Buchführung Als ein Thurgauer namens Peter Baumann die Firma pebe gründete, galt ein Magnetstreifen auf einem Kontoblatt als High-Tech. Heute diskutieren wir über die Frage, ob es für Buchhaltung und Administration überhaupt noch Personal braucht.
Interview Ruedi Stricker
Die pebe AG entwickelt seit über 40 Jahren Software für Finanzdienstleister, Treuhandunternehmen und deren Klienten. Vertrieb und Service erfolgen aussschiesslich direkt. Wir sprachen mit dem Leiter Verkauf und Marketing des Softwareentwicklers.
Glauben Sie, dass der hiesige Markt auf ein vollautomatisches Büro gewartet hat?
Philipp Smolarz Sie haben Recht: Wir glauben nicht an Wunder. Aber: Obwohl wir bereits mehrere bewährte Lösungen im Portfolio haben, ist die Entwicklung nicht stehengeblieben. Unser jüngstes «Kind», eine cloudbasierte Software, ist jedoch ein Meilenstein in Bezug auf die Anforderungen von Kleinstunternehmen, Startups und Selbständige. Es trägt endlich der allgemeinen Erfahrung Rechnung, dass der typische Handwerker oder Einzelunternehmer im Dienstleistungsbereich in der doppelten Buchführung nicht sattelfest ist.
Aber dafür hat er doch seinen Buchhalter oder Treuhänder…
Der einmal im Jahr – nicht selten viel zu spät – eine Schachtel voller Zettel und Rechnungen erhält, die er dann kontieren und verbuchen muss. Mit unserem neuen System bleiben die Originalbelege bei ihm, und das nötige Knowhow beschränkt sich auf das Wissen, wofür er Geld ausgibt und einnimmt. Wer das zuordnen kann – und das muss Jeder können, der ein Geschäft betreibt – ist vom Rest entlastet.
Was passiert den mit den Belegen?
Ein Beleg wird ganz einfach per App gescannt, digital archiviert und kategorisiert. Aus diesen Informationen erstellt pebe smart Buchungen, die dem Treuhänder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Ausserdem kann er die Belege auf Knopfdruck exportieren. Das leidige Problem, dass der Unternehmer keinen Zugriff auf seine Papiere hat, während sie beim Treuhänder zum Verbuchen liegen, ist damit vom Tisch.
Aber eine Buchhaltung muss immer noch gemacht werden, oder?
Selbstverständlich. Aber jetzt ist es so, dass der Treuhänder nach dem Einlesen der Daten bereits alle Buchungen auf dem richtigen Konto hat. Das klassische, eher langweilige Tippen entfällt und schafft Raum für höherwertige Tätigkeiten, sprich Beratung. Manuelle Eingriffe sind fast nur noch beim Jahresabschluss nötig, zum Beispiel für Abgrenzungsbuchungen.
Wie ist es mit Rechnungen und Zahlungen?
Das Verschicken von Rechnungen mit Einzahlungsschein – praktischerweise als PDF – ist sehr einfach. Das System erkennt Zahlungseingänge und unterstützt auch das Mahnwesen. Kreditorenrechnungen werden gescannt und automatisch verarbeitet.
Viele Kleinunternehmer haben Mühe mit der Verwaltung von Adressen, Aufgaben usw.
Bestehende Adressen werden mit einer EXCEL-Tabelle importiert und können sehr einfach verwaltet werden. Jeder Benutzer kann sich zudem eine Aufgabenliste anlegen und nach verschiedenen Kriterien sortieren. Nicht zuletzt im Fall einer Stellvertretung infolge Krankheit oder Ferien eine praktische Sache.
Das tönt ja schon fast nach einem ERP-System.
Diesen Anspruch erheben wir nicht. Oberstes Gebot ist die einfache Bedienung. Aber immerhin deckt die Lösung einen Artikelstamm und auch das Thema Inventur ab. In einem übersichtlichen Dashboard wird der Bediener mit Diagrammen über die wesentlichsten Kennzahlen informiert. Grafisch dargestellte Umsätze, Kosten und ein protokollarischer Verlauf der Aktivitäten zeigen sofort, wo man steht.
Und wenn der User doch einmal ein Problem hat?
Als Direktvertreiber mit hohem Qualitätsanspruch können wir es uns gar nicht leisten, Kunden «hängen zu lassen». Der Anwender hat deshalb jederzeit die Möglichkeit, mit uns Kontakt aufzunehmen, wenn er mit den Informationen in Blog, FAQ’s und Forum nicht weiterkommt. Und was in unserer Branche auch nicht selbstverständlich ist: Das alles in Deutsch.
Mit welchem Aufwand ist bei der Einführung zu rechnen?
Der Start ist etwa so hindernisreich wie das Erlernen eines Brettspiels. Wer sich dafür interessiert, ruft die entsprechende Website (pebesmart.ch) auf und beginnt sofort mit dem kostenlosen Testen. Das Gestalten einer Rechnung mit eigenem Logo dauert keine fünf Minuten, danach geht sie als PDF inkl. automatisch erstelltem Einzahlungsschein als E-Mail weg.
Und jetzt die obligate Schlussfrage: Was kostet das Ganze?
Trinken Sie wöchentlich einen Kaffee weniger, und die Basislösung ist finanziert. Wenn man später aufrüstet und mehrere Benutzer integriert, sind’s dann ein paar Tassen. Aber in jedem Fall muss man sich nicht mehr um Softwareinstallationen, Abstürze, Updates und Backups kümmern. Diese Zeiten sind vorbei.