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4.0 – 1.0 – 6.0: Die Erfolgsformel für zeitgemäße und rechtskonforme Arbeitszeiterfassung

Das Mitte Mai 2019 vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) gefällte Urteil zur Arbeitszeiterfassung sorgt seit seiner Bekanntgabe für kontroverse Diskussionen. Im Urteil vom 14. Mai 2019 fordert der EuGH die Mitgliedsstaaten auf, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Während hier in Deutschland von Arbeitnehmerseite bzw. Gewerkschaften wartungsgemäß positiv auf das Urteil reagiert wurde, sehen die deutschen Arbeitgeber die Sache naturgemäß etwas anders.

„Wir Arbeitgeber sind gegen die generelle Wiedereinführung der Stechuhr im 21. Jahrhundert: Auf die Anforderungen einer Arbeitswelt 4.0 kann man nicht mit einer Arbeitszeiterfassung 1.0 reagieren.“ So zitieren die ARD Tagesthemen die Bundesvereinigung deutscher Arbeitgeberverbände im Beitrag vom 14.5.19 (https://www.tagesschau.de/wirtschaft/eugh-arbeitszeiten-107.html).

Hoher Aufwand, höhere Kosten, Datenschutz

Angeprangert werden von Unternehmensseite insbesondere der hohe zusätzliche Aufwand, um die für die Zeiterfassung erforderlichen technische Infrastruktur einzurichten und zu betreiben. Dies, so die Arbeitgeber, verursacht deutlich höhere Kosten. Und auch das Thema Datenschutz muss berücksichtigt werden. So hat beispielsweise die Welt herausgefunden, dass selbst die vom Bundesarbeitsministerium herausgegebene Zeiterfassungs-App „einfach erfasst“ bei der Übertragung der erfassten Arbeitszeiten keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet und damit den aktuellen Datenschutzanforderungen nicht genügt (https://www.welt.de/print/welt_kompakt/print_wirtschaft/article193597507/Wenn-die-App-den-Feierabend-bestimmt.html).

ZEP 6.0: Die zeitgemäße und rechtskonforme Zeiterfassung für die Arbeitswelt 4.0

„4.0 – 1.0 – 6.0“: So kann man das von den Arbeitgeberverbänden oben genannte Zahlenspiel aufgreifen und entsprechend erweitern. „6.0“ steht dabei für ZEP 6.0, die brandneue Version der webbasierten Zeiterfassungslösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte. Mit ihren umfangreichen Funktionen erfüllt sie alle Anforderungen von Arbeitgeber-, Arbeitnehmer und gesetzlicher Seite an eine zeitgemäße und rechtskonforme Zeiterfassungslösung.

Der Arbeitgeber enthält eine webbasierte Zeiterfassungslösung, die als Cloud Service genutzt werden kann und damit ohne zusätzliche Investitionen und Betriebsaufwand sofort einsatzbereit ist.

Der Arbeitnehmer ist in der Lage, ohne großen Aufwand seine Arbeitszeiten über eine benutzerfreundliche Weboberfläche mit wenigen Klicks zu erfassen: Auf Reisen oder im Außendienst stehen ihm mobile Apps für Android Smartphone, iPhone oder Tablett zur Verfügung.

Und die gesetzlichen Vorgaben werden ebenfalls erfüllt. Dies gilt zunächst einmal für die bereits seit 2018 geltenden Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Schutz personenbezogener Daten. Darüber hinaus werden umfassende Maßnahmen getroffen, um eine maximale Datensicherheit beim Einsatz von ZEP als Cloud Service zu gewähren.

Und wenn dann das eingangs zitierte EuGH-Urteil in deutsches Recht umgesetzt ist, das ein System zum Erfassen der täglichen Arbeitszeit vorschreibt, so kann auch diese Vorschrift mit ZEP problemlos erfüllt werden. Genau für diesen Einsatz wurde nämlich die ZEP-Clock entwickelt.

ZEP Clock erfüllt schon jetzt die Anforderungen des seit 1.1.2015 geltenden Mindestlohn-Gesetzes (MiLoG), das in §17 die Pflicht zur Zeiterfassung für geringfügig beschäftigte Mitarbeiter (Minijobs) vorschreibt.

Last, but not least ermöglicht das ZEP Clock RFID Terminal die Zeiterfassung an einem stationären Endgerät über einen RFID-Schlüsselanhänger oder eine RFID-Karte.

Fazit: Mit dem Einsatz von ZEP 6.0 können Unternehmen gelassen auf die Umsetzung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung warten und schon heute sicher sein, dass sie alle Anforderungen erfüllen werden.
Unternehmen, die ZEP unverbindlich testen möchten, können dies im Rahmen einer voll funktionsfähigen 30-Tage-Testversion tun.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
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Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

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ZEP Clock RFID Terminal: provantis IT Solutions bietet erstmals Hardware aus der Cloud

Mit dem ZEP Clock RFID Terminal bietet die Firma provantis IT Solutions erstmals ein Hardware-Produkt an. Das neue Terminal wurde von provantis selbst entworfen und kann ab sofort in Verbindung mit den cloudbasierten Zeiterfassungslösungen ZEP oder ZEP Clock gemietet werden.

„Die klassische Stech- oder Stempeluhr ist in vielen Unternehmen auch heute nicht wegzudenken. Mit dem neuen ZEP Clock RFID Terminal bieten wir diesen Unternehmen ab sofort die Kombination aus klassischem Hardware-Terminal und cloud-basierter Zeiterfassungslösung – und dies zu einem unschlagbaren Preis“, erklärt Thilo Jahke, Mitgründer und Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions. Er war für die Konzeption und Umsetzung des ersten Hardware-Produkts aus dem Hause provantis verantwortlich.

Das ZEP Clock RFID Terminal kann als Tischgerät oder in Wandmontage genutzt und per WLAN-Verbindung oder Ethernet-Kabel betrieben werden. Das „Stempeln“ der Mitarbeiter erfolgt über RFID-Schlüsselanhänger oder RFID-Karte am Terminal. Die erfassten Zeiten werden dann entweder in das Anwesenheitsmodul von ZEP oder die Arbeitszeiterfassung ZEP Clock übernommen.

„Ob Gastronomie, Arztpraxis oder Gebäudereinigung: Einsatzszenarien für die Zeiterfassung über ZEP Clock gibt es viele“, ergänzt Oliver Lieven, Mitgründer und Geschäftsführer von provantis IT Solutions. „Bisher war das ‚Ein und Ausstempeln‘ ausschließlich über die ZEP Clock App auf dem iPhone, Smartphone oder Tablet möglich. Mit dem ZEP Clock RFID Terminal bieten wir ab sofort eine zusätzliche Möglichkeit über ein klassisches stationäres Endgerät.“

Die monatliche Mietgebühr für das ZEP Clock RFID Terminal beträgt 10 EUR zzgl. MwSt. und Versandgebühr.

ZEP Clock RFID Terminal mit ZEP Clock

Mit dem ZEP Clock RFID Terminal stempeln sich die Mitarbeiter mittels RFID-Schlüsselanhänger oder RFID-Karte ganz einfach in ZEP Clock ein oder aus. Das Terminal zeigt das Kommen bzw. Gehen an und überträgt den Stempelvorgang sofort in die ZEP Clock Anwendung.

Unternehmen, die bereits ZEP Clock einsetzen, können jederzeit ein oder mehrere ZEP Clock RFID Terminals in ihr Zeiterfassungssystem integrieren. Das Terminal wird in der ZEP Clock Geräteverwaltung eingerichtet und kann zusätzlich zur ZEP Clock App genutzt werden.

Weitere Informationen: https://www.zepclock.de/terminal

ZEP Clock RFID Terminal mit ZEP

Für ZEP steht das Zusatzmodul Anwesenheit zur Verfügung, mit dem Mitarbeiter ihre Anwesenheit über die ZEP Clock App – und zukünftig auch das ZEP Clock RFID Terminal – erfassen können. Über die Übersicht „aktuelle Anwesenheit“ des Moduls kann abgerufen werden, welcher Mitarbeiter gerade anwesend ist. Die „Kommt/Geht“-Auswertung ermöglicht den Abgleich der in ZEP gebuchten Projektzeiten mit den über das Modul eingebuchten Anwesenheitszeiten. Abweichungen werden so schnell erkannt, Erfassungsfehler vermieden – vor allem wenn die Projektzeiten erst im Nachhinein erfasst werden.

Weitere Informationen zum Modul Anwesenheit: https://www.zep.de/zusatzmodule/anwesenheit.html

ZEP Clock RFID Terminal: Lieferumfang und Inbetriebnahme

Das neue ZEP Clock RFID Terminal wird mit Netzteil und Ethernet-Netzwerkkabel zum Anschluss an das Internet geliefert. Für die Wandmontage ist ein entsprechendes Montageset im Lieferumfang enthalten. Das Terminal kann aber auch ohne Montage als Tischgerät per WLAN oder Ethernetkabel betrieben werden. In diesem Fall sind lediglich eine Steckdose und ggf. ein Ethernet-Anschluss erforderlich.

Die für das Ein- und Ausstempeln erforderlichen RFID Schlüsselanhänger oder -karten können ebenfalls bei provantis bestellt werden.
Optional verfügbar sind ein Power over Ethernet (PoE) Adapter gemäß IEEE 802.3af mit Micro-USB Anschluss sowie ein Unterputz-Netzteil für die Wandmontage auf einer vorhandenen Unterputzdose.

Preise und Verfügbarkeit
Weitere Informationen zum ZEP Clock RFID Terminal sowie den optional erhältlichen Produkten sind auf der ZEP-Webseite unter https://www.zep.de/terminal verfügbar.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

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Zeiterfassung in Unternehmen in der Software-Entwicklung: Schnell, dynamisch, präzise

Die Digitalisierung von Geschäfts- und Vertriebsprozessen in fast allen Bereichen der Wirtschaft führt auch bei der Entwicklung neuer Software-Anwendungen zu völlig neuen Herausforderungen. Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen mit der digitalen Transformation seiner Prozesse in Richtung E-Commerce, E-Banking, E-Government, E-Procurement oder Internet der Dinge beschäftigt, benötigt es für diese neuen Prozesse entsprechende Software-Anwendungen. Dies hat zu einer völlig neuen Dynamik in der Software-Entwicklung geführt.
Neue Software-Lösungen müssen heute immer schneller verfügbar sein, von Anfang an höchsten Qualitätsansprüchen genügen und möglichst direkt dazu beitragen, dass das Unternehmen seine Effizienz steigert. Denn nur dann kann es sich im digitalen Wettbewerb behaupten. Denn je konsequenter ein Unternehmen seine Effizienz mittels Digitalisierung steigert und den Kunden in den Mittelpunkt stellt, desto erfolgreicher ist es. Darüber hinaus werden auf Grund kontinuierlich neuer Anforderungen die Entwicklungs- und Lebenszyklen moderner Softwareanwendungen immer kürzer. Wichtigste Aufgabe der Software-Entwicklung ist es deshalb, diese Anforderungen möglichst zügig umzusetzen, ohne dass langwierige Test-, Lern und Anpassungsprozesse für Verzögerungen sorgen. „Continuous Integration, Continuous Delivery und Continuous Deployment“ lautet die Devise.

Fachkräftemangel macht Inhouse-Programmierung schwierig: Externe Dienstleister als Ausweg
Der derzeit in fast allen Bereichen der Wirtschaft herrschende Fachkräftemangel macht auch vor dem Bereich der Software-Entwicklung nicht halt. Dies zeigt sich beispielsweise in der Zeitspanne, die benötigt wird, um freie Arbeitsstellen wieder zu besetzen (Vakanz). Diese beträgt für IT-Stellen allgemein im Schnitt derzeit laut Branchenverband Bitkom 117 Tage, bei Software-Entwicklern beträgt diese Zeitspanne bereits 148 Tage.
Und so ist es kein Wunder, dass sich immer mehr Unternehmen für ihre Softwareprojekte externe Kapazitäten beschaffen müssen und sich externe Software-Entwickler ins Boot holen. Ein Unternehmen, das externe Software-Entwicklungsleistungen für andere Unternehmen leistet, ist die Firma adorsys aus Nürnberg. Das Unternehmen unterstützt bereits seit zehn Jahren seine Kunden in den Bereichen Business Design, Enterprise Software Development, Mobile Development und DevOps. Für die Zeiterfassung nutzt adorsys die webbasierte Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte.

Zeiterfassung für Unternehmen in der Software-Entwicklung: schnell, dynamisch, präzise
Die drei wichtigsten Faktoren für die Zeiterfassung für Unternehmen in der Software-Entwicklung lauten: Geschwindigkeit, Dynamik und Präzision.

Geschwindigkeit bedeutet, dass der Software-Entwickler jederzeit und überall ohne großen Aufwand die von ihm geleisteten Entwicklungszeiten erfassen kann. Ein mobiler Zugriff auf die Zeiterfassung sollte dabei zur Standardausstattung gehören, insbesondere, wenn die Softwareentwickler wie im Fall adorsys hauptsächlich vor Ort beim Kunden arbeiten.

Die eingangs beschriebene Dynamik in der Software-Entwicklung hat natürlich auch ihre Auswirkungen auf die Zeiterfassung. Sobald eine Zeitbuchung erfolgt, muss die Projektleitung in der Lage sein, sich möglichst auf Knopfdruck einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen. Soll-/Ist-Vergleiche, eine durchgängige Live-Anzeige der gebuchten Ist-Zeiten und weitere Funktionen wie ein Überbuchungsstopp oder ein Freigabe-Mechanismus für gebuchte Zeiten helfen dabei, sich diesen Überblick zu verschaffen. Darüber hinaus können Projektabweichungen so möglichst rasch erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Und letztendlich geht es für Software-Entwicklungsunternehmen natürlich darum, ihrem Auftraggeber einen möglichst zeitnahen, lückenlosen und präzisen Nachweis über die geleisteten Arbeitszeiten zu erbringen und die Arbeitszeit mit den entsprechenden Nachweisen abzurechnen. Dies bestätigt auch Katrin Tschiersch, Chief Financial Officer (CFO) bei adorsys: „Prinzipiell ist es für mich im Controlling eigentlich unerheblich, wann, wo und wie ein Mitarbeiter seine Projektzeiten erfasst. Wichtig ist allein, dass die Zeiten zeitnah auf einer zentralen Plattform wie ZEP zur Verfügung stehen und von dort aus weiterverarbeitet werden können. Die vom System zur Verfügung gestellten Soll-/Ist-Vergleiche sind ein wichtiges Instrument für unser Projekt-Controlling.“

Weitere Informationen zum Einsatz von ZEP bei adorsys finden Sie im Anwenderbericht ( http://www.zep.de/anwenderberichte/adorsys-gmbh-co-kg.html), einen Überblick über die Funktionsweise von ZEP auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/warum_zep.html).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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Zeiterfassung meets Personalverwaltung: ZEP ab sofort mit Schnittstelle zu Personio

Die Firma provantis IT Solutions bietet für ihre cloudbasierte Zeiterfassungslösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – sowie für ZEP Clock – die Lösung zur Arbeitszeiterfassung ohne Projektbezug – ab sofort eine Schnittstelle zu Personio, einer cloudbasierten Komplettlösung für Personalverwaltung und Recruiting. Über die Schnittstelle können die in ZEP erfassten Arbeitszeiten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand direkt an Personio übertragen werden.

„Schnittstellen sind für uns sehr wichtig, denn sie ermöglichen unseren Kunden einen reibungslosen Austausch der in ZEP erfassten Arbeitszeiten mit den bereits im Unternehmen eingesetzten Anwendungen, wie CRM-, ERP, oder Buchhaltungssoftware“, erklärt Oliver Lieven, Mitgründer und Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions. „Mit der neuen Schnittstelle zu Personio ermöglichen wir erstmals den Datenaustausch mit einer Personalverwaltungssoftware. Wir tragen damit der rasch wachsenden Bedeutung von Personio als „HR-Betriebssystem“ in mittelständischen Unternehmen Rechnung.“

ZEP-Kunden die – entweder über die ZEP-Weboberfläche oder die mobilen Apps von ZEP – Zeiten erfassen, finden ab sofort beim Einsatz der ZEP-Personio-Anbindung automatisch alle ihre ZEP-Zeitbuchungen auch in der Personio Arbeitszeiterfassung wieder und können sie dann in der Personalmanagementsoftware weiterverarbeiten.

Neben der Personio Schnittstelle bietet provantis derzeit Schnittstellen für Salesforce.com, Lexware und DATEV. Für den Datenaustausch mit weiteren Softwareanwendungen steht eine standardisierte SOAP-Schnittstelle zur Verfügung.

Weitere Informationen zu den ZEP-Schnittstellen stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/schnittstellen.html) zur Verfügung.

Über Personio

Personio ist ein 2015 in München gegründetes Unternehmen für Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software. Die gleichnamige Softwarelösung ist spezialisiert auf Unternehmen zwischen 10 und 2.000 Mitarbeiter. Bereits über 1.000 Kunden nutzen das HR-Betriebssystem in über 35 Ländern. Abseits des Produkts agiert Personio als Wissensvermittler in der HR-Branche und veranstaltet Konferenzen, Netzwerk-Events für HRler und berichtet im Unternehmensblog über wissenswerte HR-Themen. Alle weiteren Informationen unter http://www.personio.de

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

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Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Microsoft Excel für die Zeiterfassung – Microsoft Word für die Rechnungstellung: Diese Kombination gehört in vielen projektorientierten Unternehmen noch heute zum Alltag. Doch auch wenn es nahe liegt, quasi „überall“ verfügbare Standard-Anwendungen auch für das Projektmanagement und Projekt-Controlling zu verwenden, sprechen doch auch einige Gründe dagegen.

1. Zeiterfassung nicht länger nur „notwendiges Übel“
Zeiterfassung gehört gerade in projektorientierten Unternehmen nicht wirklich zu den „Lieblingsaufgaben“ der Mitarbeiter. Eine Zeiterfassung über (Excel-) Tabellen trägt nicht wirklich dazu bei, dass diese Aufgabe in der Beliebtheitsskala der Mitarbeiter steigt. Häufig gibt es für jedes Projekt eine eigene Tabelle, in der die Projektzeiten erfasst werden müssen. Sind die Mitarbeiter häufig unterwegs, z.B. vor Ort beim Kunden, bleibt das Erfassen der Zeiten häufig liegen bis zum nächsten „Büro-Tag“ oder wird auch mal bis zum Monatsende aufgeschoben, bis dann Projektleitung oder die Buchhaltung die Abgabe der Timesheets einfordert. Und wenn dann der Büro-Tag ansteht, wird das leidige Erfassen der geleisteten Projektstunden meist zuallerletzt durchgeführt.

Und auch die/der für die Abrechnung der erfassten Projektzeiten Verantwortliche ist nicht gerade begeistert, wenn er sich zur Abrechnung durch unterschiedlichste, häufig nur unvollständig ausgefüllte Excel-Tabellen „kämpfen“ muss und dabei laufend die Projektmitarbeiter dazu „zwingen“ muss, doch endlich „ihre Zeiten einzutragen.“

2. Hoher Zeitaufwand wird vermieden
„Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen“, erinnert sich Sandra Gröning von der Firma PIM-CONSULT an die Zeit zurück, als ihr Unternehmen noch auf die eingangs erwähnte Excel-/Word-Kombination für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung setzte. Sie bestätigt damit auch die unter dem vorherigen Punkt genannte Problematik, dass Standardtabellen wenig, dazu geeignet sind, für eine präzise und zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten zu sorgen.

3. Hohe Fehleranfälligkeit wird beseitigt
Eng mit dem Zeitaufwand verbunden ist auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Über die „Unlust“ vieler Projektmitarbeiter wurde ja bereits oben gesprochen. Diese führt leider häufig auch dazu, dass es an der nötigen Sorgfalt mangelt. Häufig werden Projektzeiten schlicht vergessen, insbesondere dann, wenn zwischen Projekt und nächstem „Bürotag“ einige Tage oder Wochen liegen und der Mitarbeiter sich einfach nicht mehr erinnert, was er wann für welches Projekt getan hat.

Eine weitere große Fehlerquelle besteht natürlich bei der Übertragung der Projektzeiten in die Rechnungsstellung, wenn diese – wie beim Einsatz von MS-Excel und MS-Word üblich – manuell erfolgen muss.

4. Automatisierung wird möglich
In vielen projektorientierten Unternehmen gibt es unterschiedliche Abrechnungssätze für unterschiedliche Projektarten oder Kunden – Stichwort Stunden- oder Tagessätze. Häufig werden auch unterschiedliche Abrechnungsformen (Pauschal-/Festpreis) vereinbart. Kommen freie Mitarbeiter zum Einsatz, müssen auch deren Stundensätze/Tagessätze entsprechend berücksichtigt werden. Darüber hinaus wird die bereits angesprochene Fehlerhäufigkeit beim Zusammenfassen und Übertragen der Projektzeiten aus der Zeiterfassung in die Rechnungsstellung auf ein Minimum reduziert, wenn sie automatisiert erfolgt.

5. Umsatzeinbußen werden vermieden
Dieser Grund, der gegen eine manuelle Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit Standardanwendungen spricht, ergibt sich aus den Gründen 1 bis 4. Nicht oder falsch erfasste Projektzeiten bzw. nicht oder falsch in die Rechnungsstellung übernommene Projektzeiten führen letztendlich dazu, dass diese Zeiten auch falsch oder sogar überhaupt nicht abgerechnet werden. Bereits in der 2016 durchgeführten Trendstudie Projekt-Controlling gaben 49 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

ZEP: Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem geschlossenen System

Moderne Zeiterfassungssysteme wie ZEP haben genau diese Defizite einer manuellen Zeiterfassung und Rechnungsstellung erkannt und bieten dafür Lösungen.

Anstatt die Projektzeiten über „dröge“ Tabellen eingeben zu müssen, bietet ZEP beispielsweise eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zum Eingeben der Arbeitszeiten mit zahlreichen Funktionen, die die Eingabe erleichtern. Für den mobilen Einsatz stehen Apps zur Verfügung, der Mitarbeiter muss also nicht mehr bis zum nächsten „Büro-Tag“ warten, sondern kann die Zeiten auch unterwegs auf seinem Smartphone oder Tablet erledigen.

„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ Dieses Zitat eines Mitarbeiters der Firma Tedesio nach der Einführung von ZEP sagt eigentlich alles. Tedesio Geschäftsführer Holger May erläutert: „Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP ist uns dies gelungen.“

Über das Faktura-Modul von ZEP werden dann alle erfassten Zeiten automatisch in die Rechnungsstellung übernommen. Die oben angesprochenen Übertragungsfehler sind damit ausgeschlossen. Die Stunden- und Tagessätze der Berater können im Modul hinterlegt werden, so dass der komplette Faktura-Prozess bis zum Versand der Rechnung voll automatisiert erfolgt.

Eine Reminder-Funktion von ZEP erinnert den Anwender daran, wenn Rechnungen gestellt werden können, oder Aufwände entstanden sind, zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde.

Zahlreiche Auswertungsfunktionen wie z.B. Zahlungseingänge, Umsatzprognosen, offene Posten oder unfertige Leistungen unterstützen darüber hinaus beim Projekt-Controlling.

Fazit: Die Zeiten von Microsoft Excel und Word als Anwendungen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung sollten gerade in projektorientierten Unternehmen mittlerweile der Vergangenheit angehören und durch integrierte, webbasierte und mobil nutzbare Komplettlösungen abgelöst werden. Der Hauptgrund? „Weil Zeit Geld ist!“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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On-Premise oder Cloud Computing – das ist (auch) eine Frage der Kosten

On-Premise oder Cloud Computing - das ist (auch) eine Frage der Kosten

Die Cloud kann teuer werden“ titelte Anfang Juni heise.de und räumte damit auf mit der, insbesondere von Anbieterseite gerne verwendeten Aussage, der Bezug von IT-Systemen und Anwendungen als Cloud Service sei in der Regel günstiger als ein Betrieb im eigenen Unternehmen. Im IT-Jargon wird dies häufig als „Inhouse“- oder „On-Premise“-Betrieb bezeichnet.

Als Gründe für die „Kostenexplosion“ beim Cloud Computing sehen die im heise.de Beitrag zitierten Gartner-Analysen darin, dass die „Flexibilität der Cloud-Nutzung zu einem Overkill bei der Nutzung führt.“ Das heißt, wenn neue Cloud Services einfach und schnell per Mausklick gebucht werden können, nutzt der Anwender dies auch aus und vergisst dabei, dass mit jedem Mausklick auch die Kosten steigen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, lautet deshalb der Rat der Marktforscher.

On-Premise vs. Cloud beim Einsatz von ZEP: Der Kostenvergleich

Auch bei der Entscheidung für ZEP – Zeiterfassung für Projekte stehen Unternehmen generell vor der Entscheidung, die Lösung im On-Premise-Betrieb oder als Cloud Service einzusetzen. Im ersten Fall erwerben sie dann eine entsprechende Lizenz von ZEP und installieren diese vor Ort im Unternehmen auf der firmeneigenen IT-Infrastruktur. Beim Betrieb als Cloud Service greifen die Mitarbeiter auf eine im Rechenzentrum von provantis installierte Instanz von ZEP zu. Für den Endanwender ändert sich dabei zuerst einmal nichts.

Denn unabhängig vom Betriebsmodell ist für ihn die Nutzung von ZEP jederzeit webbasiert möglich. Er greift über einen gängigen Browser oder die entsprechende App von seinem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, iPhone, Smartphone, Tablet, etc.) auf die Zeiterfassungslösung zu und erfasst dort seine Projektzeiten. Auch die für die Abrechnung der Projektzeiten verantwortlichen Mitarbeiter bzw. das Projektmanagement und die Geschäftsleitung beim Projekt-Controlling können webbasiert arbeiten und müssen keine Software auf ihrem PC oder Notebook installieren.

Kommen wir also zu den Kosten. Prinzipiell muss beim Kostenvergleich zwischen On-Premise-Betrieb und Cloud-Nutzung in zwei Kostenblöcke unterschieden werden: die direkten und die indirekten Kosten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, dass die direkten Kosten in der Regel genau quantifizierbar sind, die indirekten Kosten sich dagegen nur schwer kalkulieren lassen, da sie hauptsächlich durch Kosteneinsparungen entstehen.

Bei den direkten, berechenbaren Kosten müssen die folgenden Kostenbestandteile verglichen werden:

On-Premise
– Anschaffungskosten Softwarelizenz
– Anschaffung und Betrieb IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Internet-Anbindung, Datenspeicher, etc.)
– IT-Support (kann entweder intern erfolgen oder über einen Wartungsvertrag durch provantis übernommen werden)

Cloud Computing
– Monatliche Mietgebühr pro Mitarbeiter

Je nach Unternehmensgröße und -art wird bereits dieser Kostenvergleich in der Praxis für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Häufig stellen wir fest, dass Unternehmen bei der Kalkulation der On-Premise-Kosten gerne „schummeln“, nach dem Motto: „Die IT-Infrastruktur ist ja sowieso da!“ Das mag zwar prinzipiell stimmen, allerdings steigt mit dem Erwerb einer neuen Softwareanwendung wie z.B. ZEP natürlich der Nutzungsgrad der vorhandenen IT, was in der Regel zumindest zu höheren Betriebs- und Verwaltungskosten führt. Unter Umständen sind auch Neuinvestitionen in zusätzliche Hardware erforderlich.

„Kannst Du mir mal kurz helfen!“ – Selbst- und Freundschaftshilfen als Kostenblock

Der zweite Kostenblock, die indirekten Kosten, sind wie bereits erwähnt in der Praxis deutlich schwerer berechenbar und damit auch schwieriger zu vergleichen.

Sie bestehen z.B. aus der Entlastung der IT-Abteilung, die sich beim Cloud Computing-Betriebsmodell nicht um die Lösung kümmern muss – dafür ist der Cloud Service Provider verantwortlich – und die so gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Diesen Zeitgewinn allerdings in „Heller und Pfennig“ zu berechnen, wird nicht immer ganz einfach sein. Ähnlich schwer quantifizierbar sind die so genannten Selbst- und Freundschaftshilfen, wenn der Mitarbeiter sich selbst durch die Bedienungsanleitung kämpft oder zum x-ten Mal den IT-Verantwortlichen mit der Frage nervt: „Kannst du bitte mal schnell schauen, da funktioniert etwas nicht …“. Beim Betrieb im Cloud Computing-Modell sind diese Aufgaben ganz klar geregelt: Die Verantwortung dafür liegt beim Provider, in unserem Fall beim ZEP-Supportteam.

Kostenexplosion bei ZEP nicht möglich
Dass es zu der eingangs beschriebenen „Kostenexplosion“ kommt, ist bei der Cloud-Variante von ZEP kaum vorstellbar. Die Abrechnung pro Nutzer pro Monat impliziert ja, dass nur das bezahlt wird, was auch genutzt wird. Und tritt dann doch der Fall auf, dass weniger Nutzer benötigt werden, können die nicht genutzten Accounts zum Monatsende gekündigt werden.

Dies gilt auch für die Zusatzmodule für ZEP wie Faktura, Reisekostenabrechnung oder Projekt-Controlling. Eine größtmögliche Kostentransparenz ist also gewährleistet. Doch gilt natürlich auch hier: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Fazit: Aus der bisherigen Erfahrung lässt sich sagen, dass der Betrieb im Cloud Computing-Modell auch betriebswirtschaftlich sinnvoller ist, wenn ZEP über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Darüber hinaus „stechen“ natürlich die nicht-monetären Trümpfe wie der Vorteil, dass man sich nicht um den Betrieb kümmern muss und stets mit der aktuellen Softwareversion arbeiten kann, ohne sich über Update und Upgrades Gedanken zu machen. Die Tatsache, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen immer mehr in Richtung Cloud tendieren, zeigt sich auch bei der ZEP-Nutzung. Während sich in den „frühen Jahren“ von ZEP On-Premise-Betrieb und Cloud Nutzung die Waage hielten, entscheiden sich Neukunden mittlerweile fast ausschließlich für die Cloud-Nutzung.

Dies bestätigt beispielsweise Sandra Gröning von der Firma PIM-Consult: „Als Beratungsunternehmen im IT-Umfeld gehören wir mittlerweile zur „Generation Cloud“ und betreiben eigentlich alle unsere Software-Anwendungen in der Wolke.“ Holger May von der Firma Tedesio ergänzt: „Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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provantis IT Solutions stellt Version 5.6.1 von ZEP vor

provantis IT Solutions stellt Version 5.6.1 von ZEP vor

Ende Oktober wurde die neue Version 5.6.1 von ZEP – Zeiterfassung für Projekte für alle Kunden, die die Zeiterfassungslösung im Cloud Computing-Modell nutzen, zur Verfügung gestellt.

Die neue Version enthält u.a. die folgenden Erweiterungen:

Mit der neuen ZEP-Version ist es generell nun möglich, nicht-arbeitsrelevante Tätigkeiten mit Dauer 0 zu erfassen. Darüber hinaus können ab sofort die Mitarbeiterumsatzanteile mit Anteil fakturierter Stunden in Prozent abgerufen werden.

Bei der Projektverwaltung kann der Projektleiter ab sofort Projektzeiten und Belege ändern. Bei den Reiseeinstellungen können nun auch Orte mit abweichender Anreisepauschale eingegeben werden. Darüber hinaus wurde die Darstellung der Übersicht der Projekte einer Abteilung verbessert.

Im Bereich Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub gibt es ab sofort als Option die Einstellung, den Resturlaub eines abgelaufenen Jahres automatisch verfallen zu lassen. Als neue Tasks wurden eine Fehlzeitenübersicht und eine Jahresübersicht Fehltage ergänzt. Darüber hinaus können die Fehltage im Monatsabschluss und der Jahresübersicht nun nach Mitarbeiterkategorie gefiltert werden.

Im Faktura Modul gibt es die neue Funktion „Artikel kopieren“. Ebenfalls neu ist die Anzeige des Leistungszeitraums der einzelnen Rechnungspositionen unter „Administration > Faktura“. Für den Rechnungsversand per E-Mail ist es nun möglich, ab sofort eine eigene E-Mail-Adresse (z.B. buchhaltung@firmaXYZ.de) einzurichten, die dann automatisch bei jedem Rechnungsversand als Absenderadresse verwendet wird.

Im Modul Angebote kann zukünftig ein Kundenansprechpartner als Platzhalter im Textblock und in der Mailvorlage vorgegeben werden. Die Voreinstellung einer Sprache, in der ein Angebot erstellt wird, ist ebenfalls möglich. Darüber hinaus können ab sofort auch Angebote mit Alternativ-Positionen erstellt werden.

Für ZEP-Nutzer in Österreich

Einige Neuerungen von ZEP 5.6.1 betreffen ausschließlich die österreichischen Nutzer der Lösung.

– Pausenregelung: Maximale Arbeitszeit und aktive Reisezeiten können eingegeben werden
– Reisekosten: Je Mitarbeiter kann eine 24-Stunden- oder Kalendertag-Regelung eingestellt werden.

Eine vollständige Übersicht der Neuerungen in ZEP 5.6.1 finden Sie in der ZEP-Versionsgeschichte ( http://www.zep.de/versionsgeschichte.html), einen Überblick über alle Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/warum_zep.html).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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Oliver Lieven
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Pressemitteilungen

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

„Cloud Computing-Nutzung in Deutschland boomt“ – unter diesem Titel veröffentlichte der Branchenverband Bitkom bereits im Frühjahr 2017 die Ergebnisse einer Umfrage zur Cloud-Nutzung in deutschen Unternehmen. Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen verwenden Software, Speicher oder Rechenleistung aus der Wolke. 57 Prozent der befragten Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen halten ihre Unternehmensdaten in der Public Cloud für „sehr sicher“ oder „eher sicher“. Wenn sie also bisher noch nicht zu den Cloud Computing-Nutzern gehören, sollten sich IT-Verantwortliche in Unternehmen schleunigst die Frage stellen, ob sie nicht auch den „Gang in die Wolke“ wagen und weshalb sie dies tun sollten. Dies gilt insbesondere für den Einsatz von Softwarelösungen für die Zeiterfassung

Cloud Computing – was ist das?
Die Frage, was sich hinter dem Schlagwort „Cloud Computing“ verbirgt, ist verhältnismäßig schnell beantwortet. Die Vielfalt an Lösungen, die heute in diesem Betriebsmodell angeboten werden, ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Und so wird es heute wohl kaum jemanden mehr geben, der moderne IT-Lösungen im privaten und/oder beruflichen Alltag einsetzt, der noch nicht mit der Cloud in Berührung gekommen ist. Denn wenn Sie heute die weit verbreiteten E-Mail-Programme der großen Telekomanbieter und Internet-Provider (Telekom, Vodafone, Freenet, GMX, web.de, etc.) oder von Software-Giganten wie Google (GoogleMail) verwenden, bewegen Sie sich in der Cloud. Dasselbe gilt für die immer beliebteren Online-Speicher wie Dropbox, Apple iCloud oder Microsoft OneDrive.

Bei allen diesen Angeboten speichern Sie Ihre Daten (E-Mails, Kontakte, Termine) und Dokumente nämlich nicht lokal auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon, sondern in der IT-Infrastruktur des Cloud Service Providers. Dieser kümmert sich darum, dass Sie jederzeit und überall über einen Browser Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Daten und Dokumente haben. Er kümmert sich auch darum, dass immer genügend Speicher, Rechnerleistung und Bandbreite verfügbar sind, unabhängig, ob nur Sie, hunderte, tausende oder sogar Millionen Nutzer zeitgleich auf die Software zugreifen. Nur um eine Zahl zu nennen: GoogleMail nutzten bereits im Februar 2016 monatlich mehr als eine Milliarde Nutzer!

Cloud Computing im Unternehmensumfeld – Datenschutz und Datensicherheit
Eine besondere Herausforderung für Anbieter von Cloud Computing-Lösungen stellen neben den eben skizzierten technischen Herausforderungen für den Aufbau und Betrieb der entsprechenden Cloud-Infrastruktur der Schutz und die Sicherheit der ihnen anvertrauten Nutzerdaten dar. Sie haben sicher bereits davon gelesen, dass es Hackern immer wieder gelang, sich Zutritt auf die IT-Systeme selbst bekannter Cloud Service Provider zu verschaffen und sich dabei vertrauliche Daten wie z.B. kompromittierende Fotos und Videos von Schauspielerinnen zu beschaffen. Für die Betroffenen mag dies zuallererst einmal peinlich und ein Verletzen der Privatsphäre bedeuten. Im professionellen Umfeld kann so ein Datenleck schwerwiegende Folgen für das betroffene Unternehmen haben – und das „Aus“ für den Provider des Cloud Service bedeuten, denn niemand wird diesem Provider zukünftig mehr seine Daten anvertrauen.

Aus diesem Grund richten die Anbieter von Cloud Computing-Lösungen für Unternehmen ihr Hauptaugenmerk auch darauf, alles für den Schutz und die Sicherheit der mit ihrer Lösung verarbeiteten Kundendaten zu tun. Sie setzen auf neueste Sicherheitstechnologie, Verschlüsselung sowohl bei der Übermittlung der Daten, als auch deren Speicherung auf ihren Systemen und kümmern sich um eine lückenlose Auditierung und Zertifizierung ihrer Systeme durch externe Sicherheitsexperten.

Zeiterfassung-as-a-Service: Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware aus der Cloud
Und deshalb sind es mittlerweile häufig gerade Datenschutz und Datensicherheit, die FÜR den Einsatz einer Softwarelösung im allgemeinen, und einer Zeiterfassungslösung im speziellen sprechen (vgl. Bitkom-Studie vom Anfang des Beitrags). Denn gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Aufwand, den sie für Datenschutz und Datensicherheit betreiben, deutlich niedriger sein, als bei einem professionellen Cloud Computing-Anbieter. Wie bereits angesprochen riskiert dieser nämlich sein Business, wenn er es mit Datenschutz und Datensicherheit nicht genau nimmt. In vielen Anwenderunternehmen fehlen dagegen häufig das Verständnis, das Knowhow und die Mittel.

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung-as-a-Service ist der ebenfalls bereits angesprochene zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Anwendung. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in projektintensiven Branchen wie der Unternehmensberatung oder der IT-Branche. In diesen Branchen sind die Mitarbeiter größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Eine Cloud-Zeiterfassung ermöglich es ihnen, ihre Projektzeiten auf Reisen oder vor Ort zu erfassen und damit eine präzise und zeitnahe Erfassung zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist die Softwarebranche kontinuierlichen Änderungen unterworfen. Dies gilt insbesondere für Bereiche wie die Zeiterfassung, bei der u.a. auch gesetzliche Vorschriften (Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Reisekostengesetz etc.) berücksichtigt werden müssen. Ändern sich diese Vorschriften, muss auch die Software entsprechend angepasst werden. Im Cloud Computing-Modell können diese Änderungen verhältnismäßig zügig zentral umgesetzt und „auf Knopfdruck“ allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese sich selbst um ein Update kümmern müssen.

Dasselbe gilt für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge. Der Vorschlag eines Cloud Computing-Anwenders kommt so unter Umständen allen Anwendern dieser Lösung zu Gute. Die Anwender arbeiten also aktiv an der praxisbezogenen Weiterentwicklung der Anwendung mit.

ZEP – Weil Zeit Geld ist
Bei der Entwicklung von ZEP wurde alles darangesetzt, dass die Vorteile des Cloud Computing-Modells im Sinne des Anwenders voll zum Tragen kommen. So erfolgt der Betrieb der Cloud-Lösung „Made in Germany“ in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland und garantiert damit ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz in Übereinstimmung mit den strengen in Deutschland geltenden Datenschutzvorschriften.

Als webbasierte Lösung bietet ZEP darüber hinaus den orts- und zeitunabhängigen Einsatz der Anwendung über jedes internetfähige Endgerät (Computer, Tablet, Smartphone) und unterstützt damit speziell Unternehmen in projektintensiven Branchen.

Alle ZEP-Anwender werden in die Weiterentwicklung der Lösung aktiv eingebunden. Sobald das ZEP-Team einen Verbesserungsvorschlag oder den Wunsch nach einer neuen Funktion erhält, überprüft es, ob und inwieweit dieser Vorschlag oder Wunsch nur für den spezifischen Kunden oder vielleicht sogar für alle ZEP-Kunden relevant ist. In letzterem Fall wird die Funktion dann im Rahmen eines der nächsten Software-Releases für alle Anwender zur Verfügung gestellt. So wurden beispielsweise in die im Oktober 2017 vorgestellte Version 5.6 von ZEP 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert, bei denen der erste Impuls häufig von Kundenseite kam.

Fazit: Falls Sie derzeit noch nicht zu den vom Bitkom recherchierten zwei von drei Unternehmen gehören, die Cloud Computing-Lösungen einsetzen, sollten Sie sich – zumindest im Bereich Zeiterfassung – baldmöglichst mit dem Thema Cloud Computing auseinandersetzen.

Weitere Gründe für den Einsatz von ZEP – neben den Vorteilen eines Betriebs im Cloud Computing-Modell – finden Sie auf der ZEP-Webseite.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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Pressemitteilungen

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt es wie „Sand am Meer“. Die Auswahl reicht von der Standardsoftware Microsoft Excel, die mit Hilfe spezifischer Vorlagen und Erweiterungen zur Zeiterfassungslösung „umgebogen“ wird, über Speziallösungen, die häufig in Verbindung mit entsprechender Hardware zur Zugangskontrolle angeboten werden bis hin zu mobilen Apps, die aus den bekannten App Stores heruntergeladen werden können. Unternehmen, die eine Zeiterfassungssoftware einsetzen möchten, stehen damit vor der Herausforderung, sich aus der Fülle der verfügbaren Lösungen die für sie optimale Lösung herauszusuchen.

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung

Wie eingangs erwähnt gibt es im Bereich Zeiterfassung unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware. Diese beginnen bereits bei der Frage, welche Zeit erfasst werden soll. Geht es um die reine Anwesenheit eines (Schicht-) Mitarbeiters, u.U. mit der entsprechenden Zugangskontrolle zu einem Firmengebäude oder einer Fabrikanlage? Geht es darum, die Arbeitszeit eines externen Mitarbeiters zu protokollieren oder geht es letztendlich darum, die geleisteten Projektzeiten sowohl intern als auch extern gegenüber einem Auftraggeber/Kunden zu erfassen und abzurechnen? In vielen projektorientierten Branchen wie der IT-Branche, der Unternehmensberatung, der Agenturbranche, dem Architektur- und Ingenieurwesen oder sonstigen Dienstleistungsbranchen geht es speziell um letzteren Fall, mit dem wir uns daher im Folgenden konkreter beschäftigen möchten.

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Präzision, Flexibilität, Mobilität, Benutzerfreundlichkeit

Die Präzision bei der Zeiterfassung spielt gerade im Projektgeschäft eine zentrale Rolle. Denn schließlich basiert auf den erfassten Zeiten letztendlich auch die Abrechnung mit dem Auftraggeber. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass möglichst genau nachgewiesen werden kann, wer wann welche Arbeiten für welches Projekt geleistet hat. Gelingt dieser Nachweis, erfolgt in der Regel auch eine zeitnahe Freigabe durch den Kunden, gelingt er nicht, kommt es zu Nachfragen und die Abrechnung verzögert sich.

Ein weiterer Aspekt im Projektgeschäft ist die Vielfalt an Abrechnungsmodellen: Nach Tagessätzen, nach Stundensätzen, nach vereinbarten Pauschalen. Beschränkt sich die Zeiterfassung lediglich auf das reine Erfassen der Stunden, sind Nacharbeiten erforderlich, denn diese Stunden müssen natürlich mit den vereinbarten Abrechnungsmodellen verknüpft werden, um letztendlich einen betriebswirtschaftlichen Überblick über das Projektgeschäft zu vermitteln und eine Abrechnung der geleisteten Projektzeiten zu ermöglichen.

Ein weiterer Gesichtspunkt, der speziell bei projektorientierten Unternehmen eine zentrale Rolle spielt, ist die Mobilität, denn die Projektarbeiten finden in der Regel vor Ort beim Kunden statt. Aus diesem Grund macht es Sinn, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig über ein mobiles Endgerät (Laptop, Smartphone, Tablet) zu erfassen. Dasselbe gilt für die entsprechenden Reisekosten und Belege. Damit muss er mit dieser Arbeit nicht erst warten, bis er das nächste Mal wieder an seinem Schreibtisch im Büro sitzt.

Eng mit dem Thema Mobilität verbunden ist der letzte Punkt auf der Anforderungsliste für Zeiterfassungssoftware: die Benutzerfreundlichkeit. Das Erfassen von Projektzeiten mit den entsprechenden Reisekosten und Belegen gehört nicht gerade zu den „Lieblingsaufgaben“ vieler Mitarbeiter, sondern wird eher als notwendiges Übel angesehen. Auf der anderen Seite ist die Geschäftsleitung wie bereits erwähnt natürlich auf eine präzise und zeitnahe Erfassung angewiesen, weil nur so auch eine präzise und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann. Wie zahlreiche Praxisbeispiele zeigen, spielen Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive, leicht verständliche Benutzeroberfläche für die Akzeptanz einer Zeiterfassung – und damit deren Nutzung – eine zentrale Rolle.

Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

1. Modularität
Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt, Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalität ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln.
Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

2. Mobilität
Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

3. Integration in Projekt-Controlling
Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.

ZEP: Weil Zeit Geld ist

Mit ZEP bietet die Firma provantis IT Solutions eine webbasierte Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an, die speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Nicht umsonst steht ZEP für „Zeiterfassung für Projekte“. Grundlage für die Entwicklung der Lösung waren die langjährigen Erfahrungen der beiden Firmengründer Thilo Jahke und Oliver Lieven im Projektgeschäft eines mittelständischen IT-Dienstleister und die dabei auftretenden Anforderungen an eine Softwarelösung in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling.

Einen Überblick über die Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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Pressemitteilungen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

provantis in Liste der ZUGFeRD-Unterstützer aufgenommen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

Seit der im März vorgestellten Version 5.5 unterstützt das Faktura-Modul von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Die Firma provantis IT Solutions wurde nun auch offiziell in die ZUGFeRD-Unterstützerliste aufgenommen.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt: „Der elektronische Rechnungsaustausch gewinnt im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung. Das ZUGFeRD-Format unterstützt diese Entwicklung durch eine einfache, schnelle und strukturierte Übergabe der Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Mit der Integration von ZUGFeRD in die neue Version des ZEP Faktura-Moduls ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre Rechnungen elektronisch genauso einfach, schnell und sicher zu übertragen wie in Papierform. Der große Vorteil: Mit einer elektronischen Rechnungsübertragung sparen Unternehmen eine Menge an Zeit, Aufwand und Kosten für das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden ihrer Rechnungen.“

ZUGFeRD-Format: Grundlage für einfachen und sicheren elektronischen Rechnungsaustausch

Das bereits 2014 eingeführte ZUGFeRD-Format basiert auf dem PDF/A-3-Format. Eine XML-Rechnung kann damit in eine PDF-Datei eingebettet werden. Damit können sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. PDF/A-3 stellt sicher, dass die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt wird. Darüber hinaus können die empfangenen strukturierten Daten ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Durch die Integration des ZUGFeRD-Formats in alle gängigen Buchhaltungs- und ERP-Lösungen ist die Nutzung für den Anwender transparent und ohne zusätzliche Kosten möglich.

ZEP Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung

ZEP Faktura ist eines der zahlreichen Zusatzmodule für die ZEP-Zeiterfassungslösung, das den Funktionsumfang der Lösung über die reine Zeiterfassung hinaus erweitert. Die in der Zeiterfassung verarbeiteten Zeiten werden mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen automatisch in das Modul zur Rechnungserstellung übernommen. Darüber hinaus unterstützt ZEP Faktura bei der Rechnungsplanung. Können Rechnungen auf Grund eines vorher geplanten Abrechnungstermins gestellt werden oder sind Aufwände entstanden, für die noch keine Abrechnung geplant wurde, erinnert ZEP an diese. Damit wird sichergestellt, dass zukünftig keine Rechnungen mehr vergessen werden.

In der von provantis in Auftrag gegebenen Trendstudie Projekt-Controlling 2016 gaben immerhin 35 Prozent der befragten Unternehmen an, dass es in der Vergangenheit vorgekommen sei, dass Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden. Mit dem ZEP Faktura-Modul wird dieses Versäumnis zukünftig beseitigt.

Darüber hinaus bietet das Faktura-Modul eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten für das Projekt-Controlling wie z.B.

– Übersicht über zur Abrechnung anstehende Rechnungspositionen
– Übersicht über geleistete Arbeiten, die auf noch keiner Rechnung berücksichtigt sind
– Übersicht über gestellte Rechnungen
– Überblick über gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen und Mahnungen
– Dokumentation bezahlter Rechnungen
– etc.

Das Abrufen von Umsatzprognosen auf Grundlage der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten ist über das Modul ebenfalls möglich.

Ein Überblick über die Funktionen und Leistungsmerkmale des ZEP Faktura-Moduls steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/faktura.html) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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