Tag Archives: Zeiterfassung für Projekte

Pressemitteilungen

Zeiterfassung meets Personalverwaltung: ZEP ab sofort mit Schnittstelle zu Personio

Die Firma provantis IT Solutions bietet für ihre cloudbasierte Zeiterfassungslösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – sowie für ZEP Clock – die Lösung zur Arbeitszeiterfassung ohne Projektbezug – ab sofort eine Schnittstelle zu Personio, einer cloudbasierten Komplettlösung für Personalverwaltung und Recruiting. Über die Schnittstelle können die in ZEP erfassten Arbeitszeiten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand direkt an Personio übertragen werden.

„Schnittstellen sind für uns sehr wichtig, denn sie ermöglichen unseren Kunden einen reibungslosen Austausch der in ZEP erfassten Arbeitszeiten mit den bereits im Unternehmen eingesetzten Anwendungen, wie CRM-, ERP, oder Buchhaltungssoftware“, erklärt Oliver Lieven, Mitgründer und Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions. „Mit der neuen Schnittstelle zu Personio ermöglichen wir erstmals den Datenaustausch mit einer Personalverwaltungssoftware. Wir tragen damit der rasch wachsenden Bedeutung von Personio als „HR-Betriebssystem“ in mittelständischen Unternehmen Rechnung.“

ZEP-Kunden die – entweder über die ZEP-Weboberfläche oder die mobilen Apps von ZEP – Zeiten erfassen, finden ab sofort beim Einsatz der ZEP-Personio-Anbindung automatisch alle ihre ZEP-Zeitbuchungen auch in der Personio Arbeitszeiterfassung wieder und können sie dann in der Personalmanagementsoftware weiterverarbeiten.

Neben der Personio Schnittstelle bietet provantis derzeit Schnittstellen für Salesforce.com, Lexware und DATEV. Für den Datenaustausch mit weiteren Softwareanwendungen steht eine standardisierte SOAP-Schnittstelle zur Verfügung.

Weitere Informationen zu den ZEP-Schnittstellen stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/schnittstellen.html) zur Verfügung.

Über Personio

Personio ist ein 2015 in München gegründetes Unternehmen für Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software. Die gleichnamige Softwarelösung ist spezialisiert auf Unternehmen zwischen 10 und 2.000 Mitarbeiter. Bereits über 1.000 Kunden nutzen das HR-Betriebssystem in über 35 Ländern. Abseits des Produkts agiert Personio als Wissensvermittler in der HR-Branche und veranstaltet Konferenzen, Netzwerk-Events für HRler und berichtet im Unternehmensblog über wissenswerte HR-Themen. Alle weiteren Informationen unter http://www.personio.de

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

Pressemitteilungen

Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Microsoft Excel für die Zeiterfassung – Microsoft Word für die Rechnungstellung: Diese Kombination gehört in vielen projektorientierten Unternehmen noch heute zum Alltag. Doch auch wenn es nahe liegt, quasi „überall“ verfügbare Standard-Anwendungen auch für das Projektmanagement und Projekt-Controlling zu verwenden, sprechen doch auch einige Gründe dagegen.

1. Zeiterfassung nicht länger nur „notwendiges Übel“
Zeiterfassung gehört gerade in projektorientierten Unternehmen nicht wirklich zu den „Lieblingsaufgaben“ der Mitarbeiter. Eine Zeiterfassung über (Excel-) Tabellen trägt nicht wirklich dazu bei, dass diese Aufgabe in der Beliebtheitsskala der Mitarbeiter steigt. Häufig gibt es für jedes Projekt eine eigene Tabelle, in der die Projektzeiten erfasst werden müssen. Sind die Mitarbeiter häufig unterwegs, z.B. vor Ort beim Kunden, bleibt das Erfassen der Zeiten häufig liegen bis zum nächsten „Büro-Tag“ oder wird auch mal bis zum Monatsende aufgeschoben, bis dann Projektleitung oder die Buchhaltung die Abgabe der Timesheets einfordert. Und wenn dann der Büro-Tag ansteht, wird das leidige Erfassen der geleisteten Projektstunden meist zuallerletzt durchgeführt.

Und auch die/der für die Abrechnung der erfassten Projektzeiten Verantwortliche ist nicht gerade begeistert, wenn er sich zur Abrechnung durch unterschiedlichste, häufig nur unvollständig ausgefüllte Excel-Tabellen „kämpfen“ muss und dabei laufend die Projektmitarbeiter dazu „zwingen“ muss, doch endlich „ihre Zeiten einzutragen.“

2. Hoher Zeitaufwand wird vermieden
„Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen“, erinnert sich Sandra Gröning von der Firma PIM-CONSULT an die Zeit zurück, als ihr Unternehmen noch auf die eingangs erwähnte Excel-/Word-Kombination für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung setzte. Sie bestätigt damit auch die unter dem vorherigen Punkt genannte Problematik, dass Standardtabellen wenig, dazu geeignet sind, für eine präzise und zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten zu sorgen.

3. Hohe Fehleranfälligkeit wird beseitigt
Eng mit dem Zeitaufwand verbunden ist auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Über die „Unlust“ vieler Projektmitarbeiter wurde ja bereits oben gesprochen. Diese führt leider häufig auch dazu, dass es an der nötigen Sorgfalt mangelt. Häufig werden Projektzeiten schlicht vergessen, insbesondere dann, wenn zwischen Projekt und nächstem „Bürotag“ einige Tage oder Wochen liegen und der Mitarbeiter sich einfach nicht mehr erinnert, was er wann für welches Projekt getan hat.

Eine weitere große Fehlerquelle besteht natürlich bei der Übertragung der Projektzeiten in die Rechnungsstellung, wenn diese – wie beim Einsatz von MS-Excel und MS-Word üblich – manuell erfolgen muss.

4. Automatisierung wird möglich
In vielen projektorientierten Unternehmen gibt es unterschiedliche Abrechnungssätze für unterschiedliche Projektarten oder Kunden – Stichwort Stunden- oder Tagessätze. Häufig werden auch unterschiedliche Abrechnungsformen (Pauschal-/Festpreis) vereinbart. Kommen freie Mitarbeiter zum Einsatz, müssen auch deren Stundensätze/Tagessätze entsprechend berücksichtigt werden. Darüber hinaus wird die bereits angesprochene Fehlerhäufigkeit beim Zusammenfassen und Übertragen der Projektzeiten aus der Zeiterfassung in die Rechnungsstellung auf ein Minimum reduziert, wenn sie automatisiert erfolgt.

5. Umsatzeinbußen werden vermieden
Dieser Grund, der gegen eine manuelle Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit Standardanwendungen spricht, ergibt sich aus den Gründen 1 bis 4. Nicht oder falsch erfasste Projektzeiten bzw. nicht oder falsch in die Rechnungsstellung übernommene Projektzeiten führen letztendlich dazu, dass diese Zeiten auch falsch oder sogar überhaupt nicht abgerechnet werden. Bereits in der 2016 durchgeführten Trendstudie Projekt-Controlling gaben 49 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

ZEP: Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem geschlossenen System

Moderne Zeiterfassungssysteme wie ZEP haben genau diese Defizite einer manuellen Zeiterfassung und Rechnungsstellung erkannt und bieten dafür Lösungen.

Anstatt die Projektzeiten über „dröge“ Tabellen eingeben zu müssen, bietet ZEP beispielsweise eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zum Eingeben der Arbeitszeiten mit zahlreichen Funktionen, die die Eingabe erleichtern. Für den mobilen Einsatz stehen Apps zur Verfügung, der Mitarbeiter muss also nicht mehr bis zum nächsten „Büro-Tag“ warten, sondern kann die Zeiten auch unterwegs auf seinem Smartphone oder Tablet erledigen.

„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ Dieses Zitat eines Mitarbeiters der Firma Tedesio nach der Einführung von ZEP sagt eigentlich alles. Tedesio Geschäftsführer Holger May erläutert: „Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP ist uns dies gelungen.“

Über das Faktura-Modul von ZEP werden dann alle erfassten Zeiten automatisch in die Rechnungsstellung übernommen. Die oben angesprochenen Übertragungsfehler sind damit ausgeschlossen. Die Stunden- und Tagessätze der Berater können im Modul hinterlegt werden, so dass der komplette Faktura-Prozess bis zum Versand der Rechnung voll automatisiert erfolgt.

Eine Reminder-Funktion von ZEP erinnert den Anwender daran, wenn Rechnungen gestellt werden können, oder Aufwände entstanden sind, zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde.

Zahlreiche Auswertungsfunktionen wie z.B. Zahlungseingänge, Umsatzprognosen, offene Posten oder unfertige Leistungen unterstützen darüber hinaus beim Projekt-Controlling.

Fazit: Die Zeiten von Microsoft Excel und Word als Anwendungen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung sollten gerade in projektorientierten Unternehmen mittlerweile der Vergangenheit angehören und durch integrierte, webbasierte und mobil nutzbare Komplettlösungen abgelöst werden. Der Hauptgrund? „Weil Zeit Geld ist!“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

On-Premise oder Cloud Computing – das ist (auch) eine Frage der Kosten

On-Premise oder Cloud Computing - das ist (auch) eine Frage der Kosten

Die Cloud kann teuer werden“ titelte Anfang Juni heise.de und räumte damit auf mit der, insbesondere von Anbieterseite gerne verwendeten Aussage, der Bezug von IT-Systemen und Anwendungen als Cloud Service sei in der Regel günstiger als ein Betrieb im eigenen Unternehmen. Im IT-Jargon wird dies häufig als „Inhouse“- oder „On-Premise“-Betrieb bezeichnet.

Als Gründe für die „Kostenexplosion“ beim Cloud Computing sehen die im heise.de Beitrag zitierten Gartner-Analysen darin, dass die „Flexibilität der Cloud-Nutzung zu einem Overkill bei der Nutzung führt.“ Das heißt, wenn neue Cloud Services einfach und schnell per Mausklick gebucht werden können, nutzt der Anwender dies auch aus und vergisst dabei, dass mit jedem Mausklick auch die Kosten steigen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, lautet deshalb der Rat der Marktforscher.

On-Premise vs. Cloud beim Einsatz von ZEP: Der Kostenvergleich

Auch bei der Entscheidung für ZEP – Zeiterfassung für Projekte stehen Unternehmen generell vor der Entscheidung, die Lösung im On-Premise-Betrieb oder als Cloud Service einzusetzen. Im ersten Fall erwerben sie dann eine entsprechende Lizenz von ZEP und installieren diese vor Ort im Unternehmen auf der firmeneigenen IT-Infrastruktur. Beim Betrieb als Cloud Service greifen die Mitarbeiter auf eine im Rechenzentrum von provantis installierte Instanz von ZEP zu. Für den Endanwender ändert sich dabei zuerst einmal nichts.

Denn unabhängig vom Betriebsmodell ist für ihn die Nutzung von ZEP jederzeit webbasiert möglich. Er greift über einen gängigen Browser oder die entsprechende App von seinem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, iPhone, Smartphone, Tablet, etc.) auf die Zeiterfassungslösung zu und erfasst dort seine Projektzeiten. Auch die für die Abrechnung der Projektzeiten verantwortlichen Mitarbeiter bzw. das Projektmanagement und die Geschäftsleitung beim Projekt-Controlling können webbasiert arbeiten und müssen keine Software auf ihrem PC oder Notebook installieren.

Kommen wir also zu den Kosten. Prinzipiell muss beim Kostenvergleich zwischen On-Premise-Betrieb und Cloud-Nutzung in zwei Kostenblöcke unterschieden werden: die direkten und die indirekten Kosten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, dass die direkten Kosten in der Regel genau quantifizierbar sind, die indirekten Kosten sich dagegen nur schwer kalkulieren lassen, da sie hauptsächlich durch Kosteneinsparungen entstehen.

Bei den direkten, berechenbaren Kosten müssen die folgenden Kostenbestandteile verglichen werden:

On-Premise
– Anschaffungskosten Softwarelizenz
– Anschaffung und Betrieb IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Internet-Anbindung, Datenspeicher, etc.)
– IT-Support (kann entweder intern erfolgen oder über einen Wartungsvertrag durch provantis übernommen werden)

Cloud Computing
– Monatliche Mietgebühr pro Mitarbeiter

Je nach Unternehmensgröße und -art wird bereits dieser Kostenvergleich in der Praxis für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Häufig stellen wir fest, dass Unternehmen bei der Kalkulation der On-Premise-Kosten gerne „schummeln“, nach dem Motto: „Die IT-Infrastruktur ist ja sowieso da!“ Das mag zwar prinzipiell stimmen, allerdings steigt mit dem Erwerb einer neuen Softwareanwendung wie z.B. ZEP natürlich der Nutzungsgrad der vorhandenen IT, was in der Regel zumindest zu höheren Betriebs- und Verwaltungskosten führt. Unter Umständen sind auch Neuinvestitionen in zusätzliche Hardware erforderlich.

„Kannst Du mir mal kurz helfen!“ – Selbst- und Freundschaftshilfen als Kostenblock

Der zweite Kostenblock, die indirekten Kosten, sind wie bereits erwähnt in der Praxis deutlich schwerer berechenbar und damit auch schwieriger zu vergleichen.

Sie bestehen z.B. aus der Entlastung der IT-Abteilung, die sich beim Cloud Computing-Betriebsmodell nicht um die Lösung kümmern muss – dafür ist der Cloud Service Provider verantwortlich – und die so gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Diesen Zeitgewinn allerdings in „Heller und Pfennig“ zu berechnen, wird nicht immer ganz einfach sein. Ähnlich schwer quantifizierbar sind die so genannten Selbst- und Freundschaftshilfen, wenn der Mitarbeiter sich selbst durch die Bedienungsanleitung kämpft oder zum x-ten Mal den IT-Verantwortlichen mit der Frage nervt: „Kannst du bitte mal schnell schauen, da funktioniert etwas nicht …“. Beim Betrieb im Cloud Computing-Modell sind diese Aufgaben ganz klar geregelt: Die Verantwortung dafür liegt beim Provider, in unserem Fall beim ZEP-Supportteam.

Kostenexplosion bei ZEP nicht möglich
Dass es zu der eingangs beschriebenen „Kostenexplosion“ kommt, ist bei der Cloud-Variante von ZEP kaum vorstellbar. Die Abrechnung pro Nutzer pro Monat impliziert ja, dass nur das bezahlt wird, was auch genutzt wird. Und tritt dann doch der Fall auf, dass weniger Nutzer benötigt werden, können die nicht genutzten Accounts zum Monatsende gekündigt werden.

Dies gilt auch für die Zusatzmodule für ZEP wie Faktura, Reisekostenabrechnung oder Projekt-Controlling. Eine größtmögliche Kostentransparenz ist also gewährleistet. Doch gilt natürlich auch hier: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Fazit: Aus der bisherigen Erfahrung lässt sich sagen, dass der Betrieb im Cloud Computing-Modell auch betriebswirtschaftlich sinnvoller ist, wenn ZEP über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Darüber hinaus „stechen“ natürlich die nicht-monetären Trümpfe wie der Vorteil, dass man sich nicht um den Betrieb kümmern muss und stets mit der aktuellen Softwareversion arbeiten kann, ohne sich über Update und Upgrades Gedanken zu machen. Die Tatsache, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen immer mehr in Richtung Cloud tendieren, zeigt sich auch bei der ZEP-Nutzung. Während sich in den „frühen Jahren“ von ZEP On-Premise-Betrieb und Cloud Nutzung die Waage hielten, entscheiden sich Neukunden mittlerweile fast ausschließlich für die Cloud-Nutzung.

Dies bestätigt beispielsweise Sandra Gröning von der Firma PIM-Consult: „Als Beratungsunternehmen im IT-Umfeld gehören wir mittlerweile zur „Generation Cloud“ und betreiben eigentlich alle unsere Software-Anwendungen in der Wolke.“ Holger May von der Firma Tedesio ergänzt: „Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

provantis IT Solutions stellt Version 5.6.1 von ZEP vor

provantis IT Solutions stellt Version 5.6.1 von ZEP vor

Ende Oktober wurde die neue Version 5.6.1 von ZEP – Zeiterfassung für Projekte für alle Kunden, die die Zeiterfassungslösung im Cloud Computing-Modell nutzen, zur Verfügung gestellt.

Die neue Version enthält u.a. die folgenden Erweiterungen:

Mit der neuen ZEP-Version ist es generell nun möglich, nicht-arbeitsrelevante Tätigkeiten mit Dauer 0 zu erfassen. Darüber hinaus können ab sofort die Mitarbeiterumsatzanteile mit Anteil fakturierter Stunden in Prozent abgerufen werden.

Bei der Projektverwaltung kann der Projektleiter ab sofort Projektzeiten und Belege ändern. Bei den Reiseeinstellungen können nun auch Orte mit abweichender Anreisepauschale eingegeben werden. Darüber hinaus wurde die Darstellung der Übersicht der Projekte einer Abteilung verbessert.

Im Bereich Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub gibt es ab sofort als Option die Einstellung, den Resturlaub eines abgelaufenen Jahres automatisch verfallen zu lassen. Als neue Tasks wurden eine Fehlzeitenübersicht und eine Jahresübersicht Fehltage ergänzt. Darüber hinaus können die Fehltage im Monatsabschluss und der Jahresübersicht nun nach Mitarbeiterkategorie gefiltert werden.

Im Faktura Modul gibt es die neue Funktion „Artikel kopieren“. Ebenfalls neu ist die Anzeige des Leistungszeitraums der einzelnen Rechnungspositionen unter „Administration > Faktura“. Für den Rechnungsversand per E-Mail ist es nun möglich, ab sofort eine eigene E-Mail-Adresse (z.B. buchhaltung@firmaXYZ.de) einzurichten, die dann automatisch bei jedem Rechnungsversand als Absenderadresse verwendet wird.

Im Modul Angebote kann zukünftig ein Kundenansprechpartner als Platzhalter im Textblock und in der Mailvorlage vorgegeben werden. Die Voreinstellung einer Sprache, in der ein Angebot erstellt wird, ist ebenfalls möglich. Darüber hinaus können ab sofort auch Angebote mit Alternativ-Positionen erstellt werden.

Für ZEP-Nutzer in Österreich

Einige Neuerungen von ZEP 5.6.1 betreffen ausschließlich die österreichischen Nutzer der Lösung.

– Pausenregelung: Maximale Arbeitszeit und aktive Reisezeiten können eingegeben werden
– Reisekosten: Je Mitarbeiter kann eine 24-Stunden- oder Kalendertag-Regelung eingestellt werden.

Eine vollständige Übersicht der Neuerungen in ZEP 5.6.1 finden Sie in der ZEP-Versionsgeschichte ( http://www.zep.de/versionsgeschichte.html), einen Überblick über alle Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/warum_zep.html).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

„Cloud Computing-Nutzung in Deutschland boomt“ – unter diesem Titel veröffentlichte der Branchenverband Bitkom bereits im Frühjahr 2017 die Ergebnisse einer Umfrage zur Cloud-Nutzung in deutschen Unternehmen. Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen verwenden Software, Speicher oder Rechenleistung aus der Wolke. 57 Prozent der befragten Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen halten ihre Unternehmensdaten in der Public Cloud für „sehr sicher“ oder „eher sicher“. Wenn sie also bisher noch nicht zu den Cloud Computing-Nutzern gehören, sollten sich IT-Verantwortliche in Unternehmen schleunigst die Frage stellen, ob sie nicht auch den „Gang in die Wolke“ wagen und weshalb sie dies tun sollten. Dies gilt insbesondere für den Einsatz von Softwarelösungen für die Zeiterfassung

Cloud Computing – was ist das?
Die Frage, was sich hinter dem Schlagwort „Cloud Computing“ verbirgt, ist verhältnismäßig schnell beantwortet. Die Vielfalt an Lösungen, die heute in diesem Betriebsmodell angeboten werden, ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Und so wird es heute wohl kaum jemanden mehr geben, der moderne IT-Lösungen im privaten und/oder beruflichen Alltag einsetzt, der noch nicht mit der Cloud in Berührung gekommen ist. Denn wenn Sie heute die weit verbreiteten E-Mail-Programme der großen Telekomanbieter und Internet-Provider (Telekom, Vodafone, Freenet, GMX, web.de, etc.) oder von Software-Giganten wie Google (GoogleMail) verwenden, bewegen Sie sich in der Cloud. Dasselbe gilt für die immer beliebteren Online-Speicher wie Dropbox, Apple iCloud oder Microsoft OneDrive.

Bei allen diesen Angeboten speichern Sie Ihre Daten (E-Mails, Kontakte, Termine) und Dokumente nämlich nicht lokal auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon, sondern in der IT-Infrastruktur des Cloud Service Providers. Dieser kümmert sich darum, dass Sie jederzeit und überall über einen Browser Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Daten und Dokumente haben. Er kümmert sich auch darum, dass immer genügend Speicher, Rechnerleistung und Bandbreite verfügbar sind, unabhängig, ob nur Sie, hunderte, tausende oder sogar Millionen Nutzer zeitgleich auf die Software zugreifen. Nur um eine Zahl zu nennen: GoogleMail nutzten bereits im Februar 2016 monatlich mehr als eine Milliarde Nutzer!

Cloud Computing im Unternehmensumfeld – Datenschutz und Datensicherheit
Eine besondere Herausforderung für Anbieter von Cloud Computing-Lösungen stellen neben den eben skizzierten technischen Herausforderungen für den Aufbau und Betrieb der entsprechenden Cloud-Infrastruktur der Schutz und die Sicherheit der ihnen anvertrauten Nutzerdaten dar. Sie haben sicher bereits davon gelesen, dass es Hackern immer wieder gelang, sich Zutritt auf die IT-Systeme selbst bekannter Cloud Service Provider zu verschaffen und sich dabei vertrauliche Daten wie z.B. kompromittierende Fotos und Videos von Schauspielerinnen zu beschaffen. Für die Betroffenen mag dies zuallererst einmal peinlich und ein Verletzen der Privatsphäre bedeuten. Im professionellen Umfeld kann so ein Datenleck schwerwiegende Folgen für das betroffene Unternehmen haben – und das „Aus“ für den Provider des Cloud Service bedeuten, denn niemand wird diesem Provider zukünftig mehr seine Daten anvertrauen.

Aus diesem Grund richten die Anbieter von Cloud Computing-Lösungen für Unternehmen ihr Hauptaugenmerk auch darauf, alles für den Schutz und die Sicherheit der mit ihrer Lösung verarbeiteten Kundendaten zu tun. Sie setzen auf neueste Sicherheitstechnologie, Verschlüsselung sowohl bei der Übermittlung der Daten, als auch deren Speicherung auf ihren Systemen und kümmern sich um eine lückenlose Auditierung und Zertifizierung ihrer Systeme durch externe Sicherheitsexperten.

Zeiterfassung-as-a-Service: Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware aus der Cloud
Und deshalb sind es mittlerweile häufig gerade Datenschutz und Datensicherheit, die FÜR den Einsatz einer Softwarelösung im allgemeinen, und einer Zeiterfassungslösung im speziellen sprechen (vgl. Bitkom-Studie vom Anfang des Beitrags). Denn gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Aufwand, den sie für Datenschutz und Datensicherheit betreiben, deutlich niedriger sein, als bei einem professionellen Cloud Computing-Anbieter. Wie bereits angesprochen riskiert dieser nämlich sein Business, wenn er es mit Datenschutz und Datensicherheit nicht genau nimmt. In vielen Anwenderunternehmen fehlen dagegen häufig das Verständnis, das Knowhow und die Mittel.

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung-as-a-Service ist der ebenfalls bereits angesprochene zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Anwendung. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in projektintensiven Branchen wie der Unternehmensberatung oder der IT-Branche. In diesen Branchen sind die Mitarbeiter größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Eine Cloud-Zeiterfassung ermöglich es ihnen, ihre Projektzeiten auf Reisen oder vor Ort zu erfassen und damit eine präzise und zeitnahe Erfassung zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist die Softwarebranche kontinuierlichen Änderungen unterworfen. Dies gilt insbesondere für Bereiche wie die Zeiterfassung, bei der u.a. auch gesetzliche Vorschriften (Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Reisekostengesetz etc.) berücksichtigt werden müssen. Ändern sich diese Vorschriften, muss auch die Software entsprechend angepasst werden. Im Cloud Computing-Modell können diese Änderungen verhältnismäßig zügig zentral umgesetzt und „auf Knopfdruck“ allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese sich selbst um ein Update kümmern müssen.

Dasselbe gilt für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge. Der Vorschlag eines Cloud Computing-Anwenders kommt so unter Umständen allen Anwendern dieser Lösung zu Gute. Die Anwender arbeiten also aktiv an der praxisbezogenen Weiterentwicklung der Anwendung mit.

ZEP – Weil Zeit Geld ist
Bei der Entwicklung von ZEP wurde alles darangesetzt, dass die Vorteile des Cloud Computing-Modells im Sinne des Anwenders voll zum Tragen kommen. So erfolgt der Betrieb der Cloud-Lösung „Made in Germany“ in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland und garantiert damit ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz in Übereinstimmung mit den strengen in Deutschland geltenden Datenschutzvorschriften.

Als webbasierte Lösung bietet ZEP darüber hinaus den orts- und zeitunabhängigen Einsatz der Anwendung über jedes internetfähige Endgerät (Computer, Tablet, Smartphone) und unterstützt damit speziell Unternehmen in projektintensiven Branchen.

Alle ZEP-Anwender werden in die Weiterentwicklung der Lösung aktiv eingebunden. Sobald das ZEP-Team einen Verbesserungsvorschlag oder den Wunsch nach einer neuen Funktion erhält, überprüft es, ob und inwieweit dieser Vorschlag oder Wunsch nur für den spezifischen Kunden oder vielleicht sogar für alle ZEP-Kunden relevant ist. In letzterem Fall wird die Funktion dann im Rahmen eines der nächsten Software-Releases für alle Anwender zur Verfügung gestellt. So wurden beispielsweise in die im Oktober 2017 vorgestellte Version 5.6 von ZEP 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert, bei denen der erste Impuls häufig von Kundenseite kam.

Fazit: Falls Sie derzeit noch nicht zu den vom Bitkom recherchierten zwei von drei Unternehmen gehören, die Cloud Computing-Lösungen einsetzen, sollten Sie sich – zumindest im Bereich Zeiterfassung – baldmöglichst mit dem Thema Cloud Computing auseinandersetzen.

Weitere Gründe für den Einsatz von ZEP – neben den Vorteilen eines Betriebs im Cloud Computing-Modell – finden Sie auf der ZEP-Webseite.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Fünf Gründe, weshalb Microsoft Excel nicht immer die beste Wahl für die Zeiterfassung ist

Fünf Gründe, weshalb Microsoft Excel nicht immer die beste Wahl für die Zeiterfassung ist

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT-Solutions GmbH

Microsoft Excel hat sich insbesondere bei kleinen und jungen Dienstleistungsunternehmen als Lösung für die Erfassung von Projektzeiten etabliert. Dies liegt sicher zum einen an der breiten Verfügbarkeit der Software als Standard-Komponente der gängigen Microsoft Office-Pakete, zum anderen an der Vertrautheit der meisten Mitarbeiter mit den Grundfunktionen der Tabellenkalkulation.

Darüber hinaus gibt es gerade für Startup-Unternehmen in der Anfangszeit wichtigere Fragen als die Frage nach der Wahl einer geeigneten Zeiterfassungslösung. Der Einsatz einer Standard-Software, die auch für andere Bereiche im Unternehmen genutzt wird, macht dann offensichtlich Sinn.

Trotz dieser unbestreitbaren Vorteile von Microsoft Excel stellen wir in der Praxis fest, dass viele dieser Unternehmen recht schnell „an ihre Grenzen“ stoßen und sich dann doch verhältnismäßig rasch nach einer Alternative umsehen müssen. Weshalb dies so ist, soll im Folgenden kurz beleuchtet werden.

Grund 1: Das Unternehmen wächst, die Komplexität der Zeiterfassung mit Excel auch
Viele Dienstleistungsunternehmen erreichen bereits kurz nach ihrer Gründung ein kontinuierliches Wachstum mit immer mehr Projekten und immer mehr Mitarbeitern. Doch mit diesem Wachstum steigt auch die Komplexität beim Einsatz von Excel als Zeiterfassungstool. Je vielfältiger die Projekte und je vielfältiger die damit verbundenen Abrechnungsmodalitäten werden, desto schwieriger wird es, diese auch in Microsoft Excel abzubilden. Das heißt nicht, dass es nicht geht, in der Regel verfügt nur niemand im Unternehmen über die detaillierten Excel-Kenntnisse, um es umzusetzen. Und die zahlreichen Vorlagen, die es im Internet für die Zeiterfassung mit Excel gibt, reichen auch nicht aus, denn sie decken in der Regel nur Standardfälle ab.

Grund 2: Das Unternehmen wächst, der Aufwand für die Zeiterfassung mit Excel auch
Ebenfalls mit dem Unternehmenswachstum verbunden ist der zweite Grund, der irgendwann gegen einen Einsatz von Microsoft Excel als Zeiterfassungstool spricht: der höhere Aufwand. Am Anfang fällt es noch verhältnismäßig leicht, bei wenigen Projekte und Mitarbeitern die anfallenden Projektzeiten in Excel zu erfassen. In der Regel tut dies sogar der Chef selbst. Steigt aber die Anzahl an Mitarbeitern und Projekten, so wird es immer aufwändiger, die Zeiterfassung über die Office-Lösung abzuwickeln. Darunter leiden dann die Präzision und die Aktualität bei der Erfassung und bei der Abrechnung, wenn erst darauf gewartet werden muss, bis alle Projektzeiten zusammengetragen wurden.

Grund 3: Manuelle Übertragung in die Abrechnung
A propos Abrechnung: Wie eingangs erwähnt, erfreut sich Microsoft Excel großer Beliebtheit und wird in den vielfältigsten Bereichen eingesetzt. Das Abrechnen von Projektzeiten gehört in der Regel nicht dazu, stattdessen kommen in den meisten Unternehmen Faktura- oder Finanzbuchhaltungssysteme zum Einsatz. Dort müssen dann die in Excel erfassten Projektdaten zuerst einmal eingegeben werden, bis sie berechnet bzw. verbucht werden können. So kam beispielweise die im letzten Jahr durchgeführte Trendstudie Projekt-Controlling ( http://www.zep.de/trendstudie-projekt-controlling-2016.html) zu dem Ergebnis, dass bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem noch manuell erfolgt. Dies führt auf der einen Seite zu zusätzlichem Aufwand und wirkt sich auf der anderen Seite negativ auf die Genauigkeit aus, wenn Projektzeiten beispielsweise falsch übertragen werden.

Grund 4: Projekt-Controlling wird schwierig
Ein weiterer Grund, der gegen den Einsatz von Microsoft Excel als Tool zur Zeiterfassung spricht, ist die Frage des Projekt-Controllings. Die Arbeitszeiten können zwar eingegeben werden, daraus aber relevante Kennzahlen und Erkenntnisse für das Projekt-Controlling zu gewinnen, ist schwierig bis unmöglich. Es mag sicher irgendwo auf dieser Welt Excel-Tüftler geben, die dies hinbekommen, dem Standard-Excel Nutzer wird dies wohl eher nicht gelingen. Darüber hinaus kann es auch nicht Aufgabe eines Dienstleistungsunternehmens sein, sich bis in die tiefsten Tiefen von Excel zu begeben, um die technische Grundlage zu schaffen, um herauszufinden, wer wann an welchem Projekt gearbeitet hat, welche Projektzeiten abgerechnet wurden und bei welchen Projekten das mit dem Auftraggeber vereinbarten Budget nahezu ausgereizt ist.

Grund 5: Zeiterfassung 2.0 überfordert Excel
Information auf Knopfdruck lautet die Devise. Dies gilt nicht nur für das Projekt-Controlling durch die Geschäfts- oder Projektleitung, sondern auch für die Zeiterfassung durch den Projektmitarbeiter. In vielen Dienstleistungsunternehmen gilt die Regel: Am besten ist es, wenn die Büros leer sind. Denn dann sind die Mitarbeiter vor Ort beim Kunden und sorgen für fakturierbare Projektstunden. Doch gerade diese „mobile worker“ benötigen für eine rasche, bequeme und präzise Zeiterfassung eine Lösung, die auf einem mobilen Endgerät genauso einfach und intuitiv genutzt werden kann wie auf einem Desktop-Rechner. Microsoft Excel wurde für diesen Einsatz im mobilen Umfeld einfach nicht konzipiert.

Und so ist es wenig verwunderlich, dass Unternehmen wie zum Beispiel Next Level Integration ( http://www.zep.de/anwenderberichte/next-level-integration-gmbh.html) oder Infocient Consulting ebenfalls mit Microsoft Excel als Tool für die Zeiterfassung begonnen haben, sich dann aber nach einer Alternative umsahen. Jochen Weintz, Geschäftsführer von Infocient Consulting, bestätigt: „In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz. Mit der weiteren Expansion des Unternehmens in den Folgejahren stieß diese Vorgehensweise allerdings an ihre Grenzen. Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns „gefühlt“ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“
Und Dr. Stefan Klose, Geschäftsführer von Next Level Integration, ergänzt: „Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig.“

Beide Unternehmen haben sich letztendlich für den Einsatz von ZEP entschieden. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Next Level Integration und Infocient Consulting sind nur zwei von mittlerweile mehr als 600 Unternehmen, die ZEP für die Zeiterfassung und -abrechnung verwenden. Viele davon haben ebenfalls mit Microsoft Excel begonnen, stießen dann aber irgendwann an ihre Grenzen.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

provantis stellt Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 vor

provantis stellt Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 vor

Ziel der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 war es, einen aktuellen Status zum Projekt-Controlling in Dienstleistungsunternehmen und den dabei eingesetzten Methoden, Techniken und Tools zu ermitteln. Darüber hinaus sollten Hindernisse und Hürden analysiert werden, die ein optimales Projekt-Controlling verhindern sowie zukünftige Trends zum Projekt-Controlling aus Unternehmenssicht abgefragt werden.

Die Ergebnisse der Umfrage, zu der Fach- und Führungskräfte aus kleinen und mittleren Dienstleistungsunternehmen im deutschsprachigen Raum befragt wurden, stehen ab sofort auf der provantis-Webseite ( http://www.zep.de/trendstudie-projekt-controlling-2016) zur Verfügung.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt bei der Vorstellung der Ergebnisse: „Wir freuen uns über die recht hohe Anzahl der Unternehmen, die sich an der Studie beteiligt haben, und die interessanten Rückmeldungen.“

So erfassen 66 Prozent der befragten Unternehmen die Projektzeiten über eine Projektmanagementlösung bzw. eine spezifische Lösung zur Zeiterfassung, bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer erfolgt die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem allerdings manuell.

80 Prozent der Unternehmen schätzen die Genauigkeit, 74 Prozent die Benutzerfreundlichkeit ihrer Zeiterfassungsmethode als „eher hoch“ oder „hoch“ ein, allerdings ist es bei 49 Prozent der Unternehmen in der Vergangenheit vorgekommen, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

Oliver Lieven kommentiert die Ergebnisse wie folgt: „Wir sind überrascht, dass etwa ein Drittel der befragten Unternehmen noch immer auf Excel Sheets anstatt auf eine spezielle Lösung zur Zeiterfassung setzt. Ebenfalls überraschend war, dass fast die Hälfte aller Umfrageteilnehmer zugaben, dass es schon einmal vergessen wurde, Projektzeiten zu erfassen, bzw. ein Drittel, dass erbrachte Leistungen nicht abgerechnet wurden. Auch verwundert, dass trotz einer eigentlich hohen Zufriedenheit mit den eingesetzten Lösungen noch zahlreiche Verbesserungspotentiale gesehen werden. Gleichzeitig bestärken die Ergebnisse der Umfrage uns darin, mit unserer Lösung ZEP auf das „richtige Pferd“ zu setzen.“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 500 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

provantis stellt neues ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ vor

provantis stellt neues ZEP-Modul "Freie Mitarbeiter und Freelancer" vor

Die Firma provantis IT Solutions GmbH, Hersteller der webbasierten Standardlösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte, stellt das neue Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ vor. Die Abrechnung externer Mitarbeiter kann damit ab sofort deutlich effizienter durchgeführt werden, da im Modul für jeden externen Mitarbeiter eine zentrale Kostenabrechnung erzeugt werden kann. Dabei ist auch das Erstellen von Gutschriften möglich, wodurch die Prüfung von Rechnungen externer Mitarbeiter komplett erübrigt wird.

„Die Abrechnung externer Mitarbeiter und die damit verbundene Prüfung der von diesen Mitarbeitern gestellten Rechnungen ist in der Regel sehr aufwändig“, weiß provantis-Geschäftsführer Thilo Jahke aus seiner eigenen Projekterfahrung. „Mit dem neuen ZEP-Modul kann dieser Aufwand auf ein Minimum reduziert werden, sowie durch das Erstellen und Senden von Gutschriften an externe Mitarbeiter sogar komplett entfallen.“

Schnelle und effiziente Rechnungsprüfung, Erstellen von Gutschriften

Das neue ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ bietet die Möglichkeit, für jeden externen Mitarbeiter eine zentrale Kostenabrechnung anzulegen. Darin wird festgehalten, welche Kosten der freie Mitarbeiter auf der Grundlage seiner geleisteten Arbeit und der im System hinterlegten Stunden-, bzw. Tagessätze abrechnen darf. Schickt dieser dann seine Rechnung, muss diese lediglich mit der Kostenabrechnung abgeglichen werden.

Noch einfacher wird der Prozess, wenn die Kostenabrechnung als Gutschrift an den externen Mitarbeiter verwendet wird. Damit muss dieser zukünftig überhaupt keine Rechnungen mehr erstellen, als Folge entfällt auch eine entsprechende Rechnungsprüfung.

Mit dem neuen Modul können Gutschriften auf dem Rechnungsbriefbogen des Unternehmens (PDF, MS Word) erzeugt werden, für den Export an die Buchhaltung lassen sich spezielle Aufwandskonten (für Arbeitsentgelt, Belege, VMA- und Kilometergeld) und BU-Schlüssel für freie Mitarbeiter hinterlegen.

Weitere Informationen zum neuen Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/freie_mitarbeiter.html ) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 500 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de