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WARUM SOLLTE MAN EINE EXCEL-LÖSUNG DURCH CPQ ERSETZEN?

Wenn durch Tabellenkalkulation die Fehlerquote steigt dann leidet die gesamte Produktivität im Vertrieb

In Ihrem Verkaufsangebotsprozess lauert sie an jeder Ecke: die Excel-Tabelle. Sie ist groß, wächst rasant und zeigt ab einer gewissen Komplexität auch ihre widerspenstige Seite und zwar zulasten der Produktivität Ihrer Vertriebseinheit. Ihr Team hat sie Jahrelang aufgebaut und mit Daten gefüttert, sodass es jetzt besonders schwer wird, sie zu ersetzen oder andere Methoden zu nutzen.

Ihre interne „Excel-Intelligence“ ist sehr wahrscheinlich der Meinung, dass es sich um einen handgefertigten „Ferrari“ handelt. Man ist Stolz und hat hierdurch eine emotionale Bindung aufgebaut. Dennoch ist eine Excel-basierte Vertriebsverwaltung in Zeiten von CPQ einfach nicht mehr zeitgemäß, da der Nutzen und die eingeschränkte Skalierbarkeit den Kosten-Nutzen Aufwand in keinster Weise rechtfertigen. Das beweisen validierte Erfahrungswerte aus der Praxis.

Natürlich bietet eine Excel-Lösung eine gewisse „Beschäftigungsgarantie“, da es wenige im Unternehmen gibt, die das Monster zähmen können. Die Vertriebsmitarbeiter beschweren sich zunächst auch noch nicht, da Veränderungen stets mit Diskomfort einhergeht. Dem Schmerz der Veränderung steht zusätzlich zum Aufwand auch die Fehleranfälligkeit gegenüber.
„Unterm Strich fehlen in Zeiten von CPQ einfach die Argumente für klassische Spreadsheets, vor allem bei Unternehmen mit zunehmenden Optimierungs- und Exportzwängen“ Paul Kimmel, Ingenieur, Gründer und CEO von Sofon Guided Solutions

Wir fassen zusammen: Das Aufrechterhalten des „Status Quo“ und die firmeninternen Gewöhnungseffekte sind der größte Hemmschuh, wenn es darum geht sich für eine CPQ-Lösung zu entscheiden.

Excel ist zwar Branchenstandard für Tabellenkalkulationen, hat jedoch bei der Erstellung von Verkaufsangeboten sowie komplexeren Vorfällen deutliche Nachteile. Es gibt zu viele wichtige Funktionen, die Excel aber auch viele ERP und CRM-Systeme als „Stand-Alone“ für Vertriebsmitarbeiter sowie Manager einfach nicht gut genug erledigen können:

1. Regeln festlegen
Das Hinzufügen neuer Regeln kann ein umständlicher Prozess sein. Die Formeln sind abstrakt und Tabellen können für jemanden, der die Kalkulationstabellen nicht täglich aktualisiert, sehr verwirrend sein. Im Allgemeinen ist eine Vertriebsabteilung auf einen „Excel-Guru“ angewiesen, um das Angebotssystem zu verwalten und die Regeln einzuhalten. In vielen Organisationen dauert es Tage und viele Tests bis neue Regeln korrekt funktionieren. Oftmals kommt es sogar vor, dass bestehende Fehler sogar kopiert werden.

2. Angebot genehmigen
Ein großer Schmerzpunkt für viele Organisationen ist es, fehlerfreie und genehmigte Angebote zügig an den Kunden zu senden. Da Innen- & Außendienst Informationen aus unterschiedlichen Preislisten und Abteilungen sammeln und in die Kalkulationstabellen eingeben müssen, nimmt dieser Prozess in der Regel viel Zeit in Anspruch. Hat der Vertrieb das letzte Preisblatt verwendet? Wurden die richtigen Kombinationen von Optionen sowie Serviceplänen gewählt? Handelt es sich um eine Sonderpreisanfrage, für die zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind? Diese manuelle Angebotserstellung erfordert eine Vielzahl von individuellen Plausibilitätsprüfungen sowie Genehmigungsprozessen, die den gesamten Vorgang verlangsamen und fehleranfällig machen. Fehler die viel Geld kosten und die Gesamtkalkulation gefährden.

3. Skalierbarkeit
Wenn Unternehmen wachsen, wachsen auch ihre Produkt- und Serviceangebote mit. So werden auch Ihre Excel-Spreadsheets entsprechend „aufgebläht“ und zunehmend erweitert. Für komplexe Produkte und wiederkehrende Dienstleistungen ist es irgendwann unmöglich, die manuelle Angebotserstellung aufrechtzuerhalten, während parallel der Bedarf potenzieller Kunden nach schnellen, sowie möglichst genau kalkulierten Angeboten wächst.

4. Wartung
Im Vergleich zu etablierten CPQ-Lösungen ist das Ausfallrisiko bei Excel sehr hoch. Wenn die „Excel-Intelligence“ nicht verfügbar ist oder sich im Urlaub befindet, werden abhängige Nutzer wahrscheinlich Schwierigkeiten haben und kaum in der Lage sein, selbstständig Berechnungen zu tätigen oder die Kalkulationstabelle gar zu entsperren, Updates vorzunehmen oder zu reparieren. Zusätzlich besteht das Risiko, dass kein direkter Zugriff auf den Speicherort der Dateien besteht, Backups versehentlich überschrieben oder gelöscht werden und es auch kein Versionsmanagement gibt.

5. Echtzeitdaten
Ein wesentlicher Nachteil einer umständlichen manuellen Erstellung von Angeboten ist, dass Sie Ihren Verkaufstrichter oder auch „Pipeline“ nicht direkt sehen und (bereichsübergreifend) auswerten können. Vertriebsmanager haben wenig oder keinen Einblick in die exakte Historie der Angebote, den Status, den zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder Vertriebspartner und das trotz Verwendung einer modernen CRM-Lösung Ohne ein intensives, benutzerdefiniertes Reporting und Mitarbeiter, die diese Berichte regelmäßig erstellen, ist es schwierig Ihre Angebote mit einer „Opportunity“ zu verknüpfen, sodass Sie den realen Wert Ihrer Angebote in Echtzeit nicht rechtzeitig erkennen können.

6. Fehleranfälligkeiten
Was viele Excel-Nutzer im Rahmen von Kalkulationen und Angebotserstellung bemängeln, ist das Problem, dass aufgrund der komplexen Formeln im Hintergrund kleinste Änderungen zu Großen Fehlern führen können. Im Rahmen von Updates und Erweiterungen werden diese sogar noch kopiert und somit potenziert.

7. Das Phänomen der „Black-Box“
Der Begriff Black Box (engl. schwarze Kiste) stammt ursprünglich aus der militärischen Fernmeldetechnik und bezeichnete ein erbeutetes Feindgerät, das wegen der möglicherweise darin enthaltenen „Sprengladung“ nicht geöffnet werden durfte (Quelle: Wikipedia).

Dies trifft im übertragenen Sinn auch auf komplexe Excel-Tabellen zu denn ab einer gewissen Komplexität erhöht sich die Gefahr eines Total-Ausfalls.

Fazit:
Wir wissen, dass viele Vertriebsabteilungen in KMUs und deren vertriebsverantwortliche Mitarbeiter eine Administration der Angebotsprozesse via Excel als eine Art solide Grundlage sehen möchten.
Die Praxis zeigt aber eindeutig, dass nur eine CPQ-Lösung den wachsenden Ansprüchen des Marktes gerecht werden kann.
Lokale oder Cloud-basierte CPQ-Software kann Ihr Verkaufsteam vom Tabellenkalkulationsmonster befreien, sodass Sie den Wert jedes Verkaufs schneller und vor allem zuverlässiger maximieren können.
Besonders hervorzuheben ist, dass eine CPQ-Integration völlig unabhängig von Ihrem bestehenden ERP- oder CRM-System erfolgen kann da es sich sowohl optisch als auch technisch nahtlos integrieren lässt.

Erfahren Sie jetzt mehr darüber, was Sie mit automatisierten CPQ-Lösungen tun können und wie Sie Ihre Umsatzziele noch schneller erreichen werden.

Sofon – Wettbewerbsvorteile durch schnellere und bessere Angebote

Mit Sofon können Angebote automatisch in mehreren Sprachen und Währungen generiert werden. Jede Version des Angebotes wird automatisch geprüft und wenn nötig zur Genehmigung an den richtigen Verantwortlichen gesendet. Angebote welche zu einem Auftrag werden, werden automatisch in einen Produktionsauftrag umgewandelt und durch eine Schnittstelle direkt in dem ERP-System angelegt.

Kontakt
Sofon Deutschland GmbH
Annika Thiemann
Centroallee 261
46047 Oberhausen
020830998550
marketing@sofon.com
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Neues Fokus-Team Projects & Processes for Engineering bei der TCI Transformation Consulting International GmbH

Die TCI Transformation Consulting International GmbH hat das neue Fokus-Team „Projects & Processes for Engineering“ gebildet. TCI hat dazu seine bestehenden Kompetenzen aus der Community für Produktdatenmanagement und aus Beratern der Projektmanagement Practice gebündelt.

Dienstleistungen für den Bereich Produktentwicklung und Engineering gewinnen auf Grund der digitalen Transformation und Industrie 4.0 immer mehr an Bedeutung. Viele TCI-Berater sind Ingenieure und schon lange beratend in Unternehmen mit dem Fokus Engineering tätig. Dies war Anlass für die TCI, diese Kompetenzen zusammenzulegen, um den Marktanforderungen folgen zu können.

In dem Rahmen des neuen Teams bietet TCI Dienstleistungen für Projektmanagement, Prozessmanagement und Datenmanagement für Engineering, Produktentwicklung und Projektabwicklung in der Fertigungsindustrie an. Das bestehende Leistungsspektrum wurde dabei nicht nur geschärft, es konnten gezielt weitere Partner gewonnen werden, die spezielle Kompetenzen zum Beispiel im Bereich Variantenmanagement und -konfiguration einbringen.

Zu diesem Thema wird TCI am 22.06.2017 in Walldorf eine Informationsveranstaltung durchführen. Dort werden Referenten von TCI, SAP und Partnerunternehmen einen umfassenden Überblick über aktuelle und zukünftige Möglichkeiten mit der SAP Variantenkonfiguration geben. Außerdem werden in der Veranstaltung Aspekte der Nutzung sowie Strategien und Methoden im Bereich des Variantenmanagements beleuchtet.

Link zur Veranstaltung: https://www.tci-partners.com/de/variantenmanagement-veranstaltung

Ansprechpartner:
Patrick Müller
Managing Partner
Email: Patrick.Mueller@tci-partners.com
Website: http://www.tci-partners.com
Tel. +49 621 496084-0

Informationen zum Unternehmen:
Die Transformation Consulting International GmbH (TCI) wurde 2006 gegründet und ist ein Zusammenschluss von unabhängigen, selbständigen und praxiserfahrenen Partnern. Branchen- und Fachkompetenzen werden kontinuierlich und systematisch in verschiedenen Experten-Communities weiterentwickelt. Die TCI besteht aus 12 Gesellschaftern, weiteren 14 Business Development Partnern und insgesamt rund 360 freiberuflichen Partnern. Ein Management Team unter der Leitung der Geschäftsführer Wolfgang Schnober und Ronald Geiger steuert das operative Geschäft der TCI. Neben dem Kerngeschäft gibt es verschiedene Beteiligungen, u.a. an der STRANGE Consult, einer Managementberatung in der Finanzbranche, der TCI4Services, einem Unternehmen für IT Services und der TCI

Kontakt
TCI Transformation Consulting International GmbH
Patrick Müller
Wildbader Str. 9
68239 Mannheim
+49 621 496084-0
Patrick.Mueller@tci-partners.com
http://www.tci-partners.com

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Sofon Angebotssoftware überwindet die Komplexität in der Bauzulieferung

Schneider Electric offeriert komplexe Produktzusammensetzung nun schnell und korrekt

Kleve , 7. März 2012 – Die Bauzulieferung ist für die Komplexität innerhalb des Vertriebsprozess bekannt. Auch Schneider Electric, weltweitertätiger Spezialist im Energiemanagement, war mit diesem Problem konfrontiert. Die Erstellung eines fehlerfreien Angebots in der passenden Produktzusammensetzung, stellte sich als große Herausforderung dar. Schneider Electric wusste die Komplexität in der Bauzulieferung jedoch durch die Anwendung der Sofon Angebotssoftware zu überwinden. Die Zeit für fehlerfreie Zusammenstellung von Produktkombinationen wurde reduziert und gleichzeitig hat sich die Angebotsdurchlaufzeit verkürzt.

Viele Produkte von Schneider Electric sind an sich nicht kompliziert. Rob Luiken (Manager Engineering & Kalkulation): „Erst bei der Kombination der meisten Produkte zu einer passenden Lösung wird es komplex. Oft erhalten wir Ausschreibungen von Bauunternehmern. Anschließend müssen wir dann Zeichnungen und Spezifikationen der Ausschreibungen in die benötigten Produkte umsetzen. Unsere Ingenieure mussten in der Vergangenheit dazu nach vielen Informationen suchen und diese meistens auch auswendig kennen. Dort konnten sie Hilfe gebrauchen.“

Die Angebotssoftware von Sofon bot Unterstützung. „Das Umsetzen einer Ausschreibung auf die benötigten Produkte funktioniert nun viel einfacher, weil alle Informationen in Sofon enthalten sind. Bei der Beantwortung einer Reihe von Fragen, findet gleichzeitig eine Prüfung der eingepflegten Daten und Kombinationen statt. Anschließend wird ein fehlerfreies Angebot erstellt. Wir haben nun mehr Zeit für unsere Kunden, denn wir brauchen uns nicht mehr auf die passenden Bolzen, Klemmen und Clips zu konzentrieren. Unsere Ingenieure brauchen nun nicht mehr nach Informationen zu suchen und müssen weniger auswendig kennen. Sie können sich daher auf schwierigere Aufgaben konzentrieren. Sogar neue Mitarbeiter sind auf diese Weise schneller im Einsatz.“

Nachdem das alte System für Schneider Electric Geschichte ist und die Sofon-Implementierung realisiert wurde, blickt Rob Luiken nochmal zurück: „Die anfängliche Skepsis innerhalb des Unternehmens hat sich vollständig aufgelöst. Am Anfang hat es mal eine kritische Anmerkung gegeben: „Solch ein System kann die Komplexität in der Bauzulieferung nicht überwinden“. Dies hat jedoch ohne Probleme funktioniert. Wir haben darüber hinaus ein sehr benutzerfreundliches System eingeführt. So dass eine Beratung für zukünftige Anforderungen und Erweiterungen nicht notwendig ist; denn: Wir pflegen unser System selbst. Mittlerweile können wir 95% aller Angebote für das Kabelmanagement mit Sofon generieren. Zudem hat sich die Angebotsdurchlaufzeit verkürzt und gleichzeitig wurde die Fehlerrate deutlichreduziert.“

Über Schneider Electric
Als weltweiter Spezialist im Energiemanagement, mit Niederlassungen in mehr als hundert Ländern, bietet Schneider Electric integrierte Lösungen für sichere, zuverlässige und grüne -Energie an. Schneider Electric ist führend in Energie & Infrastruktur, industriellen Prozessen, Gebäudeautomatisierung, Daten- & Netzwerkcentern und besitzt eine hohe Präsenz bei Wohnungsbauapplikationen. In 2010 erzielte Schneider Electric mit mehr als 110.000 Mitarbeitern einen Umsatz von über 19,6 Milliarden Euro. Unter dem Motto „Make the most of your energy“ („Machen Sie das Beste aus Ihrer Energie“), hilft Schneider Electric Menschen und Unternehmen bei der Maximierung ihrer Energieausbeute. Für mehr Informationen zu Schneider Electric: www.schneider-electric.com

Über Sofon
Sofon ist Anbieter von vertriebsunterstützender Software mit dem Namen Sofon Guided Selling. Mit Sofon werden Angebote, Verträge, Aufträge und andere Verkaufsdokumente einfach, schnell und fehlerfrei zusammengestellt. Sofon Guided Selling unterstützt Sie bei der Kalkulation,Konfiguration, Visualisierung und Dokumentengenerierung in jeder gewünschten Sprache. So verringern sich die Verkaufskosten, die Lieferzeiten nehmen ab und die Abschlussquote steigt. Gleichzeitig wird das Zusammenspiel zwischen Kunde, Händler, Vertrieb, Engineering und Produktion verbessert. Sofon-Anwender sind mittlere und große, international- ausgerichtete Unternehmen, die kundenspezifische Produkte oder Dienstleistungen liefern. Sofon hat Niederlassungen in Deutschland, Benelux, Großbritannien und den USA und unterstützt Kunden in über 50 Ländern. Für mehr Informationen zu Sofon: www.sofon.com

Kontakt:

Sofon Deutschland GmbH
Herr Elmar Erben
Siemensstraße 31
47533 Kleve

T: +49 (2821) 71 50 199
F: +49 (2821) 7155372
E: info@sofon.com
I: www.sofon.com

Sofon ist Anbieter von vertriebsunterstützender Software mit dem Namen Sofon Guided Selling. Mit Sofon werden Angebote, Verträge, Aufträge und andere Verkaufsdokumente einfach, schnell und fehlerfrei zusammengestellt. Sofon Guided Selling unterstützt Sie bei der Kalkulation,Konfiguration, Visualisierung und Dokumentengenerierung in jeder gewünschten Sprache. So verringern sich die Verkaufskosten, die Lieferzeiten nehmen ab und die Abschlussquote steigt. Gleichzeitig wird das Zusammenspiel zwischen Kunde, Händler, Vertrieb, Engineering und Produktion verbessert. Sofon-Anwender sind mittlere und große, international- ausgerichtete Unternehmen, die kundenspezifische Produkte oder Dienstleistungen liefern. Sofon hat Niederlassungen in Deutschland, Benelux, Großbritannien und den USA und unterstützt Kunden in über 50 Ländern
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