integration in bestehenden Systemen. So sollte die ERP-Lösung TaxMetall von Vectotax angebunden werden. Des Weiteren war eine enge Integration in die MS Office Umgebung gewünscht. Metz entschied sich für eine Server-Installation, da sich der hauseigene leistungsstarke Server hierfür ideal qualifizierte. „Wir wollen Daten aus unseren Systemen wie ERP oder FiBu mit Daten aus E-Mails oder Papierdokumenten zentral zusammenführen“, so Josef Metz, Geschäftsführer der metz automotive GmbH.

M-Files mit Innovativem Workflowmanager
Bei der Entscheidung für M-Files spielte der innovative und individuelle Workflowmanager eine ausschlaggebende Rolle. Insbesondere in der digitalen Rechnungsverarbeitung stellte sich schnell heraus, dass M-Files mit effizienten Rechnungsworkflows den Wunsch nach einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung vollumfänglich erfüllen kann. Weitere Workflows zur Vertrags- und Bestellfreigabe rundeten das Anforderungsprofil ab.

ERP Integration
Die Integration der ERP-Lösung TaxMetall und die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren, Aufträge und Anfragen in M-Files war zentraler Bestandteil im Projektablauf. Sämtliche Dokumente, die in TaxMetall erstellt werden, werden in M-Files übernommen, darunter:
Kundenanfragen
Angebote
Auftragsbestätigung
Lieferscheine
Rechnungen
Bestellungen / Stornobestellungen
Lieferantenanfragen
Proformarechnungen
Korrekturrechnungen
Vorablieferscheine

„Wir können nun wie gewohnt Dokumente in unserer ERP-Anwendung erstellen und an M-Files exportieren. So nutzen wir die Funktionen von M-Files wie Workflows, mobiler Zugriff oder digitale Archivierung und steigern gleichzeitig die Akzeptanz der Mitarbeiter“.

Ausblick
Dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht über Nacht geschieht, ist sich Josef Metz bewusst: „Das ist ein Weg den man gehen muss. Mit der Digitalisierung steigt auch der Anspruch an einer erfolgreichen Zusammenarbeit, seitens der Kunden, Partner oder auch Mitarbeiter“, so Metz. Vorerst soll jedoch klein gestartet werden und nach Bedarf weiter ausgerollt werden. Hierfür eignet sich M-Files als skalierbare und zukunftsfähige DMS-Lösung ideal.
„fido hat uns im gesamten Projektverlauf kompetent geführt und gelenkt, unter stetiger Berücksichtigung unserer individuellen Wünsche und Anforderungen. Von Anfang an haben wir uns gut aufgehoben gefühlt, was bei einem solch umfangreichen Projekt wichtig ist.“

fido Business Solutions
fido bietet Digitalisierungslösungen für Unternehmen. Dies umfasst den Bereich Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Managed Print Services und Dokumentenmanagement.

Kontakt
fido GmbH & Co.KG Graf-Wolfeggstr. 98
72108 Rottenburg.
Telefon +49 (7472) 98 67 0
www.fido-buerosysteme.de
Beratung@fido-buerosysteme.de

fido bietet das Gesamtpaket aus Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistung und Service rund um das Thema Druck- und Dokumentenmanagement .

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72108 Rottenburg
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news@fido-buerosysteme.de
https://www.fido-buerosysteme.de/Dokumentenmanagementsystem

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Das digitale Lehrerzimmer: Modernes Informationsmanagement für Schulen und Lehrer

Prevolution stellt neue Lösung für Lehrer und Schulverwaltung auf der didacta vor. Digitale Verwaltung von Unterrichtsmaterialien und Vorlagen sowie Austausch im Fokus.

Hamburg, 30.1.2019 – Prevolution, der Spezialist für digitale Prozesse und Informationsmanagement, stellt auf der Bildungsmesse didacta eine neue Lösung für Schulen und Lehrer vor: Sie soll mithilfe von modernem Informationsmanagement Lehrer und Schulverwaltung beim Management von Unterrichtsmaterialien und Lehrmitteln, der Unterrichtsorganisation und der allgemeinen Verwaltung wirksam unterstützen und digitales Arbeiten erleichtern.

Allgemeine Verwaltung wird durch Vorlagen, sicheres Informationsmanagement sowie digitale Lehr- und Terminpläne erleichtert

Über die neue Lösung können Vorlagen aller Art wie für Elternbriefe, Einladungen, Noten- und Klassenlisten und Informationsschreiben – beispielsweise für Ausflüge oder Klassenfahrten – zentral bereitgestellt werden. So wird der Arbeitsaufwand für die Lehrerinnen und Lehrer erheblich reduziert. Dadurch wird auch ein einheitliches Erscheinungsbild sichergestellt und die Qualität gesteigert. Ein digitaler Lehrplan erlaubt die einfache Planung und Dokumentation von Unterrichtseinheiten. Über einen zentralen Terminplan werden Termine wie Elternabende oder Konferenzen gepflegt und kommuniziert. Besonderes Augenmerk wurde auf die sichere und datenschutzkonforme Verwaltung der Stammdaten von Lehrkräften und Schülern gelegt, um dem erhöhten Schutzbedarf gerecht zu werden. Weiterhin kann das System auch für die übrige Dokumentenverwaltung der Schule wie Schriftverkehr, Vertragsmanagement oder Projektdokumentation genutzt werden. Dabei stehen umfangreiche Funktionen wie Versionierung oder Workflows für Freigaben oder andere Bearbeitungen zur Verfügung.

Einfache Verwaltung von Unterrichtsmaterialien und Lehrmitteln

Alle Unterrichtsmaterialien können mit der Prevolution-Lösung digital verwaltet werden. Dabei ist die Ablage im System besonders einfach: Dokumente, Tafelaufschriebe usw. können je nach Format durch Scannen, Abfotografieren mit dem Smartphone oder Drag&Drop abgelegt und dabei automatisch oder manuell mit Schlagworten versehen und klassifiziert werden. So können die Inhalte anhand ihres Kontextes intelligent verfügbar und selbst mit Schlagworten auffindbar gemacht werden. In der zentralen Ablage von Unterrichts- und Lehrmaterial sieht jede Lehrkraft nur die für sie relevanten Inhalte und das klassen-, jahrgangs- und themenübergreifend. Egal ob nach Thema oder Fach, ob nach Unterrichtseinheit oder Klassenstufe: umfassende Suchfunktionen schaffen einfachen Zugang und Übersicht. Im Unterricht können die Materialien dann einfach über Notebook, Tablet oder Smartphone abgerufen und individuelle Tafelbilder dokumentiert werden. Die Dokumente und Informationen können so auch passgenau einzelnen Schülern oder Klassen zur Verfügung gestellt werden. Die Schüler können ihre Arbeitsergebnisse wiederum bequem und sicher in die zentrale Ablage laden.

Der intensive Austausch zwischen den Nutzern wird durch die neue Lösung besonders gefördert. So können Dokumente sicher und einfach innerhalb definierter Gruppen wie z.B. Schulleitung, Elternbeirat, Klassenverband, Fachschaft oder Gesamtkollegium geteilt oder auch gemeinsam bearbeitet werden. Auch das Teilen von Informationen mit Teilnehmern außerhalb des Systems ist möglich. Dabei wird die Einhaltung von Compliance-Richtlinien gewährleistet.

Erweiterbare Lösung aus der Praxis

Die Lösung ist bereits vorkonfiguriert und die üblichen Strukturen sind eingerichtet, so dass nur ein geringer Aufwand für den Einstieg anfällt. Sie entstand praxisnah im engen Dialog mit Lehrkräften und IT-Koordinatoren verschiedener Schulformen und wird kontinuierlich ausgebaut. Für die nächste Version sind weitere Funktionen wie beispielweise ein digitales Klassenbuch (Anwesenheit/Fehlzeiten, Hausaufgaben, mündliche Mitarbeit, Notizen u.a.) geplant, das auch als Basis für Elterngespräche dienen kann. Zudem soll die zentrale Erfassung von Noten deutlich vereinfacht werden.

Das System ist modular aufgebaut und kann flexibel lizenziert werden. Das Angebot richtet sich sowohl an Schulträger, einzelne Schulen oder auch Lehrkräfte, die per Einzellizenz ihren Arbeitsalltag erleichtern wollen.

Solide technische Basis

Die Lösung basiert auf der Plattform M-Files, einem mehrfach ausgezeichneten System für intelligentes Informationsmanagement. Es ist flexibel nutzbar: Die Lösung kann technisch schul- oder trägerintern betrieben oder als sicherer Cloud-Service genutzt werden, so dass keinerlei technische Voraussetzungen erfüllt werden müssen. Dabei erfüllt die Lösung höchste Ansprüche an die Informationssicherheit und Datenschutzauflagen wie beispielsweise die DSGVO.

Die Fachmesse didacta findet vom 19. bis 23. Februar 2019 in Köln statt und richtet sich an Erzieher, Lehrer, Ausbilder, interessierte Eltern und alle, die mit Bildung beauftragt sind. Mit mehr als 800 Ausstellern aus rund 40 Ländern und ca. 100.000 Besuchern ist sie die Leitmesse für diesen Bereich. Prevolution ist in Halle 6.1 am Stand B136 vertreten. „Wir laden alle Messebesucher ein, sich die Lösung an unserem Stand live anzusehen und freuen uns auf den Austausch. Grundsätzlich suchen wir auch immer wieder Schulen oder Lehrer als Pilotkunden für neue Versionen der Lösung“, erläutert Kai Andresen, Gründer und Geschäftsführer von Prevolution.

Prevolution, gegründet 2011 in Hamburg, ist ein führendes Beratungs- und Softwarehaus in der Integration von Service Management und Information Management. Das Unternehmen hilft seinen Kunden, ihre Serviceprozesse – insbesondere im IT-Service-Management (ITSM) und Kundenservice – zu optimieren, die Servicequalität nachhaltig zu verbessern und die Effizienz zu steigern sowie die Kosten zu senken.
Dazu hat Prevolution in einzigartiger Weise die üblicherweise nebenläufigen Konzepte für Service Management und Information Management integriert und setzt individuelle Lösungen mit den zwei führenden und zukunftssicheren Produkten Cherwell und M-Files um.
Mit der Cherwell-Service-Management-Plattform realisiert Prevolution hochflexible Service-Management-Lösungen im Bereich ITSM und in anderen Geschäftsprozessen wie beispielsweise Kundenservice, Schadensmanagement, Ideenmanagement oder Fallbearbeitung. Als Partner der ersten Stunde hat Prevolution einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt und bietet nicht nur Cherwell-Support mit einem dedizierten Support-Team für Cherwell, sondern ist auch vollständig akkreditierter Trainingsanbieter für Cherwell-Schulungen für den gesamten deutschsprachigen Raum. Zudem ist Prevolution ITIL-V3-Competence-Center und bietet ITIL-Motivations- und -Simulationstrainings sowie ITIL-Beratung.
Das Produkt M-Files ergänzt diesen Ansatz um intelligentes Informationsmanagement, das Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM) und Content-Services umfasst. M-Files erlaubt es, strukturierte Daten und unstrukturierte Dateien und Dokumente in der gesamten Organisation aus verschiedenen Quellen wie beispielweise Netzwerkordnern, SharePoint, DMS/ECM-Systemen, CRM-Systemen oder ERP-Systemen und anderen Repositories zusammenzuführen, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. So bricht M-Files Informationssilos auf und erlaubt Mitarbeitern in Serviceprozessen die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext.
Beide Produkte hat Prevolution integriert und entwickelt technische sowie fachliche Produktergänzungen für den spezifischen Bedarf von Serviceorganisationen. Zudem bietet Prevolution angrenzende Fachlösungen wie z.B. Vertragsmanagement.
Prevolution berät Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den Standorten Hamburg und München heraus. Globale Unterstützung kann das Unternehmen im Rahmen der von ihm gegründeten BAT-Alliance anbieten, die Spezialisten für Service-Management weltweit zusammenbringt. Zu den Kunden des branchenübergreifend engagierten Unternehmens gehören große Mittelständler und Konzernunternehmen wie beispielsweise die Klinikgruppe Asklepios, CWS Boco, der Flughafen München, die HHLA, Otto, SyZyGy und Wüstenrot.
Prevolution ist ein eingetragenes Markenzeichen der Prevolution GmbH & Co. KG. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Pressemitteilungen

Prevolution veröffentlicht Add-On für Cherwell zur einfachen Nutzerbenachrichtigung

ReachOut ermöglicht zentral gesteuerten Versand von Nachrichten über das Windows Info Center. Erweiterung verkürzt Ticket-Liegezeiten, spart Ressourcen und erhöht Nutzerzufriedenheit.

Prevolution veröffentlicht Add-On für Cherwell zur einfachen Nutzerbenachrichtigung

Prevolution Add-On erlaubt die Nutzung des Windows Info Centers aus Cherwell heraus

Hamburg, 29.11.2018 – Prevolution, Spezialist für integriertes Service- und Information-Management (iSIM), veröffentlicht mit ReachOut ein neues Add-On zur Erweiterung der Service-Management-Plattform Cherwell.

Das Problem ist weitbekannt: Um Benutzer im Falle einer Störung oder in der Ticketbearbeitung proaktiv zu informieren, müssen diese ständig bei Cherwell angemeldet sein oder per E-Mail informiert werden. Beide Wege haben in der Praxis ihre Schwächen. Die meisten Enduser nutzen Cherwell ausschließlich für IT-Service-Rückfragen – also so sporadisch, dass eine ständige Anmeldung keinen Sinn macht. Der massenhafte Versand von E-Mail-Hinweisen wirkt störend für die Nutzer, weil sie diese Meldungen oft erst lesen, wenn die Störung längst behoben ist. Das neue Cherwell-Add-On ReachOut schafft hier Abhilfe durch die Integration ins Windows Info Center.

Damit ermöglicht ReachOut die proaktive Benachrichtigung auch nicht am Cherwell-System angemeldeter Benutzer in jeder Arbeitssituation über Windows-Notifikationen, ganz ohne E-Mail. So können zentral gesteuert aus dem ITSM-Cockpit unternehmensweit Informationen zu geplanten Wartungsarbeiten oder akuten Großstörungen an Einzelpersonen, ein oder mehrere Teams oder alle Personen einer Organisation versandt werden. Über eingebettete Links kann direkt mit den Adressaten der Nachricht interagiert werden oder sie können zu dem Vorgang geführt werden, der eine Aktion erfordert. Das ist auch bei der Bearbeitung von IT-Service-Requests hilfreich.

Damit verkürzt sich die durchschnittliche Liegezeit von Tickets und Lizenzen können effektiv genutzt werden, indem spezialisiertes Fachpersonal nur dann auf die Plattform geholt wird, wenn es wirklich notwendig ist.

Ermöglicht wird all das, indem ReachOut sich in das Windows Info Center integriert und auf Meldungen von Cherwell wartet. Die Meldungen werden wahlweise per Cherwell OneStep an einzelne Nutzer oder Arbeitsgruppen oder per Broadcast an alle Personen einer Organisation versandt. Eingebettet in die volle Funktionalität des Cherwell Baukastens können nicht nur Ad-Hoc-Benachrichtigungen erstellt werden, sondern auch Benachrichtigungsfunktionen in Automationsprozesse integriert werden.

„Dank ReachOut werden die ausgewählten Nutzer per Knopfdruck proaktiv über Wartungsarbeiten oder einen Systemausfall informiert“, erläutert Kai Andresen, Gründer und Geschäftsführer von Prevolution, die Vorteile der Erweiterung. „Das vermeidet Frust bei den Anwendern, erhöht deren Zufriedenheit und schafft gleichzeitig Einsparungen durch weniger verschwendete Arbeitszeit.“

Prevolution spezialisierter Cherwell-Partner der ersten Stunde und Powerhouse für Cherwell-Add-Ons

Prevolution hat als einer der ersten Partner in der DACH-Region das enorme Potential der Service-Management-Software von Cherwell erkannt, sich auf diese Lösung spezialisiert und einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt. Das Unternehmen ist zudem akkreditierter Trainingsanbieter für Cherwell-Schulungen für den gesamten deutschsprachigen Raum. ReachOut ist das neueste in einer Familie von mittlerweile zwölf Add-Ons, die Prevolution für Cherwell entwickelt hat. Dazu gehören unter anderem Add-Ons für Self-Service-Angebote, Service-Shops, komplexe Workflows ohne Programmierung und Leistungsverrechnung. Weiterhin werden zahlreiche Integrationen angeboten wie beispielsweise der PhoneConnector zur Integration der Telefonanlage, die Exchange-Integration, der M-Files-Connector, der eine intelligente Verknüpfung zwischen dem Cherwell-System und der visionären ECM-Plattform M-Files herstellt, und der SAP-Connector, der Anwendern eine standardisierte, robuste und wartbare Schnittstelle von Cherwell zum SAP Solution Manager bietet. Besonders beliebt ist auch das DSGVO-Tool, mit dem eine Organisation intuitiv das Verarbeitungsverzeichnis auf Basis juristisch autorisierter Vorlagen der weltgrößten Wirtschaftskanzlei Dentons erstellen kann.

Wie alle von Prevolution bereitgestellten Add-Ons ist auch ReachOut voll Update-fähig, selbstverwaltet und passgenau für alle Cherwell-Clients.

„Wir sind überzeugt von den Möglichkeiten, die Cherwell bietet. Durch den intensiven Austausch mit unseren Kunden wissen wir aber auch, wie die Plattform noch besser werden könnte, um ihren Wünschen vollends gerecht zu werden. Das neue ReachOut-Add-On steigert die Effizienz im IT-Service und die Nutzerzufriedenheit gleichermaßen und wertet jede Cherwell-Implementierung auf“, ergänzt Andresen.

Mehr Informationen zu ReachOut und weiteren Add-Ons für Cherwell:
https://www.prevolution.de/de/prevolution-add-ons/

Eine Übersicht über die von der Service-Management-Plattform Cherwell umgesetzten ITIL-Prozesse:
http://www.prevolution.de/prozesse/

Prevolution, gegründet 2011 in Hamburg, ist ein führendes Beratungs- und Softwarehaus in der Integration von Service Management und Information Management. Das Unternehmen hilft seinen Kunden, ihre Serviceprozesse – insbesondere im IT-Service-Management (ITSM) und Kundenservice – zu optimieren, die Servicequalität nachhaltig zu verbessern und die Effizienz zu steigern sowie die Kosten zu senken.
Dazu hat Prevolution in einzigartiger Weise die üblicherweise nebenläufigen Konzepte für Service Management und Information Management integriert und setzt individuelle Lösungen mit den zwei führenden und zukunftssicheren Produkten Cherwell und M-Files um.
Mit der Cherwell-Service-Management-Plattform realisiert Prevolution hochflexible Service-Management-Lösungen im Bereich ITSM und in anderen Geschäftsprozessen wie beispielsweise Kundenservice, Schadensmanagement, Ideenmanagement oder Fallbearbeitung. Als Partner der ersten Stunde hat Prevolution einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt und bietet nicht nur Cherwell-Support mit einem dedizierten Support-Team für Cherwell, sondern ist auch vollständig akkreditierter Trainingsanbieter für Cherwell-Schulungen für den gesamten deutschsprachigen Raum. Zudem ist Prevolution ITIL-V3-Competence-Center und bietet ITIL-Motivations- und -Simulationstrainings sowie ITIL-Beratung.
Das Produkt M-Files ergänzt diesen Ansatz um intelligentes Informationsmanagement, das Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM) und Content-Services umfasst. M-Files erlaubt es, strukturierte Daten und unstrukturierte Dateien und Dokumente in der gesamten Organisation aus verschiedenen Quellen wie beispielweise Netzwerkordnern, SharePoint, DMS/ECM-Systemen, CRM-Systemen oder ERP-Systemen und anderen Repositories zusammenzuführen, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. So bricht M-Files Informationssilos auf und erlaubt Mitarbeitern in Serviceprozessen die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext.
Beide Produkte hat Prevolution integriert und entwickelt technische sowie fachliche Produktergänzungen für den spezifischen Bedarf von Serviceorganisationen. Zudem bietet Prevolution angrenzende Fachlösungen wie z.B. Vertragsmanagement.
Prevolution berät Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den Standorten Hamburg und München heraus. Globale Unterstützung kann das Unternehmen im Rahmen der von ihm gegründeten BAT-Alliance anbieten, die Spezialisten für Service-Management weltweit zusammenbringt. Zu den Kunden des branchenübergreifend engagierten Unternehmens gehören große Mittelständler und Konzernunternehmen wie beispielsweise die Klinikgruppe Asklepios, CWS Boco, der Flughafen München, die HHLA, Otto, SyZyGy und Wüstenrot.
Prevolution ist ein eingetragenes Markenzeichen der Prevolution GmbH & Co. KG. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Prevolution mit Kundenbeispielen auf der Cherwell DACH Conference 2018

Zwei Kunden berichten über Best-Practices im Einsatz von Cherwell im ITSM. Prevolution stellt als Knowledge-Partner viele Add-ons für Cherwell wie beispielsweise Dokumentenmanagement, Messaging und SAP-Anbindung vor.

Prevolution mit Kundenbeispielen auf der Cherwell DACH Conference 2018

Zwei Prevolution-Kunden präsentieren Best-Practices auf der deutschen Cherwell-Konferenz 2018

Hamburg, 9.10.2018 – Prevolution, ein führendes Beratungs- und Softwarehaus für die Integration von Service- und Information-Management, ist auf der Cherwell DACH Conference 2018 (CDC) mit gleich zwei Kundenbeiträgen vertreten. Prevolution wurde zudem als einziger Knowledge-Partner für die Konferenz ausgewählt, um seine tiefe Expertise in die Veranstaltung einzubringen. Cherwell gehört zu den renommiertesten Anbietern von flexiblem Service-Management im internen und externen Kunden-Support sowohl im IT-Service-Management (ITSM) als auch in anderen Serviceprozessen. Als Partner der ersten Stunde und erfahrener Cherwell-Dienstleister in Deutschland hat Prevolution einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt. Prevolution bietet nicht nur Support mit einem dedizierten Team für Cherwell, sondern ist auch vollständig akkreditierter Trainingsanbieter für Cherwell-Schulungen im gesamten deutschsprachigen Raum und einziger Anbieter von deutschsprachigen Cherwell-Schulungen.

Zwei Prevolution-Kunden berichten über Best-Practices

Gleich zwei Cherwell-Kunden von Prevolution sind auf der Konferenz mit ihren Best-Practice-Vorträgen vertreten: Für die Lekkerland Information Systems GmbH berichtet Thomas Deilmann, IT Service Manager, über den Einsatz von Cherwell im ITSM. Der Flughafen München nutzt Cherwell sowohl im ITSM als auch in anderen Geschäftsprozessen wie Facility Management, HR oder Finance. Jörg Westermair, Leiter Operations & Services des Servicebereichs IT am Flughafen München, stellt das Projekt auf der Konferenz vor.

Wie alle Prevolution-Kunden profitieren auch Lekkerland und der Flughafen München von der umfangreichen Erfahrung der Cherwell-Spezialisten im Einsatz von Cherwell und können so Effizienz, Qualität und Compliance im Service deutlich steigern. Prevolution hat in einem einzigartigen Ansatz die üblicherweise nebenläufigen Konzepte für Service Management und Information Management integriert und ermöglicht somit die Zusammenführung unstrukturierter Daten aus diversen Speicherorten sowie ihre gezielte Bereitstellung in den verschiedenen Geschäftsprozessen. Die beiden jeweils führenden Produkte in ihrem Segment – Cherwell für Enterprise Service Management und M-Files für intelligentes Informationsmanagement – wurden mittels einer Standardschnittstelle nahtlos miteinander verbunden. Zur Umsetzung individueller Lösungen werden diese Produkte je nach Anforderungen einzeln oder kombiniert eingesetzt.

Weiterhin hat Prevolution zahlreiche Add-ons für Cherwell entwickelt, wie beispielsweise ReachOut, eine Integration in das Windows Action Center für effizientere Nutzerkommunikation, ein DSGVO-Tool, um das Verarbeitungsverzeichnis auf Basis juristisch autorisierter Vorlagen zu erstellen oder den SAP-Connector zur einfachen Integration mit dem SAP Solution Manager. Insgesamt werden von Prevolution zwölf Erweiterungen für Cherwell auf der CDC vorgestellt, mit der der Nutzen jeder Cherwell-Installation weiter gesteigert werden kann.

„Cherwell ist die perfekte Plattform für Service Management. Mit unseren zahlreichen Add-ons können wir Cherwell-Kunden helfen, das Maximum aus Cherwell herauszuholen. Im September haben wir unsere Lösungen mit viel positiver Resonanz auf der Cherwell Global Conference in Colorado Springs vorgestellt und freuen uns nun auf viele interessante Gespräche auch auf der CDC“, erläutert Kai Andresen, Geschäftsführer von Prevolution, seine Erwartungshaltung an den Kongress.

Cherwell-Kongress bietet Austausch über aktuelle Trends im Service Management

Der Cherwell-Kongress ist das bedeutendste Cherwell-Event im deutschsprachigen Raum. Dort werden aktuelle Trends und Herausforderungen im Service Management mit den Experten von Cherwell und führenden Partnern diskutiert. Die CDC findet in diesem Jahr am 22. und 23. Oktober in den Design Offices München statt. Von Prevolution werden die drei Cherwell-Experten Kai Andresen, Sönke Kürschner und Mark Nienstermann vor Ort sein. Interessenten können vorab per E-Mail an m.meyerzurcapellen(at)prevolution.de einen Termin für ein persönliches Gespräch vereinbaren.

Eine Übersicht über die von Prevolution für Cherwell entwickelten Erweiterungen: https://www.prevolution.de/prevolution-add-ons/

Die Integration des Dokumentenmanagements in Cherwell ist hier beschrieben: https://www.prevolution.de/de-m-files-connector

Prevolution, gegründet 2011 in Hamburg, ist ein führendes Beratungs- und Softwarehaus in der Integration von Service Management und Information Management. Das Unternehmen hilft seinen Kunden, ihre Serviceprozesse – insbesondere im IT-Service-Management (ITSM) und Kundenservice – zu optimieren, die Servicequalität nachhaltig zu verbessern und die Effizienz zu steigern sowie die Kosten zu senken.
Dazu hat Prevolution in einzigartiger Weise die üblicherweise nebenläufigen Konzepte für Service Management und Information Management integriert und setzt individuelle Lösungen mit den zwei führenden und zukunftssicheren Produkten Cherwell und M-Files um.
Mit der Cherwell-Service-Management-Plattform realisiert Prevolution hochflexible Service-Management-Lösungen im Bereich ITSM und in anderen Geschäftsprozessen wie beispielsweise Kundenservice, Schadensmanagement, Ideenmanagement oder Fallbearbeitung. Als Partner der ersten Stunde hat Prevolution einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt und bietet nicht nur Cherwell-Support mit einem dedizierten Support-Team für Cherwell, sondern ist auch vollständig akkreditierter Trainingsanbieter für Cherwell-Schulungen für den gesamten deutschsprachigen Raum. Zudem ist Prevolution ITIL-V3-Competence-Center und bietet ITIL-Motivations- und -Simulationstrainings sowie ITIL-Beratung.
Das Produkt M-Files ergänzt diesen Ansatz um intelligentes Informationsmanagement, das Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM) und Content-Services umfasst. M-Files erlaubt es, strukturierte Daten und unstrukturierte Dateien und Dokumente in der gesamten Organisation aus verschiedenen Quellen wie beispielweise Netzwerkordnern, SharePoint, DMS/ECM-Systemen, CRM-Systemen oder ERP-Systemen und anderen Repositories zusammenzuführen, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. So bricht M-Files Informationssilos auf und erlaubt Mitarbeitern in Serviceprozessen die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext.
Beide Produkte hat Prevolution integriert und entwickelt technische sowie fachliche Produktergänzungen für den spezifischen Bedarf von Serviceorganisationen. Zudem bietet Prevolution angrenzende Fachlösungen wie z.B. Vertragsmanagement.
Prevolution berät Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den Standorten Hamburg und München heraus. Globale Unterstützung kann das Unternehmen im Rahmen der von ihm gegründeten BAT-Alliance anbieten, die Spezialisten für Service-Management weltweit zusammenbringt. Zu den Kunden des branchenübergreifend engagierten Unternehmens gehören große Mittelständler und Konzernunternehmen wie beispielsweise die Klinikgruppe Asklepios, CWS Boco, der Flughafen München, die HHLA, Otto, SyZyGy und Wüstenrot.
Prevolution ist ein eingetragenes Markenzeichen der Prevolution GmbH & Co. KG. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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Dokumentenmanagementsystem für die Industrie

Bekuma entscheidet sich für DMS Software von M-Files

Dokumentenmanagementsystem für die Industrie

Dokumentenmanagementsystem für produkzierende Industrie

Erneut entscheidet sich ein Unternehmen aus der Industrie für das Dokumentenmanagementsystem von M-Files. Ziel war es der papierbasierten Informationsverarbeitung den Rücken zu kehren und generell das Unternehmen Schritt für Schritt weiter zu digitalisieren.

Die Bekuma Kunststofftechnik GmbH & Co.KG ist ein familien-geführtes mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Baden Württemberg. Spezialisiert auf hochwertige Kunststoffteile, setzt Bekuma mit rund 75 Mitarbeitern auf innovative Produktlösungen in der Kunststofftechnik. Bekuma repräsentiert die schwäbische Tugend und strebt nach Perfektion durch Innovation, welche Sie dazu antrieb die Digitalisierung im Unternehmen voran zu treiben.
Dadurch war es ein zentrales Anliegen Bekumas, interne Prozesse innovativer und automatisiert zu gestalten. Die Entscheidung fiel auf das Dokumentenmanagementsystem und den Anbieter fido GmbH. „Wir waren auf der Suche nach Lösungen für eine produktivere interne Datenverarbeitung. Die stetig wachsende Anzahl an Daten und Dokumenten waren in Papierform nur noch mit viel Aufwand zu handeln. Jetzt sind wir an dem Punkt, dass die immer größer werdende Ordnerflut eingedämmt und abgebaut werden muss“, so Steffen Schmidberger von Bekuma.
M-Files wird zunächst für die digitale Archivierung verwendet um die Archivierung aller Dokumente bereitzustellen. Hierbei werden alle Dokumente gescannt und archiviert. Für diesen Digitalisierungsprozess beauftragte Bekuma ein internes Team von Verantwortlichen und legte eine interne Struktur fest, welche drei unabhängige digitale Archive (Vaults) definiert. Führungskräfte, Personalabteilung und die Verwaltung des gesamten Betriebs erhielten jeweils einen Vault. So laufen Unternehmensführungs-, Personal- und Unternehmensweite Angelegenheiten unabhängig und voneinander ab, was der doppelten Absicherung von sensiblen Daten dient.

Datensicherheit wird bei M-Files groß geschrieben. So können innerhalb eines Vaults Berechtigungen zur Einsicht, Bearbeitung oder Administration der Dokumente vergeben werden, natürlich können Berechtigungstrukturen auch übernommen oder auf Rollen basierend angewendet werden. Zusätzlich hierzu können auch Berechtigungssysteme bis auf das einzelne Objekt und Dokument vergeben werden, was wiederum bei einigen Anwendungsfällen in herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen so oft nicht abgebildet werden konnte.
M-Files stellt zudem eine allumfassende revisionssichere Archivierung bereit. „Uns war wichtig, dass wir einen unabhängigen Vault für die Verwaltung bereitstellen, in dem unser Tagesgeschäft und unsere Routinen ablaufen können. In diesem Vault werden sämtliche Dokumente wie zum Beispiel der 8D-Report bei Reklamationen oder Eingangsrechnungen bearbeitet“, so Steffen Schmidberger von Bekuma der positiv anmerkt: „M-Files integriert sich nahtlos in unsere bestehende Systeme und übernahm alle relevante Daten von Kunden, Lieferanten und Produkten, dies kam uns sehr entgegen“.
M-Files bezieht sämtliche Informationen aus bestehenden Systemen wie das ERP oder CRM-System und erleichtert den Digitalisierungsprozess deutlich. Zusätzlich besteht keinerlei Risiko bezüglich des Verlusts von Daten.

Pluspunkt in Sachen Bedienbarkeit und Automatisierung
Ausschlaggebend für die Wahl von M-Files war die einfache Handhabung: „Im Vergleich zur anderen DMS Software war M-Files von Anfang an plausibel und machte den besten Eindruck. Da meine Mitarbeiter keine IT-Fachleute sind, muss ich bezüglich meiner Entscheidung die Bedienbarkeit der Software hoch ansiedeln. Sonst würde die Einführung einer solchen Software uns keinen Mehrwert schaffen“.
Die Oberfläche des Dokumentenmanagementsystems ist so intuitiv gestaltet, dass es nur wenig Schulung bedarf. Die Software lässt sich leicht bedienen, die Oberfläche ist so aufgebaut, dass sämtliche Funktionen nahezu selbsterklärend sind. M-Files verfügt zudem über ein ausgezeichnetes Videoportal zur Erklärung von komplexeren Funktionen. Zur intuitiven Bedienung trägt auch das Konzept der Metadaten bei. Dokumente werden nicht nach dem Speicherort gesucht, sondern nach dem was Sie sind (Metadaten). Somit wird ein mehrfaches Speichern von Dokumenten verhindert. Anders betrachtet: M-Files filtert anhand der Suchinformation und der Metadaten die für Sie relevanten Dokumente.
Ein weiterer Pluspunkt stellt die leicht zu erstellenden oder vorgefertigten Dokumentenvorlagen dar, welche das Produktivitätspotenzial in den Routinearbeiten um ein vielfaches steigert. „Mit der Erstellung von Vorlagen, beispielsweise in Rechnungen oder Verträge können wir Dokumente, welche ähnlich sind aber einzelne abweichende Informationen aufweisen schneller erstellen. Bei einer großen Bearbeitungsmenge ist dies eine großer Vorteil“.

Nach dem Digitalisierungsprozess ist vor der Automatisierung
„Wir müssen weiterdenken. Wir haben nicht nur die digitale Archivierung unserer Dokumente im Blick, sondern wollen eine automatisierte Bearbeitung und einen zuverlässigen Unternehmensdurchlauf einkommender Dokumente, bis sie den Weg ins digitale Archiv finden. Mit fido als Ansprechpartner sind wir diesbezüglich in besten Händen“.
Um die Routinen im Tagesgeschäft aufrecht zu erhalten ist ein effizienter Datenaustausch zwischen den Unternehmensabteilungen sinnvoll. Ein zuverlässiger Workflow von Dokumenten, Daten und Informationen ist ein relevanter Erfolgstreiber der die Produktivität um ein vielfaches steigern kann und das Tagesgeschäft bequemer gestaltet.

Intelligentes Dokumentenmanagement
Aktuell hat die vollständige Digitalisierung aller Dokumente und der Abbau der Ordnerstruktur Priorität. Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido empfiehlt hierbei, dass man einzelne Bereiche nach und nach digitalisiert und nennt die Rechnungsverarbeitung als Beispiel: „Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen umfasst einige essentielle Funktionen von M-Files, bezieht Unternehmensabteilungen ein und eignet sich ideal für die Bildung von Workflows“. Noch ist M-Files nicht 100% in das Unternehmen integriert. „Dies ist ein Prozess der zu durchlaufen ist. Man muss sich auf Veränderungen einlassen, dann entfaltet M-Files sein ganzes Potenzial“.
Bekuma ist bereit der Digitalisierung entgegenzutreten, Chancen zu nutzen und das Unternehmen voranzutreiben.

fido bietet das Gesamtpaket aus Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistung und Service rund um das Thema Druck- und Dokumentenmanagement . Durch umfassenden Perspektiven beraten wir ganzheitlich.

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Dokumentenmanagementsystem für die Logistik

Erfahrungsbericht von Pape Logistiks, Hamburg

Dokumentenmanagementsystem für die Logistik

Dokumentenmanagementsystem für die Logistik

Auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem befand sich das in Hamburg ansässige Speditions- und Gefahrgutunternehmenen Pape Logistics GmbH & Co.KG. Langfristig, so die Zielsetzung für das DMS System, sollten alle Prozesse in der Logistik und in der Lagerei, komplett papierlos ablaufen. Ebenso soll zukünfig viele wiederkehrende Aufgaben durch die DMS Software automatisiert werden können. Routinearbeiten, sowie das automatisierte Scannen, klassifziieren und zuordnen soll weitestgehend unterstützt ablaufen.

Die Ausgangssituation von Pape Logistik

Vor einigen Jahren wurde ein E-Mail Archivierungprogramm eingeführt. In einem weiteren Schritt wurde eine weitere Workflowsoftware eingeführt für die Schadensdokumentation und Benennung der Bilder eingesetzt, was umständlich und zeitaufwendig war. Pape Logistics hatten bereits mehrere DMS Systeme getestet, suchten aber ein System, dass in der Handhabung einfach sein sollte und alle zukünftigen Anforderungen abdeckt. So wurden zu aller erst alle Anbieter in kurzen Webdemos betrachtet. So konnten schnell die eigenen Anforderungen präzisiert werden. Darauf folgend gab es mit zwei Anbietern eine Testphase.

Jörg Truchel „An M-Files schätze ich die Administration, die vom User selbst ausgeht. Fido stellte mir sofort eine Testversion zur Verfügung und bot eine Admin-Schulung an, womit ich direkt starten konnte“.

Gründe für die Entscheidung für ein DMS System von fido

einfache Bedienung
Umfangreiches integriertes Workflowmanagement
mobiler Zugriff
hohe Anpassbarkeit
transparentes Lizenzmodell
Pape wollte viel anpassen können
Hinzu kam die Tatsache, dass fido in Workshops die Mitarbeiter befähigte, so viel wie möglich selbst anzupassen. Klares Ziel: In den nächsten 5 Jahren sollen Schritt für Schritt einzelne Prozesse bis hin zum kompletten Unternehmen digitalisiert werden.

„M-Files passt sich an unsere Strukturen an, nicht andersherum. Als die Mitarbeiter das erste Mal sahen wie einfach und unkompliziert das Scannen und automatische Archivieren geht, waren alle Zweifel verfolgen“, so Truchel.

footer-Blogartikel

Flexibles Lizenzmodell ohne Limitierungen

Da das klar definierte Ziel war, „papierlos auch in der Spedition und LKW Abfertigung zu arbeiten“, suchte Pape Logistics ein DMS System, was die Zukünftige Anforderungen schon jetzt erfüllt und auf Transparenz und Flexibilität, insbesondere bei den Folgekosten späterer Erweiterungen, setzt. Dabei spielte das unbegrenzte und flexible Lizenzmodell eine zentrale Rolle. Anfangs werden monatlich rund 3000 Dokumente digitalisiert. Mit fortschreitendem Digitalisierungsgrad wird die Zahl der zu digitalisierenden Dokumente stetig steigen. Ein einfaches Lizenzmodell, bei dem zusätzliche Nutzer lizensiert werden, ist daher die effizienteste Lösung auch für die Zukunft.

Stärken von M-Files

Der größte Nutzen von M-Files für Pape Logistics entfaltete sich nach eigenen Angaben in der Administrierbarkeit durch das Unternehmen selbst. So konnten nach entsprechenden Admin Schulungen Änderungen direkt vorgenommen werden.

Erkenntnisse und Ausblick

Das Bilderarchiv wird ebenfalls in M-Files übertragen werden
Workflows und Freigaben werden zukünftig auch per App erfolgen
Das Scannen und Erfassen von Dokumenten in das DMS System erfolgt nun automatisiert. Dadurch wurde eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern geschaffen.

fido bietet Komplettlösungen für unternehmensweite Drucklösungen und Dokumentenmanagement im B2B Bereich. Dies umfasst den Bereich Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Managed Print Services und Dokumentenmanagement

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