Wenn Unternehmensprojekte vor dem Scheitern stehen: Alarmzeichen werden häufig übersehen
Hat das große Schweigen begonnen und der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern reißt ab, ist es höchste Zeit, zu intervenieren
Hamburg, 03. Februar 2010 ? Ein Großteil der Projekte, die in deutschen Unternehmen begonnen werden, scheitert. Ursächlich dafür können die unterschiedlichsten Faktoren sein – in den meisten Fällen geben Konflikte zwischen den Projektmitarbeitern den Ausschlag. Dahinter stehen in der Regel Interessens- oder Mentalitätsgegensätze zwischen den Vertretern der beteiligten Gewerke, Hierarchiestufen und Unternehmensteile. Nach einer qualitativen Marktbetrachtung des Projektmanagement-Spezialisten PM Firefighters könnten zahlreiche Projekte zu einem guten Ende geführt werden, wenn die Unternehmensführungen rechtzeitig und konsequent reagieren würden. Doch allzu oft übersehen sie wichtige Alarmzeichen für das drohende Aus ihres Projekts.
So zählen etwa Kommunikationsblockaden, die den Austausch von Informationen zwischen den Beteiligten erschweren oder gar unmöglich machen, zu den wichtigsten Indikatoren, die auf ein gefährdetes Projekt hinweisen. Hier bedarf es der gezielten Intervention eines erfahrenen Projektmanagers, um die Konfliktlinien aufzudecken, Argumente transparent zu machen und die Gegenspieler wieder für eine konstruktive Zusammenarbeit zu gewinnen. Dafür benötigt er neben einer ausgeprägten sozialen Kompetenz auch die Rückendeckung eines starken Projekt-Sponsors aus der Geschäftsführung oder dem Vorstand. Auch ein erfahrener Coach oder Mentor an seiner Seite kann ebenso zu einem professionellen Krisenmanagement gehören, wie die Hinzunahme externer Experten.
Folgende Schritte sind aus Sicht der Geschäftsführung zu tun, wenn ein Projekt akut gefährdet ist:
– Der Projektmanager muss Zugang zu sämtlichen Unterlagen und Reports erhalten, das Gespräch mit allen Beteiligten suchen und heraus finden, wo das Projekt wirklich steht. Das Ergebnis muss er Allen – auch den Kunden – ungeschönt mitteilen können.
– Seine Aufgabe im Sinne des Projekts ist es, Konflikte offensiv zu analysieren und zu thematisieren. Dafür bedarf es der Unterstützung der Geschäftsführung.
– Haben sich die Ziele und Prioritäten von Geschäftsführung, Kunden und anderen Stakeholdern womöglich verändert? Der Projektmanager muss klären, wie sie inzwischen zu dem Projekt stehen.
– Sind die Ziele aus seiner Sicht nicht eindeutig genug definiert, muss der Projektmanager auf eine Präzisierung bestehen und sie auf ihre Erreichbarkeit prüfen. Im Falle von Änderungen muss er die Konsequenzen für die Zeit- und Budgetplanung offen aufzeigen.
– Im Lenkungsausschuss muss gemeinsam ein Plan für das weitere Vorgehen verabschiedet werden, der von der Geschäftsführung mit getragen werden muss.
– Geschäftsführung und Projektmanagement sind gut beraten, schnell Erfolge zu realisieren. Rasch umzusetzende, wenn auch kleine Fortschritte bringen wieder Bewegung ins Projekt und motivieren das Team.
Hauke Thun: „Die Rettung angeschlagener Projekte gehört zu den großen Herausforderungen eines Projektmanagers, weil sie ihm nicht nur eine hohe fachliche sondern auch vielfältige soziale und kommunikative Erfahrungen abverlangen. In den meisten Fällen sind aufwändige Interventionsmaßnahmen jedoch vermeidbar, wenn Geschäftsführung und Projektsponsoren rechtzeitig auf Schräglagen reagieren und von vorn herein die richtigen Rahmenbedingungen für den Projekterfolg schaffen.“
Über PM Firefighters
Die PM Firefighters Project Management GmbH (www.pm-firefighters.eu) mit Sitz in Hamburg wurde 2003 gegründet und hat sich auf das Management operativer Projektaufgaben für Mittelständler und Großunternehmen spezialisiert. Ziel ist die erfolgreiche Beendigung anspruchsvoller Projekte auch in kritischen Situationen. Ein weiteres Geschäftsfeld ist das Insourcing fehlender Projektmanagement-Kapazitäten auf Kundenseite. PMFF arbeitet branchenübergreifend mit Referenzen in den Branchen Medien/IT, Telekommunikation, Medizintechnik und Handel. Als Spezialist für strategisches Projektmanagement berät und begleitet die Schwestergesellschaft PMFX Consulting (www.pmfx-consulting.eu) Kunden bei der Ausrichtung ihrer Strukturen und Prozesse auf die jeweiligen Unternehmensziele.
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