Mit einem Fahrtenbuch PC lassen sich alle wichtigen Daten zu einer Autofahrt dokumentieren. Die Daten werden von dem Fahrtenbuch PC sicher und vor allem änderungssicher abgespeichert und können so zum Beispiel als Beweismittel bei der Polizei oder dem Finanzamt vorgelegt werden. Man kann ein Fahrtenbuch PC zum Beispiel mit einer App wie dem Fahrtenbuch IPhone kombinieren. Das mobile Fahrtenbuch ermittelt dann per GPS schon von alleine die Position des Wagens, zeichnet die Strecke auf und kann zusätzlich den Namen des Fahrers und den Grund für die jeweilige Fahrt speichern, wenn der Fahrer diese Daten eingibt.
Wenn das Fahrtenbuch auf dem IPhone all diese Daten gesammelt und gespeichert hat, schickt es sie an den PC oder den Laptop im Büro oder Zuhause, wo man sie dann in das Fahrtenbuch PC übertragen kann. Das Fahrtenbuch PC kann die Daten nämlich noch viel sicherer abspeichern und dann zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen. Dabei gewährleistet das Fahrtenbuch PC, dass die Daten nicht mehr nachträglich verändert und damit manipuliert werden können. Das ist nötig, damit die Einträge aus dem Fahrtenbuch PC tatsächlich von der Polizei oder dem Finanzamt als zulässige Beweismittel anerkannt werden. Man kann die Daten am PC dann zum Beispiel für die Reisekostenabrechnung verwenden oder sie in eine Tabellenkalkulation exportieren, um Auswertungen vorzunehmen.
Wer nun überlegt, sich ein Fahrtenbuch PC zu besorgen und es zum Beispiel einfach bei einem der zahleichen Händler im Internet herunterzuladen, sollte vorher aber unbedingt auf ein paar Dinge achten. Nicht jedes Fahrtenbuch PC ist auch ordnungsgemäß und wird vom Gesetzgeber anerkannt. So schreibt das Urteil des Bundesfinanzhofes zum Beispiel vor, dass ein Fahrtenbuch PC die Aufzeichnung der Fahrten möglichst zeitnah vornehmen muss und diese in einer gebundenen oder wenigstens geschlossenen manipulationssicheren Form vorliegen müssen. Daher muss man die Einträge im Fahrtenbuch PC immer auch noch eigens ausdrucken.