Wissen ist Macht! Diese Weisheit gilt heutzutage mehr denn je. Um den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens zu gewährleisten, reicht es daher schon lange nicht mehr aus, gut ausgebildete Mitarbeiter und Führungskräfte in seinen Reihen zu haben. Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter in einer Firma den gleichen Wissenstand haben und auf die gleichen Informationen zurückgreifen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich hierbei um Standardschreiben an Kunden, Arbeitsanweisungen an Mitarbeiter oder sonstige Dokumentationen handelt. Wer über einen zentralen Zugriff auf derartige Informationen verfügt, der spart sowohl eine Menge Zeit als auch Nerven. Langwieriges Suchen und umständliches Weiterleiten an die Kollegen ist so überflüssig geworden. Die eingesparte Arbeitszeit kann für andere Dinge verwendet werden, was langfristig gesehen einem Unternehmen höhere Erträge ermöglicht. Dies ist insbesondere bei projektbezogenen Arbeiten von Bedeutung, also dann, wenn ein interaktives Zusammenwirken von mehreren Teams erforderlich wird.
All dies gelingt unproblematisch mit einer intelligenten Wiki-Software. Mit einer Wiki-Software ist die Archivierung von Wissen und Informationen ein Kinderspiel. Durch ein einfach zu bedienendes Suchprogramm ist ein schneller Zugriff auf die gewünschten Daten jederzeit möglich. Eine Wiki-Software ermöglicht es auch, nur einem bestimmten Benutzerkreis den Zugang zu bestimmten Daten und Informationen zu gewähren. Je nachdem welche Position bzw. Stellung ein Mitarbeiter in der Firma innehat, kann der Umfang des Informationszugriffs nämlich stark variieren. Die in der Regel sehr benutzerfreundlichen Bedienungsoberflächen einer Wiki-Software ermöglichen zudem den sofortigen Einstieg in die Welt des Wissensmanagement, ohne langwierige Schulungen oder Fortbildungen. Bereits nach kurzer Zeit macht sich mit Hilfe der Wiki-Software eine deutliche Zeitersparnis bemerkbar, so auch bei projektbezogener Arbeit, wenn alle Beteiligten vor einem Meeting auf den neusten Stand gebracht werden müssen. Hierfür muss man sich einfach vor einem Meeting mit Hilfe der Wiki-Software einloggen und schon kann man auf die gewünschten Informationen zugreifen. Selbst während eines Meetings lassen sich durch die Wiki-Software schnell Informationen abrufen, ohne das erst umständlich ein Mitarbeiter diese in Akten suchen muss.