– DoXite vereinfacht Erstellung und Wartung von Dokumentvorlagen aus Baan heraus
– Kontrollierte Ausführung komplexer Abläufe im Druck- und Dokumentenmanagement
– Integrierte Output-Lösung für E-Mail, Print und Archivierung
Berlin 17. Februar 2011 – Als weltgrößter Hersteller von Aufzügen, Fahrtreppen und Fahrsteigen pflegt OTIS eine enorme Zahl an Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Um die Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern weiter zu optimieren, hat sich die OTIS GmbH & Co. OHG in Deutschland jetzt für die Einführung des Output-Management-Systems DoXite der Detec Software GmbH entschieden, einem Unternehmen der Beta Systems Group. OTIS löst damit das Vorgängerprodukt Lasersoft von Detec ab und kann so insbesondere die Erstellung und Wartung von Dokumentvorlagen stark vereinfachen.
Das Output-Management-System von Detec bereitet den Roh-Output aus dem ERP-System Baan auf und verteilt ihn an verschiedene Kanäle. Zielgruppengerecht lassen sich damit Dokumentvorlagen gestalten und personalisiert verteilen. Rund 50 Dokumentarten mit unterschiedlichen Layouts hat OTIS eingerichtet, welche die Beschäftigten der Zentrale in Berlin sowie die deutschen Tochter- und Schwestergesellschaften nutzen. Die Kundendokumente werden von Berlin aus remote in allen 55 deutschen Niederlassungen und den Tochtergesellschaften ausgedruckt. Carsten Heidebrecht, Director Information Systems und CIO bei der OTIS GmbH & Co. OHG in Deutschland: „Wir verwenden das System für jede Art von beleghafter Kundenkommunikation aus dem ERP heraus: Rechnungen, Zahlungsbelege, Mahnungen, Gutschriften und vieles mehr.“
Den ERP-Output bereitet das System zunächst bezüglich Layout und Format für den jeweiligen Ausgabekanal auf. Dies kann ein herkömmlicher Druckvorgang sein, die Erzeugung eines PDFs oder eine E-Mail mit angehängtem PDF. Als synchroner Kanal wird für jedes der gewählten Ausgabeformate automatisch das Archiv angesteuert. So legt die Lösung von Detec jeglichen Output in genau der Form im elektronischen Archivsystem ab, in der dieser den Kunden erreicht.
Vereinfachung bei allen Vorgängen des Designs – dynamisch gestaltete Dokumente
DoXite, das Nachfolgeprodukt von Lasersoft, ist die neue, umfassende Output-Management-Lösung von Detec. Sie bedeutet für OTIS eine starke Vereinfachung bei allen Vorgängen des Designs und der Ausgabe von Dokumenten, sowohl aus Baan heraus wie perspektivisch auch aus weiteren Unternehmensanwendungen. DoXite produziert aus den Daten vieler Anwendungen dynamisch gestaltete Dokumente für Druck und elektronische Medien. Außerdem konvertiert es Daten, etwa wenn XML für eine Kommunikationsschnittstelle benötigt wird, und führt komplexe Abläufe von Prozessen im Druck- und Dokumentenmanagement kontrolliert aus.
Ganzheitlicher Ansatz aus E-Mail, Print und Archivierung
OTIS Deutschland generiert aus dem ERP heraus rund 500.000 Dokumente pro Jahr. Mit dem Output-Management-System werden diese kundenfreundlich und zielgruppengerecht für die unterschiedlichsten Geschäftspartner des Unternehmens aufbereitet. DoXite bietet OTIS den Vorteil einer integrierten Output-Lösung für E-Mail, Print und Archivierung. Alle drei Bereiche sind durch ein System abgedeckt und hängen eng miteinander zusammen. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht OTIS ein maximales Ausschöpfen von Kostensenkungspotenzialen. Denn zum einen sind die Beschaffungs- und Betriebskosten für die eingesetzten Produkte dadurch sehr niedrig und auf der anderen Seite sinken dank des E-Mail-Versandes gleichzeitig die Portokosten deutlich.
DETEC Software GmbH
DETEC mit Sitz in Rüsselsheim ist als Software-Hersteller spezialisiert auf Software-Produkte und Dienstleistungen rund um die Gestaltung, Produktion und Distribution professionell gestalteter Geschäftsdokumente (wie Abrechnungen, Rechnungen, Bestellungen oder Warenbegleitpapieren) – gedruckt oder in digitaler Form. Mit der neuen LaserSoft-Produktgeneration «DoXite» unterstützt DETEC gezielt die professionelle, interne und externe «Business Communication» (B2B, B2C) der mehr als 400 Kunden im In- und Ausland. «DoXite» ermöglicht ihnen das Produzieren, Formatieren und Integrieren der Dokumente für mehrere, teils parallele Ausgabekanäle (Drucken, Archivieren, elektronisches Verteilen) in das Output-System, kann PDF/A-konforme Archivdokumente produzieren, mithilfe von Partnersoftware qualifizierte, elektronische Signaturen erstellen, Arbeitsabläufe optimieren – und die Kosten der Anwender senken. Zum 1. Januar 2009 hat die Beta Systems Software AG sämtliche Geschäftsanteile der DETEC Decision Technology Software GmbH und der DSP DETEC Software Products GmbH übernommen. Damit ist DETEC eine 100-prozentige Tochter von Beta Systems.
Weitere Informationen zu DETEC und den Produkten sind unter www.detec.de zu finden.
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Die Beta Systems Software AG (Prime Standard: BSS, ISIN DE0005224406) bietet Großunternehmen branchenübergreifend hochwertige Infrastruktursoftware. Diese erhöht die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität. Rechenzentren optimieren ihr Job und Output Management. Darüber hinaus werden insbesondere Unternehmen mit hohen User-Zahlen bei der Automatisierung ihrer IT-Benutzerverwaltung unterstützt. Durch die verbesserte Sicherheit werden auch die geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) erfüllt.
Beta Systems wurde 1983 gegründet, ist seit 1997 börsennotiert und beschäftigt rund 350 Mitarbeiter. Sitz des Unternehmens ist Berlin. Beta Systems ist in den Kompetenz-Centern Köln und Calgary sowie international mit 14 eigenen Konzerngesellschaften und zahlreichen Partnerunternehmen aktiv. Weltweit optimieren mehr als 1.300 Kunden in über 3.200 laufenden Installationen ihre Prozesse und verbessern ihre Sicherheit mit Produkten und Lösungen von Beta Systems. Beta Systems generiert rund 50 Prozent seines Umsatzes international. Rund 200 dieser Kunden kommen aus den USA und Kanada.
Weitere Informationen zum Unternehmen und den Produkten sind unter www.betasystems.de zu finden.
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