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Vernetzte Immobilienverwaltung in Echtzeit: Haufe, FIO Systems und casavi realisieren webbasierte Schnittstelle

Vernetzte Immobilienverwaltung in Echtzeit: Haufe, FIO Systems und casavi realisieren webbasierte Schnittstelle

Grafik: Haufe

Freiburg, 13. Dezember 2018 – Die Kooperationspartner Haufe, FIO Systems und casavi heben ihre Zusammenarbeit auf eine neue Stufe: Erstmals können Immobilienverwalter Stammdaten und Dokumente in Echtzeit zwischen der webbasierten Verwaltungssoftware Haufe-FIO axera und dem Kommunikations- und Serviceportal casavi in beide Richtungen übertragen und abgleichen. Das Ergebnis ist eine nahtlose Integration bei Immobilienverwaltungen.

Für Immobilienverwaltungen ist die Effizienz der Geschäftsabläufe angesichts gestiegener Kundenansprüche und zunehmenden Kostendrucks ein kritischer Faktor für den unternehmerischen Erfolg. Hier setzen die beteiligten Unternehmen Haufe, FIO Systems und casavi an. Neue Daten werden in Echtzeit zwischen den Systemen übertragen, Nutzer erhalten einen entsprechenden Hinweis. „Der Datenabgleich erfolgt erstmals in beiden Richtungen sowie in Echtzeit, nicht mehr nur in bestimmten zeitlichen Abständen“, hebt casavi Geschäftsführer Peter Schindlmeier hervor. Auch werden die durch die starke Vernetzung etablierter Branchenunternehmen und -systeme geschaffenen Prozesse für Anwender um vieles effizienter. Obwohl Immobilienverwaltungen mit Tools von zwei Anbietern arbeiten, findet der Datenaustausch ohne Medienbruch und direkt an der Stelle statt, an der die Daten benötigt werden.

Die neue Schnittstelle zwischen Haufe-FIO axera und casavi wurde innerhalb weniger Wochen realisiert. „Am Anfang standen zahlreiche Anfragen von Kunden, die ihre Stammdaten und Dokumente von axera in casavi übertragen und entsprechende Meldungen zurückspielen wollten“, betont FIO-Vorstand Nicolas Schulmann. „Die webbasierte Architektur bietet hier den entscheidenden Vorteil: Aufgrund der nahtlosen Integration ist der Datenaustausch zwischen den Systemen gewährleistet unter Beachtung strengster Sicherheits- und Datenschutzanforderungen.“

Service für Kunden verbessert – Telefonaufkommen drastisch gesenkt

„Mit dieser Partnerlösung bieten wir Immobilienverwaltungen die besten Voraussetzungen, ihre digitalen Arbeitsplätze optimal zu nutzen, sowie eine moderne und bedarfsgerechte Kommunikation mit ihren eigenen Kunden zu führen“, unterstreicht Susanne Vieker, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung von Haufe-Lexware Real Estate.

Das bestätigt Jacqueline Zimmermann, Prokuristin der Niesen Hausverwaltungen e.K., die beide Softwarelösungen im Einsatz hat: „Der automatische Datenaustausch sorgt dafür, dass alle Informationen aktuell an der Stelle vorliegen, wo unsere Mitarbeiter sie benötigen.“

Das Unternehmen setzt casavi vor allem als Kundenportal für Mieter und Eigentümer sowie für ihr Workflow- und Prozessmanagement ein: Ein Schwerpunkt liegt auf der Anbindung von Handwerkern und dem entsprechenden Vorgangsmanagement. Auch der Versand praktisch aller Dokumenttypen erfolgt über das System. Dazu zählen etwa Betriebskostenabrechnungen, Jahresabrechnungen, Protokolle, Rundschreiben oder Anleitungen, die vorher in der Verwaltersoftware axera generiert wurden. „Unser tägliches Telefonaufkommen hat sich um mindestens 70 Prozent verringert“, rechnet Jacqueline Zimmermann vor. „Die gewonnene Zeit nutzen wir, um unsere internen Prozesse für unsere Kunden weiter zu verbessern.“
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Die Pressemitteilung sowie die Grafik sind auch online abrufbar in der Rubrik Pressemitteilungen unter: http://www.presse.haufe.de

Über Haufe

Haufe ist neben der Haufe Akademie und Lexware eine Marke der Haufe Group. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Freiburg beschäftigt heute rund 1.950 Mitarbeiter im In- und Ausland. Die Unternehmensgruppe konnte im Geschäftsjahr 2018 (Juli 2017 bis Juni 2018) einen Umsatz von 366 Mio. Euro erzielen (Vorjahr: über 343 Mio. Euro).

Die Haufe Group zählt u.a. zu den führenden Anbietern von Softwarelösungen, Praxiswissen und Beratungen für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft in Deutschland. Im Mittelpunkt steht die Entwicklung zukunftsfähiger Technologien und Dienstleistungen für Wohnungsunternehmen, Genossenschaften sowie Haus- und Immobilienverwaltungen, um deren Arbeitsprozesse erfolgreich zu gestalten.

Das umfangreiche Angebot etablierter wohnungs- und immobilienwirtschaftlichen Softwarelösungen wird durch eine neue webbasierte Software-Generation komplettiert. Diese setzt bereits heute Standards für zukünftiges mobiles Arbeiten, unabhängig von Ort und Endgerät, sowie für Flexibilität und höchste Datensicherheit.

Mobile Anwendungen, Zusatzmodule und Partnerlösungen ergänzen die Produktpalette ebenso wie Services, Weiterbildung und Beratungsleistungen. Als einziger Anbieter stellt Haufe den Software-Anwendern rechtssicheres Fachwissen direkt in der Software bereit.
Mehr als 60 Prozent der deutschen Wohnungsunternehmen nutzen bereits wohnungs- und immobilien-wirtschaftliche Angebote der Haufe Group.

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daccord kontrolliert Mitarbeiterberechtigungen – sensible Daten in Krankenhäuern vor unberechtigtem Zugriff schützen

Effiziente Kontrolle der Mitarbeiterberechtigungen in Krankenhäusern

daccord kontrolliert Mitarbeiterberechtigungen -  sensible Daten in Krankenhäuern vor unberechtigtem Zugriff schützen

Jürgen Bähr, Geschäftsführer G+H Systems GmbH

Frankfurt am Main/Offenbach, 4. Dezember 2018 – Das Offenbacher Softwarehaus G+H Systems unterstützt mit seiner Access Governance-Software daccord IT-Abteilungen in Krankenhäusern. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung werden gerade auch in diesem Bereich viele Arbeitsabläufe und -prozesse automatisiert und somit deutlich vereinfacht. Damit einhergehend müssen auch die Zugriffe klar geregelt sein. Fehlt hier die Übersicht und Kontrolle, steigt das Risiko für Datenmissbrauch. Solche Szenarien können in Krankenhäusern für die Gesundheit der Patienten schlimme Folgen haben. Eine effiziente Kontrolle der Mitarbeiterzugriffsrechte reduziert das Risiko solcher Sicherheitsvorfälle. daccord liefert die erforderliche Transparenz und Kontrolle über sämtliche IT-Berechtigungen, erhöht das Sicherheitsniveau und entlastet so die Verantwortlichen.

Pflegekräfte gehen ein und aus, die Ärzte kümmern sich um zahlreiche Patienten, die zudem täglich wechseln. Diesen steigenden Anforderungen wird mit der Einführung von entsprechenden IT-Lösungen begegnet, um Prozesse zu optimieren. Wachsende IT-Landschaften und die damit verbundene Rechteverwaltung in Krankenhäusern sind für IT-Abteilungen eine große Herausforderung. Den Überblick zu bewahren und die Rechtestrukturen transparent zu halten, ist oft aufwendig und mit hohen Kosten verbunden; vor allem, wenn dies manuell auf der Basis von Excel-Listen durchgeführt wird. Diese fehleranfällige unkoordinierte Vorgehensweise lässt Verantwortliche bei der Aktualisierung immer hinterherhinken, und so kann es schnell zu unberechtigten Datenzugriffen kommen. Cyberkriminelle nutzen Überberechtigungen aus und gefährden die Sicherheit von sensiblen Patientendaten und der Infrastruktur. Kommt es durch einen Cyberangriff beispielsweise zu einem Ausfall von lebenswichtigen Systemen, wird die Gesundheit der Patienten erheblich gefährdet.

Anforderungen der Krankenhäuser
Die Anforderungen hinsichtlich der Sicherheit an die Krankenhaus-IT sind vielfältig. Dabei müssen die Sicherung eines kontinuierlich zur Verfügung stehenden medizinischen Betriebs sowie eine optimale Patientenversorgung stets gewährleistet sein. Seit dem 30.06.2017 sind alle Krankenhäuser mit mehr als 30.000 stationären Fällen pro Jahr als KRITIS eingestuft und fallen unter die Vorschriften des IT-Sicherheitsgesetzes. Demnach gibt es für sie eine Meldepflicht bei Cyberattacken. Das Risiko von Sicherheitsvorfällen durch unbefugte Zugriffe lässt sich durch den Einsatz der Access Governance-Software daccord für das Management der Rechtestrukturen minimieren.

Transparenz: Rechtestrukturen zentral verwalten
daccord sammelt kontinuierlich Informationen über Mitarbeiterzugriffsrechte der IT-Systeme – auch aus Cloud-Anwendungen wie z.B. SharePoint. Die Software wertet diese Informationen aus und kontrolliert die Vergabe der Zugriffsrechte. daccord lässt sich flexibel und nach individuellen Anforderungen in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Da Ärzte und Pfleger meist nur für eine gewisse Zeit Zugriff auf bestimmte Patientendaten benötigen, ist es erforderlich, die Zugriffsrechte entsprechend anzupassen. daccord regelt auch temporär vergebene Berechtigungen, z.B. wenn sich der Zuständigkeitsbereich eines Mitarbeiters regelmäßig ändert. Treten Fehler oder Abweichungen auf, benachrichtigt die Software die verantwortlichen Führungskräfte umgehend, so dass sie eventuelle Korrekturen vornehmen können. Mit einem einzigen Mausklick lassen sich außerdem automatisch Berechtigungsreporte erstellen, um die Verantwortlichen über den aktuellen Stand zu informieren.

„Bei Krankenhäusern geht es nicht nur um den Schutz personenbezogener Daten, sondern auch um die Gesundheit der Patienten. daccord übernimmt die komplette Kontrolle der Rechtestrukturen, unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen und entlastet dadurch die IT-Abteilungen“, kommentiert Jürgen Bähr, Geschäftsführer der G+H Systems GmbH. „Die Software minimiert Bedrohungen und sorgt so für eine sichere IT-Umgebung.“

Unter https://www.daccord.de/referenzen/anwenderbericht-medac/ erfahren Interessierte mehr über den Einsatz von daccord im Gesundheitswesen.

Über G+H Systems:
G+H Systems ist ein inhabergeführtes, europaweit agierendes Software- und Consulting-Unternehmen mit Sitz in Offenbach am Main. Das Leistungsportfolio erstreckt sich von der IT-Beratung, über die Konzeption und Entwicklung von Software-Lösungen bis hin zum Support. G+H integriert neben den eigenentwickelten Produkten daccord und inchorus auch IT-Lösungen von exklusiven Partnern. Dabei setzt das Unternehmen auf langfristige Kooperationen. Ziel ist es, den Erfolg der Kunden und Partner durch den Einsatz von sicheren, praktikablen und innovativen IT-Lösungen „Made in Germany“ sicherzustellen und damit nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Mehr erfahren Sie unter www.guh-systems.de

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CONTECHNET präsentiert neue ISMS-Software INDITOR® ISO

ISMS: Werkzeug zur Unternehmensführung

Hannover, 1. August 2018 – Der deutsche Softwarehersteller CONTECHNET veröffentlicht am 6. August die neue Version seiner Softwarelösung INDITOR® ISO. Das zentrale Risikomanagement vereinfacht die Risikoanalyse und -bewertung und bildet den Kern der ISMS-Software. Mit einem erweiterten Funktionsumfang sowie einer transparenten und praxisorientierten Vorgehensweise fällt den Verantwortlichen die Einführung eines prozessorientierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) gemäß der ISO/IEC 27001 noch leichter.

Die Software führt den Anwender in wenigen Schritten zu einem ganzheitlichen ISMS. Die neue Version INDITOR® ISO 3 beinhaltet die Norm-Texte der ISO 27001 und gibt Umsetzungsempfehlungen sowie Hilfestellungen für die Dokumentation. Zudem zeigt die Lösung die SOA (Statement of Applicability) an, also die Information, welche Maßnahmen im Rahmen des ISMS angewandt werden. Hierzu kann auf Knopfdruck ein Bericht generiert werden. Daraus lässt sich dann der aktuelle Umsetzungsstatus der Maßnahmen ableiten.

Risikomanagement als Grundlage für ein ISMS
Das integrierte Risikomanagement der Software führt den Anwender einfach durch den Prozess der Risikoanalyse, -bewertung und -behandlung, ohne die Anforderungen eines Risikomanagementexperten erfüllen zu müssen. Die mitgelieferte Risikomethodik lässt sich in INDITOR® ISO 3 auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. Die Lösung beinhaltet Risikoszenarien aus den IT-Grundschutz-Katalogen des BSI, sogenannte G0/elementare Gefährdungen, die der Anwender um eigene Gefährdungen in den Stammdaten ergänzen kann. Hier wird außerdem das Risikoakzeptanzlevel des Scope (Geltungsbereich) für die Organisation definiert. Zur Vereinfachung der Risikoanalyse lassen sich sämtliche Assets (Unternehmenswerte) wie Prozesse, Personal oder Infrastruktur in Gruppen zusammenfassen, um so die Anzahl der Analysen und Maßnahmen zu reduzieren. Der Anwender legt für jede dieser Gruppen die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie die möglichen Auswirkungen fest. Auf dieser Grundlage findet die Risikoanalyse bzw. -bewertung statt. Dabei ermittelt die Software automatisch den Risikowert.

Der Anwender kann sich die Ergebnisse der Risikowertermittlung in einer speziell für ihn konzipierten Risikomatrix anzeigen lassen. Darin wird das Risikoakzeptanzlevel mit einer blauen Linie dargestellt. Alle von der Organisation akzeptierten Risikowerte befinden sich unter dieser Linie und bedürfen keiner weiteren Betrachtung. Alle Risikowerte oberhalb der Linie müssen hingegen durch entsprechende Maßnahmen behandelt werden.

Aufgaben und Maßnahmen zur Risikobehandlung
Im nächsten Schritt definiert der Anwender Aufgaben und Maßnahmen zur Risikobehandlung sowie deren Wichtigkeit und ordnet diese den Assets zu. Vordefinierte Kriterien zur Risikoakzeptanz erleichtern die Priorisierung der Risikobehandlung. Über das Aufgabenmanagement lassen sich die aktuellen Aufgaben und Maßnahmen im Kalender auf einen Blick einsehen und bearbeiten. INDITOR® ISO unterstützt den Anwender beim Aufbau eines ISMS in nur wenigen Schritten. Dadurch spart er wertvolle Zeit und kann sich voll und ganz seinen Kernaufgaben widmen.

„Die Bedürfnisse unserer Kunden nehmen wir ernst, und wir sind stets bestrebt, unsere Softwarelösungen kontinuierlich zu verbessern. Dabei stehen wir im ständigen Austausch mit unseren Partnern und Kunden, um die Erfahrungen aus der Praxis in unseren Lösungen zu berücksichtigen“, sagt Jens Heidland, Leiter Consulting bei CONTECHNET. „Kunden, die bereits unsere Softwarelösung INDART Professional® zur IT-Notfallplanung im Einsatz haben, profitieren bei der Einführung eines ISMS mit INDITOR® ISO 3. Aufgrund der gemeinsamen Datenbasis für IT-Notfallplanung und ISMS sind einmal angelegte Daten für alle Bereiche nutzbar. Somit werden die erfassten Informationen aus der IT-Notfallplanung automatisch übernommen.“

Über CONTECHNET Ltd.:
Inspiriert durch langjährige Erfahrungen im Bereich IT-Management, IT-Notfallplanung und IT-Technologie, wurde die CONTECHNET Ltd. im Jahr 2007 in der Region Hannover gegründet. Mit der CONTECHNET-Suite, bestehend aus INDART Professional®, INDITOR® BSI, INDITOR® ISO und INSCAN®, sind die Unternehmensinformationen in sicheren Händen. Im Fokus steht der Wunsch nach hoher Kundenzufriedenheit und dem homogenen Zusammenwirken von spezialisierten Fachkenntnissen, Innovationskraft und Kreativität. Weitere Informationen unter www.contechnet.de

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Wieland Electric setzt auf regionalen Softwaredienstleister snapADDY

Wieland Electric setzt auf regionalen Softwaredienstleister snapADDY

snapADDY GmbH Würzburg

Für das oberfränkische, weltweit agierende Familienunternehmen Wieland Electric GmbH, „bei dem Tradition und Innovation Hand in Hand gehen“ steht Nachhaltigkeit und Kundenbeziehungspflege an erster Stelle. Deshalb haben sie sich für den Einsatz der smarten Softwarelösung, zur Erfassung und Recherche von Adressdaten und Messeberichten, des ebenfalls in Franken ansässigen SaaS-Anbieters snapADDY GmbH aus Würzburg entschieden.

Der Marktführer im Bereich elektrischer Verbindungstechnik beschäftigt derzeit rund 2.200 Mitarbeiter weltweit. Dabei setzt Wieland Electric auf gute Kontakte von Mensch zu Mensch: bei Kundenbeziehungen genauso wie beim Miteinander innerhalb des Unternehmens. Auch deshalb entschied sich das Unternehmen im Sommer dieses Jahres für die Einbindung eines Softwaretools zur effizienten Leadbearbeitung. Dadurch steigert der Pionier sowohl die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter, als auch eine schnellere Reaktion gegenüber seiner Kunden. „Es ist erfreulich, einen regionalen Partner mit der snapADDY GmbH gefunden zu haben. Der flexible Support und Absprachen erfolgen größtenteils telefonisch. Da merkt man, dass unsere Unternehmen die gleiche Sprache sprechen – nicht nur anhand des Dialekts“ so der Vertriebsservice Projektmanager Lars Ohlsson von Wieland Electric.

Gute Tools und Dienstleister, die den Nachwuchs fördern, gibt es auch in Franken

Für Gründer und CEO Jochen Seelig von snapADDY liegt die Ausbildung junger Nachwuchskräfte persönlich am Herzen. „Der Standort Würzburg ist für unser Unternehmen optimal. Nicht nur, dass unsere Mitarbeiter stolz sind, bei einem innovativen Arbeitgeber wie snapADDY hier in der Region zu arbeiten, sondern auch, dass es besonders für Entwickler und angehende Data Scientists, die an der Universität in Würzburg studieren, sehr interessant ist, praktische Erfahrungen zu sammeln. Im Start-up-Unternehmen snapADDY hat man schon zu Beginn der Karriere die Möglichkeit, eigene Ideen in das Tool einzubringen und aktiv weiterzuentwickeln. Viele unserer Werkstudenten auch aus anderen Bereichen erwägen eine Festanstellung nach ihrem erfolgreichen Abschluss.“

Die Mitarbeiterzufriedenheit in der täglichen Vertriebsarbeit wird gesteigert

Nach der einfachen Einbindung arbeiten aktuell rund 160 Nutzer aus den Bereichen, Vertrieb (Innen- und Außendienst), Marketing, Entwicklung und Produktmanagement bei Wieland Electric aktiv mit den Produkten von snapADDY.
Die Wieland-Gruppe ist auf rund 30 Messen jährlich vertreten. Hier kommt der snapADDY VisitReport zum digitalen Erfassen von Besuchsberichten und Anlegen der Daten (Firma, Kontakt und Messebericht) über Tablets zum Einsatz. Dadurch wird in Zukunft bei der Anlage, von den 50 bis zu 700 Berichten pro Messe, vielen weiteren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert.
„Wir sind sehr zufrieden mit den Lösungen von snapADDY. Das Softwaresystem funktioniert einfach out-of-the-box, zuverlässig und variabel. Die schnelle Unterstützung des snapADDY-Teams bei unseren individuellen Anpassungen war einwandfrei. Wir hatten keinen größeren manuellen Aufwand. Als absoluten Mehrwert sehen wir in der Nutzung von snapADDY mit dem Wegfall manueller Tätigkeiten, die Reduzierung von Übertragungsfehlern und Beschleunigung des Prozesses.“, so Frank Wabner, Leiter IT SAP Sales Services von Wieland Electric.

Über snapADDY GmbH

Die snapADDY GmbH ( www.snapaddy.com) ist ein 2015 gegründetes Technik-Start-up-Unternehmen aus Würzburg. Die Softwarelösung von snapADDY ist ein intelligenter Assistent für Vertriebs- und Marketingmitarbeiter im Innen- und Außendienst. Das Unternehmen beschäftigt aktuell ca. 30 Mitarbeiter in Voll- und Teilzeit in den Bereichen Entwicklung, Marketing und Vertrieb.

Die snapADDY GmbH ( www.snapaddy.com) ist ein 2015 gegründetes Technik-Start-up-Unternehmen aus Würzburg. Die Softwarelösung von snapADDY ist ein intelligenter Assistent für Vertriebs- und Marketingmitarbeiter im Innen- und Außendienst. Das Unternehmen beschäftigt aktuell ca. 30 Mitarbeiter in Voll- und Teilzeit in den Bereichen Entwicklung, Marketing und Vertrieb.

Kontakt
snapADDY GmbH
Christina Schuhmann
Juliuspromenade 3 3
97070 Würzburg
093146621204
c.schuhmann@snapaddy.com
http://www.snapaddy.com

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Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt es wie „Sand am Meer“. Die Auswahl reicht von der Standardsoftware Microsoft Excel, die mit Hilfe spezifischer Vorlagen und Erweiterungen zur Zeiterfassungslösung „umgebogen“ wird, über Speziallösungen, die häufig in Verbindung mit entsprechender Hardware zur Zugangskontrolle angeboten werden bis hin zu mobilen Apps, die aus den bekannten App Stores heruntergeladen werden können. Unternehmen, die eine Zeiterfassungssoftware einsetzen möchten, stehen damit vor der Herausforderung, sich aus der Fülle der verfügbaren Lösungen die für sie optimale Lösung herauszusuchen.

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung

Wie eingangs erwähnt gibt es im Bereich Zeiterfassung unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware. Diese beginnen bereits bei der Frage, welche Zeit erfasst werden soll. Geht es um die reine Anwesenheit eines (Schicht-) Mitarbeiters, u.U. mit der entsprechenden Zugangskontrolle zu einem Firmengebäude oder einer Fabrikanlage? Geht es darum, die Arbeitszeit eines externen Mitarbeiters zu protokollieren oder geht es letztendlich darum, die geleisteten Projektzeiten sowohl intern als auch extern gegenüber einem Auftraggeber/Kunden zu erfassen und abzurechnen? In vielen projektorientierten Branchen wie der IT-Branche, der Unternehmensberatung, der Agenturbranche, dem Architektur- und Ingenieurwesen oder sonstigen Dienstleistungsbranchen geht es speziell um letzteren Fall, mit dem wir uns daher im Folgenden konkreter beschäftigen möchten.

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Präzision, Flexibilität, Mobilität, Benutzerfreundlichkeit

Die Präzision bei der Zeiterfassung spielt gerade im Projektgeschäft eine zentrale Rolle. Denn schließlich basiert auf den erfassten Zeiten letztendlich auch die Abrechnung mit dem Auftraggeber. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass möglichst genau nachgewiesen werden kann, wer wann welche Arbeiten für welches Projekt geleistet hat. Gelingt dieser Nachweis, erfolgt in der Regel auch eine zeitnahe Freigabe durch den Kunden, gelingt er nicht, kommt es zu Nachfragen und die Abrechnung verzögert sich.

Ein weiterer Aspekt im Projektgeschäft ist die Vielfalt an Abrechnungsmodellen: Nach Tagessätzen, nach Stundensätzen, nach vereinbarten Pauschalen. Beschränkt sich die Zeiterfassung lediglich auf das reine Erfassen der Stunden, sind Nacharbeiten erforderlich, denn diese Stunden müssen natürlich mit den vereinbarten Abrechnungsmodellen verknüpft werden, um letztendlich einen betriebswirtschaftlichen Überblick über das Projektgeschäft zu vermitteln und eine Abrechnung der geleisteten Projektzeiten zu ermöglichen.

Ein weiterer Gesichtspunkt, der speziell bei projektorientierten Unternehmen eine zentrale Rolle spielt, ist die Mobilität, denn die Projektarbeiten finden in der Regel vor Ort beim Kunden statt. Aus diesem Grund macht es Sinn, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig über ein mobiles Endgerät (Laptop, Smartphone, Tablet) zu erfassen. Dasselbe gilt für die entsprechenden Reisekosten und Belege. Damit muss er mit dieser Arbeit nicht erst warten, bis er das nächste Mal wieder an seinem Schreibtisch im Büro sitzt.

Eng mit dem Thema Mobilität verbunden ist der letzte Punkt auf der Anforderungsliste für Zeiterfassungssoftware: die Benutzerfreundlichkeit. Das Erfassen von Projektzeiten mit den entsprechenden Reisekosten und Belegen gehört nicht gerade zu den „Lieblingsaufgaben“ vieler Mitarbeiter, sondern wird eher als notwendiges Übel angesehen. Auf der anderen Seite ist die Geschäftsleitung wie bereits erwähnt natürlich auf eine präzise und zeitnahe Erfassung angewiesen, weil nur so auch eine präzise und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann. Wie zahlreiche Praxisbeispiele zeigen, spielen Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive, leicht verständliche Benutzeroberfläche für die Akzeptanz einer Zeiterfassung – und damit deren Nutzung – eine zentrale Rolle.

Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

1. Modularität
Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt, Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalität ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln.
Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

2. Mobilität
Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

3. Integration in Projekt-Controlling
Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.

ZEP: Weil Zeit Geld ist

Mit ZEP bietet die Firma provantis IT Solutions eine webbasierte Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an, die speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Nicht umsonst steht ZEP für „Zeiterfassung für Projekte“. Grundlage für die Entwicklung der Lösung waren die langjährigen Erfahrungen der beiden Firmengründer Thilo Jahke und Oliver Lieven im Projektgeschäft eines mittelständischen IT-Dienstleister und die dabei auftretenden Anforderungen an eine Softwarelösung in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling.

Einen Überblick über die Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

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Testo nutzt BEO-Software zum internationalen Versand: Hochpräzise Messtechnik – sicher verschickt

Testo nutzt BEO-Software zum internationalen Versand: Hochpräzise Messtechnik - sicher verschickt

(Bildquelle: Testo AG)

Lenzkirch im Hochschwarzwald ist ein Mekka der Messtechnik: Auf 4.900 Einwohner kommen rund 600 Mitarbeiter der Testo SE & Co. KGaA, die hier ihren Hauptsitz hat. Von Lenzkirch aus versendet der Messgeräte-Hersteller seine Produkte und Messlösungen rund um den Globus. Etwa 100.000 Pakete gehen im Jahr auf die Reise. Bei der Versandabwicklung setzt das Unternehmen auf die Lösungen PARCEL, EXPOWIN und ATLAS-Ausfuhr von BEO. Aus der langjährigen Zusammenarbeit hat sich eine strategische Partnerschaft entwickelt: BEO hat die versandrelevanten Aspekte bei der Umstellung des ehemaligen ERP-Systems auf SAP begleitet und sorgt auch für eine bedarfsgerechte Anbindung von Testo-Tochterunternehmen an die Software. Der Versand erfolgt so zentral über eine Plattform. Dabei wird die Gesamtlösung kontinuierlich an die Kundenanforderungen angepasst. Sie unterstützt heute die Abwicklung des gesamten internationalen Distributionsvolumens.

Ob bei der Lagerung von Medikamenten oder der Qualitätssicherung von Lebensmitteln: Wo es auf Präzision ankommt, sind Lösungen von Testo im Einsatz. Das 1957 gegründete Unternehmen ist heute Weltmarktführer im Bereich portabler Messtechnik. In Zahlen ausgedrückt bedeutet das: Testo betreibt drei Standorte in Deutschland, 32 Tochterunternehmen in 23 Ländern und über 80 Vertriebsniederlassungen auf allen Kontinenten. Rund 650.000 Kunden weltweit wollen zuverlässig und schnell mit den Messgeräten aus der Schwarzwälder Produktion versorgt werden. Um Ausfuhranmeldungen und statistische Meldungen effizienter durchzuführen und Zeitersparnisse beim Export zu erzielen, führte Testo die BEO-Software EXPOWIN ein. Die Lösung erfasst die für die Sendungsabwicklung erforderlichen Daten automatisiert und wickelt Ausfuhren zentral über eine Plattform ab. „Die Software deckt unsere Anforderungen optimal ab – und das schon seit vielen Jahren“, erklärt Manfred Huchler, Leiter Logistik bei der Testo SE & Co. KGaA. „Im Tagesgeschäft macht sich vor allem die Flexibilität des Systems bezahlt. Durch den modularen Aufbau haben wir die Möglichkeit, den Leistungsumfang exakt unseren Bedürfnissen anzupassen.“ Das ist bereits mehrfach geschehen: Der Messtechnik-Spezialist hat seine Zusammenarbeit mit BEO sukzessive ausgebaut und EXPOWIN um das zugehörige Versandmodul PARCEL und das Zollmodul ATLAS-Ausfuhr erweitert. „Mittlerweile führen wir alle Prozessschritte der Versand- und Zollabwicklung automatisiert durch“, so Manfred Huchler. „Dieses Vorgehen implementieren wir aktuell auch bei einigen unserer Tochterunternehmen und werden dabei durch BEO als Softwarepartner unterstützt.“

SAP-kompatibel
Die Flexibilität der Software bewies sich auch, als Testo sein ERP-System umstellte. „Mit SAP setzen wir jetzt in allen Niederlassungen weltweit ein einheitliches System ein. Aufgrund der eingespielten Prozesse bei der Versandabwicklung und der guten Erfahrungen mit der BEO-Software haben wir entschieden, sie zusätzlich zu SAP weiter zu nutzen“, erläutert Manfred Huchler. Dabei legte Testo Wert darauf, dass die gewohnten Abläufe für die Mitarbeiter am Packplatz unverändert bleiben. Diese Anforderung erfüllt die Software: EXPOWIN ist SAP-zertifiziert und lässt sich komfortabel an das ERP-System anbinden.

Umfassende Lösung
Testo nutzt die BEO-Lösung heute für den gesamten nationalen, EU-weiten und internationalen Versand, der zentral in Lenzkirch abgewickelt wird. Dazu hat das Unternehmen insgesamt acht Arbeitsplätze im Hauptwerk und zwei weitere in Tochterunternehmen mit PARCEL und EXPOWIN ausgestattet. „Seit der Gründung 1957 ist Testo jedes Jahr durchschnittlich um mehr als 10 Prozent gewachsen“, erklärt Manfred Huchler. „Trotzdem ist die Zahl unserer Mitarbeiter im Versand seit Jahren fast gleich, denn auch ein steigendes Versandaufkommen bewältigt die Software problemlos. Gleichzeitig werden unsere Mitarbeiter entlastet.“ Voraussetzung dafür ist ein kontinuierlicher Datenaustausch mit SAP. EXPOWIN übernimmt die Lieferscheindaten aus dem ERP-System und erstellt auf deren Basis das Versandlabel entsprechend den Vorgaben des beauftragten Frachtführers. Eine angeschlossene Waage bestimmt das Bruttogewicht der Packstücke. Fehler sind dank der automatisierten Datenweitergabe praktisch ausgeschlossen. Direkt nach dem Scannen der Lieferscheinnummer veranlasst BEO-PARCEL den Druck des Lieferscheins aus SAP. Das Gleiche kann auch für den Druck von Rechnungen aus SAP erreicht werden. Darüber hinaus erfolgt mit jedem Labeldruck ein Eintrag in die Ladeliste, die alle Packstücke einer Sendung erfasst. Teil der Gesamtlösung von BEO ist außerdem eine Funktion zum Tracking und Tracing, mit der die Pakete bis zur Auslieferung lückenlos nachverfolgbar sind.

EU-weit und global alle Exportdaten im Blick
Der durchgehende Informationsfluss erhöht auch bei der Vorbereitung von Auslandssendungen die Effizienz: Daten, die beim Versand erzeugt werden, nutzt Testo zusätzlich für die Exportabwicklung. Das spart Zeit, weil beispielsweise der Frachtführer, der Warenempfänger, die Incoterms und ggf. auch das Gewicht der Packstücke nicht mehr separat erfasst werden müssen. Die Software erstellt automatisch die benötigten Exportdokumente. Dazu zählen das Ursprungszeugnis, die Warenverkehrsbescheinigung und bei Bedarf auch die Zollrechnung. Einen weiteren Mehrwert stellt das Modul Ausfuhr/Verbringung dar: Es kann die Ausfuhrnachweise und Gelangensbestätigungen für Sendungen ins Ausland dokumentieren. Mit diesen Nachweisen belegt Testo, dass Waren tatsächlich ausgeführt wurden bzw. an der richtigen Adresse angekommen sind. Der Messgerätehersteller ist dann von der Umsatzsteuer befreit. Fehlt für eine Sendung die Gelangensbestätigung, generiert die Software automatisch eine Vorlage für ein Mahnschreiben an den Warenempfänger oder den Spediteur. Zusätzlich sind Sendungen an Empfänger innerhalb der EU einmal im Monat an das Statistische Bundesamt zu melden. Diese Intrastat-Meldung übermittelt Testo ebenfalls mit Hilfe der BEO-Software.

Software passt sich der Unternehmensentwicklung an
Eine Versandlösung muss sich flexibel den wechselnden Anforderungen des Tagesgeschäftes anpassen können. Diese Herausforderung meistert die BEO-Software erfolgreich. Ein Beispiel ist die Integration neuer Frachtführer: Testo arbeitet mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammen, regelmäßig kommen neue hinzu. Die BEO-Software unterstützt aktuell bereits mehr als 50 verschiedene Frachtführer-Anbindungen, die als Module bestellt werden können. Braucht ein Kunde einen Dienstleister, der noch nicht im Leistungsportfolio enthalten ist, erweitert BEO die Versandlösung. Der neue Frachtführer ist anschließend als Standardmodul verfügbar. „Die Software hat den Vorteil der Erweiterbarkeit“, erklärt Marion Bauer, zuständige Projektleiterin bei BEO. „Unsere Kunden stellen sich die Module in dem Umfang zusammen, den sie für ihre Aufgaben benötigen. Damit erreichen wir eine hohe Individualisierbarkeit.“ Darüber hinaus ist das System mandantenfähig. Testo betreibt mehrere Tochterfirmen, die unterschiedliche Märkte betreuen und in der Software als Mandanten angelegt sind. Der Vorteil: EXPOWIN erkennt anhand der Lieferscheindaten automatisch, von welcher Unternehmenstochter eine Sendung stammt, und berücksichtigt die jeweiligen Versandmodalitäten. Die Mitarbeiter in der Packabteilung müssen dazu nicht extra den Mandanten wechseln. Zuletzt wurde 2014 die Testo Sensor GmbH an die Software angebunden. Die Tochterfirma profitiert seitdem von einer erhöhten Transparenz beim Versand und einfacheren Prozessen bei der Paketverfolgung.

BEO – das Unternehmen
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 150 Mitarbeiter an vier Standorten. Die Produktlinien zur Zollabfertigung sowie zur Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung werden kontinuierlich an die aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und gewährleisten für Anwender Rechtssicherheit und die permanente Einhaltung aktueller Vorschriften und Richtlinien. Für den Versand bietet BEO Softwareanwendungen für die Packstück-, Sendungs- sowie die Gefahrgutabwicklung an. Alle Softwareprodukte von BEO sind modular konzipiert und sowohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.

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Ensisheimer Straße 6-8
79346 Endingen
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Wächterkontrolle im Sicherheitsgewerbe – zukunftsweisende Software

Moderne Software macht die Wächterkontrolle kinderleicht

Zwischen optimierten Arbeitsprozessen und Datenschutz

Die Wächterkontrolle ist ein heikles Thema, denn zum einen möchte der Arbeitgeber sehen, dass das Wachpersonal die beauftragen Leistungen ordentlich und vollständig erledigt sowie dass die Arbeitsprozesse effizient sind. Zum anderen möchte nicht jeder Wachmann vom Vorgesetzten auf Schritt und Tritt kontrolliert werden. Denn dabei werden Bewegungsdaten erhoben, die im Sinne des § 3 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes personenbezogene Daten sind. Jedoch halten moderne Wächterkontrollsysteme, wie COREDINATE, sämtliche Datenschutzgesetze ein und werden von Betriebsräten genehmigt.

Wächterkontrolle im Sicherheitsgewerbe
Wächterkontrolle im Sicherheitsgewerbe

Datenschutzrechtliche Forderungen für eine Betriebsvereinbarung

Damit der Datenschutz im Sinne des Gesetzes und des Betriebsrates eingehalten werden, müssen moderne Online Wächterkontrollsysteme einige technische Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehören das automatisches Löschen von GPS-Daten nach 30 Tagen sowie die Daten- und Serversicherheit. Dafür sollten Serverstandorte ausschließlich in Deutschland sein, damit Datenhaltung und Datenschutz der strengen deutschen Gesetzgebung unterliegen. Außerdem müssen für die Softwarelösung hochverfügbare Server eingesetzt werden, die gut gegen mögliche Ausfälle gesichert sind. Zusätzlich wünscht der Betriebsrat in der Regel einen Lesezugriff im System, um die Einhaltung der Vereinbarung kontrollieren zu können. Neben den technischen Voraussetzungen, werden auch der stetige Kontakt, für mögliche Fragen, zum technischen Support und Datenschutzbeauftragten des Softwareherstellers gefordert.

Alle diese Voraussetzungen und Forderungen werden vom innovativen Online Wächterkontrollsystem COREDINATE bereits erfüllt. Außerdem haben bereits mehrere Betriebsräte der Wächterkontrolle mit diesem System zugestimmt und eine Betriebsvereinbarung für die Nutzung von COREDINATE beschlossen.

Die Zukunft im Sicherheitsgewerbe: Online Wächterkontrollsystem

Mit der Einführung des Online Wächterkontrollsystems, kann der Sicherheitsdienst von vielen nützlichen Funktionen profitieren, die die Arbeitsprozesse optimieren und somit Zeit und Kosten einsparen. Das Wächterkontrollsystem wird von der Sicherheitskraft mit dem Smartphone genutzt. Die App übermittelt alle Dokumentationen und Informationen in Echtzeit, so dass der Vorgesetzte im Webportal alle eingesetzten Sicherheitskräfte live und gleichzeitig im Blick behalten kann.

Zu den Funktionen gehören der Scan von Kontrollpunkten, die Ereigniserfassung, die Arbeitszeit- und Bereichszeiterfassung, der Totmannalarm, die Aufgabenverwaltung, das Schlüsselmanagement uvm. Über das Webportal werden die administrativen Aufgaben erledigt, wobei die die Prozesse, dank des Systems, in Zukunft automatisiert ablaufen. So wird z. B. das Wachbuch elektronisch geführt und die Berichterstellung einmalig eingerichtet und dann terminiert. Ab dann wird jeder definierte Bericht stets automatisch erstellt und per E-Mail an die ausgewählten Empfänger verschickt.

Wächterkontrolle für Sicherheitsdienste kostenlos testen

Zahlreiche Sicherheitsdienste sind bei der Wächterkontrolle auf das Online System COREDINATE umgestiegen. Empfehlenswert ist deshalb ein kostenloser Test, um sich selbst von dem innovativen System zu überzeugen. Alle Funktionen von COREDINATE 14 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen: www.coredinate.de/kostenlose-testversion.

Referenzkunden-Übersicht und Produkterfahrungen: www.coredinate.de/produkte/referenzen.

Ausführliche Informationen zum Online Wächterkontrollsystem COREDINATE: www.coredinate.de/produkte/sicherheit.

 

COREDINATE GmbH

Ringstraße 25

D-97215 Uffenheim

Tel. +49 (0) 9842/80491-20

sales@coredinate.de

www.coredinate.de

Pressemitteilungen

Innovative Software für Sicherheitsdienste jetzt kostenlos testen

Immer mehr Sicherheitsdienste steigen um

Effizientere Arbeitsprozesse schaffen

Sicherheitsdienste arbeiten in der Regel noch mit Block und Stift, traditionellen Wächterkontrollsystemen und mit Excel. Dabei ist die Technik schon sehr viel weiter fortgeschritten. Denn mit der Software für Sicherheitsdienste kann z. B. das Wachpersonal sämtliche Arbeitsschritte in Echtzeit per Smartphone dokumentieren und übermitteln. Auf der anderen Seite nutzt der Vorgesetzte im Büro nur den Internetbrowser. Über diesen öffnet er das Portal und hat dort die Möglichkeit alle Aktivitäten der eingesetzten Mitarbeiter einzusehen und ggf. darauf zu reagieren.

Software für Sicherheitsdienste: Smartphone / Tablet App
Software für Sicherheitsdienste: Smartphone/ Tablet App © COREDINATE

Smartphone App für den Wachmann

Jeder Wachmann hat heutzutage ein Smartphone als Diensthandy dabei. Dieses kann nun, dank der neuen Software für Sicherheitsdienste, als Wächterkontrollsystem genutzt werden. Der Wachmann verwendet während seiner Schicht die App für die Dokumentation seiner Kontrollpunktscans, Arbeitszeit und erledigten Aufgaben. Zusätzlich kann er schnell Ereignisse vor Ort, inkl. Bild, erfassen und im Notfall einen Alarm über die Totmannfunktion abschicken. Außerdem kann man für jeden Kontrollpunkt Routenführungen, Dienstanweisungen und Aufgaben individuell hinterlegen und so vor allem neuem oder häufig wechselndem Wachpersonal helfen sowie Prozesse beschleunigen.

Software für Sicherheitsdienste: Webportal
Software für Sicherheitsdienste: Webportal © Kadmy / Fotolia / COREDINATE

Leitzentrale hat mit der Software für Sicherheitsdienste alles im Blick

Das Webportal bietet den Vorgesetzten in der Leitzentrale viele Möglichkeiten, wie z. B. dass Sie alle Mitarbeiter, die Erledigung der beauftragten Leistungen und alle eingetretenen Ereignisse in Echtzeit im Blick behalten können. Ebenfalls ist die Automatisierung von administrative Aufgaben möglich, wie z. B. die Erstellung der Kundenberichte, Arbeitszeitauswertungen und Ereignisberichte. Deshalb können Sie den Versand jeden Morgen nach der Schicht terminieren, ohne dass Sie einen weiteren Arbeitsaufwand damit haben. Das schont die eigenen Ressourcen und spart Zeit und Geld.

Innovative Software für Sicherheitsdienste kostenlos testen

Immer mehr Sicherheitsdienste erkennen die zahlreichen Vorteile, die Online Wächterkontrollsysteme bieten und sind bereits auf COREDINATE umgestiegen. Machen auch Sie den Test und überzeugen auch Sie sich von der innovativen Software für Sicherheitsdienste. Denn jeder Sicherheitsdienst kann die Funktionen von COREDINATE 14 Tage kostenlos, unverbindlich und in vollem Umfang testenwww.coredinate.de/kostenlose-testversion

Eine Übersicht der Referenzkunden und deren Produkt- sowie Serviceerfahrungen finden Sie unter: www.coredinate.de/produkte/referenzen

Außerdem erhalten Sie ausführliche Informationen zu der innovativen Software für Sicherheitsdienste sowie zu allen Funktionen von COREDINATE auf: www.coredinate.de/produkte/sicherheit

 

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Pressemitteilungen

Jowat SE entscheidet sich für digitale Personalakte von Circle Unlimited

Digitalisierung vereinfacht Suchen, Finden und Bearbeiten im Personalwesen

Jowat SE entscheidet sich für digitale Personalakte von Circle Unlimited

Alexander Karmanski, Verantwortlicher für das Digitalisierungsprojekt bei der Jowat SE (Bildquelle: Jowat SE)

Hamburg, den 18. Oktober 2016 – Die Jowat SE löst manuelle Prozesse zu Gunsten digitaler Vorteile beim Suchen und Bearbeiten ihrer Personaldokumente ab. Dafür setzt das Unternehmen die Softwarelösung für die digitale Personalakte cuSmarText HR der Circle Unlimited AG ein. Sie ist vollständig in die SAP-Systeme integriert, mit denen die Personalabteilung von Jowat arbeitet. Alexander Karmanski, Referent Recht bei der Jowat SE und verantwortlich für das Projekt erklärt: „Wir starteten mit rund 700 papierhaften Personalakten auf der grünen Wiese. Bis zur Digitalisierung fand die Suche nach den Dokumenten manuell und damit zeitaufwändig statt. Zudem war es nicht möglich, dezentral und standortunabhängig die Akten einzusehen und zeitgleich durch mehrere Personen zu bearbeiten. Auch das Thema Datensicherheit beispielsweise im Brandfall war ein Treiber für die Digitalisierung.“

Von der manuellen zur digitalen Suche, ständigen Verfügbarkeit und effizienten Bearbeitungsprozess
Der Weg zur digitalen Personalakte bei Jowat startete mit einem Workshop zur Definition der Anforderungen an das neue System. Danach ging es an das Sichten und Aussortieren der Papierakten und anschließend an das Einscannen. Die gescannten Dokumente wurden später in die eigens entwickelte Ordnerstruktur einsortiert. Von Anfang an mit an Bord bei der Einführung waren der Betriebsrat und die betriebliche Datenschutzbeauftragte.

Karmanski sagt: „Wir haben das Projekt Circle Unlimited anvertraut, da die Firma und ihre Lösungen für das Dokumenten- und Vertragsmanagement bereits seit längerem bei Jowat im Einsatz sind. Circle Unlimited konnte sehr gute Referenzen für die digitale Personalakte bei anderen Unternehmen vorweisen und die Lösung ist nahtlos in SAP-Systeme integriert.“

Zu den Anforderungen, die Jowat an das System stellte, zählten unter anderem die Möglichkeit einer Indexsuche, eine Ordnerstruktur, die vordefinierten und festen Regeln entspricht, eine automatische Erinnerungsfunktion für Aufgaben und Termine, ein abgestuftes Berechtigungskonzept, die automatisierte Dokumentenerstellung und mobile Verfügbarkeit.

Durch Texterkennung (OCR) realisiert Circle Unlimited die Indexsuche innerhalb der Personaldokumente (in diversen Formaten wie E-Mail, Text, PDF, Bild etc.) ähnlich einer Suche in Internet-Suchmaschinen. Der in die digitale Personalakte cuSmarText HR integrierte Task Manager ermöglicht, Aufgaben selbst zu bearbeiten oder Kollegen zuzuweisen. Eine automatische Erinnerungsfunktion erinnert dann beispielsweise an das fristgerechte Löschen von Abmahnungen, an Probezeit- beziehungsweise Mitarbeitergespräche oder an das Auslaufen eines Vertrags. Zum Einsatz kommt bei Jowat auch die Softwarekomponente cuDocument Builder zur automatisierten Dokumentenerstellung für Arbeitsverträge, Rund- oder Gratulationsschreiben etc.

Mit Blick auf das Berechtigungskonzept, führte Circle Unlimited abgestufte Berechtigungen ein. So hat die Personalabteilung Zugriff auf alle Informationen zu einem Mitarbeiter die Führungskräfte und Verantwortlichen für die Zeitwirtschaft bedarfsorientiert auf weniger, für sie relevante Informationen. Ziel ist es, überflüssige Daten bei den einzelnen Anwendern zu vermeiden.

Mit Blick auf die mobile Verfügbarkeit gewährleistet Circle Unlimited den schnellen Zugriff auf die Personalakten standortunabhängig von inner- und außerhalb des Unternehmens über eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche beziehungsweise iPad-App.

Die Vorteile der digitalen Personalakte bei Jowat auf einen Blick:

– Schneller Zugriff auf einzelne Akten
– Einfaches Auffinden und Ablegen der Dokumente
– Reduzierter physischer Speicherplatz
– Task Management als Unterstützung der Personalarbeit
– Gesteigerte Effizienz durch automatisierte Dokumentenerstellung
– Erleichterte Führungsaufgabe durch direkten Zugriff der Führungskräfte auf die Akten
– Effizienter Bearbeitungsprozess und frei gewordene Kapazitäten

Bildmaterial zum Download:
Alexander Karmanski, Referent Recht bei der Jowat SE (Bildquelle: Jowat SE)

Über die Jowat SE
Die Jowat SE mit Sitz in Detmold gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Industrieklebstoffen. Diese finden insbesondere in holzverarbeitenden Betrieben und der Möbelproduktion, in der Papier- und Verpackungsindustrie, dem grafischen Gewerbe sowie in der Textil- und Automobilbranche als auch in der Elektroindustrie ihren Einsatz. Das 1919 gegründete Unternehmen besitzt neben den deutschen Produktionsstätten in Detmold und Elsteraue vier weitere Produktionsgesellschaften: die Jowat Corporation in den USA, die Jowat Swiss AG, die Jowat Manufacturing in Malaysia sowie die Jowat Universal Adhesives Australia Pty. Ltd. in Australien. Der Komplettlieferant produziert mit rund 1.000 Beschäftigten jährlich mehr als 73.000 Tonnen Klebstoffe. Eine weltweite Vertriebsstruktur mit 20 eigenen Vertriebsgesellschaften sowie Partnerfirmen gewährleistet dabei die kundennahe Betreuung vor Ort. Weitere Informationen: www.jowat.de.

Seit 15 Jahren bietet Circle Unlimited Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement für SAP- und Microsoft-Systeme. Die branchenübergreifenden Softwarelösungen sind fachbereichsspezifisch z. B. in den Abteilungen Einkauf, Personal, Vertrieb sowie Recht einsetzbar. Sie sind wahlweise über SAP-System- oder Web-Oberflächen zu bedienen und auch auf mobile Devices verfügbar. Zu den nationalen und internationalen Referenzen gehören beispielsweise Bertelsmann, die Charite, Esprit, T-Systems, Velux und Volkswagen. Circle Unlimited ist u. a. SAP-, Microsoft- und IBM-Partner. Weitere Informationen: www.cuag.de.

Kontakt
Circle Unlimited AG
Alexandra Osmani
Südportal 5
22848 Norderstedt
+49(0)40 554 87-424
a.osmani@cuag.de
http://www.cuag.de

Pressemitteilungen

Abschlusserstellung, Konsolidierung und Reporting effizienter gestalten

Abschlusserstellung, Konsolidierung und Reporting effizienter gestalten: Ein neuer Erklärfilm zeigt, wie’s geht.

Abschlusserstellung, Konsolidierung und Reporting effizienter gestalten

Ein vor kurzem veröffentlichter Erklärfilm der Audicon GmbH veranschaulicht, wie mit der neuen Software-Lösung FinancialSolutions verschiedene Arbeiten im Rechnungswesen effizienter organisiert werden können. Das circa dreiminütige Video macht deutlich, wie sich der manuelle Arbeitsaufwand der Fachabteilungen verringert und typische Fehlerquellen vermieden werden.

Für Unternehmen ist die manuelle Pflege von umfangreichen Einzel-Dateien, wenn Abschlüsse oder Berichte erstellt werden müssen, ein zeit- und kostenintensiver Faktor, der insbesondere die Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen betrifft. Mit der praxisorientierten Software-Lösung FinancialSolutions bietet die Audicon GmbH jetzt eine Lösung an, die Unternehmen zielgenau bei der Erstellung von verschiedenen Abschlüssen und Berichten unterstützt – egal, ob es sich um Monats-, Quartals-, Jahres- oder Konzernabschlüsse handelt. Wie genau das funktioniert, zeigt der neue Erklärfilm zur Software-Lösung FinancialSolutions. Er zeigt anschaulich, wie und wo die Software im Unternehmen eingesetzt werden kann und wie Fachabteilungen den manuellen Arbeitsaufwand bei der Abschlusserstellung reduzieren, dadurch Unternehmensprozesse optimieren und effizienter gestalten. „FinancialSolutions basiert auf CaseWare Working Papers, der weltweit führenden Lösung für die Jahresabschlussprüfung“, erläutert Axel Zimmermann, Geschäftsführer der Audicon GmbH. „Von unseren Kunden wussten wir, dass auch Unternehmen die Lösung für Abschlusserstellung eingesetzt haben. Um sie besser zu unterstützen, haben wir FinancialSolutions entwickelt, das speziell auf die Aufgaben im Unternehmensbereich ausgerichtet ist – egal ob bei den Unternehmen lokale oder internationale Rechnungslegungsstandards zum Einsatz kommen.“

Sinkender manueller Aufwand, steigende Effizienz

Zu den Vorteilen der Abschlusserstellung mit FinancialSolutions gehören u. a. die Abbildung mehrerer Rechnungslegungsstandards, wie IFRS oder US-GAAP, die klare Dokumentation aller Schritte sowie der Import von Summen- und Saldenlisten aus unterschiedlichen Buchhaltungssystemen. Unternehmen sind in der Lage, Office-Berichte und Auswertungen auf Basis einer konsistenten Datenquelle zu erstellen. Eine automatische Aktualisierung der Zahlen garantiert dabei den aktuellen Stand der Daten. „Durch definierte Standardprozesse wird der manuelle Aufwand verringert und gleichzeitig die Qualität der Berichte sichergestellt. Das spart Zeit und Geld“, so Axel Zimmermann.

IT-gestützte Abschlusserstellung anschaulich erklärt

Interessierte können sich auf der Audicon Webseite den Erklärfilm ansehen, in dem die Software-Lösung FinancialSolutions im praktischen Einsatz vorgestellt wird. Weitere Informationen zu den Themen Abschlusserstellung, Konsolidierung und Reporting finden sie ebenfalls auf www.audicon.net.

Die Audicon GmbH ist der führende Anbieter von Software-Lösungen, methodischem und fachlichem Know-how sowie Dienstleistungen rund um Audit, Risk und Compliance. Die Lösungen richten sich an Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Compliance- und Risiko-Manager sowie Revisoren und Rechnungsprüfer/Kämmerer. Alle 25 in der Lünendonk®-Liste 2015 genannten führenden Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften in Deutschland nutzen die Software-Lösungen des Unternehmens, ebenso 90 der 120 umsatzstärksten deutschen Firmen. Im Bereich der kommunalen Prüfung unterstützt Audicon zahlreiche Prüfer und Kämmerer bei der Umstellung auf die Prüfung doppischer Jahresabschlüsse. Zu den Kunden von Audicon zählen zudem rund 14.000 Steuerprüfer der Finanzverwaltung. Sie verwenden IDEA und AIS TaxAudit Professional, seit 2002 offizielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung, täglich bei der digitalen Betriebsprüfung. Im Ausland kommt die Software des Unternehmens ebenfalls zum Einsatz: Auch die vier weltgrößten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vertrauen auf Audicon Software. Die Audicon GmbH wurde 1994 gegründet und unterhält Standorte in Düsseldorf, Stuttgart und Cluj (Rumänien).

Kontakt
Audicon GmbH
Antje Blum
Neuer Zollhof 3
40221 Düsseldorf
0211/52059438
presse@audicon.net
http://audicon.net/pressebereich