Im Zeichen der Compliance: Elektronische Rechnungen dank DMS-Lösungen richtig archivieren
Königs Wusterhausen – Böse Überraschung bei der Steuererklärung: Wer aus eingehenden elektronischen Rechnungen Vorsteuer geltend machen will und dafür nur das ausgedruckte PDF-Dokument archiviert, dem drohen ärgerliche Steuernachzahlungen. Das zu verhindern bedarf einer kompletten elektronischen Archivierung von Rechnungen, wie sie die Dokumentenmanagementsoftware „Office Manager“ (www.officemanager.de) einfach und effektiv möglich macht.
„Viele Unternehmen senden heute Ihre Rechnungen als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang und nicht mehr auf Papier“, weiß Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler, das auf die Entwicklung von Business-Lösungen für Dokumentenmanagement und -archivierung spezialisiert ist. Rechnungsempfänger drucken dann oft die PDF-Anhänge aus und legen diese ad acta. Dabei übersehen sie jedoch wichtige gesetzliche Vorschriften aus dem Steuer- und Handelsrecht. Hiernach gilt: Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt auf dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. „Es muss also die Signatur elektronisch überprüft und das Prüfungsergebnis ebenso archiviert werden wie die komplette E-Mail mit der anhängenden Rechnung“, erklärt Krekeler.
Mit dem „Office Manager“ bietet das Softwarebüro Krekeler eine bedienerfreundliche DMS-Lösung, mittels der Dokumente binnen Sekunden über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kunden- und Projektkategorien gefunden werden können. Sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente können auf diese Weise abgelegt, schnellstmöglich wiedergefunden und bearbeitet werden. „Der Office Manager findet so auch jede Rechnung innerhalb weniger Sekunden“, informiert Krekeler und erklärt: „Unser Office Manager übernimmt die Rechnung auch dann in den Volltextindex, wenn die PDF nur als gezippte E-Mail-Anlage vorliegt.“
Weitere Informationen über den „Office-Manager“, Bestellmöglichkeiten und zusätzliche Features unter: www.officemanager.de
Über das Softwarebüro Krekeler
Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die DMS-Lösung „Office Manager“ vorgestellt.
Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.
Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige ‚Office Manager‘, ist inzwischen auch als leistungsfähige Version ‚Office Manager Enterprise‘ für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.
Internet: www.krekeler.de
Presse-Kontakt:
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Lösungen für Dokumentenmanagement
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