Aktenarchivierung kann doch kein großes Thema sein. Es sind doch immer nur ein paar Ordner in einem Büro mit ein paar Dokumenten, die man laut Gesetz für bestimmte Zeiträume aufbewahren muss. So oder ähnlich lautet die Meinung von vielen Sachbearbeitern und auch deren Geschäftsführern.
Aber leider ist das doch nicht so einfach. Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Geschäftsvorfälle, sei es Verträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Personalakten. Bis zu 10 Jahren kann diese Frist dauern, in der die Akten bzw. Dokumente auf Vorrat gehalten werden müssen und jeder Zeit wieder aus dem Ärmel geschüttelt werden müssen. Sei es wegen einer Steuerprüfung oder einem Rechtsstreit mit einem längst ausgeschiedenen Mitarbeiter.
In kleineren Unternehmen mag der Keller und ein gutes Ablagesystem genügen, aber was ist mit Witterungseinflüssen? Wassereinbruch? Feuer? Einbruch und Diebstahl von persönlichen Daten?
Vertragsstrafen, weil ein Rechtsstreit verloren wird sind hoch. Bußgelder wegen Missbrauch von persönlichen Daten nicht minder.
Und so ein paar Ordner in jedem Büro mit einem Rückendeckel in Höhe von ca. 8 cm können mit der Zeit viele Kilometer ergeben. Man stelle sie sich einfach wie Dominosteine aneinander gereiht vor. Und dann nach 5 Jahren offener Aufbewahrung im Keller, durchwühlt der Suchende mit Handschuhen und Mundschutz die Ordner nach bestimmten Dokumenten.
Professionelle Aktenarchivierung mit dokuhaus.com
Dokuhaus Archivcenter GmbH unterhält eine Lagerhaltung, die vor Schäden schützt und alle datenschutzrelevanten Gesetze erfüllt. Schon beim Eingang Ihrer Akten werden die Aufbewahrungsfristen erfasst sowie der Inhalt eines jeden Ordners. Anhand eines Barcodes wird jeder Karton, jede Akte, jedes Dokument sekundenschnell im Lager gefunden und kann wieder zur Verfügung gestellt werden. Eine entsprechende Aktenarchivierungs-Lagersoftware sorgt für die nötige Ordnung. Dabei haben Datenschutz, Qualität und Sicherheit Ihrer Akten die höchste Priorität.
Schutz Ihrer Akten
Die Räumlichkeiten der dokuhaus Archivcenter GmbH sowie die gesamte EDB sind gegen Einbruch und unberechtigten Zugriff sowie Feuer geschützt. Das Verfahren sowie die Mitarbeiter unterliegen den ISO-Normen 9001 und 27001.
Die gesamten Leistungen und Preise erhalten Sie unter:
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