Tag Archives: provantis IT Solutions

Pressemitteilungen

ZEP Clock RFID Terminal: provantis IT Solutions bietet erstmals Hardware aus der Cloud

Mit dem ZEP Clock RFID Terminal bietet die Firma provantis IT Solutions erstmals ein Hardware-Produkt an. Das neue Terminal wurde von provantis selbst entworfen und kann ab sofort in Verbindung mit den cloudbasierten Zeiterfassungslösungen ZEP oder ZEP Clock gemietet werden.

„Die klassische Stech- oder Stempeluhr ist in vielen Unternehmen auch heute nicht wegzudenken. Mit dem neuen ZEP Clock RFID Terminal bieten wir diesen Unternehmen ab sofort die Kombination aus klassischem Hardware-Terminal und cloud-basierter Zeiterfassungslösung – und dies zu einem unschlagbaren Preis“, erklärt Thilo Jahke, Mitgründer und Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions. Er war für die Konzeption und Umsetzung des ersten Hardware-Produkts aus dem Hause provantis verantwortlich.

Das ZEP Clock RFID Terminal kann als Tischgerät oder in Wandmontage genutzt und per WLAN-Verbindung oder Ethernet-Kabel betrieben werden. Das „Stempeln“ der Mitarbeiter erfolgt über RFID-Schlüsselanhänger oder RFID-Karte am Terminal. Die erfassten Zeiten werden dann entweder in das Anwesenheitsmodul von ZEP oder die Arbeitszeiterfassung ZEP Clock übernommen.

„Ob Gastronomie, Arztpraxis oder Gebäudereinigung: Einsatzszenarien für die Zeiterfassung über ZEP Clock gibt es viele“, ergänzt Oliver Lieven, Mitgründer und Geschäftsführer von provantis IT Solutions. „Bisher war das ‚Ein und Ausstempeln‘ ausschließlich über die ZEP Clock App auf dem iPhone, Smartphone oder Tablet möglich. Mit dem ZEP Clock RFID Terminal bieten wir ab sofort eine zusätzliche Möglichkeit über ein klassisches stationäres Endgerät.“

Die monatliche Mietgebühr für das ZEP Clock RFID Terminal beträgt 10 EUR zzgl. MwSt. und Versandgebühr.

ZEP Clock RFID Terminal mit ZEP Clock

Mit dem ZEP Clock RFID Terminal stempeln sich die Mitarbeiter mittels RFID-Schlüsselanhänger oder RFID-Karte ganz einfach in ZEP Clock ein oder aus. Das Terminal zeigt das Kommen bzw. Gehen an und überträgt den Stempelvorgang sofort in die ZEP Clock Anwendung.

Unternehmen, die bereits ZEP Clock einsetzen, können jederzeit ein oder mehrere ZEP Clock RFID Terminals in ihr Zeiterfassungssystem integrieren. Das Terminal wird in der ZEP Clock Geräteverwaltung eingerichtet und kann zusätzlich zur ZEP Clock App genutzt werden.

Weitere Informationen: https://www.zepclock.de/terminal

ZEP Clock RFID Terminal mit ZEP

Für ZEP steht das Zusatzmodul Anwesenheit zur Verfügung, mit dem Mitarbeiter ihre Anwesenheit über die ZEP Clock App – und zukünftig auch das ZEP Clock RFID Terminal – erfassen können. Über die Übersicht „aktuelle Anwesenheit“ des Moduls kann abgerufen werden, welcher Mitarbeiter gerade anwesend ist. Die „Kommt/Geht“-Auswertung ermöglicht den Abgleich der in ZEP gebuchten Projektzeiten mit den über das Modul eingebuchten Anwesenheitszeiten. Abweichungen werden so schnell erkannt, Erfassungsfehler vermieden – vor allem wenn die Projektzeiten erst im Nachhinein erfasst werden.

Weitere Informationen zum Modul Anwesenheit: https://www.zep.de/zusatzmodule/anwesenheit.html

ZEP Clock RFID Terminal: Lieferumfang und Inbetriebnahme

Das neue ZEP Clock RFID Terminal wird mit Netzteil und Ethernet-Netzwerkkabel zum Anschluss an das Internet geliefert. Für die Wandmontage ist ein entsprechendes Montageset im Lieferumfang enthalten. Das Terminal kann aber auch ohne Montage als Tischgerät per WLAN oder Ethernetkabel betrieben werden. In diesem Fall sind lediglich eine Steckdose und ggf. ein Ethernet-Anschluss erforderlich.

Die für das Ein- und Ausstempeln erforderlichen RFID Schlüsselanhänger oder -karten können ebenfalls bei provantis bestellt werden.
Optional verfügbar sind ein Power over Ethernet (PoE) Adapter gemäß IEEE 802.3af mit Micro-USB Anschluss sowie ein Unterputz-Netzteil für die Wandmontage auf einer vorhandenen Unterputzdose.

Preise und Verfügbarkeit
Weitere Informationen zum ZEP Clock RFID Terminal sowie den optional erhältlichen Produkten sind auf der ZEP-Webseite unter https://www.zep.de/terminal verfügbar.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

Pressemitteilungen

Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Microsoft Excel für die Zeiterfassung – Microsoft Word für die Rechnungstellung: Diese Kombination gehört in vielen projektorientierten Unternehmen noch heute zum Alltag. Doch auch wenn es nahe liegt, quasi „überall“ verfügbare Standard-Anwendungen auch für das Projektmanagement und Projekt-Controlling zu verwenden, sprechen doch auch einige Gründe dagegen.

1. Zeiterfassung nicht länger nur „notwendiges Übel“
Zeiterfassung gehört gerade in projektorientierten Unternehmen nicht wirklich zu den „Lieblingsaufgaben“ der Mitarbeiter. Eine Zeiterfassung über (Excel-) Tabellen trägt nicht wirklich dazu bei, dass diese Aufgabe in der Beliebtheitsskala der Mitarbeiter steigt. Häufig gibt es für jedes Projekt eine eigene Tabelle, in der die Projektzeiten erfasst werden müssen. Sind die Mitarbeiter häufig unterwegs, z.B. vor Ort beim Kunden, bleibt das Erfassen der Zeiten häufig liegen bis zum nächsten „Büro-Tag“ oder wird auch mal bis zum Monatsende aufgeschoben, bis dann Projektleitung oder die Buchhaltung die Abgabe der Timesheets einfordert. Und wenn dann der Büro-Tag ansteht, wird das leidige Erfassen der geleisteten Projektstunden meist zuallerletzt durchgeführt.

Und auch die/der für die Abrechnung der erfassten Projektzeiten Verantwortliche ist nicht gerade begeistert, wenn er sich zur Abrechnung durch unterschiedlichste, häufig nur unvollständig ausgefüllte Excel-Tabellen „kämpfen“ muss und dabei laufend die Projektmitarbeiter dazu „zwingen“ muss, doch endlich „ihre Zeiten einzutragen.“

2. Hoher Zeitaufwand wird vermieden
„Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen“, erinnert sich Sandra Gröning von der Firma PIM-CONSULT an die Zeit zurück, als ihr Unternehmen noch auf die eingangs erwähnte Excel-/Word-Kombination für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung setzte. Sie bestätigt damit auch die unter dem vorherigen Punkt genannte Problematik, dass Standardtabellen wenig, dazu geeignet sind, für eine präzise und zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten zu sorgen.

3. Hohe Fehleranfälligkeit wird beseitigt
Eng mit dem Zeitaufwand verbunden ist auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Über die „Unlust“ vieler Projektmitarbeiter wurde ja bereits oben gesprochen. Diese führt leider häufig auch dazu, dass es an der nötigen Sorgfalt mangelt. Häufig werden Projektzeiten schlicht vergessen, insbesondere dann, wenn zwischen Projekt und nächstem „Bürotag“ einige Tage oder Wochen liegen und der Mitarbeiter sich einfach nicht mehr erinnert, was er wann für welches Projekt getan hat.

Eine weitere große Fehlerquelle besteht natürlich bei der Übertragung der Projektzeiten in die Rechnungsstellung, wenn diese – wie beim Einsatz von MS-Excel und MS-Word üblich – manuell erfolgen muss.

4. Automatisierung wird möglich
In vielen projektorientierten Unternehmen gibt es unterschiedliche Abrechnungssätze für unterschiedliche Projektarten oder Kunden – Stichwort Stunden- oder Tagessätze. Häufig werden auch unterschiedliche Abrechnungsformen (Pauschal-/Festpreis) vereinbart. Kommen freie Mitarbeiter zum Einsatz, müssen auch deren Stundensätze/Tagessätze entsprechend berücksichtigt werden. Darüber hinaus wird die bereits angesprochene Fehlerhäufigkeit beim Zusammenfassen und Übertragen der Projektzeiten aus der Zeiterfassung in die Rechnungsstellung auf ein Minimum reduziert, wenn sie automatisiert erfolgt.

5. Umsatzeinbußen werden vermieden
Dieser Grund, der gegen eine manuelle Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit Standardanwendungen spricht, ergibt sich aus den Gründen 1 bis 4. Nicht oder falsch erfasste Projektzeiten bzw. nicht oder falsch in die Rechnungsstellung übernommene Projektzeiten führen letztendlich dazu, dass diese Zeiten auch falsch oder sogar überhaupt nicht abgerechnet werden. Bereits in der 2016 durchgeführten Trendstudie Projekt-Controlling gaben 49 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

ZEP: Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem geschlossenen System

Moderne Zeiterfassungssysteme wie ZEP haben genau diese Defizite einer manuellen Zeiterfassung und Rechnungsstellung erkannt und bieten dafür Lösungen.

Anstatt die Projektzeiten über „dröge“ Tabellen eingeben zu müssen, bietet ZEP beispielsweise eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zum Eingeben der Arbeitszeiten mit zahlreichen Funktionen, die die Eingabe erleichtern. Für den mobilen Einsatz stehen Apps zur Verfügung, der Mitarbeiter muss also nicht mehr bis zum nächsten „Büro-Tag“ warten, sondern kann die Zeiten auch unterwegs auf seinem Smartphone oder Tablet erledigen.

„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ Dieses Zitat eines Mitarbeiters der Firma Tedesio nach der Einführung von ZEP sagt eigentlich alles. Tedesio Geschäftsführer Holger May erläutert: „Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP ist uns dies gelungen.“

Über das Faktura-Modul von ZEP werden dann alle erfassten Zeiten automatisch in die Rechnungsstellung übernommen. Die oben angesprochenen Übertragungsfehler sind damit ausgeschlossen. Die Stunden- und Tagessätze der Berater können im Modul hinterlegt werden, so dass der komplette Faktura-Prozess bis zum Versand der Rechnung voll automatisiert erfolgt.

Eine Reminder-Funktion von ZEP erinnert den Anwender daran, wenn Rechnungen gestellt werden können, oder Aufwände entstanden sind, zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde.

Zahlreiche Auswertungsfunktionen wie z.B. Zahlungseingänge, Umsatzprognosen, offene Posten oder unfertige Leistungen unterstützen darüber hinaus beim Projekt-Controlling.

Fazit: Die Zeiten von Microsoft Excel und Word als Anwendungen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung sollten gerade in projektorientierten Unternehmen mittlerweile der Vergangenheit angehören und durch integrierte, webbasierte und mobil nutzbare Komplettlösungen abgelöst werden. Der Hauptgrund? „Weil Zeit Geld ist!“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

„Cloud Computing-Nutzung in Deutschland boomt“ – unter diesem Titel veröffentlichte der Branchenverband Bitkom bereits im Frühjahr 2017 die Ergebnisse einer Umfrage zur Cloud-Nutzung in deutschen Unternehmen. Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen verwenden Software, Speicher oder Rechenleistung aus der Wolke. 57 Prozent der befragten Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen halten ihre Unternehmensdaten in der Public Cloud für „sehr sicher“ oder „eher sicher“. Wenn sie also bisher noch nicht zu den Cloud Computing-Nutzern gehören, sollten sich IT-Verantwortliche in Unternehmen schleunigst die Frage stellen, ob sie nicht auch den „Gang in die Wolke“ wagen und weshalb sie dies tun sollten. Dies gilt insbesondere für den Einsatz von Softwarelösungen für die Zeiterfassung

Cloud Computing – was ist das?
Die Frage, was sich hinter dem Schlagwort „Cloud Computing“ verbirgt, ist verhältnismäßig schnell beantwortet. Die Vielfalt an Lösungen, die heute in diesem Betriebsmodell angeboten werden, ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Und so wird es heute wohl kaum jemanden mehr geben, der moderne IT-Lösungen im privaten und/oder beruflichen Alltag einsetzt, der noch nicht mit der Cloud in Berührung gekommen ist. Denn wenn Sie heute die weit verbreiteten E-Mail-Programme der großen Telekomanbieter und Internet-Provider (Telekom, Vodafone, Freenet, GMX, web.de, etc.) oder von Software-Giganten wie Google (GoogleMail) verwenden, bewegen Sie sich in der Cloud. Dasselbe gilt für die immer beliebteren Online-Speicher wie Dropbox, Apple iCloud oder Microsoft OneDrive.

Bei allen diesen Angeboten speichern Sie Ihre Daten (E-Mails, Kontakte, Termine) und Dokumente nämlich nicht lokal auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon, sondern in der IT-Infrastruktur des Cloud Service Providers. Dieser kümmert sich darum, dass Sie jederzeit und überall über einen Browser Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Daten und Dokumente haben. Er kümmert sich auch darum, dass immer genügend Speicher, Rechnerleistung und Bandbreite verfügbar sind, unabhängig, ob nur Sie, hunderte, tausende oder sogar Millionen Nutzer zeitgleich auf die Software zugreifen. Nur um eine Zahl zu nennen: GoogleMail nutzten bereits im Februar 2016 monatlich mehr als eine Milliarde Nutzer!

Cloud Computing im Unternehmensumfeld – Datenschutz und Datensicherheit
Eine besondere Herausforderung für Anbieter von Cloud Computing-Lösungen stellen neben den eben skizzierten technischen Herausforderungen für den Aufbau und Betrieb der entsprechenden Cloud-Infrastruktur der Schutz und die Sicherheit der ihnen anvertrauten Nutzerdaten dar. Sie haben sicher bereits davon gelesen, dass es Hackern immer wieder gelang, sich Zutritt auf die IT-Systeme selbst bekannter Cloud Service Provider zu verschaffen und sich dabei vertrauliche Daten wie z.B. kompromittierende Fotos und Videos von Schauspielerinnen zu beschaffen. Für die Betroffenen mag dies zuallererst einmal peinlich und ein Verletzen der Privatsphäre bedeuten. Im professionellen Umfeld kann so ein Datenleck schwerwiegende Folgen für das betroffene Unternehmen haben – und das „Aus“ für den Provider des Cloud Service bedeuten, denn niemand wird diesem Provider zukünftig mehr seine Daten anvertrauen.

Aus diesem Grund richten die Anbieter von Cloud Computing-Lösungen für Unternehmen ihr Hauptaugenmerk auch darauf, alles für den Schutz und die Sicherheit der mit ihrer Lösung verarbeiteten Kundendaten zu tun. Sie setzen auf neueste Sicherheitstechnologie, Verschlüsselung sowohl bei der Übermittlung der Daten, als auch deren Speicherung auf ihren Systemen und kümmern sich um eine lückenlose Auditierung und Zertifizierung ihrer Systeme durch externe Sicherheitsexperten.

Zeiterfassung-as-a-Service: Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware aus der Cloud
Und deshalb sind es mittlerweile häufig gerade Datenschutz und Datensicherheit, die FÜR den Einsatz einer Softwarelösung im allgemeinen, und einer Zeiterfassungslösung im speziellen sprechen (vgl. Bitkom-Studie vom Anfang des Beitrags). Denn gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Aufwand, den sie für Datenschutz und Datensicherheit betreiben, deutlich niedriger sein, als bei einem professionellen Cloud Computing-Anbieter. Wie bereits angesprochen riskiert dieser nämlich sein Business, wenn er es mit Datenschutz und Datensicherheit nicht genau nimmt. In vielen Anwenderunternehmen fehlen dagegen häufig das Verständnis, das Knowhow und die Mittel.

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung-as-a-Service ist der ebenfalls bereits angesprochene zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Anwendung. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in projektintensiven Branchen wie der Unternehmensberatung oder der IT-Branche. In diesen Branchen sind die Mitarbeiter größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Eine Cloud-Zeiterfassung ermöglich es ihnen, ihre Projektzeiten auf Reisen oder vor Ort zu erfassen und damit eine präzise und zeitnahe Erfassung zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist die Softwarebranche kontinuierlichen Änderungen unterworfen. Dies gilt insbesondere für Bereiche wie die Zeiterfassung, bei der u.a. auch gesetzliche Vorschriften (Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Reisekostengesetz etc.) berücksichtigt werden müssen. Ändern sich diese Vorschriften, muss auch die Software entsprechend angepasst werden. Im Cloud Computing-Modell können diese Änderungen verhältnismäßig zügig zentral umgesetzt und „auf Knopfdruck“ allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese sich selbst um ein Update kümmern müssen.

Dasselbe gilt für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge. Der Vorschlag eines Cloud Computing-Anwenders kommt so unter Umständen allen Anwendern dieser Lösung zu Gute. Die Anwender arbeiten also aktiv an der praxisbezogenen Weiterentwicklung der Anwendung mit.

ZEP – Weil Zeit Geld ist
Bei der Entwicklung von ZEP wurde alles darangesetzt, dass die Vorteile des Cloud Computing-Modells im Sinne des Anwenders voll zum Tragen kommen. So erfolgt der Betrieb der Cloud-Lösung „Made in Germany“ in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland und garantiert damit ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz in Übereinstimmung mit den strengen in Deutschland geltenden Datenschutzvorschriften.

Als webbasierte Lösung bietet ZEP darüber hinaus den orts- und zeitunabhängigen Einsatz der Anwendung über jedes internetfähige Endgerät (Computer, Tablet, Smartphone) und unterstützt damit speziell Unternehmen in projektintensiven Branchen.

Alle ZEP-Anwender werden in die Weiterentwicklung der Lösung aktiv eingebunden. Sobald das ZEP-Team einen Verbesserungsvorschlag oder den Wunsch nach einer neuen Funktion erhält, überprüft es, ob und inwieweit dieser Vorschlag oder Wunsch nur für den spezifischen Kunden oder vielleicht sogar für alle ZEP-Kunden relevant ist. In letzterem Fall wird die Funktion dann im Rahmen eines der nächsten Software-Releases für alle Anwender zur Verfügung gestellt. So wurden beispielsweise in die im Oktober 2017 vorgestellte Version 5.6 von ZEP 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert, bei denen der erste Impuls häufig von Kundenseite kam.

Fazit: Falls Sie derzeit noch nicht zu den vom Bitkom recherchierten zwei von drei Unternehmen gehören, die Cloud Computing-Lösungen einsetzen, sollten Sie sich – zumindest im Bereich Zeiterfassung – baldmöglichst mit dem Thema Cloud Computing auseinandersetzen.

Weitere Gründe für den Einsatz von ZEP – neben den Vorteilen eines Betriebs im Cloud Computing-Modell – finden Sie auf der ZEP-Webseite.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt es wie „Sand am Meer“. Die Auswahl reicht von der Standardsoftware Microsoft Excel, die mit Hilfe spezifischer Vorlagen und Erweiterungen zur Zeiterfassungslösung „umgebogen“ wird, über Speziallösungen, die häufig in Verbindung mit entsprechender Hardware zur Zugangskontrolle angeboten werden bis hin zu mobilen Apps, die aus den bekannten App Stores heruntergeladen werden können. Unternehmen, die eine Zeiterfassungssoftware einsetzen möchten, stehen damit vor der Herausforderung, sich aus der Fülle der verfügbaren Lösungen die für sie optimale Lösung herauszusuchen.

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung

Wie eingangs erwähnt gibt es im Bereich Zeiterfassung unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware. Diese beginnen bereits bei der Frage, welche Zeit erfasst werden soll. Geht es um die reine Anwesenheit eines (Schicht-) Mitarbeiters, u.U. mit der entsprechenden Zugangskontrolle zu einem Firmengebäude oder einer Fabrikanlage? Geht es darum, die Arbeitszeit eines externen Mitarbeiters zu protokollieren oder geht es letztendlich darum, die geleisteten Projektzeiten sowohl intern als auch extern gegenüber einem Auftraggeber/Kunden zu erfassen und abzurechnen? In vielen projektorientierten Branchen wie der IT-Branche, der Unternehmensberatung, der Agenturbranche, dem Architektur- und Ingenieurwesen oder sonstigen Dienstleistungsbranchen geht es speziell um letzteren Fall, mit dem wir uns daher im Folgenden konkreter beschäftigen möchten.

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Präzision, Flexibilität, Mobilität, Benutzerfreundlichkeit

Die Präzision bei der Zeiterfassung spielt gerade im Projektgeschäft eine zentrale Rolle. Denn schließlich basiert auf den erfassten Zeiten letztendlich auch die Abrechnung mit dem Auftraggeber. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass möglichst genau nachgewiesen werden kann, wer wann welche Arbeiten für welches Projekt geleistet hat. Gelingt dieser Nachweis, erfolgt in der Regel auch eine zeitnahe Freigabe durch den Kunden, gelingt er nicht, kommt es zu Nachfragen und die Abrechnung verzögert sich.

Ein weiterer Aspekt im Projektgeschäft ist die Vielfalt an Abrechnungsmodellen: Nach Tagessätzen, nach Stundensätzen, nach vereinbarten Pauschalen. Beschränkt sich die Zeiterfassung lediglich auf das reine Erfassen der Stunden, sind Nacharbeiten erforderlich, denn diese Stunden müssen natürlich mit den vereinbarten Abrechnungsmodellen verknüpft werden, um letztendlich einen betriebswirtschaftlichen Überblick über das Projektgeschäft zu vermitteln und eine Abrechnung der geleisteten Projektzeiten zu ermöglichen.

Ein weiterer Gesichtspunkt, der speziell bei projektorientierten Unternehmen eine zentrale Rolle spielt, ist die Mobilität, denn die Projektarbeiten finden in der Regel vor Ort beim Kunden statt. Aus diesem Grund macht es Sinn, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig über ein mobiles Endgerät (Laptop, Smartphone, Tablet) zu erfassen. Dasselbe gilt für die entsprechenden Reisekosten und Belege. Damit muss er mit dieser Arbeit nicht erst warten, bis er das nächste Mal wieder an seinem Schreibtisch im Büro sitzt.

Eng mit dem Thema Mobilität verbunden ist der letzte Punkt auf der Anforderungsliste für Zeiterfassungssoftware: die Benutzerfreundlichkeit. Das Erfassen von Projektzeiten mit den entsprechenden Reisekosten und Belegen gehört nicht gerade zu den „Lieblingsaufgaben“ vieler Mitarbeiter, sondern wird eher als notwendiges Übel angesehen. Auf der anderen Seite ist die Geschäftsleitung wie bereits erwähnt natürlich auf eine präzise und zeitnahe Erfassung angewiesen, weil nur so auch eine präzise und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann. Wie zahlreiche Praxisbeispiele zeigen, spielen Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive, leicht verständliche Benutzeroberfläche für die Akzeptanz einer Zeiterfassung – und damit deren Nutzung – eine zentrale Rolle.

Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

1. Modularität
Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt, Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalität ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln.
Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

2. Mobilität
Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

3. Integration in Projekt-Controlling
Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.

ZEP: Weil Zeit Geld ist

Mit ZEP bietet die Firma provantis IT Solutions eine webbasierte Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an, die speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Nicht umsonst steht ZEP für „Zeiterfassung für Projekte“. Grundlage für die Entwicklung der Lösung waren die langjährigen Erfahrungen der beiden Firmengründer Thilo Jahke und Oliver Lieven im Projektgeschäft eines mittelständischen IT-Dienstleister und die dabei auftretenden Anforderungen an eine Softwarelösung in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling.

Einen Überblick über die Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

provantis in Liste der ZUGFeRD-Unterstützer aufgenommen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

Seit der im März vorgestellten Version 5.5 unterstützt das Faktura-Modul von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Die Firma provantis IT Solutions wurde nun auch offiziell in die ZUGFeRD-Unterstützerliste aufgenommen.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt: „Der elektronische Rechnungsaustausch gewinnt im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung. Das ZUGFeRD-Format unterstützt diese Entwicklung durch eine einfache, schnelle und strukturierte Übergabe der Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Mit der Integration von ZUGFeRD in die neue Version des ZEP Faktura-Moduls ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre Rechnungen elektronisch genauso einfach, schnell und sicher zu übertragen wie in Papierform. Der große Vorteil: Mit einer elektronischen Rechnungsübertragung sparen Unternehmen eine Menge an Zeit, Aufwand und Kosten für das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden ihrer Rechnungen.“

ZUGFeRD-Format: Grundlage für einfachen und sicheren elektronischen Rechnungsaustausch

Das bereits 2014 eingeführte ZUGFeRD-Format basiert auf dem PDF/A-3-Format. Eine XML-Rechnung kann damit in eine PDF-Datei eingebettet werden. Damit können sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. PDF/A-3 stellt sicher, dass die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt wird. Darüber hinaus können die empfangenen strukturierten Daten ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Durch die Integration des ZUGFeRD-Formats in alle gängigen Buchhaltungs- und ERP-Lösungen ist die Nutzung für den Anwender transparent und ohne zusätzliche Kosten möglich.

ZEP Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung

ZEP Faktura ist eines der zahlreichen Zusatzmodule für die ZEP-Zeiterfassungslösung, das den Funktionsumfang der Lösung über die reine Zeiterfassung hinaus erweitert. Die in der Zeiterfassung verarbeiteten Zeiten werden mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen automatisch in das Modul zur Rechnungserstellung übernommen. Darüber hinaus unterstützt ZEP Faktura bei der Rechnungsplanung. Können Rechnungen auf Grund eines vorher geplanten Abrechnungstermins gestellt werden oder sind Aufwände entstanden, für die noch keine Abrechnung geplant wurde, erinnert ZEP an diese. Damit wird sichergestellt, dass zukünftig keine Rechnungen mehr vergessen werden.

In der von provantis in Auftrag gegebenen Trendstudie Projekt-Controlling 2016 gaben immerhin 35 Prozent der befragten Unternehmen an, dass es in der Vergangenheit vorgekommen sei, dass Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden. Mit dem ZEP Faktura-Modul wird dieses Versäumnis zukünftig beseitigt.

Darüber hinaus bietet das Faktura-Modul eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten für das Projekt-Controlling wie z.B.

– Übersicht über zur Abrechnung anstehende Rechnungspositionen
– Übersicht über geleistete Arbeiten, die auf noch keiner Rechnung berücksichtigt sind
– Übersicht über gestellte Rechnungen
– Überblick über gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen und Mahnungen
– Dokumentation bezahlter Rechnungen
– etc.

Das Abrufen von Umsatzprognosen auf Grundlage der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten ist über das Modul ebenfalls möglich.

Ein Überblick über die Funktionen und Leistungsmerkmale des ZEP Faktura-Moduls steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/faktura.html) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Uzuner Consulting nutzt ZEP für präzise Zeiterfassung und detailliertes Projekt-Controlling

Uzuner Consulting nutzt ZEP für präzise Zeiterfassung und detailliertes Projekt-Controlling

Mit Standorten in Bremen, Bonn und Istanbul bezeichnet sich die Uzuner Gruppe selbst als „Kompetenzmanufaktur“ für Prozesse, Projektmanagement und Technologie für die IT-, Management- und Businessherausforderungen ihrer Kunden. Als zentraler Bestandteil der Unternehmensgruppe bietet die Firma Uzuner Consulting seit ihrer Gründung im Jahr 2013 ihren Kunden ein ganzheitliches Beratungsangebot, das im Manufakturverfahren auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst wird. Zu den Kunden des Unternehmens gehören namhafte Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen wie Gesundheitswesen, Industrie, Logistik, Finanzdienstleistung, Handel und öffentlicher Bereich. Zur präzisen Erfassung der Projektzeiten und für ein detailliertes Projekt-Controlling der vielfältigen Projekte setzt Uzuner Consulting auf die webbasierte Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.

Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Manuelle Prozesse werden immer ungenauer und ineffizienter

„Wie bei jedem neu gegründeten Unternehmen erfolgten Zeiterfassung und Fakturierung der erfassten Projektzeiten auch bei Uzuner Consulting in der Anfangsphase manuell mit Hilfe der gängigen Office-Anwendungen Excel und Word“, erinnert sich Andrea Renk, Senior Consultant bei Uzuner Consulting, an die Anfänge des Unternehmens im Jahre 2013. Das rasche Wachstum und der damit verbundene stetige Ausbau des Mitarbeiterstamms sorgte allerdings schon bald dafür, dass dieser manuelle Aufwand auf ein Maß anstieg, das man bei Uzuner Consulting nicht mehr länger zu tragen gewillt war. Auch die Genauigkeit beim Erfassen und Abrechnen der Projektzeiten wurde immer mehr zu einer kleinen Herausforderung.

Bereits im Jahre 2014 wurde deshalb die Entscheidung getroffen, sich nach einem speziellen Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling umzusehen. „Die Zielsetzung bei der Suche nach der neuen Softwarelösung lautete ganz klar: höhere Effizienz und höhere Genauigkeit“, erläutert Andrea Renk die Ausgangssituation.

Über ein Partnerunternehmen und entsprechende Internet-Recherche stießen die Verantwortlichen von Uzuner Consulting dann auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – der Firma provantis IT-Solutions. Zur Entscheidungsfindung hatte das Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Lösungsangebote getestet, sich dann aber rasch für ZEP entschieden. Andrea Renk erklärt: „Die Lösung passte einfach perfekt in unser Anforderungsprofil und so fiel uns die Entscheidung leicht – selbst wenn es sich bei ZEP nicht um die preisgünstigste Option der von uns getesteten Lösungen handelte.“

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Seit August 2014 ist ZEP nun auch bei Uzuner Consulting im Einsatz. Neben der reinen Zeiterfassung nutzt das Unternehmen das Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie das Modul Rechnungsstellung.

Geschlossener Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung

Der Einsatz des Faktura-Moduls von ZEP ist ebenfalls Ergebnis der eingangs beschriebenen Ziel-setzung von Uzuner Consulting, ursprünglich manuelle Prozesse zu automatisieren und damit effizienter und genauer zu gestalten.

Andrea Renk bestätigt: „Dank ZEP verfügen wir nun über einen geschlossenen Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung, ohne dass ein manueller Eingriff erfolgen muss. Die Daten werden einfach automatisch aus der Zeiterfassung in das Faktura-Modul übernommen.“ Darüber hinaus steigt damit die Präzision bei der Rechnungsstellung. „In der „Vor“-ZEP Zeit ist es immer wieder einmal vorgekommen, dass Projektzeiten nicht oder nur verspätet abgerechnet wurden“, gesteht Andrea Renk ein. „Mit ZEP gehört dies der Vergangenheit an“.

Mittlerweile nutzen mehr als 50 Mitarbeiter von Uzuner Consulting ZEP in der täglichen Praxis. Der Einsatz im Cloud Computing-Modell ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Lösung. Für den mobilen Einsatz stehen Apps für Android- und iOS-basierte Endgeräte zur Verfügung. „Für ein projektorientiertes Consulting-Unternehmen wie uns gilt der lapidare Wahlspruch: „Am besten ist es, wenn das Büro leer ist““, erläutert Andrea Renk mit einem Schmunzeln. „Denn dann sind unsere Berater vor Ort beim Kunden. Die Möglichkeit, die entsprechenden Zeiten dann auch von unterwegs oder am Abend zu Hause erfassen zu können, ist ein praktischer Vorteil der Lösung.“

Darüber hinaus war Cloud Computing als Betriebsmodell – die Option eines Inhouse-Betriebs von ZEP besteht ebenfalls – zu Beginn eine Notwendigkeit. Andrea Renk blickt zurück: „Ursprünglich lag der Grund für den Bezug von ZEP aus der Cloud schlicht und einfach darin, dass wir über überhaupt keine eigene IT-Infrastruktur verfügten. Selbst unsere Microsoft Office Lösung bezogen wir aus der Cloud.“ Mittlerweile hat sich dies zumindest in Bezug auf die Office-Lösung geändert. „Mit dem Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur haben wir auch Office wieder ins Unternehmen „zurückgeholt““. Bei ZEP sieht sie diesen Wechsel des Betriebsmodells in nächster Zeit dagegen nicht: „ZEP als webbasierte Lösung hat einen großen Charme und es besteht kein Grund, daran etwas zu ändern.“

Geschäftsleitung nutzt umfassende Auswertungsfunktionen

Neben der reinen Zeiterfassung und -abrechnung spielen die von ZEP angebotenen Auswertungsfunktionen zum Projekt-Controlling für Uzuner Consulting eine zentrale Bedeutung. Die Geschäftsleitung schaut regelmäßig in das System, um sich einen Überblick über den Verlauf der einzelnen Projekte zu verschaffen. Dabei spielt beispielsweise die Frage eine Rolle, wie sich der Anteil faktu-rierbarer und nicht fakturierbarer Stunden beim jeweiligen Projekt verhält.

Die Mitarbeiter bei Uzuner Consulting wiederum schätzen die intuitive Benutzeroberfläche, neue Mitarbeiter finden sich schnell in der Lösung zurecht. „Wir haben für unsere neuen Mitarbeiter eine kurze Einführung verfasst, wie die Zeiterfassung in ZEP bei Uzuner Consulting erfolgen soll. Diese Einführung genügt in der Regel als Einweisung“, erklärt Andrea Renk.

Fazit von Frau Renk zum Einsatz von ZEP: „ZEP liefert eine umfassende Funktionsvielfalt und zahlreiche Module, die sehr gut ineinander integriert sind. Die Lösung ermöglicht eine einfache und bequeme, aber präzise Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten und vielfältige Möglichkeiten zum Projekt-Controlling.“ Gute Noten stellt Andrea Renk auch dem ZEP-Support aus: „Der Support für ZEP ist kompetent, bei Fragen wird schnell und umfassend geholfen. Verbesserungsvorschläge und Änderungsvorschläge werden aufgegriffen und in neue Updates/Versionen integriert.“ So hat es beispielsweise der Wunsch von der Uzuner Consulting nach einer bestimmten Auswertungsmöglichkeit in ZEP in die neue ZEP Version 5.5 geschafft, die im März 2017 vorgestellt wurde – und kommt damit nicht nur Uzuner Consulting, sondern allen ZEP-Kunden zu Gute.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Erfolgreiche Trust in Cloud-Rezertifizierung für ZEP

Erfolgreiche Trust in Cloud-Rezertifizierung für ZEP

Bereits 2015 wurde ZEP – Zeiterfassung für Projekte, die cloudbasierte Lösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling der Firma provantis IT Solutions, erfolgreich vom Cloud Ecosystem mit dem „Trust in Cloud“ Zertifikat ausgezeichnet. Vor einigen Wochen erfolgte nun die erfolgreiche Rezertifizierung durch den Branchenverband.

Das Qualitätszertifikat „Trust in Cloud“ wurde vom Cloud Ecosystem als Entscheidungshilfe für Unternehmen und Anwender ins Leben gerufen. Ziel ist es, eine Möglichkeit zu schaffen, Cloud-Lösungen anhand objektiver Kriterien zu vergleichen. „Das Angebot an im deutschsprachigen Markt verfügbaren Cloud Computing-Lösungen wächst rasant. Da kann man als Anwender, der vor der Entscheidung steht, ein passendes Angebot auszuwählen, schnell den Überblick verlieren. Zertifikate wie „Trust in Cloud“ bieten da eine wichtige Entscheidungshilfe“, erklärt Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, aus Anlass der Rezertifizierung. „Wir freuen uns, dass es uns gelungen ist, die erneute Überprüfung durch das Cloud Ecosystem erfolgreich zu bestehen.“

Die Trust-in-Cloud-Zertifizierung erfolgt auf Grundlage einer standardisierten Checkliste, die von den Experten des Cloud Ecosystems ausgearbeitet wurde. Diese Checkliste muss vom Zertifizierungskandidaten abgearbeitet und eingereicht werden. Als neutrale Instanz überprüft der Verband dann die Angaben und veröffentlicht sie nach erfolgreicher Zertifizierung auf der Verbandswebseite.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor

provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor

Die Firma provantis IT Solutions hat die neue Version 5.5 ihrer webbasierten Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte angekündigt. Highlights der neuen Version sind zwei neue Module für die Angebotsverwaltung und die einfachere Abrechnung externer Mitarbeiter sowie der Einsatz von ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server. Darüber hinaus wurden mehr als 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert. Der Rollout der neuen Version erfolgt Anfang März.

So unterstützt beispielsweise das ZEP Faktura-Modul ab sofort das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht.
„Wir freuen uns, unseren Kunden mit der neuen Version 5.5 von ZEP zahlreiche neue Funktionen sowie neue Module zur Verfügung stellen zu können, die ihnen die Zeiterfassung und -abrechnung sowie das Controlling ihrer Projekte erleichtert“, erklärt Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions GmbH. Sein Geschäftsführerkollege Thilo Jahke ergänzt: „In die neue Version flossen mehrere Monate intensiver Entwicklungsarbeit, wir sind uns aber sicher, dass sich diese Arbeit gelohnt hat und hoffen, dass unsere Kunden dies ebenfalls so sehen.“

Neues Modul „Angebote“: Weil jedes Projekt mit einem Angebot beginnt …

… verfügt nun auch die neue Version von ZEP über ein entsprechendes Modul, mit dem Unternehmen Angebote erstellen, verwalten und versenden können. Wird aus dem Angebot dann ein Auftrag, können die Angebotsdaten direkt in ein neues Projekt überführt werden. Oliver Lieven erläutert: „Mit dem neuen Modul für Angebote werden wir unserem eigenen Anspruch gerecht, mit ZEP den gesamten kaufmännischen Lebenszyklus eines Projekts abzudecken – und dieser beginnt in der Regel bereits mit dem Erstellen eines Angebots.“

Weitere Informationen zum neuen Modul finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/angebote).

Neues Modul „Freie Mitarbeiter“: Gutschrift statt Rechnung

Ebenfalls neu in ZEP 5.5 ist das Modul „Freie Mitarbeiter“, mit dem Unternehmen, die viele externe Mitarbeiter einsetzen, die interne Abrechnung der von diesen Mitarbeitern geleisteten Arbeiten deutlich vereinfachen können. Dies spart am Ende Zeit und Geld.

Anstatt nämlich wie bisher auf die Rechnung eines freien Mitarbeiters warten zu müssen und diese dann erst zu prüfen und zu bezahlen, dreht das neue Gutschriftenverfahren im Freelancer-Modul von ZEP „den Spieß“ einfach um. Im System werden zukünftig die mit dem freien Mitarbeiter vereinbarten Stunden- und Tagessätze hinterlegt. Am Monatsende wird daraus entsprechend der geleisteten Arbeitszeiten eine „Gutschrift“ erzeugt. Diese bekommt der Mitarbeiter in die Hand, das Geld wird überwiesen und fertig. Die aufwändige Rechnungsprüfung entfällt, da es schlicht keine Rechnung mehr gibt. Thilo Jahke erklärt: „In Zeiten eines anhaltenden Fachkräftemangels besteht für viele Dienstleistungsunternehmen die einzige Chance, ihre Personalressourcen zu erweitern, darin, externe Fachleute zu beschäftigen. Die interne Abrechnung dieser Mitarbeiter war in der Vergangenheit eine sehr zeitaufwändige Arbeit. Mit dem neuen ZEP-Modul kann diese Arbeit deutlich vereinfacht und damit effektiver und kostengünstiger durchgeführt werden.“

Weitere Informationen zum neuen Modul stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/freie_mitarbeiter.html) zur Verfügung.

ZEP wird zum Kalender-Server

Ab der neuen Version kann ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server eingesetzt werden, d.h. neue Termine oder Fehlzeiten können ab sofort direkt in ZEP angelegt werden. Eine Integration der gängigen Kalender-Clients (Apple Kalender, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.) sowie das Synchronisieren mit Smartphone Kalender-Apps ist problemlos möglich. ZEP unterstützt dabei auch den Versand von Einladungen zu gemeinsamen Terminen, Kalenderfreigaben oder das Abfragen freier/besetzter Termine, u.v.m.

Ein Überblick über die Funktionen, Leistungsmerkmale und Module von ZEP steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

provantis: Die wichtigsten Projekt-Controlling-Vorsätze zum Jahreswechsel

provantis: Die wichtigsten Projekt-Controlling-Vorsätze zum Jahreswechsel

Der Jahreswechsel ist traditionell die Gelegenheit, gute Vorsätze für die nächsten zwölf Monate zu formulieren. Während es im privaten Umfeld in der Regel eher um Themen wie „Abnehmen“, „Sport“ oder „Rauchen aufhören“ geht, bietet der Jahreswechsel im geschäftlichen Umfeld eine gute Gelegenheit, bisherige Verfahren und Abläufe auf deren Effizienz und Zielorientierung zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Dies gilt natürlich auch für den Bereich Projekt-Controlling.

Manuelle Prozesse, fehlende Schnittstellen: Optimierungspotential besteht

Dass es in diesem Bereich in vielen Unternehmen Optimierungsbedarf gibt, unterstreicht nicht zuletzt die im letzten Jahr durchgeführte Trendstudie Projekt-Controlling 2016. Die Umfrage unter Fach- und Führungskräften in Dienstleistungsunternehmen im deutschsprachigen Raum führte u.a. zu den folgenden Ergebnissen:

* Bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer erfolgt die Übernahme der für ein Projekt erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem manuell.
* Jedes fünfte Unternehmen rechnet seine Projektzeiten immer noch „manuell“, also mit Einsatz von Standard-Office-Programmen (Excel, Word, etc.) ab.
* Bei 58 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt die Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung auch heute noch manuell in Form von Ausdrucken, Kopien von Belegen, etc.
* Bei 49 Prozent der Unternehmen ist es allerdings in der Vergangenheit vorgekommen, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

Die Projekt-Controlling-Vorsätze für das Jahr 2017: Manuelle Prozesse und Fehlerquellen minimieren

Oliver Lieven, Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions, Hersteller der Zeiterfassungssoftware ZEP – Zeiterfassung für Projekte, gibt auf der Grundlage der Umfrageergebnisse Unternehmen die folgenden guten Projekt-Controlling-Vorsätze für das Jahr 2017 mit auf den Weg: „Die manuelle Übernahme von Projektzeiten ist fehlerträchtig und kostet Zeit. Unternehmen, die dies tun, riskieren genau die Fehler, die auch in der Umfrage zugegeben wurden: Projektzeiten werden nicht erfasst oder nicht abgerechnet. Mit entsprechenden Softwarelösungen wie ZEP sind sie in der Lage, genau dieses Risiko zu minimieren, indem sie die manuellen Tätigkeiten möglichst geringhalten.“

provantis-Geschäftsführer Thilo Jahke ergänzt: „Das selbe Risiko besteht bei der manuellen Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung. Laut Umfrage ist dies ja immerhin noch bei fast 60 Prozent der Unternehmen der Fall. Auch hier entstehen zusätzlicher Aufwand und Fehlerquellen, die eigentlich nicht notwendig wären. Die Möglichkeit, die Daten für die Buchhaltung direkt aus dem Zeiterfassungssystem zu übernehmen, ist eine viel effizientere und Fehler minimierende Methode.“

Gefahr: Vorsätze werden nicht eingehalten

In einer Studie mit 3.000 Teilnehmern in England gaben 88 Prozent der Befragten an, dass sie ihre guten Vorsätze zum Jahresbeginn nicht einhalten. Diese Gefahr besteht natürlich auch beim Projekt-Controlling. Wichtige Voraussetzung für eine Prozessoptimierung in diesem Bereich durch den Einsatz einer Softwarelösung ist die Akzeptanz beim Anwender. Oliver Lieven bestätigt: „Alle guten Vorsätze in Unternehmen, das Projekt-Controlling mit Hilfe einer Softwarelösung zu optimieren, sind zum Scheitern verurteilt, wenn die Akzeptanz beim Anwender nicht besteht und er die Anwendung nicht nutzt. Die Benutzerfreundlichkeit ist deshalb ein Schlüssel zum Erfolg. Erst wenn es dem Anwender möglich ist, seine Projektzeiten und Reisekosten einfach und schnell über eine intuitive Oberfläche einzugeben, wird er dies auch tun und erst wenn er dies tut, stehen dem Management die Daten zur Verfügung, die es für ein professionelles Projekt-Controlling und eine korrekte Abrechnung benötigt.“

Die Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/trendstudie-projekt-controlling-2016) zur Verfügung, einen Überblick über die Funktionen von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – finden Sie unter http://www.zep.de/warum_zep.html

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de