Viele Unternehmer gehen noch immer davon aus, dass Personalakten weiterhin überwiegend in Papierform geführt werden können. Formal stimmt das derzeit noch:
Eine generelle gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte existiert auch im Jahr 2026 nicht. In der Praxis entwickelt sich die Rechtslage jedoch eindeutig in eine andere Richtung. Schritt für Schritt führt der Gesetzgeber digitale Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ein – insbesondere im Bereich der sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen.
Spätestens zum 1. Januar 2027 wird sich die Situation deutlich verändern: Dann müssen Unternehmen sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen vollständig elektronisch führen und bei Prüfungen digital bereitstellen können. Viele Betriebe unterschätzen diese Entwicklung noch erheblich. Wer sich erst kurz vor diesem Stichtag mit dem Thema beschäftigt, wird organisatorisch und technisch kaum rechtzeitig vorbereitet sein.
Digitalisierung der Entgeltunterlagen – Entwicklung seit 2022
Die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen ist kein neues Thema. Bereits seit 1. Januar 2022 gilt für bestimmte Dokumente eine Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung. Grundlage ist insbesondere § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Ziel dieser Regelung ist es, die Prüfungen der Sozialversicherungsträger stärker zu digitalisieren und den administrativen Aufwand langfristig zu reduzieren.
Unternehmen müssen seitdem bestimmte Unterlagen ausschließlich elektronisch vorhalten, damit sie im Rahmen einer Betriebsprüfung schnell und strukturiert bereitgestellt werden können. Papierakten reichen für diese Dokumente nicht mehr aus.
Viele Unternehmen haben diese Änderung bislang nur teilweise umgesetzt oder arbeiten weiterhin mit Mischformen aus Papier- und digitalen Dokumenten. Spätestens mit der nächsten Stufe der Digitalisierung wird diese Vorgehensweise jedoch nicht mehr ausreichend sein.
Welche Entgeltunterlagen sind betroffen?
Zu den sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen gehören insbesondere Dokumente, die für die Prüfung der Beitragspflicht von Beschäftigten erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem:
-Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
-Nachweise über die Sozialversicherungsnummer
-Meldungen zur Sozialversicherung
-Unterlagen zu Mutterschutz und Elternzeit
-Bescheinigungen über Elternschaft oder Kinder
-Beitragsgruppenschlüssel und Versicherungsstatus
-Entgeltabrechnungen und Lohnkonten
-Vereinbarungen über Arbeitszeit oder Entgeltbestandteile
-Unterlagen zu geringfügiger Beschäftigung oder kurzfristiger Beschäftigung
-Bescheinigungen zu Krankengeld, Krankenkassenwechseln oder Befreiungen
-Diese Unterlagen sind für die Sozialversicherungsträger entscheidend, um die korrekte Berechnung der Beiträge nachvollziehen zu können. Bei Betriebsprüfungen müssen sie daher vollständig und strukturiert vorliegen.
Was ändert sich ab dem 1. Januar 2027?
Der entscheidende Schritt erfolgt ab 2027: Dann müssen Unternehmen die sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen vollständig elektronisch führen und im Prüfungsfall digital bereitstellen.
Das bedeutet konkret:
-Die relevanten Dokumente müssen digital gespeichert sein
-Sie müssen jederzeit elektronisch abrufbar sein
-Eine strukturierte und revisionssichere Ablage ist erforderlich
-Papierunterlagen allein reichen nicht mehr aus
Auch die Betriebsprüfungen der Sozialversicherung werden zunehmend digital durchgeführt. Prüfer erwarten künftig, dass die erforderlichen Unterlagen unmittelbar elektronisch zur Verfügung gestellt werden können.
Revisionssicherheit und GoBD beachten
Ein wichtiger Punkt wird von vielen Unternehmen unterschätzt: Digitale Unterlagen müssen nicht nur gespeichert werden, sondern auch revisionssicher archiviert sein.
Das bedeutet, dass sie den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen müssen. Dazu gehören insbesondere:
-Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente
-Nachvollziehbarkeit von Änderungen
-vollständige Archivierung aller relevanten Unterlagen
-sichere Speicherung über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
-jederzeitige maschinelle Auswertbarkeit
Ein einfaches Ablegen von Dokumenten in einem Dateiordner oder auf einem Server reicht daher häufig nicht aus.
Warum viele Unternehmen das Thema unterschätzen
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Unternehmen diese Entwicklung noch nicht ausreichend wahrnehmen. Dafür gibt es mehrere Gründe:
Erstens besteht derzeit noch keine generelle Pflicht zur digitalen Personalakte. Viele Betriebe schließen daraus, dass kurzfristig kein Handlungsbedarf besteht.
Zweitens sind die gesetzlichen Regelungen komplex und verteilen sich auf verschiedene Rechtsquellen. Dadurch wird die tatsächliche Tragweite der Änderungen häufig nicht erkannt.
Drittens betrifft die Verpflichtung vor allem sozialversicherungsrelevante Unterlagen – ein Bereich, der im Arbeitsalltag vieler Unternehmen weniger Aufmerksamkeit erhält als beispielsweise steuerliche Themen.
Warum Unternehmen bereits jetzt handeln sollten
Auch wenn die vollständige Verpflichtung erst ab 2027 gilt, ist eine frühzeitige Vorbereitung dringend zu empfehlen.
Die Einführung digitaler Personal- und Entgeltakten erfordert in der Regel mehrere Schritte:
-Auswahl geeigneter Softwarelösungen
-Digitalisierung bestehender Papierunterlagen
-Anpassung interner Prozesse
-Schulung der Mitarbeiter
-Sicherstellung der GoBD-konformen Archivierung
Gerade bei mittelständischen Unternehmen kann dieser Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen.
Fazit
Die Digitalisierung der Personal- und Entgeltunterlagen ist längst auf dem Weg zum Standard. Während derzeit noch keine generelle Pflicht zur digitalen Personalakte besteht, führen gesetzliche Änderungen Schritt für Schritt zu einer verpflichtenden elektronischen Dokumentation.
Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen vollständig digital geführt und bei Prüfungen elektronisch bereitgestellt werden können.
Unternehmen sollten dieses Thema daher nicht auf die lange Bank schieben. Wer frühzeitig auf digitale Prozesse umstellt, reduziert nicht nur künftige Risiken bei Betriebsprüfungen, sondern verbessert gleichzeitig die Effizienz der eigenen Personalverwaltung.
Eine rechtzeitige Vorbereitung ist daher der entscheidende Schritt, um die kommenden Anforderungen rechtssicher und ohne unnötigen organisatorischen Aufwand umzusetzen.
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