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Automatisierte Reisekostenabrechnung: Reisekosten schneller und genauer abrechnen

Automatisierte Reisekostenabrechnung: Reisekosten schneller und genauer abrechnen

Seit vielen Jahren kämpft die Reisekostenabrechnung mit einem Imageproblem. Bei den Mitarbeitern wird sie häufig als „notwendiges Übel“ gesehen, denn auf der einen Seite ist ihnen natürlich daran gelegen, sich diese Kosten für Dienst- und Geschäftsreisen erstatten zu lassen, auf der anderen Seite erfordert das Sammeln und Erfassen von Hotelrechnungen, Tankbelegen und sonstigen Quittungen eine Menge zusätzlichen Aufwand – insbesondere wenn diese Arbeiten manuell erfolgen müssen.

Für den Arbeitgeber ist es auf der anderen Seite wichtig, dass diese Kosten vollständig und zeitnah erfasst werden, insbesondere, wenn er diese Kosten an einen Kunden oder Auftraggeber weiterberechnen möchte. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen.

Verpflegungsmehraufwand: Pauschalierung von Reisekosten

Mit dem Verpflegungsmehraufwand und den dabei geltenden Pauschalen hat der Gesetzgeber eine Regelung geschaffen, mit der die zusätzlichen Kosten erstattet werden, die ein Mitarbeiter zu tragen hat, weil er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner so genannten „ersten Tätigkeitsstätte“ aufhält. Dieser Mehraufwand kann als Betriebsausgaben (§ 4, Absatz 5 Nr. 1 EStG) oder als Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) geltend gemacht werden. Für das Jahr 2017 gelten für Inlandsreisen die folgenden Pauschalen.

– Aufenthalt mindestens 24 Stunden: 24 Euro
– Aufenthalt ab 8 bis 24 Stunden (bzw. An- oder Abreisetag): 12 Euro

Die VMA-Pauschalen für Auslandsreisen 2017 hängen vom Reiseland ab.

Manuelle Prozesse erhöhen Aufwand und Fehleranfälligkeit

Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2015 rechnen mehr als die Hälfte (65 Prozent) der kleinen Unternehmen bis 250 Mitarbeitern Reisekosten manuell ab, d.h. auf Papier oder über MS Excel-Listen. Ein weiteres Ergebnis: In drei Vierteln der Betriebe (67 Prozent) sind bis zu zehn Prozent der Reisekostenabrechnungen fehlerhaft. Diese Ergebnisse werden auch von der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 bestätigt. Dort gaben 58 Prozent der befragten Unternehmen an, dass die Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung auch heute noch manuell in Form von Ausdrucken, Kopien von Belegen, etc. erfolgt.

Automatisierte Reisekostenabrechnung mit ZEP

Mit dem Modul „Reisekostenabrechnung“ bietet ZEP die Möglichkeit, alle Reisedaten parallel zu den Arbeitszeiten zu erfassen. Auf Knopfdruck erstellt die Lösung dann die komplette Reisekostenabrechnung inklusive Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld und Reisekosten.
Die Weiterfakturierung der erfassten Reisekosten auf der Grundlage vorab getroffener Vereinbarungen wie Anreisepauschale pro Tag oder Reise, spezielle Kilometergeldsätze sowie die Abrechnung von VMA und Belegen/Fremdkosten an den Kunden erfolgt dann direkt aus dem System. Darüber hinaus ist eine automatische Übernahme der erfassten Daten in das Faktura-Modul von ZEP oder Finanzbuchhaltungslösungen von Drittanbietern wie DATEV oder Lexware möglich. Aufwand und Fehleranfälligkeit werden damit auf ein Minimum reduziert – das freut Mitarbeiter UND Geschäftsleitung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

Pressemitteilungen

Finanzministerium: Sachbezug für Essenmarken gilt auch für Zeitarbeitnehmer

Jährlich mehr als 1.300 Euro steuerfreier Verpflegungszuschuss mit Sodexo Restaurantschecks möglich

Finanzministerium: Sachbezug für Essenmarken gilt auch für Zeitarbeitnehmer

(NL/9420266605) Zeitarbeitnehmer waren bislang von der steuerlich geförderten Mitarbeiterverpflegung ausgeschlossen. Durch einen Erlass des Bundesfinanzministerium (BMF) ändert sich das ab 2015. Das bringt mit Restaurantschecks z.B. von Sodexo bis zu 1.300 Euro steuerfrei als Gehaltsextra.

Frankfurt, 20. Januar 2015 [NM20012015SX]. Mit einem Erlass an die obersten Finanzbehörden der Länder hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) unter Geschäftszeichen IVC5S2334/08/10006 geregelt, dass ab 2015 auch Zeitarbeitnehmer von der Bewertung von Essenmarken mit dem Sachbezugswert profitieren können.

Nach Angaben des Bundesverbands der Personaldienstleister (BAP) betrug die Anzahl der Zeitarbeitnehmer im vergangenen Jahr im Jahresschnitt 839.000. Damit stellten sie 2,1 Prozent aller Erwerbstätigen in Deutschland.

Während sozialversicherungspflichtig Beschäftigte in Unternehmen bisher schon Restaurantschecks (oder auch Essenmarken bzw. Verpflegungsgutscheine) steuerfrei als Verpflegungszuschuss ihres Arbeitgebers erhalten konnten, waren Zeitarbeitnehmer von dieser Regelung ausgeschlossen. Grund dafür war eine extraktive steuerrechtliche Definition der Tätigkeitsstätte. Dadurch konnte nur die ersten drei Monate die Erstattung eines Verpflegungsmehraufwands erfolgen. Auf diese Gerechtigkeitslücke hatte auch der Finanzausschuss des Bundestags jahrelang immer wieder hingewiesen.

In der Praxis beendet das BMF mit seinem aktuellen Erlass nun die lange bestehende Ungleichbehandlung von festangestellten Arbeitnehmern in Betrieben und Zeitarbeitnehmern in der Arbeitnehmerüberlassung.

Sofern Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ausüben, können nun ab 2015 auch Zeitarbeiter mit dem 3. Monat der Beschäftigung Essensgutscheine erhalten. Diese sind dann vorteilhaft nach der Lohnsteuerrichtlinie nur mit dem Sachbezugswert anzurechnen. Damit können Unternehmen in der Personalüberlassung ihren Zeitarbeitnehmern arbeitstäglich bis zu 6,10 Euro steuerfrei mit Restaurantschecks als Verpflegungszuschuss gewähren. Monatlich gemäß der Lohnsteuerrichtlinie nachweisfrei sogar 91,50 Euro (15er Pauschalregelung nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 S. 4 LStR 2015).

Restaurantschecks beispielsweise von Sodexo können ohne Abzüge von Steuern und Lohnnebenkosten als Verpflegungszuschuss genutzt werden. Unternehmen bieten mit dem Essenszuschuss über Restaurantschecks eine wertvolle betriebliche Sozialleistung. Arbeitnehmer profitieren von der Möglichkeit, sich in der Mittagspause flexibel zu verpflegen und neue Kraft zu tanken. Damit stellen Verpflegungsgutscheine auch einen wichtigen Beitrag zur Gesunderhaltung der Arbeitnehmer dar. Insofern begrüßen wir es, dass nun auch Zeitarbeitnehmer die steuerliche Förderung der Mitarbeiterverpflegung nutzen können, kommentiert George Wyrwoll, Sodexo-Unternehmenssprecher und Personalmanagement-Experte, die Neuregelung.

Die Neuregelung bietet Zeitarbeitsunternehmen neue Spielräume, wertvolle betriebliche Sozialleistungen zu nutzen. Da die Änderungen für Zeitarbeitsunternehmen aber auch für Steuerberater und Lohnbuchhaltungen interessant sind, hat Sodexo zu diesem Thema eine Info-Hotline eingerichtet. Anrufer der Service-Hotline erhalten persönlich Informationen zur betrieblichen Mitarbeiterverpflegung und den Auswirkungen der Neuregelung: 069-73996-6450.

Link zum Erlass des Bundesfinanzministeriums:
http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2015-01-sachbezugswert-fuer-essenmarken.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Sodexo in Deutschland
Sodexo ist seit mehr als 50 Jahren in Deutschland vertreten und beschäftigt heute rund 17.210 Mitarbeiter. Im Geschäftsbereich Benefits and Rewards Services ist Sodexo führender Dienstleistungspartner rund um die Themen Mitarbeitermotivation, betriebliche Sozialleistungen und Incentives Benefits Pass Karte, Restaurant Pass, Shopping Pass, Dining Pass, Tank Pass, Sodexo Performance Suite, sowie Leistungen für die staatliche Verwaltung – u.a. Bildungskarte und Wertgutschein Pass. Mit diesen Lösungen erreicht Sodexo täglich mehr als 650.000 Menschen.

Kontakt
Sodexo
George Wyrwoll
Rüsselsheimer Straße 22
60326 Frankfurt am Main
069-73996-6211
george.wyrwoll@sodexo.com
http://www.sodexo-motivation.de

Finanzen/Wirtschaft

Richtungsweisend – Die 5. VmA-Technika am 22./23.10.2011 in der Nürnberg Messe

Richtungsweisend - Die 5. VmA-Technika am 22./23.10.2011 in der Nürnberg Messe (ddp direct) Die Bosch Großhändler Knoll, Küblbeck und Lorch veranstalten, organisiert vom Verbund mittelständischer Autoteilegroßhändler (VmA), am 22./23.10.2011 für ihre Kunden zum 5. Mal die VmA-Technika. Die Leistungsmesse rund um´s Kfz-Handwerk wächst nochmals. Rund 200 Aussteller, die in den Hallen 1 und 2 der Nürnberg Messe über 15.000 qm Fläche belegen, beweisen den Stellenwert dieser Veranstaltung bei Kunden und Industriepartnern.

Weit mehr als 15.000 Fachbesucher werden an den Messetagen erwartet. Die Darstellung der Sortimente KFZ Ersatzteile, Zubehör, Werkstattbedarf und Werkstattausrüstung mit vielen Neuheiten und Aktionen bilden einen Schwerpunkt. Darüber hinaus wird das umfangreiche Dienstleistungsangebot der Großhändler ausführlich dargestellt: Systempartnerschaften, technische Unterstützung, Schulungen und EDV-Organisation. Ein Höhepunkt wird sicherlich die Live-Werkstatt mit interessanten Vorträgen und Moderationen zu aktuellen Werkstatt-Themen zu jeder vollen Stunde sein. Aber auch das kaufmännische Forum wartet wieder mit spannenden Themen auf die Besucher.
Jedem Besucher bietet sich reichlich Gelegenheit, intensive Fachgespräche mit den Industriepartnern zu führen. Diese halten jede Menge aktuelle Informationen, Trends, Aktionen und Attraktionen bereit.
Der Messekatalog, der noch umfangreicher als bisher sein wird und spezielle Messehits, die nur an den beiden Messetagen erhältlich sind, bilden den Anreiz für wertvolle Sachprämien.

Ein attraktives Rahmenprogramm unterstreicht einmal mehr, dass die VmA-Technika eine Veranstaltung für die ganze Familie ist. Der Besuch des Playmobil-Funparks wird ebenso angeboten wie eine Stadtrundfahrt, der Besuch einer Lebkuchenfabrik, eine Fotoaktion mit einem Formel-1-Ferrari, einem Kinderland mit herbstlichen Themen oder ein attraktiver Jugendbereich. Fränkische und internationale Spezialitäten stillen den Hunger und den Durst, den man sicherlich beim Messerundgang bekommt und ein Wellness-Bereich lädt zum Entspannen ein.
Die VmA-Technika ist am 22.10.2011 von 10-18 Uhr und
am 23.10.2011 von 9-17 Uhr geöffnet.

Die aktuellsten Informationen finden Sie ständig unter www.vma-technika.com

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=== VmA Technika 2011 (Bild) ===

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VmA GmbH
Stephan Herrler
Südwestpark 48

90449 Nürnberg

E-Mail: s.herrler@vma-online.com
Homepage: http://www.vma-autoteile.de
Telefon: 0911 450509 10

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