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Zeiterfassung meets Personalverwaltung: ZEP ab sofort mit Schnittstelle zu Personio

Die Firma provantis IT Solutions bietet für ihre cloudbasierte Zeiterfassungslösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – sowie für ZEP Clock – die Lösung zur Arbeitszeiterfassung ohne Projektbezug – ab sofort eine Schnittstelle zu Personio, einer cloudbasierten Komplettlösung für Personalverwaltung und Recruiting. Über die Schnittstelle können die in ZEP erfassten Arbeitszeiten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand direkt an Personio übertragen werden.

„Schnittstellen sind für uns sehr wichtig, denn sie ermöglichen unseren Kunden einen reibungslosen Austausch der in ZEP erfassten Arbeitszeiten mit den bereits im Unternehmen eingesetzten Anwendungen, wie CRM-, ERP, oder Buchhaltungssoftware“, erklärt Oliver Lieven, Mitgründer und Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions. „Mit der neuen Schnittstelle zu Personio ermöglichen wir erstmals den Datenaustausch mit einer Personalverwaltungssoftware. Wir tragen damit der rasch wachsenden Bedeutung von Personio als „HR-Betriebssystem“ in mittelständischen Unternehmen Rechnung.“

ZEP-Kunden die – entweder über die ZEP-Weboberfläche oder die mobilen Apps von ZEP – Zeiten erfassen, finden ab sofort beim Einsatz der ZEP-Personio-Anbindung automatisch alle ihre ZEP-Zeitbuchungen auch in der Personio Arbeitszeiterfassung wieder und können sie dann in der Personalmanagementsoftware weiterverarbeiten.

Neben der Personio Schnittstelle bietet provantis derzeit Schnittstellen für Salesforce.com, Lexware und DATEV. Für den Datenaustausch mit weiteren Softwareanwendungen steht eine standardisierte SOAP-Schnittstelle zur Verfügung.

Weitere Informationen zu den ZEP-Schnittstellen stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/schnittstellen.html) zur Verfügung.

Über Personio

Personio ist ein 2015 in München gegründetes Unternehmen für Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software. Die gleichnamige Softwarelösung ist spezialisiert auf Unternehmen zwischen 10 und 2.000 Mitarbeiter. Bereits über 1.000 Kunden nutzen das HR-Betriebssystem in über 35 Ländern. Abseits des Produkts agiert Personio als Wissensvermittler in der HR-Branche und veranstaltet Konferenzen, Netzwerk-Events für HRler und berichtet im Unternehmensblog über wissenswerte HR-Themen. Alle weiteren Informationen unter http://www.personio.de

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
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Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Microsoft Excel für die Zeiterfassung – Microsoft Word für die Rechnungstellung: Diese Kombination gehört in vielen projektorientierten Unternehmen noch heute zum Alltag. Doch auch wenn es nahe liegt, quasi „überall“ verfügbare Standard-Anwendungen auch für das Projektmanagement und Projekt-Controlling zu verwenden, sprechen doch auch einige Gründe dagegen.

1. Zeiterfassung nicht länger nur „notwendiges Übel“
Zeiterfassung gehört gerade in projektorientierten Unternehmen nicht wirklich zu den „Lieblingsaufgaben“ der Mitarbeiter. Eine Zeiterfassung über (Excel-) Tabellen trägt nicht wirklich dazu bei, dass diese Aufgabe in der Beliebtheitsskala der Mitarbeiter steigt. Häufig gibt es für jedes Projekt eine eigene Tabelle, in der die Projektzeiten erfasst werden müssen. Sind die Mitarbeiter häufig unterwegs, z.B. vor Ort beim Kunden, bleibt das Erfassen der Zeiten häufig liegen bis zum nächsten „Büro-Tag“ oder wird auch mal bis zum Monatsende aufgeschoben, bis dann Projektleitung oder die Buchhaltung die Abgabe der Timesheets einfordert. Und wenn dann der Büro-Tag ansteht, wird das leidige Erfassen der geleisteten Projektstunden meist zuallerletzt durchgeführt.

Und auch die/der für die Abrechnung der erfassten Projektzeiten Verantwortliche ist nicht gerade begeistert, wenn er sich zur Abrechnung durch unterschiedlichste, häufig nur unvollständig ausgefüllte Excel-Tabellen „kämpfen“ muss und dabei laufend die Projektmitarbeiter dazu „zwingen“ muss, doch endlich „ihre Zeiten einzutragen.“

2. Hoher Zeitaufwand wird vermieden
„Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen“, erinnert sich Sandra Gröning von der Firma PIM-CONSULT an die Zeit zurück, als ihr Unternehmen noch auf die eingangs erwähnte Excel-/Word-Kombination für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung setzte. Sie bestätigt damit auch die unter dem vorherigen Punkt genannte Problematik, dass Standardtabellen wenig, dazu geeignet sind, für eine präzise und zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten zu sorgen.

3. Hohe Fehleranfälligkeit wird beseitigt
Eng mit dem Zeitaufwand verbunden ist auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Über die „Unlust“ vieler Projektmitarbeiter wurde ja bereits oben gesprochen. Diese führt leider häufig auch dazu, dass es an der nötigen Sorgfalt mangelt. Häufig werden Projektzeiten schlicht vergessen, insbesondere dann, wenn zwischen Projekt und nächstem „Bürotag“ einige Tage oder Wochen liegen und der Mitarbeiter sich einfach nicht mehr erinnert, was er wann für welches Projekt getan hat.

Eine weitere große Fehlerquelle besteht natürlich bei der Übertragung der Projektzeiten in die Rechnungsstellung, wenn diese – wie beim Einsatz von MS-Excel und MS-Word üblich – manuell erfolgen muss.

4. Automatisierung wird möglich
In vielen projektorientierten Unternehmen gibt es unterschiedliche Abrechnungssätze für unterschiedliche Projektarten oder Kunden – Stichwort Stunden- oder Tagessätze. Häufig werden auch unterschiedliche Abrechnungsformen (Pauschal-/Festpreis) vereinbart. Kommen freie Mitarbeiter zum Einsatz, müssen auch deren Stundensätze/Tagessätze entsprechend berücksichtigt werden. Darüber hinaus wird die bereits angesprochene Fehlerhäufigkeit beim Zusammenfassen und Übertragen der Projektzeiten aus der Zeiterfassung in die Rechnungsstellung auf ein Minimum reduziert, wenn sie automatisiert erfolgt.

5. Umsatzeinbußen werden vermieden
Dieser Grund, der gegen eine manuelle Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit Standardanwendungen spricht, ergibt sich aus den Gründen 1 bis 4. Nicht oder falsch erfasste Projektzeiten bzw. nicht oder falsch in die Rechnungsstellung übernommene Projektzeiten führen letztendlich dazu, dass diese Zeiten auch falsch oder sogar überhaupt nicht abgerechnet werden. Bereits in der 2016 durchgeführten Trendstudie Projekt-Controlling gaben 49 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

ZEP: Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem geschlossenen System

Moderne Zeiterfassungssysteme wie ZEP haben genau diese Defizite einer manuellen Zeiterfassung und Rechnungsstellung erkannt und bieten dafür Lösungen.

Anstatt die Projektzeiten über „dröge“ Tabellen eingeben zu müssen, bietet ZEP beispielsweise eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zum Eingeben der Arbeitszeiten mit zahlreichen Funktionen, die die Eingabe erleichtern. Für den mobilen Einsatz stehen Apps zur Verfügung, der Mitarbeiter muss also nicht mehr bis zum nächsten „Büro-Tag“ warten, sondern kann die Zeiten auch unterwegs auf seinem Smartphone oder Tablet erledigen.

„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ Dieses Zitat eines Mitarbeiters der Firma Tedesio nach der Einführung von ZEP sagt eigentlich alles. Tedesio Geschäftsführer Holger May erläutert: „Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP ist uns dies gelungen.“

Über das Faktura-Modul von ZEP werden dann alle erfassten Zeiten automatisch in die Rechnungsstellung übernommen. Die oben angesprochenen Übertragungsfehler sind damit ausgeschlossen. Die Stunden- und Tagessätze der Berater können im Modul hinterlegt werden, so dass der komplette Faktura-Prozess bis zum Versand der Rechnung voll automatisiert erfolgt.

Eine Reminder-Funktion von ZEP erinnert den Anwender daran, wenn Rechnungen gestellt werden können, oder Aufwände entstanden sind, zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde.

Zahlreiche Auswertungsfunktionen wie z.B. Zahlungseingänge, Umsatzprognosen, offene Posten oder unfertige Leistungen unterstützen darüber hinaus beim Projekt-Controlling.

Fazit: Die Zeiten von Microsoft Excel und Word als Anwendungen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung sollten gerade in projektorientierten Unternehmen mittlerweile der Vergangenheit angehören und durch integrierte, webbasierte und mobil nutzbare Komplettlösungen abgelöst werden. Der Hauptgrund? „Weil Zeit Geld ist!“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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On-Premise oder Cloud Computing – das ist (auch) eine Frage der Kosten

On-Premise oder Cloud Computing - das ist (auch) eine Frage der Kosten

Die Cloud kann teuer werden“ titelte Anfang Juni heise.de und räumte damit auf mit der, insbesondere von Anbieterseite gerne verwendeten Aussage, der Bezug von IT-Systemen und Anwendungen als Cloud Service sei in der Regel günstiger als ein Betrieb im eigenen Unternehmen. Im IT-Jargon wird dies häufig als „Inhouse“- oder „On-Premise“-Betrieb bezeichnet.

Als Gründe für die „Kostenexplosion“ beim Cloud Computing sehen die im heise.de Beitrag zitierten Gartner-Analysen darin, dass die „Flexibilität der Cloud-Nutzung zu einem Overkill bei der Nutzung führt.“ Das heißt, wenn neue Cloud Services einfach und schnell per Mausklick gebucht werden können, nutzt der Anwender dies auch aus und vergisst dabei, dass mit jedem Mausklick auch die Kosten steigen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, lautet deshalb der Rat der Marktforscher.

On-Premise vs. Cloud beim Einsatz von ZEP: Der Kostenvergleich

Auch bei der Entscheidung für ZEP – Zeiterfassung für Projekte stehen Unternehmen generell vor der Entscheidung, die Lösung im On-Premise-Betrieb oder als Cloud Service einzusetzen. Im ersten Fall erwerben sie dann eine entsprechende Lizenz von ZEP und installieren diese vor Ort im Unternehmen auf der firmeneigenen IT-Infrastruktur. Beim Betrieb als Cloud Service greifen die Mitarbeiter auf eine im Rechenzentrum von provantis installierte Instanz von ZEP zu. Für den Endanwender ändert sich dabei zuerst einmal nichts.

Denn unabhängig vom Betriebsmodell ist für ihn die Nutzung von ZEP jederzeit webbasiert möglich. Er greift über einen gängigen Browser oder die entsprechende App von seinem internetfähigen Endgerät (PC, Notebook, iPhone, Smartphone, Tablet, etc.) auf die Zeiterfassungslösung zu und erfasst dort seine Projektzeiten. Auch die für die Abrechnung der Projektzeiten verantwortlichen Mitarbeiter bzw. das Projektmanagement und die Geschäftsleitung beim Projekt-Controlling können webbasiert arbeiten und müssen keine Software auf ihrem PC oder Notebook installieren.

Kommen wir also zu den Kosten. Prinzipiell muss beim Kostenvergleich zwischen On-Premise-Betrieb und Cloud-Nutzung in zwei Kostenblöcke unterschieden werden: die direkten und die indirekten Kosten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, dass die direkten Kosten in der Regel genau quantifizierbar sind, die indirekten Kosten sich dagegen nur schwer kalkulieren lassen, da sie hauptsächlich durch Kosteneinsparungen entstehen.

Bei den direkten, berechenbaren Kosten müssen die folgenden Kostenbestandteile verglichen werden:

On-Premise
– Anschaffungskosten Softwarelizenz
– Anschaffung und Betrieb IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Internet-Anbindung, Datenspeicher, etc.)
– IT-Support (kann entweder intern erfolgen oder über einen Wartungsvertrag durch provantis übernommen werden)

Cloud Computing
– Monatliche Mietgebühr pro Mitarbeiter

Je nach Unternehmensgröße und -art wird bereits dieser Kostenvergleich in der Praxis für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Häufig stellen wir fest, dass Unternehmen bei der Kalkulation der On-Premise-Kosten gerne „schummeln“, nach dem Motto: „Die IT-Infrastruktur ist ja sowieso da!“ Das mag zwar prinzipiell stimmen, allerdings steigt mit dem Erwerb einer neuen Softwareanwendung wie z.B. ZEP natürlich der Nutzungsgrad der vorhandenen IT, was in der Regel zumindest zu höheren Betriebs- und Verwaltungskosten führt. Unter Umständen sind auch Neuinvestitionen in zusätzliche Hardware erforderlich.

„Kannst Du mir mal kurz helfen!“ – Selbst- und Freundschaftshilfen als Kostenblock

Der zweite Kostenblock, die indirekten Kosten, sind wie bereits erwähnt in der Praxis deutlich schwerer berechenbar und damit auch schwieriger zu vergleichen.

Sie bestehen z.B. aus der Entlastung der IT-Abteilung, die sich beim Cloud Computing-Betriebsmodell nicht um die Lösung kümmern muss – dafür ist der Cloud Service Provider verantwortlich – und die so gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Diesen Zeitgewinn allerdings in „Heller und Pfennig“ zu berechnen, wird nicht immer ganz einfach sein. Ähnlich schwer quantifizierbar sind die so genannten Selbst- und Freundschaftshilfen, wenn der Mitarbeiter sich selbst durch die Bedienungsanleitung kämpft oder zum x-ten Mal den IT-Verantwortlichen mit der Frage nervt: „Kannst du bitte mal schnell schauen, da funktioniert etwas nicht …“. Beim Betrieb im Cloud Computing-Modell sind diese Aufgaben ganz klar geregelt: Die Verantwortung dafür liegt beim Provider, in unserem Fall beim ZEP-Supportteam.

Kostenexplosion bei ZEP nicht möglich
Dass es zu der eingangs beschriebenen „Kostenexplosion“ kommt, ist bei der Cloud-Variante von ZEP kaum vorstellbar. Die Abrechnung pro Nutzer pro Monat impliziert ja, dass nur das bezahlt wird, was auch genutzt wird. Und tritt dann doch der Fall auf, dass weniger Nutzer benötigt werden, können die nicht genutzten Accounts zum Monatsende gekündigt werden.

Dies gilt auch für die Zusatzmodule für ZEP wie Faktura, Reisekostenabrechnung oder Projekt-Controlling. Eine größtmögliche Kostentransparenz ist also gewährleistet. Doch gilt natürlich auch hier: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Fazit: Aus der bisherigen Erfahrung lässt sich sagen, dass der Betrieb im Cloud Computing-Modell auch betriebswirtschaftlich sinnvoller ist, wenn ZEP über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Darüber hinaus „stechen“ natürlich die nicht-monetären Trümpfe wie der Vorteil, dass man sich nicht um den Betrieb kümmern muss und stets mit der aktuellen Softwareversion arbeiten kann, ohne sich über Update und Upgrades Gedanken zu machen. Die Tatsache, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen immer mehr in Richtung Cloud tendieren, zeigt sich auch bei der ZEP-Nutzung. Während sich in den „frühen Jahren“ von ZEP On-Premise-Betrieb und Cloud Nutzung die Waage hielten, entscheiden sich Neukunden mittlerweile fast ausschließlich für die Cloud-Nutzung.

Dies bestätigt beispielsweise Sandra Gröning von der Firma PIM-Consult: „Als Beratungsunternehmen im IT-Umfeld gehören wir mittlerweile zur „Generation Cloud“ und betreiben eigentlich alle unsere Software-Anwendungen in der Wolke.“ Holger May von der Firma Tedesio ergänzt: „Wir haben im Vorfeld sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen waren dabei dennoch möglich.“

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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provantis IT Solutions stellt Version 5.6.1 von ZEP vor

provantis IT Solutions stellt Version 5.6.1 von ZEP vor

Ende Oktober wurde die neue Version 5.6.1 von ZEP – Zeiterfassung für Projekte für alle Kunden, die die Zeiterfassungslösung im Cloud Computing-Modell nutzen, zur Verfügung gestellt.

Die neue Version enthält u.a. die folgenden Erweiterungen:

Mit der neuen ZEP-Version ist es generell nun möglich, nicht-arbeitsrelevante Tätigkeiten mit Dauer 0 zu erfassen. Darüber hinaus können ab sofort die Mitarbeiterumsatzanteile mit Anteil fakturierter Stunden in Prozent abgerufen werden.

Bei der Projektverwaltung kann der Projektleiter ab sofort Projektzeiten und Belege ändern. Bei den Reiseeinstellungen können nun auch Orte mit abweichender Anreisepauschale eingegeben werden. Darüber hinaus wurde die Darstellung der Übersicht der Projekte einer Abteilung verbessert.

Im Bereich Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub gibt es ab sofort als Option die Einstellung, den Resturlaub eines abgelaufenen Jahres automatisch verfallen zu lassen. Als neue Tasks wurden eine Fehlzeitenübersicht und eine Jahresübersicht Fehltage ergänzt. Darüber hinaus können die Fehltage im Monatsabschluss und der Jahresübersicht nun nach Mitarbeiterkategorie gefiltert werden.

Im Faktura Modul gibt es die neue Funktion „Artikel kopieren“. Ebenfalls neu ist die Anzeige des Leistungszeitraums der einzelnen Rechnungspositionen unter „Administration > Faktura“. Für den Rechnungsversand per E-Mail ist es nun möglich, ab sofort eine eigene E-Mail-Adresse (z.B. buchhaltung@firmaXYZ.de) einzurichten, die dann automatisch bei jedem Rechnungsversand als Absenderadresse verwendet wird.

Im Modul Angebote kann zukünftig ein Kundenansprechpartner als Platzhalter im Textblock und in der Mailvorlage vorgegeben werden. Die Voreinstellung einer Sprache, in der ein Angebot erstellt wird, ist ebenfalls möglich. Darüber hinaus können ab sofort auch Angebote mit Alternativ-Positionen erstellt werden.

Für ZEP-Nutzer in Österreich

Einige Neuerungen von ZEP 5.6.1 betreffen ausschließlich die österreichischen Nutzer der Lösung.

– Pausenregelung: Maximale Arbeitszeit und aktive Reisezeiten können eingegeben werden
– Reisekosten: Je Mitarbeiter kann eine 24-Stunden- oder Kalendertag-Regelung eingestellt werden.

Eine vollständige Übersicht der Neuerungen in ZEP 5.6.1 finden Sie in der ZEP-Versionsgeschichte ( http://www.zep.de/versionsgeschichte.html), einen Überblick über alle Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/warum_zep.html).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

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Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

Die Vorteile einer Zeiterfassungslösung aus der Cloud

„Cloud Computing-Nutzung in Deutschland boomt“ – unter diesem Titel veröffentlichte der Branchenverband Bitkom bereits im Frühjahr 2017 die Ergebnisse einer Umfrage zur Cloud-Nutzung in deutschen Unternehmen. Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen verwenden Software, Speicher oder Rechenleistung aus der Wolke. 57 Prozent der befragten Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen halten ihre Unternehmensdaten in der Public Cloud für „sehr sicher“ oder „eher sicher“. Wenn sie also bisher noch nicht zu den Cloud Computing-Nutzern gehören, sollten sich IT-Verantwortliche in Unternehmen schleunigst die Frage stellen, ob sie nicht auch den „Gang in die Wolke“ wagen und weshalb sie dies tun sollten. Dies gilt insbesondere für den Einsatz von Softwarelösungen für die Zeiterfassung

Cloud Computing – was ist das?
Die Frage, was sich hinter dem Schlagwort „Cloud Computing“ verbirgt, ist verhältnismäßig schnell beantwortet. Die Vielfalt an Lösungen, die heute in diesem Betriebsmodell angeboten werden, ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Und so wird es heute wohl kaum jemanden mehr geben, der moderne IT-Lösungen im privaten und/oder beruflichen Alltag einsetzt, der noch nicht mit der Cloud in Berührung gekommen ist. Denn wenn Sie heute die weit verbreiteten E-Mail-Programme der großen Telekomanbieter und Internet-Provider (Telekom, Vodafone, Freenet, GMX, web.de, etc.) oder von Software-Giganten wie Google (GoogleMail) verwenden, bewegen Sie sich in der Cloud. Dasselbe gilt für die immer beliebteren Online-Speicher wie Dropbox, Apple iCloud oder Microsoft OneDrive.

Bei allen diesen Angeboten speichern Sie Ihre Daten (E-Mails, Kontakte, Termine) und Dokumente nämlich nicht lokal auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon, sondern in der IT-Infrastruktur des Cloud Service Providers. Dieser kümmert sich darum, dass Sie jederzeit und überall über einen Browser Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Daten und Dokumente haben. Er kümmert sich auch darum, dass immer genügend Speicher, Rechnerleistung und Bandbreite verfügbar sind, unabhängig, ob nur Sie, hunderte, tausende oder sogar Millionen Nutzer zeitgleich auf die Software zugreifen. Nur um eine Zahl zu nennen: GoogleMail nutzten bereits im Februar 2016 monatlich mehr als eine Milliarde Nutzer!

Cloud Computing im Unternehmensumfeld – Datenschutz und Datensicherheit
Eine besondere Herausforderung für Anbieter von Cloud Computing-Lösungen stellen neben den eben skizzierten technischen Herausforderungen für den Aufbau und Betrieb der entsprechenden Cloud-Infrastruktur der Schutz und die Sicherheit der ihnen anvertrauten Nutzerdaten dar. Sie haben sicher bereits davon gelesen, dass es Hackern immer wieder gelang, sich Zutritt auf die IT-Systeme selbst bekannter Cloud Service Provider zu verschaffen und sich dabei vertrauliche Daten wie z.B. kompromittierende Fotos und Videos von Schauspielerinnen zu beschaffen. Für die Betroffenen mag dies zuallererst einmal peinlich und ein Verletzen der Privatsphäre bedeuten. Im professionellen Umfeld kann so ein Datenleck schwerwiegende Folgen für das betroffene Unternehmen haben – und das „Aus“ für den Provider des Cloud Service bedeuten, denn niemand wird diesem Provider zukünftig mehr seine Daten anvertrauen.

Aus diesem Grund richten die Anbieter von Cloud Computing-Lösungen für Unternehmen ihr Hauptaugenmerk auch darauf, alles für den Schutz und die Sicherheit der mit ihrer Lösung verarbeiteten Kundendaten zu tun. Sie setzen auf neueste Sicherheitstechnologie, Verschlüsselung sowohl bei der Übermittlung der Daten, als auch deren Speicherung auf ihren Systemen und kümmern sich um eine lückenlose Auditierung und Zertifizierung ihrer Systeme durch externe Sicherheitsexperten.

Zeiterfassung-as-a-Service: Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware aus der Cloud
Und deshalb sind es mittlerweile häufig gerade Datenschutz und Datensicherheit, die FÜR den Einsatz einer Softwarelösung im allgemeinen, und einer Zeiterfassungslösung im speziellen sprechen (vgl. Bitkom-Studie vom Anfang des Beitrags). Denn gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Aufwand, den sie für Datenschutz und Datensicherheit betreiben, deutlich niedriger sein, als bei einem professionellen Cloud Computing-Anbieter. Wie bereits angesprochen riskiert dieser nämlich sein Business, wenn er es mit Datenschutz und Datensicherheit nicht genau nimmt. In vielen Anwenderunternehmen fehlen dagegen häufig das Verständnis, das Knowhow und die Mittel.

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassung-as-a-Service ist der ebenfalls bereits angesprochene zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Anwendung. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in projektintensiven Branchen wie der Unternehmensberatung oder der IT-Branche. In diesen Branchen sind die Mitarbeiter größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Eine Cloud-Zeiterfassung ermöglich es ihnen, ihre Projektzeiten auf Reisen oder vor Ort zu erfassen und damit eine präzise und zeitnahe Erfassung zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist die Softwarebranche kontinuierlichen Änderungen unterworfen. Dies gilt insbesondere für Bereiche wie die Zeiterfassung, bei der u.a. auch gesetzliche Vorschriften (Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Reisekostengesetz etc.) berücksichtigt werden müssen. Ändern sich diese Vorschriften, muss auch die Software entsprechend angepasst werden. Im Cloud Computing-Modell können diese Änderungen verhältnismäßig zügig zentral umgesetzt und „auf Knopfdruck“ allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese sich selbst um ein Update kümmern müssen.

Dasselbe gilt für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge. Der Vorschlag eines Cloud Computing-Anwenders kommt so unter Umständen allen Anwendern dieser Lösung zu Gute. Die Anwender arbeiten also aktiv an der praxisbezogenen Weiterentwicklung der Anwendung mit.

ZEP – Weil Zeit Geld ist
Bei der Entwicklung von ZEP wurde alles darangesetzt, dass die Vorteile des Cloud Computing-Modells im Sinne des Anwenders voll zum Tragen kommen. So erfolgt der Betrieb der Cloud-Lösung „Made in Germany“ in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland und garantiert damit ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz in Übereinstimmung mit den strengen in Deutschland geltenden Datenschutzvorschriften.

Als webbasierte Lösung bietet ZEP darüber hinaus den orts- und zeitunabhängigen Einsatz der Anwendung über jedes internetfähige Endgerät (Computer, Tablet, Smartphone) und unterstützt damit speziell Unternehmen in projektintensiven Branchen.

Alle ZEP-Anwender werden in die Weiterentwicklung der Lösung aktiv eingebunden. Sobald das ZEP-Team einen Verbesserungsvorschlag oder den Wunsch nach einer neuen Funktion erhält, überprüft es, ob und inwieweit dieser Vorschlag oder Wunsch nur für den spezifischen Kunden oder vielleicht sogar für alle ZEP-Kunden relevant ist. In letzterem Fall wird die Funktion dann im Rahmen eines der nächsten Software-Releases für alle Anwender zur Verfügung gestellt. So wurden beispielsweise in die im Oktober 2017 vorgestellte Version 5.6 von ZEP 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert, bei denen der erste Impuls häufig von Kundenseite kam.

Fazit: Falls Sie derzeit noch nicht zu den vom Bitkom recherchierten zwei von drei Unternehmen gehören, die Cloud Computing-Lösungen einsetzen, sollten Sie sich – zumindest im Bereich Zeiterfassung – baldmöglichst mit dem Thema Cloud Computing auseinandersetzen.

Weitere Gründe für den Einsatz von ZEP – neben den Vorteilen eines Betriebs im Cloud Computing-Modell – finden Sie auf der ZEP-Webseite.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Was Sie bei der Lösungsauswahl berücksichtigen sollten

Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt es wie „Sand am Meer“. Die Auswahl reicht von der Standardsoftware Microsoft Excel, die mit Hilfe spezifischer Vorlagen und Erweiterungen zur Zeiterfassungslösung „umgebogen“ wird, über Speziallösungen, die häufig in Verbindung mit entsprechender Hardware zur Zugangskontrolle angeboten werden bis hin zu mobilen Apps, die aus den bekannten App Stores heruntergeladen werden können. Unternehmen, die eine Zeiterfassungssoftware einsetzen möchten, stehen damit vor der Herausforderung, sich aus der Fülle der verfügbaren Lösungen die für sie optimale Lösung herauszusuchen.

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung

Wie eingangs erwähnt gibt es im Bereich Zeiterfassung unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware. Diese beginnen bereits bei der Frage, welche Zeit erfasst werden soll. Geht es um die reine Anwesenheit eines (Schicht-) Mitarbeiters, u.U. mit der entsprechenden Zugangskontrolle zu einem Firmengebäude oder einer Fabrikanlage? Geht es darum, die Arbeitszeit eines externen Mitarbeiters zu protokollieren oder geht es letztendlich darum, die geleisteten Projektzeiten sowohl intern als auch extern gegenüber einem Auftraggeber/Kunden zu erfassen und abzurechnen? In vielen projektorientierten Branchen wie der IT-Branche, der Unternehmensberatung, der Agenturbranche, dem Architektur- und Ingenieurwesen oder sonstigen Dienstleistungsbranchen geht es speziell um letzteren Fall, mit dem wir uns daher im Folgenden konkreter beschäftigen möchten.

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Präzision, Flexibilität, Mobilität, Benutzerfreundlichkeit

Die Präzision bei der Zeiterfassung spielt gerade im Projektgeschäft eine zentrale Rolle. Denn schließlich basiert auf den erfassten Zeiten letztendlich auch die Abrechnung mit dem Auftraggeber. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass möglichst genau nachgewiesen werden kann, wer wann welche Arbeiten für welches Projekt geleistet hat. Gelingt dieser Nachweis, erfolgt in der Regel auch eine zeitnahe Freigabe durch den Kunden, gelingt er nicht, kommt es zu Nachfragen und die Abrechnung verzögert sich.

Ein weiterer Aspekt im Projektgeschäft ist die Vielfalt an Abrechnungsmodellen: Nach Tagessätzen, nach Stundensätzen, nach vereinbarten Pauschalen. Beschränkt sich die Zeiterfassung lediglich auf das reine Erfassen der Stunden, sind Nacharbeiten erforderlich, denn diese Stunden müssen natürlich mit den vereinbarten Abrechnungsmodellen verknüpft werden, um letztendlich einen betriebswirtschaftlichen Überblick über das Projektgeschäft zu vermitteln und eine Abrechnung der geleisteten Projektzeiten zu ermöglichen.

Ein weiterer Gesichtspunkt, der speziell bei projektorientierten Unternehmen eine zentrale Rolle spielt, ist die Mobilität, denn die Projektarbeiten finden in der Regel vor Ort beim Kunden statt. Aus diesem Grund macht es Sinn, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig über ein mobiles Endgerät (Laptop, Smartphone, Tablet) zu erfassen. Dasselbe gilt für die entsprechenden Reisekosten und Belege. Damit muss er mit dieser Arbeit nicht erst warten, bis er das nächste Mal wieder an seinem Schreibtisch im Büro sitzt.

Eng mit dem Thema Mobilität verbunden ist der letzte Punkt auf der Anforderungsliste für Zeiterfassungssoftware: die Benutzerfreundlichkeit. Das Erfassen von Projektzeiten mit den entsprechenden Reisekosten und Belegen gehört nicht gerade zu den „Lieblingsaufgaben“ vieler Mitarbeiter, sondern wird eher als notwendiges Übel angesehen. Auf der anderen Seite ist die Geschäftsleitung wie bereits erwähnt natürlich auf eine präzise und zeitnahe Erfassung angewiesen, weil nur so auch eine präzise und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann. Wie zahlreiche Praxisbeispiele zeigen, spielen Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive, leicht verständliche Benutzeroberfläche für die Akzeptanz einer Zeiterfassung – und damit deren Nutzung – eine zentrale Rolle.

Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

1. Modularität
Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt, Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalität ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln.
Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

2. Mobilität
Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

3. Integration in Projekt-Controlling
Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.

ZEP: Weil Zeit Geld ist

Mit ZEP bietet die Firma provantis IT Solutions eine webbasierte Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an, die speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Nicht umsonst steht ZEP für „Zeiterfassung für Projekte“. Grundlage für die Entwicklung der Lösung waren die langjährigen Erfahrungen der beiden Firmengründer Thilo Jahke und Oliver Lieven im Projektgeschäft eines mittelständischen IT-Dienstleister und die dabei auftretenden Anforderungen an eine Softwarelösung in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling.

Einen Überblick über die Funktionen und Module von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
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http://www.zep.de

Pressemitteilungen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

provantis in Liste der ZUGFeRD-Unterstützer aufgenommen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

Seit der im März vorgestellten Version 5.5 unterstützt das Faktura-Modul von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Die Firma provantis IT Solutions wurde nun auch offiziell in die ZUGFeRD-Unterstützerliste aufgenommen.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt: „Der elektronische Rechnungsaustausch gewinnt im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung. Das ZUGFeRD-Format unterstützt diese Entwicklung durch eine einfache, schnelle und strukturierte Übergabe der Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Mit der Integration von ZUGFeRD in die neue Version des ZEP Faktura-Moduls ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre Rechnungen elektronisch genauso einfach, schnell und sicher zu übertragen wie in Papierform. Der große Vorteil: Mit einer elektronischen Rechnungsübertragung sparen Unternehmen eine Menge an Zeit, Aufwand und Kosten für das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden ihrer Rechnungen.“

ZUGFeRD-Format: Grundlage für einfachen und sicheren elektronischen Rechnungsaustausch

Das bereits 2014 eingeführte ZUGFeRD-Format basiert auf dem PDF/A-3-Format. Eine XML-Rechnung kann damit in eine PDF-Datei eingebettet werden. Damit können sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. PDF/A-3 stellt sicher, dass die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt wird. Darüber hinaus können die empfangenen strukturierten Daten ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Durch die Integration des ZUGFeRD-Formats in alle gängigen Buchhaltungs- und ERP-Lösungen ist die Nutzung für den Anwender transparent und ohne zusätzliche Kosten möglich.

ZEP Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung

ZEP Faktura ist eines der zahlreichen Zusatzmodule für die ZEP-Zeiterfassungslösung, das den Funktionsumfang der Lösung über die reine Zeiterfassung hinaus erweitert. Die in der Zeiterfassung verarbeiteten Zeiten werden mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen automatisch in das Modul zur Rechnungserstellung übernommen. Darüber hinaus unterstützt ZEP Faktura bei der Rechnungsplanung. Können Rechnungen auf Grund eines vorher geplanten Abrechnungstermins gestellt werden oder sind Aufwände entstanden, für die noch keine Abrechnung geplant wurde, erinnert ZEP an diese. Damit wird sichergestellt, dass zukünftig keine Rechnungen mehr vergessen werden.

In der von provantis in Auftrag gegebenen Trendstudie Projekt-Controlling 2016 gaben immerhin 35 Prozent der befragten Unternehmen an, dass es in der Vergangenheit vorgekommen sei, dass Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden. Mit dem ZEP Faktura-Modul wird dieses Versäumnis zukünftig beseitigt.

Darüber hinaus bietet das Faktura-Modul eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten für das Projekt-Controlling wie z.B.

– Übersicht über zur Abrechnung anstehende Rechnungspositionen
– Übersicht über geleistete Arbeiten, die auf noch keiner Rechnung berücksichtigt sind
– Übersicht über gestellte Rechnungen
– Überblick über gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen und Mahnungen
– Dokumentation bezahlter Rechnungen
– etc.

Das Abrufen von Umsatzprognosen auf Grundlage der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten ist über das Modul ebenfalls möglich.

Ein Überblick über die Funktionen und Leistungsmerkmale des ZEP Faktura-Moduls steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/faktura.html) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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Uzuner Consulting nutzt ZEP für präzise Zeiterfassung und detailliertes Projekt-Controlling

Uzuner Consulting nutzt ZEP für präzise Zeiterfassung und detailliertes Projekt-Controlling

Mit Standorten in Bremen, Bonn und Istanbul bezeichnet sich die Uzuner Gruppe selbst als „Kompetenzmanufaktur“ für Prozesse, Projektmanagement und Technologie für die IT-, Management- und Businessherausforderungen ihrer Kunden. Als zentraler Bestandteil der Unternehmensgruppe bietet die Firma Uzuner Consulting seit ihrer Gründung im Jahr 2013 ihren Kunden ein ganzheitliches Beratungsangebot, das im Manufakturverfahren auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst wird. Zu den Kunden des Unternehmens gehören namhafte Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen wie Gesundheitswesen, Industrie, Logistik, Finanzdienstleistung, Handel und öffentlicher Bereich. Zur präzisen Erfassung der Projektzeiten und für ein detailliertes Projekt-Controlling der vielfältigen Projekte setzt Uzuner Consulting auf die webbasierte Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.

Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Manuelle Prozesse werden immer ungenauer und ineffizienter

„Wie bei jedem neu gegründeten Unternehmen erfolgten Zeiterfassung und Fakturierung der erfassten Projektzeiten auch bei Uzuner Consulting in der Anfangsphase manuell mit Hilfe der gängigen Office-Anwendungen Excel und Word“, erinnert sich Andrea Renk, Senior Consultant bei Uzuner Consulting, an die Anfänge des Unternehmens im Jahre 2013. Das rasche Wachstum und der damit verbundene stetige Ausbau des Mitarbeiterstamms sorgte allerdings schon bald dafür, dass dieser manuelle Aufwand auf ein Maß anstieg, das man bei Uzuner Consulting nicht mehr länger zu tragen gewillt war. Auch die Genauigkeit beim Erfassen und Abrechnen der Projektzeiten wurde immer mehr zu einer kleinen Herausforderung.

Bereits im Jahre 2014 wurde deshalb die Entscheidung getroffen, sich nach einem speziellen Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling umzusehen. „Die Zielsetzung bei der Suche nach der neuen Softwarelösung lautete ganz klar: höhere Effizienz und höhere Genauigkeit“, erläutert Andrea Renk die Ausgangssituation.

Über ein Partnerunternehmen und entsprechende Internet-Recherche stießen die Verantwortlichen von Uzuner Consulting dann auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – der Firma provantis IT-Solutions. Zur Entscheidungsfindung hatte das Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Lösungsangebote getestet, sich dann aber rasch für ZEP entschieden. Andrea Renk erklärt: „Die Lösung passte einfach perfekt in unser Anforderungsprofil und so fiel uns die Entscheidung leicht – selbst wenn es sich bei ZEP nicht um die preisgünstigste Option der von uns getesteten Lösungen handelte.“

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Seit August 2014 ist ZEP nun auch bei Uzuner Consulting im Einsatz. Neben der reinen Zeiterfassung nutzt das Unternehmen das Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie das Modul Rechnungsstellung.

Geschlossener Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung

Der Einsatz des Faktura-Moduls von ZEP ist ebenfalls Ergebnis der eingangs beschriebenen Ziel-setzung von Uzuner Consulting, ursprünglich manuelle Prozesse zu automatisieren und damit effizienter und genauer zu gestalten.

Andrea Renk bestätigt: „Dank ZEP verfügen wir nun über einen geschlossenen Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung, ohne dass ein manueller Eingriff erfolgen muss. Die Daten werden einfach automatisch aus der Zeiterfassung in das Faktura-Modul übernommen.“ Darüber hinaus steigt damit die Präzision bei der Rechnungsstellung. „In der „Vor“-ZEP Zeit ist es immer wieder einmal vorgekommen, dass Projektzeiten nicht oder nur verspätet abgerechnet wurden“, gesteht Andrea Renk ein. „Mit ZEP gehört dies der Vergangenheit an“.

Mittlerweile nutzen mehr als 50 Mitarbeiter von Uzuner Consulting ZEP in der täglichen Praxis. Der Einsatz im Cloud Computing-Modell ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Lösung. Für den mobilen Einsatz stehen Apps für Android- und iOS-basierte Endgeräte zur Verfügung. „Für ein projektorientiertes Consulting-Unternehmen wie uns gilt der lapidare Wahlspruch: „Am besten ist es, wenn das Büro leer ist““, erläutert Andrea Renk mit einem Schmunzeln. „Denn dann sind unsere Berater vor Ort beim Kunden. Die Möglichkeit, die entsprechenden Zeiten dann auch von unterwegs oder am Abend zu Hause erfassen zu können, ist ein praktischer Vorteil der Lösung.“

Darüber hinaus war Cloud Computing als Betriebsmodell – die Option eines Inhouse-Betriebs von ZEP besteht ebenfalls – zu Beginn eine Notwendigkeit. Andrea Renk blickt zurück: „Ursprünglich lag der Grund für den Bezug von ZEP aus der Cloud schlicht und einfach darin, dass wir über überhaupt keine eigene IT-Infrastruktur verfügten. Selbst unsere Microsoft Office Lösung bezogen wir aus der Cloud.“ Mittlerweile hat sich dies zumindest in Bezug auf die Office-Lösung geändert. „Mit dem Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur haben wir auch Office wieder ins Unternehmen „zurückgeholt““. Bei ZEP sieht sie diesen Wechsel des Betriebsmodells in nächster Zeit dagegen nicht: „ZEP als webbasierte Lösung hat einen großen Charme und es besteht kein Grund, daran etwas zu ändern.“

Geschäftsleitung nutzt umfassende Auswertungsfunktionen

Neben der reinen Zeiterfassung und -abrechnung spielen die von ZEP angebotenen Auswertungsfunktionen zum Projekt-Controlling für Uzuner Consulting eine zentrale Bedeutung. Die Geschäftsleitung schaut regelmäßig in das System, um sich einen Überblick über den Verlauf der einzelnen Projekte zu verschaffen. Dabei spielt beispielsweise die Frage eine Rolle, wie sich der Anteil faktu-rierbarer und nicht fakturierbarer Stunden beim jeweiligen Projekt verhält.

Die Mitarbeiter bei Uzuner Consulting wiederum schätzen die intuitive Benutzeroberfläche, neue Mitarbeiter finden sich schnell in der Lösung zurecht. „Wir haben für unsere neuen Mitarbeiter eine kurze Einführung verfasst, wie die Zeiterfassung in ZEP bei Uzuner Consulting erfolgen soll. Diese Einführung genügt in der Regel als Einweisung“, erklärt Andrea Renk.

Fazit von Frau Renk zum Einsatz von ZEP: „ZEP liefert eine umfassende Funktionsvielfalt und zahlreiche Module, die sehr gut ineinander integriert sind. Die Lösung ermöglicht eine einfache und bequeme, aber präzise Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten und vielfältige Möglichkeiten zum Projekt-Controlling.“ Gute Noten stellt Andrea Renk auch dem ZEP-Support aus: „Der Support für ZEP ist kompetent, bei Fragen wird schnell und umfassend geholfen. Verbesserungsvorschläge und Änderungsvorschläge werden aufgegriffen und in neue Updates/Versionen integriert.“ So hat es beispielsweise der Wunsch von der Uzuner Consulting nach einer bestimmten Auswertungsmöglichkeit in ZEP in die neue ZEP Version 5.5 geschafft, die im März 2017 vorgestellt wurde – und kommt damit nicht nur Uzuner Consulting, sondern allen ZEP-Kunden zu Gute.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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Fünf Gründe, weshalb Microsoft Excel nicht immer die beste Wahl für die Zeiterfassung ist

Fünf Gründe, weshalb Microsoft Excel nicht immer die beste Wahl für die Zeiterfassung ist

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT-Solutions GmbH

Microsoft Excel hat sich insbesondere bei kleinen und jungen Dienstleistungsunternehmen als Lösung für die Erfassung von Projektzeiten etabliert. Dies liegt sicher zum einen an der breiten Verfügbarkeit der Software als Standard-Komponente der gängigen Microsoft Office-Pakete, zum anderen an der Vertrautheit der meisten Mitarbeiter mit den Grundfunktionen der Tabellenkalkulation.

Darüber hinaus gibt es gerade für Startup-Unternehmen in der Anfangszeit wichtigere Fragen als die Frage nach der Wahl einer geeigneten Zeiterfassungslösung. Der Einsatz einer Standard-Software, die auch für andere Bereiche im Unternehmen genutzt wird, macht dann offensichtlich Sinn.

Trotz dieser unbestreitbaren Vorteile von Microsoft Excel stellen wir in der Praxis fest, dass viele dieser Unternehmen recht schnell „an ihre Grenzen“ stoßen und sich dann doch verhältnismäßig rasch nach einer Alternative umsehen müssen. Weshalb dies so ist, soll im Folgenden kurz beleuchtet werden.

Grund 1: Das Unternehmen wächst, die Komplexität der Zeiterfassung mit Excel auch
Viele Dienstleistungsunternehmen erreichen bereits kurz nach ihrer Gründung ein kontinuierliches Wachstum mit immer mehr Projekten und immer mehr Mitarbeitern. Doch mit diesem Wachstum steigt auch die Komplexität beim Einsatz von Excel als Zeiterfassungstool. Je vielfältiger die Projekte und je vielfältiger die damit verbundenen Abrechnungsmodalitäten werden, desto schwieriger wird es, diese auch in Microsoft Excel abzubilden. Das heißt nicht, dass es nicht geht, in der Regel verfügt nur niemand im Unternehmen über die detaillierten Excel-Kenntnisse, um es umzusetzen. Und die zahlreichen Vorlagen, die es im Internet für die Zeiterfassung mit Excel gibt, reichen auch nicht aus, denn sie decken in der Regel nur Standardfälle ab.

Grund 2: Das Unternehmen wächst, der Aufwand für die Zeiterfassung mit Excel auch
Ebenfalls mit dem Unternehmenswachstum verbunden ist der zweite Grund, der irgendwann gegen einen Einsatz von Microsoft Excel als Zeiterfassungstool spricht: der höhere Aufwand. Am Anfang fällt es noch verhältnismäßig leicht, bei wenigen Projekte und Mitarbeitern die anfallenden Projektzeiten in Excel zu erfassen. In der Regel tut dies sogar der Chef selbst. Steigt aber die Anzahl an Mitarbeitern und Projekten, so wird es immer aufwändiger, die Zeiterfassung über die Office-Lösung abzuwickeln. Darunter leiden dann die Präzision und die Aktualität bei der Erfassung und bei der Abrechnung, wenn erst darauf gewartet werden muss, bis alle Projektzeiten zusammengetragen wurden.

Grund 3: Manuelle Übertragung in die Abrechnung
A propos Abrechnung: Wie eingangs erwähnt, erfreut sich Microsoft Excel großer Beliebtheit und wird in den vielfältigsten Bereichen eingesetzt. Das Abrechnen von Projektzeiten gehört in der Regel nicht dazu, stattdessen kommen in den meisten Unternehmen Faktura- oder Finanzbuchhaltungssysteme zum Einsatz. Dort müssen dann die in Excel erfassten Projektdaten zuerst einmal eingegeben werden, bis sie berechnet bzw. verbucht werden können. So kam beispielweise die im letzten Jahr durchgeführte Trendstudie Projekt-Controlling ( http://www.zep.de/trendstudie-projekt-controlling-2016.html) zu dem Ergebnis, dass bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem noch manuell erfolgt. Dies führt auf der einen Seite zu zusätzlichem Aufwand und wirkt sich auf der anderen Seite negativ auf die Genauigkeit aus, wenn Projektzeiten beispielsweise falsch übertragen werden.

Grund 4: Projekt-Controlling wird schwierig
Ein weiterer Grund, der gegen den Einsatz von Microsoft Excel als Tool zur Zeiterfassung spricht, ist die Frage des Projekt-Controllings. Die Arbeitszeiten können zwar eingegeben werden, daraus aber relevante Kennzahlen und Erkenntnisse für das Projekt-Controlling zu gewinnen, ist schwierig bis unmöglich. Es mag sicher irgendwo auf dieser Welt Excel-Tüftler geben, die dies hinbekommen, dem Standard-Excel Nutzer wird dies wohl eher nicht gelingen. Darüber hinaus kann es auch nicht Aufgabe eines Dienstleistungsunternehmens sein, sich bis in die tiefsten Tiefen von Excel zu begeben, um die technische Grundlage zu schaffen, um herauszufinden, wer wann an welchem Projekt gearbeitet hat, welche Projektzeiten abgerechnet wurden und bei welchen Projekten das mit dem Auftraggeber vereinbarten Budget nahezu ausgereizt ist.

Grund 5: Zeiterfassung 2.0 überfordert Excel
Information auf Knopfdruck lautet die Devise. Dies gilt nicht nur für das Projekt-Controlling durch die Geschäfts- oder Projektleitung, sondern auch für die Zeiterfassung durch den Projektmitarbeiter. In vielen Dienstleistungsunternehmen gilt die Regel: Am besten ist es, wenn die Büros leer sind. Denn dann sind die Mitarbeiter vor Ort beim Kunden und sorgen für fakturierbare Projektstunden. Doch gerade diese „mobile worker“ benötigen für eine rasche, bequeme und präzise Zeiterfassung eine Lösung, die auf einem mobilen Endgerät genauso einfach und intuitiv genutzt werden kann wie auf einem Desktop-Rechner. Microsoft Excel wurde für diesen Einsatz im mobilen Umfeld einfach nicht konzipiert.

Und so ist es wenig verwunderlich, dass Unternehmen wie zum Beispiel Next Level Integration ( http://www.zep.de/anwenderberichte/next-level-integration-gmbh.html) oder Infocient Consulting ebenfalls mit Microsoft Excel als Tool für die Zeiterfassung begonnen haben, sich dann aber nach einer Alternative umsahen. Jochen Weintz, Geschäftsführer von Infocient Consulting, bestätigt: „In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz. Mit der weiteren Expansion des Unternehmens in den Folgejahren stieß diese Vorgehensweise allerdings an ihre Grenzen. Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns „gefühlt“ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“
Und Dr. Stefan Klose, Geschäftsführer von Next Level Integration, ergänzt: „Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig.“

Beide Unternehmen haben sich letztendlich für den Einsatz von ZEP entschieden. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Next Level Integration und Infocient Consulting sind nur zwei von mittlerweile mehr als 600 Unternehmen, die ZEP für die Zeiterfassung und -abrechnung verwenden. Viele davon haben ebenfalls mit Microsoft Excel begonnen, stießen dann aber irgendwann an ihre Grenzen.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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SaaS-Forum veröffentlicht März-Ausgabe der SaaS-Forum News

SaaS-Forum veröffentlicht März-Ausgabe der SaaS-Forum News

CeBIT oder nicht CeBIT – das ist hier die Frage! Nächste Woche findet die diesjährige Ausgabe der weltweit größten Messe für die Informations- und Telekommunikationsbranche in Hannover statt. Die „Hype-Jahre“ für die Messe sind allerdings Vergangenheit und so stellt SaaS-Forum Herausgeber Werner Grohmann in seinem Editorial zur März-Ausgabe der SaaS-Forum News sich und allen Lesern die Frage, ob ein Besuch auf der CeBIT geplant bzw. heute noch notwendig ist. Immerhin nutzen auch dieses Jahr einige Anbieter aus dem Software-as-a-Service und Cloud Computing-Umfeld die Messe, um sich und ihre Lösungen zu präsentieren.

Die Themen der SaaS-Forum News 03/2017 im Überblick:

+ Machen Sie den Kostencheck: Virtuelle Desktop-Landschaft aus der Cloud oder traditioneller Eigenbetrieb? Experton Group und Pironet starten zur CeBIT den „Cloud Workplace Kalkulator“
+ E & R ist erneut Aussteller auf der CeBIT
+ provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor
+ cosinex, GZIS und Lunchio beteiligen sich an der Initiative Cloud Services Made in Germany
+ Akamai, Bitnami und SAP aus der Open Telekom Cloud
+ CISPE Datenschutz-Zertifizierung: Cloud-Infrastructure-Service-Provider verpflichten sich zu einheitlichem Datenschutz
+ Umfrage: Drei Viertel der deutschen Unternehmen brauchen für ihre Anwendungen keine öffentliche Cloud
+ Daten in der Wolke? Aber sicher! In sechs Schritten zum sicheren Cloud-Projekt
+ Neu im SaaS-Forum Lösungskatalog: ready2order – die Kassenlösung nach GoBD und GDPdU

Die aktuelle Ausgabe der SaaS-Forum News steht ab sofort im SaaS-Forum ( http://www.saas-forum.net/blog/saas-forum-news-03-2017-cebit-oder-nicht-cebit-das-ist-hier-die-frage/16032017) Wer zukünftig regelmäßig über Neuigkeiten aus den Bereichen Software-as-a-Service und Cloud Computing informiert werden möchte, kann die SaaS-Forum News kostenlos abonnieren ( http://www.saas-forum.net/newsletter.html).

Ziel des SaaS-Forums ist es, Fach- und Führungskräften in Unternehmen im deutschsprachigen Raum einen Überblick über aktuelle Entwicklungen zum Thema Software-as-a-Service zu vermitteln.

Darüber hinaus bemüht sich das SaaS-Forum, Licht in den Begriffsdschungel zu bringen und anhand von Beispielen Einsatzszenarien für SaaS-Lösungen in der Praxis aufzuzeigen.

Der SaaS-Forum Lösungskatalog, der kostenlos im SaaS-Forum heruntergeladen werden kann, enthält mittlerweile mehr als 300 im deutschsprachigen Raum verfügbare Software-Anwendungen, die im Software-as-a-Service-Modell angeboten werden.

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