Dokumentenmanagementsystem bei Automobilzulieferer eingeführt.

DMS Software M-Files bei mittelständischem Automobilzulieferer beschleunigt Workflows und Rechnungsverarbeitung

Die metz automotive GmbH ist ein junges mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Nordbayern. Als Zulieferer der Automobilbranche ist metz auf die Herstellung von Prüflehren, Messsystemen, Werkzeugen und Prototypen spezialisiert. So werden jährlich mehr als 100.000 Bauteile wie Kopfstützen oder Blechhalterungen ausgeliefert. Aufgrund der steigenden Menge an Dokumenten und Daten wie etwa eingehenden und ausgehenden Rechnungen, entschied sich das innovative und wachsende Unternehmen Anfang 2018 dazu, M-Files als zentrales Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Information Management (EIM) einzuführen. Insbesondere die Rechnungsverarbeitung sollte mit Workflows und Freigabeprozessen effizienter gestaltet und mit DMS Funktionen ergänzt werden.

Zentrale Anforderungen
Zentrale Anforderung war die Integration in bestehenden Systemen. So sollte die ERP-Lösung TaxMetall von Vectotax angebunden werden. Des Weiteren war eine enge Integration in die MS Office Umgebung gewünscht. Metz entschied sich für eine Server-Installation, da sich der hauseigene leistungsstarke Server hierfür ideal qualifizierte. „Wir wollen Daten aus unseren Systemen wie ERP oder FiBu mit Daten aus E-Mails oder Papierdokumenten zentral zusammenführen“, so Josef Metz, Geschäftsführer der metz automotive GmbH.

M-Files mit Innovativem Workflowmanager
Bei der Entscheidung für M-Files spielte der innovative und individuelle Workflowmanager eine ausschlaggebende Rolle. Insbesondere in der digitalen Rechnungsverarbeitung stellte sich schnell heraus, dass M-Files mit effizienten Rechnungsworkflows den Wunsch nach einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung vollumfänglich erfüllen kann. Weitere Workflows zur Vertrags- und Bestellfreigabe rundeten das Anforderungsprofil ab.

ERP Integration
Die Integration der ERP-Lösung TaxMetall und die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren, Aufträge und Anfragen in M-Files war zentraler Bestandteil im Projektablauf. Sämtliche Dokumente, die in TaxMetall erstellt werden, werden in M-Files übernommen, darunter:
Kundenanfragen
Angebote
Auftragsbestätigung
Lieferscheine
Rechnungen
Bestellungen / Stornobestellungen
Lieferantenanfragen
Proformarechnungen
Korrekturrechnungen
Vorablieferscheine

„Wir können nun wie gewohnt Dokumente in unserer ERP-Anwendung erstellen und an M-Files exportieren. So nutzen wir die Funktionen von M-Files wie Workflows, mobiler Zugriff oder digitale Archivierung und steigern gleichzeitig die Akzeptanz der Mitarbeiter“.

Ausblick
Dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht über Nacht geschieht, ist sich Josef Metz bewusst: „Das ist ein Weg den man gehen muss. Mit der Digitalisierung steigt auch der Anspruch an einer erfolgreichen Zusammenarbeit, seitens der Kunden, Partner oder auch Mitarbeiter“, so Metz. Vorerst soll jedoch klein gestartet werden und nach Bedarf weiter ausgerollt werden. Hierfür eignet sich M-Files als skalierbare und zukunftsfähige DMS-Lösung ideal.
„fido hat uns im gesamten Projektverlauf kompetent geführt und gelenkt, unter stetiger Berücksichtigung unserer individuellen Wünsche und Anforderungen. Von Anfang an haben wir uns gut aufgehoben gefühlt, was bei einem solch umfangreichen Projekt wichtig ist.“

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fido bietet Digitalisierungslösungen für Unternehmen. Dies umfasst den Bereich Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Managed Print Services und Dokumentenmanagement.

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