In unterschiedlichen Formen ist eine PC-Unterstützung des Wissensmanagements via Wissensmanagement Software möglich. So kann man nicht nur die Explikation von Wissen vornehmen, sondern auch die automatisierte Aufbereitung und Auswertung, Verwaltung sowie Erfassung von Wissen, ebenso wie die Ermittlung und Verteilung von Inhalten. Dabei besäßen oder besitzen allerlei Systeme die Eignung diese Funktionalität zu offerieren. Dazu zählt zum Beispiel auch die Finanzbuchhaltung. So markiert das Rechnungswesen ohne Zweifel eine explizite Quelle um Wissen über ein Unternehmen und dessen Umwelt zu erschließen. Für das Wissensmanagement nutzen lassen sich zudem kooperativ geführte Personenverzeichnisse und Terminkalender, E-Mail oder Systeme zur Unterstützung des Customer Relationship Management.
Der speziellen Beschaffenheit von Wissen wird man durch eine solche Art von Rechner-Unterstützung allerdings kaum gerecht. Deshalb müssen entsprechende Basisanforderungen für Wissensmanagement-Software definiert werden, um eine sinnvolle Ab- und Eingrenzung der Software vornehmen zu können, die für die Unterstützung des Wissensmanagements relevant ist.
Dabei soll die Wissensmanagement Software dem dezidierten Support der Klassifikation, Pflege, Verwaltung und Repräsentation begrifflichen Wissens Unterstützung gewähren. D.h. dass damit auch Konzepte und Begriffe ermöglicht und ebenfalls unterstützt werden. Variieren kann dabei der Anspruch an den Abstraktionsgrad (beispielsweise Instanz oder Konzepte), was von der Verwendungssituation und dem Betrachter abhängig ist. Deshalb ist es unabdingbar, dass die Wissensmanagement Software verschiedene Perspektiven unterstützt, so zum Beispiel für Novizen und Experten im Hinblick auf unterschiedlichen fachlichen Background.
Fördern soll die Wissensmanagement Software zudem die Integration und Integrität von Inhalten. Dadurch können über Anwendungsgrenzen hinweg gemeinsame Informationen genutzt werden. Dabei muss man jedoch einer präzisen und gültigen Beschreibung der entsprechenden Konzepte in Bezug auf alle Anwendungen Rechnung tragen. So sollte in einem Exempel eine Änderung des Gewinns auch die Konsequenz der Änderung des Jahresumsatzes nach sich ziehen, wenn in unterschiedlichen Dokumenten ein prognostizierter Jahresumsatz und damit im Umkehrschluss ein korrespondierender Gewinn verzeichnet werden kann. Dafür ist jedoch mindestens eine akribische Beschreibung der Konzepte (Gewinn, Umsatz) von Nöten.